Программа для печати препроводительной ведомости с QR-кодом

Что такое инкассация

Инкассация — это услуга по перевозке ценностей с охраной. Перевозить можно деньги, документы и вообще что угодно, дорогое сердцу. Обычно предприниматели заказывают перевозку денег в банк, но направление может быть любым: в банк, из банка, между подразделениями фирмы, в другую компанию или частному лицу.

По закону «О банках и банковской деятельности» () инкассация денег, векселей, платёжных и расчётных документов относится к банковским услугам и поэтому регулируется положениями Центробанка. Это значит, что оказывать инкассаторские услуги может не кто угодно, а только организации, у которых есть на это лицензия.

Обычно, когда говорят про инкассацию, подразумевают вооруженных охранников, которые приезжают по графику на бронированной машине. На самом деле, это не единственный вариант. Есть ещё самоинкассация: зачислять деньги на расчётный счёт можно через операциониста в банке, самостоятельно через банкомат, через автоматические ящики или даже заказать доставку банкомата к вашему магазину. Про всё это расскажем отдельно, сейчас — только про традиционную выездную инкассацию, тех самых вооруженных охранников.

Из чего изготавливаются инкассаторские сумки

Мешок или сумка для транспортировки денег и прочих материальных ценностей изготавливается из прочной брезентовой ткани, которую непросто прорезать или проколоть, не говоря уже о ручном разрыве. Все швы дополнительно укрепляются специальными нитями, что предотвращает их произвольное расхождение под тяжестью груза.

Использовать сумку для инкассации можно независимо от погодных и природных условий. Специальная пропитка предотвращает попадание влаги внутрь, а металлический каркас и замок-защелка, изготовленные из качественного сплава, не боятся коррозии.

Читайте также:  Кто имеет льготы по транспортному налогу в 2021 — 2021 годах?

Как часто нужно отвозить деньги в банк

Предприниматель может сам определить, как часто перечислять деньги на расчётный счёт. В законе есть понятие «лимит остатка наличных денег» — это максимальная сумма, которая может быть в вашей кассе. Но во-первых, устанавливать её обязаны только средний и крупный бизнес, а во-вторых, определяет эту сумму сам предприниматель — . Для ИП, микро и малого бизнеса устанавливать лимит не обязательно: они могут держать в кассе столько денег, сколько хотят, и переводить их на расчётный счёт так часто, как хотят.

Что кладется в инкассаторскую сумку или пакет?

Как правило, содержимым инкассаторских инструментов выступают денежные средства или важные документы. Если перевозятся деньги, то во внутренний карман сумки или мешка вкладывается сопроводительная ведомость. Стоит отметить, что эта ведомость изготовляется в трех экземплярах, две другие копии находятся у инкассатора и ответственного за инкассацию лица.

Вне зависимости от содержимого сумки оно надежно защищено от несанкционированного проникновения несколькими элементами защиты:

• прочным материалом сумки – она изготавливается из надежной брезентовой ткани;
• надежным металлическим замком-защелкой;
• пломбой.

Кроме того, содержимое защищено от порчи при возможном контакте с водой (брезентовый материал имеет водонепроницаемую пропитку).

Особенности формирования инкассаторской сумки

Службы инкассации и курьерской доставки выполняют свою работу быстро и без задержек. Во многом такая оперативность зависит от предварительной подготовки документации и необходимого инвентаря, то есть мешков, сумок и упаковок.

Каждый из сотрудников знает, что именно кладется в инкассаторскую сумку, как заполняется препроводительная ведомость и какие сопутствующие товары требуются для пломбировки.

Порядок проведения инкассации в торговых точках определяется двумя способами:

1. Предварительная доставка инкассаторского мешка с необходимыми документами на место.
2. Непосредственное инкассирование и формирование сумки представителями службы.

Первый способ применяется на точках с небольшим оборотом, где процедура передачи денег происходит в торговом зале. Второй используется для инкассации крупных супермаркетов и прочих заведений, где предусмотрено отдельное помещение для хранения денежной массы, имеются сейфы и установлен порядок многократной сдачи кассовой выручки в течение рабочей смены.

При отправке денег в хранилище или банковское учреждение мешок инкассатора:

• должен быть опечатан и иметь четкий оттиск на пломбе;
• сопровождает препроводительная ведомость, которая вложена во внутренний карман и заполнена согласно всем требованиям;
• вмещает денежную сумму, величина которой отражена в сопроводительных документах, а сами купюры сложены по номиналу в отдельные пачки, сумма которых также выведена.

Оформление документов, сопровождающих инкассаторскую сумку, происходит в несколько этапов:

• сначала службой инкассации;
• затем торговой точкой, которая отправляет выручку;
• снова службой инкассации при изъятии денежных средств перед доставкой в хранилище.

Плюсы и минусы инкассации

Предприниматели заказывают инкассацию, чтобы обезопасить свои деньги и тратить меньше времени. С другой стороны, тратить время всё равно нужно — оформлять и заполнять документы. Разберем плюсы и минусы, чтобы понять, стоит ли тратиться на инкассацию.

Плюсов у инкассации несколько: это безопасно, быстро и почти не нужно отвлекаться от работы.

Безопасность. Инкассаторы охраняют ваши деньги: у них автоматы и бронированная машина. Они гарантируют, что деньги доедут до банка. Когда вы везёте деньги самостоятельно, за деньги отвечаете вы. И автомата у вас нет.

Без простоев. Если вы работаете без сотрудников, приходится выбирать: или пойти в банк, или на точку. Всё время, которое вы проводите в банке, точка простаивает, а вы не зарабатываете. С инкассацией вы не тратите время на походы в банк.

Скорость зачисления. Инкассаторы не только привозят деньги в банк, но и переводят их на расчётный счёт. Иногда, если вы зачисляете деньги через операциониста в банке, что-то идёт не так, и деньги долго не приходят. У инкассаторов всё быстро. Если оформить все сопроводительные документы правильно, деньги забирают и зачисляют на счёт за 1 день.

Читайте также:  Начисление пени и штрафов в 1С 8.3: инструкция и проводки

Минус инкассации в бюрократии. Чтобы за вашими деньгами приезжала машина, вы должны подписать договор на обслуживание и каждый раз заполнять пачку сопроводительных документов. Документы нужно заполнять заранее: у инкассаторов есть график, и время на каждую точку ограничено. С документами строго: никаких примерных сумм или исправлений. Если вы ошиблись, инкассаторы не будут ждать, пока вы всё исправите. Они не примут наличные, а вам придётся писать отказ и оплачивать выезд.

Как заказать инкассацию

Подготовка к первой инкассации самая долгая: чтобы заказать машину, нужно оформить договор с инкассаторской службой, согласовать суммы и график, заполнить документы. С момента обращения в банк до момента, когда за деньгами приезжает машина, может пройти несколько недель. В следующие разы нужно заполнять только сопроводительные документы — их всего три, набор всегда одинаковый.

Шаг 1. Оставить предварительную заявку на инкассацию

Обычно оставить заявку можно через форму на сайте банка или инкассаторской службы. В некоторые банки приходится звонить.

Шаг 2. Согласовать тарифы

Иногда банк публикует тарифы на сайте, и вы заранее знаете, сколько будет стоить инкассация для бизнеса с вашими параметрами. Если в открытом доступе тарифов нет, о них придётся договариваться индивидуально.

Шаг 3. Заключить договор обслуживания и график выездов

Если деньги инкассирует ваш банк, договор будет двусторонним, если отдельная инкассаторская служба — трёхсторонним: вы, банк и инкассаторы. В договоре прописываются обязанности сторон: служба отвечает за перевозку, пересчёт и зачисление денег на расчётный счёт. Если с деньгами что-то случится, служба вернёт всю сумму предпринимателю.

Чтобы инкассаторы согласились с вами работать, вы должны гарантировать, что к точке можно свободно подъехать, а в коридорах по пути к кассе не будет толпы посторонних. Помещение с кассой должно закрываться на ключ, во время инкассации покупателей и клиентов в нем быть не может.

Препроводительная ведомость к сумке

Препроводительную ведомость вкладывают в инкассаторскую сумку вместе с наличными средствами. В ней содержится информация о сумке, передаваемой в банк. Она формируется в трех экземплярах:

1. Первый вкладывается в сумку инкассатора вместе с наличными деньгами;
2. Второй экземпляр передается банковскому сотруднику, который отвечает за ведение кассовых операций. На нем обязательно должна быть проставлена инкассаторская печать;
3. Третий экземпляр препроводительной ведомости остается в самой организации, у ответственного работника, занимавшегося отправкой денег. На этой копии должна быть проставлена подпись инкассатора. На основании этой подписи заполняется кассовый журнал.

Во время заполнения ведомости нельзя допустить никаких ошибок. Если ошибка все же была допущена, ее нужно будет переписывать заново. Документы лучше всего заполнять через копирку. Благодаря этому экземпляры не будут отличаться друг от друга, а также это поможет сэкономить время.

Сколько экземпляров имеет ведомость

Ведомость пишется в трех экземплярах (под ними подразумевается сама ведомость, накладная и квитанция):

• первый из которых кладется вместе с деньгами в инкассаторский чемоданчик,
• второй передается работнику кредитной организации (он должен быть обязательно завизирован печатью инкассатора),
• третий остается в бухгалтерии компании, которая переправляет деньги из кассы в банк.

Последняя копия должна быть удостоверена автографом инкассатора, в дальнейшем этот документ служит основанием для внесения необходимых сведений в кассовый журнал фирмы.

Следует отметить, что лучше всего ведомость заполнять через специальную копировальную бумагу, в таком случае все экземпляры будут абсолютно идентичны, не говоря уж о том, что это позволит сэкономить некоторое время.

Правила заполнения

За оформление ведомости несет ответственность юридическое лицо, передающее денежные средства. Как правило, данная обязанность возложена на кассира компании.

Бумага необходима для фиксирования целостности содержимого сумки. Документ оформляется тремя блоками: ведомость, накладная, квитанция.

Ведомость прикладывается к сумке с наличностью, квитанция остается у фирмы-отправителя.

Если наличные сдаются в банк без сумки инкассатора, то оформляется объявление на взнос наличными.

Читайте также:  Характеристика счета 80 Уставный капитал – проводки, субсчета, назначение, бухгалтерский учет УК ООО

Образец заполнения ведомости

Инструкция по заполнению лицевой стороны бланка:

Ведомость к сумке №: порядковый уникальный номер препроводительной ведомости.

Сумка №: номер инкассаторской сумки для наличных денежных средств.

Дата: текущая дата оформления бланка препроводительной ведомости и формирование сумки с наличностью.

От кого: если наличность сдается ответственным представителем организации (например, кассир, бухгалтер, старший кассир), то указывается его ФИО; если наличные деньги сдаются через инкассаторов – то пишется полное наименование организации, сдающей наличность.

Дебет: номер лицевого счета в банке, на который зачисляется наличные средства.

Получатель: наименование фирмы, на счет которой зачисляются деньги.

Кредит: номер расчетного счета получателя в обслуживающем банке.

Поля «дебет» и «кредит» в бланке ведомости можно оставить пустыми, специалист банка заполнит их самостоятельно.

ИНН: идентификационный номер налогоплательщика – получателя наличных денег.

Р/с: номер расчетного счета получателя в банке.

Наименование банка-вносителя: название банка организации, вносящей наличные денежные средства по предварительной ведомости.

БИК: БИК банка-вносителя.

Наименование банка-получателя: название банка организации, для которой предназначены деньги.

БИК: БИК банка-получателя.

Сумма прописью: пишется прописью сумма наличных средств, сдаваемых по препроводительной ведомости, копейки указываются цифрами.

Источник поступления: вид получения наличности, согласно Указаниям Банка России.

Заполнение правой части бланка:

Сумма цифрами: пишется сумма, подлежащая инкассации, цифрами.

В том числе по символам: заполняется символ (-ы) статьи прихода согласно номенклатуре символов и соответствующая символу сумма (-ы).

Инструкция по заполнению оборотной стороны бланка:

На оборотной стороне препроводительной ведомости к сумке располагается опись сдаваемых наличных денег.

1 – номинал банкноты или монеты.

2 – количество банкнот или монет указанным номиналом.

Читайте также:  Оформление договора займа между двумя ИП: законодательные нормы, особенности налогообложения

3 – общая сумма по указанному номиналу цифрами (произведение показателей 1 и 2 графы).

Бланк накладной к сумке с наличными деньгами заполняется аналогично бланку препроводительной ведомости.

Бланк квитанции к сумке с наличностью заполняется аналогично.

Как заполнить форму 0402300?

Документ составляется в трех экземплярах:

• для вложения в сумку;
• для банковского кассира с печатью инкассатора;
• для предприятия, отправившего наличность в кредитное учреждение.

Экземпляр, предназначенный для хозяйствующего субъекта, содержит подпись инкассатора и является основой заполнения кассового журнала.

Для проведения инкассации утвержден единый порядок. Ведомость заполняется по унифицированной форме ОКУД 0402300, ее применение обязательно.

Сведения, включающиеся в документ на лицевой стороне бланка:

• уникальный порядковый номер ведомости;
• номер инкассаторской сумки для перемещения наличности;
• дата составления бланка (текущая) и формирование сумки с деньгами;
• наименование предприятия, являющегося владельцем денежных средств и передающий их в банк;
• название получателя денег, в чей адрес отправляется наличность (при зачислении из кассы на собственный расчетный счет, в наименовании получателя и отправителя фиксируется одно и то же юридическое лицо);
• дебет — номер лицевого счета в банке;
• кредит — расчетный счет получателя денежных активов;
• передающаяся сумма наличности прописью и в цифровом варианте, копейки только цифрами;
• банк вносителя — финансовая компания, обслуживающая передающие средства фирму;
• банк получателя — банковское учреждение, принимающее наличность по поручению клиента для ее последующего зачисления на расчетный счет предприятия;
• реквизиты каждого финансового учреждения.

В качестве сведений об источнике поступления денежных средств прописывается: розничная выручка, средства, полученные от реализации продукции.

Обратная сторона препроводительной ведомости оформлена в виде описи наличности с разбивкой по столбцам:

• номинал бумажных купюр и монет;
• количество каждого указанного денежного знака;
• суммарный результат всех денежных средств с разделением по номиналам.

Под таблицей расположен акт вскрытия сумки, в который вносит информацию банковский работник после ее вскрытия.

Ведомость должна содержать оригинальные подписи ответственных специалистов: клиента, сотрудника бухгалтерии (кассира), кассового работника кредитного учреждения, принимающего наличные средства.

Квитанция служит доказательством факта принятия наличных денежных средств инкассатором. Когда чемодан с ценностями передан инкассатору, он проставляет свой автограф и оттиск штампа.

Квитанция хранится у отдающей средства компании (в соответствии с). Накладная передается сотруднику инкассации.

Заверять печатью предприятия бланк не обязательно, с 2021 года предприятия на законодательном уровне освобождены от обязанности удостоверять свою документацию печатями и штампами.

Но если использование оттисков зафиксировано в учетной политике организации, то печать проставляется. Зачастую, невзирая на отмену данного требования, банки требуют наличия печати на документе.

При заполнении ведомости нельзя допускать помарок и исправлений. Обнаружив неточности, оформляется новый бланк. Хранится ведомость в течение 1 года.

Порядок оформления

Заполнение препроводительной ведомости к сумке производится в следующей последовательности:

1. Сначала вписывается информация об инкассации и номер сумки.
2. После доставки баула и вложенной документации на торговую точку, необходимые данные вносятся отправителем.
3. После приезда инкассаторов, которые обязаны проверить соответствие наличности указанной сумме, выполняется визирование всех трех экземпляров.
4. Ведомость вкладывается во внутренний карман сумки.
5. Баул опечатывается и доставляется в финансовое учреждение.
6. Сумка вскрывается уполномоченными лицами.

Читать также: Задача на получении материалов организацией с проводками

Как уже говорилось выше, сопровождающий наличность или материальные ценности бланк имеет определенную форму заполнения, поэтому часто при сдаче денег инкассаторской службой существует шанс получить отказ из-за неправильного оформления или внесенных исправлений. Но, при наличии договора на оказание инкассаторских услуг, в некоторых случаях допускается использование ведомости с уже напечатанными данными, в которую вручную вносится только сумма и ставятся подписи.

Деньги под отчет: пять главных правил и образцы заявления и приказа

Кто вправе получать деньги

Подотчетные суммы — это деньги, которые выдаются сотрудникам для исполнения поручений компании. Относительно недавно установлены новые правила подотчета — с 19 августа 2021 года, с принятием новой редакции указания Банка России № 3210-У.

Работодатель, по ч. 1 ст. 19 ФЗ от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», обязан организовать и вести внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной деятельности. Порядок контроля за выдачей денег подотчетным лицам определяет руководитель компании. Он издает приказ со списком лиц, обладающих правом на получение денежных средств из кассы организации.

Подотчетными являются лица, которым организация или ИП выдает деньги для выполнения поручений и которые обязаны предоставить отчет об их использовании. Ими выступают любые работники предприятия.

Как получить деньги

До введения поправок работник для получения денег направлял в бухгалтерию или отдел кадров заявление, в котором указывалась необходимая сумма и пояснение, на что ее потратят. Но в 2021 году, с 19 августа, стало проще выдавать подотчетные сотрудникам. Изменения предусмотрены указанием ЦБ РФ от 19.06.2017 № 4416-У. С 19.08.2007 заявление предоставлять не обязательно.

Для выдачи денег достаточно приказа или другого распорядительного документа компании от имени директора. Форма такого документа произвольная. Но в нем должны содержаться следующие реквизиты:

Какую сумму выдавать подотчет

В России расчеты в рублях, которые осуществляются в рамках одного договора, не должны превышать 100 000 рублей. Указание на это имеется в п. 5 и 6 указаний ЦБ РФ от 07.10.2013 № 3073-У.

Считается, что это ограничение превышать нельзя. Но есть и нюансы. Этот лимит на расходы установлен только для расчетов с другими организациями и ИП (см. п. 6 указаний ЦБ РФ № 3073-У). А на расчеты с физлицами, которыми выступают сотрудники предприятия, он не распространяется. Сюда входит заработная плата, социальные выплаты, личные нужды руководителя организации и выдача денежных средств подотчет. Учитывая это, выдача большей суммы не является нарушением кассовой дисциплины.

Необходим ли отчет за полученную сумму

Как указано в п. 6.3 указаний ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У, до 19.08.2017 запрещалось выдавать деньги, если сотрудник не предоставил отчет о ранее полученных суммах. Здесь ЦБ внес изменения в подотчет. Теперь деньги допускается выдавать, даже если работник не погасил задолженность по ранее выданным денежным средствам.

Но это не значит, что оформлять авансовые отчеты по израсходованным суммам сотрудникам больше не нужно. Отчетные документы о потраченных деньгах работник в обязательном порядке передает в бухгалтерию.

Сроки отчета

Как указано в п. 6.3 указаний ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У, работник обязан предоставить отчет по полученным суммам не позднее трех рабочих дней после истечения срока, на который эти суммы были выданы. Но новые требования к оформлению подотчетных сумм не устанавливают конкретный срок, в течение которого сотруднику надо подать отчет о потраченных деньгах. Он указывается в приказе работодателя.

Если срок возврата не установлен, сотрудник сдает отчет в тот же день, в который их получил. Указание на это имеется в письме ФНС от 24.01.2005 № 04-1-02/704.

А вот для командировочных расходов существуют особые условия авансового отчета. По п. 26 положения, утвержденного постановлением правительства РФ от 13.10.2008 № 749, сотрудник обязан отчитаться по ним в течение 3 рабочих дней со дня возвращения.

Главные правила

Подведем итог сказанного:

1. Под отчет выдается любая сумма.

2. С 19.08.2017 работнику, чтобы получить деньги подотчет, достаточно распоряжения руководителя компании. Заявление писать не обязательно.

3. Ранее до сдачи отчета за прошлую сумму работник не мог получить подотчетные, теперь ответ на вопрос: можно ли выдавать деньги в подотчет, если сотрудник не отчитался за предыдущий, — да, можно.

4. Подотчетные суммы разрешается переводить на банковские карты.

5. С 19.08.2017 обновлены локальные акты о расчетах с подотчетными лицами.

Ответственность

Организациям и ИП важно соблюдать порядок ведения кассовых операций. За нарушение этого порядка грозит штраф (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ):

• для организации — от 40 000 руб. до 50 000 руб.;
• для ее должностных лиц и ИП — от 4000 руб. до 5000 руб.

Источники

• https://zhiza.evotor.ru/kak-inkassirovat-dengi-v-bank/
• https://Biot.ru/articles/ispolzovanie-inkassatorskih-sumok-i-paketov
• https://assistentus.ru/forma/0402300-preprovoditelnaya-vedomost-k-sumke/
• https://okbuh.ru/kassovye-operatsii/preprovoditelnaya-vedomost-k-sumke
• https://praktibuh.ru/buhuchet/denezhnye-sredstva/nalichnye/dok/preprovoditelnaya-vedomost-k-sumke.html
• https://1000form.ru/preprovoditelnaya-vedomost-k-sumke/
• https://www.klerk.ru/buh/articles/496919/

Правила заполнения ведомости

Препроводительная ведомость должна заполняться в соответствии с установленными правилами.

Читайте также:  Вексель – быстрый и эффективный способ взаиморасчетов

Оформление лицевой стороны:

• В поле «номер ведомости» ставят уникальный порядковый номер ведомости;
• В строке «номер сумки» прописывается номер сумки инкассатора;
• Обязательно указывается дата, когда происходит оформление ведомости и формирование сумки с наличными деньгами;
• В графе «от кого» указываются реквизиты того, кто сдает деньги: если это ответственный работник, пишутся его инициалы, а если через инкассаторов – прописывается полное название компании, сдающей деньги;
• В строчке «дебет» прописывают номер банковского счета, на который зачисляются деньги;
• В поле «кредит» указывают счет получателя денег;
• В графе «получатель» указывают название организации, на счет которой перечисляют наличность;
• В строке «банк вносителя» пишут название и код кредитной организации, которая сдает деньги;
• В поле «банк получателя» указывают название и код того банка, который получает наличность;
• В строчке «источник поступления» пишут способ получения наличности и ее вид;
• Обязательно указывается сумма сдаваемых денежных средств прописью;
• Также должны быть указаны реквизиты компании, получающей наличные деньги (ИНН и КПП).

Заполнение правой части ведомости:

• В поле «сумма цифрами» прописывают инкассируемую сумму;
• В графе «по символам» пишутся символы приходных статей.

Заполнение оборотной стороны.

На оборотной стороне ведомости находится опись сдаваемой наличности:

• 1 графа – номинал монеты или купюры;
• 2 графа – число монет и купюр с данным номиналом;
• 3 графа – общая сумма средств по данному номиналу (умножение показателей первых друг граф).

Бланк накладной заполняется точно так же, как и сама ведомость. Квитанция тоже заполняется аналогичным способом.