Обязанность составлять личные дела сотрудников существует лишь в отношении гражданских служащих Закон от Именно поэтому порядок ведения, хранения и оформления личных дел сотрудников устанавливается не на законодательном уровне, а локальным нормативным документом работодателя. При этом должны быть соблюдены требования ТК и иных федеральных законов ст. При оформлении личного дела сотрудника можно руководствоваться Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением Коллегии Росархива от Приказом Минкультуры России от
Одним из документов, предоставленных соискателю для заполнения при приеме на вакантную должность является анкета, которая в дальнейшем подшивается в папку личного дела трудящегося.
Образец личного дела работника
Личное дело работника представляет собой папку, в которой собрана информация, касающаяся работника и его трудовой деятельности. В личном деле можно храниться множество различных документов, для того чтобы в них не потеряться оформляют внутреннюю опись документов. Грубо говоря, опись представляет собой перечень всех документов личного дела работника.
Каждый лист каждого документа в деле имеет свой номер, зная этот номер, можно легко найти нужный документ в папке. В опись документов личного дела как раз включают перечень всех документов с указанием номеров листов, где они расположены в папке.
Читайте также: Что включает в себя общепроизводственные и общехозяйственные расходы?
В данной статье приведен в качестве примера образец оформления внутренней описи личного дела работника. Личное дело заводится на работника при приеме его на работу. Организация сама решает, на каких именно сотрудников необходимо заводить личные дела. Если вопрос касается госучреждения, то личные дела заводятся абсолютно на каждого сотрудника. При формировании личного дела он получает свой индивидуальный номер, который проставляется на его обложке.
В описи к этому делу следует указать этот номер для того чтобы четко знать, к чему именно относится данный перечень документов. Данная нумерация разрабатывается организацией самостоятельно, обычно нумерация формируется таким образом, чтобы было понятно, для этого могут использоваться как цифры, так и буквы. Внутренняя опись может содержать таблицу, в которую и вносятся сведения о каждом документе личного дела работника. Если оформляется несколько листов описи по причине большого состава личного дела , то в конце описи нужно указать количество оформленных листов, это не позволит ни одному листу потеряться.
Руководители крупных фирм достаточно часто не могут разобраться в бесчисленных потоках резюме и заявок кандидатов — претендентов на ту или другую должность. Проблема в том, что не зависимо от того, насколько правильно составлено резюме кандидата, отдать предпочтение кому-то одному очень трудно. Законодательством Российской Федерации, до сих пор, не было утверждено единого примера резюме для кандидатов на конкретную должность, и в результате этого, кто-то забывает указать о знаниях, например, иностранного языка или специальных программ.
Помочь работодателю, решить проблему смогут современные HR-методики, которые перенимает российский бизнес в своих западных соседей. Одним их таких приемов является анкета при приеме на работу. Анкета на работу — является одним из основных методов проведения предварительного собеседования, которое позволяет получить первоначальное представление о претенденте, а так же сравнить его ответы при личном собеседовании с ответами в анкете. Это в большой мере экономит время работника кадрового агентства и позволяет более эффективно и глубоко оценить профессионализм и личные качества соискателя.
Бланк анкеты представляет собою лист-опросник с рядом вопросов, на которые претенденту необходимо дать ответ. Кандидаты заполняют анкеты на первом этапе собеседования. В крупных компаниях к процессу анкетирования относятся более внимательно: анкеты разрабатываются опытными психологами. Первый — персонально-информационный. В нем претенденты указывают имя, отчество и фамилию, свой возраст, контактные данные е — mail, телефон , семейное положение, факт наличия или отсутствия судимости. Второй блок бланка анкеты при приеме на работу — это вопросы, касающиеся образования кандидата.
Здесь указывается, какое учебное заведение, и в каком году, закончил претендент, какая специальность по завершении обучения была присвоена и т. Представленная информация, позволяет работодателю сформировать свое впечатление о навыках и начальных знаниях соискателя. Третий блок с вопросами анкеты позволяет на начальном этапе определить перспективу карьерного роста для работника.
В этом блоке указывается полная информация о профессиональном опыте. Многие работодатели на этом этапе делают отсев кандидатов. Четвертый блок вопросов дает информацию о личных качествах кандидата. Здесь принято указывать наличие определенных навыков, хобби или интересов. Основная цель данного блока анкеты — определить, насколько данный кандидат пригоден для работы на конкретном предприятии.
Данный образец анкеты для трудоустройства можно скачать вверху страницы и отредактировать согласно потребностям фирмы. Анкета позволяет максимально ускорить поиски нужного кандидата, а также систематизировать полученные данные. В некоторых случаях, пример анкеты полностью дублирует резюме, а также требует от соискателя указания всей информации о себе личные данные, контакты, информация об образовании, опыт работы, личные качества, профессиональные навыки и достижения.
Тем не менее, ни какие анкетные данные, не дадут полного представления о соискателе, как человеке, независимо от того, насколько исчерпывающий список вопросов. В этом может помочь только личное собеседование, от которого не следует отказываться. Современное предприятие или учреждение трудно представить без упорядоченного документоведения, касающегося, в частности, сведений о работающих.
Безусловно, такие данные предоставляет каждый сотрудник во время оформления на работу. Ранее при СССР для этого была принята такая форма, как личное дело работающего.
За десятилетия практического использования она претерпевала изменения, совершенствовалась. В результате, осталось рациональное зерно, которое многие руководители и кадровики применяют во благо предприятия. Некоторые менеджеры напротив отказались от личных дел. Как лучше? В статье 42 определяются сведения, которые включают в персональное дело служащего.
Для указанной госслужба категории сотрудников важно фиксировать все деловые персональные коррективы. Эта база информации — личное дело — позволяет облегчить работу органов по контролю соблюдения правовых норм госслужащими. Это, в частности, относится к информации об их доходах и требований об ограничениях. Данный законодательный акт определяет, как именно оформляется и ведется личное дело служащего госструктуры, что из имеющейся информации требуется в него заносить.
Также предусмотрен алгоритм защиты от возможной неправомерной передачи личных данных. Законодательно не разработаны правила относительно оформления личных дел работающих на частных предприятиях.
Более того, никто не обязывает руководителя таких структур или кадровиков их вести. Это можно объяснить тем, что мелким частникам это экономически нецелесообразно. Крупные — подвержены высокой ротации кадров, что будет непродуктивным тратить время на оформление дела каждого работающего. Но нет и законодательного запрета данным юридическим лицам использовать аналогичную систему кадрового учета. Для ее внедрения потребуется сначала издать распоряжение или соответствующий приказ.
В данном акте указывается на необходимость и правила такой категории документоведения личное дело , а также определяется конкретный сотрудник, которому поручено этим заниматься. На практике, вводя систему личных дел, зачастую используют уже выработанные положения и образцы, принятые в госструктурах. Все дела сотрудников оформляются по общему образцу. Значение придается тому, как выглядит обложка, первый и все последующие листы. Действует ГОСТ от Он обязывает отвести первые строчки листа для заполнения служащим государственного муниципального архивного подразделения.
Читайте также: Проводки по начислению заработной платы в бухгалтерском учёте
Это будут данные о самом архиве и той структуре, которая направляет дело на сбережение. Сейчас в большинстве архивов уже не практикуют заполнение указанных строк от руки — просто ставят идентичный ранее принятым записям штамп. Так что считается целесообразным отделить для него вверху незаполненное место. В архивных учреждениях по-прежнему действует положение ГОСТ о предоставлении личных дел строго в обложках из картона. Нынешнее повсеместное использование пластиковых папок или файлов на хранилища документов не распространяется.
Чем наполняется папка с делом госслужащего, диктует закон. И этот перечень должен быть выполнен неукоснительно. Другие структуры самостоятельно решают способы формирования персонального дела. Папка личного дела наполняется основополагающими документами работника, касающимися его личности, и теми, которые хранятся продолжительный период а именно — 75 лет.
Так что нецелесообразно собирать множество бумаг, содержание которых дублируется практически каждый год. Это относится, например, к заявлениям на отпуск и распоряжениям об их предоставлении. Такие уведомления заносятся в специальный журнал и сохраняются 5 лет. Документы, составляющие личное дело, складываются и подшиваются в него по мере поступления.
Вместе с этим их название короткое описание заносится в реестр перечень , который, как и все остальные бумаги, должен иметь свой номер и подшит к ним. Опись документов располагается либо в начале папки с картонной обложкой или же на последнем листе. В перечень заносятся такие графы:. В самом конце словами с дублированием цифрами ставится общее число документов, а также листов перечня.
Окончательно опись заверяется подписью и ФИО ответственного за ведение документации, ставится дата. Основополагающие требования к учету личных дел, а также их регистрации должны быть обозначены в приказе, которым предусмотрено оформление таких дел работающих. На практике для поддержания порядка в кадровом документообороте заводят специальный журнал книгу реестра дел работающих.
На таких делах проставляют номер и его же заносят в книгу учета. Вся нумерация персональных дел ведется именно по этой книге. Здесь же содержится короткая информация о каждом таком деле. А именно — ФИО работающего, заданный номер дела, его даты актуализации и окончания, когда передано в архивное учреждение или направлено в другую организацию если дело на госслужащего.
Если нужно дополнить или скорректировать данные личного дела, то это может осуществить исключительно ответственный за ведение этого документа. Если такой почему-либо отсутствует в данный период, работодатель в своем приказе указывает ФИО и должность сотрудника, который вправе выполнить эти действия.
Иные представители кадрового подразделения не должны без распоряжения письменного руководителя что-либо предпринимать с личными делами. Что касается необходимости внесения исправлений или корректив в дела работников, то для них предусмотрены правила, аналогичные такой же процедуре с трудовыми книжками. Недостоверные данные нужно зачеркнуть одной сплошной линией, а над ними написать правильные. Это касается, например, ошибки в написании фамилии.
Все новые данные заносятся с подтверждением копиями документов свидетельство о рождении, документ о регистрации брака или его расторжении, изменении фамилии. Разглашение персональных данных из имеющегося на предприятии дела не допустимо. Руководство структуры обязано обеспечить надежную систему хранения личных дел, чтобы не допустить использование содержащейся в них информации посторонними лицами. Целесообразно поместить кадровую документацию в сейф.
Правила оформления личных дел работников
Согласно нормам действующего законодательства, унифицированный образец анкеты работника для личного дела отсутствует. Перечень включаемых в нее вопросов остается на усмотрение фирмы-нанимателя. Как правило, в документ добавляются сведения, аналогичные тем, которые соискатель сообщает нанимателю при приеме на работу. Их наличие в архиве организации позволяет систематизировать данные о персонале, чтобы использовать их в кадровых и управленческих целях. Личные дела работников — это источник упорядоченной информации о наемных специалистах, используемой кадровыми службами и руководством. Их ведение обязательно исключительно для государственных и муниципальных предприятий, коммерческие фирмы вправе отказаться от систематизации или организовать ее для определенной категории работников например, топ-менеджмента.
ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: ГРИН КАРД Лотерея США ПОШАГОВАЯ ИНСТРУКЦИЯ ПО ЗАПОЛНЕНИЮ АНКЕТЫ Green Card DV2021
Ведение личных дел работников — это оформление и хранение документов для систематизации данных о трудовой деятельности. Документирование информации на государственных служащих регламентируется федеральными законами и предусматривает обязательное выполнение.
Процесс составления личного дела сотрудника начинается еще с момента его трудоустройства и по мере выполнения основных обязанностей постоянно может дополняться какими-либо сведениями. Такой документ собственно состоит из обложки и определенного перечня документов, которые были предоставлены сотрудником еще при принятии его на работу.
Личное дело работника представляет собой папку, в которой собрана информация, касающаяся работника и его трудовой деятельности. В личном деле можно храниться множество различных документов, для того чтобы в них не потеряться оформляют внутреннюю опись документов.
Примерная структура и содержание анкеты
Законодательно типовой формы анкеты для коммерческих компаний не установлено. А для соискателей в госструктурах бланк анкеты утвержден распоряжением Правительства РФ от 26.05.2005 № 667-р.
Работодатель из коммерческого сектора разрабатывает ее самостоятельно с учетом своих потребностей в информационном обеспечении данными о квалификации и личных качествах сотрудников.
Читайте также: Как сделать акт выполненных работ в 1с 8.3 и распечатать его
Необходимость удостоверять полученные данные сотруднику кадровой службы наниматель определяет самостоятельно. Если принято решение о заверении анкеты, в ней нужно поле для подписи. Однако обязательного наличия подписи принимающего работника службы персонала в анкете не нужно.
Ниже представлен примерный бланк анкеты работника для личного дела, который можно использовать на практике.
СОВЕТ
Желательно включить в анкету строку со словами «Достоверность предоставленной информации подтверждаю» и подпись соискателя. На случай, если после принятия на работу окажется, что там была ложная информация и сотрудника необходимо уволить.
По ссылке ниже можно скачать заполненный бланк анкеты в личное дело работника.
В процессе выполнения нанятым сотрудником своих трудовых функций работник кадровой службы может вносить дополнения к анкете в личном дело трудящегося.
