Инвентаризация средств в кассе организации (недостача, излишки) в 1С Бухгалтерия 8.3

Если организация работает с наличными денежными средствами, какой-то процент ошибок практически неизбежен. Особенно часты денежные несоответствия в фирмах, где движение кэша очень обширное, а ответственные за это лица часто меняются, например, в супермаркетах с большим количеством касс, крупных торговых центрах и т.п.

Рассмотрим, как в таких случаях правильно поступить руководству организации, что грозит не уследившему за частью денег кассиру, а также раскроем особенности проведения недостачи через бухгалтерский учет.

Кто может выявить недостачу

Недостача – это выявленное отрицательное несоответствие между показателями финансового учета и фактическим количеством наличных денег в операционной кассе.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если средств больше, чем полагалось бы по документам (положительное несоответствие), речь идет об излишках, поступающих в прибыль организации.

Кто и в ходе каких процедур может обнаружить такое расхождение? Наиболее часто недостача выявляется:

Читайте также:  Приказ о создание комиссии на списание тмц образец

• самим кассиром-операционистом;
• сотрудником, исполняющим кассирские функции;
• непосредственным начальством кассира;
• инвентаризационной комиссией;
• ревизором, проверяющим кассу;
• учредителями или акционерами фирмы;
• вышестоящим руководством;
• аудиторами в ходе внешней проверки.

Все эти лица имеют право на сверку данных учета и подсчет наличности в кассе на требуемый момент на основании пунктов 37 и 38 Порядка ведения кассовых операций в РФ, утвержденного решением Совета директоров Банка России от 22 сентября 1993 года № 40.

Виновен всегда кассир

Кассиру вверяются на хранение материальные ценности (в данном случае – наличная выручка) на основании заключенного с ним трудового договора.

Ст. 242 ТК РФ говорит о том, что в таких ситуациях на работнике лежит полная материальная ответственность за компенсацию утраченных средств. А ст. 244 обуславливает правомерность заключения такого договора с работниками, занимающими должность кассира, если они достигли возраста совершеннолетия. Кроме кассиров, полная материальная ответственность ложится и на некоторые другие категории работников, предусмотренные Постановлением Минтруда России № 85 от 31 декабря 2002 года.

КСТАТИ! В случае причинения ущерба фирме вина кассира может быть не только в неправомерных действиях, но и в бездействии, а также в халатности и недобросовестном отношении к собственным трудовым обязанностям.

Персональный счет бухгалтерского счета для отражения недостач

Для фиксации недостач в бухгалтерском учете предназначен счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» (План счетов бухгалтерского учета, утв. приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н).

Основные сведения о счете 94 представлены на рисунке ниже:

Какие суммы отражаются по дебету и кредиту этого счета, смотрите далее:

Что необходимо учесть при расчете остаточной стоимости основного средства (ОС), см. в статье «Как определить остаточную стоимость основных средств».

Разберемся, как в хозяйственной деятельности применяется счет 94.

Виды ответственности за недостачу

1. Полная материальная ответственность. Подразумевает возмещение всей недостающей суммы за счет кассира. Если сумма, которую нужно возместить, не больше, чем среднемесячная зарплата виновника, то он должен ее возместить по распоряжению руководства, изданному не позже месяца со дня обнаружения недостачи. Большие суммы взыскиваются только судебным порядком. Для обращения в суд по этому поводу у работодателя есть год.

ВНИМАНИЕ! В суд придется подавать иск, если кассир не согласен добровольно выплатить средства, а также по истечении установленного срока в месяц.

2. Административный штраф. Кассир своим действием, бездействием или небрежностью нарушил порядок работы с наличностью, значит, может быть подвергнут и административной ответственности. Должностные лица могут заплатить 4–5 тыс. руб., а юридические – 40–50 тыс. руб. – это помимо возмещения самой суммы недостачи.
3. Дисциплинарное взыскание. Может быть наложено работодателем также, помимо компенсации ущерба. Нерадивому кассиру можно сделать замечание, объявить выговор, а в некоторых случаях без пощады уволить.
4. Уголовная ответственность. Грозит тем должностным лицам, в отношении которых был доказан умысел их действий. Такими виновными действиями признаются:
   кража – тайное присвоение чужого;
5. мошенничество – приобретение права на чужие средства вследствие злоупотребления доверием или обмана;
6. растрата – похищение вверенного имущества или средств и последующая реализация, употребление, передача третьим лицам;
7. присвоение – неправомерное удерживание в своем пользовании вверенных активов.

Эти действия наказываются, в зависимости от степени тяжести, возможности рецидива и категории виновного сотрудника, либо штрафом, либо обязательными или исправительными работами, либо ограничением свободы, арестом или тюрьмой. Конкретные сроки зависят от вида виновного действия.

Уголовная ответственность за недостачу денег в кассе

№Вид правонарушенияСанкцияСрок, сумма1.КражаШтрафДо 80 000 руб. или в размере зарплаты или дохода за полгодаОбязательные работыДо 180 часовИсправительные работыОт полугода до годаОграничение свободыДо 2 летАрестОт 2 до 4 месяцевЛишение свободыДо 2 лет2.МошенничествоШтрафДо 120 000 руб. или в размере годичной зарплаты или других доходовОбязательные работыДо 180 часовИсправительные работыОт 6 месяцев до годаОграничение свободыДо 2 летАрестОт 2 до 4 месяцевЛишение свободыДо 2 лет3Растрата, присвоениеШтрафДо 120 000 руб. или в размере годичного доходаОбязательные работыДо 120 часовИсправительные работыДо полугодаОграничение свободыДо 2 летЛишение свободыДо 2 лет

ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! За любое деяние, предусматривающее уголовную ответственность, виновного можно уволить по инициативе работодателя.

Какой проводкой отразить выявление и оприходование излишка денежных средств в кассе?

Девушки, спасибо огромное.если не трудно можете, пожалуйста, проверить и эти проводки? 1)Поступил деньги в кассу с расчетного счета на оплату труда и другие операционно-хозяйственные расходы — Д50-К51 2)Оплачено с расчетного счета за авиабилеты по счету авиакомпании- Д76-К51 3) Выданы из кассы заработная плата работникам предприятия по платежной ведомости- Д70-К50 4) Поступила наличными арендная плата авансом от ООО «Прогресс»Д50-К60 5)Поступили на расчетный счет деньги от покупателей -Д51-К62 6)Выявлены и оприходованы излишки денежных средств при инвентаризации кассы Д50-К91 7)Выданы из кассы в подотчет денежные средства на приобретение хозяйственного инвентаряД73-К50

Оприходована выручка от реализации товаров за наличный расчет Д50-К11 9)Открыт аккредитив за счет средств расчетного счета Д55-К51 10)Зачислен на расчетный счет краткосрочный кредит банка Д51-К76 11)Оплачено наличными поставщику Д60-К50 12)Выплачена из кассы стипендия студентам, обучающимся за счет предприятия Д73-К50 13)Оплачены из кассы расходы по доставке материалов в организацию Д60-К50 14)Возвращены в кассу неизрасходованные подотчетные суммы Д50-К73 15)Получены от авиакомпании авиабилеты в т.ч. НДС – 18% 16)Оплачено поставщикам за счет средств аккредитива Д60-К55 17)Поступили в кассу деньги от работника в счет погашения ранее предоставленного ему займа Д50-К73 18)Перечислена с расчетного счета сумма задолженности в бюджет Д68-К51 19)Перечислены денежные средства страховой компании за страхование работников предприятия Д69-К51 20)Поступила на расчетный счет сумма задолженности от учредителя по взносам в уставный капитал Д51-К75 21)Перечислена заработная плата работникам на их лицевые счета Д70-К51 22)Поступили в кассу деньги от поставщиков по предъявленным им претензиям Д50-К60 23)Неиспользованная сумма аккредитива зачислена на расчетный счет Д51-К55 24)Перечислена с расчетного счета сумма задолженности перед Пенсионным фондом Д69-К51 25)Остаток денег в кассе сдан в вечернюю кассу банка в последний день месяца Д57-К50 26)Оприходована выручка наличными от продажи основных средств, в том числе НДС Д50-К01 27)Оприходованы на расчетный счет безвозмездно поступившие денежные средства (по договору дарения) Д51-К98 28)Поступили суммы в кассу по ранее предъявленным претензиям Д50-К60 29)Оплачены некомпенсируемые расходы в связи со стихийными бедствиями Д99-К50 30)Перечислено обслуживающему банку за услуги Д76-К51 Буду очень благодарна за Вашу помощь!Читайте также:  Депонированная заработная плата — что это?

Порядок взыскания недостачи

1. Обнаружение денежного несоответствия в кассе и в бумагах.
2. Запрос объяснительной у кассира. В случае непредоставления или прямого отказа от ее составления – написание специального акта с подписью двух свидетелей.
3. Издание руководством Приказа (распоряжения) о возмещении недостачи.
4. У согласного на добровольное возмещение кассира сумму недостачи спишут с ближайшей зарплаты либо он сам внесет деньги в кассу. Можно договориться о рассрочке.
5. При отказе кассира от возмещения или если сумма велика, руководство обращается в суд.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Работодатель может, рассмотрев обстоятельства и объяснение кассира, совсем отказаться от требования возмещения на любом этапе, частично или в полном объеме.

Что делать работодателю с выявленной при инвентаризации нехваткой денег?

Как правило, недостача наличности в организации выявляется посредством инвентаризации её операционной кассы.

Данная процедура регулярно проводится хозяйствующим субъектом по установленному регламенту.

Необходимость её совершения на предприятии может быть обусловлена, например, формированием годовой финансовой отчетности или иными причинами.

По сути, инвентаризация кассы организации представляет собой ревизию, подсчет и оценку наличных средств.

Прежде всего, проверяется соответствие реальных остатков кассовой наличности сведениям, зафиксированным в учетных регистрах.

Кроме того, хозяйствующим субъектом может осуществляться незапланированная проверка собственной кассы. Подобное мероприятие также нередко способствует выявлению недостачи наличности.

Внеплановые ревизии проводятся в отношении кассы предприятия по следующим возможным причинам:

• Наличие обоснованных подозрений о вероятных хищениях активов организации.
• У хозяйствующего субъекта поменялся собственник.
• Произошло чрезвычайное обстоятельство, стихийное бедствие.
• Сменился материально-ответственный субъект.

Если работодатель инициировал очередную проверку кассы и установил факт недостачи наличности, ему следует осуществить на этом основании ряд конкретных мероприятий.

Для начала требуется получить соответствующие объяснения от уполномоченного кассира.

Чтобы предоставить руководству необходимые разъяснения по поводу обнаруженной недостачи, у сотрудника, отвечающего за операционную кассу, имеется всего лишь два дня.

Работодатель вправе сформулировать данное требование устным распоряжением или письменным документом.

Если же кассир отказывается предоставить руководству какие-либо пояснения по поводу сложившейся ситуации, факт такого отказа обязательно подлежит документальному оформлению – составляется специальный акт.

Следующий этап – проведение работодателем необходимого расследования. Цель данного мероприятия – выяснить причину обнаруженного несоответствия и найти субъекта, виновного в кассовой недостаче.

Если по итогам расследования руководству организации удалось достоверно установить ответственное лицо (сотрудника), чьё действие/бездействие привело к утрате наличности, на виновного субъекта следует наложить надлежащее взыскание.

Читайте также:  Бухгалтерский учет у комитента: проводки с примерами

При этом нужно руководствоваться нормами актуального законодательства. Если такое взыскание налагается, данный факт обязательно оформляется отдельным приказом.

Когда кассир не виноват

Закон оговаривает некоторые обстоятельства, которые снимают вину и материальную ответственность с кассира. К ним относятся:

• стихийное бедствие, в результате которого касса была повреждена и средства утрачены;
• другое действие неодолимой силы, независимой от кассира (ограбление, похищение средств при транспортировке или передаче в/из банка).

В этом случае акт недостачи фиксируется, помимо обычной процедуры экстренной инвентаризации, еще и актом правоохранительных органов.

Как провести недостачу по бухгалтерии

При вине кассира сумма недостачи не учитывается при налоге на прибыль, поскольку даже при возмещении никакого дополнительного дохода не возникает. А если пришлось требовать сумму по суду, руководство несет расходы на судебные издержки и пошлину: вот их-то можно правомерно включить во внереализационные расходы.

В бухучете для этих операций существуют следующие проводки.

1. При возмещении работником всей суммы недостачи ее проводят по «Прочим доходам» в отчетном периоде, в котором их признал должник или суд:
   дебет 94, кредит 50 – выявлена N-ная сумма недостачи в кассе;
2. дебет 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба», кредит 94 – отнесение указанной суммы ущерба на виновное лицо;
3. дебет 70, кредит 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» – сумма удержана из заработной платы кассира или внесена им в кассу.
4. Организация разрешила кассиру не возмещать недостачу. Сумма, ставшая уже безвозвратным ущербом, относится к «Прочим расходам»:
   дебет 94, кредит 50 – выявлена N-ная сумма недостачи в кассе;
5. дебет 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба», кредит 94 – отнесение указанной суммы ущерба на виновное лицо;
6. дебет 91-2, кредит 94 – сумма недостачи, не возмещаемая кассиром, признана в составе прочих расходов.
7. Вины кассира нет. Если средства утрачены в результате непреодолимых обстоятельств, а кассир не при чем, то убытки относят ко внереализационным расходам, признаваемым в налогообложении и списываемым на финансовые результаты деятельности фирмы:
   дебет 94, кредит 50 – выявлена N-ная сумма недостачи в кассе;
8. дебет 91-2, кредит 74 – списана недостача с неустановленным виновником.

Отражение излишков

Обнаружение излишков по итогам инвентаризации кассы никаких последствий для материально ответственного лица не несет.

Пример

В ООО «Маргаритка» в результате инвентаризации наличных средств обнаружен излишек в сумме 1 050 руб.

Бухгалтер делает проводку по выявленным излишкам:

ДтКтОписание операцииСумма, руб.Документ5091.1Отражение излишков ДС в кассе1 050Бухгалтерская справка

То есть, обнаруженные суммы излишков приходуются в составе внереализационных доходов.