- Для чего нужна служебная записка?
- Записка по итогам служебной поездки
- Образец служебной записки на командировку 2020
- Как составить служебную записку?
- Форма и структура заполнения служебной записки
- Приложения
- Образцы
- Служебная записка на командировочные расходы
- Служебная записка об отмене командировки
- Отчетность: служебная записка о командировке
- Командировка руководителя
- Зачем нужна
- Служебная записка как отчет о командировке
- Какие документы прилагаются
- Как написать и ее образец
- От директора
- На личном авто
- На расходы
Для чего нужна служебная записка?
Служебная записка о командировке оформляется в следующих случаях:
- работник отправился в командировку на личном транспорте либо на служебной или арендованной машине;
- работник не сохранил документов, которые подтверждают расходы на проезд и проживание.
И в первой, и во второй ситуации документ оформляет сам работник после своего возвращения.
Скачать образец служебной записки о командировке на служебном автомобиле
Скачать образец служебной записки о командировке на личном транспорте
Кроме этого, служебку составляют при необходимости продлить срок рабочей поездки. Задержка должна быть обусловлена уважительной причиной, например, отсутствием в продаже билетов на проезд, невозможностью выполнения задания в ранее запланированный срок.
Читайте также: «Я работаю без выходных» Горожане, которые отдают работе семь дней в неделю, — о том, зачем им это нужно и как они это выдерживают
Скачать образец служебной записки о продлении командировки
В некоторых компаниях служебная записка составляется при направлении работника в командировку, то есть не по прибытии, а перед отправлением подчиненного. Закон этого не требует, но организация имеет право установить подобное правило в своих локальных актах.
Скачать образец служебной записки о направлении сотрудника в командировку
Служебная записка удостоверяет следующее:
- факт нахождения откомандированного в том месте, куда его направило руководство;
- дату отъезда и приезда;
- сумму затрат работника.
Служебная записка нужна и для того, чтобы правильно рассчитать суточные, ведь из этого документа видно, сколько времени длилась поездка сотрудника.
Служебка по своему содержанию заменяет несколько документов, а именно командировочное удостоверение, служебное задание и отчет о выполненных задачах.
Записка по итогам служебной поездки
Если служебная записка составляется как отчет о командировке, к правилам, изложенным выше, добавляются такие:
- Дополнительно необходимо указать, использовался ли личный либо рабочий транспорт. Если да, то вписываются государственные регистрационные номера транспортных средств, а также данных о водителе. Кроме того, в этом разделе стоит уточнить время отправки и возвращения, поскольку это позволит точно определить длительность поездки.
- Важно отразить и условия проживания — в нашем примере работник сообщает, что проживал у родственников.
- Следующий раздел – приложения. В нем надо прописать, какие именно первичные документы предоставлены, чтобы подтвердить командирование. Это может быть путевой лист, кассовые чеки с заправок, квитанции на парковку, отчет о выполненной работе и т.п. Поскольку перечень оправдательных бумаг ничем не регламентирован, чем больше чеков, квитанций и счетов будет приложено, тем проще бухгалтеру списать расходы на командировку.
Образец служебной записки на командировку 2020
Документ отдается в бухгалтерию, где его регистрируют, передают на согласование с руководством, а затем используют по назначению.
Если незапланированные поездки по работе — частое явление в компании, в одном из ее внутренних актов можно утвердить образец или бланк служебной записки. Тогда работникам будет проще отчитываться, а бухгалтеру – вести учет и списывать расходы.
Как составить служебную записку?
Единой унифицированной формы служебной записки законодательством РФ не утверждено. Компания вправе разработать свой образец служебки, который будет использоваться ее работниками. Бланк можно оформить в качестве приложения к соответствующему внутреннему акту, например, к Положению о командировках.
Несмотря на то, что никаких нормативных требований не предусмотрено, при подготовке документа нужно учитывать общие правила оформления деловой документации, а также цель составления записки.
Вот пример структуры служебной записки о командировке:
- Вступление или шапка – здесь указывается должность руководителя, его фамилия, имя и отчество, полное название организации в дательном падеже, а также должность, фамилия, имя и отчество командированного работника.
- Основная часть – начинается с наименования документа «СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА». Ниже указывается краткое содержание документа, например, «об организации командировки» или «отчет о командировании в Москву». Далее излагается обращение к руководителю. Здесь же нужно прописать детали поездки, например, дату отъезда и прибытия, цель командировки, характеристики используемого авто.
- Заключение – в этом блоке необходимо перечислить приложения, которые прикреплены к отчету. В конце документа также проставляется дата его составления и подпись работника.
Форма и структура заполнения служебной записки
В законодательных актах не зафиксировано каких-либо строгих требований, которые должны быть выполнены работником при оформлении служебной записки на командировку. В связи с этим, трудящийся имеет право по собственному усмотрению заполнить данную отчетность. Как правило, записка оформляется на фирменном бланке, разработанном в компании, а если такового нет, то на обычном чистом листе формата А-4. К основным правилам внесения сведений, которые требуют соблюдать работодатели, относятся:
- В шапке документа (в правом верхнем углу), располагаются личные сведения о нанимателе: ФИО, а также занимаемая им должность, указывается наименование компании;
- Далее указывается структурное подразделение, руководитель которого стал инициатором для направления подчиненного в командировку;
- В противоположном верхнем левом углу, перечисляются все подразделения организации, которые тем или иным образом примут участие в организации деловой поездки сотрудника;
- Наименование документа;
- Индивидуальный номер, который необходимо присвоить служебной записке;
- Дата оформления документа;
- Обращение к руководителю организации, например: «Уважаемая Ирина Константиновна»;
- Текстовая часть служебной записки должна содержать подробное изложение обстоятельств, на основании которых сотрудник обязан отбыть в деловую поездку, обозначается личность командируемого, длительность выезда, а также сумма финансов, которую следует предоставить лицу для покрытия нужд в отъезде;
- ФИО обращающейся стороны, его должность и личная подпись.
Приложения
Если работник отчитывается о командировке, в которую он ездил на личном, служебном или арендованном автомобиле, к служебной записке нужно приложить бумаги, подтверждающие использование транспортного средства. В качестве таких документов используется путевой лист, а также различные кассовые чеки, квитанции и счета.
В случае отсутствия у работника документов о расходах на проезд и проживание в качестве приложения к служебке можно использовать письменное подтверждение принимающей стороны о периоде пребывания командированного лица.
Скачать образец служебной записки о подтверждении факта пребывания в командировке при отсутствии подтверждающих документов
Образцы
Служебная записка на командировочные расходы
Служебная записка об отмене командировки
Отчетность: служебная записка о командировке
Командировка руководителя
Руководитель, который работает по трудовому договору, также является наемным работником. В законе нет нормы, которая бы говорила о том, что директора не обязаны отчитываться перед работодателем за свои расходы по служебным поездкам.
Но Роструд придерживается другой позиции – на практике руководителям разрешили не составлять служебки, аргументируя это тем, что руководящее лицо и так подписывает приказы о служебных поездках, продлениях или отменах командировок.
При этом с точки зрения налогообложения не оформление служебной записки на директора может негативно отразиться на компании. Ведь документ прежде всего составляется для того, чтоб подтвердить расходы и снизить налогооблагаемую базу.
В любом случае принятое решение должно быть зафиксировано во внутренних актах. А как именно поступить – решает работодатель. Например, он может установить:
- что руководитель не обязан оформлять служебную записку о командировке;
- что руководитель отчитывается о произведенных расходах по общей схеме (в таком случае образец служебной записки для генерального директора будет таким же, как и для остальных работников).
Зачем нужна
Служебная записка на командировку удостоверяет факт нахождения работника в том месте, куда он направлен, дату его приезда и возвращения из поездки. Ее оформляют, если:
- специалист едет на своем личном или транспорте, принадлежащем компании;
- нет возможности документально доказать факт проезда и пребывания в гостинице.
Она нужна и для перевода сотруднику денег, которые ему полагаются за каждый день в поездке. Для их правильного расчета необходимо знать, сколько времени работник провел в отъезде.
Также эта бумага служит подтверждением затрат специалиста во время поездки и заменяет:
- командировочное удостоверение;
- отчет о выполненных задачах;
- служебное задание.
Оформляется сотрудником лично после возвращения.
Служебная записка как отчет о командировке
В случае использования автотранспорта для определения времени командирования и размеров денежных компенсаций, положенных работнику за понесенные им расходы, сотрудник предоставляет соответствующий документ. Правила оформления:
- В правом верхнем углу указывается должность, фамилия и инициалы руководителя, подписавшего приказ о командировании.
- Ниже указывается дата и порядковый номер документа.
- Краткий заголовок.
- Далее следует изложить, в какой период времени работник был в служебной поездке, на основании какого приказа, с какой целью и причины, по которым использовался тот или иной транспорт (обоснование отсутствия проездных документов). В тексте служебной записки указываются документы, подтверждающие использование автотранспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевые листы, чеки и квитанции), которые также необходимо приложить.
- Подписываем и отдаем полный комплект документов в бухгалтерию вместе с авансовым отчетом.
Какие документы прилагаются
К служебной записке для уточнения расходов прилагаются такие бумаги:
Читайте также: Положение о порядке установления выплат стимулирующего характера
- путевой лист;
- чеки и квитанции о расходах на топливо, жильё, стоянку.
Если у сотрудника нет таких бумаг, то ему нужна служебная записка, где будет написана дата отъезда и возвращения, с отметкой подтверждения от компании.
Как написать и ее образец
Обязательной формы служебной записки нет, но в нём должны быть такие пункты:
- сверху указывается должность, ФИО работодателя, название компании;
- сам текст обращения с числом выезда и приезда, цель командировки, марку, государственный номер автомобиля;
- перечисление прилагаемых документов;
- ФИО и должность специалиста, побывавшего в поездке. Его подпись.
К записке работник прилагает путевой лист, чеки за оплату топлива, стоянки, жилья и т.д. Бумага отдаётся директору. Он ставит свою подпись и отправляет на бухгалтерию для подсчёта расходов и их возмещения.
Сумма суточных зависит только от местоположения сотрудника (за границей или на территории РФ).
Образец служебной записки на командировку в 2020 году:
От директора
Директор компании, как и остальные сотрудники, должен также заполнять документы на командировку, учитывая служебную записку. Приказ о своей командировке не является доказательством совершения поездки.
Так как директор занимается привлечением кадров, увольнением работников и другими делами, увеличивающие эффективность организации, то он может временно передать свои полномочия. Для этого нужно оформить доверенность, согласно статье 185 ТК России. Ниже представлен образец служебной записки о командировании руководителя.
Оформляется записка для всех работников точно также, независимо от должности.
На личном авто
Если специалист принял решение отправиться в командировку на собственном транспорте, то необходимо учесть положения, описанные в постановлении Правительства РФ от 13 октября 2008 года №749.
Пункт 7 этого закона говорит о том, что работник, отправляющийся на личном, служебном или на арендованном автомобиле, должен указать фактическое пребывание в командировке. Основанием для этого послужит путевой, маршрутный листы, чеки и иные документы, подтверждающие путь поездки.
Если таких бумаг нет, то нужно к служебной записке приложить квитанцию, талон об оплате жилья. Рекомендуется приложить все вышеперечисленные документы.
На расходы
Затраты по командировке компенсирует непосредственно компания. Чтобы получить деньги, нужно к служебной записке приложить все чеки и бумаги, полученные в период поездки.
Бухгалтер всё подсчитает и возместит убытки.
Образец служебной записки на возмещение расходов: