Что содержится в счет-фактуре о грузополучателе и грузоотправителе, а также как правильно заполнить графы?

Какие сведения содержатся в графе?

Сам по себе бланк счёта-фактуры и правила, касающиеся порядка его заполнения, утверждены постановлением №1137, изданным Правительством РФ в 2011 г. Конкретно счёту-фактуре посвящен раздел I этого нормативного акта. Он указывает, что в документе должны быть указан ряд сведений, начиная с даты составления и номера, кончая идентификатором госконтракта (если счёт-фактура используется в сфере госзакупок).

Конкретно же об отправителе и получателе груза в документе указывается следующая информация:

1. Наименование с указанием на форму (АО, ООО и т. д.) для организаций, имя – для ИП.
2. Юридический адрес организации.
3. ИНН и КПП. Если организация является налоговым агентом (к примеру, она – обособленного подразделении КПП) (п. 2 ст. 161 НК РФ), то вместо данных в графе ставится прочерк.

ВАЖНО: В 2021 году порядок указания адреса претерпел изменения!

Ранее эта графа заполнялась согласно Устава для юридического лица. Сейчас же она заполняется по ЕГРЮЛ (или по ЕГРИП для ИП). Это означает, что теперь адрес должен быть указан подробно: если в Уставе допускается указание лишь населённого пункта, то в Реестр вносятся полные данные – вплоть до номера офиса.

Подробнее об указании адреса, можно узнать здесь.

Читайте также:  Выездная налоговая проверка: к кому приходит, что делать

Как правильно заполнить адрес в счете-фактуре

C 1 октября 2021 года, в соответствии с правилами заполнения счета-фактуры в строках 2а и 6а необходимо указывать все элементы адреса покупателя и продавца, напоминает УФНС по Архангельской области.

• для юридических лиц указывается адрес, указанный в ЕГРЮЛ, в пределах места нахождения юридического лица;
• для ИП указывается место жительства, указанное в ЕГРИП.

До этого в этих строках отражалось место нахождения продавца и покупателя в соответствии с учредительными документами.
Налоговики рекомендуют налогоплательщикам заранее сверить информацию об адресе контрагентов, содержащуюся в учетной (бухгалтерской) системе, с данными из ЕГРЮЛ и ЕГРИП, и указывать в реквизитах счета-фактуры полный адрес, в том числе почтовый индекс, наименование и тип субъекта РФ, название населенного пункта, улицы, номер дома, строения, корпус.

Сведения о юрлицах и ИП размещены на сайте ФНС и доступны в сервисе «Риски бизнеса: проверь себя и контрагента». Бесплатно получить сведения в электронной форме позволяет сервис «Предоставление сведений из ЕГРЮЛ/ЕГРИП о конкретном юридическом лице/индивидуальном предпринимателе в форме электронного документа».

Добавим, вопрос заполнения счета-фактуры в части адреса активно обсуждают участники нашей группы «Красный уголок бухгалтера» на сайте Facebook.

Покупатели начали рассылать поставщикам письма с просьбой актуализировать данные об адресе:

«Уважаемые покупатели/поставщики/дилеры/клиенты/партнёры и просто хорошие люди напоминаю вам, что с 01/10/2017 вступает в силу Постановление Правительства РФ от 19/08/17 (№ 981). Вкратце: счета-фактуры нового образца. В строках с адресами указывается адрес, как и в ЕГРЮЛ. Можно глянуть свой адрес тут: https://egrul.nalog.ru/ Допустим там стоит: ООО „РОГА И КОПЫТА“ адрес: 117152, ГОРОД АРБАТОВ, ШОССЕ ЛЕНИНА, ДОМ 1, КОРП. 2 СТР. 3, КОМНАТА 4. Неправильно писать: „г. Арбатов“, „Ленина ш.“, „д.1“, „к.2“, „комн.1“ и так далее. Просим вас исправить у себя наш адрес в учетных программах, 1С и тд и тп. Если это не исправить, то концовка такова: покупатель будет лишен возможности принять суммы НДС к вычету. Просим вас проверять документы, выданные нами. Исправления будут вручную и возможны опечатки/ошибки и тд. Сразу исправим.»

Ближайшие бесплатные вебинары

• 23.08.2021
  Дробление бизнеса 2021: законность, ошибки, ответственность
• 25.08.2021
  Пять способов взыскать долг: все о дебиторской задолженности
• 26.08.2021
  Обзор самых важных налоговых споров-2021. На что обратить внимание

Когда необходимо писать реквизиты?

Особенности заполнения счёта-фактуры зависят от того, по каким именно договорам она используется. Дело в том, что говорить о грузоотправителе и грузополучателе можно лишь в том случае, когда по договору происходит фактическая передача товара (груза). Если же речь идёт лишь об оказании услуг, соответствующие термины просто не используются.

При этом графы, касающиеся продавца и покупателя, в счёте-фактуре заполняются всегда. Связано это с требованиями, установленными ст. 169 НК РФ, и используемой в Кодексе терминологии. По ней любое лицо, оказывающее услуги или передающее товары, рассматривается как продавец, вне зависимости от того, кем оно является с точки зрения уже Гражданского кодекса – действительно продавцом, исполнителем и т. д. То же самое касается и покупателя.

Что делать при проблемах с адресными данными?

Если они указаны неверно

Комментарии и судебная практика информируют налогоплательщиков о том, что при наличии незначительной ошибки в реквизитах, которая не сможет помешать идентифицировать плательщика, счет-фактура может быть принята к зачету. Тем не менее, перспектива судебного разбирательства не может устроить налогоплательщика. Поэтому большинство организаций предпочитают устранить обнаруженные ошибки, не дожидаясь проверки налоговых органов (п. 2 ст. 169 НК РФ).

Если их нет вовсе

Адрес является обязательным реквизитом при заполнении счета-фактуры (п.5 ст.169 НК РФ). Если нет адресных данных, например, покупателя – это является ошибкой, которая затруднит и исключит возможность идентификации налогоплательщика (письма Минфина России от 7.06.2010г., №03-07-09-36, от 2.05.2012 №03-07—11/130). Отсутствие обязательного реквизита в первичном документе непременно станет поводом для получения отказа от налоговых органов в приеме такого счета-фактуры к учету.

Формулировка «проверяющие отказать в вычете не должны» не гарантирует отсутствия проблем, связанных с принятием к зачету сумм НДС, по предоставленным первичным документам, содержащих ошибки.

Бухгалтеры предпочитают исправить обнаруженные несоответствия на стадии обмена документами (п.2 ст 169 НК РФ).

В этой статье мы говорим о правильном заполнении графы “адрес” в счёт-фактуре, а как заполнять другие графы, например код страны, мы разбирали ранее.

Как грамотно заполнить строки?

Если дело касается грузоотправителя. Согласно правилам, установленным действующей редакцией постановления №1137, строки, касающиеся грузоотправителя, заполняются следующим образом:

1. Указывается название – полное, но допускается и сокращение.
2. Указывается адрес согласно ЕГРЮЛ.
3. Если он и продавец – одно лицо, то, согласно пп. «е» п. 1 раздела I постановления, в соответствующей строке можно писать «он же». Если же в качестве отправителя груза выступает не продавец, а другое лицо, указывается адрес почты грузоотправителя. Наконец, если счёт-фактура выписывается по договору, касающемуся не товаров, а услуг или работ, в строке не пишется ничего – ставится прочерк.
4. Если документ выставляется агентом, действующим от своего имени, но приобретающем товар у двух и более продавцов, в строке «Грузоотправитель» указываются все они, но через точку с запятой.

Теперь о ситуациях, когда заполняем строчки о грузополучателе. Постановление №1137 для грузополучателя устанавливает схожие нормы:

Читайте также:  Как совмещать ОСНО и патент для ИП и как вести учет правильно

1. Указывается название – полное либо сокращённое.
2. Указывается адрес по Реестру.
3. Если счёт-фактура составлена на услуги – в графе, касающейся получателя груза, ставится прочерк. Формулировка «он же» постановлением не предусмотрена.
4. Если грузополучателя два или более, названия и адреса каждого указываются через точку с запятой.

Обособленное подразделение — грузоотправитель

Выписывая счет-фактуру от имени головной фирмы, обособленное подразделение должно придерживаться определенного порядка.

В строке 2 счета-фактуры нужно указать наименование головной фирмы в соответствии с учредительными документами (полное или сокращенное).

В строке 2а — адрес юридического лица, который указан в ЕГРЮЛ.

В строке 2б пишут ИНН организации и КПП обособленного подразделения.

Строка 3 счета-фактуры «Грузоотправитель и его адрес» предназначена для указания наименование грузоотправителя в соответствии с учредительными документами (полное или сокращенное).

Так вот, если грузоотправителем является обособленное подразделение, в строке 3 счета-фактуры нужно писать именно его адрес — то есть адрес реального грузоотправителя.

Распространенные ошибки

Одной из типичных ошибок при заполнении счетов-фактур является ситуация, когда при выставлении документа, касающегося поставки товаров и оказании и «Грузополучатель» забывают заполнить. В этом случае ИФНС, рассмотрев документ, может заявить, что не указаны все реквизиты – и, соответственно, не будет налогового вычета.

Другой ошибкой, более мелкой, является неправильно указанное название одной из сторон. Правила требуют, чтобы названия писались так же, как в уставных документах. Однако если ошибка незначительна и позволяет идентифицировать сторону, вычет будет предоставлен.

Наконец, такой же незначительной ошибкой оставление пустой строки вместо проставленного прочерка, если остальные реквизиты заполнены верно. А вот уже отсутствие полного адреса по ЕГРЮЛ – ошибка значительная, которая может стать поводом для отказа в вычете.

Счет-фактура без ошибок: советы Минфина

В соответствии с Постановлением № 914 в строке «Грузоотправитель и его адрес» указывается полное или сокращенное наименование отправителя продукции согласно учредительным документам. В случае, когда продавцом и грузоотправителем является одна компания, в этой строке допускается запись «Он же». В письме от 12.05.2008 г. № 03-07-11/186 Минфин подтвердил такую возможность. Если реализация и отправка товара производится разными организациями, в строке 3 прописывают почтовый адрес грузоотправителя.

Финансовое ведомство также прописало порядок заполнения строк 3 и 4 при оказании услуг. Так, поскольку в этом случае никто не отправляет и не получает груз, в соответствующих реквизитах проставляются прочерки. При этом предприятия не теряют права на налоговый вычет.

На порядок заполнения строки 4 «Грузополучатель и его адрес» Минфин обратил внимание в своем письме от 21.07.2008 г. № 03-07-09/21. В нем он подтвердил, что в этом реквизите счета-фактуры указывается полное или сокращенное наименование и почтовый адрес получателя товаров в соответствии с учредительными документами. При этом в отношении грузополучателя запись в данной строке «Он же» недопустима. Счет-фактура, содержащий такое сочетание слов, не может являться основанием для принятия предъявленного покупателю продавцом НДС к вычету или возмещению.

Вроде бы все просто. Но организация может иметь обособленное подразделение, через которое она отгружает товар, или склад, находящийся отдельно от головной компании. Как быть в этом случае при заполнении счета-фактуры?

В письме от 26.08.2008 г. № 03-07-09/24 Минфин пояснил, что при реализации товара через обособленное подразделение (склад) в строке 3 «Грузоотправитель и его адрес» счета-фактуры указывается полное или сокращенное наименование и почтовый адрес грузоотправителя в соответствии с учредительными документами. При этом подчеркивается, что если дополнительно прописывается и почтовый адрес склада, арендуемого грузоотправителем или принадлежащего ему на праве собственности, с которого отгружались товары, то это не нарушает установленный порядок заполнения счетов-фактур. Одновременно финансисты отметили, что данное письмо носит разъяснительный характер.

В то же время письмо Минфина от 12.05.2008 г. № 03-07-11/186 разрешает вносить запись «Он же» в строке 3 счета-фактуры в случае, когда товар продает и отправляет одна и та же компания. А поскольку обособленное подразделение и головная организация являются одним юридическим лицом, значит, при заполнении данного реквизита можно вписать «Он же».

Читайте также:  Прекращение действия патента и его восстановление : досрочное, основания для признания недействительным, оспаривание, как восстановить

Однако осенью прошлого года финансовое ведомство в письме от 13.11.2008 г. № 03-07-09/38 вновь поднимает вопрос заполнения строки 3 «Грузоотправитель и его адрес» счета-фактуры. В нем подтверждается высказанное в августе того же года мнение об указании в данном реквизите «полного или сокращенного наименования и почтового адреса поставщика в соответствии с учредительными документами».

Также интересно письмо Минфина от 22.10.2008 г. № 03-07-09/33, в котором отмечается, что при реализации товаров подразделения компании могут выписывать счета-фактуры только от имени организации. При этом в строке 2б «ИНН/КПП продавца» указывается КПП соответствующего подразделения. То же касается и строки 6б «ИНН/КПП покупателя» при приобретении товаров (работ, услуг) подразделениями.

Следует также обратить внимание на письмо УФНС РФ по г. Москве от 20.03.2008 г. № 19-11/026593. Оно содержит рекомендации по составлению договоров по доставке продукции на склад подразделения. Так, наименование грузополучателя должно соответствовать условиям контракта. В договоре необходимо прописать место доставки товара (почтовый, при его отсутствии – фактический адрес). Аналогично необходимо действовать и в обратной ситуации, когда продукция отгружается со склада головной организации (обособленного подразделения).

Если представители одной стороны сделки – разные организации

Возможны ситуации, когда в качестве поставщика выступает одно лицо, а реально груз отправляется со склада другого. Такое встречается, в частности, при транзитных поставках, когда товар отправляется получателю без оформления на складе продавца-посредника. В этом случае, по сути, в сделке участвуют не две, а три стороны:

• поставщик (продавец);
• отправитель груза;
• покупатель-грузополучатель.

В том случае, когда грузоотправитель и продавец между собой не совпадают, этот факт в обязательном порядке должен быть отражён в счёте-фактуре с указанием названия, адреса и реквизитов каждого из них. Отсутствие данных может привести к тому, что налоговый вычет предоставлен не будет.

ВАЖНО: Возможны и сделки, где между собой не будут совпадать покупатель и грузополучатель. В этом случае для каждого из них тоже надо указывать полные данные.

Теперь вы знаете, как быть в ситуациях, когда продавец и грузоотправитель – разные юридические лица. То же касается и случаев, когда покупатель и грузополучатель – разные организации.

В материалах наших специалистов можно узнать много интересных подробностей о счёт-фактуре. Читайте о том, что такое коды в счёт-фактуре, как указать коды операций и различные величины в документе, зачем и в каких случаях нужен приказ на подписание счетов-фактур, как заполнить графу “код страны”, а также что такое ГТД или номер таможенной декларации.

О правильном указании адресов контрагентов в документах

• Постановлением правительства РФ от 26.12.2011 N 1137 в редакции от 19.08.2017 года в подпунктах «г» и «к» пункта 1 утвержденных Правил заполнения счета-фактуры, применяемого при расчетах по налогу на добавленную стоимость, установлено новое правило заполнения адресов продавца и покупателя в счетах фактурах.

Правительство требует, чтобы при оформлении счетов-фактур мы с 1 октября 2021 года указывали адреса продавца и покупателя в точном соответствии с адресами, указанными в ЕГРЮЛ/ЕГРИП.
В связи с этим требованием, многие организации, в том числе микропредприятия, столкнулись с запросами контрагентов об исправлении выставленных счетов-фактур в части указания адресов в соответствии с адресами, указанными в ЕГРЮЛ/ЕГРИП.

Дело в том, что до 1 октября в счетах-фактурах многие из нас указывали свой адрес или адрес контрагента из устава, если мы и они являемся юрлицами, а в уставе с некоторых пор достаточно указывать только название населенного пункта местонахождения организации, без адресообразующих элементов, т.е. без указания конкретного адреса.

Теперь, если мы так делали, делать нельзя.

Для счета-фактуры адреса продавца и покупателя берут из ЕГРЮЛ и/или ЕГРИП.

Теперь мы указываем адреса так же подробно, как в госреестре, с номером офиса. Если в ЕГРЮЛ, к примеру, только номер дома, то ограничиваемся им.

«Улица», «дом», «корпус» не обязательно писать полностью, можно сокращать: «ул.», «д.», «корп.». Общеупотребительные сокращения адресообразующих элементов не помешают нам, нашим партнерам и налоговым органам идентифицировать продавца и покупателя.

Требование указывать адрес, как в ЕГРЮЛ/ЕГРИП, не означает, что его нужно дублировать с точностью до запятой. Сокращать обозначения улиц и зданий — не нарушение.

Наименование «Россия» не нужно указывать в адресах, если мы оформляем операции на территории нашей страны и наши контрагенты не являются иностранными партнерами и не не нужно требовать этого от наших контрагентов. А вот почтовый индекс — обязательная часть адреса, поэтому пишим его так же, как и в ЕГРЮЛ/ЕГРИП.

Для того, чтобы узнать свой точный адрес из ЕГРЮЛ и адреса наших контрагентов, достаточно перейти на специализированный сайт ФНС России и, зная соответственно свой ИНН или контрагента, запросить сведения из ЕГРЮЛ.

Если среди наших контрагентов есть индивидуальные предприниматели, то точно также можно запросить сведения из ЕГРИП на том же сайте (вкладка ИП), но адрес места жительства ИП в файле сведений из ЕГРИП (в отличие от ЕГРЮЛ) мы не получим. Нужно запрашивать у ИП копию паспорта с его актуальной пропиской или у него же актуальную (не позднее 6 месяцев) копию выписки из ЕГРИП с бумажного носителя.

Порядок, в котором надо указывать сведения о грузоотправителе и грузополучателе, в том числе их адреса, после 1 октября 2021 года не изменился.

В строках 3, 4 счета-фактуры указываем, как и прежде, наименование и почтовые адреса грузоотправителя и грузополучателя

Если мы выписываем счет-фактуру только на работы или услуги, то ставим в этих строках прочерки как обычно.

Аналогичный порядок указания адресов продавцов/покупателей и грузоотправителей/грузополучателей действует и в отношении заполнения универсальных передаточных документов (УПД).

Что касается указания адресов в других первичных документах, то для целей унификации рекомендуется придерживаться того же порядка, который установлен для адресов в счетах-фактурах, если иное не будет регламентировано законодательством отдельно.
✦ Об удобстве получения Выписки из ЕГРЮЛ/ЕГРИП в электронном виде