- Когда требуется инвентаризация на складе
- Частота проведения процедуры
- Состав комиссии
- С какой целью проводится инвентаризация
- Виды инвентаризации
- Подготовительные работы
- Фиксирование и сверка инвентаризационных данных
- Порядок инвентаризации
- Прием товаров на ответственное хранение
- Завершение мероприятия
- Документация для передачи груза
- Автоматизация инвентаризации
- Основание для оплаты услуг
Когда требуется инвентаризация на складе
Плановая проверка выполняется раз в год. Внеплановая инвентаризация – при наличии особых обстоятельств. Перечень этих обстоятельств приведен в ФЗ №402 «О бухучете» от 6 декабря 2011 года:
- Смена руководителя, передача собственности другому лицу, перевод организации из государственной в унитарную.
- Увольнение более 50% работников штата.
- Выявление кражи, порчи имущества, его незаконной эксплуатации.
- Порча собственности в результате ЧП (пожары, наводнения, ураганы).
Когда надо проводить инвентаризацию?
Инвентаризация также осуществляется перед составлением годовой отчетности. Мероприятие регулируется Приказом Минфина №49 «Об утверждении указаний по инвентаризации» от 13 июня 1995 года.
К СВЕДЕНИЮ! Раз в год – это минимальное число мероприятий. Но на практике проверки осуществляются чаще. Нужно это для своевременного обнаружения факта кражи.
Читайте также: Уточненный расчет по страховым взносам в 2021 — 2021 годах
Частота проведения процедуры
Инвентаризация склада может быть спонтанной или запланированной. Ее периодичность прописывается в учетной политике организации. Задача спонтанной проверки заключается чаще всего не только в подсчете остатков, но и в проверке работы самих сотрудников. В отличие от запланированного мероприятия, персонал не имеет времени на подготовку, а, следовательно, результаты его работы будут более достоверными.
Поводы для обязательного подсчета складских товаров:
- продажа, сдача или покупка имущества;
- реорганизация фирмы;
- смена материально-ответственных лиц;
- форс-мажорные обстоятельства, к которым можно отнести наводнения, пожары, порчу имущества и др.;
- инициатива одного из членов бригады.
Инвентаризация раз в двенадцать месяцев для подготовки годовой отчетности является обязательной. При этом в магазинах и на складах проверка проводится чаще, как правило, раз в месяц. Это позволяет контролировать работу персонала и состояние учета товара в целом. Кроме того, регулярно проводимое мероприятие помогает вовремя выявлять бракованный товар и убирать из ассортимента наименее востребованные позиции.
Консультация специалиста Оставьте свой номер телефона и наш специалист свяжется с вами
Состав комиссии
Для проведения мероприятия назначается специальная комиссия. Ее минимальный состав – 6 сотрудников. В комиссию должны входить эти специалисты:
- Главбух.
- Руководитель фирмы или его зам.
- Руководитель отделов.
- Лицо, отвечающее за соблюдение трудовых прав сотрудников.
- Представители логистической службы.
Как провести инвентаризацию ТМЦ?
Иногда в состав комиссии могут входить и другие профессионалы. Каждый из сотрудников должен обеспечивать эффективность проведения мероприятия. Состав комиссии утверждается управленцем фирмы путем издания приказа.
ВНИМАНИЕ! Руководитель должен обеспечить наличие всего нужного инструмента: техники для взвешивания, подсчета, перевозки.
ВАЖНО! Число сотрудников, участвующих в комиссии, должно неукоснительно соблюдаться. В обратном случае инвентаризация признается недействительной.
С какой целью проводится инвентаризация
Инвентаризация — достоверный способ подтверждения целостности сбережений предприятия. Проводить ее может комиссия, сформированная из сотрудников самого предприятия, где проводится перерасчет, а может — сторонняя фирма.
Аргумент в пользу доверия пересчета сторонним компаниям — объективность. Сотрудник предприятия может оказаться заинтересованным лицом, что способно привести к неточным или заведомо ложным данным. Прибегая к помощи сторонней организации, компания получает независимый пересчет продукции с более точными результатами.
Еще один плюс в пользу привлечения сторонней организации — ее опыт. За время работы специализированные фирмы накапливают знания и выбирают проверенные технологии, что позволяет им выполнять работу качественно и эффективно, укладываться в обозначенные сроки.
Виды инвентаризации
Рассмотрим основные виды инвентаризаций на складе:
- Полная. Предполагает изучение всего имущества, расположенного на складе. Проверяются в том числе арендуемые объекты.
- Частичная. Проверяется только часть объектов. Проверка позволяет провести мероприятие быстро. Если выявится недостача, мероприятие расширяется.
- Выборочная. Анализируются только определенные ценности.
- Плановая. Перечень проверяемого имущества устанавливается руководителем.
Раз в год должна обязательно проводиться полная проверка.
Читайте также: Оплата на основании акта выполненных работ: законность, оформление, учет
Подготовительные работы
Склад перед мероприятием рекомендуется прибрать. Представителям комиссии предоставляются все документы, касающиеся недавних операций с предметами на складе. К примеру, это могут быть бумаги о приходе, утере, порче, расходе. На прежних отчетах проставляется пометка «до инвентаризации». Выделение документов, оформленных до мероприятия, позволит выявить отсутствующие объекты.
Ответственные за собственность обязаны перед началом инвентаризации поставить подпись в документе о том, что все бумаги на продукцию сданы комиссии. Проставляется еще одна подпись, которая подтверждает списание выбывшего имущества в расход. Документ о списании прилагается ко всем описям.
ВНИМАНИЕ! Различают две формы комиссий: счетную и инвентаризационную. Во вторую входят сотрудники, ответственные за подсчет собственности на складе.
Фиксирование и сверка инвентаризационных данных
При инвентаризации заполняется следующие документы:
Действия Форма для заполненияФактически имеющиеся на складе ТМЦ, пересчитанные путем автоматизированного учета или вручную форма ИНВ-3Товар числится за складом, но находится в пути форма ИНВ-6ТМЦ на ответхранении (числится за одним, а фактически находится на другом складе)Отдельная инвентаризационная опись со списком таких товаров по форме ИНВ-5Порченный, бракованный товар и товар, подлежащий списаниюСоответственно акты по форме ТОРГ-15, ТОРГ-16Сравнение фактических остатков ТМЦ с данными автоматизированного учета Сличительная ведомость по форме ИНВ-19
Если последние три придется можно отнести скорее к нестандартной ситуации, инвентаризационная опись ИНВ-3 – главный документ любой проверки. С его помощью не только фиксируется фактическое количество остатков на складах, но и впоследствии составляется сличительная ведомость о расхождении с ранее представленной бухгалтерской отчетностью.
По завершении ревизии все члены комиссии подписываются под ее результатами в инвентаризационной описи. Составляется она в двух экземплярах: один для бухгалтера, второй для материально-ответственного лица. Последние при обнаружении ошибки в документе доводят их до сведения бухгалтера и только после этого дают свое письменное согласие с результатами проверки.
Если в ходе заполнения сличительной ведомости обнаружены значительные расхождения, следует пересчет товаров. Причем корректнее выполнять его не членами комиссии, а специально созданной для этого группой людей. Любые исправления в заполненных формах должны быть осуществлены по согласованию всех членов комиссии.
Порядок инвентаризации
Начать нужно с формирования сличительных ведомостей. Эти документы фиксируют несоответствие бумаг и реальной ситуации на складе. К примеру, в бухгалтерском отчете указано 100 единиц товара, а на складе обнаружено только 98 единиц. То есть установлена недостача в 2 единицы. Она указывается в сличительной ведомости. В процессе инвентаризации формируется заключение. Для его подготовки нужно создать единый реестр, в котором содержатся описи и ведомости.
Если на складе есть временно хранящаяся продукция, для нее понадобится отдельная ведомость. Для удобства может быть сформирован электронный документ. Отсутствие имущества на складе должно быть зафиксировано. Выполняется это исключительно в присутствии лица, ответственного за товар.
Инвентаризация продукции на складе проводится в соответствии с этим алгоритмом:
- Формирование комиссии.
- Формирование плана предстоящих мероприятий.
- Руководитель утверждает участников счетной комиссии.
- Издается приказ о запрете всех действий с имуществом на складе.
- Готовятся бухгалтерские документы.
- Ответственный сотрудник подтверждает, что предоставленные бухгалтерские сведения актуальны.
- Представители счетной комиссии инструктируются на предмет создания описей.
- Выполняется подсчет имущества.
- Проверяется правильность заполнения описи после завершения подсчетов.
- По окончании мероприятия повторно устанавливается наличие продукции на складе, если соответствующее положение есть в документах.
- Формирование ведомости.
- Направление отчетов в бух. отдел.
Если есть неоднозначные моменты, нужно выполнить сравнение сформированных отчетов и единиц товара на складе.
ВНИМАНИЕ! Во время процедуры запрещено перемещение имущества и любые другие манипуляции с ним. Соблюдение этого правила позволит предупредить ошибки и неточности в отчете. Если в процессе инвентаризации на склад поступают новые товары, в реестре они отражаются в присутствии представителей комиссии.
Прием товаров на ответственное хранение
Теперь подробней рассмотрим оформление приема товаров на ответственное хранение с помощью комиссионной схемы документооборота.
Товар будем размещать на обычном складе, назовем его к примеру Склад мебели (или выбираем существующий), на котором не применяется ордерная система документооборота.
Создаем номенклатуру, к примеру Шкаф 4-дверный.
Читайте также: Как оформить и отразить в учете использование добавочного капитала
Так же создаем и комитента (поставщика, от которого принимаем на хранение) – ООО Поставщик.
Оформляем прием товара. Раздел Закупки -> Документы закупки -> Создать – Приобретение товаров и услуг -> Прием на комиссию.
Заполняем на вкладке Основное организацию, поставщика, контрагента и склад.
На вкладке Товары заполняем табличную часть номенклатурой Шкаф 4-дверный, количество допустим 10 шт. и цену (залоговую стоимость) 1000 р. (в данном примере цена не включает НДС).
Обязательные данные указаны и теперь проводим документ.
Завершение мероприятия
По окончании инвентаризации оформляются эти документы:
- Опись продукции, находящейся на складе.
- Ведомость о наличии несоответствий между данными инвентаризации и данными бухучета.
- Заключение о мероприятии.
Необходимо также сформировать бумагу с описанием имущества, которого недосчитались при проверке. Если виновник недостачи не был обнаружен, выполняются эти проводки:
- ДТ2 КТ1.
- ДТ94 КТ1.
- ДТ91/2 КТ64.
Если найден виновник недостачи, вносятся эти записи:
- ДТ73 КТ94.
- ДТ50 КТ73.
Если же обнаружены избытки и найдено виновное лицо, вносятся эти проводки: ДТ1 КТ91/1.
ВНИМАНИЕ! Если масштабы недостачи находятся в установленных рамках, то она относится к издержкам товарообращения. Если невозможно отнести недостачу к издержкам, необходимо искать виновное лицо. Для этого назначается расследование.
Документация для передачи груза
До передачи товара поклажедатель должен отправить хранителю заявку на поставку. Она содержит номер заключенного договора и его дату, количество и наименование изделий, марки машин, осуществляющих поставку, и тип размещения изделий – ручная укладка или размещение на паллетах. После получения заявки складским оператором, склад готов принять транспорт заказчика. Как правило, представитель поклажедателя имеет право передавать товар на хранение. Для этого он должен иметь при себе:
- оригинал товарно-транспортной накладной;
- доверенность от заказчика;
- личный паспорт.
После разгрузки продукции и сверки с товарной накладной, в ней хранитель ставит отметку о количестве разгруженных единиц. Также выписывается акт о приеме товарно-материальных ценностей. Если количество разгруженной продукции не соответствует накладной, составляется акт расхождений по количеству и качеству.
Автоматизация инвентаризации
Автоматизация предполагает замену ручной замены сверки номеров на сбор номеров посредством специального оборудования. В частности, используется мобильный считыватель. Пересчет остатков выполняется через терминал сбора данных. Преимущества автоматизации очевидны:
- Экономия времени, сокращение времени на проверку в 2 раза.
- Исключение человеческого фактора.
- Уменьшение трат на зарплату сотрудникам.
- Не требуется приостанавливать работу склада.
- Траты на автоматизацию окупаются в течение 1-2 лет.
- Предупреждение искажений данных.
Этапы внедрения автоматизации:
- Формирование базы данных. Она объединяет все имущество, хранящееся на складе.
- Маркировка. На все единицы наносятся наклейки со штрих-кодом.
- Считывание. Сканер считывает данные со штрих-кодов. Проводится их обработка и сохранение.
- Фиксация. Проводится фиксация совпадений полученных сведений с базой данных.
- Заключение. Полученные сведения размещаются в электронной системе. Они применяются в дальнейшей обработке данных.
Об обнаруженной недостаче сообщает сам терминал.
Основание для оплаты услуг
Оплата услуги ответственного хранения складскому оператору производится в большинстве случаев в 2 этапа:
- Авансовый платеж на основании выставленного счета, который формируется исходя из списка процедур и составленного прайс-листа.
- Оплата за фактически выполненные работы. Производится на основании подписанного заказчиком акта выполненных работ и выставленной на его основании счет-фактуры.
Акт выполненных работ содержит подробную информацию о грузе и перечень всех операций над ним с указанием их объема и стоимости. Он может быть объединен со счет-фактурой в УПД (универсальный передаточный документ).