- Обязательно ли вести личные дела работников?
- Как организуется хранение приказов на отпуск?
- Состав личного дела сотрудника в 2020-2021 годах
- Кадровые приказы по личному составу
- Формирование личного дела работника: образец 2020-2021
- Сколько нужно хранить приказы на отпуск?
- Хранение личных дел сотрудников в отделе кадров
- Чем регулируются сроки хранения документов
Обязательно ли вести личные дела работников?
Ведение личных дел работников обязательно не для всех работодателей. Так, в обязательном порядке личные дела заводятся на гражданских служащих. Таково требование закона «О государственной гражданской службе в РФ» от 27.07.2004 № 79-ФЗ. В них заносятся персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и увольнением с нее, а также сведения, необходимые для обеспечения деятельности соответствующего госоргана.
Что касается коммерческих организаций (а именно о них мы и будем говорить далее), то соответствующей обязанности у них нет. Вести личные дела персонала они могут по собственной инициативе. На практике компании так и поступают. Это позволяет систематизировать и упорядочить кадровый документооборот, а также помогает быстро найти необходимую информацию о работнике в нужный момент. Какие требования нужно соблюдать, чтобы не пришлось платить за все эти удобства, расскажем далее.
Как организуется хранение приказов на отпуск?
Для соблюдения правил делопроизводства значение имеет не только продолжительность периодов, в течение которых должна сохраняться документация. Также необходимо правильно организовать хранение на протяжении всего срока.
Строгих правил здесь нет, однако оптимальным считается выделение различных категорий документов в отдельные ячейки или папки.
Важно! При издании каждый документ должен быть пронумерован в хронологическом порядке. При этом каждая компания может разработать свою систему регистрации. После издания документы следует сразу подшивать в дела (это удобно и исключает путаницу).
Необходимо обратить внимание, что сами распорядительные акты и основания к ним (например, заявления сотрудников) лучше хранить отдельно. Заявления подшивают к личным делам сотрудников.
Некоторые компании принимают правила, согласно которым и распорядительные акты, и основания должны находиться в личном деле. В этом случае «отпускная» документация сохраняется на протяжении 75 лет независимо от своей категории.
Читайте также: Путевые листы автомобилей в 2021 году: бланки
Таким образом, срок, на протяжении которого должно быть организовано хранение приказов об отпуске, зависит от разновидности последнего и от условий труда сотрудников (но, как правило, срок сохранности «отпускной» документации или 5, или 75 лет).
Если у вас возникли сложности с оформлением кадровой документации или у вас есть другие вопросы в сфере делопроизводства и трудового права, рекомендуем обратиться за профессиональной помощью к юристу.
Источники:
Комплектование архивов архивными документами
Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов…»
Состав личного дела сотрудника в 2020-2021 годах
Наверное, все мы себе представляем личное дело в виде папки или файла, содержащего определенный набор документов о работнике и его работе и их копий. Как правило, это так и есть. Что должно быть в личном деле сотрудника? Его состав работодатель определяет исходя из собственных представлений и потребностей. Поскольку ведение личных дел — это право, а не обязанность, то и порядок их оформления устанавливается свой в каждой конкретной компании. Закрепить его целесообразно в локальном нормативном акте.
Обычно перечень документов в личном деле работника таков:
- анкета, заполняемая при приеме на работу;
- трудовой договор;
- должностная инструкция;
- копии приказов по сотруднику.
Личные карточки по форме Т-2 не нужно включать в личные дела. Их хранят отдельно.
А теперь внимание! Очень часто в личное дело подшивают копии документов, предоставляемых работником при трудоустройстве: паспорта, документа о СНИЛС, свидетельства об ИНН, дипломов и т. д. Все эти документы содержат персональные данные человека. Поэтому хранить их просто так (чтобы были) нельзя. Как минимум, вы должны получить от работника согласие на обработку персданных с указанием конкретной цели их использования. По крайней мере, поступать так разрешает Роструд. Но лучше вообще отказаться от собирания копий личных документов. Получили документы, зафиксировали всю нужную для оформления трудовых отношений информацию и вернули всё работнику. Это исключит риск претензий при проверках.
И безусловно, не следует держать у себя копии документов на уволенных сотрудников. Закон «О персданных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ дозволяет хранить персональные данные не дольше, чем этого требуют цели их обработки. А с увольнением работника соответствующая цель утрачивается.
За нарушения в работе с персональными данными ст. 13.11 КоАП предусмотрены достаточно существенные штрафы. Проверки соблюдения законодательства о персданных проводит Роскомнадзор.
И кстати, имейте в виду, что сами личные дела тоже относятся к персональным данным. Поэтому при работе с ними нужно действовать строго в рамках законодательства.
Кадровые приказы по личному составу
Приказы по личному составу отражают трудовые отношения, перемещение сотрудников внутри компании и др. — напрямую касаются работников предприятия. Такими распоряжениями оформляют прием и увольнение, переводы, отпуска и так далее.
Основные формы приказов по кадрам — по личному составу
Организационные
- прием на работу/ увольнение;
- перемещение;
- о возложении обязанностей;
- проч.
Дисциплинарные
- наказание;
- поощрения;
Регламентные
- командировки;
- отпуска;
Зарплатные
- оклады / тарифные ставки;
- надбавки;
- доплаты;
Стимулирующие
- премии;
- иные вознаграждения;
Технические Отмена или изменение ранее изданных распоряжений
Какие приказы по личному составу обязывает издавать ТК:
- при приеме на работу — ст. 68;
- при увольнении сотрудника — 84.1;
- наложение взыскания — 193;
- несчастный случай — 229.
Необходимые в деятельности предприятия бланки приказов по кадрам и распоряжений утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1. В 2013 отменена обязательность применения данных бланков, работодатель вправе разработать собственные шаблоны распорядительной документации.
Важно!
Запрещено разрабатывать самостоятельно формы кассовых документов: расчетно-платежные ведомости, приходные и расходные ордера, кассовые книги.
Унифицированные приказы по кадрам — таблица
Название приказа Номер унифицированной формы О приеме работника на работу №Т-1 / Т-1а О переводе работника на другую работу № Т-5 /Т-5а Предоставление отпуска работнику № Т-6 / Т-6а Прекращение (расторжение) трудового договора № Т-8 / Т-8а Направление в командировку № Т-9 / Т-9а Поощрение № Т-11 / Т-11а Важно!
Распорядительные документы должны соответствовать ГОСТу Р 7.0.97-2016. Кроме того, чтобы ввести в действие разработанные шаблоны, необходимо издать приказы отдела кадров об утверждении форм документов. Если работодатель не планирует пользоваться собственными бланками, издается приказ о ведении бухгалтерского и кадрового учета с применением форм Госкомстата.
Ошибочно считать, что, если для приказа не утверждена унифицированная форма, то он не относится к приказам по личному составу.
Пример
Возложение обязанностей, изменение фамилии, сверхурочная работа, перенос отпуска.
Все приказы, относящиеся непосредственно к работникам, относятся к личному составу и хранятся в специальных папках с соответствующими сроками хранения.
Формирование личного дела работника: образец 2020-2021
Когда оргвопросы и вопросы с законом по личным делам решены, остается их скомплектовать и оформить. Как правило, порядок следующий:
- На каждого работника заводится отдельная папка (или файл).
- Документы в личное дело подшиваются в хронологическом порядке по мере их поступления, начиная с документов о приеме (заявления, трудового договора, приказа о приеме) и заканчивая копией приказа об увольнении.
- Каждый лист дела нумеруется.
- В один том подшивают не более 250 листов (п. 4.20 правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ, утв. приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526), если документов накопилось больше, открывают новый том.
- Каждый поступающий документ фиксируют во внутренней описи дела.
Сами дела нумеруются и регистрируются в журнале учета личных дел работников (форму журнала можно разработать самостоятельно).
Сколько нужно хранить приказы на отпуск?
Право на отдых является одним из важнейших для каждого работника, поэтому в задачи руководителя входит не только обеспечение возможности предоставления своим сотрудникам очередных отпусков, но и правильное оформление всей документации. Процесс отправки сотрудника в отпуск состоит из следующих этапов:
- работник пишет заявление;
- заявление согласовывается руководителем;
- кадровая служба готовит соответствующий приказ;
- приказ передается в бухгалтерию;
- работник получает все полагающиеся выплаты.
Значительная часть вопросов у сотрудников кадровых служб возникает по поводу хранения «отпускной» документации (в частности, приказов). Обязательной для любой компании является организация хранения кадровой документации в соответствии с действующими правилами (в личном деле сотрудника или в специальной папке) и в течение определенного срока. Для хранения документация отправляется в архив.
Что касается сроков хранения, то, прежде всего, нужно отметить, что единый срок, на протяжении которого хранятся «отпускные» приказы, отсутствует. Продолжительность хранения может составлять:
- 5 лет;
- 75 лет.
От чего это зависит? Меньший срок хранения — 5 лет — устанавливается для документов о ежегодных оплачиваемых и учебных отпусках, а также о переносе отпусков. Гораздо большая продолжительность — 75 лет — предусмотрена для документации об отдыхе сотрудников, работающих в опасных условиях.
Читайте также: Закрывающие документы по самозанятым и другим физлицам: что учесть
Также длительного хранения (срок — 75 лет) требуют приказы об отпусках по уходу за ребенком и предоставлении «отпускных» дней без сохранения заработной платы.
Необходимость в том, чтобы хранить некоторые виды отпускной документации в течение 75 лет, объясняется влиянием опасных условий труда и декретов на трудовой стаж. Поэтому при выходе на пенсию сотруднику могут потребоваться эти приказы.
Хранение личных дел сотрудников в отделе кадров
В отделе кадров личные дела работников хранятся весь период их работы в организации. Когда сотрудник увольняется, дело закрывают. Не ранее, чем через один год и не позднее, чем через три года после завершения дела его передают в архив организации.
Оформляя дело на хранение, нужно:
- сделать прошивку или переплет в картонную обложку в 4 прокола;
- пронумеровать листы и прикрепить внутреннюю опись;
- составить лист-заверитель на бланке, представленном ниже;
- оформить обложку (титульный лист), указав на ней в том числе дату окончания дела и общее количество листов с учетом листа-заверителя.
Дело готово к передаче в архив.
Срок хранения личных дел работников в архиве строго регламентирован.
Согласно ст. 22.1 закона «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ, документы по личному составу, законченные делопроизводством до 01.01.2003, хранятся 75 лет, после 01.01.2003 — 50 лет. Уничтожить личное дело можно только тогда, когда срок хранения истечет. Личные дела руководителей хранятся бессрочно (ст. 445 Перечня Росархива).
Чем регулируются сроки хранения документов
Сроки регулируются следующими нормативными актами:
- закон об архивном деле №125 от 22.10.2004;
- приказ Росархива №236 от 20.12.2019;
- приказ Росархива №237 от 20.12.2019.
Эти акты устанавливают сроки хранения уведомлений о начале отпуска, иных кадровых и прочих бланков предприятия. Отдельным организациям (АО, медицинские учреждения, банковские организации и пр.) следует учитывать нормы отраслевого законодательства.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, когда и как оформлять заявление на ежегодный оплачиваемый отпуск работнику. Используйте эти инструкции бесплатно.