Оформление технической документации

Виды технической документации в соответствии с требованиями ГОСТа

При оформлении технической документации, различаются следующие ее основные виды:

• Конструкторская. Это чертежи, спецификации, расчеты и пояснительные записки. Данный вид документов устанавливает конструкцию изделия.
• Технологическая. Технологические инструкции и документы, необходимые организации при изготовлении и ремонте изделий, при проверке приборов, при проведении строительных работ.
• Связанная с эксплуатацией. Руководства, паспорта, ТУ, условия безопасности, внешнее оформление товара (этикетки, наклейки). И если первые два вида ТД – для внутреннего применения в компании производителе, то данные технические документы должны быть предоставлены потребителю вместе с товаром.

Еще ТД можно разделить по ее иерархическому уровню. Есть два типа:

• Документы, разработанные специалистами конкретной организации, и принятые к исполнению только в ней, или привязанные к производимой ею продукции. В оформлении технологической и технической документации данной категории отражаются вопросы, связанные с непосредственной производственной деятельностью компании. ТУ, инструкции, паспорта на продукцию, санитарные требования, требования по ТО и технике безопасности должны обеспечить выпуск качественной конкурентной продукции. Плюс ее безопасную эксплуатацию. Данный тип документов необходимо привести в соответствие с отраслевыми или государственными стандартами.
• Документы, разработанные уполномоченными государством органами. В них основные требования к промышленным объектам и изделиям, к их качеству и безопасности. В основном – это ГОСТы, и остальную ТД надо править в их соответствие.

Правила оформления технической документации

Вся разработка и оформление технической документации должна подчиняться правилам ЕСКД, ЕСТД, ЕСТПП и ЕСПД. Порядок оформления такой:

• Организация проводит первичную обработку информации об объекте и ее анализ.
• Разрабатывается черновой вариант ТД.
• Согласование документа с заранее определенными службами и руководящими лицами.
• Корректировка ТД в соответствии с полученными замечаниями.
• Выпуска готового документа.
• Последовательное и правильное оформление технической документации должно учитывать:
• Полную информацию о компании производителе.
• Требования внутренних и международных стандартов на данный вид продукции.
• Требования к безопасной эксплуатации продукции и технологии ее изготовления.
• Конструктивные особенности изделий.
• Технологические условия на данном производстве и наличие необходимого оборудования.

ТД должна полностью соответствовать модели, к которой она прилагается. Или технологическому процессу, который она описывает.

Нормативно-техническая документация на вид продукции может включать паспорт, технические условия, руководство по эксплуатации. Это зависит от типа продукции и сферы деятельности компании.

Общие требования к шрифтам в документации компании

Особенности визуального оформления документации компании напрямую зависит от её руководителя. Он выбирает визуальный стиль документации в соответствии со сложившейся в компании практикой, или отталкивается от брендбука, разработанного профессиональными дизайнерами для данного предприятия.

Используемые в документации шрифты являются частью имиджа данной компании и могут быть выбраны не по ГОСТ. Они должны быть лёгкими, читабельными, удобными для восприятия, без излишней вычурности и импозантности.

Разработка фирменного стиля компании — залог её процветания

Общим правилом является использования шрифтов без засечек (Arial) для чтения с экрана ПК. Фонты с засечками (к примеру, известный Times New Roman) рекомендуется использовать для распечатки текста на листе бумаге, так как таким образом они воспринимаются лучше.

Перечень рекомендаций по ГОСТ по использованию шрифтов

Особенности делопроизводства регулируют несколько ГОСТами — 2.105-95, 7.32-2001 , а также 6.30 – 2003 , рекомендации которого заменены 7.0.97-2016 . Последний регулирует оформление организационно-распорядительных документов большинства ныне существующих предприятий. Цель «гостирования» шрифтов в документации – унификация сферы делопроизводства, приведение её к единым образцам, что не только упростит документооборот, но и сделает создаваемые таким образом документы максимально удобными для работы.

В соответствии с изложенными в данных ГОСТах требованиями (в частности, стандарт 7.0.97-2016), шрифт в документе подбирается исходя из области применения. Выбранный фонт не должен быть слишком вычурным или декоративным (не соответствует деловой переписке). Вы можете использовать различные гарнитуры (совокупность близких шрифтов, объединённых единым стилем), учитывая особенности выбранного вами делового стиля.

На конец 2018 года ГОСТы рекомендуют:

• Пользоваться свободно распространяемыми бесплатными шрифтами. Рекомендуется четыре иностранные гарнитуры — Arial, Calibri, Times New Roman или Verdana ;
• Их рекомендуемый размер: Arial № 12, 13; Calibri № 14; Times New Roman № 13, 14; Verdana № 12, 13 ;
• При составлении каких-либо таблиц допускается использование более мелких фонтов;
• Абзацный отступ текста создаваемого документа должен составлять 1,25 сантиметра ;
• Строки такого документа печатаются через 1 — 1,5 межстрочных интервала ;
• Заголовки печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста;
• Расстояние от верхнего края листа – не менее 1 сантиметра . Некоторые компании используют отступ по 2 сантиметра с каждой стороны;
• Интервал между буквами в словах стандартный, между словами – один обычный пробел;
• Текст документа должен быть выровнен по ширине листа;
• При угловом расположении реквизитов длина самой длинной строки реквизита – не более чем 7,5 сантиметра , при продольном расположении реквизита – не более чем 12 сантиметров ;
• Бланки документов разрешено оформлять на трёх языках;
• Документы можно составлять по обеих сторонах листа – лицевой и обратной.

Схема расположения реквизитов документа согласно ГОСТа 7.0.97-2016

Учтите, что использование шрифта по регламентированному ГОСТу носит рекомендательный характер. Госстандарт не обязует каждое предприятие создавать документацию с предложенными нормативами. Но при этом применение изложенных рекомендаций позволит создать действительно качественные документы, с которыми будет удобно работать.

Параметры страницы

В Ворде стандарты предписывают установить следующие настройки:

1. Тип бумаги: печатная белая.
2. Формат бумаги: A 4 (210×297 мм).
3. Ориентация: книжная.
4. Положение переплета: слева.
5. Поля: левое — не менее 30 мм, верхнее и нижнее — не менее 20 мм, правое — не менее 10 мм.
6. Шрифт: черный, размером не менее 12 pt.

Регламентируются также отступы в Ворде. По ГОСТу 7.32−2001 они такие:

1. Красная строка (абзац) — 15−17 мм (с абзацного отступа, помимо собственно абзацев, записывают все разделы с подразделами и пункты с подпунктами).
2. Отступы слева и справа — отсутствуют.
3. Интервалы перед и после абзацев — отсутствуют.
4. Межстрочный интервал — полуторный.
5. Выравнивание — по ширине, т. е. текст равномерно распределяется между левым и правым краем за счет дополнительных интервалов внутри строки, если это необходимо.

Эти требования обязательны для печатных отчетов о научно-исследовательских работах. Для остальной документации они носят рекомендательный характер.

Существует также ГОСТ Р 6.30−2003. Он устанавливает опять же рекомендуемые (необязательные) требования для состава реквизитов документов и их оформления, а также для унифицированных бланков. Поля в Ворде по ГОСТу Р 6.30−2033 должны быть: верхнее, нижнее и левое — не менее 20 см, правое — не менее 10 мм. Это не противоречит предыдущим рассматриваемым ГОСТам. Для некоторых бланков возможен формат бумаги A 3.

Итак, мы выяснили, что для различных документов шрифт подбирается исходя из целесообразности, максимально удобочитаемый. Так, для распечатываемых впоследствии документов хорошо подходит Times New Roman. Во многих организациях он используется до сих пор, хотя в последних версиях Ворда маркетологи Microsoft от него отказались как от стандартного. Правда, в последнее время он стал уступать так называемым рубленым шрифтам, тому же Arial. Это связано с увеличением электронного документооборота. Однако ГОСТы предъявляют требования к оформлению печатной страницы в целом и к характеристикам шрифтов в том числе.

Правила обращения к адресату

В отношении получателя обращения (адресата) при составлении документа действуют такие правила:

• На бумаге реквизиты адресата должны располагаться либо под реквизитами отправителя, либо в верхнем углу листа;
• При указании адресата может применяться разный падеж, в частности:

1. К физическому лицу и ИП обращение составляется в дательном падеже (кому).

Например:

Исполнительному директору

ООО Роштрой

Третьякову В.И.

1. К адресату-компании обращаются в именительном падеже (кто).

Например:

Министерство здравоохранения Российской Федерации;

1. Документ, предназначенный для дочернего предприятия компании, филиала или подразделения должен составляться с применением именительного падежа к названию фирмы и дательного – к подразделению и должности уполномоченного специалиста.

Например:

ООО Агрокомплекс Николаевский

Начальнику упаковочного цеха

Иванову С.В.

• По новому ГОСТу введены изменения и в отношении инициалов адресата. Если ранее инициалы адресата проставлялись перед фамилией, то теперь – после фамилии.

Например:

Прежняя редакция: И.Н. Николаевой;

Нынешняя редакция: Николаевой И.Н.

Допускается использовать в обращении «г-же», «г-ну» (госпоже и господину соответственно).

Реквизиты

Реквизиты документа по ГОСТу содержат следующую информацию об отправителе:

1. Логотип компании или ее товарный знак – вверху по центру или слева;
2. Неофициальное название предприятия, если таковое более распространено в обычаях делового оборота с контрагентами;
3. Название документа – вверху по середине листа;
4. Обязательные (базовые) реквизиты компании содержатся в верхней части документа:

• Наименование компании;
• Адрес регистрации;
• ИНН;
• ОГРН;
• Электронная почта, факс;
• Иные контактные данные;
• Документ всегда датируется не днем составления, а днем его подписания уполномоченным сотрудником. Место для указанной отметки – верхнее поле листа. Принято использовать формат даты: число-месяц-год.

От какого лица

При составлении официальных документов важно правильно определить лицо, от которого исходит информация. Ниже представлен ряд примеров:

Технические бумаги

Существует вид документов, для которых сформированы критерии оформления гостом 2.105/95. К таковым относится техническая документация на строящиеся объекты.

Существуют правила и критерии создания исследовательской и технической отчетной документации, прописанные в госте 7.32/2001. При составлении проектов, чертежей, приложений и планов требуется соблюдать идентичный тип оформления для упрощения и достоверности обработки данных операционными системами.

В этих стандартах нет четких требований, какие шрифты использовать. Правилами допускается применение разнообразных шрифтов, чтобы акцентировать внимание на важных участках текста. Допускается применение комплектов схожих по стилю и величине символов.

Таблицы

Техническая и исследовательская документация содержит информацию или приложение в виде таблиц. Таблицы, которые находятся внутри документа, а не в приложении, нумеруются числовыми символами, например, таблица 1, таблица 3. Разрешается счет таблиц в зависимости от глав. Наименование таблички располагается слева без отступных промежутков. Снизу под названием размещена таблица. Если она не влезает в рамки страницу, требуется разбить на две, или три части.

Формулы

В отношении формул, помещаемых в текстовый документ, предусмотрены правила. После размещения формулы внизу размещается разъяснительная информация. Нужно расписать, какой символ что обозначает. Формулы возможно переносить, если величина превышает строку, необходима нумерация. Разрешается перечислять по ходу следования в рамках главы.

Приложения

Приложения локализуются в конце документа. В них собрана дополнительная, разъяснительная информация. Приложение имеет название. Очередность определяется не числовыми, а буквенными символами, например, «приложение д», «приложение е». Разрешено для определения последовательности использовать латинские символы. Если есть необходимость, информация делится на главы, выделяются абзацы, вписываются заголовки, и т.д.

Какой шрифт используется в документах по госту? Единого ответа нет. Выбор вида символов зависит от того, какой документ создается, какова сфера применения и назначение.

При создании документации в абсолютном большинстве случаев используется текстовый редактор ворд.

Изображения

Изображения используются для наглядности подаваемой в документе информации. Рисунки вставляются в тест, выносятся в отдельное приложение, или следуют после текста. Изображения требуется промаркировать числовыми символами по порядку следования.

Некоторые нюансы

1. Должность адреса, которому направляется обращение следует писать с заглавной буквы, если документ требуется оформить в соответствии с ГОСТом;
2. ГОСТ устанавливает необходимость обращения к адресату «Уважаемый!». Знак восклицания ставится в обязательном порядке.

Например: Уважаемая Светлана Игоревна!

Такая форма неукоснительно соблюдается всеми ведомствами и государственными органами, однако частные лица могут следовать указанному порядку по желанию;

1. Во всем тексте документа инициалы адресата всегда ставятся после фамилии, однако в месте, где требуется подпись, его инициалы указываются перед фамилией;
2. Использование компанией фирменного бланка освобождает организацию от повторного указания аналогичных реквизитов в конце документа. В этом случае бумагу достаточно заверить лишь подписью уполномоченного лица и ее расшифровкой;
3. Если документ должны заверить несколько должностных лиц, то место подписи каждого из них располагают друг под другом с соблюдением иерархии. То есть лицо, чья должность выше ставит подпись на верхней строке и так далее по убыванию подчиненности;
4. В случае, если документ подписывается заместителем, представителем по доверенности уполномоченного лица, то необходимо поставить штамп или вручную внести корректировки фамилии и инициалов;
5. При использовании электронной цифровой подписи указанную отметку необходимо ставить на том же месте где документ требует указывать ручную подпись;
6. Электронная подпись не должна перекрывать текст документа;
7. ГОСТ устанавливает требование, по которому печать организации не может ставиться поверх подписи, несмотря на то, что многие делопроизводители и кадровые работники упорно делают обратное;
8. При необходимости документ может содержать информацию о его составителе (как правило текст имеет меньший размер по сравнению с основным):

• ФИО;
• Контактный телефон;
• Должность;
• Электронная почта;

1. При заверении копии соответствующая отметка (копия верна, верно) ставится внизу документа, хотя вопреки ГОСТу многие организации позволяют ставить ее в самом верху бумаги;
2. На копии документа должна содержаться информация о том, где хранится оригинал. Любая уточняющая и удостоверяющая информация (печать, номер дела) только приветствуется;
3. Заявления, служебные записки и другие локальные документы, требующие резолюции, заверяются уполномоченным должностным лицом в любом месте листа с указанием:

• Согласовано, отказано, не возражаю;
• ФИО;
• Подпись;
• Дата;
• Объемные документы, состоящие из нескольких страниц должны быть пронумерованы, начиная со второго листа, а в некоторых случаях еще и прошиты. Нумерация ставится по центру верхнего поля каждого листа, следующего после титульного с соблюдением сверху отступа в 10 мм.

Советы для тех, кто хочет следовать ГОСТу

Чтобы точно следовать стандартам оформления бумаг, прежде всего следует ознакомиться с текстом регулирующего документа, поскольку в нем можно найти не только правила составления текста, но и наглядные схемы, готовые бланки. Эта информация особенно пригодится в том случае, если в компании вообще нет собственных шаблонов и локальных требований.

Последующее утверждение единых форм бланков для каждого вида документа, основанных на регламенте ГОСТа позволит сэкономить время, существенно снизить трудозатраты и выделить только основную суть в обращении.

Бланки в электронном формате должны заверяться цифровой подписью и иметь защиту от изменений.

Несмотря на диспозитивность в использовании унифицированных стандартов оформления документов, применение правил ГОСТа способствует повышению авторитета, поскольку они давно закреплены в обычаях делового оборота и указывают на соблюдение корпоративного этикета.

Примеры

• Разработка технических условий
• Технические условия на пищевую продукцию
• Регистрация технических условий
• Разработка технологической инструкции
• Расчет энергетической ценности
• Паспорт на продукцию
• Паспорт безопасности продукции
• Регистрация паспорта безопасности
• Разработка макета этикетки согласно требованиям ТР ТС
• Руководство по эксплуатации

Это набор документов, которые используются при таком процессе как: проектировании, изготовлении использовании технических объектов: промышленных товаров, аппаратного и программного обеспечения. Разработка технической документации очень важный этап в формировании нового этапа бизнеса.

Видео

Из этого видео вы узнаете, как офоромлять текстовые документы в Microsoft Word.