Путевые листы для легковых и грузовых автомобилей 2021

Согласно уставу автомобильного транспорта, путевой лист — это учетный документ для контроля работы транспортного средства и водителя. Эксплуатация транспорта без путевых листов в большинстве случаев запрещена, поскольку они подтверждают обоснованность пробега и списания расходов на ГСМ, а также начисление заработной платы водителям, поэтому при их заполнении важно соблюдать определенные правила, тем более что типового бланка путевого листа не существует.

С 01.01.2021 эти правила изменены. Минтранс Приказом от 11.09.2020 № 368 утвердил обязательные реквизиты и правила заполнения путевых листов, которые распространяются и на грузовые автомобили. Особенностям оформления путевых листов на этот вид транспортных средств и посвящена наша статья.

Последовательность оформления путевого листа для автомобиля по форме 4-С

Списание ГСМ в виде расходов на обслуживание грузового авто и учет зарплаты водителя ведется в типовой межотраслевой форме 4-С. Именно его наряду с другими документами требуют предъявлять автоинспекторы. Инспектор по предрейсовому медосмотру, механик, заправщик, диспетчер и водитель авто в обязательном порядке делают в листе свои отметки.

Форма регистрируется в соответствующем журнале, на лицевой стороне пишется дата заполнения и ставится штамп (штамп отменен с 2019 г.). Ей присваивается индивидуальный порядковый номер. После того, как шофер сдал предыдущий путевой лист, ему выдают новый под расписку. Помимо него водитель также получает на руки товарно-транспортные накладные, если перевозит материальные ценности.

Во время пути документ хранится у водителя, чтобы, в случае необходимости, его можно было предъявить по требованию инспектору ГИБДД. Путевка содержит отрывные талоны в количестве 2 шт., которые заполняет и получает на руки заказчик вместе со счетом на оплату. Вверху лицевой части путевого листа 4-С указываются реквизиты фирмы (юридический адрес, название, название, код ОКПО и номер телефона). Заполнение листа регламентируется Постановлением №78.

Читайте также:  Как должнику оформить и отразить в учете прощение долга

Особенности учета и хранения документации

Порядок заполнения журнала учета путевок основан на хронологической регистрации всех выписанных бланков в организации. Отдельным приказом закрепите ответственного за составление журнала.

Если в бюджетной организации используется собственная форма журнала, то следует утвердить и порядок его заполнения. Ответственное лицо следует ознакомить с данным порядком под подпись.

Храните путевки и регистрационные журналы не менее 5 лет — такие требования прописаны в Приказе Минтранса России от 18.09.2008 № 152. За отсутствие документации налоговики могут оштрафовать на 200 рублей за каждый документ.

Порядок заполнения лицевой стороны

Здесь указывается объем, вид и код топлива в начале и конце смены. Здесь же следует написать сведенья о применяемом спецоборудовании и коэффициенты, которые отображают условия работы грузовика. Под данными ставят подписи ответственные лица.

Порядок внесения задания в путевой лист 4-С

В следующей графе диспетчер подробно расписывает задание для водителя, включая время и адрес подачи, а также тип доставляемого груза, название фирмы, во владении которой находится грузовое авто, тоннаж, километраж и общее число поездок. На основании данной информации рассчитывается нужный объем топлива. Результаты фиксируются в соответствующей графе. Ответственное лицо визирует это своей подписью.

Аналогичные сведенья указываются и на прицеп грузового автомобиля. На лицевой стороне документа следует написать государственный номер грузовика, его тип и марка, код с режимом работы бригады и колонны, гаражный идентификатор. Накануне поездки водителя осматривает медик, который принимает решение о допуске его на маршрут, ставя штамп на путевой лист (штамп отменен с 2021 г.). Механик проводит осмотр авто при выезде и возвращении на предмет его технического состояния. Он передает грузовик шоферу (по прибытию в обратном порядке, водитель передает авто механику), визируя свои действия передаточными подписями. Сведенья об инструктаже инспектора ГИБДД, случившемся дорожно-транспортном происшествии или ремонте указываются в графе «Особые отметки».

Ответственность и штрафные санкции

За правильность, достоверность и полноту сведений, указанных в документации, ответственность несет руководитель, а также ответственные сотрудники. Верно составленная путевка — это не только основание для списания расходов, но и подтверждение того, что ТС исправно, водитель имеет право управлять машиной, прошел медосмотр и прочее.

Сотрудник ГИБДД за непредоставленный или неверно составленный путевой лист выпишет штраф в размере от 500 до 3000 рублей (ст. 12.3 КоАП РФ).

А если сотрудники ФНС обнаружат значительные ошибки в заполнении путевок, то исключат произведенные расходы по ним, пересчитают базу налога на прибыль и выпишут штраф. Также, если не предоставить документы на камеральную проверку в ФНС, организации грозит штраф — 200 рублей за каждый документ.

На работу грузового транспорта каждая компания должна оформлять путевые листы, независимо является ли он ее собственностью или она его арендует. Путевка является важнейшим документом по учету расходов на топливо, зарплату, а также входит в состав обязательных при проверке автомобиля бланков, которые запрашивают автоинспекторы.

Оборотная сторона путевого листа формы 4-С

Тут нужно указать маршрут следования автомобиля и последовательность, в которой шофер выполняет задание. Вверху листа перечисляются пункты, в которых происходит погрузка, выгрузка и перецепка груза, а также время и дата приезда и выезда. Под этими данными следует указать ФИО грузоотправителя и грузополучателя. Они ставят здесь свои подписи. Если бензин был перерасходован, в путевом листе 4-С необходимо это обосновать. В соответствующем разделе указывают, по какой причине был простой, его вид и длительность. Под этими данными свою подпись ставит водитель и диспетчер.

Сведенья о работе шофера во время смены

2-я половину обратной стороны заполняет шофер, диспетчер и таксировщик. Здесь нужно указать время, в течение которого грузовик и прицеп работали и простаивали, и причины, по которым это происходило (технические либо погрузка/разгрузка), а также:

• нормативный и реальный расход топлива;
• сведенья о пробеге авто и прицепа;
• число поездок;
• пройденный километраж (с прицепом и без);
• масса перевозимого груза (с прицепом и без него);
• оплата труда, начисленная водителя за неделю.

Штраф за отсутствие путевого листа

Путевой лист подтверждает маршрут следования ТС, его техническую исправность, способность водителя управлять авто.

Документ могут проверить представители Минтранса, ГИБДД, Роструда и Росздравнадзора. Если его нет — штраф за отсутствие путевого листа грозит как водителю, так и организации. Его размер варьируется от 500 до 30 000 рублей.

Читайте также:  Договор беспроцентного займа: с кем его можно заключить, и как его правильно составить

Кроме того, путевые листы проверяют сотрудники трудовой инспекции и ИФНС, по ним они отслеживают соблюдение работодателем норм трудового законодательства, правильность начисления зарплаты и соблюдение норм списания ГСМ.

На практике получается так: в дороге могут потребовать права, регистрационные документы и документы на право владения, пользования, распоряжения ТС.

Таким образом, у водителя могут спросить полис ОСАГО, путевой лист, разрешительные документы на перевозимый груз. Например, разрешение нужно для перевозки лома или отхода цветных металлов. Если водитель не указан в полисе ОСАГО, лучше выписать ему доверенность.

Какие требования предъявляются к заполнению путевого листа 4-С?

Существуют два вида путевого листа грузового автомобиля: форма 4-С и 4-П. Отличие между ними состоит в том, что форма 4-С используется в случае, когда заработная плата шоферу начисляется сдельно. Руководитель компании, владеющей автомобилем, и должностные лица, которые отвечают за безопасность его эксплуатации, несут ответственность за правильность заполнения этого документа.

Форма не имеет строгого, утвержденного государством бланка. Между тем, если содержание путевки неверное, она признается недействительной. Грубой ошибкой является отсутствие хотя бы одного из следующих пунктов: дата заполнения и выдачи листа , штамп фирмы-владельца грузового авто (штамп отменен с 2021 г.) и печать организации-владельца грузового автомобиля.

Обратная сторона также имеет поля для заполнения, и туда вносят данные:

• Описание маршрута движения транспортного средства;
• Номер маршрута;
• Время отправление и время прибытия;
• Длительность маршрута и его километраж.

Бухгалтер рассказывает подробную инструкцию заполнения бланка, чтобы в будущем не возникло проблем с начислением заработной платы водителя. Начало каждого рабочего дня у водителя начинается с получения именно этого документа. В конце бумага подписывается механиком и водителем в знак того, что все данные заполнены верно и претензий нет.

Механик проверяет транспортное средство перед началом маршрута на наличие технических неисправностей. Эта процедура проводится каждый день без исключений. Последней подписью будет подпись медицинского работника, который проверяет состояние здоровья водителя на момент начала работы. Важно, чтобы водитель был в хорошем самочувствии и не жаловался на проблемы со здоровьем. Чтобы путевого листа автобуса и пример его заполнения не надо ходить по разным сайтам, так как он есть у нас и достаточно нажать на названия для скачивания.

Образец заполнения

Скачать образец заполнения и бланк путевого листа 4-С

Путевой лист грузового автомобиля Форма 4-С
Образец заполнения путевого листа грузового автомобиля Форма 4-С

Внимание! Минтранс, приказом № 368 от 11.09.2020 г., добавил новые требования к заполнению путевых листов. Документ вступил в силу с 01.01.2021 г. и действует до 01.01.2027 г.

Путевой лист: особенности для грузового автомобиля ИП

Индивидуальные предприниматели — владельцы грузовиков, используемых в их предпринимательской деятельности, обязаны заполнять путевые листы для каждой автомашины.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! С 01.03.2019 путевой лист оформляют строго на смену или на рейс, в зависимости от того, что длительнее. Составлять ПЛ на месяц нельзя.

Как правило, путевые листы выписываются ежедневно, кроме случаев, когда водитель будет выполнять заказ долгое время, не возвращаясь на место постоянной стоянки. В случае если на автотранспорте посменно работают несколько водителей, путевой лист заполняется на каждого их них.

С 01.01.2021 действуют новые обязательные реквизиты для путевого листа.

Основные нововведения:

Читайте также:  Инструкция для новой редакции ПБУ 18/02 «Учет расчетов по налогу на прибыль организаций», которую необходимо применять с 2020 года

1. Путевой лист обязателен при любой эксплуатации автомобиля вне зависимости от вида и нюансов перевозки.
2. Введен новый реквизит «Сведения о перевозке».
3. Обязательно нужно указывать марку прицепа.
4. Ответственное лицо обязано указывать время выезда ТС на линию и время его возвращения.

Об остальных изменениях в путевом листе рассказали эксперты КонсультантПлюс. Получите бесплатный демо-доступ к К+ и переходите в Обзорный материал, чтобы узнать все подробности нововведений.

Если ИП, владеющий авто, одновременно и водитель, он также обязан оформлять путевой лист на себя. В нем содержится вся необходимая информация о датах выполнения работ и преодоленном расстоянии. Эти данные необходимы для расчета стоимости оказанных транспортных услуг, зарплаты водителю и стоимости израсходованного топлива.

В случае остановки грузовика представителями ГИБДД водитель должен показать документы на груз — не только транспортно-сопроводительные, например, товарно-транспортную накладную, но и путевой лист.

При проверке трудовой инспекцией соблюдения предпринимателем норм трудового законодательства в отношении наемного персонала обязательно будут затребованы путевые листы, поскольку по ним можно отследить рабочий график водителя и установить корректность начисления зарплаты. Исходя из этих данных, будет видно, соблюдал ли предприниматель правила оплаты труда за сверхнормативный рабочий день (это актуально, если выполняются длительные рейсы).

Составлять ли путевой лист ИП без наемных работников на самого себя? Получите бесплатный пробный доступ к КонсультантПлюс и изучите разъяснения экспертов по данному вопросу.

Также путевой лист обязательно заинтересует проверяющих из налоговой. Изучив эти документы, они получат сведения о том, правильно ли была произведена калькуляция расходов на транспортировку.

Срок хранения путевого листа составляет 5 лет. Ответственность, если путевой лист будет составлен неверно, понесут солидарно ИП и водитель, хотя штрафные санкции применяются все же к предпринимателю.

Подробнее о сроках хранения таких первичных документов читайте в статье «Какой срок хранения у путевых листов (нюансы)?»

Образец бланка и пример заполнения

Для грузового автотранспорта используются две формы путевых листов 4-С (при сдельной оплате работы водителя) и 4-П (при использовании повременной тарификации труда водителя), утвержденные приложением к Постановлению Госкомстата №78. Организации так же имею право самостоятельно разрабатывать форму документа с учетом всех требований, установленных Приказом Минтранса №152.

По территории РФ

Для осуществления деятельности на территории Российской Федерации заполняются формы 4-С и 4-П по следующей схеме:

1. Название и номер документа. Если используется типографский бланк, то дополнительно может быть указана серия документа.
2. Срок действия путевки (с какого и по какое число).
3. Организация – собственник транспортного средства. Если грузовик принадлежит юридическому лицу, то требуется указать:

• наименование и форму собственности компании
• адрес регистрации предприятия
• ОГРН (номер, присваиваемый при регистрации юрлица)
• контактный телефон
• код ОКПО в соответствии с общероссийским классификатором

1. Сведения о грузовом автомобиле:

• марка и модель
• государственный регистрационный знак, выданный в ГИБДД после постановки автотранспорта на учет
• номер парковки (при наличии на предприятии данной классификации)
• режим работы, номера колонны и бригады (при необходимости)
• ФИО водителя (данные указываются полностью)
• табельный номер водителя (при наличии)
• реквизиты (серия и номер) водительского удостоверения, а так же открытые категории транспорта
• аналогичные данные прицепов (при наличии)
• перечень сопровождающих лиц (грузчиков, экспедиторов и так далее)

1. Начальные и конечные данные рейса:

• дата и время выезда
• нулевой пробег (расстояние об базы до места первой погрузки и от места последней разгрузки до парковки)
• показания одометра
• подпись и расшифровка подписи ответственного лица (механика, диспетчера и так далее)

1. Движение горючего, по которым определяется расходы топлива:

• остаток на начало рабочей смены
• добавлено
• остаток на конец выполнения рейса (окончание смены)
• поправочный коэффициент, установленный для данного типа транспорта
• время работы двигателя и специального оборудования, установленного на автомашине
• подписи механика (диспетчера) и заправщика

1. Задание, выданное водителю. Рекомендуется указывать в какое время водитель должен прибыть в распоряжение заказчика перевозки, сколько времени потребуется для погрузки, сколько времени требуется на перевозку до пункта назначения, время, отведенное на разгрузку и так далее.
2. Данные проведения предрейсового осмотра, проверки водительских прав и исправности транспортного средства.

Далее процесс заполнения путевки зависит от формы документа:

В форме 4-СУказывается последовательность выполнения поставленных задач и результаты работы транспортного средстваВ форме 4-ППеречень выполненных работ и результат от каждого действия

Пример заполненного путевого листа представлен на рисунке:

Международный

Основное отличие международного путевого листа от внутрироссийского документа заключается в возможности установки более длительных сроков действия, чем один рейс или одна смена. Далее все графы заполняются аналогичным образом.

Заполнение отрывного корешка

Каждый путевой лист имеет отрывной корешок, содержащий талон первого и второго заказчиков, которые передаются организации – грузоотправителю.

При заполнении требуется руководствоваться следующими правилами:

1. В верхней части каждого талона указываются реквизиты путевого листа, являющегося основанием для выполнения перевозки.
2. Указываются параметры выполненной работы:

• время, потраченное на выполнение заказа
• количество рейсов
• общий пробег транспорта
• тариф, в соответствии с которым начисляется заработная плата и так далее

1. После заполнения каждый талон подписывается таксировщиком (при наличии) и начальником эксплуатационного отдела.

Какие документы прилагаются к листу

Перечень документов, прилагаемых к путевому листу, варьируется от типа перевозимого груза. В обязательном порядке прикладываются:

товарно-транспортная накладная счет на оплату услуг

Дополнительно могут потребоваться:

документы, разрешающие транспортировку крупногабаритных или опасных грузов сертификаты соответствия справки, выданные различными организациями, подтверждающие различные факты

Что это за документ, как выглядит

Путевой лист (путевка или маршрутный лист) – это специальный документ, который оформляется на определенный автомобиль и определенный маршрут движения. В соответствии с Уставом автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта, утвержденным Федеральным законом N 259 от 08 ноября 2007 года запрещается осуществлять перевозки грузовыми автомобилями без оформления первичного документа – путевого листа (статья 6).

Путевки должны оформляться юридическими лицами или индивидуальными предпринимателями в соответствии с требованиями, установленными Приказом Министерства транспорта России N 152 от 18 сентября 2008 года.

Форма документа для отдельных видов транспорта утверждена Постановлением Госкомстата РФ N 78, утвержденным 28 ноября 1997 года.