Как правильно вести в 1С учет подарочных сертификатов?

Отправить эту статью на мою почту

Все чаще владельцы компаний в качестве маркетингового хода прибегают к использованию подарочных сертификатов. И эту статью мы посвятим вопросу ведения в 1С учета подарочных сертификатов, а именно в 1С Бухгалтерии предприятия 3.0.

Для начала учета подарочных сертификатов в бухгалтерии 3.0 в первую очередь надо включить опцию Подарочные сертификаты, которая находится в разделе Администрирование → Функциональность → закладка Торговля.

Настрою вашу 1С. Опыт с 2004 года. Подробнее →

Приобретение сертификатов, отражается с помощью документа Поступление товаров (раздел Покупка → Поступление (акты, накладные)). Здесь учитывается стоимость изготовления этих карт, т.е. нам надо указать не номинал, а именно стоимость пластиковой карточки, которые мы приобретаем с целью дальнейшего использования. В справочнике Номенклатура должна быть введена отдельная позиция с Видом номенклатуры Материалы (это необходимо для корректного заполнения счета учета подарочных сертификатов в бухгалтерии).

Для учета входящей НДС нужно создать Счет-фактура полученный, оформить его можно из документа поступления, для этого понадобится заполнить номер и дату счет-фактуры и нажать Зарегистрировать. Созданный документ будет доступен по ссылке, данные в нем заполняться автоматически.

И конечно не забываем заплатить поставщику. Это может быть как оплата наличными (Выдача наличных), так и безналичный расчет (Списание с расчетного счета).

Следующим этапом в 1С учете подарочных сертификатов предполагается оформление их продаж. Для этого открываем Отчеты о розничных продажах.

Для учета продажи подарочной карты покупателю данные вносятся на закладке Продажа сертификатов. Здесь вам понадобиться внести информацию в справочник Виды оплат. Бухгалтерия предоставляет возможность учета подарочных сертификатов как принадлежащих организации, так и представляемых от других компаний, с которыми заключен договор. В программе 1С учет таких подарочных сертификатов разделяется с помощью Типа оплаты: собственный или сторонний. Т.к. продать мы можем только свой сертификат, то в первую очередь введем его. Создаем новый элемент справочника и заполняем всю необходимую информацию. Как правило, в качестве контрагента (если конечна карта не именная) выбирают розничного покупателя и Без договора.

Сумма оплаты, как правило, соответствует номиналу сертификата, т.е. приобретается пластиковая карточка, например, за 9 000 руб. номиналом 9 000 руб.

ДС от реализации сертификата — это аванс, поступивший от покупателя, соответственно на него требуется оформить Счет-фактура выданный на аванс (клиенту он не нужен, но в книге продаж его требуется отразить для учета НДС). Оформляется на основании Отчета о розничных продажах по команде Создать на основании, данные при этом заполняются автоматически.

Для отображения платежа клиента наличными ДС необходимо ввести Поступление наличных (нужен он для соблюдения кассовой дисциплины и формирования кассовой книги), ввести его так же можно вводом на основании. Доступна и оплата платежной картой, которая отображается на вкладке Безналичная оплата.

Для корректного учета подарочных сертификатов в бухгалтерии по мере реализации карт собственных необходимо своевременно оформлять и их списание. Оформляется эта операция документом Требование-накладная (раздел Склад). Счет затрат зависит от деятельности компании (производство — 20, торговля — 44), статья расходов должна содержать вид расхода – материальные расходы.

Оплата товаров с помощью сертификата оформляется так же с помощью Отчета о розничных продажах, но уже на вкладке Безналичная оплата. Подарочной карточкой можно оплатить покупку полностью, но допускается и смешанная оплата.

Безналичные платежи указываются на закладке Безналичная оплата отдельной строкой, здесь требуется указание Вида оплаты со способом Платежная карта.

Наличные платежи вносятся Поступлением наличных вводом на основании.

Так же можно принять Платеж может быть внесен картой стороннего контрагента. В этом случае должен быть использован сертификат сторонний.

Сумма таких оплат впоследствии должна быть возмещена организации. Выплата ДС сторонним контрагентом оформляется Поступлением на расчетный с видом Поступления от продаж по платежным картам и банковским кредитам.

КАЖДЫЙ ДОЛЖЕН ЗАНИМАТЬСЯ СВОИМ ДЕЛОМ! ДОВЕРЬТЕ НАСТРОЙКУ «1С» ПРОФЕССИОНАЛУ. ПОДРОБНЕЕ →

Обсудить статью на 1С форуме?

Налоговый учет сертификата

Приобретение сертификата являет собой предварительный платеж за планируемую к получению в будущем услугу (при предъявлении карточки), а собственно реализацией продукта/услуги выступает обмен документального подтверждения произведенной предоплаты на услугу или продукт. Поэтому при продаже у организации-налогоплательщика отсутствует объект, подлежащий обложению обязательным платежом по прибыли (ст. 251 НК РФ). Доходы, получаемые в качестве предварительной платы за будущие товары, не подлежат учету при расчете базы для налога по прибыли.

Поэтому сумма оплаты за подарочные обязательства, полученная распространителем от потенциального покупателя в счет будущих услуг, учитывается при расчете налога по прибыли в поступлениях от реализации на момент фактического предоставления услуги (письмо МФ РФ №03-03-06/1/268 от 25.04.2011, ст. 248, 274 НК РФ).

Если покупатель в течение определенного периода не предъявил (не использовал) сертификат, то размер переданного продавцу предварительного платежа при налогообложении по прибыли учитывается как имущество, полученное на безвозмездной основе, или внереализационный доход (ст. 250 НК РФ).

При подсчете величины обязательного платежа на добавленную стоимость (НДС) в качестве объекта для обложения учитывается реализация товаров в пределах территории страны (ст. 146 НК РФ). Поэтому по НДС сумму для определения налога рассчитывают:

На день реализации подарочных обязательств, так как предварительная плата за будущие услуги производится до оказания этих услуг (ст. 167 НК РФ). База для подсчета налога при наличии платы в счет будущих услуг формируется из поступлений с учетом налога – по ставке 18/118 (ст. 154 НК РФ).
Следующий раз база для НДС определяется при непосредственном предоставлении услуги (обмене бонусного документа). Ставится на вычет рассчитанный прежде НДС, если стоимость предоставляемых услуг не меньше оплаченной по обязательству суммы (ст. 154, 171 НК РФ). Когда стоимость предоставленной услуги оказывается меньше величины предоплаты или не произошло использования сертификата, то ранее начисленный НДС к вычету с разницы не принимается.

При выявлении объекта для подсчета налога по упрощенному методу обложения налогом (УСНО) предприятия принимают в расчет поступления от реализации (ст. 346 НК РФ). При этом в качестве даты их получения будет принят день приема денег, день получения иного имущества или прав на него.

При купле подарочного сертификата в первую очередь происходит поступление денег, а спустя некоторое время — оказание услуги. Поэтому объектом для подсчета налога при УСНО служит сумма платы за обязательство, полученная продавцом на день его реализации.

Для налогоплательщиков, применяющих в качестве объекта налогообложения размер полученных доходов за минусом суммы расходов, поступления от проданных подарочных сертификатов учитывают аналогично. Они также имеют право уменьшить указанные доходы на размер понесенных трат. К тратам предприятия отнесены расходы после фактической платы, к которой причислено окончание обязательства покупателя перед продавцом, касающееся передачи продукта или прав на имущество (ст. 346 НК РФ).

К сведению! Все произведенные расходы должны иметь обоснованное подтверждение в виде документов (ст. 346, 252 НК РФ).

Какой порядок учета подарочных карт, приобретаемых учреждением для вручения на мероприятиях?

О.Я. Решетова, автор ответа, консультант Аскон по бухгалтерскому учету и налогообложению в бюджетных организациях

ВОПРОС

Учреждение приобретает подарочные карты для вручения (дарения) на мероприятиях. Заполняется ведомость, расписываются те граждане, которым данные карты вручаются.

Каков порядок учета подарочных карт с определенным номиналом в бюджетном учреждении?

ОТВЕТ

Затраты на приобретение подарочных карт (сертификатов) отразите по КВР 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг». Расходы отнесите на подстатью 349 «Увеличение стоимости прочих материальных запасов однократного применения» КОСГУ (п. 11.4.8 Порядка N 209н, п. 51.2.4.4 Порядка применения КБК № 132н, Письмо Минфина России от 26.04.2019 N 02-07-07/31230).

Порядок учета зависит от того, поступают подарки на хранение или их сразу вручают.

1. Подарочный сертификат (карта) до вручения поступает на склад, другие места хранения.

Отразите его на счете 105.06 «Прочие материальные запасы». В момент выдачи карты (сертификата) из места хранения ответственному сотруднику спишите его со счета 105.06 и отразите на забалансовом счете 07 «Награды, призы, кубки и ценные подарки, сувениры». Ответственный сотрудник должен оформить факт передачи карты (сертификата) актом. После вручения (подписания акта) спишите его с забалансового счета 07. Форму акта установите в учетной политике, главное – наличие обязательных реквизитов.

2. Подарочный сертификат (карта) купили и сразу вручили.

Если ответственное лицо представило документы на покупку и вручение карты (сертификата) (акт), на забалансовом счете 07 его не учитывайте. Примите карту (сертификат) на баланс на счет 105.06 и сразу спишите в расходы.

ОБОСНОВАНИЕ

С 2021 года подарочная продукция – материальные запасы однократного применения (п. 11.4.8 Порядка применения КОСГУ № 209н). Однако в инструкциях по бухучету новые правила не прописали. Чтобы обеспечить единый подход к учету, Минфин выпустил системные разъяснения — Письмо Минфина России от 26.04.2019 N 02-07-07/31230.

Порядок учета зависит от того, поступают подарки (карты) на хранение или их сразу вручают.

Подарки до вручения поступают на склад, другие места хранения

Отразите подарки на счете 105.06 «Прочие материальные запасы». Этот счет применяют для учета материальных запасов, которые не подходят к другим группам счетов.

В момент выдачи подарков со склада ответственному работнику спишите их со счета 105.06 и отразите на забалансовом счете 07 «Награды, призы, кубки и ценные подарки, сувениры». Учет за балансом ведите по стоимости приобретения. Аналитический учет по счету – в Карточке количественно-суммового учета (ф. 0504041) по каждому предмету и его стоимости.

После вручения подарков спишите их с забалансового счета 07.

Подарки купили и сразу вручили

Если ответственные лица представили документы на покупку и вручение подарков, на забалансовом счете 07 их не учитывайте. Примите подарки на счет 105.06 и сразу спишите в расходы.

Сотрудник, ответственный за мероприятие, должен оформить факт вручения подарков актом. Форму акта установите в учетной политике, главное – наличие обязательных реквизитов первичного документа.

Такие правила учета следуют из системного письма Минфина от 26.04.2019 № 02-07-07/31230 и пунктов 345–346 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

Обратите внимание, ранее Минфин выпускал частные разъяснения по учету подарков. После публикации системного письма другие не применяйте.

Бухгалтерский учет сертификата

Процедура учета бонусных документов разделяется по нескольким этапам:

изготовление;
продажа (реализация);
погашение (обмен) подарочного обязательства на изделие;
погашение сертификатов, не предоставленных к обмену.

В отношении подарочных форм при бухгалтерском учете предусматривается учет трат, связанных с их производством. Подобные затраты, имеющие отношение к приобретению и продаже товара, относят к расходам по обычным вариантам деятельности. В бухучете надлежит выполнить следующие записи:

траты на создание документов: Дебет 44 сч. (Затраты по продаже) / Кредит 60 сч. (Расчеты с поставщиками/подрядчиками);
учет обязательного бюджетного платежа (НДС входного) по оприходованным в бухучете бланкам: Дебет 19 сч. / Кредит 60 сч.;
принятие налога к вычету (НДС входного): Дебет 68 сч. (Расчеты по НДС) / Кредит 19 сч.;
оприходование обязательств: Дебет 006 сч. (Документы строгой отчетности, субсчет «Подарочные сертификаты»).

На внебалансовом счете (006) учет бланков ведется по количеству, идентификационным номерам или номинальной стоимости.

Траты по изготовлению бланков относят к прочим расходам, они подлежат списанию на расходы текущего периода (месяца), а также могут засчитываться по статьям рекламных расходов предприятия в виде стоимости их покупки (не больше 1% выручки от реализации).

При приеме к уплате подарочных форм исчисляется налог по реализации и принимается на вычет величина налога, рассчитанного с предоплаты. Проводки по операциям будут следующими:

отражение поступившей предоплаты: Дебет 50 сч. (Касса) / Кредит 62 сч. (Расчеты с покупателями, субсчет «Полученные авансы»);
начисление налога (НДС) с поступившей предоплаты: Дебет 62 сч. / Кредит 68 сч.;
списание бланков: Кредит 006 сч.;
отражение поступления от продажи изделия: Дебет 62 сч. / Кредит 90 сч. (Продажи, субсчет «Выручка»);
списание реализованных товаров/услуг: Дебет 90 сч. / Кредит 41 сч. (Товары);
начисление налога (НДС) с выручки: Дебет 90 сч. / Кредит 68 сч.;
зачет предоплаты: Дебет 62 сч. / Кредит 62 сч.;
зачет (сторно) уплаченного ранее (по предоплате) НДС: Дебет 62 сч. / Кредит 68 сч.

К сведению! НДС, оплаченный с полученной прежде предоплаты, не подлежит возмещению в ситуации, когда реализованные сертификаты не использованы покупателями в установленный срок.

Проводки по неиспользованным подарочным обязательствам:

отражение размера неиспользованных документов в сумме поступлений: Дебет 62 сч. / Кредит 91 сч. (Прочие доходы и расходы);
отнесение к расходам уплаченного с предоплаты НДС: Дебет 91 сч. / Кредит 62 сч. (субсчет «Полученные авансы»).

Сертификаты, не реализованные за установленный для использования период, подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта и последующему списанию с учета.

С точки зрения покупки товаров и оплаты услуг сертификатом

Как правило, любой подарочный сертификат имеет номинал, опираясь на который держатель купона или акционного «флайера» имеет право рассчитывать на получение определенной скидки. В зависимости от коммерческой политики организации этот номинал может иметь более высокую или более низкую ставку от полной стоимости товара или услуги. Однако в случае с бухгалтерскими проводками это не имеет никакого значения, т.к. они в любом случае будут использоваться одни и те же. Разберем несколько типовых ситуаций:

Ситуация №1: Клиент имеет на руках сертификат номиналом 5000 рублей и применяет его при покупке товара по аналогичной цене. Себестоимость товара равна 3000 рублей.

Здесь бухгалтеру необходимо «раскидать» цифры по следующим счетам:

Д 62-01, К 90-1 — 5000 рублей, отражена выручка от реализации товара;
Д 62-02, К 62-01 — 5000 рублей, произведен зачет ранее полученного аванса;
Д 90-3, К 68 — 540 рублей, начислен НДС с выручки;
Д 90-2, К 41 — 3 000, списана себестоимость товара;
Д 68, К 76-АВ — 540 рублей, восстановлен НДС, начисленный при продаже сертификата.

Ситуация №2: Клиент имеет на руках сертификат номиналом 5000 рублей и применяет его при покупке товара, чья стоимость составляет 7000 рублей, доплачивая 2000 рублей «сверху». Себестоимость товара – 3000 рублей.

Д 62-01, К 90-1 — 7000, отражена выручка от реализации товара;
Д 62-02, К 62-01 — 5 000, произведен зачет ранее полученного аванса;
Д 90-3, К 68 — 1260, начислен НДС с выручки;
Д 90-2, К 41 — 3 000, списана себестоимость товара;
Д 68, К 76-АВ — 1260, восстановлен НДС, начисленный при продаже сертификата;
Д 50 (51), К 62-01 — 2 000, оплата за товар сверх номинала сертификата внесена в кассу (на расчетный счет) продавца.

Проведение взаимозачета в облачной 1С. Бесплатный доступ на 14 дней.

Использование кассовых аппаратов при реализации сертификатов

Компании, осуществляющие расчеты при оказании услуг/продаже продукта с применением платежных карт или наличных денег, обязаны проводить все расчеты на базе технических устройств контрольно-кассового типа (ККТ). При этом экземпляры ККТ должны пройти регистрацию в государственном реестре (ФЗ № 54, 22.05.2003). При работе с ККТ в момент уплаты денег покупателем продавец должен передать ему кассовый чек, отпечатанный на ККТ.

Подарочное обязательство представляет собой специфичный авансовый платеж (не товар), поэтому предприятие, продавая его, должно использовать ККТ и пробить чек (в момент продажи). Аналогично чек по кассе должен пробиваться (по отдельной секции ККТ) при расчете за товар с помощью подарочного документа (письмо МФ РФ № 03-03-06/1/268, 25.04.2011).

Удерживаем НДФЛ

Подарки от работодателя — это доход работника в натуральной форме. Следовательно, при вручении подарка работодатель должен начислить и удержать НДФЛ. Но не всегда, а только в случае, если суммарная стоимость всех подарков, полученных сотрудником с начала года, превысила 4 000 рублей. Стоимость подарков, не превышающая данной суммы, налогом не облагается (подп. 28 ст. 217 НК РФ).

Здесь возникает вопрос: включается ли НДС в базу, облагаемую налогом на доходы физических лиц? Однозначного ответа в Налоговом кодексе нет. По нашему мнению, налог нужно считать от стоимости с учетом НДС. Ведь согласно пункту 1 статьи 211 НК РФ при получении дохода в натуральной форме налогооблагаемая база — это стоимость, определяемая по рыночным ценам. А налог на добавленную стоимость входит в рыночную цену. Значит, НДФЛ надо начислять на стоимость подарка с НДС.

Пример 3

Компания приобрела подарок стоимостью 6 000 руб. Поскольку поставщик применяет упрощенную систему, «входной» НДС отсутствует.

При передаче подарка работнику бухгалтер начислил НДС в размере 1 080 руб. (6 000 руб. х 18%).

Сумма НДФЛ, удержанная со стоимости подарка, превышающей 4 000 руб., составила 400,4 руб.((6 000 + 1 080 — 4 000) х 13%).