Ликбез по чекам для бухгалтера: какие чеки сейчас можно принимать к учету, что в них обязательно что нет

Какие реквизиты в чеке надо проверить

Кассовый чек, как и любой первичный документ, должен содержать обязательные реквизиты.

Если в чеке необходимых реквизитов нет, то расходы по нему нельзя учесть для целей налогообложения. Ведь получается, что документ оформлен с нарушением законодательства.

Обязательные реквизиты кассового чека перечислены в п. 1 ст. 4.7. закона 54-ФЗ. Этот пункт за последние годы чиновники неоднократно дополняли.

Сейчас основной перечень реквизитов кассового чека выглядит так:

• название документа;
• номер по порядку за смену;
• время, дата и место расчета;
• наименование товара, платежа, выплаты, их количество;
• цена за единицу товара с указанием ставки НДС (если пользователь применяет ОСНО);
• название юрлица или ФИО предпринимателя;
• ИНН;
• налоговый режим;
• признак расчета (приход, возврат, расход, возврат расхода);

Важно: до 01.02.2021 для ИП на спецрежимах действовала отсрочка — они могли не указывать в чеке наименование товара (работы, услуги), его количество и цену. Сейчас отсрочка истекла, поэтому чеки, содержащие наименование без детализации (например: «Свободная продажа») — некорректны, и не могут быть приняты к налоговому учету.

• сумма расчета общая;
• форма расчета (наличные или безнал) и сумма оплаты;
• должность и ФИО сотрудника, который оформил чек (кроме расчетов, которые проводятся через автоматические устройства или в интернете);
• регномер ККТ;
• заводской номер фискального накопителя;
• фискальный признак документа;
• адрес сайта, где можно проверить подлинность чека;
• если чек направляется в электронном виде — эл. адрес или номер телефона получателя (покупателя) или название сайта, на котором чек может быть получен);
• e-mail отправителя чека (при отправке документа в электронной форме);
• порядковый номер фискального документа;
• номер смены;
• фискальный признак сообщения (для чеков, хранимых в фискальном накопителе или передаваемых ОФД);
• QR-код.

Налоговики регулярно указывают на тот факт, что при отсутствии в чеке обязательных реквизитов, подтвердить им расходы невозможно. Например, в письме Минфина от 05.03.2021 № 03-03-07/158191 чиновники разъясняют, что нельзя учесть расходы по чеку, в котором отсутствует QR-код.

Читайте также:  Оформление командировки во время очередного отпуска

Можно ли принять в расходы товарный чек без кассового?

Даже если кассовый чек утрачен потребителем или вовсе не выдавался продавцом, наличие товарного чека позволяет потребителю подтвердить совершенные им расходы. Об этом говорят и сами контролирующие органы, в частности, в письме МинФина №03-01-15/52653 от 16.08.2017. В своем письме ведомство указывает, что товарный чек согласно ст. 493 ГК – один из тех первичных документов, которым можно доказать факт платежа за товар по договору розничной торговли.

Но для признания платежа в качестве расхода, необходимо, чтобы товарный чек соответствовал статье 9 закона 402-ФЗ (ССЫЛКА). Иными словами, в нем должны присутствовать все те реквизиты, какие в этой статье обязательны для первичной документации. Причем дополнительные реквизиты закон 402-ФЗ не запрещает. Поэтому информация, указанная в ТЧ по настоянию Постановления Правительства 55 и закона 54-ФЗ, не считается нарушением закона 402-ФЗ.

Когда часть обязательных реквизитов в чеке может отсутствовать

Положения ст. 4.7 предусматривают ситуации, когда в чеке может отсутствовать часть обязательных реквизитов.

Так, например, платежным агентам разрешается не указывать в чеке ставку и размер НДС (п. 3 ст. 4.7).

А пользователям, использующим кассовую технику в отдаленных местностях, можно некоторые реквизиты не указывать в чеке (п. 2 ст. 4.7):

• ссылку на сайт, где можно проверить чек;
• абонентский номер либо e-mail покупателя и отправителя.

На бумажном чеке может отсутствовать часть реквизитов, обязательная для электронного. Состав реквизитов для разных форм чека ФНС утвердила в приказе от 14.09.2020 № ЕД-7-20/[email protected]

Например, реквизиты «номер смены», и «номер чека за смену» обязательны только для электронного чека (причем только для форматов фискальных документов начиная с версии 1.05).

Адрес сайта ФНС нужно включать в чек при передаче документа в ОФД электронным способом (если ранее его оператору не передавали). А для печатной формы чека этот реквизит не обязателен (письмо ФНС от 02.04.2021 № АБ-4-20/4418).

ОФД Такском: гарантируем безопасную передачу данных чеков в ФНС по зашифрованному каналу связи.

Подключиться

Отсутствие кассового чека при наличных расчетах. Можно ли учесть расходы?

Организация, находящаяся на общей системе налогообложения, произвела оплату за приобретаемые материалы за наличный расчет. От контрагента, работающего с НДС, были получены товарная накладная и квитанция к приходному кассовому ордеру. Имеет ли право организация учесть произведенные наличные расходы в целях определения налоговой базы по налогу на прибыль, если в полученных от контрагента документах об оплате организацией материалов (товаров, работ, услуг) кассовый чек отсутствует?

В соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ

в целях определения налоговой базы и исчисления налога на прибыль налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов.

Читайте также:  Расчет больничного листа в 2021 году: правила и примеры расчета

Расходами

признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных
ст. 265 НК РФ
, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Под обоснованными расходами

понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Под документально подтвержденными расходами

понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Если оформленные в установленном порядке документы, необходимые для подтверждения расходов, отсутствуют, то такие расходы не могут быть учтены при определении налоговой базы по налогу на прибыль.

При этом НК РФ не установлен конкретный перечень документов

, необходимых для подтверждения расходов, осуществленных налогоплательщиками.

Согласно ст. 313 НК РФ

налогоплательщики исчисляют налоговую базу по итогам каждого отчетного (налогового) периода на основе данных налогового учета.

Данные налогового учета должны отражать порядок формирования суммы доходов и расходов, порядок определения доли расходов, учитываемых для целей налогообложения в текущем налоговом (отчетном) периоде.
Подтверждением данных налогового учета являются
:

– первичные учетные документы

(включая справку бухгалтера);

Читайте также:  Возможен ли отзыв из отпуска по производственной необходимости?

– аналитические регистры налогового учета;

– расчет налоговой базы.

П. 1 ст. 11 НК РФ

установлено, что институты, понятия и термины гражданского, семейного и других отраслей законодательства РФ, используемые в НК РФ, применяются в том значении, в каком они используются в этих отраслях законодательства, если иное не предусмотрено НК РФ.

Исходя из этого понятие «первичные учетные документы»

следует определять в соответствии с законодательством РФ о
бухгалтерском учете
.

Под первичными учетными документами

понимаются оправдательные документы, которыми оформляются все хозяйственные операции организации и на основании которых ведется бухгалтерский учет (п. 1 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ
«О бухгалтерском учете»
).

Согласно п. 2 ст. 9 Закона № 129-ФЗ первичные учетные документы принимаются к учету

, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а
документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты
:

– наименование документа;

– дату составления документа;

– наименование организации, от имени которой составлен документ;

– содержание хозяйственной операции;

– измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

– наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

– личные подписи указанных лиц.

В кассовом чеке нет подписи кассира, поэтому его нельзя признать первичным учетным документом, соответствующим требованиям Закона о бухучете.

Если Ваша организация для целей налогообложения прибыли применяет метод начисления

, то в соответствии с
п. 1 ст. 272 НК РФ расходы
, принимаемые для целей налогообложения,
признаются
таковыми в том отчетном (налоговом) периоде, к которому они относятся,
независимо от времени фактической выплаты денежных средств
и (или) иной формы их оплаты и определяются с учетом положений
ст. 318-320 НК РФ
.

Следовательно, для признания расходов в налоговом учете при методе начисления не имеет значения, какой документ, подтверждающий оплату наличными деньгами, имеется у организации

.

Главное, чтобы был полный пакет товаросопроводительных документов.

Товарная накладная по унифицированной форме № ТОРГ-12

, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 г. № 132,
относится к первичной учетной документации по учету торговых операций
и применяется для оформления продажи (отпуска) товарно-материальных ценностей.

Читайте также:  Списание спецодежды в бухгалтерском учете в 2021 — 2021 годах

Экземпляр товарной накладной, полученный покупателем, является основанием для принятия к учету покупателем приобретенных ценностей

.

То есть товарная накладная и квитанция к приходному кассовому ордеру, полученные Вашей организацией от поставщика при приобретении материалов за наличный расчет, являются документами, подтверждающими произведенные расходы в целях налогообложения прибыли.

А если организация применяет кассовый метод

учета доходов и расходов, то согласно
п. 3 ст. 273 НК РФ расходами
налогоплательщиков признаются
затраты после их фактической оплаты
.

В целях налогообложения прибыли оплатой товара (работ, услуг и (или) имущественных прав)

признается прекращение встречного обязательства налогоплательщиком — приобретателем указанных товаров (работ, услуг) и имущественных прав перед продавцом, которое непосредственно связано с поставкой этих товаров (выполнением работ, оказанием услуг, передачей имущественных прав).

Аналогично – и для налогоплательщиков налога при УСН

.

Согласно п. 1 ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 г. № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт»
ККТ
, включенная в Государственный реестр,
применяется
на территории РФ
в обязательном порядке
всеми организациями и индивидуальными предпринимателями
при осуществлении ими наличных денежных расчетов
и (или) расчетов с использованием платежных карт в случаях продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг.

Без применения ККТ

могут осуществлять наличные денежные расчеты, в частности, организации и индивидуальные предприниматели —
плательщики ЕНВД
при осуществлении видов предпринимательской деятельности, установленных
п. 2 ст. 346.26 НК РФ
, организации и индивидуальные предприниматели в
случае оказания услуг населению
при условии выдачи ими соответствующих бланков строгой отчетности, организации и индивидуальные предприниматели
в силу специфики своей деятельности либо особенностей своего местонахождения
при осуществлении установленных законом видов деятельности (п. 2, п. 2.1, п. 3 ст. 2 Закона № 54-ФЗ).

Во всех остальных случаях

организации и индивидуальные предприниматели при осуществлении наличных денежных расчетов
обязаны применять ККТ и выдавать покупателям
в момент оплаты
отпечатанные ККТ кассовые чеки
(п. 1 ст. 5 Закона № 54-ФЗ).

То есть отсутствие кассового чека является нарушением

требований Закона № 54-ФЗ
со стороны поставщика
.

Но не со стороны покупателя.

Минфин утверждает, что расходы налогоплательщика, применяющего УСН

, осуществленные за наличный расчет,
на основании
счетов, счетов-фактур и
квитанций к приходному кассовому ордеру
могут быть учтены при определении налоговой базы
только при наличии кассового чека
(письмо от 21.02.2008 г. № 03-11-05/40).

В соответствии с п. 3.1 Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации

, утвержденного ЦБ РФ от 12.10.2011 г. № 373-П,
прием наличных денег
юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем проводится
по приходным кассовым ордерам
.

Унифицированная форма № КО-1 «Приходный кассовый ордер»

утверждена постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 г. № 88.

Таким образом, если при приобретении организацией материалов за наличный расчет поставщик выдал квитанцию к приходному кассовому ордеру по форме № КО-1

, заполненную с соблюдением требований, предусмотренных п. 2 ст. 9 Закона № 129-ФЗ,
данная квитанция является документом, подтверждающим факт оплаты расходов по приобретению материалов
.

В письме от 18.05.2012 г. № 03-11-06/2/69 Минфин РФ сообщил, что для налогоплательщиков, применяющих УСН, подтверждением сумм расходов по оплате

приобретенных товаров (работ, услуг)
являются первичные документы
(
платежные документы
, акты приемки-передачи, товарные накладные, заключенные договоры и др.), оформленные надлежащим образом.

Поэтому соответствующие расходы

при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт в установленных законом случаях
могут быть подтверждены не только отпечатанными контрольно-кассовой техникой кассовыми чеками, но и иными документами
(товарными чеками, квитанциями),
подтверждающими прием денежных средств
за соответствующий товар (работу, услугу).

Казалось бы, Минфин смягчил свою позицию.

Но чиновники подчеркивают, что без кассового чека можно обойтись в установленных законом случаях

.

То есть в случаях, когда продавец имеет право не применять ККТ при осуществлении наличных расчетов.

О том, что налоговое законодательство не содержит положений о том, что кассовый чек является единственным документом

, которым могут быть подтверждены расходы налогоплательщика при осуществлении наличных денежных расчетов, говорят суды.

ФАС Уральского округа

, например, указывает, что
непредставление
налогоплательщиком
кассовых чеков при наличии иных документов
само по себе не опровергает факт уплаты наличных денежных средств и наличия у него соответствующих расходов.

НК РФ не устанавливает перечень документов

, подлежащих оформлению при осуществлении налогоплательщиком тех или иных расходных операций, не предъявляет каких-либо специальных требований к их оформлению (заполнению).

Решение вопроса о возможности учета тех или иных расходов при наличии их связи с деятельностью налогоплательщика по извлечению прибыли в целях налогообложения зависит от того, подтверждают документы, имеющиеся у налогоплательщика, факт осуществления заявленных им расходов или нет (постановления от 12.01.2009 г. № Ф09-10009/08-С2, от 31.07.2008 г. № Ф09-5433/08-С3, от 18.10.2007 г. № Ф09-8532/07-С3, от 03.07.2007 г. № Ф09-4997/07-С3).

Читайте также:  Работают ли агентские схемы по оптимизации налогов в 2021 году?

Следовательно, квитанции к приходным кассовым ордерам являются допустимыми доказательствами произведенных расходов

.

Эта позиция поддержана и другими судами (постановления ФАС Поволжского округа

от 31.07.2008 г. № А06-7444/07,
ФАС Центрального округа
от 06.03.2008 г. № А09-930/07-30).

Дополнительные реквизиты чека

В некоторых случаях положения ст. 4.7 предусматривают дополнительные обязательные реквизиты чека. Так, согласно п. 3 платежные агенты (субагенты), которые ведут деятельность по приему платежей у граждан, должны указывать в чеке:

• размер своего вознаграждения;
• номера своих контактных телефонов, а также номера телефонов поставщика и оператора по приему платежей.

Если чек был сформирован при расчетах между юрлицами и ИП, то в нем сверх основных обязательных реквизитов должны быть указаны (п. 6.1. ст. 4.7):

• наименование покупателя;
• его ИНН;
• страна происхождения товара;
• номер таможенной декларации;
• сумма акциза.

Важно: эти реквизиты должны быть в чеке даже тогда, когда покупка оформляется через подотчетное лицо по доверенности.

По собственной инициативе компании и ИП вправе добавлять в чеки необязательные реквизиты. Например, рекламные тексты: сведения об акциях, скидках и другую подобную информацию. Это не является нарушением и не влияет на корректность документа.

Такском предлагает свои клиентамбрендирование чеков. Логотип вашей компании, адрес, ссылки на сайт и фирменный цвет в электронном чеке, чтобы клиент вас запомнил и вернулся снова. Попробуйте бесплатно — дарим 100 чеков при первом заказе!

Попробовать