РКО и ПКО: порядок составления и оформления приходных и расходных кассовых ордеров

Положение № 148 предусматривает несколько видов кассовых документов. Требования к их оформлению различны. Но один из реквизитов, который всегда есть в таких документах, – это подпись (подписи). В зависимости от вида кассового документа в качестве подписантов могут (или обязаны) выступать руководитель предприятия, главный бухгалтер, кассир или лица, уполномоченные на это руководителем предприятия. Рассмотрим практические вопросы и ситуации, касающиеся этой темы.

Составление, оформление приходных и расходных кассовых ордеров

Как ПКО, так и РКО являются кассовыми документами, которые фиксируют поступление и движение денежных средств в кассе. Под кассой, в свою очередь, понимают целую систему всех бухгалтерских операций внутри предприятия.

ПКО заполняется:

• В момент внесения денежных средств в кассу. Реализация товара или услуги, когда клиент оплачивает стоимость по прейскуранту. При этом покупатель получает чек, квитанцию, а продавец оставляет себе соответствующий заполненный документ, который станет мерой отчетности. Но в большинстве предприятий каждая отдельная сделка не подлежит регистрации, фиксируется лишь общее поступление в конце всей смены.
• Для внесения финансов в уставной капитал.
• Для возврата неиспользованных выданных денежных средств.
• Для выполнения долговых обязательств перед компанией.

Откройте счет для бизнеса в МОРСКОМ БАНКЕ и получите до 5,5% на остаток по счету!.

Реквизиты ПКО и РКО схожи между собой, но с помощью приходного кассового ордера фиксируется прием средств, а расходный кассовый ордер контролирует выдачу денег. Соответственно, виды деятельности применяются в кардинально противоположных ситуациях:

• При сдаче общей выручки в банк в конце определенной сессии, которая устанавливается регламентом функционирования предприятия.
• Для выдачи подотчетных средств. Фактически это передача финансов сотруднику компании или лицу, представляющему ее интересы на какой-то определенный период времени для выполнения заданий руководства. Подобная процедура строго фиксируется, в документации, где прописывается имя и фамилия, а также должность (если она есть) подотчетного лица. Там же указывается назначение полученных средств.
• При необходимости каких-то незапланированных покупок, трат, приобретений от лица самого предприятия.
• Для выдачи компенсаций, премий, авансов и иных форм поощрения сотрудников.

Корпоративная карта МОРСКОГО БАНКА Visa Business – удобное средство организации и контроля представительских и командировочных расходов сотрудников предприятия.

Прием наличных денег

В Положении № 373-П порядок приема и выдачи наличных денег расписан более подробно. Как и раньше, приемом наличных денег в кассу организации (индивидуального предпринимателя) занимается кассир. При получении ПКО он проверяет:

• наличие в документе подписи главного бухгалтера или бухгалтера, а при их отсутствии – наличие подписи руководителя и ее соответствие имеющемуся образцу;
• соответствие суммы наличных денег, проставленной цифрами, сумме наличных денег, проставленной прописью;
• наличие подтверждающих документов, перечисленных в ПКО.

Прием наличных денег ведется полистным, поштучным пересчетом и таким образом, при котором вноситель наличных денег может наблюдать за действиями кассира.

Читайте также:  Счет 70 в бухгалтерском учете: Расчеты с персоналом по оплате труда

Затем кассир сверяет сумму, указанную в ПКО, с суммой фактически принятых наличных денег.

Если вносимая сумма денег соответствует сумме, указанной в документе, кассир подписывает его, квитанцию к ПКО и проставляет на ней оттиск штампа, подтверждающего проведение кассовой операции. В подтверждение приема наличных денег их вносителю выдается квитанция к ПКО.

Допустим, вносимая сумма наличных денег не соответствует сумме, указанной в ПКО. В этом случае кассир:

• или предлагает вносителю довнести недостающую сумму наличных денег;
• или возвращает излишне вносимую сумму наличных денег.

Если вноситель отказался довнести недостающую сумму наличных денег, кассир возвращает ему вносимую сумму. ПКО кассир перечеркивает и передает главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии – руководителю для оформления ПКО на фактически вносимую сумму наличных денег.

Если применяется ККТ

При ведении кассовых операций с применением контрольно-кассовой техники по окончании их проведения на основании контрольной ленты, изъятой из ККТ, ПКО оформляют на общую сумму принятых наличных денег. Исключением являются суммы наличных денег, принятые платежным агентом (банковским платежным агентом (субагентом)).

Платежным агентом (банковским платежным агентом (субагентом)) помимо этого приходного кассового ордера оформляется ПКО на общую сумму наличных денег, принятых указанным лицом.

Журнал регистрации расходной и приходной документации

Подобный документ существовать может как в физической (бумажной), так и в электронной форме. Законом не регламентируется единственная обязательная форма. Но если документ на предприятии имеет бумажную форму, то стоит знать несколько ключевых правил. Во-первых, каждая страница должна быть строго пронумерована и подписана ответственными лицами. А, во-вторых, все страницы должны представлять собой единый формуляр, то есть, быть прошиты.

В данный момент Налоговый кодекс и иные НПА (нормативные правовые акты) не обязывают предпринимателей к ведению подобного журнала. Он служит для комфортной сдачи отчетности, а также быстрого поиска необходимых документов. Прописанный законом порядок заполнения ПКО и РКО также не относится к журналу.

Значит, каждый руководитель сам принимает решение, вести ли такой журнал или нет.

Порядок ведения кассовых операций

Порядок ведения кассы утвержден Центробанком Указанием от 11.03.2014 № 3210-У. В связи с повсеместным использованием онлайн-касс сужен этот порядок, который определяет организация или ИП самостоятельно и прописывает в Положении (по сохранности наличных, хранении, перевозки).

При этом важную роль играет то, что ЦБ допускает оформление ПКО и РКО в электронном виде и допускается комбинирование электронных и бумажных документов. При этом нужно отметить, что для электронных документов обязательно должна быть электронная подпись кассира и главного бухгалтера.

За кассовые операции ответственность возлагается на кассира, но если компания не большая, то обязанности кассира может взять на себя другое ответственное лицо (директор или главбух) и этот момент нужно включить в соответствующее положение. При этом лицо, ответственное за кассу должно быть штатным работником организации.

Читайте также:  Переход на электронные путевые листы и транспортные накладные: Минтранс запустил пилотный проект

Синтетический учет операций по кассе ведется на счете 50 (активный) по дебету отражается поступление денег, по кредиту – выдача), по которому допускается открытие таких субсчетов:

• 1 Касса организации
• 2 Операционная касса
• 3 Денежные документы

Для организаций должен быть установлен лимит по кассе, суммы выше лимита необходимо передавать кредитным организациям (на ИП это не распространяется – они имеют право хранить столько наличности, сколько считают нужным).

Учетная книга

Книга учета – это совокупность документации, фиксирующая все перемещения денежных средств внутри и за пределами предприятия. Ведение книги – легкий способ объединить всю информацию в условиях одной формы. В отличие от предыдущего журнала – это более общее понятие. Можно сказать, что журнал входит в состав книги, и он не обязателен. А вот учетная книга понадобится в любом случае.

Все денежные операции регистрируются на основе приходных или расходных ведомостей. Причем каждая подписывается ответственным лицом, имеет собственную дату в условиях единого формата заполнения, а затем вносится в книгу путем иерархической сортировки.

Мы уяснили, какие операции оформляются при помощи ПКО, РКО. Но не только они выступают в форме наполнения для этого отчетного документа. Сюда также относятся и кассовые чеки, расходная документация.

Контроль операций, которые осуществляются для внесения новых финансовых средств на счет компании или, напротив, управляют оттоком – это важный момент для любой компании. Без такой формы отчетности невозможно вести нормальную хозяйственную деятельность.

МОРСКОЙ БАНК предлагает воспользоваться услугами торгового эквайринга. Принимайте оплату за товары и услуги по банковским картам.

Кассовая книга

Как и раньше, кассовую книгу юридическое лицо (индивидуальный предприниматель) ведет для учета поступающих в кассу и выдаваемых из нее наличных денег.

Платежный агент (банковский платежный агент (субагент)) помимо этого ведет еще одну кассовую книгу для учета принятых им наличных денег.

Кассир в кассовой книге:

• производит записи по каждому ПКО (РКО), оформленному на полученные (выданные) наличные деньги;
• сверяет содержащиеся в ней данные с данными кассовых документов;
• выводит сумму остатка наличных денег на конец рабочего дня и проставляет подпись.

Кроме того, записи в кассовой книге сверяются с данными кассовых документов главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии – руководителем и подписываются тем, кто проводил эту сверку.

Листы кассовой книги (книги у чета денежных средств), оформляемой на бумажном носителе, до начала ведения брошюруются и пронумеровываются. Причем листы кассовой книги обособленного подразделения подбираются и брошюруются юридическим лицом по каждому такому подразделению.

Заверительная надпись о количестве листов кассовой книги (книги учета денежных средств) подписывается руководителем и главным бухгалтером, а при отсутствии главного бухгалтера – только руководителем и скрепляется оттиском печати юридического лица (индивидуального предпринимателя при ее наличии). Отметим, что, согласно требованиям старого порядка, кассовая книга опечатывалась сургучной или мастичной печатью. Как видим, сейчас это делать не нужно.

Контроль за ведением кассовой книги (книги учета денежных средств) осуществляет главный бухгалтер, а при его отсутствии – руководитель.

Нюансы при применении технических средств

В случае ведения кассовой книги (книги у чета денежных средств) с применением технических средств необходимо обеспечить:

Читайте также:  Налоговый учет (НУ) в 2021 году: суть, правила постановки, свидетельство

• сохранность содержащихся в названных документах данных на электронном носителе информации;
• исключение возможности несанкционированного изменения указанных сведений.

Внимание

Допустим, за рабочий день не было кассовых операций, поэтому записей в кассовой книге нет. Тогда остат- ком наличных денег в кассе на конец рабочего дня является сумма остатка, выведенная в последний из предшествующих рабочих дней, в течение которого проводились кассовые операции.

По усмотрению руководителя, при оформлении книги учета денежных средств каждая операция по передаче наличных денег в течение рабочего дня между старшим кассиром и кассирами может проводиться с распечатыванием на бумаге листа этой книг и или без его распечатывания. Если лист книги у чета

денежных средств выводится на бумагу, на нем проставляются подписи старшего кассира и кассиров. В противном случае подписи последних проставляются на листе с использованием электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи в порядке, установленном руководителем.

Что касается листа кассовой книги, то его распечатывают на бумажном носителе в конце рабочего дня в двух экземплярах.

Нумерацию листов кассовой книги (книги учета денежных средств) ведут автоматически в хронологической последовательности с начала календарного года.

Распечатанные на бумажном носителе листы кассовой книги (книги учета денежных средств) подбираются в хронологической последовательности, брошюруются по мере необходимости, но не реже одного раза в календарный год.

Правила заполнения

Учетная книга представляет собой набор типовых листов, которые формируются из ордеров. Заполненный ПКО И РКО отправляется именно сюда, скрепляется в бумажной форме или копируется в электронной. Также в книге присутствует таблица, в которой прописаны все поступления и расходы на протяжении всего отчетного периода, равного календарному году. На основе таблицы можно не только подводить итоги отчетности, но и проводить своего рода финансовый анализ.

Первой же страницей документации является по традиции титульный лист. Он состоит из:

• Полного наименования юридического лица, на основании которого заполняется книга.
• ОКПО – Общероссийского классификатора предприятий и организаций.
• Названия подразделения, филиала или отдела. Зачастую отчетность ведется не по всей компании в целом, а по ее структурному подразделению. В этом случае также полностью прописывается его название и номер. Если же отчетность идет по всему предприятию, тогда строку можно смело пропускать.
• Дата. Примечательно то, что в этом пункте достаточно приписать только год. Ведь по правилам книга открывается в начале отчетного периода. А сведения перестают вноситься в его конце. Значит, никаких конкретных дат указывать не нужно, только год.
• Имя и инициалы лица, которое ведет данную книгу. И это может быть только один человек, но эти полномочия допустимо без ущерба делегировать.

Мы знаем, что ПКО и РКО оформляют на основании поступления или расхода денежных средств. Соответственно, главным лицом, которое имеет отношение к сбору подобного рода ведомостей, является главный бухгалтер. Именно он по регламенту обязан вести книгу учета. Но на практике почти во всех случаях он делегирует полномочия помощнику или иным сотрудникам на основании юридической доверенности или просто приказа руководителя. Таким образом у специалиста высвобождается рабочее время, которое он способен эффективно использовать для блага компании. А рутинные моменты переводятся на других работников.

Штрафы в случае ненадлежащего хранения или утери журнала

Ответственным лицом является главный бухгалтер. Но вместо него приказом руководителя также может быть назначен и любой другой сотрудник бухгалтерии. Уполномоченный работник несет личную материальную ответственность. Этот аспект фиксируется специальным актом, договором, заключаемым между ним и организацией. Ответственный сотрудник также обязан обеспечить надлежащие условия хранения журнала. Заполнение, ведение приходных и расходных кассовых ордеров – это обязанность других персон: кассиров, руководителя, также сотрудников бухгалтерии. Ответственный за учетную книгу редко лично заполняет РКО и ПКО.

Общая информация о сроках хранения первичных документов содержится в ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Данная часть законодательного акта гласит, что хранить первичную документацию нужно минимум пять лет. Плюс, если возникает любая конфликтная ситуация, регулируемая в порядке судопроизводства, то на момент открытого дела документ также должен храниться, даже если срок в 5 лет уже прошел.

За утерю или изменение данных назначается штраф: отдельно для ответственного лица и для всей организации в целом. Если сотрудник будет обязан уплатить всего 5 или 6 тысяч рублей, то компании придется выплатить 40-50 тысяч.

МОРСКОЙ БАНК предлагает воспользоваться удобной системой банковского обслуживания. Управляйте бизнесом из любой точки мира. Безопасный доступ к Вашим счетам всегда в кармане.

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос №1: Можно ли обособленным подразделениям организации устанавливать отличные от головного предприятия лимиты остатка кассы?

Ответ: Обособленные подразделения устанавливают свои лимиты остатка кассы, так как в разны регионах разная оборачиваемость наличных сумм. При этом каждое подразделение несет личную ответственность за ведение кассы. Наказание в виде штрафа будет выносить региональная ФНС.

Вопрос №2: Можно ли отнести излишки наличных денег по кассе к нарушению кассовой дисциплины?

Ответ: Излишки наличности, как и недостача являются нарушениями кассовой дисциплины. Излишки или недостачи определяются в основном по результатам инвентаризации, которая может быть проведена при любых обстоятельствах, которые отражают нарушение в учете денежных средств. Излишки по кассе списываются на сч. 91/1, недостачи – на МОЛ (сч. 73).

Журнал по форме КО-3

В нем в обязательном порядке должны быть отражены все ордера, отражающие информацию о поступлении и выдаче денежных средств. Ведь ПКО И РКО – это первичные документы, на их основе формируется налоговая отчетность.

Кроме них различные счета об оплате расходов, трат или возмещения, компенсации также вносятся в книгу. Сопроводительная документация (чеки или квитанции) в журнале не сохраняются.

Сам журнал обычно делится на две части. Первая предназначена для фиксации всех ордеров, направленных на поступление финансов. Вторая, как не трудно догадаться, отражает расход. В обеих из них присутствует таблица, а также отдельно каждый из обозначенных ордеров.

Если деньги выдаются по доверенности

Деньги за получателя, указанного в ордере, может получить его представитель по доверенности. При выдаче наличных денег по доверенности кассир проверяет:

• соответствие фамилии, имени, отчества получателя, указанных в РКО фамилии, имени, отчеству, указанным в доверенности;
• соответствие указанных в доверенности и РКО фамилии, имени, отчества доверенного лица, данным его паспорта.

Доверенность нужно прикладывать к РКО. Если она оформлена на несколько выплат сразу или на получение денег у нескольких организаций (ИП), то надо сделать копию доверенности и заверить ее в установленном руководителем (ИП) порядке.

Оригинал доверенности хранится у кассира и при последней выдаче наличных денег прикладывается к расходному кассовому ордеру.

Читайте также:  Учет у комитента в 1С 8.3 Бухгалтерия — реализация товаров по договору комиссии с авансом

Пример заполненного журнала

Форма КО-3 достаточно простая в заполнении и обычно не вызывает каких-то сложностей даже у лиц, которые ранее не имели с ней дел. Заполнять бумаги следует строго по образцу, ведь любые изменения повлекут за собой полное уничтожение книги и внесение всех данных с нуля. С точки зрения налоговиков, некорректная информация лишает документ юридической силы. Поэтому бумаги с исправлениями приравниваются к отсутствующим.

На каждой странице нужно внести:

• Дату, когда конкретный ордер был напечатан или написан.
• Его номер в порядковом значении, которое присваивается уже конкретно в журнале.
• Полную денежную сумму, которая была выделена или поступила в кассу.
• Основание или другую дополнительную информацию, которая будет важной для дальнейшей отчетности. Например, на какие нужды были выделены средства, или на основе каких сделок поступили в кассу.

Выплата зарплаты

Выплата зарплаты в кассе проводится по платежным или расчетно-платежным ведомостям. Срок выплаты зарплаты определяется руководителем и указывается в ведомости. Максимальный срок — 5 дней, включая день получения наличных с банковского счета.

Работник расписывается в ведомости и получает сумму зарплаты на руки. В последний день выдачи кассир проверяет по ведомости, кому не были выплачены деньги и напротив фамилии ставит штамп или пишет: «депонировано». Подсчитывает итоговые суммы фактически выданных денег и депонированных и записывает их ведомости.

Кассир подписывает ведомость и сдает в бухгалтерию на проверку и подпись. На сумму фактически выплаченной зарплаты составляется РКО и делается запись в кассовую книгу.

Заверение

Ордера как приходного, так и расходного характера должны быть заверены подписями. Сам журнал не подлежит подписи иными сотрудниками, не считая ответственного лица. Если журнал составлял кассир после смены, то при сдаче выручки обычно подпись ставит кто-то из бухгалтерии. Когда эти полномочия не были заранее делегированы, нужно назначать человека приказом. Без назначения ответственного лица допустимо оставлять ордера, при этом расписываться в книге учета или на самих документах только с письменной передачи полномочий.

Печать на приказах

Она ставится в обязательном порядке. Подходит как печать, так и штамп, в зависимости от того, что используется на предприятии. Главная особенность заключается в том, что печать ставится одновременно на квитанцию, сопутствующую поступлению и выдачи средств, и на сам ордер. И таким образом, чтобы край рисунка заехал на обе бумаги.

Как работать с ПКО и РКО

Порядок несложный:

• Совершается операция, передается квитанция.
• Формируется в электронной или бумажной форме.
• Проставляется дата, сумма, основание и субъект (подотчетное лицо).
• Заверяется подписью уполномоченного сотрудника.
• Документация сдается для внесения в книгу и формирования первичной бухгалтерской отчетности.

Проекты МОРСКОГО БАНКА (АО) по зачислению заработной платы могут быть удобны и интересны любым предприятиям и организациям вне зависимости от количества работающих в них сотрудников.

Электронный документооборот

Значительно облегчает жизнь бухгалтерии. Стоит помнить, что для заверения того или иного документа, он должен быть напечатан в физическом формате. Относительно отправки документа в налоговую службу, то подписанный электронным ключом документ уже является заверенным.

Что грозит за отсутствие кассовых документов

За отсутствие первичной документации налоговая служба налагает серьезные штрафы. В некоторых случаях возможна и субсидиарная ответственность сотрудников.

Как исправить ошибку в приходном или расходном ордере

Алгоритм весьма прост. Необходимо утилизировать существующий документ и составить его заново. Да, возможно это выглядит трудоемким действием, однако, альтернативы нет. В первичной документации недопустимы исправления или изменения. При их наличии случае документы теряют свою юридическую силу, а ФНС трактует исправление как полное отсутствие отчетности, накладывая на организацию соответствующие штрафы. Для небольших ИП сумма в 40-50 тысяч рублей станет хоть и не критичной, но очень неприятной.

Кассовые документы подписывает директор

Документы на выдачу наличных должен подписывать директор (п. 26 Положения № 148).

На предприятии есть несколько руководителей: генеральный директор, исполнительный директор, директор по производству. Кто из них имеет право подписывать кассовые документы?

Эти моменты могут быть прописаны, прежде всего, в учредительных документах предприятия. Так, согласно ст. 88 ГК в уставе предприятия должны быть указаны органы управления и их компетенция. Аналогичная норма в отношении ООО содержится и в Законе № 2275 (ст. 11).

Также сведения о руководителе юрлица, который уполномочен действовать от имени этого юрлица на основании учредительных документов, содержатся в Едином государственном реестре юридических лиц, физических лиц – предпринимателей и общественных формирований (ч. 1 ст. 9 Закона № 755).

Кроме того, вопросы полномочий на подписание кассовых документов от имени руководителя предприятия обычно закрепляют во внутренних документах предприятия:

• в приказе о порядке организации кассовых операций на предприятии (или аналогичном положении по предприятию, утвержденном руководителем предприятия);
• должностных инструкциях работников предприятия.

Кто вправе расписываться на кассовых документах предприятия во время отсутствия руководителя (например, из-за болезни, командировки, отпуска).

О том, кто может подписывать кассовые документы (и не только кассовые), нужно позаботиться заблаговременно. Такие моменты могут быть прописаны во внутренних документах предприятия, например:

• в положении о порядке ведения кассовых операций;
• соответствующем приказе.

Формулировка в таких документах может быть следующей:

«На период временного отсутствия директора полномочия по подписанию кассовых документов за руководителя возлагается на исполнительного директора Петровиченко Геннадия Васильевича».

Разъяснения ГФС по этому вопросу можно найти в Письме от 04.03.16 г. № 4880/6/99-99-19-02-02-15.

Кассовые документы во время отсутствия руководителя (директора) подписывает другое лицо, уполномоченное на это соответствующим приказом по предприятию, – зам. директора. Чью фамилию нужно указывать возле подписи лица, которое расписалось за руководителя: директора или зам. директора?

В данном случае нужно указывать фамилию лица, которое поставило свою подпись на кассовом документе. Ведь лицо имело на это соответствующие полномочия.