Что должно быть в чеке онлайн-кассы: номенклатура от А до Я, требования закона после 1.02.2021 года

Законодательная база

Номенклатура в кассовом чеке регламентируется двумя законами:

54-ФЗ Регулирует все, что касается применения ККТ при осуществлении расчетов. Определяет все обязательные реквизиты, которые должен содержать фискальный документ, в том числе наименование товара (услуг, работ).

290-ФЗ

Оговаривает изменения основного закона о применении контрольно-кассовой техники. Помимо прочего, закрепляет право предпринимателей не указывать в чеке номенклатуру, действует до 1 февраля 2021 года.

Обязательная маркировка товаров

В 2021 году правительство нашей страны утвердило список определенной продукции, которая должна маркироваться начиная с 2019. Это значит, что все производимые изделия, попадающие в этот перечень, должны сопровождаться документацией, включающей в себя сведения о производителе, владельце, передвижениях ассортимента с точки изготовления в магазин. Вместе с тем, в этот же период времени начинается глобальный перевод отчетности по продажам в электронный вид.

Читайте также:  Однодневные командировки. Суточные или компенсация

Это новшество изменило требования к обязательным реквизитам кассового онлайн-чека ККМ. Результатом введения изменений должно стать повсеместное обозначение всей продукции, реализуемой в торговых точках нашей страны, специальными маркерами, а значит продажа какой-либо контрафактной продукции станет буквально невозможной. Проверить подлинность покупатель сможет самостоятельно с помощью простого смартфона и специального приложения. Соответственно, все изменения, происходящие в работе кассы, в том числе и информация, представленная в квитанциях, направлены на достижение поставленной правительством задачи.

Номенклатура в чеке

В соответствии с новыми требованиями в чеке появится не просто наименование товара (услуг, работ). На самом деле реквизит включает три составляющие:

  • Уникальное название.
  • Количество.
  • Цена за единицу.

Требования к наименованию товара

Отсутствие единого справочника наименований товаров, услуг и работ заставляет предпринимателей проявлять фантазию. Чтобы они не зашли далеко и не вводили в заблуждение потребителей, существуют определенные общие требования к этому реквизиту чека.

Наименование должно быть уникальным

Это требование следует понимать так, что каждый товар должен носить собственное имя, определяющие его признак, которым он отличается от других. При этом покупатель должен однозначно понимать, что указано в чеке.

Длина реквизита

В фискальном документе допускается наименование, длина которого не превышает 128 символов. При передаче в Налоговую инспекцию тексты большей длины обрезаются до предельного размера, что недопустимо, поскольку искажает информацию.

Понятность

В написании наименования товара допускаются сокращения, которые позволяют покупателю иметь четкое представление о приобретаемом продукте. При указании наименования услуги или вида работ следует максимально приблизиться к тому, что указано в тексте договора.

Типичные ошибки

— Объединение нескольких видов услуг или работ в одном наименовании считается наиболее распространенной ошибкой, которую допускают предприниматели при формировании чеков.

— Использование кода или непонятного набора букв, получившегося в результате сокращения наименования, также недопустимы.

Как сверить реквизиты в новых кассовых чеках

Почему важно проверять реквизиты на кассовых чеках? Если у вас будет неверно настроена касса (либо товароучетная программа) и на чеках будут отсутствовать обязательные реквизиты, то при проверке налоговики сочтут такие чеки недействительными. Штраф за это нарушение предусмотрен п. 4 ст. 14.5 КоАП РФ — от 1 500 до 3 000 руб. для должностных лиц и ИП, от 5 000 до 10 000 руб. для юрлиц.

Бухгалтерам тоже следует проверять кассовые чеки на достоверность. Сам по себе этот документ расходы подтвердить не может (письмо ФНС РФ от 25.06.2013 № ЕД-4-3/[email protected]). Однако именно кассовый чек свидетельствует о факте оплаты приобретенных товаров или оказанных услуг. Поэтому ошибки в реквизитах чека ККТ — повод налоговикам снять расходы. Обращайте внимание на следующие реквизиты чека онлайн-кассы:

  • Наименование товаров и их цена. Не приводить их полностью могут только спецрежимники. Если на чеке указано, что продавец на ОСН, требуйте полную расшифровку покупок либо подробный товарный чек.

Подробнее о реквизите см. «Реквизит «Наименование» в чеке ККТ законодательно не регламентирован».

Читайте также:  Документация для транспортирования грузов на автопредприятиях

  • Фискальный признак чека. По общему правилу именно он свидетельствует о том, что чек отпечатан на онлайн-ККТ.
  • QR-код — самый наглядный реквизит чека. Благодаря этому коду чек ККТ можно быстро проверить на достоверность.

Есть несколько способов проверить реквизиты нового кассового чека:

  • Скачать приложение для мобильного телефона «Проверка чеков» — его разработала ФНС. Найти его можно в магазинах приложений популярных мобильных операционных систем Android и Apple. Пользователь регистрируется в приложении по номеру телефона и сканирует чек с помощью камеры смартфона. В результате приложение сообщает, достоверный ли это чек, и сохраняет его в памяти смартфона. Кроме того, функционал приложения позволяет формировать собственный QR-код для пользователя, который затем можно показать продавцу — он отсканирует код, и чек ККТ будет сразу отправлен на телефон или электронную почту покупателя.
  • Использовать сайты ОФД — почти каждый оператор разработал собственный веб-интерфейс, где можно проверить чек онлайн-кассы:
  • ОФД-Я (ofd-ya.ru/check);
  • Такском (receipt.taxcom.ru/);
  • платформа ОФД (lk.platformaofd.ru/web/noauth/cheque);
  • СБИС (ofd.sbis.ru/);
  • Первый ОФД (consumer.1-ofd.ru/#/landing);
  • Яндекс.ОФД (ofd.yandex.ru/check).

Однако приложение ФНС удобнее — достаточно просканировать QR-код. На сайтах ОФД придется вводить номер ККТ, фискального документа и фискального признака документа.

Пошаговый алгоритм проверки чеков см. в материале «Проверка чеков ККМ онлайн на сайте налоговой».

Рекомендации по формированию наименования

Можно брать за основу следующие документы:

  • Ориентиром для продавца служит наименование, данное производителем.
  • Производитель при формировании наименования имеет полную свободу выбора. При этом допустимо использовать ОКВЭД (Общероссийский классификатор видов экономической деятельности) и технический регламент ТС (Таможенного союза), в которых содержатся названия групп товаров и услуг.
  • Опыт экспертного сообщества поможет определиться с наименованием товара.

Реквизиты

Форма бумаги может быть свободной. Кредитная компания может установить ее самостоятельно. Однако в документе должны быть обязательные реквизиты:

  • Название документа.
  • Требование о выплате некой суммы.
  • Реквизиты счета, с которого будут переводиться деньги.
  • Валюта, в которой выполняется платеж.
  • Дата и место оформления документа.
  • Подпись.

Иногда в чеке указываются дополнительные реквизиты. Они не являются обязательными. Если в документе нет обязательных реквизитов, он утрачивает свою юридическую силу. Условия использования бумаги утверждаются ЦК.

ВАЖНО! В чеке должен быть указан плательщик. Это банк, в котором лицо, делающее перевод, хранит свои деньги.

Частные случаи

Законом предусмотрены исключения, когда ИП или ООО может не указывать в чеке наименования товара. К таковым относятся:

  • предоплата или аванс;
  • чек коррекции или возврата.

Действия при получении предоплаты или аванса

В случаях, когда заранее затруднительно определить объем товара или услуг, а также нет возможности точно конкретизировать виды предоставляемых услуг, работают по предоплате или получают аванс.

При использовании этих схем формируются два чека:

  1. Первый оформляется в момент передачи денежных средств с указанием признака «аванс» и суммы, полученной от клиента.
  2. Второй печатают в момент передачи товаров или оказания услуг. В фискальном документе указывается признак «полный расчет», весь перечень товаров или услуг, а также их цена за единицу и количество.

Чеки возврата и коррекции

При формировании чеков возврата и коррекции в свете новых требований следует придерживаться следующих правил:

— Возврат товара. Формируется чек возврата с указанием перечня наименований возвращенных товаров, их количества и цены.

— Коррекция суммы. Формируется чек коррекции, в котором указывается сумма коррекции без номенклатуры товаров.

Читайте также:  Лимитно-заборная карта М-8 — образец заполнения. Новый бланк лимитно-заборной карты

Требования

Основными требованиями, предъявляемыми к кассовым чекам, являются следующие:

  • полное наличие на документе всех необходимых к отображению реквизитов;
  • четкость данных отображенных на чеке и возможность их прочтения в течение 6 месяцев с момента выдачи;
  • обязательство печатать и выдавать покупателям кассовые чеки при осуществлении покупки и произведении расчета за нее (кроме плательщиков единого налога или находящихся на патентной системе налогообложения);
  • соблюдение принципа выдачи документа – генерация кассового чека после произведения оплаты, передача информации на фискальный накопитель, направление данных оператору, проверка и подтверждение информации, передача данных в ФНС.

Стоит отметить, что существующая система онлайн-кассовых аппаратов в отдельных случаях, предусмотренных законодательством, может не применяться. В основном сюда относятся удаленные населенные пункты, в которых отсутствует возможность подключения к интернету.

В том случае, если отдельное юридическое или физическое лицо не будет производить оформление кассового чека (постоянно или в отдельных случаях), или же печать документа и содержащаяся на нем информация не будет соответствовать существующим требованиям, контролирующие органы вправе привлечь руководителя и уполномоченных лиц к ответственности, которая грозит наложением штрафа и возможностью лишения лицензий и имеющихся разрешений на осуществление деятельности.

Что можно выдать вместо кассового чека? Подробности – в данном выпуске.

Об авторе

Григорий Знайко Журналист, предприниматель. Веду свое дело и не понаслышке знаю проблемы и сложности, с которыми стакиваются ИП и ООО.

Кого изменения по чекам и номенклатуре не коснутся

Закон 54-ФЗ исключает из общего списка следующие категории предпринимателей:

  • Самозанятые (работают с использованием приложения).
  • Торговые точки, осуществляющие продажи на рынках, ярмарках, выставках.
  • ИП, которые не используют наемный труд и реализуют собственную продукцию.
  • Торговые точки, осуществляющие продажу бумажных печатных изданий.
  • Организации, занимающиеся кредитованием и продажей ценных бумаг.

Штрафные санкции

Для тех же, кто обязан печатать чеки, в случае отсутствия номенклатуры грозит штраф:

  • от 1500 до 3000 руб. для должностных лиц;
  • от 5000 до 10000 руб. для организаций.

Фискальный документ, где отсутствует номенклатура, по сути недействителен, поэтому сделка считается расторгнутой.

Таким образом, помимо проблем с Налоговой инспекцией, возникает конфликтная ситуация с покупателем, которую придется урегулировать.

Как создать базу товаров

Выбор способа занесения номенклатуры в кассу зависит от количества товаров. Возможно два варианта: вручную и автоматически. Последний предполагают загрузку информации из файла или с помощью специального программного обеспечения.

Ручная загрузка

Этот способ подойдет предпринимателям, которые оперируют небольшим числом товарных позиций или продают эксклюзивный товар.

Номенклатура вручную вводится в умную кассу или в учетный сервис / кассовую программу. При этом ориентируются, например, на наименование, которое указано на этикетке товара, или на полное название услуги и, кроме того, руководствуются здравым смыслом, чтобы все было четким и понятным.

Если нужно добавить немного позиций, то ручная загрузка — вполне приемлемый вариант. Важно чётко прописывать название, при необходимости разбивать базу на понятные разделы, причём делать все своевременно, не откладывая пополнение каталога в долгий ящик.

Автоматическая загрузка

Если перечень товаров превышает 100 позиций (условная граница, как мы понимаем), то не имеет смысла делать работу вручную: это слишком долго и велик риск ошибок.

Проще подготовить файл с наименованиями товаров и услуг, после чего загрузить данные в товароучетную программу.

Получить информацию для создания номенклатуры можно следующим образом:

Приходные документы

Если ведется товарный учет, то наименования товаров в систему заносятся под теми же названиями, что указаны в приходе. Номенклатура создаётся за счёт того, что файл с наименованиями товарных позиций загружают в онлайн-кассу или учетный сервис.

Поставщики

В этом случае в базу заливают полученные от контрагентов прайсы и каталоги.

Срок действия денежного чека

Как правило, денежный чек принимается кредитно-финансовой организацией на протяжении 10 дней с даты выписки (не считая самого дня выписки), указанной на заполненном бланке платежного документа. Например, подобное правило указано в требованиях КБ «НС Банк» (ЗАО) по заполнению и использованию чекодателем чека из денежной чековой книжки.

Вы сможете узнать все необходимые сведения о соблюдении кассовой дисциплины на предприятии, если ознакомитесь с нашей статьей «Кассовая дисциплина и ответственность за ее нарушение».

Читайте также:  Списание основных средств в бюджетных учреждениях — 2020-2021

Как работать с чеками

Большая часть необходимых реквизитов фискального документа занесена в ККТ при регистрации онлайн-кассы, поэтому остается добавить недостающие согласно новым требованиям: наименование, количество и цену товара.

Задача кассира — указать номенклатуру в чеке при его формировании, проще говоря, правильно пробить товар или услугу.

Для этого прибегают к одному из следующих способов:

Сканирование штрих-кода

Товарные позиции должны содержатся в базе со штрих-кодом, для считывания понадобится распознать этикетку сканером.

Поиск по названию или артикулу

Кассир вбивает в поиск название или артикул, а программа показывает варианты уже при вводе первых букв/цифр.

С панели избранных товаров

Обычно на экран онлайн-кассы или в специальный раздел выносят позиции, которые пользуются повышенным спросом. При нажатии на соответствующую кнопку сенсорного дисплея добавляется нужный товар в чек. Если нужно, остаётся проставить количество. Итоговую сумму считает кассовая программа.

Дальше все, как обычно: кассир пробивает чек и принимает оплату.

Зачем нужен

Само понятие кассового чека может объединять в себе два различных значения: непосредственно кассовый чек и товарный.

Кассовый чек (он еще носит название фискального) выдается непосредственно при осуществлении приобретения вещи, ценности, товара и оформление его происходит на основании данных в кассовом аппарате. Необходимость печати и создания такого документа вызвана следующими факторами:

  1. Подтверждение факта покупки. Часто покупателям нужен такой удостоверяющий покупку документ либо для подтверждения суммы, потраченной на покупку либо просто самого приобретения в определенный период времени.
  2. Имеет важное значение при покупке техники или вещей с определенным сроком гарантии на них. Зачастую, в случае поломки в результате эксплуатации кроме самого гарантийного талона необходимо предоставление кассового чека – без его наличия не всегда могут осуществить ремонт или устранение неисправности.
  3. Подтверждение снятия с остатка определенного товара. Зачастую при проведении товара через кассу (если это торговые сети, супермаркеты, магазины) автоматизированная система учета одновременно производит списание товара с основного баланса, когда на кассе выбивается документ о совершении покупки. На некоторых предприятиях сначала происходит отгрузка товара, а впоследствии выбивается чек. В любом случае, сумма денег за отпущенные материальные ценности должна совпадать с суммой, прошедшей по кассе.
  4. Кассовый чек является своеобразным подтверждением общей реализованной суммы товара для тех субъектов деятельности, чья выбранная система налогообложения обязывает выдавать подобный документ покупателю при приобретении товара. Соответственно, при сдаче отчетности (прибыль от реализации, оборот средств за конкретный период работы) сумма по периодическому отчету кассы должна совпадать с цифрой, указанной в налоговых декларациях.

Товарный же чек имеет несколько отличий от кассового:

  • представляет собой бланк, заполняемый продавцом или ответственным лицом вручную;
  • содержит в себе данные о месте, где осуществилась покупка ценности, артикуле или сорте изделия, цены, фамилии и подписи продавца.

Товарный чек не является обязательным документом для физических лиц-предпринимателей (исключением является реализация технических товаров или других, на которые дается гарантия на определенный срок пользования). Одной важной особенностью товарного чека является его недействительность без кассового, напечатанного на фискальном аппарате.

Какие кассы могут работать с номенклатурой

Кнопочные кассы устарели

Суть в том, что не все модели кассовой техники на эти способны. Использовавшиеся раньше автономные кнопочные кассы не приспособлены для работы с базой товаров, их задачей раньше было пробивать итоговые суммы.

Поэтому для создания базы может потребоваться помощь специалистов. Скорее всего придётся подключать оборудование к компьютеру, заносить позиции путем программирования или заливать данные в память устройства.

Если касса позволяет присоединить сканер, можно будет работать со штрих-кодами, но нужные разъёмы есть не у всех аппаратов.

А ещё даже при распознавания ШК могут возникнуть сложности из-за небольшого объема памяти, который не позволяет хранить все товарные позиции.

В 2021 году в России началась реформа 54-ФЗ, согласно которой большинство компаний и предпринимателей должны использовать онлайн-кассы. Последняя отсрочка действует до июля 2021 года.
В статье Кнопочные кассы точно устарели: почему так и чем заменить подробно рассказали, по каким причинам старые кнопочные кассы уже не соответствуют требованиям закона и какие варианты есть у владельца бизнеса.

Современной торговле — умные онлайн-кассы

В нынешних реалиях логично выбрать смарт-терминалы или фискальные регистраторы нового поколения, которые:

  • удовлетворяют всем требованиям законов: работают с номенклатурой, передают данные в онлайн-режиме через ОФД в Налоговую инспекцию, постоянно обновляются (последнее особенно важно для будущих нововведений);
  • уверенно работают с хорошими кассовым программами и популярными товароучетными системами;
  • имеют разъёмы и необходимый функционал для подключения периферии: сканера штрих-кодов, весов, пин-пада для приёма банковских карт и пр.

Если нынешняя касса или кассовая программа не удовлетворяют современным требованиям и создают сложности при работе, то возможны несколько выходов из положения:

Замена на современную модель

Это означает покупку новой ККТ с фискальным накопителем, регистрацию оборудования в ФНС. Если кассы до этого не было вообще, то дополнительно предстоит оформить квалифицированную электронную подпись и заключить договор с Оператором фискальных данных.

Такой шаг, несмотря на затраты, отличный повод вывести бизнес на новый уровень, внедрить минимальную автоматизацию и получить в руки множество инструментов для аналитики, развития и увеличения прибыли.

Аренда

В некоторых случаях оправдано взять кассу в аренду. Например, предприниматели часто арендуют популярные смарт-терминалы Эвотор.

В блоге рассказали про аренду онлайн-кассы: когда это удобно бизнесу и сколько стоит.

Модернизация

В некоторых случаях достаточно обновить ПО и доработать функционал. С этой целью привлекают инженеров / программистов, которые помогут разобраться с номенклатурой в конкретной торговой точке.

Иногда на кассе уже стоит подходящая кассовая техника, так что подбор более продвинутой кассовой / товароучетной программы становится логичным решением, к тому же значительно более бюджетным, в сравнении с полным обновлением техники и покупкой программ с нуля.

Функции

Вот что может быть полезным и востребованным, если говорить именно о номенклатуре и автоматизации:

  • Возможность ввода номенклатуры и в кассе, и личном кабинете. Для внесения новых товарных позиций кассиру не придется останавливать торговлю, так как эту процедуру может выполнить другой сотрудник, зайдя в личный кабинет.
  • Возможность редактирования не только в ЛК, но и в кассе. Оперативную небольшую корректировку может при необходимости выполнить и кассир.
  • Наличие дополнительного справочника. Если товарная позиция по какой-либо причине не занесена в каталог и не определяется при сканировании, то она подтянется из справочника с одновременным созданием карточки товара.
  • Наличие панели с избранными товарами. Это ускоряет работу, особенно в случае с топовыми товарами, местах с небольшим меню или для набора услуг, где вообще нет штрих-кодов.
  • Товароучетный сервис, приложения и драйверы. Если в настоящее время платные услуги не требуются, то в перспективе они могут потребоваться, например, если вы поставите дополнительное оборудование типа весов или решите внедрить программу лояльности.
  • Возможность работать с таблицами Excel. Это позволяет осуществлять массовый перенос товарных позиций при создании нового каталога.
  • Интеграция кассы с электронным документооборотом. В случае перехода бизнеса на ЭДО такая опция будет весьма актуальной.

Главные особенности квитанции онлайн-кассы

Ранее уже указывалось, что политика последних лет направлена на глобальную маркировку всех существующих товаров и основным инструментом в этом деле является внедрение онлайн-аппаратов, согласно 54-му Федеральному Закону. Но в чем же уникальность электронных квитанций по сравнению с классической бумажной формой?

На самом деле они очень похожи, ведь для их создания используется одна и та же информация: сведения о продавце, кассовом аппарате, системе налогообложения и самой покупке. Если распечатать электронный чек, особой разницы между ним и бумажной квитанцией покупатель не увидит.

Но некоторые уникальные черты обнаружить все-таки можно. Онлайн-документ дополнительно содержит информацию об операторе фискальных данных и формате бумаг, используемых в работе. Добавлены здесь и некоторых технические сведения, которые на самом деле не важны простым потребителям и имеют значение только для проверяющих служб и самого продавца.

Но при этом кассовый чек признается законом в качестве официального документа, независимо от того, в каком виде он предоставлен. В правах и юридической силе электронный и бумажный вариант являются равными, а значит могут быть использованы одинаково успешно.

Какие реквизиты квитанции устанавливаются ФФД

Формат фискальных документов, как расшифровывается эта аббревиатура, это набор определенных требований, который отвечает за правильную расшифровку информации и реквизитов кассового чека ККМ в части фискализации. Говоря простым языком, это алгоритм, позволяющий собирать, хранить, анализировать, а при необходимости предоставлять сведения ответственным лицам.

Читайте также:  Резерв на ремонт основных средств в бухгалтерском учете

Все обязательные данные, представляемые как в бумажной, так и в электронной квитанции, будут входить в ФФД. Более того, задача формата: связать эти самые реквизиты с фискальным накопителем и оператором, научить их разговаривать на одном языке. Процесс настраивается техническими специалистами еще в момент первичной установки кассы и ими же контролируется в дальнейшем. Простые работники не имеют возможности изменять запрограммированные данные.

Обязательные реквизиты БСО

Содержание кассового чека и бланка строгой отчетности, изготавливаемого с помощью ККТ, практически не отличается. В список требуемых законодательством сведений в этом случае включаются:

  • Название документа и его порядковый номер, обнуляемый каждую новую смену.
  • Дату, время и адрес, где происходила сделка.
  • Официальное название фирмы и ИНН.
  • Сведения об используемой системе налогообложения.
  • Признак расчета.
  • Перечень предоставляемых услуг и их стоимость.
  • Способ оплаты.
  • Данные о сотруднике, принявшем денежные средства.
  • Номер кассы.
  • Фискальный признак документа.

Этот перечень утвержден правительством и не может самовольно меняться работниками организации. Но существуют некоторые исключения, зависящие от вида коммерческой деятельности и других отличительных черт бизнеса.

Итоги

Будьте готовы к изменениям в законодательстве о применении ККТ и новым требованиям — выбирайте подходящую онлайн-кассу и удобные программы для автоматизации, правильно настраивайте номенклатуру.

Это позволит работать по всем правилам, избежать штрафов, а в перспективе позволит не только получить данные по прибыли, но и увидеть подробную аналитику, например, по популярным товарам / услугам, товарообороту в конкретные периоды, что позволит оптимизировать рабочие процессы.

Статья подготовлена ритейл-экспертами ПОРТ. Информационная поддержка: Сергей Хорош.

Добавить комментарий

Adblock
detector