Оплата на основании акта выполненных работ: законность, оформление, учет

Виды счетов-фактур

При общении между собой бухгалтеры часто используют формулировку «авансовый счет-фактура». Но если мы обратимся к статьям 168 и 169 НК РФ, в которых раскрывается смысл термина «счет-фактура» и приведены описания случаев предъявления НДС продавцом покупателю, то такого термина в законодательстве мы не встретим. В частности, статья 169 НК РФ выделяет следующие виды таких документов:

• счет-фактура, выставляемый при реализации товаров, работ, услуг, имущественных прав (абз. 1 п. 1 ст. 169 НК РФ),
• корректировочный счет-фактура, который выставляется продавцом покупателю товаров (работ, услуг), имущественных прав при изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав в сторону уменьшения, в том числе в случае уменьшения цены (тарифа) и (или) уменьшения количества (объема) отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав,
• счет-фактура, выставляемый при получении оплаты, сумм частичной оплаты (абз. 2 п. 1 ст. 168, п. 5.1 ст. 169 НК РФ).

Второй является документом, служащим основанием для принятия продавцом товаров (работ, услуг), имущественных прав сумм налога к вычету (абз. 3, 5 п. 1 ст. 169 НК РФ).

Учитывая формулировки, используемые в Налоговом кодексе, обсудим особенности счета-фактуры, выставляемого при получении оплаты, сумм частичной оплаты.

Также по теме:

Как подтвердить позднюю дату получения авансового счета-фактуры

Читайте также:  Перечисляем деньги под отчет на банковскую карту сотрудника

Как выставить счет на оплату: образец и общие сведения о вопросе

Основная часть товарно-денежных операций в наше время оформляется посредством договора или накладной. Но сами по себе эти документы не являются платежными обязательствами.

Получается, если вы не знаете, как правильно оформить счет, провести сделку в наше время крайне проблематично.

При этом отметим, что в наше время такие бумаги не столько являются документом, сколько свидетельством электронного соглашения, т. к. все валютные операции (в том числе купля-продажа) так или иначе фиксируются фискальными органами.

Да, есть всякие серые схемы и даже черный рынок, но мы останемся в рамках правового поля.

По сути, счет лишь уведомляет одну из сторон о необходимости оплаты.

После проведения платежа, счет превращается в чек – завизированный документ является подтверждением платежных обязательств. С этим, в случае чего, потом можно и в суд обратиться.

Важный момент: выставить счет – это не обязательный шаг с точки зрения законодательства, потому государство не регулирует его формат, порядок составления и содержание. Все это регулирует сам бизнес. По этой причине классический вариант такой бумаги выглядит довольно просто.

Перед тем, как выставить счет на оплату, нужно удостоверится, есть ли там следующая информация:

1. Банковские реквизиты поставщика услуг/товаров (причем полные реквизиты – это важно для корректной оплаты).
2. Порядковый номер (благодаря этому можно узнать о какой именно сделке идет речь, если подобных покупок было сделано несколько).
3. Дата (второй критерий, по которому можно определить конкретную сделку).
4. Описание предмета соглашения (детальное).
5. Описание суммы (пожалуй, в нашем случае это важнейший пункт).
6. Место для подписи и печати (по итогам оплаты там должны быть подписи ответственных лиц).

*Как выставить счет на оплату – образец

Почему счет на оплату выглядит именно так?

Чтобы до конца понять все нюансы того, как как правильно выставить счет на оплату, надо понять почему каждый его элемент выглядит так, а не иначе.

Это ведь не «спущено» нам сверху – это результат деятельности самого бизнеса, а бизнес, по логике, не должен обременять себя лишней бюрократической волокитой.

В таком виде, как в примере, счет представляет собой оферту – является признанием того, что стороны договор заключили и сделку осуществили.

Это важный нюанс, т. к. такая бумага фактически заменяет собой договор после заключения сделки. Точнее, дополняет его. Например, в том же суде – даже если вы не сохранили текст договора, оплаченный счет является доказательством совершения сделки, сохраняет все обязательства сторон.

Кстати об обязательствах – в документе должны быть указаны все важные моменты сделки.

Так, особое внимание уделяют предмету – цена (за 1 шт.), стоимость (за всю поставку) и общее количество товаров должно быть указано.

Читайте также:  Безвозмездная передача товара: бухгалтерский и налоговый учет

Выписывая его, поставщик подтверждает факт отправки товара, а покупатель – факт отправки денег. Не менее важно, что счет фиксирует срок, в течение которого предложение действительно.

Еще один момент, который нельзя обойти стороной: счет обязан содержать указание на налоговую нагрузку.

Например, почти обязательным для подобных сделок является НДС – налог на добавленную стоимость.

Иначе говоря, оплатить сделку можно и другим способом, но именно так фиксируются реквизиты поставщика – знать, куда уходят деньги, важно с точки зрения финансовой безопасности.

Еще один важный пункт – в тексте договора должен указываться способ оплаты – будет это обычный счет или нечто другое. Это также важно с точки зрения взаимного доверия подписантов договора.

PS. Вывод по разделу – счет не обязателен, но крайне желательно его выставить т. к. это самый простой способ застраховать себя от рисков попасть на недобросовестного делового партнера.

Формы и правила

Основные формы и правила заполнения документов, применяемые при расчетах по НДС, содержатся в Постановлении Правительства РФ № 1137 от 26 декабря 2011 года. Пунктом 1 Постановления предусмотрены всего пять форм документов для учета НДС. А именно:

• счет-фактура;
• корректировочный счет-фактура;
• журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур;
• книга покупок;
• книга продаж.

Как видим, форма авансового счета-фактуры не содержится в Постановлении № 1137, т. к. такого понятия статья 169 НК РФ не предусматривает.

Момент создания

Абзац 2 пункта 1 статьи 168 Налогового кодекса однозначно указывает, что в случае получения компанией (налоговыми агентами, указанными в пунктах 4, 5 и 5.1 статьи 161 НК РФ) сумм оплаты и частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав, реализуемых на территории России, предприятие обязано предъявить покупателю этих товаров (работ, услуг), имущественных прав сумму налога, исчисленную в порядке, установленном пунктом 4 статьи 164 НК РФ.

Ключевое слово – «обязан», то есть у налогоплательщика нет права выбора. Таким образом, в обоих случаях оформляется счет-фактура:

1. при получении налогоплательщиком сумм оплаты, т. е. когда оплачивается вся сумма полностью:
   по счету (если оплата производится на основании счета),
2. по договору (если в договоре указана цена),
3. по спецификации (приложение к договору поставки),
4. по смете или протоколу (ведомости) согласования договорной цены (договоры подряда);
5. при получении сумм частичной оплаты.

Оформление и бухгалтерские тонкости для правильного выставления счета на оплату

Первое что нужно понять в этом контексте, что такой документ не является бухгалтерским.

Непосредственно по этой бумаге нельзя принять товар или услугу – она лишь подтверждает факт оплаты и объем товара.

По этой причине счет не попадает под закон №402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_122855 )

О чем нам это говорит?

Во-первых – если формат документа не регламентируется законодательством, то и выполнять его по всей строгости нет необходимости.

Читайте также:  Ошибка в вашу пользу, или как вернуть переплату по налогам ИП

Во-вторых – за нарушения не будет санкций со стороны контролирующих органов.

Однако тут есть одно замечание: счет – это результат практических наработок бизнеса. Если он не будет соответствовать общепринятому образцу, то его не будут оплачивать – вам оно надо?

Этап№1. Какие пункты должен содержать счет?

Самое главное, что должен содержать такой документ, – это реквизиты поставщика.

Первое, что указывается в этом контексте – наименование компании с указанием формы собственности либо ФИО .

Примеры: ООО «Писака» для юр.лица, либо «Индивидуальный предприниматель Куролапов Иван Иванович» для физлица-предпринимателя. Сокращения в этой графе не допускаются.

Следующий пункт – указание адреса компании либо ИП.

Указать можно как юридический, так и фактический адрес. Юр.лицо указывает ИНН и КПП, а ИП только ИНН.

На основе этого будет определяться срок, в течении которого счет будет действительным.

Эти пункты также очень важны в случае судебных разбирательств.

Следом идет предмет соглашения – что именно вы продаете/покупаете.

Наименование услуги либо товара должно быть полным и точным (так, как в других сопроводительных документах).

Сокращения допускаются только самые общие – «шт.», «кол-во».

В предыдущей графе или таблице надо указать количество , если случай того требует (не все можно измерить количественно).

Тут же указывается цена за одну единицу товара, а также общая стоимость поставки либо услуги.

Чуть ниже указывается сумма НДС либо других налогов в случае необходимости, а лишь затем идет общая сумма по сделке.

Этап№2. Указываем информацию о покупателе и другие нюансы

Важный момент – все российские счета должны быть номинированы в рублях, даже если сам расчет осуществлялся в евро или долларах. Это уже требование бухгалтерии – если счету все-равно, то вот другим документам и налоговой отчетности нет, это может породить проблемы с ФНС и банками (счет ведь надо еще оплатить).

Кстати, при переводе валюты применяется исключительно официальный курс от Банка России на момент составления счета (еще одна причина, почему так важно указывать дату).

Ранее мы писали о поставщике услуг и товаров, но счет должен содержать также информацию о покупателе: название предприятия/имя физлица в том же формате, что и аналогичные данные по поставщику.

Важный нюанс – в строке «плательщик» может быть указано не то же самое лицо или компания, что уже записано как «Заказчик». Это означает, что оплатить счет может практически кто угодно, но вот поставка будет осуществляться именно указанному заказчику.

Заканчивается оформление счета подписью.

В случае с индивидуальным предпринимателем, подпись должна быть одна – его самого, а если речь о юридическом лице, то завизировать документ нужно дважды – руководителю/директору компании и главному бухгалтеру.

Можно, кстати, уполномочить подписывать такие документы других людей – для этого нужно составить доверенность, и обязательно указывать её при составлении счета согласно следующему примеру: «Менеджер Петров И.И., по доверенности №2 от 16.02.17».

Также необязательна подпись третьего лица – того, кто осуществляет контроль за сделкой.

В завершении всего процесса подписания юр.лицо закрепляет счет своей печатью.

От ИП такого не требуют. Не требуется также, чтобы подписи обязательно были от руки – допускаются факсимильные отпечатки (но только если это указано в договоре).

Этап№3. Передаем счет контрагенту

Поскольку законодательство не регулирует счета, то нет жестких требований того, как сам счет будет отправлен – можно лично передать, отправить по факсу или электронной почте.

Читайте также:  Образец заполнения платежки по НДФЛ в 2021 году

Последний вариант становится все более популярным.

В этом случае вы фактически будете подписывать копию, но согласно законодательству, копия равна по юридической силе оригинальному документу.

Однако тут подпись несколько смещает акцент. Если ранее подтверждением был сам факт подписи человеком, то теперь важен факт не подписи, а получения по электронке.

Иначе говоря, ваша подпись становится «электронной»: если вы его подписали, значит получили. Следовательно, ввели логин и пароль от своей почты.

PS. Именно пара логин-пароль теперь подтверждают факт аутентичности подписи.

Из-за этих нюансов многие по-прежнему требуют оригинал счета, ведь в случае чего можно заявить, что вашу почту взломали, и вы ничего не подписывали.

Есть сомнения в деловом партнере? Тогда лучше перестраховаться.

Оригинальный или электронный счет действителен в течение того срока, который указан в вашем договоре. Также сроки могут быть указаны на самом счете.

*Пример счета с указанием сроков.

Продлить срок действия счета можно только по обоюдному согласию, если в нем были найдены ошибки – например, в реквизитах. В остальных случаях сроки не могут меняться, т. к. счет как раз и является средством фиксации взаимных обязательств.

Ещё раз кратко о том, каким должен быть счет на оплату.

Подробные инструкции в этом видеоролике:

Правила и срок оформления

В счете-фактуре, выставляемом при получении оплаты или частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав, должны быть указаны (п. 5.1 ст. 169 НК РФ):

• порядковый номер и дата составления счета-фактуры (указываются в соответствии с индивидуальной хронологией выставления у налогоплательщика);
• наименование, адрес и идентификационные номера продавца и покупателя – это ИНН и КПП;
• номер платежно-расчетного документа;
• наименование поставляемых товаров (описание работ, услуг), имущественных прав, кроме этого должна быть указана валюта расчета и идентификатор государственного контракта, договора (соглашения) (при наличии);
• сумма оплаты, в том числе частичной, в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав;
• налоговая ставка;
• сумма налога, предъявляемая покупателю определяемая исходя из применяемых налоговых ставок.

Счет-фактура оформляется в двух экземплярах: один остается у продавца, другой выдается покупателю. Документ формируется на бумажном носителе и (или) в электронной форме. Счета-фактуры составляются в электронной форме по взаимному согласию сторон сделки и при наличии у деловых партнеров совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки этих документов в соответствии с установленными форматами и порядком (абз. 2 п. 1 ст. 169 НК РФ).

Счета-фактуры на оплату, в том числе частичную, выставляются согласно пункту 3 статьи 168 НК РФ, не позднее 5 календарных дней со дня получения оплаты, частичной оплаты.

Важный момент, касающийся порядкового номера документа.

Исходя из сложившейся практики делового оборота в номере счета-фактуры на полную или частичную оплату , но такое требование законодательством не прописано, то есть если буквы «А» нет, то это не будет считаться ошибкой.

Выставление счета без соглашения

Можно ли выставлять счет без составления соглашения? Можно при наличии двух обстоятельств:

• Наличие существенных условий в чеке (объем продаж, наименование товара).
• Сделка не входит в перечень операций, для которых наличие договора является обязательным.

Оплата товара покупателем – это и есть согласие с условиями, предложенными продавцом. В суде подобные операции признаются разовой сделкой. То есть права и обязанности участников касаются только одной сделки.

Особенности частичной оплаты

Основное отличие счета-фактуры на частичную оплату от других видов счетов-фактур – это формулировка при заполнении графы 1 и ставки НДС.

Ставки НДС для счета-фактуры используются 10/110 и 20/120 (п. 4 ст. 164 НК РФ). При заполнении графы 1 документа во избежание разногласий с проверяющими рекомендуется использовать формулировки, предусмотренные Налоговым кодексом, Например, «Оплата или Частичная оплата за выполнение работ (наименование работ или описание поставляемых товаров или материалов лучше брать из предмета Договора) по Договору № 52 от 1 февраля 2021 г.»

Если оплата или частичная оплата производятся частями по разовому счету, содержащему большое количество позиций, то можно обобщить по виду товара или материалов, например, «Оплата или Частичная оплата за строительные материалы (сантехнические материалы, электроматериалы) по счету № … дата …».

Обязательная регистрация

При получении счета-фактуры на частичную оплату в счет предстоящих поставок товаров (работ, услуг) документ регистрируется в книге покупок в том отчетном периоде, когда была произведена оплата или частичная оплата с кодом вида операции 02. При этом в бухгалтерском учете делается проводка:
Дебет 68.02 Кредит 76 ВА
(НДС с сумм оплат, частичных оплат поставщикам). Накопленная за отчетный квартал сумма кредитового оборота по счету 76 ВА отражается в Разделе 3 Декларации по НДС по коду строки 130.

При выставлении счета-фактуры на суммы оплат, частичных оплат, полученных от покупателей в счет предстоящих отгрузок покупателю, счет-фактура регистрируется в книге продаж с кодом операции 21. При этом в бухгалтерском учете делается запись:
Дебет 76 ВА Кредит 68.02
на основании полученной оплаты. Сумма дебетового оборота по счету 76 ВА за квартал соответствует строке 090 Раздела 3 Декларации по НДС.

Суммы НДС, ранее уплаченные продавцом с полученных от покупателей сумм оплаты, частичной оплаты, подлежат вычету у продавца при отгрузке товаров и регистрируются в книге покупок с кодом 22 с реквизитами счета-фактуры на частичную оплату. В бухгалтерском учете делается запись:
Дебет 68.02 Кредит 76 АВ
. Накопленный НДС за квартал по таким счетам-фактурам соответствует Кредитовому обороту по счету 76 АВ и отражается по строке 170 Раздела 3 Декларации по НДС.

Подводим итог того, как же выставить счет на оплату

Итак, мы узнали: что это за документ, как выставлять счет на оплату

, как его работу регламентирует законодательство, как в этом случае применяются современные технологии и т. д.

Теперь вам решать, использовать счета в своей практике или ориентироваться на другие способы фиксации сделок и обязательств по ним.

Отметим, однако, что этот формат стал не зря самым популярным – попробуйте и вы, может понравиться?

Полезная статья? Не пропустите новые! Введите e-mail и получайте новые статьи на почту

Очень часто отношения между ИП и организациями оформляются счетом на оплату. Одна из сторон выставляет счет клиенту, тот оплачивает его, а затем получает оплаченные товары или услуги. Сегодня статья для тех, кто не знает, что представляет собой счет на оплату и как его выставить.

Сразу хочется отметить, что выставлять счета и вести отчетность очень удобно в специальном сервисе .

Начнем с того, что счет на оплату представляет собой документ, который продавец выставляет на покупателя. В счете содержится следующая основная информация:

• Сведения о продавце – кто выставил счет;
• Сведения о покупателе – кому этот счет выставлен;
• Список товаров или услуг, их количество – за что платит покупатель;
• Цены на товары или услуги, общая сумма – сколько должен заплатить покупатель;
• Реквизиты расчетного счета продавца – куда должен заплатить покупатель.

По сути, процесс выставления счета происходит следующим образом:

1. Потенциальный клиент связывается с продавцом, так как желает приобрести его товары/услуги;
2. Продавец на основании запроса клиента составляет счет на оплату и отправляет его покупателю;
3. Покупатель оплачивает указанную сумму на расчетный счет в банке продавца;
4. Продавец проверяет получение оплаты и поставляет товар/оказывает услуги покупателю.