Инструкция по оформлению акта закупки у физического лица

Почему физические лица вправе участвовать в закупках по 44-ФЗ

В торгах принимают участие не только организации и индивидуальные предприниматели, но и физические лица без образования ИП. Об этом прямо говорится в п. 4 ч. 1 ст. 3 44-ФЗ. Если у гражданина есть возможность предложить товары, работы или услуги, он вправе участвовать в закупках. 44-ФЗ не устанавливает определенных правил для закупок у физических лиц. Главное условие — соблюдать положения Федеральной контрактной системы и требования конкретной закупочной документации.

Гражданское законодательство не препятствует физлицам заниматься предпринимательством без регистрации ИП. Запрещено незаконное ведение предпринимательской деятельности (ст. 171 УК РФ). Это значит, что заниматься коммерцией без учета и лицензирования, если эти условия являются обязательными, нельзя. Для нарушителей, причинивших крупный ущерб и заработавших на нелегальной деятельности более 2 250 000 рублей, грозит административная ответственность (штраф до 300 000 рублей или в размере дохода за период до 2 лет, обязательные работы до 480 часов или арест до 6 месяцев).

Следите за изменениями по закупкам с помощью КонсультантПлюс!

Настройте индивидуальный профиль и получайте сообщения о новостях и поправках сразу, как они появляются в системе. А пояснения экспертов и сравнение редакций НПА помогут понять запутанные формулировки и разобраться в новых правилах. Попробуйте бесплатно!

Читайте также:  Когда и как проводится реформация бухгалтерского баланса

Получить бесплатный доступ к материалам КонсультантПлюс на 2 дня

В каких закупках физлица не участвуют

Некоторые закупки физическим лицам недоступны. Такой поставщик не сможет подать заявку для следующих заказов:

  1. Если торги только для субъектов малого предпринимательства. Физическое лицо не является СМП и принимать участие в торгах он не вправе. Заказчик откажет физлицу без рассмотрения.
  2. Если заказчик установил требование о лицензировании. Гражданин не получает лицензию на предпринимательскую деятельность, значит, участвовать в таких тендерах ему нельзя.
  3. Если выполнять работы и оказывать услуги обязан поставщик из числа членов саморегулируемой организации (СРО). Аналогичная ситуация — граждане не становятся членами СРО.

Когда деятельность не требует лицензирования и регистрации ИП, гражданин вправе принимать участие в закупках от своего имени и предлагать товары, работы и услуги.

Какие еще документы понадобятся

Если товары вы закупаете за наличные деньги через подотчетника, то он должен составить авансовый отчет. А уже к отчету он приложит акт закупки. Когда же ваш кассир лично выдаст продавцу деньги за товары, надо будет составить расходный кассовый ордер по форме № КО-2, утвержденной постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88 . Еще вариант — оплату за покупку можно перечислить на личный счет физлица. Тогда подтверждением расчетов будет платежное поручение.

Здравствуйте. В последнее время меня часто спрашивают о том, как правильно организациям или ИП закупать товары у простого физ. лица и отразить это документально. Также мне многие задавали вопросы о том, как отразить документально закупку товаров из Китая через посредника. Так вот на эти 2 вопроса будет ответ в этой статье.

Как оформляется такая закупка

Особых правил для оформления документов заказа в случае допуска физлиц не предусмотрено. Заказчик перечисляет в закупочной документации и извещении документы, которые требует от поставщиков, и прикладывает рекомендуемую форму заявки на участие в закупке.

У физических лиц нет уставных или регистрационных документов, у него есть только персональные регистры. Они демонстрируют заказчику:

  • Ф.И.О. и адреса прописки и проживания вместо наименования поставщика и его юридического и фактического адреса;
  • паспорт (копию всех 20 страниц) вместо выписки из ЕГРЮЛ или ЕГРИП;
  • ИНН не является обязательным документом для граждан (только для организаций и индивидуальных предпринимателей).

Никаких других особенностей или ограничений не предусмотрено. Участник-физлицо оформляет заявку, делает ценовое предложение и участвует в торгах. При передаче ТРУ оформляется особый закупочный акт: это специальный документ, который применяется для оформления сдачи-приемки товаров, работ и услуг между организацией-заказчиком и физлицом-поставщиком.

Сложности возникают с оформлением контракта. Есть ряд положений, которые обязательны для соглашений по 44-ФЗ между физическими и юридическими лицами:

  1. Граждане, получающие доход, обязаны уплачивать подоходный налог: 13% — для резидентов, и 30% — для нерезидентов. Налоговым агентом выступает организация-заказчик. Включаем в контракт условие о снижении суммы, перечисляемой физическому лицу за поставленные товары, работы, услуги, на величину НДФЛ (ч. 13 ст. 34 44-ФЗ). Если такой пункт не согласован с поставщиком, то контракт автоматически признается недействительным.
  2. Аналогичная ситуация и со страховыми взносами. Налоговый агент обязан перечислить 22% на ОПС, 5,1% — на ОМС, 2,9% — в ФСС. Все эти суммы вычитаются из цены контракта. Заказчику рекомендуется заранее прописать это условие — еще на этапе составления закупочной документации.
  3. Соглашения, заключенные с физлицом как с единственным поставщиком, составляются без указания того, что заказчик выступает в роли налогового агента (ч. 15 ст. 34 44-ФЗ). Включение этого условия не является нарушением. Нарушителем заказчик станет, если не перечислит положенную сумму налогов и взносов.

ВАЖНО!

Контракты с физическими лицами не учитываются при расчете объема закупок для СМП, так как физические лица — это не субъекты малого предпринимательства.

Способы выдачи закупочной документации и необходимые реквизиты

Для создания данного документа можно прибегнуть к одному из 2-х способов:

  1. Использовать разработанный шаблон согласно формы ОП-5, о котором шла речь выше. Его же образец утверждался формой ГоскомСтата РФ № 132, от 25.12.1998г. Чаще всего она применяется по своему непосредственному назначению — закупке организациями общепита сельскохозяйственной продукции у населения.
  2. Предприятие может воспользоваться инициативой Закона «О бухгалтерском учете» от 2013-го года, согласно которого могут разрабатывать формы первичных документов своими силами. Таким образом, бухгалтерия или делопроизводство устанавливают свою внутреннюю форму Акта, при условии, что он будет содержать реквизиты, указанные в Законе № 129-ФЗ от 21.11.1996.

К обязательным реквизитам любой первичной документации относят:

  • наименование документа и дата его составления;
  • название организации, составившей хозяйственный или иной документ;
  • смысл произведенной операции;
  • ее мера измерения (единицы);
  • ответственные за проведение операции должностные лица;
  • подписи ответственных.

Также читайте статью «Применение и образцы формы бланков акта приема-передачи.»

Читайте также:  Расходы на командировки. Наши люди на такси не ездят?

Как заполнить акт

Для закупочного акта действует унифицированная форма № ОП-5 (закреплена Постановлением Госкомстата №132 от 25.12.1998). В качестве альтернативы применяют договор закупки у физического лица или иной документ, разработанный организацией. Форма подтверждения закупки определяется руководством (информация Минфина №ПЗ-10/2012).

Если заказчик использует самостоятельно разработанный закупочный акт, его надлежит утвердить отдельным приказом и закрепить в учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008). Обязательно включите в документ:

  • его название и основные реквизиты (номер, дата);
  • сведения о заказчике;
  • содержание операции;
  • количество поставки;
  • стоимость приобретенных товаров, работ и услуг.

Вся эта информация указывается и в бланке акта ОП-5. Вот как составить закупочный акт:

  1. Определиться с формой — локальной или унифицированной.
  2. Указать информацию об организации-заказчике — его наименование, ИНН, код по ОКПО.
  3. Внести номер и дату.
  4. Отметить место закупки.
  5. Прописать стороны сделки: покупателя (сотрудник заказчика) и продавца.
  6. Раскрыть содержание операции. Для этого в форме предусмотрена табличная часть. Вносите все товары (по возможности с кодами), указывая точное количество, единицу измерения, цену и итоговую стоимость. Далее указать вид операции при продаже в закупочном акте: для операций по передаче, отгрузке, приобретению товаров, работ, услуг проставляется КВР 01 (Письмо ФНС №СД-4-3/[email protected] от 20.09.2016).
  7. Заполнить текстовую часть. В расписке указываются паспортные данные поставщика и сумма операции.

Акт подписывает продавец, покупатель (тот, кто принял или приобрел товары, работы, услуги) и утверждает руководитель организации-заказчика. Если в сделке фигурировали наличные средства, включите в документ блок с распиской о получении поставщиком денежных средств.

Об авторе этой статьи

Александра ЗадорожневаБухгалтер, эксперт проекта Практикующий бухгалтер. Работаю с начала учебы в ВУЗе. Есть опыт работы и в коммерции, и в бюджете. С 2006 по 2012 работала бухгалтером-кассиром и кадровиком. С 2012 по настоящее время — главный бухгалтер в бюджетном учреждении. Помимо прямой бухгалтерии занимаюсь закупочной и планово-экономической деятельностью. 4 года пишу тематические статьи для профильные изданий.

Другие публикации автора
  • 2021.08.19ОбразцыСоставляем договор на оказание услуг по грузоперевозке автомобильным транспортом
  • 2021.08.19Документы заказчикаИнструкция по формированию уникального номера реестровой записи участника бюджетного процесса
  • 2021.08.17Контроль закупокТаблица новых КБК для госзакупок
  • 2021.08.16Документы заказчикаКак изменить или расторгнуть контракт из-за повышения стоимости на стройматериалы

Инструкция по заполнению закупочного акта в 2021 году

Сегодня нет острой необходимости использовать унифицированную форму для оформления этого акта. Однако стоит отметить, ранее применялся типовой бланк ОП-5. Он является понятным и привычным для многих компаний, поэтому и сегодня часто используется при оформлении закупочного акта.

Хотя законодательство не запрещает вносить в эту форму какие-то изменения, например, чтобы адаптировать его под конкретную организацию-покупателя. Также компании часто разрабатывают собственные бланки, корректируя их под свои нужды.

Обычно между покупателем и продавцом, в качестве которого выступает физическое лицо, составляется договор или соглашение. Это является свидетельством того, что стороны договорились совершить определенную сделку. При этом среди условий должен присутствовать пункт, в котором упоминается о составлении данного акта.

Такая сделка предполагает, что фермер передает компании определенную продукцию, а взамен получает денежные средства. При помощи закупочного акта подтверждается, что это действительно было сделано, стороны выполнили свои обязательства.

По сути, это не только подтверждение совершения данной сделки, но и расписка продавца. Здесь имеется пункт, в котором он указывает полученную сумму. Данный пункт имеется в типовой форме. При заполнении документа в свободном стиле, эту информацию рекомендуется указать от руки.

Естественно, в документе должна содержаться только достоверная информация. Например, искусственное занижение стоимости может быть рассмотрено, как незаконное отмывание денег. При каких-либо разногласиях вся указанная информация будет максимально подробно рассматриваться, и проверяться судьей. При обнаружении ошибок вряд ли стоит делать исправления и зачеркивания. Лучше приступить к заполнению новой бумаги. Если использовать рукописный вариант, документ также будет обладать юридической силой. Все автографы должны быть проставлены «вживую».

Вообще, каких-то строгих требований к заполнению данного документа законодательство не выдвигает. Здесь достаточно придерживаться общепринятых правил составления документации подобного рода.

Содержание акта

Оформление документа начинается с заполнения «шапки». Здесь прописывается полное название компании-покупателя. Также указывается организационно-правовая форма, коды ИНН, ОКУД и другие сведения. Если закупкой занимается какое-то конкретное подразделение, это также указывается в документе. Если внутренним документооборотом акту присваивается номер, он обязательно должен быть проставлен. Указывается название документа, дата и место его оформления.

Затем идет основная часть, которая состоит из следующих пунктов:

Читайте также:  Как организовать документооборот, чтобы не отвечать за чужие ошибки

  • сведения о сотруднике компании, который непосредственно занимается закупкой;
  • информация о физическом лице, которое является поставщиком продуктов;
  • необходимо словами удостоверить, что у этого человека была приобретена продукция.

Особое внимание стоит уделить описанию приобретаемых продуктов. Чтобы внести полную информацию, которая будет доступной для восприятия, рекомендуется использовать таблицу. Здесь нужно указать не только название продукции. Отмечается единица измерения, количество, стоимость единицы, сумма, на которую был куплен определенный продукт. Завершать таблицу должна общая сумма. Под таблицей данную цифру необходимо продублировать прописью. По сути, это и есть та сумма, которую покупатель передает продавцу.

Ниже необходимо подробно описать стороны. Для продавца достаточно паспортных данных. Что касается покупателя, здесь указывается информация о регистрационных документах. Если продавец имеет справку, подтверждающую ведение подсобного хозяйства, информация о ней указывается в акте.

Если с полученной суммы удерживается подоходный налог, его размер нужно указать. При определенных обстоятельствах прибыль не облагается налогом. Об этом так и нужно написать. Стоит упомянуть, если частное лицо продает собственно выращенную продукцию, прибыль не облагается налогом.

На завершающем этапе стороны должны проставить свои автографы с расшифровками. Продавец своей подписью подтверждает, что получил денежные средства. Подпись покупателя свидетельствует о том, что он в полном объеме получил продукцию, которая была указана в таблице. Благодаря проставлению подписей акт выполняет функцию расписки.

После заполнения документа сотрудник компании должен передать акт ее руководителю. Директор обязательно должен утвердить данную сделку. Затем акт передается в бухгалтерский отдел. На его основании происходит списание денежных средств.

Добавить комментарий

Adblock
detector