Подтверждение транспортных расходов — какими документами?

Что такое транспортные расходы?

Транспортные расходы представляют собой издержки организации, связанные с оказанием услуг по доставке различных грузов: товаров, материалов, основных средств. В зависимости от способа транспортировки, вида товара, а также мест отправления и назначения список документов, обосновывающих расходы, может меняться.
Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ налогоплательщик может учесть расходы при исчислении налога на прибыль, если они имеют:

  • документальное оформление;
  • экономическое обоснование.

Таким образом, для отображения транспортных издержек в расходах при определении налоговой базы по налогу на прибыль важно иметь их реальное подтверждение на бумаге.

Об особенностях налогового учета транспортных расходов читайте в материале «Транспортные расходы при исчислении налога на прибыль».

Самым распространенным видом транспортных услуг является доставка товара от поставщика к покупателю. Сторона, на которую ложатся сами расходы, определяется условиями договоров купли-продажи. Расходы могут быть понесены:

  • продавцом товара;
  • покупателем.

При этом транспортировка может производиться следующими лицами:

  • самим продавцом;
  • покупателем с использованием собственного автотранспорта;
  • сторонней компанией, с которой заключает договор или продавец, или покупатель.

Далее рассмотрим особенности документального оформления расходов на доставку, осуществляемую продавцом и покупателем при самостоятельной перевозке грузов или с привлечением посредника.

Подробнее о том, как учитывают транспорные расходы продавец и покупатель, читайте в Готовом решении от КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к правовой системе, пробный полный доступ можно получить бесплатно.

О классификации транспортных расходов в целях налогового учета см. материал «Транспортные расходы — это прямые или косвенные расходы?».

Документальное подтверждение транспортных расходов

Поставщик (ООО) заключает договор с транспортной компанией на перевозку грузов в адрес покупателя. Покупатель не возмещает транспортные расходы.

Нужно ли поставщику оформлять ТТН, если транспортная компания отказывается давать данные для заполнения Раздела 2 ТТН, поясняя, что у них разработан свой бланк транспортной накладной? Какие меры ответственности могут применить налоговые органы к поставщику, выписывающему ТОРГ-12 вместо ТТН?

Согласно Инструкции о порядке расчетов за перевозки грузов автомобильным транспортом, утвержденной Минфином СССР № 156, Госбанком СССР № 30, Центростата СССР № 354/7, Минавтотранса РФСФР № 10/998 от 30.11.1983 г., перевозка грузов

автомобильным транспортом в городском, пригородном и междугородном сообщениях осуществляется
только при наличии оформленной товарно-транспортной накладной
.

А п. 6 Инструкции установлено, что товарно-транспортная накладная является единственным документом

, служащим для списания товарно-материальных ценностей у грузоотправителей и оприходования их у грузополучателей, а также для складского, оперативного и бухгалтерского учета.

На основании этого документа налоговики требовали

наличие товарно-транспортной накладной и при перевозке грузов для собственных нужд арендованным автотранспортом.

С 13 мая 2008 года

отношения, возникающие при оказании услуг автомобильным транспортом, регулируются Федеральным законом РФ от 08.11.2007 г. № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта».

Согласно Уставу транспортная накладная

– это перевозочный документ, подтверждающий
заключение договора перевозки груза
.

При этом она служит основанием для расчетов между заказчиком транспортной перевозки и перевозчиком

.

Если покупатель заказчиком перевозки не является

, то действующий порядок наличия товарно-транспортной накладной у получателя груза (покупателя)
не предусматривает
.

Однако при этом положение п. 6 Инструкции о том, что товарно-транспортная накладная является единственным документом, служащим для списания товарно-материальных ценностей у грузоотправителей и оприходования их у грузополучателей, а также для складского, оперативного и бухгалтерского учета, до сих пор является действующим

.

ФНС РФ в письме от 18.08.2009 г. № ШС-20-3/1195 указала, что для оформления продажи (отпуска) товарно-материальных ценностей сторонней организации предусмотрено использование также и товарной накладной по форме ТОРГ-12

, содержащейся в «Альбоме унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций», утвержденном постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 № 132.

При этом пояснениями к форме предусмотрено, что она составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр остается в организации, сдающей товарно-материальные ценности, и является основанием для их списания. Второй экземпляр передается сторонней организации и является основанием для оприходования этих ценностей.

Таким образом, резюмирует ФНС, утверждение о том

, что форма товарно-транспортной накладной
№ 1-Т является единственным документом
, служащим для списания товарно-материальных ценностей у грузоотправителей и оприходования их у грузополучателей,
противоречит
постановлению Госкомстата РФ от 25.12.1998 г. № 132.

Поэтому наличие ТТН у грузополучателя

, не являющегося заказчиком перевозки,
не является обязательным
.

Что касается учета затрат на транспортные услуги у поставщика

, то по мнению Минфина РФ, затраты на транспортные услуги сторонних организаций по доставке товаров могут быть учтены налогоплательщиком в составе материальных расходов, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль,
только при наличии
оформленной
товарно-транспортной накладной
по утвержденной форме № 1-Т (письмо от 26.05.2008 г. № 03-03-06/1/333).

При этом Минфин в обоснование своего вывода также ссылается на п. 6 Инструкции, в отношении применения которого выразила свою позицию ФНС РФ.

Арбитражные суды считают, что степень подробности составления актов не может быть критерием для признания первичных документов оформленными ненадлежащим образом.

Отсутствие товарно-транспортной накладной по форме № 1-Т при наличии других документов

о произведенных расходах
не означает
, что налогоплательщик не выполнил требования
п. 1 ст. 252 НК РФ
о документальном подтверждении расходов.

Отсутствие товарно-транспортных накладных не является достаточным основанием для непринятия расходов в целях определения налогооблагаемой прибыли при условии подтверждения этих расходов другими доказательствами (постановления ФАС Западно-Сибирского округа

от 01.07.2008 г. № Ф04-3677/2008(6731-А46-26
), ФАС Волго-Вятского округа
от 14.08.2008 г. № А43-74478/2007-45-179).

Поэтому если у Вашей организации есть договор на оказание транспортных услуг, акт об оказании услуг, платежные документы, счет-фактура, то даже в отсутствие ТТН Вы вправе учесть

транспортные расходы как экономически оправданные и документально подтвержденные.

Какие документы необходимо иметь при доставке товара?

Осуществляя реализацию товара, продавец обязан выставить в адрес покупателя:

  • счет-фактуру (исключение — применение спецрежима);
  • товарную накладную по форме ТОРГ-12;
  • прочие товарно-транспортные документы — товарно-транспортную накладную (ТТН) и транспортную накладную (ТН).

ТОРГ-12 является первичным документом, составленным продавцом в 2 экземплярах (один — для себя, другой — для покупателя). Он содержит информацию о реализуемых матценностях и является подтверждением перехода права собственности на них от продавца к покупателю.

ТН (утв. постановлением Правительства РФ от 21.12.2020 № 2200 и обязательна к применению с 01.01.2021 года) фиксирует стоимость услуг перевозки, т. е. сумму транспортных расходов. В ней указывается информация:

  • о сторонах сделки;
  • перевозимых ТМЦ;
  • дополнительных документах;
  • транспортном средстве, осуществляющем доставку;
  • пункте и дате погрузки/разгрузки товара;
  • дате доставки груза;
  • прочие данные.

При этом ТН не является документом, на основании которого можно оприходовать товар, а служит первичным документом для обоснования транспортных расходов.

Что касается ТТН (форма 1-Т), она является первичным документом, не только подтверждающим транспортные расходы организации, но и отражающим информацию, необходимую для списания и оприходования ТМЦ.

Именно с ТТН чаще всего связаны претензии контролирующих органов, т.к. именно этот документ является подтверждением расходов по прибыли. Ознакомиться с основными спорными моментами и найти аргументы для спора с проверяющими вы можете в Энциклопедии спорных ситуаций от КонсультантПлюс. Пробный доступ к системе можно получить бесплатно.

ТТН содержит две части — товарную и транспортную, а также включает следующие реквизиты:

  • номер ТТН;
  • дату ее составления;
  • информацию о товаре;
  • реквизиты участников сделки;
  • прочие данные, предусмотренные постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78.

Перевозится груз, а не товар

Предположим, ваша компания продает товары, доставляя их покупателю с помощью стороннего перевозчика. В этой ситуации она выступает грузоотправителем, а покупатель – грузополучателем. Однако перевозчику вручается упакованный (затаренный) и маркированный груз (п. 30 Правил), а вовсе не конкретные товары, числящиеся на балансе продавца. Передачу товаров от продавца к покупателю подтверждает товарная накладная, в большинстве случаев составляемая по унифицированной форме № ТОРГ-12. Перевозчик ее подписывает, так В целях налогообложения прибыли как к товарам он отношения не имеет. транспортные услуги по перевозке грузов

Очевидно, сама по себе ТН не доказывает перевозку товаров. Задача бухгалтера – убедительно для контролеров увязать между собой транспортную и товарную накладные. А сделать это нетрудно.

Справочно

Транспортная накладная предусматривает указание отгрузочного наименования груза. Оно определяется весьма обобщенно — на основании справочника «Единая тарифно-статистическая номенклатура грузов» (ЕТСНГ), без указания конкретных характеристик товаров, существенных в сделке купли-продажи.

В транспортной накладной предусмотрен пункт 4 «Сопроводительные документы на груз», в котором имеется отдельная строка для перечня прилагаемых к грузу документов, включая товаросопроводительные. В ней достаточно указать реквизиты ТОРГ-12, а в самой ТОРГ-12 – наименование перевозчика и реквизиты ТН. Тем самым и подтверждается связь между перевозкой груза и перемещением товаров. А транспортная накладная с приложенной к ней товарной накладной окажется аналогом товарно-транспортной накладной по форме № 1-Т. Правда, московские налоговики возражают против применения неунифицированных форм (письмо УФНС по г. Москве от 16 июня 2011 г. № 16-15/ [email protected]). Но вряд ли эта точка зрения будет поддержана судом (постановление ФАС Московского округа от 13 сентября 2011 г. по делу № А40-114362/10-4-649).

Какими документами можно обосновать перевозку грузов поставщиком?

Под перевозкой грузов поставщиком может пониматься 2 варианта доставки:

  • Поставщик самостоятельно осуществляет доставку товара покупателю.
  • Поставщик заключает договор с перевозчиком, который транспортирует товар до места назначения.

Если поставщик, составляя договор с покупателем, предусматривает поставку товара собственными силами, то доставка может быть произведена с учетом следующих особенностей:

  1. Поставщик может не выделять в договоре отдельно стоимость доставки, закладывая ее в цену товара (первый случай).
  2. Поставщик вправе прописать в договоре стоимость доставки (второй случай).

В зависимости от вышеуказанных условий меняется документальное оформление услуг доставки:

  • В первом случае поставщик составляет только путевой лист, который будет подтверждать факт доставки и расходы на нее.
  • Во втором случае ему необходимо выставить в адрес покупателя товарно-транспортную накладную (ТТН) или транспортную накладную (ТН).

Если же поставщик привлек посредника для перевозки товаров, документооборот будет таким:

  • Поставщик может выписать ТТН в 4 экземплярах. При этом один экземпляр остается у поставщика, три остальных передаются посреднику, осуществляющему транспортировку. Посредник, осуществив доставку, передает 3 экземпляра ТТН покупателю, который проставляет на них свою подпись. Один экземпляр остается у покупателя. На основании 2 оставшихся посредник составляет акт об оказанных услугах. При этом один из экземпляров ТТН, подписанный покупателем, вместе с актом возвращается продавцу.
  • Если поставщик вместо ТТН решил оформить ТН, потребуется сделать три экземпляра этого документа: один предназначается перевозчику, второй — продавцу, третий — покупателю. Подтверждением факта оказания транспортной услуги для поставщика может служить ТН, подписанная покупателем и перевозчиком.

О заполнении товарной накладной с помощью онлайн-сервисов читайте в статье «Онлайн-заполнение товарной накладной: какие есть сервисы?».

Как обосновать транспортировку, произведенную покупателем?

Следует отметить, что при самостоятельной транспортировке товара покупателем со склада продавца ТН и ТТН не составляются. А обоснованием понесенных покупателем расходов будут служить оформленные им путевые листы (письмо Минфина России от 22.12.2011 № 03-03-10/123).

Если покупатель заключает договор с посредником, то его действия должны быть следующими:

  • Можно оформить ТТН в 4 экземплярах, где покупатель заполняет только транспортный раздел. После этого указанные документы передаются перевозчику для заполнения поставщиком товарного раздела. Заполнив ТТН, поставщик передает 3 экземпляра перевозчику. Приняв груз, покупатель оставляет себе один экземпляр, а остальные 2 вручает перевозчику, на основании которых тот составляет акт.
  • Если покупатель составляет ТН, то он должен указать себя в качестве грузополучателя и грузоотправителя. Оформляется такая ТН в 2 экземплярах — один остается у покупателя, другой передается транспортной организации.

Регистрация

Письмо Министерства финансов РФ № 03-03-06/1/15512 от 11.03.2019

16.04.2019 Распечатать

Минфин России в письме от 11.03.2019 г. № 03-03-06/1/15512 разъяснил что, только если все необходимые документы будут в наличии и оформлены по всем правилам, расходы по договору транспортной экспедиции можно будет учесть в расходах при налогообложении прибыли.

При этом финансисты ссылаются на законодательство, согласно которому расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты. А под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, которые подтверждены документами, оформленными в соответствии с законодательством России (п. 1 ст. 252 НК РФ).

В данном случае для подтверждения расходов по договору транспортной экспедиции нужны документы, подтверждающие фактическое оказание услуг.

Договор транспортной экспедиции

По договору транспортной экспедиции одна сторона (экспедитор) обязуется за вознаграждение и за счет другой стороны (клиента – грузоотправителя или грузополучателя) выполнить или организовать выполнение услуг, связанных с перевозкой груза (п. 1 ст. 801 ГК РФ). Необходимой частью договора транспортной экспедиции являются экспедиторские документы, которые нужно оформлять в установленном порядке в соответствии со следующими нормативными актами:

  • Законом от 30.06.2003 г. № 87-ФЗ «О транспортно-экспедиционной деятельности»;
  • Правилами транспортно-экспедиционной деятельности, утвержденными постановлением Правительства РФ от 08.09.2006 г. № 554;
  • приказом Минтранса России от 11.02.2008 г. № 23 «Об утверждении Порядка оформления и форм экспедиторских документов».

К экспедиторским документам относятся:

  • поручение экспедитору (определяет перечень и условия оказания экспедитором клиенту транспортно-экспедиционных услуг в рамках договора транспортной экспедиции);
  • экспедиторская расписка (подтверждает факт получения экспедитором для перевозки груза от клиента либо от указанного им грузоотправителя);
  • складская расписка (подтверждает факт принятия экспедитором у клиента груза на складское хранение).

Факт заключения договора перевозки груза подтверждает транспортная накладная, составленная строго по форме, которая утверждена постановлением Правительства РФ от 15.04.2011 г. № 272 (письмо Минфина России от 28.08.2018 г. № 03-03-06/1/61110).

Обратите внимание: товарная накладная по форме ТОРГ-12 для этого не подходит. Она не свидетельствует о доставке товара, а только о его сдаче-приемке.

Если в транспортной накладной нет итоговой стоимости перевозки, в дополнение к ней следует составить первичный документ, в котором она определена.Таким документом может быть УПД.

УПД можно оформить при отгрузке товаров, приеме-передаче оказанных услуг и результатов выполненных работ, передаче имущественных прав.

Переходить на применение УПД не обязательно. Можно оформлять привычный пакет документов. Даже если использовать УПД, авансовые счета-фактуры все равно выставлять придется. То же самое касается и товарно-транспортных накладных.

А если транспортной накладной у вас нет, списать расходы на перевозку не получиться.

Транспортная накладная

Все нюансы заполнения транспортной накладной обобщены в таблице.

Кто доставляет товарКто составляет транспортную накладную (ТН)Кто указан грузоотправителемКто указан грузополучателемПримечаниеПокупательТН не составляется. Договор перевозки не заключается––Продавец. Покупатель отдельно перевозку не оплачивает: в договоре цена перевозки отдельно не выделена––Продавец. Покупатель оплачивает перевозку (цена перевозки в договоре выделена отдельно)Продавец – в двух экземплярахпродавецпокупательВ ТН в качестве перевозчика указывается продавецПеревозчик, нанятый покупателем– или покупатель; – или перевозчик от имени покупателяпокупательпокупательДля получения товара у продавца покупатель должен выдать перевозчику доверенностьПеревозчик, нанятый продавцом– или продавец; – или перевозчик (экспедитор) от имени продавца (по доверенности)продавецпокупательТН служит документом, подтверждающим реальность сделки купли-продажи товара

Форма транспортной накладной содержит 17 пунктов, в которых указывается информация о грузоотправителе, грузополучателе, наименовании груза, сопроводительных документах, условиях перевозки.

Транспортную накладную должен выписать грузоотправитель (ст. 8 Федерального закона от 08.11.2007 г. № 259-ФЗ). Форму и порядок заполнения транспортной накладной регламентируют правила перевозок грузов (Постановление Правительства России от 15.04.2011 г. № 272).

Накладную составляют на одну или несколько партий груза, перевозимых на одном транспортном средстве. Если для перевозки используется несколько автомобилей, то транспортные накладные составляют в соответствии с количеством автомобилей.

Транспортную накладную оформляют в трех экземплярах:

  • первый остается у грузоотправителя;
  • второй предназначен для грузополучателя;
  • третий экземпляр передают автотранспортной организации – перевозчику.

На каждой из трех экземпляров накладной необходима расшифровка подписи грузоотправителя, грузополучателя, перевозчика или их уполномоченных лиц.

Перед отправкой груза грузоотправитель передает водителю автотранспортной компании второй и третий экземпляры накладной.

Доставив груз, второй и третий экземпляры накладной водитель передает грузополучателю. Их подписывает работник, который принял товары. Подпись необходимо расшифровать, а вот заверять печатью не нужно.

После этого третий экземпляр транспортной накладной возвращают водителю, а он сдает его в бухгалтерию автотранспортной организации.

Итоги

Транспортные расходы встречаются практически в любой хоздеятельности. Наличие всех необходимых подтверждающих документов имеет большое значение и для поставщиков, и для покупателей, поскольку позволяет сократить расходы по уплате налога на прибыль.

Источники:

  • Налоговый кодекс РФ
  • постановление Правительства РФ от 21.12.2020 № 2200
  • Постановление Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Добавить комментарий

Adblock
detector