Образец акта приема-передачи ЭЦП сотруднику

Передача электронной подписи в пользование третьим лицам на законодательном уровне в РФ – не регулируется. Для исполнения такого акта приходится пользоваться правилами предоставления доверенности на выполнение определенных действий. При этом составляется так называемый акт приема передачи ЭЦП, в котором детально расписываются полномочия лица, получившего электронный сертификат. А где взять на акт приема передачи ЭЦП образец, каких правил составления данного документа следует придерживаться? Обязательно ли заверять его у нотариуса или достаточно будет письменной подписи владельца ЭЦП?

Читайте в статье

Передача ЭЦП другому лицу: что говорит закон

Ключ ЭП может быть выдан юридическому лицу на законных основаниях. Однако в этом случае при его оформлении обозначается конкретное физическое лицо, выступающее представителем организации. Чаще всего им является учредитель или нынешний руководитель, имеющий соответствующие документы или доверенность. Таким образом, владельцем ЭЦП все-таки является не организация, а конкретный человек, который подписывает документы от ее имени.
Анализируя статьи 63-ФЗ, нельзя сделать однозначного вывода о том, можно ли передавать электронную подпись другому лицу. С одной стороны, 63-ФЗ не рассматривает передачу прав на основании доверенности как частный случай, а, следовательно, не подразумевает такой возможности. С другой — п. 1 ст. 10 содержит информацию о том, что ключ ЭП не может быть использован без согласия его владельца. Исходя из логики формулировки, можно предположить, что при наличии согласия такой акт возможен. Однако на практике он должен представлять собой чисто техническое исполнение.

Например, часто встречается такая ситуация: директор передал ЭП бухгалтеру, чтобы тот подписал бумаги под его руководством. Разумеется, руководитель вправе наделить сотрудника правом подписи. Но сертификат при этом должен оставаться засекреченным и находиться при законном владельце.

Какие есть альтернативы

Самый простой вариант не оформлять акт приема-передачи – заказать индивидуальный ключ ЭЦП каждому сотруднику предприятия и распределить обязанности, привилегии, возможности на их использование. Современные технологии и программные платформы позволяют все это реализовать. А передача персональной ЭЦП для использования сторонним лицам – это слишком рискованная процедура, которая никак не оправдывает возможный риск.

Читайте также:  Счет 69. Расчеты по социальному страхованию и обеспечению

Подводя итоги — никаких образцов акта приема передачи электронной подписи другому лицу не существует, так как данный процесс не регулируется на законодательном уровне. В теории – никто за нарушения данного правила наказывать не будет, но правоохранительные органы мало чем смогут помочь, если стороннее лицо использует чужую ЭЦП в собственных корыстных целях, даже если это воровство денежных средств. Такие дела по несколько лет могут рассматриваться судебными инстанциями и закончиться не в пользу владельца электронной подписи.

Обновление: 2 марта 2021 г.

При передаче электронной подписи другому лицу понадобится составление документа, подтверждающего этот факт. Им может служить акт приема-передачи ЭЦП. Рассмотрим основные нюансы подобной передачи и составления указанного документа.

Существует ли образец приказа о передаче ЭЦП?

Несмотря на то, что законодательство не содержит прямого запрета на подобные действия, регламентация этого процесса в нем также отсутствует. Не существует нормативных актов, которые описывали бы акт приема-передачи электронной подписи. Соответственно, четкого образца подобного приказа тоже не существует, а прямой необходимости составлять его — нет. Однако ввиду отсутствия законодательного урегулирования судебные разбирательства, касающиеся таких ситуаций, нередки. Если руководитель компании желает обезопасить себя от подобных инцидентов в дальнейшем, он может составить акт передачи ЭЦП в произвольной форме.

В таком документе непременно должны быть упомянуты:

имена и должности физических лиц, представляющих стороны

бумаги и полномочия, которые руководитель передает доверенному лицу

реквизиты сертификата ключа проверки

дата, когда совершается сделка

При этом если сертификат хранится на специальном внешнем носителе (токене), в документе желательно обозначить его дальнейшее местонахождение.

И все же стоит помнить, что для контролирующих органов подобный документ не имеет юридического веса. Он может пригодиться только в процессе судебного разбирательства в качестве доказательства, что передача была осуществлена добровольно.

Документальное оформление факта передачи

Важно отметить, что когда говорят о передаче ЭЦП по акту, речь может идти о двух различных ситуациях:

1. Получение у удостоверяющего центра.
2. Передача внутри предприятия другому лицу, не тому, на которого первоначально производилось оформление.

В первом случае был подписан договор о выполнении работ, предоставлении услуг. Результатом его исполнения оказалась передача электронно-цифровой подписи, ключа и установление права заявителя на использование. Кроме того, центр проводит обслуживание, в течение периода, на который она была предоставлена.

Передача ключа ЭЦП: чьей считается подпись?

Как уже было сказано, данный процесс не регламентируется четкими правилами. Соответственно, акт приема-передачи ЭЦП является внутренним соглашением, не выходящим за пределы компании. Внешние структуры не уведомляются о том, что произошла перемена, следовательно, для них все остается по-прежнему. По умолчанию считается, что документ был подписан владельцем ЭЦП, если ключ содержит его персональные данные.

Даже при наличии доверенности, составленной в произвольной форме, ответственность за использование ЭП все равно несет ее непосредственный владелец. Являясь аналогом рукописной подписи, ЭЦП автоматически закрепляется за своим оформителем, и только за ним. С юридической точки зрения обвинение в тайном использовании ключа равносильно упреку в краже руки. Чтобы доказать свою непричастность к составлению того или иного документа, руководителю придется немало потрудиться.

Читайте также:  Как оформить взаимозачет при УСН доходы минус расходы

Ответственность за использование чужой ЭЦП

Согласно Федеральному Закону 63, ответственность за использование чужой ЭЦП лежит полностью на владельце электронной подписи. Это актуально даже в том случае, если лицо, получившее право пользоваться чужой ЭЦП, будет использовать её в личных корыстных целях. Но владелец подписи вправе в судебном порядке тогда требовать финансовую или моральную компенсацию (подобные деяния уже регулируются через УК РФ, а не ФЗ).

Необходимо понимать, что электронная подпись – это полный аналог собственной подписи. Передать её кому-то физически – невозможно. В юридическом аспекте – это как предоставить третьему лицу собственную руку для подписания документов. Именно поэтому законного регулирования такого процесса и не предусмотрено (и, вероятней всего, в будущем он и не появится).

Более того, в ФЗ 63 четко указано, что получатель ЭЦП обязывается соблюсти всевозможные шаги для предотвращения завладения его подписью сторонними лицами. Имеется ввиду, что он не может передавать рутокен, пароли для генерации ключей и так далее. Все это – его персональная ответственность.

Ответственность за присвоение чужой электронной подписи

К сожалению, на практике нередки ситуации, когда недобросовестные сотрудники подделывают документы в выгодную для себя сторону, используя ЭЦП директора. Арбитражный суд по такому делу имеет свои нюансы. Законный владелец не имеет права обвинять ответчика в использовании ЭЦП без его ведома, поскольку сама эта ситуация будет расценена судом как небрежность и недосмотр истца. Законодательством запрещено передавать ключ другому лицу, и виноватым на практике оказывается его владелец. Если бумаги, оформленные с помощью чужой ЭЦП, использовались в противоправных целях, вина тоже будет лежать на руководителе. Сам факт передачи не подразумевает никакого административного или уголовного наказания — его могут повлечь только противоправные действия, которые за этим последовали.

Однако если использование ключа было сопряжено с уголовно наказуемыми действиями — финансовыми махинациями, хищениями и т. п. — ситуация меняется. В этом случае иск становится оправданным, если владельцу удастся подтвердить свое неведение относительно несанкционированного применения ЭЦП. Дальнейшее разбирательство ведется в соответствии с нормами Уголовного кодекса.

Для чего необходим акт передачи ЭЦП

Чаще всего необходимость в этом возникает у руководителей предприятий, которые физически не успевают подписывать все электронные запросы и документы, к примеру, связанные с бухгалтерией. Им гораздо проще предоставить возможность использовать ЭЦП, к примеру, главному бухгалтеру или юридическому представителю предприятия. Это позволит им сэкономить собственное время, но при этом не допустить, к примеру, потерю выгодного контракта.

Основным нормативно-правовым актом в использовании ЭЦП является ФЗ 63. В то же время, ГК РФ 160 указывает, что ЭЦП используется в силу указания закона или акта о соглашении сторон.

Юридические последствия

Как уже было сказано, данный процесс не регламентируется четкими правилами. Соответственно, акт приема-передачи ЭЦП является внутренним соглашением, не выходящим за пределы компании. Внешние структуры не уведомляются о том, что произошла перемена, следовательно, для них все остается по-прежнему. По умолчанию считается, что документ был подписан владельцем ЭЦП, если ключ содержит его персональные данные. Даже при наличии доверенности, составленной в произвольной форме, ответственность за использование ЭП все равно несет ее непосредственный владелец. Являясь аналогом рукописной подписи, ЭЦП автоматически закрепляется за своим оформителем, и только за ним. С юридической точки зрения обвинение в тайном использовании ключа равносильно упреку в краже руки. Чтобы доказать свою непричастность к составлению того или иного документа, руководителю придется немало потрудиться.

Правила составления документа

Обычно акт приема-передачи ЭЦП составляется юридическим отделом в двух экземплярах. Один будет храниться у владельца сертификата ЭЦП, второй — у доверенного лица. Иногда дополнительную копию отдают на хранение юристам, нотариусу или отправляют заказным письмом в Удостоверяющий центр.

Образец Акта приема-передачи ЭЦП

Документ должен содержать следующую информацию:

• полное ФИО владельца подписи;
• полное ФИО доверенного лица;
• дату составления акта;
• сроки действия соглашения о передаче ЭЦП;
• список полномочий доверенного лица, а также цели использования электронной подписи;
• обязанности сторон по сохранению конфиденциальности ЭЦП;
• собственноручную подпись сторон (только синими чернилами).

Единой верной формы акта приема-передачи электронного ключа нет. . Объясняется это отсутствием требований со стороны Федерального законодательства.

Дополнительно в документе можно указать реквизиты и контактную информацию юридического лица, данные сертификата ЭЦП или условия хранения носителя подписи. Также желательно направить в Удостоверяющий центр письменное уведомление о составлении акта приема-передачи ЭЦП и заверить документ у нотариуса. Но тут могут возникнуть сложности: т.к. на уровне законодательства отсутствует регулирование факта передачи подписи, многие нотариусы отказываются подписывать акт. В случае судебного разбирательства нотариуса могут привлечь к ответственности, если получится доказать, что директор не давал распоряжения о передаче подписи сотруднику.

Читайте также:  Как отразить в учете расходы вспомогательных производств

Передача электронной подписи другому лицу на практике

Положения 63-ФЗ едины для всех трех видов ЭП. Однако практически проще всего дело обстоит с простой электронной подписью. При необходимости каждый может предоставить другому свой логин и пароль, скажем, от электронной почты. Это не повлечет никаких последствий ровно до тех пор, пока пользователь не начнет совершать запрещенные действия (например, рассылать неприемлемые материалы).

В случае с квалифицированной и неквалифицированной ЭП последствия передачи могут нести более серьезный характер. Поэтому разумнее всего каждому представителю компании обзавестись личной ЭП. Перечень документов, которые сотрудники могут оформлять, используя ключ директора, должен быть четко сформулирован. В остальных случаях бухгалтер или представитель иной должности сможет пользоваться своим ключом и нести ответственность за собственные действия.

Рекомендации руководителю

На практике руководитель может передать своему сотруднику подпись любого вида. Каких-либо сложностей эта процедура не вызывает. Однако подобное мероприятие все равно является незаконным. Передавать ЭЦП не рекомендуется. Связаны эти ограничения с тем, что, если сотрудник выполнит какие-либо неправильные действия, отвечать за это будет руководитель. Даже если есть документ, подтверждающий передачу подписи, при добровольном предоставлении к ответственности подчиненного привлечь не получится.

Что делать, если руководитель часто делегирует функции по работе с документами своим подчиненным? Имеет смысл оформить отдельную электронную подпись для сотрудника. Сделать это достаточно просто. В этом случае сотрудник будет самостоятельно нести ответственность за свои действия. То есть руководитель избегает рисков.

К СВЕДЕНИЮ! В законе не дано однозначного запрета на передачу подписи. По сути, решением этого вопроса занимается сам владелец ЭЦП. Единственное косвенное ограничение – это само определение и назначение подписи. Она нужна для идентификации определенного человека.

Акт приема передачи печати организации на основании приказа

Очень важно также точно указать период времени, в течение которого этими ценностями будет распоряжаться другое должностное лицо. После завершения оформления акта приёма-передачи этот документ необходимо заверить передаваемой печатью

Обязательный атрибут составленного документа – подпись руководителя предприятия (организации), которая подтверждает передачу имущества.

Образец акта приема-передачи печати скачать (Размер: 25,0 KiB | Скачиваний: 6 804) Категория: Акты

Как составить акт приема-передачи печати организации?

Документ составляется несколькими лицами:

1. Сотрудник, у которого печать находилась на хранении. Им может быть и непосредственно руководитель предприятия, и работник, назначенный ответственным.
2. работника предприятия, которому поручается заверить штампом определённые документы, чаще всего к этой категории относятся заместители директора, главные бухгалтеры и прочие высококвалифицированные специалисты, занимающие руководящую должность.
3. Лицо, которому передаётся штамп. Исходя из причины перехода печати в распоряжение другого человека в акте содержатся данные:
   доверенного лица компании, которой передаётся право на использование;
4. нового ответственного сотрудника, временно или постоянно замещающего предшествующего специалиста;
5. работника предприятия, которому поручается заверить штампом определённые документы, чаще всего к этой категории относятся заместители директора, главные бухгалтеры и прочие высококвалифицированные специалисты, занимающие руководящую должность.
6. доверенного лица компании, которой передаётся право на использование;
7. нового ответственного сотрудника, временно или постоянно замещающего предшествующего специалиста;

Для регистрации факта передачи необходимо указать в документе фамилию, имя и отчество, а также должность каждого участвующего в процессе лица.

Акт приема передачи печати организации на бухгалтера

Документ создается в трех экземплярах:

1. один из которых остается у бывшего ответственного за ее хранение печати работника,
2. второй поступает во владение будущему ответственному лицу,
3. третий передается в компанию.

После того, как все формальности будут выполнены и процедура передачи окончательно завершится, акт регистрируется в специальном журнале учета внутренних документов, а затем передается на хранение в архив предприятия, где он должен содержаться в течение периода, установленного для такого рода бумаг (т.е. не менее трех лет).

1. Сотрудник, у которого печать находилась на хранении. Им может быть и непосредственно руководитель предприятия, и работник, назначенный ответственным.
2. Лицо, которому передаётся штамп. Исходя из причины перехода печати в распоряжение другого человека в акте содержатся данные:

1. доверенного лица компании, которой передаётся право на использование;

Учет электронной подписи на предприятии

Получение электронно-цифровой подписи приходуется в бухгалтерии в качестве нематериальных ценностей. В балансе ее отображают на основании стоимости приобретения и установки, куда входит не только цена покупки, но и другие затраты, которые были произведены, чтобы наладить электронный документооборот.

Всё большее значение приобретает сфера работы с электронной документацией. В этой области существует необходимость подтверждать авторство и подлинность таких бумаг. Для этой цели используется электронно-цифровая подпись, которую выдаёт и, в дальнейшем, обслуживает удостоверяющий центр. Возможность уверенно использовать ЭЦП в своей деятельности позволит работать не только эффективнее, но и более комфортно.

О том, как получить и в дальнейшем использовать усиленный цифровой ключ для заверения документации и отчетов, рассказано ниже.

Можно ли передать ЭЦП другому лицу по доверенности?

29 апреля 2019

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу: Передача другому лицу ключа электронной подписи по доверенности законом не предусмотрена. Владелец электронной подписи вправе лишь согласовать ее техническое использование с согласия и под контролем владельца при условии соблюдения конфиденциальности ключа такой подписи. Использование электронной подписи с нарушением конфиденциальности соответствующего ключа не освобождает владельца от ответственности за неблагоприятные последствия, наступившие в результате такого использования.

Обоснование вывода: Прежде всего отметим, что подпись — обязательный реквизит любого документа, придающий ему юридическую силу (ст. 160 ГК РФ, ст. 57 ТК РФ, ст. 313 НК РФ, ч. 2 ст. 9, ч. 4 ст. 10, ч. 8 ст. 13 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Электронная подпись (далее — ЭП) является аналогом собственноручной подписи, ее использование допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон (п. 2 ст. 160 ГК РФ, ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи», далее — Закона N 63-ФЗ). Закон N 63-ФЗ регулирует отношения в области использования ЭП при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий, а также во всех случаях, установленных федеральными законами (ст. 1 Закона N 63-ФЗ). Под ЭП понимается информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и используется для определения лица, подписывающего информацию (п. 1 ст. 2 Закона N 63-ФЗ). В соответствии с п. 1 ст. 5 Закона N 63-ФЗ установлены виды ЭП: простая и усиленная. Усиленная ЭП бывает неквалифицированная и квалифицированная. От простой усиленную ЭП отличают обязательное наличие ключа ЭП (уникальной последовательности символов, предназначенной для создания электронной подписи) и ключа проверки ЭП (уникальной последовательности символов, однозначно связанной с ключом электронной подписи и предназначенной для проверки подлинности электронной подписи), указанного в соответствующем сертификате — электронном документе или документе на бумажном носителе, выданном удостоверяющим центром либо доверенным лицом удостоверяющего центра и подтверждающем принадлежность ключа проверки ЭП владельцу сертификата ключа проверки ЭП (п.п. 2, 3, 5, 6 ст. 2, п.п. 2, 3 ст. 5 Закона N 63-ФЗ). Для неквалифицированной ЭП сертификат ключа проверки электронной подписи может не создаваться, если соответствие такой ЭП признакам неквалифицированной ЭП может быть обеспечено без использования этого документа (п. 5 ст. 5 Закона N 63-ФЗ). Тогда как одним из требований, которым должна соответствовать квалифицированная ЭП, является требование об указании ключа проверки ЭП в квалифицированном сертификате (п. 1 ч. 4 ст. 5 Закона N 63-ФЗ). Как следует из п. 2 ч. 2, ч. 3 ст. 14 Закона N 63-ФЗ, сертификат ключа проверки ЭП может быть выдан и юридическому лицу. В этом случае в нем указываются наименование и место нахождения юридического лица, а также физическое лицо, действующее от имени юридического лица на основании учредительных документов юридического лица или доверенности. Иначе говоря, это может быть или руководитель, или иное лицо, уполномоченное доверенностью. При этом ограничений по количеству сертификатов, выдаваемых одному юридическому лицу, законодательством не установлено. Иначе говоря, ЭП может быть оформлена как на руководителя, так и на иное лицо, действующее на основании доверенности. При этом в соответствии с п. 1 ст. 10 Закона N 63-ФЗ при использовании усиленных ЭП участники электронного взаимодействия обязаны в том числе обеспечивать конфиденциальность ключей ЭП, в частности не допускать использование принадлежащих им ключей ЭП без их согласия. Такая формулировка позволяет сделать вывод о возможности использования ключей ЭП другими лицами с согласия участника электронного взаимодействия. В противном случае речь идет о нарушении конфиденциальности ключа ЭП, о котором ее владелец обязан уведомить удостоверяющий центр, выдавший сертификат ключа проверки ЭП, и иных участников электронного взаимодействия в течение не более чем одного рабочего дня со дня получения информации о таком нарушении. Он также обязан не использовать ключ ЭП при наличии оснований полагать, что конфиденциальность данного ключа нарушена (п.п. 2, 3 ст. 10 Закона N 63-ФЗ). Тем не менее норма п. 1 ст. 10 Закона N 63-ФЗ предполагает не передачу права использования усиленной ЭП другому лицу на основании какого-либо распорядительного документа либо доверенности (ст. 185 ГК РФ), но только указывает на техническую возможность простановки ЭП другим лицом (например, техническим специалистом) с согласия и под контролем владельца сертификата ключа проверки ЭП. Такой вариант толкования нормы п. 1 ст. 10 Закона N 63-ФЗ встречается и в судебной практике (смотрите, например, апелляционное определение СК по гражданским делам Челябинского областного суда от 14.12.2015 по делу N 11-14292/2015, решение Советского районного суда г. Махачкалы Республики Дагестан от 08.09.2016 по делу N 12-636/2016). Как было сказано выше, ЭП является аналогом собственноручной подписи, ответственность за исполнение которой лежит на ее владельце. Непосредственно же передачу права использования ЭП от ее владельца иному лицу Закон N 63-ФЗ не предполагает. Использование электронной подписи с нарушением конфиденциальности соответствующего ключа не освобождает владельца от ответственности за неблагоприятные последствия, наступившие в результате такого использования (смотрите, например, постановление Пятого арбитражного апелляционного суда от 14.03.2016 N 05АП-1119/16, постановление Ленинского районного суда г. Владивостока Приморского края от 08.12.2014 по делу N 5-1087/2014).

Ответ подготовил: Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ Павлова Наталия

Ответ прошел контроль качества

Простой образец акта приема передачи документов

Акт приема-передачи документов предназначен для оформления процедуры отправки значимой документации согласно определенному перечню. Данный бланк служит вариантом подтверждения получения определенным лицом определенного документа.

акта приема передачи документов

Предназначение документа

Бланк акта заполняют юридические лица, если намереваются передать значимые юридические документы в следующих ситуациях:

1. Документы другим юрлицам в рамках договора.
2. Кадровые документы при переводе или увольнении сотрудников, а также ликвидации подразделений и т.д.

Документ фиксирует факт вручения деловых бумаг, позволяя впоследствии доказать исполнение своих обязанностей перед другой стороной. Акт может заполняться как в рамках исполнения обязательств по договору, так и в других ситуациях по просьбе сторон, одна из которых нуждается в документации.

Надлежаще составленный приемопередаточный акт имеет юридическую силу, так как составление и подписание данной бумаги будет служить свидетельством совершений действий при разбирательствах в суде.

Читайте также:  Как переработчику отчитаться об использовании давальческого сырья

Документ подписывается между двумя сторонами в двух экземплярах, по одному экземпляру для каждой из сторон – отправителю и получателю.