Образец журнала регистрации выдачи расчетных листков

Что такое расчетный листок

Расчетный листок – это особый внутренний документ предприятия, в который вносится полная информация о заработной плате сотрудника. Он формируется индивидуально под каждого работника и выключает в себя сведения о причитающихся выплатах, в том числе окладе, различных надбавках, премиях, вознаграждениях, компенсациях, а также производимых удержаниях (налогах и отчислениях во внебюджетные фонды) и окончательном размере зарплаты. Расчетный листок составляется ежемесячно и передается тому работнику предприятия, под которого он рассчитывался.

  • Бланк и образец
  • Бесплатная загрузка
  • Онлайн просмотр
  • Проверено экспертом

ФАЙЛЫ

Следует отметить, что по Трудовому Кодексу РФ работодатель обязан информировать подчиненного обо всех составляющих его заработной платы. Это дает возможность сотруднику удостовериться в том, что начисленная ему з/п соответствует условиям трудового договора и нормам законодательства.

Расчетный листок составляется в произвольном виде и передается на руки работнику предприятия непосредственно в момент выдачи заработной платы. При этом не имеет значения, получает сотрудник оплату за свой труд наличным путем или через перечисление на банковскую карту.

Процедура выдачи расчетных листков определяется в каждом конкретном случае индивидуально. Она обязательно должна быть отражена в локальных нормативно-правовых бумагах фирмы. В числе прочего в них прописывается форма расчетного листка, день его передачи работнику (как уже было сказано выше, он должен совпадать в днем выплаты второй части заработной платы), обязанность ответственного лица выдавать листок сотрудникам под роспись. Автограф последнего будет свидетельствовать о том, что работодатель исполнил свои обязательства перед законом по информированию подчиненного о зарплате в полном объеме.

Читайте также:  Новый порядок выдачи и оформления больничных с декабря 2021 года

Назначение ведомости

Обязанность работодателя информировать работника о том, каким образом рассчитывается его заработная плата, регламентируется в ст. 136 Трудового кодекса РФ. В частности в указанной статье регламентируется обязанность работодателя выдавать работнику расчетный листок.

Расчетный листок — локальный документ организации, в котором фиксируется подробный расчет данных о заработной плате конкретного работника. Порядок оформления и сроки выдачи расчетных листков должны быть отражены в нормативных локальных актах организации.

Следует отметить, что информация, которая содержится в расчетном листке, является персональными данными и запрещена к разглашению. Работник должен получать расчетный листок лично в руки, непосредственно от сотрудника, ответственного за выдачу листков.

Поскольку, как уже было сказано выше, выдача расчетных листков является обязанностью работодателя, факт их выдачи рекомендуется фиксировать. Осуществляется это:

  • путем оформления ведомости выдачи листков;
  • путем оформления журнала учета выдачи листков.

Оба варианта – законны и равнозначны.

Ведомость выдачи расчетных листков. Часть 1

Ведение как ведомости, так и журнала не является обязанностью организации, и в данном случае работодатель сам определяет необходимость подобной документации, однако следует иметь в виду, что в случае спорной ситуации, например, трудовая инспекция, может потребовать подтвердить факт выдачи работникам расчетных листков.

Если подтверждения не будет, на работодателя, в соответствии с положениями ст. 5.27 КоАП РФ могут быть наложены следующие меры административного наказания:

  • на должностных лиц – штраф в сумме до 1 тыс.руб.,
  • на юридических лиц — штраф в сумме до 50 тыс.руб.

Как оформить документ

Как в отношении формата ведомости, так и в плане ее оформления все отдается на откуп составителю. Документ можно сформировать на простом обыкновенном листке бумаги или же на бланке с фирменными реквизитами и логотипом предприятия. Также ведомость можно нарисовать от руки или напечатать на компьютере (в подавляющем большинстве случаев используется второй вариант).

Ведомость делается всегда в одном оригинальном экземпляре. Ее объем может быть различным, но если она содержит несколько листов, они должны быть пронумерованы по порядку и скреплены при помощи толстой суровой нити. На последней странице на узелок наклеивается листок бумаги, на котором указывается количество страниц, дата и подпись ответственного работника.

Оформление

Ведомость учета составляется в произвольном виде, утвержденного бланка на данный момент не существует.

Зачастую компании собственными силами разрабатывают форму.

Данный метод не запрещен законом, и новая информация заносится по уже придуманному шаблону.

Но если ведомость ранее на предприятии не велась, то существует определенный алгоритм действий для ее создания:

  • сначала на бланке указывается название организации (полное или сокращенное);
  • по центру листа записывается наименование документа и месяц, за который выдается расчетный листок;
  • затем ведомости присваивается номер и дата;
  • далее фиксируется структурное подразделение предприятия (отдел).

Последующая информация записывается в виде таблицы. Строки и столбцы определяются работодателем в зависимости от его потребностей.

Читайте также:  Опасные и вредные производственные факторы (перечень)

Основные графы для регистрации расчетных листов:

  • порядковый номер листка;
  • день выдачи бланка;
  • сведения о работнике, получившего документ;
  • должность подчиненного;
  • личная роспись трудящегося.

Информация, содержащаяся в расчетном листке, запрещена для разглашения трудовым законодательством РФ, а, значит, данные не могут быть в неограниченном доступе для широкого круга лиц.

К персональным данным относится обозначение фамилии, имени и отчества штатного сотрудника, а также и сумма его зарплаты.

При выдаче данного бланка работодателем необходимо удостоверится, что информация, регистрирующаяся в ведомости, осталась недоступна для прочтения всем, кроме самого сотрудника.

Выдается расчетный листок работником, имеющим доступ к персональным данным штатных лиц (бухгалтер предприятия).

Пример оформления ведомости по выдаче расчетных листков по зарплате – .

Так выглядит образец:

фото-3

Сколько хранится?

Срок хранения ведомости в каждой организации обозначается индивидуально.

Он зависит от локальной документации фирмы или рассчитывается согласно законодательным нормам (не менее 3-х лет).

По истечении максимального срока значимость бланка теряется.

Он подлежит уничтожению при соблюдении норм для осуществления данного процесса, зафиксированного в законе.

Документ оформляется в единственном экземпляре, объем которого может различаться.

Если ведомость составлена на нескольких листах, то все страницы пронумеровываются по порядку и прошиваются ниткой.

На завершающем листе на нитку приклеивается листок бумаги с указанием количества пронумерованных страниц, подписи ответственного сотрудника, даты.

Оптимизировать выдачу расчетных бланков некоторые предприятия решают при помощи вынесения распоряжения, где фиксируется обязанность подчиненных получать под роспись расчетные листки.

Каждый сотрудник проставляет автограф при получении данного бланка.

Читайте также:  Как Трудовой кодекс с 2021 года регулирует работу на удалёнке (дистанционную работу): обзор всех изменений

Образец ведомости

Если вам понадобилось сформировать ведомость выдачи расчетных листков, которую вы прежде никогда не делали, воспользуйтесь приведенными ниже рекомендациями и посмотрите ее пример – на его основе вы без особых усилий создадите то, что вам требуется.

  1. Первым делом укажите в бланке наименование компании (сокращенное или полное без разницы).
  2. Затем напишите название документа, присвойте ему номер (если необходимо), внесите месяц, за который он составляется.
  3. Не лишним будет вписать и структурное подразделение, на которое оформляется документ.
  4. Дальнейшую часть лучше делать в виде таблицы. Количество строк и столбцов ней определяется в зависимости от потребностей организации. Но в их числе обязательно должны быть дата выдачи расчетного листка, должность и ФИО работника, который его получил. В отдельном столбике сотрудники предприятия должны ставить свои автографы. После заполнения ведомости ответственный работник также должен расписаться в бланке.

Образец журнала регистрации выдачи расчетных листков

Вести журнал удобнее в виде таблицы. Наименования граф любые, но эти указать обязательно:

  • порядковый номер записи;
  • ФИО работника;
  • должность;
  • табельный номер;
  • дата выдачи квитка;
  • подпись.

Особенности ведения и порядок заполнения утвердите вместе с формой документа. Там же зафиксируйте, что вносить изменения задним числом не допускается. Разработайте и пропишите в приказе правила исправления ошибок. Под подпись ознакомьте ответственное лицо с правилами ведения документов.

ВАЖНО!

Информация, которая содержится в квитках, является персональными данными, поэтому ответственное лицо необходимо ознакомить с правилами обработки и хранения персональных данных (Федеральный закон «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ).

Нужно ли по закону вести учет и регистрацию расчетных листков по заработной плате – журнала

Трудовым законодательством РФ предусмотрено обязательное ведение расчетных листков в отношении выплачиваемой персоналу заработной платы.

Данный лист представляет собой письменное разъяснение суммы, из которой состоит зарплата работника, предоставляется подобная информация каждому трудящемуся независимо от способа выплаты средств.

Нужно ли вести учет листков, регистрировать их в журнале или ином сводном документе?

Учет и регистрация

Расчетный листок представляет собой бланк, в котором отображается следующая информация:

  • части, составляющие зарплату. В зависимости от организации в заработную плату может включаться оклад, надбавки за стаж трудовой деятельности, за особые условия труда, за классный чин и иные;
  • суммы удержаний с указанием оснований их произведения;
  • итоговая сумма, подлежащей выплате работнику на банковскую карту либо выдаче на руки.

Трудовой кодекс Российской Федерации обязывает каждого работодателя выдавать данный расчетный бланк, чтобы работник смог отследить правильность начислений и соблюдение работодателем норм трудового права.

ТК РФ не обязывает работодателей осуществлять учет их выдачи, проводить регистрацию в сводном журнале.

Вместе с тем, бывают случаи, когда работники утверждают, что не получали этот документ от работодателя. В основном такие моменты связаны со спорами, часто возникающими в трудовых правоотношениях.

По этой причине многие работодатели заводят специальные журналы учета, отражающие сведения о выдаче расчетных бланков работникам на руки.

Удостоверением получения такого документа является подпись работника.

Работодатель имеет право утвердить любую форму для контроля учета. При этом никакого значения не имеет тот факт, каким образом работник получает зарплату: на руки или на банковский счет.

Порядок их выдачи и регистрации закрепляется работодателем в локальном нормативном акте.

Выплата денежных средств осуществляется на основании платежной ведомости после проведения расчетов в расчетной ведомости.

Обязателен ли для применения?

Ведение журнала учета и выдачи листков под роспись, регистрация всех выданных расчетных бланков является гарантией того, что работодателем выполняются необходимые нормы трудового права.

При нарушении выдачи подобный документов работодатель может быть привлечен к ответственности инспекцией по труду.

Поэтому заполнение журнала, в котором отражен факт получения трудящимся расчетного листка, проводится в интересах работодателя и является необходимым гарантом законопослушности компании.

Законом Российской Федерации такой документ не предусмотрен.

Определенных требований к его оформлению и ведению не предъявляется, кроме стандартных правил, принятых для ведения документации данного вида.

Журнал регистрации должен иметь:

  1. титульный лист, с указанием даты его ведения;
  2. нумерацию, с указанием количества страниц, журнал учета должен быть прошитым и пронумерованным. Последняя страница должна быть скреплена печатью организации.

Ведением всей документации, связанной с начислением заработной платы и оформлением прочей документации, занимается финансовый отдел.

Читайте также:  Новая льгота по НДФЛ для предпринимателей: кто и когда вправе ее применять

Бухгалтерия должна хранить расчетные листки не менее 5 лет, уничтожение их возможно только после проведения ревизионной проверки.

Зачем нужен

Работодатель в лице бюджетной организации обязан ежемесячно уведомлять сотрудников о размерах выплачиваемой заработной платы, выдавая расчетный листок (ч. 1 ст. 136 ТК РФ). Законодательством не предусмотрен единый образец формы расчетного листка, однако ч. 2 ст. 136 ТК РФ предопределяется, что форма документа разрабатывается каждой организацией самостоятельно. Задача расчетного листка — рассказать работнику о величине полученной зарплаты и произведенных удержаниях. В нем указывается сумма НДФЛ и размеры дополнительных (стимулирующих, премиальных) выплат.

Добавить комментарий

Adblock
detector