Как оформить отмену командировки сотрудника (по приказу руководства), если сотрудник уже получил командировочные?

Зачем нужен приказ

Казалось бы, чего проще: отменить командировку. Некоторые работники предприятий действительно полагают, что для этого достаточно устного распоряжения руководителя организации, но это не совсем так. Дело в том, что любое действие, происходящее внутри компании, всегда строго регламентируется различного рода документацией. Служебные поездки – не исключение.

Если высшее должностное лицо организации решает направить в командировку кого-либо из подчиненных, об этом издается соответствующий приказ. На основе него в дальнейшем оформляются всевозможные командировочные бумаги, проводятся бухгалтерские и кадровые операции и т.п. Точно также, в случае, если внезапно принимается решение об отмене поездки, должно быть выпущено новое распоряжение, которое запустит внутри предприятия нужный процесс.

Последствием приказа обычно становится аннулирование ранее выписанных документов (командировочных удостоверений, пропусков, направлений и т.п.), сдача билетов, выданных на командировку денежных средств и пр.

Некомпенсируемые расходы

При планировании служебной командировки компания или сам работник на выданные средства заранее приобретает билеты, а также бронирует гостиницу. Из-за отмены поездки приходится сдавать билеты и отказываться от брони в отеле. При этом не всегда можно сдать билет и вернуть деньги. Порой дешевый тариф не предполагает возможности возврата, или поездка срывается за несколько часов до вылета, когда сдавать билет уже поздно.

Да и при возврате билета все равно возникают расходы, поскольку перевозчики в таких случаях обычно удерживают комиссию.

Читайте также:  Отличия договора ГПХ от трудового: список плюсов и минусов

Как в таком случае быть с некомпенсируемыми перевозчиком расходами на покупку билета или суммой удержанной комиссии?

С суммой удержанной перевозчиком комиссии обычно проблем не возникает, так как ее можно учесть в расходах на основании подп. 13 п. 1 ст. 265 НК РФ, в котором говорится о санкциях за нарушение договорных обязательств.

Чиновники подтверждают, что подобные суммы, в том числе и штраф за отказ от проживания в гостинице, компания может отнести на уменьшение налогооблагаемой прибыли (письма Минфина России от 08.09.2017 № 03-03-06/1/57890, от 29.11.2011 № 03-03-06/1/786).

Кто должен подписать приказ об отмене командировки

Любой приказ всегда исходит от главного лица предприятия – директора (или сотрудника, временно исполняющего его обязанности), соответственно, под документом в первую очередь должна стоять именно его подпись.

Также в распоряжении должны расписаться все работники, которые в нем указаны (т.е. те, кого распоряжение касается напрямую и те, кто ответственны за исполнение приказа).

Удостоверять готовый приказ печатью надо только тогда, когда это является условием, высказанным руководством организации.

Невозвратные билеты

В обычной ситуации, когда сотрудник благополучно улетает в командировку, расходы на покупку билета компания учитывает при налогообложении как командировочные расходы на основании подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ. В ситуации, когда служебная командировка не состоялась, затраты, которые фирма понесла в связи с планируемой поездкой, нельзя назвать командировочными расходами.

Есть вариант: списать их в уменьшение налогооблагаемой прибыли как прочие расходы на основании подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ либо как внереализационные расходы на основании подп. 20 п. 1 (другие обоснованные расходы) или п. 2 ст. 265 НК РФ (убытки, полученные в отчетном периоде).

Но как на это смотрят чиновники и налоговики на местах?

Если обратиться к официальным разъяснениям, то мы увидим, что Минфин не против списания в налоговом учете расходов, понесенных в случае отмены командировки расходов (письма Минфина РФ от 08.09.2020 № 03-03-06/1/78642, от 03.07.2020 № 03-03-06/1/57735, от 18.05.2018 № 03-03-07/33766). А вот ФНС считает, что в целях учета расходов по отмененной поездке важное значение имеет причина отмены. Так, если командировка не состоялась по вине работника (например, из-за наложенного на него ограничения на выезд из России), то понесенные расходы компания не может учесть при налогообложении прибыли на основании подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ (письмо ФНС России от 29.01.2020 № СД-4-3/[email protected]). Правда, полной ясности данное письмо не дает. Можно ли понимать его как абсолютный запрет на учет расходов в подобной ситуации или как запрет только в качестве командировочных расходов?

Мы считаем, что затраты по отмененной командировке можно учесть, если отмена произошла по уважительным причинам, не зависящим от компании. Однако не исключено, что такой вариант не устроит налоговиков, которые могут заявить, что расходы на покупку билета не обоснованы, поскольку работник не воспользовался билетом.

Если сотрудника планировали направить в загранкомандировку, то дополнительно к указанным выше расходам компания могла понести и расходы на получение визы, загранпаспорта. Можно ли эти расходы учесть при налогообложении прибыли? По мнению чиновников, нельзя (письма ФНС России от 25.11.2011 № ЕД-4-3/19756, от 06.05.2006 № 03-03-04/2/134).

Судебная практика не радует обилием подобного рода споров, однако обнаруженные нами судебные решения вынесены, к сожалению, не в пользу компаний. Так, например, Арбитражный суд Северо-Кавказского округа в Постановлении от 14.09.2015 № Ф08-6323/2015 указал, что затраты на приобретение визы сотруднику для предполагаемых поездок в целях заключения контрактов и в иных производственных целях не могут быть отнесены в расходы в целях исчисления налога на прибыль, поскольку отсутствует факт состоявшейся командировки, носящей производственный характер.

Хранение приказа

К распорядительной документации предъявляются определенные требования по хранению. В частности, после создания приказа и ознакомления с ним всех заинтересованных лиц, документ следует подшить в папку с другими такими же актами. В ней он должен находиться в течение срока, прописанного в локальных бумагах фирмы или же период, установленный российским законодательством.

После того, как актуальность данного документа закончится, его можно передать в архив или же уничтожить (также с соблюдением указанной в законе процедуры).

Читайте также:  Что такое налоговая ставка и с чем ее едят? Это должен знать каждый!

Владимир Низов

, магистр права

Отмена служебной командировки

В ряде случаев нанимателям приходиться отменять ранее принятое решение о командировке. Их действия в данной ситуации законодательством не урегулированы.

Заметим, что командировка отменяется в том случае, когда ее невозможно перенести. Отмена может произойти в любой момент, вплоть до выезда работника. Нельзя считать отменой командировки ситуацию, когда работник выехал в служебную поездку или уже прибыл на место назначения и, возможно, пробыл там несколько дней. В данном случае время командировки уже пошло и командированный работник, по сути, начал выполнять командировочное задание. В подобной ситуации речь фактически идет об изменении срока командировки.

Шаг 1.
Регламентация порядка отмены командировки в локальном нормативном правовом акте.
Поскольку, как уже говорилось, на законодательном уровне порядок действий в случае отмены командировки не урегулирован, целесообразно его предусмотреть на локальном уровне. Например, в положении о служебных командировках.

Шаг 2.
Установление факта невозможности направления работника в служебную командировку и инициирование отмены командировки.
Инициатором отмены командировки может быть как наниматель, так и работник. Наниматель принимает решение об отмене командировки, как правило, в тех случаях, когда отпадает производственная необходимость или возможность такой поездки.

В отдельных случаях командировка невозможна по причинам, связанным с работником. Такие причины могут быть как уважительные (например, временная нетрудоспособность, не позволяющая перенести срок командировки; кража документов, необходимых для командировки, и т.п.), так и неуважительные (например, прогул). Уважительность причины в последнем случае важна для решения вопроса о компенсации уже понесенных работником расходов (например, на покупку проездных билетов).

Зачастую, если причины отмены командировки исходят от работника, нередко происходит замена командируемого.

Основанием к отмене служебной командировки может являться докладная или служебная записка руководителя подразделения, в котором трудится работник, командировку которого планируется отменить, полученные от работника документы, подтверждающие невозможность его направления в командировку (листок нетрудоспособности и т.п.).

Шаг 3.
Издание приказа об отмене командировки и аннулировании командировочного удостоверения.
В соответствии со ст. 93 Трудового кодекса Республики Беларусь, п. 2 Инструкция о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 12.04.2000 № 35, направление работников в служебную командировку оформляется приказом (распоряжением) нанимателя. Приказы о командировании относятся к категории приказов по личному составу. Срок хранения приказов о направлении в служебную командировку зависит от продолжительности командировки: для недлительных (менее месяца) командировок — 3 года, для длительных (более месяца) — 75 лет (п. 21.4, 21.3 Перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140). Соответственно отмена командировки также производится аналогичным правовым актом с таким же сроком хранения и регистрационным индексом «л» (п. 142.3 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4).

Распорядительная часть приказа об отмене командировки оформляется в соответствии с ч. 12 п. 99 Инструкции по делопроизводству, согласно которой, если распорядительный документ отменяет ранее изданный или его отдельные положения, в последнем пункте дается ссылка на отменяемый документ (пункты документа) с указанием его даты, регистрационного индекса и заголовка. При этом применяется устойчивый оборот: «Признать утратившим силу приказ… от… № …». В приказе об отмене командировки, как правило, указывается также причина отмены командировки и распоряжение командированному работнику и другим должностным лицам нанимателя осуществить определенные действия, которые необходимы в связи с отменой командировки.

Материал опубликован частично.

Для чтения полного текста статьи необходимо приобрести журнал.

оформить подписку на журнал

Особенности командировки директора организации

В принципе директор также как и все сотрудники является работником одной организации и на него тоже должна составляться служебная записка о командировке, поскольку в действующих правилах в отношении руководителей нет особых пометок.

Читайте также:  Максимальный размер больничного листа в 2020-2021 годах

В этом можно убедиться прочитав п. 7 Положения, утвержденного Правительством РФ 13 октября 2008 г. в постановлении под порядковым № 749. Причем здесь даже не берется во внимание, сам ли директор управлял транспортным средством или он ездил в машине как пассажир. Однако Роструд считает, что служебную записку директору нет нужды составлять, т.к. он же подписывает и служебную записку, и приказ о командировке. Поэтому автоматически получается дублирование документов, поэтому от обязанности составлять служебную записку на себя руководителя можно освободить.

С целью уменьшения бумажных данных при отправлении руководителя в служебную поездку можно указать специальный пункт в положении, в котором директора освободить от составления служебной записки.

О том, может ли служебная записка стать подтверждением командировки, рассказано в начале следующего видеосюжета:

Пример служебной записки на командировку

Служебка удостоверяет факт нахождения работника в том месте, куда он был направлен, дату его приезда и возвращения из поездки.

Ее оформляют, если:

    специалист едет на своем личном или транспорте, принадлежащем компании;

    гражданин не может документально доказать факт проезда и пребывания в гостинице.

Она нужна также для перевода сотруднику денег, которые ему полагаются за каждый день в поездке. Для их правильного расчета необходимо знать, сколько времени работник провел в командировке.

Также эта бумага служит подтверждением затрат специалиста во время поездки и заменяет собой:

    командировочное удостоверение;

    отчет о выполненных задачах;

    служебное задание.

Образец служебной записки на командировочные расходы

Оформляется сотрудником лично после возвращения.

Специальной формы для оформления возмещения расходов на командировку не предусмотрено, поэтому можно воспользоваться бланком, подготовленным организацией. Он составляется следующим образом:

    в шапке указывается должность нанимателя, его ФИО и название фирмы в дательном падеже. Ниже нужно вписать ФИО и должность командированного сотрудника;

    в центре пишется наименование документа. Далее следует изложить текст обращения к директору. Нужно указать: дату выезда и возвращения, цель поездки, номер, марку и регистрационный номер автомобиля;

    ниже указываются прилагаемые бумаги (чеки и квитанции об оплате и т.д.);

    ставится дата, ФИО и подпись сотрудника.

Директор ставит свою подпись на документе. Расходы сотрудника, указанные в записке, фиксируются бухгалтером компании для отчета перед налоговыми органами и компенсации произведенных затрат.

Иногда у работодателя возникает необходимость направить сотрудника на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы, т. е. в командировку (ст. 166 ТК РФ). И перед направлением работником в командировку иногда составляется служебная записка на командировку.

Добавить комментарий

Adblock
detector