Отражение расчетов по претензиям в бухгалтерском учете

В бизнесе нередко случается, что контрагент по каким-либо причинам не выполнил взятые на себя обязательства. Чтобы защитить свои интересы, фирма выставит партнеру претензию. Поэтому делать расчеты по претензиям приходится практически каждой организации. Как правильно произвести эти расчеты и отразить их в бухгалтерии и налоговом учете, расскажем в этой статье.

Как предъявить (выставить) претензию при неисполнении или ненадлежащем исполнении договора?

Целесообразность претензионного порядка

Для защиты законных интересов стороны всегда могут обратиться в суд. Но, как правило, более эффективным способом урегулирования конфликта является попытка досудебного решения вопроса. Одной из форм такого урегулирования является предъявление претензии – прямого указания другой стороне на несоблюдение ею тех или иных пунктов договора, а именно:

• ошибочное или некорректное действие;
• бездействие;
• просрочки и т.п.

Помимо фиксации подобных фактов, в претензии предъявитель выражает требование исправить отмеченные нарушения.

Вопрос: Как исчислять срок исковой давности: с момента вручения претензии подрядчику или с момента вручения заявления о недостатках работ? Посмотреть решение суда

Читайте также:  Почему не закрывается 20 счёт в 1С: Бухгалтерии ред. 3.0?

Плюсы подачи претензии:

• это наиболее экономичный из всех способов разрешения конфликта;
• занимает значительно меньше времени, по сравнению с судебными разбирательствами;
• в большинстве случаев является необходимым этапом перед судебной тяжбой;
• во многих случаях может вообще предотвратить подачу иска;

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Подача претензии до обращения в суд является обязательной, если это прописано в нормативных актах организации, а также в договоре, пункты которого были нарушены. В противном случае суд вернет заявление из-за нарушения досудебной процедуры. Если же пункта о претензиях в договоре не было, можно при желании опустить претензионные операции и сразу искать правды в суде.

Претензия необходима не по всем гражданским спорам

ВС напомнил, что в соответствии с АПК необходимо предъявлять претензию при взыскании денежных средств на основании сделок и в качестве неосновательного обогащения.

По всем другим спорам претензия необходимо только, если это установлено законодательно, или об этом договорились контрагенты.

Но не все споры вытекают из сделок. Например, в деле, рассмотренном в обзоре, компания требовала возместить вред, который нанесли ее имуществу в результате работ, проводимых у соседей.

ВС подчеркнул – в подобных спорах претензия не нужна.

Не содержит законодательство и положений об обязательном направлении претензий при обращении взыскания на предмет залога.

Если требование перешло к другому лицу по договору цессии, то оно может на направлять претензию, если это до него уже сделал предыдущий кредитор.

Встречный иск тоже модно подавать без направления претензии.

Кому выставляются претензии

Претензионное обращение может быть оформлено любой стороной какого угодно официального договора. Чаще всего подателями претензий являются:

• кредиторы, взыскивая просроченный долг;
• заказчики (претензия поставщику или исполнителю услуги еще называется рекламацией);
• поставщики, продавцы (могут требовать точного исполнения обязанностей от покупателя).

Претензии между поставщиками и покупателями могут быть вызваны недопоставкой, неправильным расчетом цифр в договорных документах, другими нарушениями условий договора.

ВАЖНО! Если претензия касается физического лица, она регламентируется Законом о защите прав потребителей. Претензии между юрлицами – прерогатива федерального законодательства (Гражданского кодекса РФ).

Претензии при «обратной реализации»

Случается, покупатель уже оприходовал товар у себя, но по какой-то причине решил возвратить его поставщику. При этом может быть выставлена претензия на:

• возврат внесенной ранее предоплаты;
• замену купленной продукции;
• устранение недостатков, дефектов;
• уменьшение суммы оплаты за товар;
• выплату штрафов, неустоек и пр.

Претензия клиента

Регистрация претензии

Для регистрации претензий клиентов в 1С предназначен специальный справочник. Он доступен в разделе «CRM и маркетинг»:

Читайте также:  Нематериальные активы в российской и международной практике

CRM и маркетинг – CRM – Претензии клиентов

Однако гораздо удобнее создать претензию на основании документа «Реализация товаров и услуг», которым была оформлена отгрузка бракованного товара. Откроем список документов продажи.

Продажи – Оптовые продажи – Документы продажи (все)

Выделим или откроем документ реализации, отражающий продажу холодильников «Х-67891 Стинол 205» клиенту Алхимову (эта операция рассматривалась в статье обеспечение заказа клиента через заказ поставщику и закупку товаров). По кнопке «Создать на основании» выберем «Претензия клиента»:

Открылась форма претензии. Она частично заполнена сведениями из документа-основания (ссылка на который находится на вкладке «Основное»). Здесь же необходимо вручную ввести наименование и описание претензии. Кроме того, по желанию пользователь может указать причину возникновения претензии (выбрав ее из соответствующего справочника, в который можно добавлять и новые причины), виновное подразделение, виновного сотрудника:

На вкладке «Участники» программа уже указала одного участника – клиента, предъявившего претензию. Добавим второго участника – поставщика «Ассоль», у которого был куплен товар. Выберем роли этих партнеров – клиент и поставщик. Если в программу занесены контактные лица партнеров, можно также указать и контактные лица и их роли:

Статусы претензии (этапы рассмотрения)

Статус претензии клиента отображается в поле над табличной частью. Предусмотрены следующие статусы, отражающие этапы работы с претензией: зарегистрирована; обрабатывается; удовлетворена или не удовлетворена.

Установим статус «Обрабатывается» и запишем по кнопке «Записать». Претензия записана.

Затем установим статус «Удовлетворена». Чтобы записать претензию в этом статусе, необходимо заполнить вкладку «Результаты рассмотрения». В текстовое поле вручную внесем результат рассмотрения претензии, после этого запишем и закроем ее.

Претензия будет сохранена в справочнике «Претензии клиентов».

Нюансы оформления и подачи претензии

Фиксация нарушений договора и требования относительно них должны быть оформлены документально. Обязательные элементы претензии:

Читайте также:  Положение о расчетах с подотчетными лицами — образец

• названия обеих организаций – подающей стороны и «ответчицы»;
• адреса и реквизиты обоих юрлиц;
• изложение конкретных требований;
• сумма претензии с обоснованием ее исчисления;
• банковский счет, на который должны быть перечислены деньги по претензии;
• ссылки на нарушенные пункты договора;
• номера и наименования подтверждающих документов (с приложением их копий).

Подать претензию лучше всего с вручением под личную подпись либо заказным почтовым отправлением.

С какого дня исчислять срок для предъявления претензии?

Соблюдайте сроки подачи: для каждого конкретного случая они предусмотрены в соответствующих федеральных законах, по общему правилу, не должны превышать месяца со дня выявления несоответствия договору. Такой же срок есть у оппонента для реакции на претензионное письмо.

ВАЖНО! При получении отказа или отсутствии ответа на претензию более 30 дней можно с полным правом обращаться в арбитражный суд.

Практический пример по составлению бухгалтерских проводок № 1

Общество с ограниченной ответственностью «Солнце» заказало у поставщика ООО «Зори» поставку пожарных рукавов для перепродажи. Общая цена заказа – 150 000 рублей, в т.ч. НДС 18% — 22 881,35 руб. Товар был поставлен в срок, но начальником склада была выявлена недостача продукции на сумму 17 000 рублей, в т.ч. НДС 18% — 2 593,22 руб. По факту недопоставки рукавов была отправлено требование на возврат перечисленной оплаты за товар.

Бухгалтерские проводки в учете ООО «Солнце»:

• Дт60 Кт: 150 000 рублей – договор поставки полностью оплачен покупателем безналичным перечислением;

• Дт41 Кт: 133 304,87 рублей – поступившая продукция оприходована на склад;

• Дт19 Кт60: 20 288,13 руб. – учтен входной НДС;

• Дт76.02 Кт60: 17 000 руб. – отправлена претензия ООО «Зори»;

• Дт51 Кт76.02: 17 000 рублей – поставщик удовлетворил требования покупателя и вернул излишне выплаченные денежные средства покупателю.

Корректировка долга: произведен взаиморасчет между организациями «Солнце» и «Зори» в полном объеме, задолженностей по договору нет.

Особенности расчета суммы претензии

Чтобы претензия была наверняка признана и выплачена, нужно правильно и обоснованно указать ее сумму. Для этого следует руководствоваться:

• действующим Планом счетов бухучета;
• Методическими указаниями по бухучету материально-производственных запасов, утвержденными Приказом Минфина России №119н от 28 декабря 2001 г.

При выявлении недостачи следует вычислять сумму, учитывая следующие важные моменты:

1. Если количество недостающего товара находится в пределах естественной убыли, то сумму недостачи вычисляют по стоимости, по которой товар отпускался поставщиком (число недостающих товаров умножается на цену единицы товара). Транспортные затраты и НДС на недостающие единицы в расчет не принимаются.
2. Если часть товара испорчена, но не непоправимо, и еще может быть использована покупателем (на что он согласен) или вновь продана по уменьшенной стоимости, их нужно приходовать по цене возможной продажи.
3. Если дефектный и недостающий товар составляет значительное количество, его оценивают по себестоимости (цена поставщика + НДС + транспортные затраты).

Вопрос: Будет ли считаться претензионный порядок соблюденным, если претензия об оплате долга и неустойки не содержит расчет неустойки по договору и сумму неустойки? Посмотреть ответ

Возврат товаров поставщику

Теперь нужно вернуть бракованные товары поставщику. Возврат товаров поставщику оформляется одноименным документом. Его можно создать как непосредственно, так и на основании документа поступления. Воспользуемся вторым способом.

Откроем журнал документов закупки.

Закупки – Закупки – Документы закупки (все)

Найдем «Поступление товаров и услуг», в котором отражена покупка холодильников «Х-67891 Стинол 205» у поставщика «Ассоль». На основании этого документа создадим «Возврат товаров поставщику». В нем также необходимо откорректировать состав и количество возвращаемых товаров (в нашем примере – 2 шт. «Х-67891 Стинол 205»).

После этого проведем документ. Наш долг перед поставщиком уменьшился на сумму возврата. Документ возврата сохранен в журнале:

Закупки – Возвраты – Возвраты товаров поставщикам

Мы рассмотрели лишь основные моменты, связанные с отражением в 1С претензий клиента и возвратов бракованного товара. Более подробное изучение этой темы ожидает Вас в следующих материалах.

Бухгалтерский учет сумм претензий

Для того чтобы отразить претензию на бухгалтерском балансе, нужно, чтобы соблюдалось одно из двух условий:

• вторая сторона признала претензию обоснованной;
• претензия не признана, но вместо нее есть судебное решение.

СПРАВКА! Первое условие документально обосновывается письменным ответом участника договора на претензию.

Для учета сумм претензий ПБУ рекомендует использовать субсчет 76.2 «Расчеты по претензиям».

Образцы и примеры проводок

ПРИМЕР 1. Пусть фирма заказала у поставщика сырье на сумму 10 000 руб. После поступления материалов оказалось, что количества поставленного сырья недостает на сумму 1000 руб. Поставщику была направлена претензия, которую он согласился удовлетворить. Вот как будут выглядеть бухгалтерские проводки этих операций:

• дебет 10 «Материалы», кредит 60 «Расчеты с поставщиками» – оприходование поступивших материалов на сумму 9 000 руб.;
• дебет 60, кредит 51 «Расчетный счет» – оплата полной суммы заказа согласно платежным документам – 10 000 руб.;
• дебет 76.2, кредит 60 – претензия на недостачу 1000 руб.;
• дебет 51, кредит 76.2 – поступление 1000 руб. от поставщика (перекрытие недостачи).

Если бы поставщик не стал высылать средства в возмещение, не признав претензию, эти деньги нужно было бы списать в убытки:

• дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», кредит 76.2 – списание недостачи в 1000 руб.

Если договором предусмотрена неустойка за нарушение тех или иных условий (сроков, количества поставки и др.), эти суммы также списываются на расходы.

ПРИМЕР 2. Одна сторона договора продала другой партию канцтоваров на сумму 12 000 руб., в которую входит НДС. Фирма-покупатель затянула с оплатой, внеся ее на 10 дней позже. Договором была предусмотрена неустойка за нарушение сроков в размере 0,1% за каждый день. На сумму 1200 руб. (12 000 х 0,1%) покупателю была выставлена претензия. Проводки у фирмы-продавца:

Читайте также:  Что такое счет 91 в бухгалтерском учете — характеристика и субсчета

• дебет 76.2, кредит 91.1 – отражение суммы неустойки в 1200 руб.;
• дебет 51, кредит 76.2 – внесение 1200 руб. в качестве неустойки покупателем.

Описание счета «Расчеты по претензиям»

Субсчет 76.02 используют для отражения операций по претензиям в проводках. На счете учитывают расходы на полученные штрафы, пени, связанные с невыполнением организацией взятых на себя обязательств по договорам. Также счет используют для проведения операций по штрафам, выплаченных в пользу контролирующих органов (например, штрафы за несвоевременное или неполное погашение налоговых обязательств).

По счету учитывают суммы неустоек, которые были предъявлены поставщикам, подрядчикам, транспортным компаниям в связи с нарушением условий заключенных договоров (несоответствие цен и тарифов, наличие брака и простоев, недостача груза в пути и прочее).

Основные требования к претензии

Претензия покупателя продавцу оформляется в письменном виде в произвольной форме, но должна содержать следующую информацию:

1. Адресат и отправитель. Как правило, данное обращение заполняется на имя: руководителя контрагента.
2. Информация о приобретенной продукции или услуге: стоимость, дата приобретения, дополнительные сведения (например, при возврате товара по гарантии дополнительно указывается гарантийный срок продукции).
3. Претензия как таковая (например, перечисление недостатков товара).
4. Предъявляемые требования: обмен, возврат денежных средств, возмещение издержек и т.д.
5. Информация о предоставлении копий документов в приложении (например, копия чека, гарантийного талона и др.).
6. Дата, должность, подпись и расшифровка подписи заявителя.

Подробнее по оформлению претензий в программных продуктах 1С можно узнать из видео