Реальный опыт трудовых проверок: за нарушения в отпусках могут обвинить в рабском труде. Проверьте себя в новых рисковых списках Роструда

Новые списки Роструда

На сайте Роструда появились списки работодателей, которым стоит ждать проверок чаще. К компаниям, которым попали в список с высоким риском, придут с плановой проверкой раз в 2 года.
По списку с значительным риском — раз в 3 года.

Выделены две категории риска: высокий и значительный. Ищите себя по региону, откроется файл Excel, где компании приведены по ИНН и названию.

Если компании нет в обоих списках, это не значит, что к ней не придут с проверкой вовсе.

Компания попадает в категорию среднего риска. И информацию о готовящихся ревизизиях лучше уточнить в своем отделении Федеральной службы по труду и занятости. Риск-ориентированный подход к проверкам используется Рострудом с 1 марта 2021 года.

Теперь подробно поговорим о том, как на практике сейчас проходят проверки Государственных инспекций труда.

Читайте также:  Окоф мфу принтер копир сканер в одном 2021 аморт группа

Последовательность процедур при проверке

Последовательность проверки можно пошагово описать так:

• уведомление о предоставлении документов,
• день проверки,
• составление акта и предписаний,
• привлечение к административной ответственности.

Каждый из этих шагов имеет свои нюансы. Так, предварительный список запрашиваемых документов будет обязательно расширен.
Что касается даты, есть один момент. Обжаловать акт и предписание можно лишь в течение 15 дней в территориальном органе Роструда и в течение календарных 10 дней – в суде. Поэтому у вас могут быть сложности, если сроки проверки находятся рядом с праздничными днями.

Что найдут в трудовых договорах?

Штраф в случае нарушений накладывается на компанию, также возможна ответственность должностного лица, которым является генеральный директор. Так вот, ГИТ всегда запрашивает трудовой договор руководителя.
Опыт нашей компании говорит, что в 100% случаев в договоре будут ошибки: неправильно указанное место работы, условия труда, нет основания наделения функциями, функционал и ответственность и т.д.

Отдельному риску подвержен руководитель-экспат. В соответствии с законом, уже после 2 административных штрафов, его могут не пустить на территорию России, развернув прямо в аэропорту. В этой связи стоит перенести ответственность с генерального директора на HR-руководителя или функционального менеджера. Кроме того, сразу же стоит подготовить учредительные документы организации: их проверят обязательно.

Немаловажная деталь проверки – соответствие дат приема на работу нового сотрудника, даты подписания трудового договора и акта его ознакомления с локальными нормативными актами. И последнее действие никак не может быть позже первых двух.

Сотрудник имеет право на отпуск

Работники компании имеют право на отдых. За каждый отработанный год предоставляется право на ежегодный оплачиваемый отпуск (ст. 122 ТК РФ). Это одна из гарантий нормальных условий труда, предоставляемых работникам, и все организации (предприниматели) обязаны обеспечивать исполнение этого законодательного требования.

Предоставлять работнику отпуск нужно, даже если он этого не хочет! Законом запрещается не предоставлять отпуск (ч. 4 ст. 124 ТК РФ):

• работникам в течение двух лет подряд;
• работникам, занятым на работах с вредными (опасными) условиями труда;
• сотрудникам, моложе 18 лет.

К сведению

Запрещено не предоставлять ежегодный оплачиваемый отпуск:

• в течение двух лет подряд;
• сотрудникам в возрасте до 18 лет;
• сотрудникам, занятым на работах с вредными (опасными) условиями труда.

Такие требования предусмотрены в части 4 статьи 124 Трудового кодекса РФ.

Штатное расписание – отдельный интерес инспекторов

Штатное расписание компании также всегда изучают инспекторы. Цель – увидеть разную зарплату на одинаковых должностях. По закону такое не допускается. Нельзя указывать и вилки окладов.
Риски очень серьезные: кроме санкций за нарушение придется доплачивать и тем, у кого зарплата была меньше. Другими словами, у одной должности должен быть один доход.

У этой проблемы, актуальной для фармацевтических, торговых и других компаний, имеющих медицинских представителей, торговых менеджеров, территориальных представителей, решения есть. Можно делать уникальные должности и должностные инструкции. В одном из проектов мы сделали более 900 уникальных должностных инструкций за 1,5 месяца.

Документы по зарплате

Документы, связанные с зарплатой, также будут крайне интересны инспекторам. Среди прочего, ГИТ посмотрит расчетные и платежные ведомости, попросить справки о различных выплатах, а может попросить и справку о наличии задолженности по зарплате.
Важный момент — индексация зарплаты. Во-первых, она обязательно должна быть согласно закону, во-вторых, ее нельзя путать с salary increase, а в-третьих, первые две процедуры лучше проводить с разницей в несколько дней.

Иначе, инспекторы могут вас заподозрить в том, что вы провели ее с нарушениями. Учитывая это, рекомендуем разработать отдельный локальный нормативный акт (ЛНА), регулирующий индексацию.

Где часто допускают ошибки? Индексация должна проводиться в отношении абсолютно всех сотрудников компании и ее уровень должен быть одинаковым также для всех. Если в ЛНА ее уровень указан в 3% в год, на эти проценты вы и обязаны индексировать доход. А вот периодичность ее проведения нигде не указана, так что в вашем праве выбирать частотность индексации: раз в год или, скажем, раз в 2 года.

Читайте также:  Особенности учета аванса поставщику, который был исключен из ЕГРЮЛ

Если работник не хочет отдыхать

Часто на практике случается так, что сотрудник сам проявляет желание не уходить в отпуск. Однако, для компании такая ситуация предусматривается вероятность привлечения к ответственности. На начальной стадии руководству фирмы следует убедиться в том, что разработан график отпусков и данный гражданин с ним ознакомился, о чем стоит его подпись. Если все это есть, то поведение лица нужно рассматривать как нарушение дисциплины трудового типа. Наказание предусматривается в положениях статьи 192 ТК РФ.

В сложившейся ситуации руководство наделено правом применить к гражданину как минимум замечание. Когда имеет место самовольный выход человека из отпуска, этот момент следует зафиксировать установленным способом, чтобы в дальнейшем не возникли сложности с оплатой. Ответственность за это ложиться на сотрудника финансового или кадрового отдела. Чтобы не возникало подобных споров, можно попросить сотрудников отдела безопасности или непосредственного руководителя гражданина не допускать его к работе.

Важным моментом выступает то, что отправить сотрудника в отпуск удастся только при наличии его согласия. Иногда руководство компании в рассматриваемых ситуаций предлагает решить вопрос посредством оформления отпуска на выходные дни. Это говорит о том, что отпуск подлежит делению на несколько частей, с учетом обязательного условия, что, хотя бы одна часть не менее пары недель.

Таким образом будет реализовано право на отпуск и к компании не будет претензий. Однако, в настоящее время Министерство труда огласило свою позицию по данному поводу. Сообщено, что такой вариант нарушает принципы законодательства и использовать его не уместно.

Кроме того, правовые акты указывают на то, что не допустимо заменять время отдыха компенсацией в виде денег. Стоит отметить, что использовать вариант с выплатой можно только относительно тех дней, что превышают стандартное количество, отраженное в законе (28 дней).

Табель учета рабочего времени

Еще один предмет «оценки» – табель учета рабочего времени. В нем можно узнать, сокращаете ли вы предпраздничные и «предвыходные» дни, и, если да, за счет чего это делается.
А еще табель – источник информации по охране труда. Допустим, у вас указано, что инструктаж проведен и все подписи собраны, документ же покажет, что несколько работников был в этот день в отпуске, командировке или на больничном.

Между тем, именно охрана труда несет самые большие риски бизнесу, и это отдельная тема обсуждения и огромная зона ответственности.

Непроведение вводного инструктажа, периодического инструктажа, медосмотров (для тех, кому он обязан), обучения по оказанию первой помощи пострадавшим на производстве и многое другое – все это чревато огромными финансовыми и техническими рисками. Штрафы – от 80 тыс. рублей на одного сотрудника, непризнание инструктажей, отстранение сотрудников и т.д. – это грозит любой компании при нарушениях.

Достаточно сказать, если в компании нет системы охраны труда вообще, совокупный штраф по всем нарушениям на одного сотрудника может достигать 600 тыс. рублей (мультипликационный эффект от разных нарушений в отношении каждого сотрудника: не было вводного инструктажа + не было регулярного инструктажа + и т.д.).

Ситуации, когда допустимо отложить отпуск

Предусматривается возможность продления или переноса времени отдыха. Для этого потребуется согласовать данный процесс между сотрудниками и руководством. В том числе:

• когда гражданин заболел;
• время, когда происходит исполнение государственных обязанностей, предусматривающие необходимость освобождения от основного места работы;
• руководство фирмы не предоставило человеку уведомление о времени отдыха в установленные сроки;
• не выплачены отпускные в установленные в законодательстве сроки.

Кроме того, это могут быть и другие ситуации, которые описаны в федеральных и локальных нормативах. В ситуации, когда уход гражданина на отдых повлечет за собой нарушение деятельности хозяйственного типа на предприятии, потребуется организовать перенос отпуска на следующий год.

Согласно правовым актам устанавливается, что перенос организовать удастся только при наличии согласия работника и оформленного им заявления. После этого на руководство компании ложиться обязанность относительно формирования приказа, предусматривающего перенос. Когда необходимость переноса вызывается производственными особенностями, потребуется получить согласие от человека и приложить его к приказу.

В приказе требуется прописать, на какой период производится перенос. Установлена обязанность руководства предприятия относительно того, чтобы отпустить сотрудника в отпуск не позднее, чем 12 месяцев. Отсчет начинается с момента, когда гражданин начал выполнять трудовую деятельность. Стоит указать, что перенос рассматривается как вынужденная мера. Фирма не должна постоянно ей пользоваться.

Система отпусков

Большие риски, которые надо своевременно устранять, несет система отпусков компании. ГИТ всегда проверяет график отпусков, анализируя, точно соблюдается ли он. Само отсутствие такого графика чревато штрафом в 50 тыс. рублей, но вот непредоставление отпуска грозит таким же штрафом уже за каждый случай (т.е. за каждого работника). Обычно сами сотрудники не ходят или не используют весь отпуск, это и понятно: им выгодно накапливать дни в расчете на последующую компенсацию, да и длинные каникулы многим позволяют достаточно отдохнуть. Но штрафы за это платит компания из своего кармана.
К тому же, появилась и еще более серьезная опасность из-за неиспользованных отпусков. По результатам одной из проверок у нашего клиента, ГИТ предложила новую «трактовку» нарушения. Инспекторы усмотрели в нем признаки ст. 127.2 Уголовного кодекса РФ, а это между прочим «Использование рабского труда». Предписание венчала фраза: «Материалы проверки подлежат направлению в Главное Следственное Управление Следственного Комитета РФ по г. Москве». Возможное наказание за это – вплоть до лишения свободы на срок от 3 до 10 лет.

Можно ли не ходить в отпуск?

Согласно ст. 114 ТК РФ, сотрудники имеют право на ежегодный оплачиваемый отпуск. Несовершеннолетние, занятые на вредном производстве и беременные должны пользоваться своим правом каждый год и не зависимо от личного желания, не ходить в отпуск не могут.

Читайте также:  Приобретение и ввод в эксплуатацию основных средств стоимостью более 40 тыс.руб., но менее 100 тыс.руб.

Существуют следующие причины для отказа от ежегодного отдыха:

• работник временно потерял трудоспособность;
• работника обязали исполнять государственные функции (например, быть присяжным в суде);
• предприятие нуждается в данном работнике и не может позволить дать ему отпуск;
• сотрудник не желает уходить на отдых по личным причинам.

В случае потери трудоспособности или исполнения государственных обязанностей необходимо внести изменения в график отпусков — документ, в котором указан период отдыха для каждого работника.

Когда уход сотрудника может негативно сказаться на экономических показателях предприятия, возможно перенести его отдых на следующий год. Сделать это можно только с согласия самого работника. Некоторые сотрудники в силу личных причин категорически отказываются уходить в отпуск.

Несогласие может создать проблемы работодателю, поскольку в ст. 124 ТК РФ сказано, что отказ в течение двух лет подряд предоставлять сотруднику отпуск является нарушением закона. К тому же неиспользованные дни отдыха при увольнении конвертируются в денежную компенсацию.

Ст. 126 ТК РФ разрешает перевести часть отпускных дней в денежную компенсацию без увольнения работника, если он напишет соответствующее заявление. Число конвертируемых в денежное вознаграждение дней,должно быть не меньше 28.

Если отдых был перенесён на следующий год, дни будут суммироваться. Денежной компенсацией можно заменить одновременно часть первого и второго отпусков.

При возникновении ситуации, когда два года подряд сотруднику не предоставлялся оплачиваемый отдых, эти дни не «сгорают», согласно письму Роструда № 1921-6 от 08.06.2007. Их можно использовать, чтобы при увольнении иметь повышенную компенсацию, либо для получения дополнительных дней отдыха по согласованию с работодателем.

Однако нельзя будет получить компенсацию без увольнения. Такое требование со стороны трудящегося является необоснованным.

Правом конвертировать отпускные в деньги не могут воспользоваться беременные, несовершеннолетние и занятые на вредном производстве.

Специальная оценка условий труда

Такой же зоной рисков для компании является специальная оценка условий труда. Во-первых, ее результаты обязательно надо размещать на сайте. Да, у многих иностранных компаний нет доступа к корпоративным сайтам, у некоторых может не быть интернет-сайта вообще. Поверьте, что проще и выгоднее сделать сайт, чем потом доказывать в суде, что вы не могли разместить информацию.
Кстати, некоторые организации периодически переименовывают должности. Имейте ввиду, что спецоценку надо проводить и в этом случае, а не только при появлении только новых рабочих мест.

Корпоративный автопарк

Особенно пристально отнеситесь к теме корпоративного автопарка: выдаче служебных автомобилей или компенсации за использование личного авто. Если эта тема затрагивает вас, будьте готовы предоставить максимум документов: от справок о прохождении медосмотров до документов, подтверждающих техническую исправность транспорта.
Безусловно, это не весь перечень запросов и документов, интересующих ГИТ, и его можно продолжить. Но так или иначе, они связаны с соблюдением законодательства, а значит, необходимо своевременно и тщательно анализировать его, следить за изменениями и судебной практики.

Процедура предоставления отпуска

Правовыми основаниями для регулирования отношений, складывающихся между гражданином и организацией, являются положения трудового законодательства и разные приказы, сформированные представителями Министерства труда.

Государственная инспекция по труду выполняет функции, связанные с соблюдением всеми организациями положений трудового законодательства. Если имеет место нарушение – применяются нормы КоАП.

Перед тем, как решить, когда и какие санкции применяются – нужно понять, кто из работников и в какое время может требовать отпуск. У сотрудника есть право претендовать на время отдыха после того, как он отработал на фирме минимум полгода. Учитывается только непрерывное время трудовой деятельности. Когда есть договоренность с руководством, получится пойти отдыхать ранее указанного времени.

В последующие периоды формируется график, где отражена последовательность отпусков. Фирма его составляет каждый год. Установлено, что такой акт должен быть утвержден приказом руководства организации, при этом каждый гражданин знакомится с ним под роспись. С этого времени график рассматривается как обязательный тип документа, при этом исполнять его должны не только сотрудники, но и руководящий состав.

Стоит учесть, что есть сотрудники, которые наделены правом относительно использования времени отдыха по своему желанию. В том числе:

• граждане, находящиеся в несовершеннолетнем возрасте;
• представительницы женского пола перед использованием отпуска, связанного с ожиданием малыша или после него;
• мужчины, чья жена находится в отпуске, связанном с родами и беременностью;
• граждане, жившие на территории Чернобыля.

Предусматривается, что минимальное значение отпуска равно 28 дням. Учитываться буду только календарные дни. Стоит также указать на возможность деления такого периода на несколько частей. При этом требуется учитывать положения законодательства, указывающие на то, что одна из частей такого времени отдыха не может составлять менее, чем пару недель.

Кроме того, есть группы граждан, наделенные правом относительно использования дополнительного периода для отдыха.