Сроки хранения счетов-фактур с 1 октября 2021 года: что изменилось

Плательщики налога на добавленную стоимость обязаны вести книги покупок и книги продаж, чтобы учитывать суммы налога на добавленную стоимость. Компании, которые выставляют и получают счета-факутры как посредники, например оказывают транспортные услуги или выступают застройщиками, должны вести журналы учета всех счетов-фактур.

Порядок ведения и заполнения, а также форма книг и журналов учета закреплены в Постановлении. Регистрировать следует все документы: первичные, исправленные, корректировочные. Они могут быть электронными или бумажными.

Срок хранения счета-фактуры

Срок хранения счета-фактуры, на основании которого НДС начисляется к уплате в бюджет, нужно считать в таком порядке:

  • начало – с 1 января года, следующего за тем, в котором счет-фактура отражен в книге продаж;
  • окончание — 31 декабря пятого по счету года.

Срок хранения счета-фактуры, на основании которого НДС принимается к вычету, нужно считать в таком порядке:

  • начало – с 1 января года, следующего за тем, в котором фирма заявила вычет НДС — целиком или его последнюю часть;
  • окончание — 31 декабря пятого по счету года.

То есть общее правило таково: счет-фактура должен храниться в течение 5 лет после года, в котором последний раз вы отразили его в книге продаж или книге покупок.

Читайте также:  ОКВЭД: обучение охране труда

Пример. До какой даты хранить счета-фактуры Фирма выставила отгрузочный счет-фактуру в 3 квартале 2021 года и отразила его в книге продаж. НДС был уплачен в установленный срок – тремя платежами в октябре, ноябре и декабре 2021 года. Срок хранения счета-фактуры начинает течь с первого января 2021 года. Истекает — 31 декабря 2023 года. Фирма получила счет-фактуру от поставщика в 3 квартале 2021 года. Вычет по этому счету-фактуре фирма заявляла четырьмя частями: в течение 3 и 4 кварталов 2021 года, а также в 1 и 2 кварталах 2021 года. Срок хранения этого счета-фактуры начинает течь с первого января 2021 года. Истекает — 31 декабря 2022 года.

Срок хранения электронных счетов-фактур такой же, как бумажных — не менее пяти лет (ст. 317 перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20 декабря 2021 г. № 236, п. 4.2 инструкции, утвержденной Приказом Росархива от 20 декабря 2021 г. № 237).

Журналы учета счетов-фактур

Журнал учета заполняется автоматически, когда вы проводите реализации или принимаете к учету входящие счета-фактуры. Документы регистрируются по дате выставления в разделе «Выставлено». Когда счета-фактуры не передаются контрагентам, регистрация происходит по дате составления. В разделе «Получено» документы регистрируются по дате их получения. Так в журнале отображаются даты выставления и получения документов.

Компании-посредники обязаны вести журнал учета, даже если они не являются плательщиком НДС и не принимают его к вычету. Такие организации предоставляют журналы в налоговые инспекции. По этим данным ФНС контролирует, соответствуют ли начисленные суммы НДС суммам налога, принимаемым к вычету. И наоборот, соответствуют ли заявленные принципалами суммы суммам НДС, которые продавцы товаров начислили к уплате в бюджет.

Сколько хранить книгу продаж

Документы регистрируют в книге продаж тогда, когда у фирмы возникает обязанность начислить НДС.

НДС начисляют либо в момент отгрузки товара, либо в день получения предоплаты от покупателя (в зависимости от того, какое из этих двух событий произошло раньше). В обоих случаях продавец выписывает счет-фактуру. В первом случае счет-фактуру регистрируют в книге продаж в день отгрузки товаров (выполнения работ, оказания услуг). Во втором – в день поступления денег на расчетный счет или в кассу.

Срок хранения книги продаж — 4 года с даты последней записи, в том числе в дополнительном листе книги продаж.

Читайте в бераторе «Практическая энциклопедия бухгалтера»

Книга продаж

Кадровая документация

Сроки хранения регламентируются только архивным законодательством (Приказом Росархива № 236).

Все документы по своим сотрудникам, которые связаны с социальными выплатами, льготами граждан, работодатель обязан хранить в течение 75 лет. Данный срок хранения установлен для трудовых договоров, личных карточек, личных дел, аттестационных заключений и т.п.

5 лет хранятся документы о переводе сотрудников на полныйсокращенный рабочий день, табели учета рабочего времени, документы о премировании сотрудников, документы подписания техники безопасности, документы о командировке.

3 года можно хранить документы о дисциплине труда и графики отпусков.

В этой статье мы рассмотрели только основные документы, с которыми чаще всего сталкивается предприниматель в своей деятельности. Полный перечень всех документов с определением срока их хранения приведен в Приказе Росархива от 20.12.2019 № 236.

Сколько хранить книгу покупок

В книге покупок документы регистрируют тогда, когда фирма использует вычет по НДС и выполняет условия:

Читайте также:  Как и на каких ресурсах проверить сведения о контрагентах?

  • купленные ценности (работы, услуги) приобретены для проведения операций, облагаемых НДС, в том числе и для перепродажи, и оприходованы;
  • счет-фактура составлен по установленной форме и заполнен в соответствии с правилами, изложенными в Постановлении правительства от 26 декабря 2011 г. № 1137.

Срок хранения книги покупок — 4 года с даты последней записи, в том числе в дополнительном листе книги покупок. Такой же срок установлен для журнала учета полученных и выданных счетов-фактур.

Читайте в бераторе «Практическая энциклопедия бухгалтера»

Книга покупок

Изменение порядка хранения

Правила заполнения счетов-фактур являются Приложением № 1 к постановлению № 1137. Теперь они пополнились двумя новыми пунктами — 10 и 11. Эти пункты практически полностью дублируют утратившие силу пункты 14 и 15 Приложения № 3 к упомянутому постановлению, в котором изложены правила ведения журнала учета счетов-фактур. Но есть и отличия. Так, в пункте 11 Правил заполнения счетов-фактур сказано не только о документах, на основе которых заполняется журнал их учета, но и от тех, на основе которых составляются книги покупок и продаж.

Хранить счета-фактуры, подтверждения оператора об их принятии, извещения покупателей о получении документов следует в хронологическом порядке. Это относится как к первично выставленным документам, так и к корректировочным и исправленным счетам-фактурам.

Такой порядок означает, что документы следует хранить по дате выставления или по дате составления, если они не подлежат передаче покупателю. В отношении извещений оператора и подтверждений покупателей учитывается дата получения таких документов.

Хронологический порядок не относится к счетам-фактурам, которые выставляются в электронном виде. Это связано с тем, что налогоплательщик не обязан их распечатывать и хранить на бумаге. Если он выставил часть счетов-фактур в электронном виде, то хронологические пропуски в подшивке бумажных документов он заполнять не должен.

Журнал учета счетов-фактур, книги покупок и продаж, а также дополнительные листы к этим регистрам следует хранить не менее 4 лет с даты последней записи. Это относится к документам, составленным как на бумаге, так и в электронном виде.

Подготовка документов к долгосрочному содержанию

Хранить счет-фактуру нужно в том же варианте, в котором она была выдана покупателю. Если в бумажном формате, тогда и хранению подлежит распечатанный бланк (ст. 169 НК РФ).

Сложить счета-фактуры нужно согласно записям в журнале. Для этого используйте дырокол и папки со специальными держателями. В местах, где в журнал были внесены данные по электронным вариантам, нужно будет вставить лист с перечнем этих счет-фактур. На обложке указывайте наименование предприятия и период.

Таблица сроков хранения налоговых, бухгалтерских и кадровых документов в 2021 году

В таблице приведены сроки хранения наиболее распространенных документов налогового, бухгалтерского и кадрового учета, действующие с 2021 года.

С полным перечнем типовых управленческих документов и сроками их хранения можно ознакомиться здесь. Узнать, с какого момента исчислять сроки хранения документации и что делать после истечения сроков временного хранения можно узнать из инструкции, утвержденной приказом Росархива № 237 от 20.12.2019.

Категория документацииВид документовСрок храненияНалоговый учетДокументы о начисленных и перечисленных суммах налогов и задолженности по ним5 летНалоговый учетНалоговые декларации и расчеты по всем видам налогов5 летНалоговый учетСчета-фактуры5 летНалоговый учетДокументы учета сумм доходов и налога на доходы сотрудников5 летНалоговый учетДокументы учета реализации товаров, услуг и работ, облагаемых и не облагаемых НДС5 летНалоговый учетСправки о выполнении обязанности по уплате налогов, сборов, взносов, пени, штрафных санкций и состоянии расчетов с бюджетом5 летНалоговый учетКниги учета доходов и расходов организаций, применяющих УСН5 летНалоговый учетДокументы (переписка, акты, возражения, заявления) о разногласиях с ФНС по вопросам начисления и уплаты налогов5 летНалоговый учетПереписка о реструктуризации задолженности по налогам6 летНалоговый учетРасчеты по страховым взносам за своих сотрудников50/75 летНалоговый учетСправки 2-НДФЛ и расчеты сумм НДФЛПри наличии лицевых счетов — 5 лет При отсутствии лицевых счетов или зарплатных ведомостей — 50/75 летНалоговый учетРеестры сведений о доходах работников, представляемые налоговыми агентами в ФНС5 летНалоговый учетКарточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и страховых взносовПри наличии лицевых счетов — 6 лет
При отсутствии лицевых счетов — 50/75 летБухгалтерский учетПервичные учетные документы и связанные с ними оправдательные документы (ордера, табели, накладные, квитанции, акты о приеме, сдаче и списании имущества)5 лет при условии проведения проверки; при возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делуБухгалтерский учетРегистры бухгалтерского учета (главная книга, журналы операций, учетные карточки, ордера, ведомости, инвентарные списки)5 лет при условии проведения проверкиБухгалтерский учетДокументы учетной политики (стандарты бухучета, рабочий план счетов бухучета)5 лет после замены на новыеБухгалтерский учет Бухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключенияГодовая бухгалтерская отчетностьПостоянноБухгалтерский учет Бухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключенияПромежуточная бухгалтерская отчетность5 лет. При отсутствии годовой отчетности — постоянноБухгалтерский учет Бухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключенияДокументы о рассмотрении и утверждении бухгалтерской отчетности (акты, заключения, протоколы)ПостоянноБухгалтерский учет Бухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключенияАудиторские заключения по бухгалтерской (финансовой) отчетности:
а) у аудируемого лица; б) у аудиторской организации, индивидуального аудитораа). 5 лет; для годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности — постоянно
б). 5 лет при условии проведения внешней проверки качества работы

10 лет после возмещения ущерба; в случае возбуждения уголовных дел хранятся до принятия решения по делу

Бухгалтерский учет Бухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключенияДокументы (акты, справки, переписка) о присвоениях, недостачах и растратаха). 5 лет; для годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности — постоянно
б). 5 лет при условии проведения внешней проверки качества работы

10 лет после возмещения ущерба; в случае возбуждения уголовных дел хранятся до принятия решения по делу

Бухгалтерский учет Бухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключенияДокументы о выплатах заработной платы и других выплатах (расчетно-платежные ведомости, расчетные листы)При наличии лицевых счетов — 6 лет
При отсутствии лицевых счетов — 50/75 летКадровый учетДокументы по личному составу организации50/75 летКадровый учетКоллективные договорыПостоянноКадровый учетПеречни профессийПо месту утверждения – постоянно, в других организациях – до утверждения новых.Кадровый учетГрафики отпусков3 годаКадровый учетОригиналы личных документов работника (трудовая книжка, диплом, свидетельство и прочее)До востребования, но не более 50/75 летКадровый учетДокументы о премировании сотрудников5 летКадровый учетПриказы о кадровых перемещениях50/75 летКадровый учетЛичные карточки работников50/75 лет ЭПККадровый учетКниги, журналы, карточки учета, базы данных бланков трудовых книжек, отпусков, выдачи служебных загранпаспортов, справок о зарплате, месте работы, стаже.5 летКадровый учетДокументы (заключения, акты, протоколы) о несчастных случаях, травмах и авариях на производстве
а) по месту составления; б) в других организацияха) 45 лет; связанных с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами — постоянно
б) 5 летКадровый учетДокументы (приказы, распоряжения) о дисциплинарных взысканиях3 годаКадровый учетЗаявки о потребности в иностранных работниках1 годКадровый учетДокументы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда (справки, обоснования, предложения)5 летКадровый учетЗаявления сотрудников о выдаче документов, связанных с работой, и их копий1 годКадровый учетДокументы ( журналы, книги) учета инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте)45 лет

Cроки хранения наиболее распространенных документов в 2021 году

Читайте также:  Кто признается налоговым агентом по НДС (обязанности, нюансы)

Эти сроки установлены приказом Росархива. В то же время, по некоторым документам сроки регламентируются нормативными актами других ведомств. Если по одним и тем же документам в нормативных актах установлены разные сроки, рекомендуем для безопасности выбирать больший.

То же самое с документами, которые вы создали или получили до изменения сроков хранения. По ним тоже руководствуйтесь наибольшим сроком.

В сервисе «Моё Дело» все ваши документы сохраняются автоматически

Счета, акты, договоры и вся отчётность хранится в личном кабинете, к которому вы в любое время можете получить доступ

Бесплатная консультация по хранению документов

Сроки хранения документов организаций

Обратите внимание: для сроков, которые зависят от даты оформления документов, используется обозначение «50/75 лет». 50 календарных лет должен храниться документ, оформленный после 2003 года, 75 лет — оформленный до 2003 года. Срок хранения с о означает, что после его истечения документ может быть отобран на постоянное хранение.

Категория документацииВид документовПрежние срокиНовые срокиНалоговый учетСчета-фактуры4 года5 летНалоговый учетРеестры сведений о доходах физических лиц, представляемых налоговыми агентами75 лет5 летНалоговый учетКниги учета доходов и расходов ИП и организаций, применяющих УСНПостоянно5 летНалоговый учетРасчеты по страховым взносам за своих сотрудниковПри наличии лицевых счетов — 5 лет При отсутствии лицевых счетов — 50 лет (если документы оформлены с 2003 года)/75 лет (если документы оформлены до 2003 года)50/75 летНалоговый учетКарточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и страховых взносовПри наличии лицевых счетов — 5 лет
При отсутствии лицевых счетов — 50/75 летПри наличии лицевых счетов — 6 лет
При отсутствии лицевых счетов — 50/75 летБухгалтерский учетДокументы (акты, справки, переписка) о присвоениях, недостачах и растратах5 лет, для части этой документации — постоянно10 лет после возмещения ущерба; в случае возбуждения уголовных дел хранятся до принятия решения по делуБухгалтерский учетДокументы о выплатах заработной платы и других выплатах (расчетно-платежные ведомости, расчетные листы)При наличии лицевых счетов — 5 лет
При отсутствии лицевых счетов — 50/75 летПри наличии лицевых счетов — 6 лет
При отсутствии лицевых счетов — 50/75 летКадровый учетПриказы о дисциплинарных взысканиях и документы, послужившие основанием для их вынесения5 лет3 годаКадровый учетЗаявки о потребности в иностранных сотрудниках5 лет1 годКадровый учетДокументы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда, техники безопасностиПостоянно5 летКадровый учетКарточки учета, книги, журналы, базы данных отпусков3 года5 летКадровый учетДокументы учета аварий и несчастных случаев на производствеПостоянно45 летКадровый учетГрафики отпусков1 год3 года

Сроки хранения документов

С нами все ваши документы под надёжной защитой

Передача данных между вашим компьютером и сервером онлайн-бухгалтерии шифруется по протоколу SSL уровня, как в крупнейших банках. Каждые 15 минут все данные копируются на дополнительные сервера.

Получить бесплатный доступ

Определение срока хранения товарных накладных и счетов-фактур в нестандартных ситуациях

Если право на вычет использовано позже

Право на вычет налога актуально на протяжении трех лет после завершения периода получения счета-фактуры. Если компания решила воспользоваться своим правом позже, то сроки хранения сдвигаются, так как четырехлетний период хранения с/ф начинает отсчитываться, начиная с момента завершения периода, в котором включен возмещаемый НДС в декларацию.

Например, если компания получила товары во IIкв. 2021г., а НДС по ним приняла к вычету во IIкв. 2021г., то начало срока хранения с/ф и накладных в налоговых целях сдвигается на один год.

Если с/ф получен позже, чем товар с накладной

Если товарные ценности с сопроводительной накладной получены в одном периоде, а счет-фактура по ним позже в другом периоде, то срок хранения сдвигается. Причем сдвигается не только период хранения с/ф, но и накладной, используемой в качестве основания для подтверждения принятия к учету ценностей.

Если по накладной материалы получены, но не оплачены

В данном случае возникает задолженность, которую можно списать через три года в связи с окончанием срока исковой давности. Накладную при этом нужно хранить на протяжении 4л. с момента окончания периода исковой давности, в общей сложности 7 лет.

Если ежегодно с контрагентом составляется акт сверки с прописанной в нем задолженностью, который подписывается обеими сторонами, то трехлетний срок исковой давности начинает отсчитываться заново с момента подписания данного акта. Соответственно, сдвигается период хранения накладной и счета-фактуры, подтверждающих данный долг.

Если акт сверки будет ежегодно подписываться, то период исковой давности будет постоянно сдвигаться, вместе с тем будет каждый год переноситься период окончания необходимости хранить документы. В этом случае срок хранения может увеличиться до бесконечности, причем хранение накладной должен обеспечить как покупатель, так и продавец.

Порядок хранения документов на предприятии

Регистры и первичную документацию можно хранить как в бумажном, так и электронном формате. Порядок хранения определяется Положением, утвержденным Письмом Минфина 105 от 29.07.1983. Прежде всего, место для хранения должно отвечать определенным требованиям:

  • Быть недоступным для широкого круга лиц;
  • Иметь подходящие параметры по состоянию окружающего воздуха;
  • Обладать высокой степенью безопасности, пожарозащищенности.

Помещение для хранения должны быть специально подготовленным. Идеальным вариантом будет несгораемый металлический сейф или шкаф, закрывающийся на надежный замок.

Обязательно назначается ответственное лицо, на которого возлагаются обязанности по обеспечению сохранности и безопасности вверенной архивной документации на протяжении всего периода хранения. По истечении установленных сроков документы могут быть уничтожены.

При этом собирается комиссия по оценке документации на предмет истечение периодов их хранения. Бумаги, подлежащие уничтожению, передаются по передаточному акту в специализированную компанию, занимающуюся переработкой данного сырья. Уничтожение документов с истекшим периодом хранения подлежит обязательному документированию.

Уничтожаем бухгалтерские документы

Хотелось бы обратить внимание читателей на санкции, которые могут быть применены к налогоплательщику при отсутствии у него первичных документов. Рассмотрим самые распространенные.

Если первичные документы уничтожены после установленного срока хранения – хорошо, можете спать спокойно. Но порой при расчете срока руководствуются общими правилами (прописанными в Законе № ­209-ФЗ, НК РФ и Перечне Минкультуры РФ) и забывают о специальных «оговорках», таким образом уничтожая документы, которые еще должны были хранить. И вот в этом случае чаще всего и возникают проблемы.

Непредставление в установленный срок налогоплательщиком в налоговые органы документов

или иных сведений, предусмотренных НК РФ и иными актами законодательства о налогах и сборах, влечет ­применение ответственности по ст. 126 НК РФ:

  • если эти документы не содержат признаков налоговых правонарушений, предусмотренных ст. 119 и 129.4 НК РФ, то штраф составит 200 руб. за каждый непредставленный документ (ст. 119 посвящена представлению налоговых деклараций, а ст. 129.4 – уведомлениям о контролируемых сделках);
  • если организация откажется предоставить имеющиеся у нее документы или представит их с заведомо недостоверными сведениями и такое деяние не связано со ст. 135.1 НК РФ (непредставление банком справок / выписок по операциям и счетам), то размер штрафа составит 10 000 руб.

Однозначно избежать привлечения к ответственности по ст. 126 НК РФ можно, если срок хранения затребованных налоговиками документов истек и к моменту запроса они уже были уничтожены организацией, но это еще нужно будет доказать (см. постановления ФАС Уральского округа от 17.11.2009 № Ф09-8891/09-СЗ по делу № А47-5018/2008; ФАС Северо-Западного округа от 06.07.2009 по делу № А05-8773/2008 (определением ВАС РФ от 13.10.2009 № ВАС -13307/09 ­отказано в ­передаче данного дела в Президиум ВАС РФ)).

Читайте также:  Изменения по налогу на имущество юридических лиц в 2021 году

Если при проверке инспекторы обнаружат отсутствие (или будут уничтожены) первичные документы, счета-фактуры, регистры бухгалтерского или налогового учета, то компания может быть ­оштрафована в ­размере (ст. 120 НК РФ):

  • 10 000 руб. – если нарушение совершено в течение одного налогового периода;
  • 30 000 руб. – если нарушение совершено в течение более чем одного налогового периода.

Если при этом обнаружится занижение налоговой базы, то на компанию будет возложен штраф в размере 20% от неуплаченной суммы ­налога, но не менее 40 000 руб. (п. 3 ст. 120 НК РФ).

За одно и то же правонарушение двух мер налоговой ответственности быть не может, поэтому организацию смогут наказать либо по ст. 126 НК РФ, либо по ст. 120 НК РФ. Суммировать эти штрафы не ­будут.

Кодекс РФ об административных правонарушениях тоже содержит ряд положений о штрафах за нарушение сроков хранения документов. Размер штрафа зависит от вида нарушения.

Статья 13.25 КоАП РФ предусматривает штрафы за нарушение сроков хранения документов, обязанность хранения которых предусмотрена законодательством об АО, ООО, о государственных и муниципальных унитарных предприятиях, о пенсионных и инвестиционных фондах, а также принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами. Получается, что здесь речь идет в первую очередь о хранении корпоративных документов

, фигурирующих в этой группе нормативных правовых актов, в которую большинство учетных ­документов не подпадает.

Но сюда подпадают, например, бухгалтерские балансы АО, их отчеты о прибылях и убытках, аудиторские заключения

(п. 2.1.10 Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, ­утвержденное ­постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 № 03-33/пс).

Перечень документов ООО

, за утрату которых может применяться статья 13.25 КоАП РФ, немного другой. Он приведен в ст. 50 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью». Примечательно, что среди прочего там сказано, что ООО обязано хранить «иные документы, предусмотренные федеральными законами и иными правовыми актами Российской Федерации, уставом общества, внутренними документами общества, решениями общего собрания участников общества, совета директоров (наблюдательного совета) общества и исполнительных органов общества». Очевидно, сюда подпадает и бухгалтерская отчетность.

Размеры штрафов по ст. 13.25 КоАП РФ составляют:

  • от 2500 до 5000 руб. – для должностных лиц;
  • от 200 000 до 300 000 руб. – для юридических лиц.
Добавить комментарий

Adblock
detector