Возмещение расходов сотруднику без выдачи подотчета

Когда оформляется авансовый отчет

Согласно п. 6.3 указания Банка России о ведении кассовых операций от 11.03.2014 № 3210-У авансовый отчет составляется в случае, когда сотруднику на покупку чего-либо для нужд фирмы были выданы деньги заранее под отчет. Выдача денег должна происходить на основании расходного кассового ордера, который составляется при наличии заявления от подотчетника, одобренного руководителем или на основании распорядительного документа (приказа, распоряжения) руководителя компании (или ИП). В заявлении (или распорядительном документе) должны быть указаны сумма и срок использования денежных средств.
Авансовый отчет, в свою очередь, подается сотрудником в бухгалтерию в течение того количества рабочих дней, которое установлено в локальных актах работодателя. Требование о 3-х дневном сроке представления отчета с 30.11.2020 исключено указанием Банка России от 05.10.2020 № 5587-У.

Далее проводится проверка авансового отчета и утверждение руководителем.

Если ваш сотрудник, получив средства в подотчет, не отчитался, то такая выплата считается его доходом. Нужно ли облагать ее НДФЛ разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе и переходите в Путеводитель по налогам.

Сколько времени нужно хранить авансовые отчеты, узнайте здесь.

Таким образом, если сотрудник сначала купил товар, а потом потребовал возмещения расходов, оформлять авансовый отчет в качестве оправдательного документа некорректно, поскольку этого сотрудника уже нельзя назвать подотчетным лицом.

Читайте также:  Влияние пандемии на формирование оценочных резервов

Также отметим, что сотрудник может использовать личные средства для оплаты каких-либо покупок, в которых нуждается компания, а также имеет право на возмещение этих расходов, поскольку в законодательстве не имеется запретов на подобные операции. Но важно корректно оформить такие взаимоотношения документально.

Что является транспортными возмещаемыми расходами?

Рассмотрим несколько вариантов, связанных с доставкой товара.

1. Покупатель может забирать товар самостоятельно, на условиях самовывоза. Для поставщика это, пожалуй, идеальный вариант: ему всего лишь нужно будет отпустить товар со склада непосредственно самому покупателю или транспортной организации, нанятой им. В этом случае все издержки по доставке покупатель несет самолично.
2. Поставщик может продавать свой товар по цене, в которой уже учтены расходы на перевозку. В этом случае они будут частью его коммерческих издержек, а у покупателя они оказываются в учете в составе покупной цены.
3. Нередко поставщик осуществляет несколько видов деятельности — например, реализацию товаров и оказание транспортных услуг. Тогда получается, что покупатель приобретает каждую из этих услуг по отдельности — по двум разным договорам или по смешанному. При этом стоимость доставки выставляется покупателю отдельным документом или выделяется в общем отдельной строкой.
4. И еще один способ — когда доставка организуется поставщиком, но не своими силами, а с привлечением сторонней транспортной компании, с заключением с ней договора на оказание соответствующих услуг. Однако стоимость доставки в конце концов оплачивает покупатель товара, а не поставщик, хотя именно последний рассчитывается с перевозчиком средствами, полученными от покупателя в сумме стоимости оказанных ему транспортных услуг. Как раз такие транспортные расходы и принято называть возмещаемыми.

Как оформить возмещение расходов сотруднику и избежать налоговых рисков

В организации должно иметься общее распоряжение о возможности совершения таких покупок сотрудниками. Это может быть приказ, в котором указаны лица или должности, которые могут совершать покупки от лица организации. Или можно включить такой пункт в учетную политику, кадровую политику или политику обращения денежных средств. В этих же внутренних актах можно описать и правила документооборота для ситуации, являющейся темой статьи. Эти правила организация устанавливает самостоятельно. Ниже мы дадим некоторые рекомендации, которые могут помочь при выборе оформления операции возмещения расходов сотруднику без подотчета.

Поскольку при покупке товара за собственные средства для рабочих целей сотрудник, можно сказать, выступает от имени организации, то в соответствии с п. 1 ст. 183 ГК РФ необходимо составить документы, которыми будет закреплено, что организация одобрила такую сделку. Такими документами могут быть:

1. Заявление работника о возмещении расходов, одобренное руководителем.
2. Отчет об израсходованных средствах с прикрепленными к нему документами на покупку и оплату (товарный чек, накладная, счет-фактура и т. д.).
3. Приказ от имени руководителя о возмещении расходов сотрудника.

Шаблоны этих документов организация должна разработать собственными силами (п. 4 ст. 9 закона №402-ФЗ).

Также хорошим способом избежать придирок налоговиков в части входящего НДС, признания расходов по налогу на прибыль может быть дополнительное оформление доверенностей ряду сотрудников на внезапные покупки от имени организации. Для дорогостоящих покупок стоит позаботиться о том, чтобы продавец на основании доверенности выписал первичные документы на имя организации, а не сотрудника.

О содержании и структуре доверенности по ф. М-2 узнайте здесь.

Однако чаще всего спонтанные покупки для рабочих нужд сотрудники делают на небольшие суммы. Это могут быть канцтовары, какие-то расходные материалы для бытовых нужд, оплата мелких хозяйственных услуг. Поэтому налоговые риски в этих случаях чаще всего несущественны. Чтобы не провоцировать вопросы налоговых органов, стоит избегать подобных ситуаций и заботиться о выдаче денежных средств сотрудникам под отчет заранее.

Кроме того, под внимание проверяющих может попасть и сам сотрудник, ведь у них может возникнуть желание признать компенсацию расходов доходом физического лица. Однако это неправомерно, поскольку сотрудник не имеет при свершении такой операции никакой экономической выгоды. Письмо Минфина РФ от 08.04.2010 № 03-04-06/3-65 подтверждает тот факт, что компенсация денег, которые сотрудник потратил для нужд организации, не влечет возникновения налоговой базы для НДФЛ.

О вопросах, интересующих налоговые органы при проверке расчетов с подотчетниками, читайте в статье «Налоговая проверка расчетов с подотчетными лицами (нюансы)».

Какие расходы относят к возмещаемым?

Для начала давайте разберемся, какие же именно расходы называют возмещаемыми. Тут все не очень сложно: это расходы, которые осуществлены в интересах другого лица. Возмещение издержек чаще всего оформляется договорами возмездного оказания услуг, аренды или посредническими. Приведем примеры наиболее распространенных случаев:

• расходы на питание;
• медицинские услуги;
• страховые;
• транспортные;
• коммунальные;
• командировочные и т. д.

Эксперты КонсультантПлюс подготовили разъяснения о необходимости начисления НДС при возмещении расходов, учтенных в цене договора; сверх цены договора; при перевыставлении расходов по посредническому договору. Если у вас нет доступа к К+, получите его бесплатно на временной основе и переходите к указаниям.

Но, конечно, наиболее весомую долю всех видов возмещаемых услуг составляют услуги по доставке и перевозке товаров. Остановимся на них подробнее.

Возмещение расходов по командировке

Также часто возникают ситуации, когда сотрудник направляется в командировку без выдачи подотчетных сумм, а по возвращении получает возмещение своих расходов. В таком случае мы придерживаемся той же стратегии, то есть не считаем такого сотрудника подотчетным лицом, и отчитываться он должен не по авансовому отчету, а по указанному в предыдущей части статьи отчету об израсходованных средствах. Так, в п. 26 положения о командировках, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, говорится об авансовом отчете как о документе, подтверждающем использование денег, выданных заранее до поездки. Кстати, не стоит забывать о включении в отчет суточных за каждый день командировки. Возмещение суточных гарантирует ст. 168 ТК РФ. К отчету об израсходованных средствах прикладывается заявление на возмещение расходов, далее издается приказ руководителя на возмещение.

Узнайте, как возместить работнику расходы в иностранной валюте по загранкомандировке, получив бесплатный пробный доступ к КонсультантПлюс.

Читайте также:  Корректировка долга в 1С 8.3 — пошаговая инструкция

В настоящее время все унифицированные формы не являются обязательными (п. 4 ст. 9 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Для составления формы отчета об израсходованных средствах можно модифицировать форму авансового отчета АО-1.

Скачать форму отчета вы можете у нас на сайте — см. .

Учет и налогообложение по «постоянно-переменной» схеме

Он будет точно таким же, как и в случае, когда поставщик организует доставку товара покупателям за собственный счет, учитывая транспортные расходы в конечной цене товара. А что в этом случае происходит с НДС?

1. Поставщик выдает покупателю один-единственный счет-фактуру без какого-либо упоминания транспортных услуг, то есть с ценой товара, в которой уже учтены переменные транспортные издержки.
2. НДС в счете-фактуре выделяется также общей суммой, рассчитанной на основе обобщенной стоимости реализуемого товара.
3. При наличии счета-фактуры вся сумма НДС полностью может быть возмещена покупателем.
4. Поставщик, в свою очередь, также получает счет-фактуру и акт об оказании услуг по доставке — но уже от перевозчика, на их основании учитывает сумму транспортных расходов на счете 44 и берет НДС по этим услугам к вычету.

Как видим, схема очень проста и удобна. А теперь перейдем к рассмотрению вопроса исчисления НДС по некоторым другим видам возмещаемых расходов.

Ограничения по возмещению расходов сотрудникам

В силу п. 2 указания Банка России «Об осуществлении наличных расчетов» от 07.10.2013 № 3073-У выручка организации, полученная наличными в кассу, может быть потрачена только на определенные нужды:

• социальные выплаты и зарплата;
• выплата страховых возмещений;
• на личные нужды ИП;
• оплата товаров, работ, услуг;
• выдача денег под отчет;
• выдача денег за возвращенные товары, оплаченные наличными;
• выплаты банковским платежным агентом.

Поэтому для возмещения расходов сотрудникам следует использовать иной источник денежных средств или специально снять деньги со счета либо перевести их на банковскую карту сотрудника.

Схемы мошенничества по пластиковым картам и способы борьбы с ними описаны тут.

Возмещения, о которых мы говорим в статье, не попадают под выдачу денег под отчет, поскольку, как уже было изложено ранее, деньги выдаются постфактум. Кроме того, пункт «Оплата товаров, работ, услуг» также не может быть применим, так как деньги отдаются не представителю поставщика.

Рассмотрим также вопрос о лимитах расчетов наличными. Согласно п. 5 указания № 3073-У расчеты между физлицами и организациями могут осуществляться на любую сумму. Ограничение в 100 тыс. руб. вводится п. 6 этого же указания для юридических лиц и ИП. Однако когда мы говорим о взаимодействии сотрудника с юридическим лицом при покупке чего-либо для нужд работодателя, то сотрудник выступает представителем своей организации. Не зря мы упоминаем о доверенности как о документе, который может помочь избежать споров с налоговиками при принятии расходов для целей налога на прибыль, а также при вычете входящего НДС. Поэтому при совершении покупки от имени организации должен также соблюдаться лимит в 100 тыс. руб.

Подробнее о том, какую сумму можно выдать под отчет, см. в этой статье.

А можно ли по-другому?

Во избежание споров с налоговой можно, конечно, сделать именно так, как советуют чиновники. Однако здесь есть одна тонкость: согласно ГК РФ, агентский и комиссионный договоры являются не безвозмездными, а это означает, что по ним должно быть предусмотрено некоторое вознаграждение. И даже если в договоре это не предусмотрено, оно все равно должно быть выплачено после исполнения обязательств в размере, аналогичном ценам, взимаемым за подобные услуги.

Поэтому, если вы решите остановиться на заключении посреднического договора, необходимо будет предусмотреть некоторую сумму вознаграждения, пусть даже самую маленькую. Данная сумма для продавца (который здесь является посредником) будет доходом, и в учете услуги по перевозке пройдут транзитом через счет 76.

Однако стоит помнить, что ГК РФ по такой схеме никого поступать не обязывает, и условия организации перевозки товара могут быть закреплены другими способами. Например, можно предусмотреть в договоре изменение цены в зависимости от каких-либо показателей, ее определяющих.

Тогда цена товара будет состоять из двух частей: постоянной и переменной, определяемой суммой стоимости доставки. Эта схема убивает двух зайцев: происходит компенсация транспортных расходов, но в тоже время отсутствует посредничество.

Бухучет возмещения расходов сотруднику

После того как сотрудник получил одобрение расходов от руководителя и представил все оправдательные документы, операция должна быть отражена на счетах бухучета. Как уже было установлено выше, возмещение расходов при невыдаче аванса нельзя назвать расчетами с подотчетными лицами, поэтому счет 71 использовать не следует. В плане счетов, утвержденном приказом Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н, следующим по порядку идет счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». Его-то и предлагается использовать в описываемой ситуации:

Читайте также:  Простой вексель и сроки его погашения. Виды векселей

Дт 10, 20, 26, 44 Кт 73 — оприходованы товары, работы услуги, оплаченные сотрудником;

Дт 19 Кт 73 — принят к учету входящий НДС;

Дт 73 Кт 50 — возмещены из кассы понесенные сотрудником расходы.

Итоги

При организации учета подобных нестандартных операций следует принимать во внимание и их существенность. Если в организации было пару случаев покупки, например, канцтоваров без получения аванса и потраченная сумма незначительна, стоит задуматься, эквивалентна ли стоимость времени бухгалтера на организацию документооборота для этих операций сумме возможной ошибки. Если же, напротив, такие операции являются особенностью деятельности компании или их сумма значительна, то стоит придерживаться всех рекомендаций оформления, данных в нашей статье. Также хотим отметить, что сотрудникам лучше избегать покупок для нужд организации на собственные средства, дабы не было разногласий в части одобрения или неодобрения расходов руководством, а также для уверенности при налоговых проверках.
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Начисление НДС по возмещаемым командировочным

Рассмотрим ситуацию, когда поставщик оказывает заказчику какие-либо услуги, для выполнения которых представителя поставщика приходится командировать в другую местность. Нужно ли в этом случае начислять НДС и с какой суммы?

По данному вопросу имеются две позиции. Минфин считает, что компенсация командировочных расходов предусматривает обложение НДС. Соответствующее мнение финансисты высказывают в письмах от 26.02.2010 № 03-07-11/37, 09.11.2009 № 03-07-11/288 и других.

В них Минфин поясняет, что оплата командировочных расходов связана с оплатой основных услуг, оказываемых поставщиком. В связи с этим данные возмещаемые расходы должны быть включены в налоговую базу по НДС. Сформулировав свою точку зрения, чиновники тем не менее осторожно уточняют, что это их личное мнение, а письма носят всего лишь разъяснительный характер.

Однако арбитры часто считают по-другому. Поскольку при возмещении услуг не осуществляется переход права собственности на них, то средства, получаемые поставщиком услуг в качестве компенсации, не могут быть объектом налогообложения.

Как это объясняется? Если в договор об оказании основных услуг не включены условия о возможности осуществления командировочных расходов за счет заказчика, то последние признаются компенсацией, которая не является выручкой и не облагается НДС. Примеры подобных решений: определение ВАС РФ № 6950/07, постановления ФАС Северо-Западного округа от 25.08.2008 № А42-7064/2007, ФАС Волго-Вятского округа от 19.02.2007 № А17-1843/5-2006 и другие).

Поробнее об этих двух точках зрения, аргументах и примерах свежей арбитражной практики смотрите в Энциклопедии спорных ситуаций по НДС системы КонсультантПлюс. Пробный доступ к К+ можно получить бесплатно.