Однодневные командировки. Суточные или компенсация

Контур.Бухгалтерия — 14 дней бесплатно!

Кадровый учет и отчеты по сотрудникам, зарплата, пособия, командировочные и удержания в удобном бухгалтерском веб-сервисе
Попробовать

Работник компании, отправляясь в командировку, получает компенсацию командировочных расходов — проживания и стоимости поездки, связи, оформления виз и других расходов. При этом во время командировки он продолжает получать зарплату: она рассчитывается, исходя из среднего заработка. Также сотрудник еще до поездки получает суточные (ч. 1 ст. 168 ТК РФ) на каждый день командировки.

Определение суточных

Официальная трактовка понятия “суточные” есть в определении Верховного суда РФ от 26.04.2005 № КАС 05-151. Суточные — денежные средства, необходимые для выполнения работы и проживания сотрудника в месте выполнения служебного поручения.

Согласно определению Верховного суда, работнику положены суточные при выполнении задания не на постоянном месте работы и когда он вынужден при этом жить вне постоянного места жительства.

На практике сотрудник часто получает суточные только в случае, если командировка продлилась больше дня, и он переночевал вне дома. Однако, в постановлении Верховного Суда от 11.09.2012 № 4357/12 сказано, что количество времени в командировке не связано с начислением суточных. Суд разрешил предприятиям выплачивать средства сотруднику, если он уезжал в командировку менее, чем на сутки, так как это является возмещением его расходов, а не получением выгоды. Кроме того, согласно положению № 749, суточные не зависят от расходов командированного сотрудника на жилье и проезд.

Читайте также:  Агентское вознаграждение. Бухгалтерские проводки по услугам

Для подтверждения расходов на суточные оформляйте расчет суточных бухгалтерской справкой.

Суточные в иностранной валюте

Суточные в командировке (что это такое и примеры — выше) могут выплачиваться как в рублях, так и в иностранной валюте. Но их размер в 2021 году оказывает влияние на налогообложение — на расчет налога на прибыль и на исчисление НДФЛ. В некоторых организациях величина неподотчетных компенсационных сумм при заграничных рабочих поездках может быть разная, в зависимости от страны пребывания сотрудника. Это касается коммерческих предприятий. Для бюджетных организаций размеры командировочных расходов при заграничных поездках установлены Постановлением Правительства РФ от 26.12.2005 № 812.

Страна служебной поездкиРазмер компенсации в долларах СШАБелоруссия57Украина53США72Германия65Великобритания69Франция65

Валюта, в которой выплачиваются данные суммы при заграничных командировках, может быть установлена организацией. Например, начисление может быть произведено в долларах США, но деньги выдают работнику на руки в рублевом эквиваленте. Выплата производится согласно п. 17, 18 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749:

  • при отбытии в загранкомандировку за день пересечения границы суточные выплачиваются как за время пребывания за границей;
  • при прибытии на территорию РФ день пересечения границы оплачивается как командировка внутри РФ.

Порядок расчета выплачиваемых неподотчетных сумм может быть установлен внутри компании и закреплен в соответствующих внутренних документах организации. Также компания самостоятельно определяет размер денежных компенсаций. При зарубежных выездах с суммы, превышающей норму в 2500 рублей, уплачивается НДФЛ, поскольку эти деньги считаются доходом работника.

Суточные по-новому

Ведите учет в Контур.Бухгалтерии — удобном онлайн-сервисе для расчета зарплаты, командировочных, пособий и отправки отчетности в ФНС, ПФР и ФСС. Получить бесплатный доступ на 14 дней

Лимита по суточным не существует, компании могут устанавливать любой размер, оговорив ее во внутренних документах. Малые предприятия часто ограничивают суточные 700 рублями, потому что эта сумма не облагается НДФЛ (п.3 ст. 217 НК РФ). Если суточные больше, то с суммы превышения придется удержать НДФЛ. Для загранкомандировок не облагаемый лимит суточных — 2 500 рублей.

С 2021 года суточные сверх лимитов облагаются страховыми взносами. Но взносы «на травматизм» с суточных платить не нужно.

Пример. Сотрудник был в командировке 3 дня и получал суточные в размере 1000 рублей. За дни командировки он получил 3 000 рублей. Не облагаются взносами и НДФЛ только 3 * 700 = 2 100 рублей, а с разницы 3 000 — 2 100 = 900 рублей нужно удержать НДФЛ и заплатить страховые взносы.

Суточные и налогообложение

С суточных, сумма которых превышает недекларируемую сумму в 700 и 2500 рублей (за местные и заграничные поездки соответственно), уплачиваются выплаты НДФЛ. Суточные нельзя считать доходом сотрудника. По этой причине суточные нельзя назвать доходом, облагаемым налогом по НДФЛ. Выплаты по суточным, превышающим беспошлинные нормы, будут учтены, когда будет определена налоговая база.

Налоги

Налогом в пределах законодательных норм также не облагаются выплаты, выданные вместо суточных. Например, при однодневной единоразовой командировке работодатель вместо суточных может выплатить сотрудникам денежное вознаграждение.

При составлении налоговой базы нужно помнить, что суточные, выплаченные сотрудникам для любых нужд, являются подотчетной суммой. До окончательного утверждения начальником авансового отчета суточные не являются расходами работодателя. Соответственно, до подписания отчета, уплата налога при сверхнормативных суточных осуществлена быть не может.

Выплаты по НДФЛ со сверхурочных суточных не могут быть взысканы с сотрудника. Все неизрасходованные деньги отдаются назад, в кассу выдавшей их организации.

Многие организации, посылая своих работников в иностранную командировку, дают вместо суточных иные денежные компенсации. При этом НДФЛ удерживается полностью со всей суммы, не только в нормативных нормах. Это рискованный для работодателя подход и рекомендуется прибегать к нему как можно реже. При налоговой проверке это будет отмечено как нарушение, выпишут штраф. Дело в том, что в Постановлении правительства за номером 749 прямо указывается, что нужно выдавать сотруднику именно суточные.

Удержание НДФЛ и уплата взносов с суточных


Согласно п. 4 ст. 226 НК РФ, исчислять и удерживать НДФЛ нужно на ближайшую дату выплаты работнику денежного дохода. Перед этим руководство должно утвердить авансовый отчет (согласно письму Минфина России от 14.01.2013 № 03-04-06/4-5). Это связано с тем, что сотрудник еще до авансового отчета может недоиспользовать в деловой поездке выделенные ему средства: излишек сотрудник обязан вернуть. Обратная ситуация: работник превысил выделенную сумму (например, из-за задержки по рабочим моментам или просто перерасходовал).

Читайте также:  Командировочные расходы сверх норм в РСВ на примере 1С: ЗУП

Деньги, которые выделяются командированному сотруднику под отчет, не считаются экономической выгодой до возвращения сотрудника из деловой поездки и последующего утверждения авансового отчета. Сотрудник должен до расчета предоставить документы о времени командировки и прикрепить чеки, объясняющие траты.

Взносы с превышающих сумм уплатить необходимо до 15 числа следующего месяца (Федеральный закон от 3 июля 2021 г. № 243-ФЗ) .

Замена суточных выплат расходами на питание

1. Есть ли у работодателя обязанность компенсировать сотруднику затраты на питание в служебной командировке?

Нет. При направлении в командировку законодательно установлена обязанность компании компенсировать сотруднику расходы на проезд, наем жилья, суточные или полевое довольствие, а также иные траты, согласованные работодателем (ст. 168 ТК РФ). Соответственно, оплата питания командированного сотрудника не включена в список расходов, обязательных к возмещению. При этом Трудовой кодекс позволяет компенсировать любые другие затраты при условии их согласования с работодателем. Для этого организация должна установить перечень затрат и порядок их компенсации в соответствующем локальном нормативном акте. Следовательно, компенсация затрат на питание является правом, но не обязанностью.

2. Суточные и компенсация питания – это одно и то же? В чем отличие?

Это разные виды выплат, не связанные между собой. Выплата сотруднику суточных при направлении в командировку никак не зависит от того, компенсируются ли ему затраты на питание, поскольку это прямая обязанность работодателя. В некоторых судебных решениях арбитры подчеркивают, что целью суточных является покрытие дополнительных расходов сотрудника во время командировки, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (Апелляционное определение Московского областного суда от 28 сентября 2021 г. по делу № 33-26804/2016). Это компенсация тех неудобств, которые может испытывать сотрудник при выполнении своих обязанностей в другом городе.

Читайте также «Командировочные расходы: расчет и уплата суточных»

3. Если работодатель компенсирует фактическую стоимость питания во время командировки, имеет ли он право не выплачивать при этом суточные?

Нет, не имеет. Выплата суточных при направлении работника в командировку является обязательной. При этом выплата является компенсационной и не связана с фактическим выполнением работником своих должностных обязанностей во время командировки. Суточные должны быть выплачены за каждый день нахождения в служебной поездке, даже если специалист по каким-либо причинам не исполнял в это время свои трудовые обязанности. Согласно позиции Роструда, даже если возник простой по вине сотрудника, компания не освобождается от обязанности выплатить ему суточные за весь период нахождения в командировке (письмо от 30 апреля 2008 г. № 1024-6).

4. Нужно ли начислять страховые взносы на суммы компенсации питания в командировке?

Да, нужно. Эту позицию поддерживает Минтруд, приводя следующие аргументы. Компенсация питания работникам не установлена напрямую трудовым законодательством. Соответственно, эти денежные компенсации, возмещающие сотрудникам их затраты на питание, являются выплатами в рамках трудовых отношений и поэтому должны облагаться страховыми взносами в общем порядке (письмо Минтруда России от 11 марта 2014 г. № 17-3/В-100).

Читайте также «Выплата суточных при командировках в 2021 году»

5. Облагается ли НДФЛ компенсация питания сотрудника в служебной командировке?

По данному вопросу существуют различные точки зрения. По мнению Минфина, компенсация питания в командировке облагается НДФЛ, так как она не включена в список выплат, освобождаемых от налога в связи с командировкой, установленный в НК РФ (письмо от 14 октября 2009 г. № 03-04-06-01/263). Аналогичной позиции придерживается ФНС: возмещение расходов на питание сотрудника в заведениях общественного питания во время командировки является его доходом и облагается НДФЛ (письмо УФНС России по г. Москве от 14 июля 2006 г. № 28-11/62271). Однако судебная практика в этой области складывается противоречиво, на данный момент у арбитров нет однозначного мнения. В некоторых постановлениях указано, что со стоимости компенсации питания командированному сотруднику организация обязана удерживать НДФЛ (постановление ФАС Московского округа от 4 апреля 2013 г. № А40-51503/12-90-279). Суды указывают на то, что компенсация питания командированному сотруднику не упоминается в пункте 3 статьи 217 НК РФ, поэтому неправомерно освобождать эти выплаты от обложения НФДЛ.

Обратите внимание

Читайте также:  Зачет излишне взысканной суммы налога. С процентами или без?

Выплата сотруднику суточных при направлении в командировку никак не зависит от того, компенсируются ли ему затраты на питание, поскольку это прямая обязанность работодателя.

Есть и противоположные судебные постановления, аргументированные следующим образом: поскольку сотрудник во время командировки выполнял служебные задания, данные затраты были произведены в интересах его работодателя. Соответственно, компенсация его расходов на питание не подлежит обложению НДФЛ (постановление ФАС Северо-Западного округа от 23 марта 2009 г. № А05-8942/2008). Таким образом, из-за неоднозначности судебной практики есть риск, что налоговые органы потребуют удержать НДФЛ с сумм фактической компенсации расходов сотрудника на питание в командировке и данная точка зрения будет поддержана судом. Консервативное решение для работодателей – облагать НДФЛ этот вид компенсаций, в противоположном случае нужно быть готовым отстаивать свое мнение в судебном порядке.

Читайте также «Суточные при однодневной командировке»

6. Можно ли учитывать компенсацию питания в командировке для целей налога на прибыль?

На данный вопрос нет однозначного ответа. Минфин придерживается мнения, что к иным расходам, связанным с командировкой, не относится компенсация расходов на питание (письмо Минфина России от 9 октября 2015 г. № 03-03-06/57885). Есть судебные постановления, как поддерживающие, так и опровергающие эту точку зрения, поэтому во избежание споров с налоговыми органами рекомендуется не принимать такие затраты для целей налога на прибыль.

7. Начисляются ли страховые взносы в случаях, когда стоимость питания включена в цену проживания в гостинице или авиабилета?

Нет, если стоимость питания не выделена отдельной строкой и не упоминается в счете гостиницы. Этого мнения придерживается Фонд социального страхования (Приложение к письму № 14-03-11/08-13985).

В письме Минздравсоцразвития от 5 августа 2010 года № 2519-19 тоже есть указание на то, что на стоимость проживания работника в гостинице (с учетом включения в нее стоимости завтрака) не начисляются страховые взносы. Если в счете из отеля не выделяется отдельно цена завтрака, но упоминается о нем, то есть вероятность претензий со стороны налоговых органов. Ведь в этом случае можно выяснить цену питания, например, при помощи запроса в администрацию гостиницы. Во избежание споров с ревизорами рекомендуется получить от гостиницы документы с указанием стоимости проживания командированного сотрудника без упоминания включенного в эту стоимость питания.

Читайте также «Какими взносами не облагаются командировочные расходы»

8. Нужно ли удерживать НДФЛ в аналогичном случае?

Нет, так же, как и в ситуации со страховыми взносами. Стоит отметить, что согласно официальной позиции Минфина оплата питания не является компенсацией расходов командированного сотрудника по найму жилья. Поэтому если организация оплачивает сотруднику питание в гостинице, то его стоимость, выделенная отдельной строкой в счете за проживание, подлежит обложению НДФЛ (письмо Минфина России от 14 октября 2009 г. № 03-04-06-01/263). Соответственно, для того, чтобы не начислять налог, необходимо, чтобы в документах на проживание не было упоминаний о включенной в него стоимости питания.

Доказательство деловой цели поездки

Ведите учет в Контур.Бухгалтерии — удобном онлайн-сервисе для расчета зарплаты, командировочных, пособий и отправки отчетности в ФНС, ПФР и ФСС. Получить бесплатный доступ на 14 дней

В 2015 году изменился перечень документов подтверждающих деловой характер командировки. Теперь не нужны:

  • Командировочное удостоверение;
  • Служебное задание;
  • Отчет о выполнении служебного задания;

Компания в праве самостоятельно определить документ, в котором описывается деловая часть поездки. Главную цель сотрудника на командировку можно прописать в приказе о командировке, который составляется по форме №T-9, также не запрещается формировать собственные бланки согласно внутренним нормам компании.

Вы можете потребовать письменный отчет от сотрудника по результатам поездки, если такое право прописано во внутренней документации фирмы. В этом случае ознакомьте сотрудников с этим с локальным актом.

Чтобы подтвердить срок нахождения в деловой поездке, сотрудник обязан предоставить документы с датами проезда (билет на поезд, посадочные талоны в самолет и т п.). В случае, если сотрудник ездил в командировку на своем или служебном транспорте, ему необходима служебная записка (п. 7 постановления Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

Какие документы оформить при командировке

Прежде всего, необходимо составить приказ или распоряжение руководителя о направлении в командировку.

Прежде при направлении работников в командировки работодатели были обязаны утверждать служебные задания и оформлять командировочные удостоврения. Однако теперь это делать не нужно. С указанной даты фактический срок пребывания работника в месте командирования определяется по проездным билетам, представляемым по возвращении из командировки. Если же работник направляется в командировку на личном транспорте, то фактический срок пребывания в месте командирования работник должен указать в служебной записке.

Заметим, что организациям, которые регулярно направляют сотрудников в служебные поездки, лучше подготовить локальный нормативный акт, например, положение о командировках. В нем следует прописать все детали: размер суточных, величину компенсации расходов по командировке и т д. Подобный документ может стать одним из решающих аргументов в пользу налогоплательщика при проверках или на суде.

Бесплатно составить кадровые документы по готовым шаблонам

Как подтвердить расходы в командировке

Ведите учет в Контур.Бухгалтерии — удобном онлайн-сервисе для расчета зарплаты, командировочных, пособий и отправки отчетности в ФНС, ПФР и ФСС. Получить бесплатный доступ на 14 дней

Согласно постановлению правительства РФ от 29 июля 2015 года № 771, фактическое время, которое сотрудник был в командировке, определяется исходя из предоставленных сотрудником проездных документов.

В случае, если проездной документ был утерян, бухгалтерия в праве отказать в компенсации его стоимости.

Пример: Сотрудник компании утерял посадочный талон на самолет. Он летал в деловую командировку на двое суток, оплачивал билет из своих денег в расчете на компенсацию. Бухгалтерия ем отказала поначалу в выплате, так как у него не было на руках документа, подтверждающего, что полет был. В итоге сотруднику пришлось ехать в аэропорт, чтобы запрашивать документы. подтверждающие его полет.

Сотрудникам, которые отправляются в командировку на транспорте (личном, рабочем или взятым в аренду), также полагаются компенсации. Для них командировочными документами будут являться путевые листы, квитанции об оплате, счета, чеки и т п.

Однодневная командировка и расходы

Законодательство не устанавливает минимальный срок служебной поездки, поэтому она может быть однодневной. Ее оформление производится так же, как и многодневной: выпускается приказ, ставится отметка в табеле учета рабочего времени. После окончания поездки происходят выплаты за проезд и другие оговариваемые суммы.

Читайте также:  Что может случиться с дсп для списания кроватей

При однодневных рабочих поездках компенсация не положена, но любая отправка сотрудника в рабочем порядке требует определенных трат от него, поэтому оставлять командированного работника без оплаты не является хорошим решением. В данном случае выдавать компенсацию при зарубежных поездках обязательно. Она может начисляться в размере 50 % от установленной суммы в локальных документах компании. При выездах внутри РФ сумма начислений может быть установлена компанией самостоятельно по желанию руководства.

Возврат компенсации при отмене командировки и форс-мажоре

Ведите учет в Контур.Бухгалтерии — удобном онлайн-сервисе для расчета зарплаты, командировочных, пособий и отправки отчетности в ФНС, ПФР и ФСС. Получить бесплатный доступ на 14 дней

В случае, если запланированная командировка отменилась, сотрудник может получить деньги за неиспользованные билеты. Также можно получить возврат сумму, потраченную на получение визы кроме уплаченной пошлины.

Стоит учитывать, что при возврате билетов авиакомпания в большинстве случаев возвращает лишь часть их стоимости (особенно на дешевых тарифах). При этом разницу в уплаченной и возвращенной суммой обычно обосновывают как штраф за нарушение прав перевозки.

Если в самой командировке случался форс-мажор (непогода, наводнение, поломка самолета и т п.) и сотрудник не может вернуться вовремя домой, то компания должна обеспечить его суточными и оплатить необходимое проживание. При этом сотруднику необходимо в командировочном документе (удостоверении) поставить штамп/отметку с реальной датой отъезда. Если командировочный документ не предусмотрен учетной политикой организации, то документом, подтверждающим факт задержки сотрудника не по его вине может служить справка из аэропорта об отмене или задержке рейса.

Продолжительность командировки

Работодатель волен установить любой срок командировки исходя из объема, сложности и прочих нюансов предстоящей поездки (п. 4 Положения о командировках).

При этом максимальная продолжительность нигде не обозначена. Таким образом, командировка может длиться сколь угодно долго, вплоть до нескольких месяцев или лет.

Вопрос о минимальной продолжительности до конца не урегулирован. Строго говоря, командировкой можно признать поездку продолжительностью свыше одного дня. Однодневная поездка командировкой не считается. Это признал ВАС РФ в постановлении от 11.09.12 № 4357/12 (см. «ВАС: выплаты взамен суточных по однодневным командировкам не облагаются НДФЛ»).

Но на практике компании и предприниматели часто направляют работников в однодневные поездки, и оформляют их так же, как обычные командировки. Другими словами, выплачивают суточные, компенсируют стоимость проезда и проч. О том, как правильно учесть такие расходы, мы расскажем ниже.

Документооборот при направлении работников в командировки

3.1. Основанием для направления работников в командировку является приказ руководителя учреждения (иного лица, уполномоченного соответствующей доверенностью).
3.2. Ответственность за подбор и подготовку работников, направляемых в командировки, в том числе групповые, несут руководители структурных подразделений (непосредственные руководители работников). При принятии решения о направлении подчиненного работника в командировку руководитель оценивает профессиональную подготовку работника для решения поставленных задач, его способность успешно выполнять служебные поручения и достойно представлять интересы организации.

3.3. Отдел кадров с учетом ст. 203, 259, 264 и 268 ТК РФ согласовывает приказ о направлении работника (работников) в командировку.

3.4. Руководитель структурного подразделения (непосредственный руководитель работника) ставит в известность работника о его направлении в командировку и проводит подробный инструктаж работника.

3.5. Служебное задание (унифицированная форма Т-10а) оформляется и утверждается руководителем отдела.

3.6. Отдел кадров готовит приказ и командировочное удостоверение о направлении работника в командировку (унифицированная форма Т-9 или Т-9а).

3.7. Приказ и командировочное удостоверение секретарь представляет на подпись руководителю предприятия.

3.8. Командировочное удостоверение (унифицированная форма Т-10) выписывается в одном экземпляре на основании утвержденного приказа и передается на подпись руководителю учреждения (иному уполномоченному лицу).

3.9. Подписанное руководителем учреждения (иным уполномоченным лицом) и заверенное печатью организации командировочное удостоверение выдается работнику накануне планируемого выезда в командировку.

3.10. Денежный аванс перед отъездом работника в командировку выдается работнику за три рабочих дня до отправления работника в командировку в пределах сумм, причитающихся на оплату проезда, расходов на наем жилого помещения и суточных, на основании командировочного удостоверения и приказа.

3.11. Авансовый отчет (ф. 0504049), заполненный с указанием перечня первичных документов, подтверждающих произведенные расходы (транспортные документы, квитанции, чеки ККТ, счета, счета-фактуры и т. д.), работник обязан представить в бухгалтерию в течение трех рабочих дней после возвращения из командировки.

К авансовому отчету работником прилагаются:

– командировочное удостоверение, оформленное в установленном порядке;

– служебное задание и отчет о его выполнении;

– все подтверждающие первичные документы, пронумерованные в порядке записи в отчете.

Расходы на проезд воздушным транспортом подтверждаются маршрут-квитанцией, поскольку согласно Приказу Минтранса РФ от 08.11.2006 № 134 «Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации» электронный пассажирский билет и багажная квитанция в гражданской авиации представляет собой документ, используемый для удостоверения договора перевозки пассажира и багажа, в котором информация о воздушной перевозке пассажира и багажа представлена в электронно-цифровой форме. Посадочного талона для подтверждения расходов на проезд воздушным транспортом не требуется.

Расходы на проживание могут быть подтверждены работником не только формой 3Г, но и другими документами (договором найма жилого помещения и др.).

3.12. Остаток неиспользованного аванса сдается работником в кассу по приходному кассовому ордеру (ф. 0310001) в течение трех рабочих дней с момента утверждения авансового отчета. А если по авансовому отчету выявлен перерасход, то он выплачивается работнику из кассы по расходному кассовому ордеру (ф. 0310002).

Добавить комментарий

Adblock
detector