Корпоративная карта: как операции по ней отражаются в бухучете

Учимся работать с корпоративными картами (1С:Бухгалтерия 8.3, редакция 3.0)

Уроки по 1С Бухгалтерия 8 >> Банк и касса
2018-02-06T11:33:48+00:00

Статья устарела и требует переработки?

В этом уроке мы рассмотрим отражение в 1С:Бухгалтерии 8.3 (редакция 3.0) операций с корпоративными картами.

Корпоративной называется банковская карта, привязанная к карточному счёту организации.

Обычно организация заводит специальный карточный счёт в банке и привязывает к этому счёту нужное количество банковских карт, которые называются корпоративными.

На этот карточный счёт организация переводит средства со своего основного расчётного счёта, а сотрудники организации, которым выданы корпоративные карты, снимают деньги с этих карт себе под отчёт.

Читайте также:  Заполняем поля 106 и 107 в платежном поручении правильно — избегаем доначисления налогов

Затем сотрудники отчитываются о расходовании средств снятых по корпоративным картам при помощи авансовых отчётов.

Плюсы корпоративных карт очевидны:

• сокращаются расходы и время на выдачу денежных средств под отчёт
• снижается риск потери наличных денежных средств
• появляется возможность снимать средства с карты в нужной валюте (незаменимая вещь при заграничных командировках)
• появляется контроль за расходованием средств онлайн (например, при помощи мобильного приложения)
• появляется возможность устанавливать лимиты как для карточного счёта в целом, так и для корпоративных карт в частности
• появляется возможность совершать покупки в интернете

Требования при работе с корпоративными картами:

• средства, снятые с карт не могут быть использованы для расчётов с сотрудником по оплате труда и вообще для каких-либо выплат социального характера
• с банком заключается договор о выпуске и обслуживании корпоративных карт, к которому прилагается список сотрудников, которые будут пользоваться этими картами

При этом, как поправила меня одна из читательниц, возможно снятие наличных по корпоративной карте с их внесением в кассу для выдачи заработной платы.

Напоминаю, что это урок и вы можете смело повторять мои действия в своей базе (лучше копии или учебной), главное чтобы версия базы была 1С:Бухгалтерия 8.3, редакция 3.0.

Для работы с карточным счётом в бухгалтерии используется счёт 55 «Специальные счета в банках».

Дт 55.04 Кт 51 Перевели деньги с основного расчётного счёта на карточный. Дт 71 «Иванов» Кт 55.04 Сотрудник Иванов снял деньги по корпоративной карте под отчёт. Дт 91.02 Кт 55.04 Комиссия банка за снятие наличных. Дт 20 Кт 71 «Иванов» Сотрудник Иванов отчитался об использовании денежных средств.

Посмотрим теперь эти же операции в «тройке» (1С:Бухгалтерия 8.3, редакция 3.0).

Учет расчетов с банком…

Основанием для составления расчетных и иных документов для отражения сумм операций, совершаемых с использованием платежных карт, в бухгалтерском учете является выдаваемый банком реестр платежей, или электронный журнал. Списание или зачисление денежных средств по карточным операциям осуществляется обычно не позднее рабочего дня, следующего за днем поступления в банк реестра платежей, или электронного журнала из единого расчетного центра. Впоследствии эти документы могут быть получены фирмой.

При открытии или закрытии счета в банке по обслуживанию корпоративных карт необходимо уведомить инспекцию в течение семи рабочих дней со дня его открытия или закрытия.

Перечисление средств на карточные счета нужно отражать в учете следующим образом:

Дебет 55 Кредит 51 (52)

– перечислены денежные средства на банковский карточный счет с расчетного (валютного)счета.

Сумма вознаграждения, которую банк взимает за обслуживание специального карточного счета, является в бухгалтерском учете операционными расходами и учитывается следующим образом:

Дебет 91 Кредит 55

– оплачены услуги банка.

Читайте также:  Дивиденды и страховые взносы 2021: облагаются ли, что говорит законодательство

Однако сложнее всего организовать аналитический учет по субсчету «Специальный карточный счет». Ведь учет по данному субсчету должен быть организован в разрезе конкретных карточных счетов, открытых в том или ином банке. Кроме того, на аналитический учет существенно влияют условия выпуска и использования банковских карт, предлагаемых финансовым учреждением. Так, например, при заключении договора банк может выдвигать условие о наличии на счете организации неснижаемого остатка (страхового депозита, который может быть использован для расчетов в исключительных случаях на покрытие превышения платежного лимита). В этом случае целесообразно использовать субсчета второго порядка, например «Специальный карточный счет – неснижаемый остаток» и «Специальный карточный счет – платежный лимит».

Если к специальному карточному счету открыто несколько карт, то любой держатель может осуществлять операции с их использованием в пределах общего платежного лимита. В этом случае аналитический учет держателей карты необязателен до момента выдачи денежных средств подотчетному лицу.

Когда каждой расчетной карте соответствует отдельный счет, то при перечислении денежных средств на специальный карточный счет в банк передается специальная ведомость, содержащая данные держателей и номера карт, а также суммы, подлежащие зачислению на каждую банковскую карту. В этом случае аналитический учет ведется в разрезе держателей выпущенных карт. При открытии банковской карты в валюте необходимо иметь в виду, что иностранная валюта, находящаяся на специальном карточном счете, должна переоцениваться на дату совершения операции и на дату составления бухгалтерской отчетности (ПБУ 3/2000 «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте»).

Возникающие курсовые разницы учитываются для целей бухгалтерского и налогового учета, причем в обоих видах учета суммы курсовых разниц считаются внереализационными доходами (расходами). В бухгалтерском учете курсовые разницы относятся на финансовые результаты и отражаются следующим образом:

Дебет 55 Кредит 91

– отражена сумма положительной курсовой разницы;

Дебет 91 Кредит 55

– отражена сумма отрицательной курсовой разницы.

Если организация заключила договор на выпуск кредитных корпоративных карт, то в учете будут сделаны следующие операции:

Дебет 55 Кредит 66

– сумма кредита поступила на специальный карточный счет на дату расходования денежных средств;

Дебет 91- 2 Кредит 66

– начислены проценты по кредиту (проводка делается периодически, в сроки, установленные договором для оплаты процентов. – Примечание автора);

Дебет 66 Кредит 51

– перечислены проценты по кредиту;

Читайте также:  Что включать в строку 1250 бухгалтерского баланса?

Дебет 10 Кредит 55

– оприходованы ТМЦ (в случае, если средства с корпоративной карты были потрачены на приобретение ТМЦ. – Примечание автора).

Сотрудник отчитывается за потраченные деньги, снятые по корпоративной карте

И, наконец, снявший под отчет деньги сотрудник обязан по ним отчитаться — приложить оправдательные документы.

В бухгалтерии эта операция отражается документом «Авансовый отчет».

Заходим в раздел «Банк и касса» пункт «Авансовые отчеты»:

Создаём новый документ:

Проводим его:

Вот так легко и просто можно работать с корпоративными картами в 1С:Бухгалтерия 8.3, редакция 3.0.

Мы молодцы, на этом всё

Кстати, подписывайтесь на новые уроки…

…и с сотрудниками компании

Корпоративная карта – это именное платежное средство, предназначенное для оплаты сотрудниками товаров или услуг, а также для получения денег в банкоматах и банках.

Банк списывает деньги с карточного расчетного счета предприятия по мере того, как проводятся расчеты по операциям держателей. Считается, что списанные со счета средства выданы под отчет сотруднику организации. В магазинах, гостиницах и прочих местах расчета сотрудник организации получает документы, подтверждающие расходы, произведенные по карте. Таким документами считаются счета за проживание в гостинице, билеты на проезд, квитанции, чеки, накладные и т. д. К ним должны быть приложены оригиналы слипов, квитанции электронных терминалов и банкоматов. Все эти документы сотрудник организации представляет в бухгалтерию предприятия вместе с авансовым отчетом. Если он этого не сделал, а выписка банка свидетельствует о том, что с карточного счета произведено снятие наличных денег, бухгалтер организации отражает задолженность работника организации следующим образом:

Дебет 73 Кредит 55

– отражено списание наличных денег со специального карточного счета, не подтвержденное первичными документами.

При получении авансового отчета осуществленные расходы (связанные с производственной деятельностью организации) отражаются в общем порядке. Если же произведенные работником организации расходы не связаны с производственной деятельностью, то последний обязан их возместить.

Возмещение работником указанных сумм может быть произведено двумя путями: либо работник организации вносит наличные денежные средства в кассу организации, либо организация сумму ущерба удерживает из заработной платы работника. Бухгалтер оформит в этом случае следующие проводки:

Дебет 50 Кредит 73

– внесение работником наличных средств для возмещения расходов;

Дебет 70 Кредит 73

– удержание из заработной платы работника денежной суммы, потраченной по корпоративной карте в личных целях.

Стелим соломку

Основная задача бухгалтера заключается в том, чтобы вразумить первых лиц компании. Как ни крути, а главные «растратчики», как правило, – именно они.

Упирать следует на то, что организации все равно придется принимать меры к возврату ушедших с КК средств. Ведь бездействие, как мы выяснили, очень даже чревато. Вариант же с прощением долга – далеко не лучший выход. Мало того, что тогда придется начислять страховые взносы и удерживать НДФЛ, так еще и в налоговые расходы сумму долга вряд ли спишешь. Закрывать его с помощью сомнительных документов – тоже не вариант, проблемы с налогами только приумножатся (по этой же причине попросите руководство ответственно подходить к сбору и оформлению первички при целевом использовании подотчетных средств). Кроме того, регулярное снятие денег с КК на непонятные цели банк может интерпретировать как подозрительную операцию. И тогда возможны серьезные неприятности (про это чуть позже). В общем, как говорится, куда ни кинь – всюду клин. Бездумно использовать корпоративную карту – значит подставлять и компанию, и бухгалтерию, и, в конечном счете, себя.

Расходование средств по КК целесообразно изначально отрегулировать лимитами. Их может быть несколько: лимит на разовые расчеты по безналу, на снятие наличных в день, на операции за границей и др. Причем для каждой карты не запрещено устанавливать свои, индивидуальные нормативы (как постоянные, так и временные). Ущерб взыскивается с сотрудника лишь в пределах его среднего месячного заработка (ст. 241 ТК РФ). Значит, если лимит по КК будет меньше такового, задача по взысканию денег с работника упростится. Также для использования денег с КК (либо для перечисления организацией средств на нее) можно предусмотреть специальное заявление. В нем сотрудник укажет, какая сумма и на что именно ему нужна. Оперативность расчетов в таком случае несколько пострадает, зато контроль над расходованием средств возрастет.

И еще: некоторые компании выдают сотрудникам КК только по мере необходимости (командировка, приобретение товаров и т. д.). Если карта не находится на руках постоянно, риск нецелевых трат снижается.

Нужно ли представлять сведения о корпоративных картах в налоговую?

Законом «О внесении изменений…» от 02.04.2014 № 52-ФЗ с мая 2014 года отменена обязанность налогоплательщиков представлять в налоговые органы сведения об открытии (закрытии) счетов в банках.

Читайте также:  Какую отчетность сдавать в Росстат — узнать по ИНН

Как уже отмечалось выше, сама выдача банковских карт тоже относится к операциям выдающего банка, а не предприятия.

Таким образом, сообщать налоговой о том, что вы выпустили корпоративную карту, не требуется.

Как учесть затраты на выпуск корпоративных карт для налога на прибыль, смотрите в КонсультантПлюс. Пробный доступ к правовой системе можно получить бесплатно.

Итоги

Бухгалтерский учет корпоративных карт ведется по общим правилам. При этом для целей учета открываемые в банках карточные счета классифицируются как специальные счета в банках, а израсходованные сотрудниками средства с карт — как подотчетные суммы. Порядок применения карт рекомендуется утвердить отдельным внутренним документом, в котором зафиксировать все аспекты их использования, обратив особое внимание на процедуру отчета по расходованию средств.

Источники:

• Письмо Минфина России от 18.04.2012 N 03-03-10/38
• Трудовой кодекс РФ

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Условия в банках на выпуск и обслуживание корпоративных карт

Оформить карту к счету можно в любом банке, но на разных условиях.

Первое — наличие комиссии. Одни банки берут комиссию за выпуск, другие — за ежемесячное обслуживание карты, третьи — предоставляют ее бесплатно с бесплатным обслуживанием.

Например, корпоративная карта Тинькофф на «Простом» тарифе обслуживается бесплатно, если вы тратите больше 50 000 руб. в месяц. В Модульбанке карта вовсе бесплатна без каких-то ограничений.

Второе — ограничение по количеству карт, которые можно привязать к счету. В каких-то банках к расчетному счету можно оформить одну карту, в каких-то — 2-3 карты.

Третье — наличие лимитов на операции по карте. Например, с корпоративной карты Сбербанка можно снять не более 170 000 руб. в сутки.

Название банкаСтоимость выпуска картыОбслуживаниеКомиссия за снятиеСбербанк0 руб.2 500 руб. в год или 250 руб. в месяцот 1,8 до 3%Точка0 руб.0 руб.от 0 до 8%Модульбанк0 руб.0 руб.от 0 до 6%Тинькофф0 руб.0 руб.от 0 до 5%Сфера Банкдо 999 руб.первый год – бесплатно, со второго года – 740 руб.от 0 до 5%УБРиР490 руб.190 руб. в месяцот 1%Локо-Банк0 руб.169 руб. в годот 1 до 10%Эксперт Банк0 руб.2500 руб. в годот 1%Открытие0 руб.Первые 6 мес. – бесплатно, далее 149 рублей – ежемесячноот 0,99 до 4,99%Альфа-Банк0 руб.от 299 руб. в месяцот 0 до 10%Промсвязьбанк0 руб.от 200 руб.от 1,5 до 10%ДелоБанк0 руб.0 руб.от 2%Райффайзенбанк0 руб.от 90 руб.от 1,5%Совкомбанк0 руб.от 500 руб. в годот 1,5%Росбанк0 руб.990 руб. в год1,50%Восточный0 руб.от 0 р.от от 1,5%ВТБ0 руб.от 600 руб.от 1,5%Веста0 руб.0 руб.от 1 до 5%Форбанк0 руб.0 руб.от 0 до 1,5%Юникредит0 руб.5400 руб. в годот 0,5 до 1%Форабанк0 руб.от 1500 руб. в год1%Возрождение0 руб.от 200 руб. в месяцот 1,4%ПростоБанк0 руб.0 руб.от 0 до 3%Кредит Европа Банк0 руб.от 500 руб.от 1%МКБ1700 руб.0 руб.1,50%МТС0 руб.2000 руб. в годот 1 %Уралсиб0 руб.от 100 руб. в месяцот 1,4%Русский Стандарт0 руб.от 250 руб. в месяцот 1,25%

Деньги с карты уходят в никуда…

Корпоративные карты находятся у подотчетников под рукой. И этот плюс порой обращается в минус – вполне может возникнуть соблазн потратить деньги фирмы, как свои. Обычно это присуще первым лицам компании (особенно если они же – владельцы бизнеса), которые зачастую тратят деньги с КК не задумываясь. Но, как показывает практика, грешить могут и обычные сотрудники, расплачиваясь такой картой в кафе, магазине и т. д. Что тогда?

Если суммы вскорости возвращают, к каким-то особым проблемам это не приводит. НДФЛ и страховые взносы с них начислять не придется (письмо Минфина России от 01.02.2018 № 03-04-06/5808). Если же хочется приструнить тех, кто время от времени одалживает таким способом деньги у компании, то можно обозначить в ЛНА подобные операции как процентные займы. Обычно это срабатывает.

Однако деньги вполне могут и не вернуться. И вот тут уже возможны варианты. Последствия будут зависеть от того, хочет ли фирма получить их назад.

Можно ли привязать банковскую карту к расчетному счету ИП и ООО

Привязать банковскую карту к расчетному счету юр. лица или ИП можно.

С этой целью ее и оформляют. Наличие карты, привязанной к расчетному счету юридического лица — это возможность распоряжаться деньгами в любое время. К счету может быть оформлена исключительно бизнес-карта, т.е. карту физического лица (дебетовую карту) привязать к нему невозможно.

Рекомендуем прочитать: Рейтинг банков для малого бизнеса с выгодным РКО для ИП и ООО.

Покупки без комиссии

Начнем с того, что бизнес-карта для вашей компании — это банковская карта, которая чаще всего привязана к расчётному счету ИП или юридического лица. С её помощью можно оплачивать покупки в интернете, рассчитываться с контрагентами, снимать наличные в банкоматах и совершать многие другие операции со счётом организации.
Иногда банки предлагают бесплатный период обслуживания бизнес-карт вместе с открытием счёта, чтобы вы могли попробовать продукт и понять, насколько он подходит для вас.

Отражение в 1С операций по корпоративной карте при покупках

Для отражения таких операций в 1С предусмотрено два способа. При этом пользователь самостоятельно выбирает, какой именно вариант он будет использовать:

• автоматически выгружать информацию из сервиса Клиент-банк;
• вручную вносить информацию в программу.

Способ 1

Он предусматривает автоматическую выгрузку информации из сервиса Клиент-банк. Действие производится в несколько шагов:

Шаг 1 — Формирование из сервиса Клиент-банк файла для скачивания в 1С.

Формирование файла на скачивание можно произвести так:

Шаг 2 — Загрузка файла с выпиской в программу 1С.

Загрузка файла производится так:

Когда загрузка файла в программу произведена, оплата покупки по безналичному расчету через корпоративную карту отражается в 1С как «снятие наличных». Однако это неверно по факту, а потому требуется вручную исправить вид операции со «снятия наличных» на «перечисление подотчетному лицу».

Шаг 3 — Выбор операции «перечисление подотчетному лицу».

При выборе нужно указать материально ответственное лицо, которое будет получателем средств — это тот, на кого оформлена корпоративная карта.

После выгрузки информации о корпоративной карте нужно выбрать соответствующую операцию:

1С автоматически укажет статью расходов — «выдача подотчетных сумм». При этом должна сформироваться правильная корреспонденция — Дт 71 Кт 51.

Шаг 4 — Оформление авансового отчета в сроки согласно положениям учетной политики компании.

Способ 2

Он предусматривает ручное внесение информации в программу 1С (актуально для получения банковских выписок в бумажном виде). Действие производится в несколько шагов:

Шаг 1 — Выбор назначения платежа, например, «отражение операции с картой VISA Business».

Пользователь заходит в раздел «Банк и касса» для оформления документа «Списание с расчетного счета». В нем нужно указать вид операции «Перечисление подотчетному лицу» и получателя — на кого оформлена корпоративная карта.

Создание операции по бизнес-карте проводится так:

Когда операция проведена, а документ записан, сумма операции отразится по Дт 71.

Читайте также:  Платежи при УСН: налоги и взносыКак правильно рассчитывать и как избежать штрафов?

Шаг 2 — Оформление авансового отчета в сроки согласно положениям учетной политики компании. Данный алгоритм применяем при любом режиме налогообложения.

Сервисы, помогающие в работе бухгалтера, вы можете приобрести здесь.

Хотите установить, настроить, доработать или обновить «1С»? Оставьте заявку!

Какую форму использовать для составления авансового отчета по корпоративной карте

Как уже отмечалось выше, для авансового отчета предусматривается унифицированная форма документа. Но в ней не предусматриваются сроки, по которым бы отражались операции по корпоративной карте. В этом случае компании можно дополнить форму АО-1 самостоятельно или разработать собственную форму авансового отчета.

Вносить какие-либо изменения, например, добавить строки, в унифицированную форму компаниям не запрещено. Это следует из Порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации (утв. Постановлением Госкомстата №20 от 24.03.99). Поэтому компания может добавить необходимые строки в форму АО-1.

Также организации могут разработать бланк для авансового отчета самостоятельно, так как с 2013 года компания не обязана применять в работе унифицированные формы документов (закон №402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). К обязательным для использования унифицированных форм являются только кассовые документы, перечисленные в Указаниях №3210-У. В частности, к ним относят ПКО и РКО (приходный и расходный кассовый ордер), расчетно-платежную ведомость, платежную ведомость, а также банковские документы. В данный перечень не входит авансовый отчет, а значит и самостоятельно разработать для своей организации бланк компаниям никто не запрещает. Главное при разработке учесть все те реквизиты, которые форма должна обязательно содержать. Все эти реквизиты можно найти в законе «О бухгалтерском учете» (п. 2 ст. 9 закона 402-ФЗ).

Важно! Форму авансового отчета утверждает руководитель компании. Даже если компания применяет унифицированную форму авансового отчета АО-1, это не отменяет обязанности по утверждении формы.

Бухучет — проводки по корпкартам

Учет расчетов по корпоративным картам ведется по счету 55.

Вот несколько примеров проводок для отражения операций, связанных с бизнес-картами:

Дебет 55 Кредит 51 — пополнение корпоративной карты с расчетного счета;

Дебет 71 Кредит 55 — сотрудник произвел расход с карты или снял наличные (до предоставления отчета);

Дебет 10, 41, 44, 60, 76 Кредит 71 — получен отчет сотрудника по расходам, они разнесены по бухгалтерским счетам по видам затрат;

Дебет 50 Кредит 71 — сотрудник вернул часть неистраченных наличных средств;

Дебет 51 Кредит 55 — средства со счета корпкарты возвращены на расчетный счет организации.

Оформление корпоративной карты

Часто корпоративная карта оформляется посредством заключения договора на открытие отдельного банковского счета компании. Но также ее можно оформить с привязкой к текущему расчетному счету.

Корпоративная карта относится к одной из существующих платежных систем, например, VISA или Mastercard. Она оформляется на директора или какого-то материально ответственного работника.

Бизнес-карта используется для:

• снятия налички с расчетного счета и безналичной оплаты расходов (включая командировочные или представительские расходы), как в рублях, так и в иностранной валюте. Использовать карту можно и в России, и за рубежом;
• проведения других операций в рублях, не запрещенных российским законодательством;
• проведения других операций в иностранной валюте, но только при соблюдении требований валютного законодательства РФ.

Данные моменты указаны в п. 2.5 Положения ЦБ от 24.12.2004 г. № 266-П.

Корпоративная карта или выдача наличных — что выгоднее

Обычно выдать деньги в подотчёт из кассы дешевле. Например, за одну корпоративную карту в «Сбербанке» вы ежемесячно отдаёте по 250 рублей. А если вы часто получаете наличные от покупателей, то выдача из кассы сотруднику на командировку никаких затрат не повлечет.

Другой вопрос — если наличных у вас практически нет. Тогда придётся идти в банкомат. Комиссия 2,8 %, но не менее 400 рублей. За снятие 150 000 рублей банк возьмет 4 200 рублей. В такой ситуации карта выгоднее, так как за её годовое обслуживание вы отдадите 3 000 рублей.

Подотчётные деньги можно перевести на личную карту физлица. В отличие от корпоративной, за её обслуживание сотрудник платит сам. С ФНС тоже никаких проблем не возникнет. Главное, в платёжке укажите «выдача подотчётных средств». Но здесь встаёт вопрос лимитов на переводы физлицам.

Например, у вас подключен тариф «Всё, что надо» от «Альфа-Банка» — переводы физлицам до 500 тыс. рублей в месяц комиссией не облагаются. А за переводы от 500 тыс. до 2 млн рублей комиссия 1,5 %. Допустим, на зарплату вы уже перевели в этом месяце 500 тыс. рублей. Чтобы перевести 100 тыс. рублей командировочных, нужно отдать банку 1 500 рублей комиссии.

С корпоративной банковской картой юрлица такой проблемы нет. Это будет внутрибанковский перевод с расчётного счёта на спецсчёт компании. Комиссия либо минимальная, либо отсутствует.