Устранение потерь от воровства. Чем поможет инвентаризация?


  • Когда и для чего проводят инвентаризацию тмц

  • Виды складской инвентаризации
  • Периодичность инвентаризации на складе
  • Документация, необходимая для проведения мероприятия
  • Состав инвентаризационной комиссии для ревизии
  • Порядок проведения инвентаризации
  • Ручной или автоматизированный учёт?
  • Как провести эффективную автоматизированную инвентаризацию
Содержание
  1. Когда проводят учёт на складе предприятия?
  2. Что есть в кассовых и учетных программных продуктах Штрих-М для решения данной проблемы?
  3. Виды инвентаризации на складе
  4. В каких случаях нужна инвентаризация
  5. Список документов, необходимых для ревизии
  6. Рекомендуемый сроки проведения инвентаризации
  7. Состав инвентаризационной комиссии
  8. Как понимать выражение инвентаризационный аутсорсинг?
  9. Этапы проведения инвентаризации склада организации
  10. Документальное оформление результатов проверки
  11. Ручная или автоматизированная инвентаризация товаров?
  12. Отражение излишка и недостачи
  13. Этапы внедрения автоматизированных решений для инвентаризации склада
  14. Преимуществами автоматизированной инвентаризации являются
  15. Что не допускается делать в ходе ревизии на складе с продукцией
  16. Какие документы регламентируют проведение инвентаризации?
  17. Типы складов и инвентаризация
  18. Как проводят инвентаризацию?
  19. Как провести эффективную инвентаризацию на складе
  20. Маркировка продукции
  21. Терминал сбора данных для инвентаризации на складе
  22. Этап 4. Меры по результатам анализа инвентаризации

Когда проводят учёт на складе предприятия?

Для отчетности проверка имущества бывает плановой, то есть проводится раз в году по заранее утвержденному графику, или внеплановой – ее выполняют по решению руководителя или контролирующих органов, если для инвентаризации существуют причины.

Перечень обстоятельств, при наличии которых выполняется обязательная инвентаризация склада, указан в Федеральном законе № 402-ФЗ от 2011 года. В этот список входят:

  • смена руководящего состава организации, продажа бизнеса или передача функций управления другому юридическому лицу;
  • увольнение более чем 50% персонала;
  • изменение организационно-правовой формы компании;
  • выявление фактов порчи, хищения, неправомерного использования имущества;
  • утрата товаров полностью или частично из-за чрезвычайной ситуации.

Чрезвычайными признаются форс-мажорные происшествия, возникшие по не зависящим от собственника причинам. Например, природные катаклизмы: наводнения, землетрясения, пожары и т.п.

Что есть в кассовых и учетных программных продуктах Штрих-М для решения данной проблемы?

  • кассовые программные продукты компании Штрих-М подключаются к системам событийного видеонаблюдения, и позволяют отслеживать и анализировать опасные операции на кассовом узле;
  • кассовые программные продукты компании Штрих-М позволяют проводить инвентаризации непосредственно на кассовом узле. Данный функционал удобно использовать, когда товароведа нет на рабочем месте, например, для пересчета хлебобулочных изделий, после завершения рабочей смены;
  • кассовые и товароучетное программное обеспечение компании Штрих-М позволяет производить гибкие настройки по разграничению прав доступа как на кассовом узле, так и в учетной системе;
  • специальный отчет по опасным операциям, производимым на кассовом узле “Сторно и отмены чеков”;
  • отчет по аналитике проведенной инвентаризации “Анализ итогов инвентаризации” позволяет в одном отчете собрать всю необходимую информацию по проблемным позициям;
  • учетные программы Штрих-М позволяют закрывать период для редактирования, блокировки уже проведенных документов, а также вести контроль за действиями над ними, тем самым, не давая возможности проводить махинации товароведам;
  • документ “Пересчет товаров” — более удобный пошаговый механизм для проведения инвентаризации, который позволяет осуществить дополнительные проверки на ошибки в учете.

Обычно на большинстве предприятий установлена система видеонаблюдения, но “опытного сотрудника”, она не смущает, т.к. постоянно смотреть и отслеживать действия кассира невозможно.

Читайте также:  Учет нераспределенной прибыли на счете 84 (проводки)

Это развязывает руки недобросовестным сотрудникам. Если инвентаризация в магазине делается раз в год, то она покажет только то, что на предприятии имеются проблемы, а проанализировать на каком этапе цикла учета ТМЦ — практически невозможно.

Виды инвентаризации на складе


Процедура ревизии может проводиться по-разному. Это зависит от метода проверки, ее целей, объема мероприятий. Существует несколько критериев классификации.
Если за основу брать объем инвентаризации, то она может быть:

  • Полная – выполняют для подготовки годового отчета, в рамках аудита, в хранилищах с небольшой номенклатурой. Проверка должна охватывать все товарно-материальные ценности (ТМЦ). Проводится по всем статьям баланса. В том числе, относится к имуществу, которое арендуется или сдается в аренду.
  • Частичная – она проводится по различным основаниям. В ее рамках оценивают фактическое наличие остатков отдельной продукции или товарных групп, денежные или основные средства и т.п.

В зависимости от методики проверки:

  • Сплошной. Выполняется на всей территории, в ней должны участвовать все лица, несущие материальную ответственность.
  • Выборочной. Ее проводят на крупном складе с большим объемом запасов в межревизионные периоды. Выборочная инвентаризация выполняется только в отдельных помещениях или в отношении конкретных материально ответственных лиц. Ее назначают либо по объективной причине, либо для профилактики.

Исходя из назначения инвентаризации она бывает:

  • Плановой – ее проводят по ранее составленному графику.
  • Внеплановой – назначается для подтверждения или опровержения недостачи, излишков, а также в случаях, предусмотренным законом.
  • Повторной – выполняется, если у руководителей возникают сомнения в полноте/достоверности сведений, полученных в ходе ранее сделанного аудита.
  • Контрольной – ее назначают сразу после инвентаризации для того, чтобы проверить качество работы членов комиссии ревизии.

В каких случаях нужна инвентаризация

Инвентаризация в розничной торговле и по организации в целом выявляет фактическое наличие имущества. Сличает результаты с теми, что числятся на балансе. Осуществляется как в добровольном, так и в обязательном порядке. В первом случае ревизия проводится исключительно по инициативе руководства. В остальных – по требованию закона.

Таблица 1: формы и отличия инвентаризации

ДобровольнаяОбязательная

  • плановая (по утвержденному графику);
  • внезапная;
  • сплошная: сырье, запасы, оборудование, мебель, денежные средства;
  • выборочная: склад, отдел в магазине, вид товара (бытовые или пищевые продукты);
  • запрашиваемая: сотрудник настаивает на ревизии
  • имущество сдается в аренду;
  • увольняется материально-ответственный сотрудник (бригадир, продавец, кладовщик);
  • ответственный сотрудник сдает смену;
  • по прошествии стихийных бедствий: пожар, наводнение, техногенные аварии;
  • участились/обнаружены случаи кражи имущества;
  • по итогам года составляется бухгалтерская отчетность

В любом случае положение о ревизиях (сроках, формах, времени проведения) принимаются руководителем и главным бухгалтером. Документооборот формируется с учетом методических рекомендаций Министерства финансов Российской Федерации от 13.06.1995 № 49.

Для оформления результатов проверки организация имеет право самостоятельно разрабатывать формы актов, ведомостей, но этот момент следует упомянуть в учетной политике. Замена унифицированных бланков на разработанные самостоятельно не должна искажать информацию, содержать ошибки.

Список документов, необходимых для ревизии

  • Приказ руководителя предприятия по форме ИНВ-22. В данном приказе следует указать этапы и операции, необходимые в ходе проверки. Если аудит на складе проводится в крупной компании, то допускается подготовка нескольких приказов по разным видам складских запасов или для нескольких помещений склада.
  • Опись инвентаризации ТМЦ по форме ИНВ-3. Ее подготавливают в двух экземплярах. Основное назначение документа – зафиксировать итоги ревизии (результаты подсчета). Хранят опись работники, в отношении которых проводилась проверка, и в бухгалтерии.
  • Акт по форме ИНВ-4. Его оформляют в том случае, если имеется неоплаченная продукция. К таким товарам применяется особая процедура перехода прав владения. В акте их отмечают следующим образом: денежные средства не поступили из-за просроченной оплаты, или дата внесения платежа от контрагента еще не наступила.
  • Опись ТМЦ по форме ИНВ-5. В документе приводится перечень всех запасов, бланк передается на хранение ответственному сотруднику. К документу прикладывается расписка, куда вносят перечень позиций, подлежащих списанию или использованию. Если есть несоответствия со сведениями из бухгалтерского учета, то дополнительно оформляется ведомость по форме ИНВ-19.
  • Акт продукции по форме ИНВ-6. Необходим для отражения позиций, которые не поступили на склад из-за особенностей транспортировки. Их обозначают с особыми пометками в ревизионной ведомости.

Рекомендуемый сроки проведения инвентаризации

  • Хлебобулочные изделия — не реже чем раз в неделю;
  • Фрукты и овощи — не реже чем раз в неделю;
  • Колбасные изделия — не реже чем раз месяц;
  • Охлажденка, заморозка — не реже чем раз в неделю;
  • Сигареты — не реже чем раз в месяц;
  • Алкоголь — не реже чем раз в месяц;
  • Весовые конфеты — не реже чем раз в месяц;
  • Критические позиции — все что маленькое и дорогое или же подвержено частому хищению — требует ежедневного пересчета;
  • Товары без движения — товары по которым не было продаж в течении 7 дней.
  • Позиции с отрицательными остатками — требуют ежедневного пересчета.

Состав инвентаризационной комиссии

В ходе проверки все действия по пересчету осуществляются в присутствии должностного лица, ответственного за хранение. Однако в группу проверяющих он не входит. Это регламентируется отдельным приказом, который выпускается руководством.
Если компания небольших размеров, то комиссию для ревизии должны составлять не менее трех человек. Для крупных организаций численность проверяющих увеличивается до шести и более лиц.

Обычно для инвентаризации на складе нужен:

  • главный бухгалтер или его заместитель;
  • генеральный директор (директор) или его зам;
  • руководитель отдела (департамента);
  • представитель логистической службы;
  • сотрудники службы безопасности или охраны;
  • представитель профсоюза.

Окончательное назначение членов инвентаризационной группы входит в ответственность руководителя и происходит путем выпуска отдельного приказа.
Чтобы провести проверку имущества на складе, потребуется создать все условия для качественного и объективного подсчета остатков. Для осуществления такой работы необходимо использовать специальный инвентарь для взвешивания и пересчета, средства транспортировки и погрузки.

В случае, когда членов комиссии меньше, чем установлено регламентами, полученные в ходе проверки данные признаются недействительными.

Как понимать выражение инвентаризационный аутсорсинг?

В экономической теории существует такой термин как услуги, предоставляемые в аутсорсинг. Если объяснять просто, что это покупка собственником компании определенного вида услуг, которые должны выполняться в определенный временной период. Такой способ становится все более популярным среди собственников среднего и большого бизнеса. Дело в том, что за каждую официально зарегистрированную трудовую единицу требуется оплатить в государственную казну определенное количество финансовых отчислений. Это стабильный налог, являющийся обязательным для каждого работодателя. Если же услуги привлекаются из вне, причём имеют так называемый сезонный характер, то собственнику любой фирмы гораздо дешевле будет использовать знания и работу нанятых временно специалистов, за которых платит налоги другая фирма. Она же и несет ответственность за их квалификацию.

Инвентаризационный аутсорсинг — это такая услуга по пересчету товара и определению степени его соответствия нормативной базе, взятая в аренду и выполняемая специалистами, занимающимися конкретными видами задач профессионально.

Читайте также:  Счет 84. Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)

Этапы проведения инвентаризации склада организации

  • Подготовка. Руководитель составляет приказ по форме ИНВ, указывая в нем причины осуществления ревизии, сроки ее начала и завершения, товарно-материальные ценности, подлежащие пересчету. В документ дополнительно вносят сведения обо всех членах ревизионной комиссии. Если аудит проводится на крупном складе, то комиссия имеет право заранее распределить операции между работниками.
  • Проверка имущества. Подсчет фактических остатков товаров в наличии и заносит точное количество единиц каждого наименования в инвентаризационную опись. На свое усмотрение члены комиссии могут вскрывать отдельные упаковки, проводить взвешивание, сверять сроки годности, вести учет испорченных продуктов. Как только пересчет будет завершен, фактическое количество складских остатков вносят в опись. Ее подписывает каждый член комиссии.
  • Сверка результатов ревизии на складе. Инвентаризационную опись передают в бухгалтерию предприятия, где специалисты сверяют фактические показатели с данными в учетных документах. По итогам сверки формируется акт, куда заносят результаты инвентаризации и основания для списания продукции. Дополнительно сотрудники бухгалтерии подготавливают отчеты по оприходованным позициям, которые по факту отсутствуют на складе.
  • Оформление выводов. Составляется ведомость учета результатов проверки комиссии, руководитель организации выпускает приказ, утверждающий итоги. На основании данного документа принимаются меры взыскания к материально ответственным работникам, подготавливаются решения по изменению подходов к ведению бухгалтерского учета и использованию бухгалтерских приложений. Запись о проведении ревизии обязательно заносится в журнал учета контроля инвентаризации.

Результаты инвентаризационной ревизии оформляются пакетом документов:

  • опись (ИНВ-3);
  • документ о проверке отгруженных товаров (ИНВ-4);
  • акт расчетов за позиции в пути (ИНВ-6);
  • сличительная ведомость (ИНВ-19).

Документальное оформление результатов проверки

По результатам инвентаризации формируется сличительная ведомость (ИНВ-19), где отражены недостача или излишки товаров. По каждому факту отклонения в любую сторону комиссия обязана провести проверку и занести результаты в итоговую ведомость (ИНВ-26):

  • недостаток по причине естественной убыли;
  • по недосмотру или халатности;
  • по злому умыслу (если проверка инициирована с целью пресечь кражу или порчу ТМЦ).

Причины помогут руководителю установить виновника и взыскать с него убыток в денежном выражении. Выявить наличие единиц устаревшего или просроченного товара, списать его в убыток.

По завершении проверки инвентаризационный акт подписывают все участники комиссии, руководитель и главный бухгалтер, а также сотрудники, ответственные за движение ТМЦ.

Таблица 2: учет результатов инвентаризации в бухгалтерском учете

Что списываем/приходуемКуда списываем/приходуемдебеткредит1Излишки товаров4191.12Недостачу товаров94413В пределах норм естественной убыли44944Убыток за счет виновного сотрудника73.2945Убыток за счет прибыли организации91.2946НДС в части товаров, которые списаны в убыток91.219.3

Проводки, которые отражают результаты инвентаризации, формируются в том периоде, к которому относится дата проведения проверки (дата составления описи).

Ручная или автоматизированная инвентаризация товаров?

Ручная ревизия – достаточно трудоемкий и длительный процесс. На время проверки непременно нужно полностью останавливать работу склада или его отдельных подразделений. Немалое значение здесь имеет человеческий фактор, поскольку из-за малейшей неточности в работе проверяющего результат будет скомпрометирован.
Автоматическая инвентаризация – это более совершенная процедура, выполняемая с использованием специализированного оборудования – терминала сбора данных. Это позволяет выполнять все операции с максимальной оперативностью, исключить возникновение ошибок. Немаловажный нюанс заключается в том, что пропадает необходимость останавливать работу склада. Результаты проверки содержат объективную информацию о складских запасах, возможность ее искажения и подтасовки сведена к нулю.

Таблица сравнения ручной ревизии на складе и автоматизированной инвентаризации

РучнаяАвтоматизированнаяОптимальная для каких хранилищС небольшой номенклатурой на складеПрименяется на крупных и средних хранилищах, где используются адресные системы хранения.Влияние на рабочие процессыВо время работы нужно подключать много сотрудников, из-за чего работа на складе останавливается на неопределенное время.Исключаются простои из-за учета и сверки результатов.Как влияет человеческий факторВысокий риск получения необъективных результатов – на итогах проверки может сказаться усталость, невнимательность, низкая подготовка сотрудников, а также их заинтересованность в подтасовке результатов.Итоги ревизии беспристрастные, поскольку персонал не влияет на ход процедуры и подсчеты результатов.СложностиРевизия может затянуться по времени, поскольку при увольнении материально ответственного лица есть риск утраты данных.Возможно выявление фактов недостачи или расхождения в данных из-за того, что перемещения ценностей не фиксировались своевременно.Порядок проведения

  • Нужно обеспечить порядок, освободить подходы к продукции.
  • Обязательно необходимо документально оформлять все операции.
  • Корректность ревизии удастся обеспечить только путем остановки работы склада.
  • Нужно задействовать нескольких сотрудников организации, оторвав их от выполнения прямых обязанностей.
  • На сверку данных инвентаризационной описи и учетных документов уходит дополнительное время.
  • Формируется отдельная база данных, куда вносятся наименования товаров и их количество.
  • Сбор и подсчет товарных запасов происходит при помощи терминала сбора данных.
  • Сведения из терминала автоматически загружаются в учетную систему.
  • Итоги инвентаризации имущества подсчитываются и выводятся автоматически.

Отражение излишка и недостачи

Для отражения факта недостачи и излишка нужно создать в системе соответсвующие операции, для излишка создаем Оприходование излишков товаров

:

Документ заполнился автоматически. Обратите внимание на поле Вид цены

— именно цены данного вида будут подставлены для товаров в качестве себестоимости оприходования:

Читайте также:  Расходы, связанные с производством и реализацией продукции

На второй закладке заполнена информация о приходуемых товарах:

Проводим и закрываем.

Регистрируем списание недостачи:

На второй закладке заполнились сведения о списываемых в рамках недостачи товарах:

Необходимо уточнить, что оприходования и списания товаров по результатам инвентаризации можно вводить не только на основании пересчета товаров, но и с помощью помощника оформления складских актов

. Для демонстрации его работы удалю списание недостач, теперь в списке пересчетов выводится сообщение о недостающих складских актах, переходим по соответствующей гиперссылке:

В помощнике выбираем склад, период инвентаризационной описи и дату актов. Также выбираем, откуда брать себестоимость для ПФ ИНВ-3 и ИНВ-19 (будем заполнять ее по виду цен Закупочные

):

Видим, что нужно оформить списание вентилятора:

Теперь нужно отнести списание недостач товара на конкретную организацию:

После отнесения списываемых товаров на конкретную организацию нажимаем Далее

:

В результате создается две операции: списание недостач и инвентаризационная опись (служебный, нужен для печати ИНВ-3 и ИНВ-19):

Теперь видим, что никаких расхождений при пересчетах не выявлено, и оформлены все необходимые складские акты:

Читайте также:  НДС по авансовым платежам: примеры, проводки, сложные ситуации

Этапы внедрения автоматизированных решений для инвентаризации склада

  • Создание базы данных. В нее заносят все имущество.
  • Нанесение маркировки. На каждую товарную единицу наклеивают ярлык со штрих-кодом.
  • Сканирование маркировки. Информацию со штрих-кода считывают при помощи сканера, полученные данные обрабатываются и сохраняются в базе данных.
  • Фиксация результатов. Совпадения между полученными сведениями и информацией, ранее занесенной в базу данных, фиксируются.
  • Заключительный этап. Перенос полученных сведений в электронную систему, откуда их можно извлечь для последующего анализа и обработки.

Все эти этапы подходят и для инвентаризации магазина

Преимуществами автоматизированной инвентаризации являются

  • Двукратное сокращение времени на все операции.
  • Отсутствует необходимость в закрытии или остановке на складе предприятия.
  • Исключается влияние «человеческого фактора».
  • Окупаемость затрат на внедрение автоматизированных решений – до двух лет.
  • Обеспечивается объективность, достоверность и полнота результатов проверки имущества.

Что не допускается делать в ходе ревизии на складе с продукцией

  • Смешивать позиции, менять места хранения товаров.
  • Отпускать продукцию и расходные материалы в производственные цеха. Исключение составляют ситуации, когда данные операции одобрены письменным распоряжением руководителя.
  • Пропускать на территорию склада сотрудников, руководителя отдела без сопровождения членами комиссии. Правило действует в отношении ревизий, с длительным временем выполнения.

Если рабочий день завершился, но работы еще не окончены, то объект необходимо опечатать, указав на пломбе точное время закрытия.

Какие документы регламентируют проведение инвентаризации?

Проведение инвентаризации регламентирует 2 основных базовых документа:

  1. ФЗ No 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте».
  2. Редакция от 08.11.2010 No 142н о Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утверждённых Приказом Минфина России No 49.

В этих актах можно найти не только нормы по своевременному проведению инвентаризации, но и нормы, которые регулирует составление учетной документации по выше изложенному вопросу. Для адекватного составления учетной документации после проведения инвентаризации на любом типе объекта необходимы не только точный учет и перепись представленных товаров либо же производственных мощностей, но и определённая компетенция в составлении экономических сопроводительных документов, которая также имеется в достатке у сотрудников нашей компании TSD-INVENT.
К списку статей

Типы складов и инвентаризация


В логистике принято классифицировать складские помещения и комплексы, разделяя на четыре основных вида, обозначаемых первыми буквами латинского алфавита, от А до D. Дополнительно выделяют два промежуточных подтипа А+ и В+, отличающихся от основных категорий лишь размерами помещений. Поэтому имеет смысл рассматривать проведение инвентаризации только по основным категориям.

Инвентаризация проводится двумя способами.

  • Вручную. Процедура требует минимальных расходов, но забирает немало времени и сил. Кроме того, при пересчёте не исключены ошибки, причём даже не по злому умыслу, а по невнимательности или неопытности исполнителей.
  • С автоматизацией. Подсчёт запасов ведётся при помощи специального сканера, считывающего информацию с этикеток. Инвентаризация проводится очень быстро и при этом безошибочно, а результат невозможно сфальсифицировать.

Ручная инвентаризация, как правило, выполняется на небольшом складе, характеристики которого соответствуют классам С или D. На хранении там находится малое количество материальных ценностей, площадь невелика, а на территории находится всего одно или два складских здания. Однако из-за того, что к выполнению проверки привлекают почти всех сотрудников, которые и являются членами комиссии, существенно возрастает риск ошибки и даже прямой фальсификации результата. К тому же ради аудита приходится полностью останавливать работу склада.

На крупных комплексах классов А или В проверки проводят исключительно с использованием специальной техники. На территории обычно располагается несколько отдельных объектов, с большой суммарной площадью. Большое количество материальных ценностей требует применения программных средств, существенно ускоряющих и облегчающих процедуру пересчёта. При этом нет необходимости останавливать работу, склад функционирует в обычном режиме. Доступ сотрудников к базе данных ограничен, поэтому вероятность подделки данных исключена.

Оптимальный вариант для складов класса С или D – полная проверка имущества. Небольшое количество товаров позволяет провести её быстро и делает бессмысленным частичный пересчёт.

На складе классов А или В возможна как полная, так и частичная ревизия, однако тут есть нюансы. Частичные проверки должны проводиться часто, так как это оптимальный способ контролировать работу сотрудников, документацию, кассу и сохранность товаров.

Как проводят инвентаризацию?

Если в магазине нет автоматизации, то товары считают по старинке: распечатали список с количеством каждого товара и пересчитали на прилавках. У этого подхода два существенных минуса:

  • Продавцы заранее знают количество товаров, а значит сделают все, чтобы при подсчете получить нужную цифру. То есть подобьют данные, чтобы не было недостачи.
  • Поиск информации ведут на бумаге. Утомительно искать условную банку скумбрии в списке из 500 строчек. А если вспомнить, что там не только скумбрия, но и сайра, которая бывает в собственном соку и в томатном соусе, и разного объема. Продавцы заранее устают и переполняются негативом.

Эффективнее использовать терминал сбора данных (ТСД). Это «обычный» смартфон с интегрированным сканером, который считывает штрихкод с упаковки и вносит фактическое количество на полке.

После этого все собранные данные загружаются в программу, где сравниваются с учетными. Искать на бумаге ничего не надо, и самое главное — при пересчете продавцы не знают количество товара по учету.

После загрузки данных в систему делают повторный пересчет тех позиций, по которым вышли расхождения. Сделать это надо сразу, пока товар не продали или переместили. Конечно, это удлиняет процесс, но позволяет найти случайные ошибки.

Артем Туровец, директор онлайн-бухгалтерии Небо

«У нашего клиента продуктовый магазин. Провели пересчет, загрузили данные с терминала в программу и выявили недостачу 20 000 рублей, а это очень много в масштабах этого бизнеса. Мы нашли позиции, где были минусы и попросили продавцов снова пересчитать отдельные товары. После этого недостача упала до 1500 рублей. Просто в этот раз продавцы считали внимательнее: находили бутылки, которые закатились за угол или колбасу, которая была в дальнем ряду. Такую же картину я наблюдал при инвентаризации магазина одежды. У продавцов просто замыливаются глаза и они часто не замечают вещи, например, одетые на манекен. А при втором заходе знают, что искать, поэтому находят все».

Главное в инвентаризации — не изменять остатки товара, который пересчитывают. Его нельзя продавать или отправлять на другие точки(даже с документами), так как это создаст путаницу. Поэтому при инвентаризации торговлю обычно останавливают.

Крупные магазины обычно проводят частичный пересчет, чтобы избежать убытков. Например, в определенный день считают порошки, а в другой день — шоколад. Во время пересчета эти позиции не продают.

Организационный момент: в инвентаризации должен участвовать минимум один сотрудник, который не несет материальную ответственность. Иначе работники посчитают, как им удобно и безопасно.

Частота проведения инвентаризации у всех своя. Это зависит от частоты продаж и широты ассортимента. Например, в продовольственных магазинах считают раз в месяц, а в магазинах одежды — раз в полгода после смены сезона.

Как провести эффективную инвентаризацию на складе


Внедрение системы автоматического аудита требует довольно серьёзных расходов, и это обстоятельство нередко тормозит процесс. Выгоды прогрессивного подхода, как правило, перевешивают, но минимизировать затраты поможет знание некоторых нюансов процесса.

Маркировка продукции

Чтобы сделать товарную единицу доступной для автоматизированного учёта, необходимо её снабдить соответствующей маркировкой. Наиболее распространённым способом является нанесение кодов – информации о продукции, зашифрованной в виде чёрных и белых полос разной толщины. Штриховое кодирование считывается практически всеми сканирующими устройствами. При этом большинство производителей сами наносят коды на упаковку. Если кодирование отсутствует, напечатать этикетку сегодня можно прямо на складе. Чтобы внедрить систему штрихового кодирования, понадобится набор маркировочного и считывающего оборудования, а также программное обеспечение к нему.

Терминал сбора данных для инвентаризации на складе

Это устройство сокращённо называют ТСД, и оно представляет собой миниатюрный компьютер, снабженный маленьким экраном и клавиатурой, а также блоком считывания меток. Как правило, с ним работает мерчандайзер. ТСД используют многие торговые предприятия, от крупных супермаркетов и складских комплексов до небольших розничных магазинов. Широкий ассортимент устройств с разными параметрами позволяет каждому предприятию выбрать подходящую модель.

  • Базовый вариант, как правило, предназначен для работы в помещении магазина. У него отсутствует беспроводное подключение к информационной сети, а вся информация хранится на съёмном носителе. Периодически необходимо выгружать файлы в компьютер при помощи специальной коммуникационной подставки.
  • Устройство более высокого класса называют карманным персональным компьютером. В нём уже предусмотрена беспроводная связь и возможность синхронизации с базами данных, разработанных для работы на складе.

Этап 4. Меры по результатам анализа инвентаризации

Касательно расхождений, выявленных в рамках текущей инвентаризации, то по таким товарным позициям должна назначаться дополнительная неполная инвентаризация, которая займет намного меньше времени, и которую гораздо проще сделать внезапной. Кроме того, существуют инструменты, которые позволяют понять, по каким товарным позициям наиболее часто происходит списание по результатам всех инвентаризаций за некоторый период. Выявление таких позиций говорит о том, что воруют их постоянно и пересчитывать их необходимо чаще, чем другие, назначая внеплановые неполные инвентаризации по данным позициям и приучать персонал воровать меньше.

О том, какие варианты махинаций встречаются в инвентаризации и как сотрудникам удается избежать наказаний читайте в статье «Фальсификация результатов переучета: как избежать и как с ней бороться?

«

«

Добавить комментарий

Adblock
detector