Минфин России разъяснил, как определять день получения премии в целях НДФЛ

Что такое квартальная премия?

Квартальная премия – это поощрительная выплата одному или нескольким сотрудникам организации, которая производится по итогам квартала за добросовестное исполнение возложенных обязанностей, иные показатели, которые в конкретной компании признаются основанием для выплаты.

Премиальные выплаты входят в состав заработной платы, что следует из ст. 129 ТК РФ. Согласно требованиям ст. 135 ТК РФ в организации могут применяться разные системы выплаты премий, доплат, надбавок. Однако, закрепляя возможность выплат, законодательство обходит стороной порядок их осуществления, оставляя этот вопрос на разрешение конкретных работодателей. В результате, в каждой организации может быть прописан свой порядок выплаты квартальных премий.

Чаще всего выплата производится после оценки эффективности деятельности сотрудников по итогам трехмесячного периода (квартала). После того, как работодатель посчитал деятельность одного, нескольких, или всех сотрудников достаточно эффективной, принимается решение, оформляемое в виде приказа, о выплате квартальных премиальных выплат.

Начисление квартальных премий – это право, но не обязанность работодателя (если иное не установлено во внутренних нормативных актах организации). При не достижении сотрудниками необходимых показателей, размер квартальных премиальных может быть уменьшен. Более того, в некоторых случаях возможно лишение премиальных (например, если сотрудник совершил дисциплинарный проступок, не выполнен план, и т.д.).

Процедура расчета ежемесячной премий от оклада

Зачастую месячная премия предусматривает сумму, рассчитываемую в процентном соотношении от размера оклада. Сам процент от заработной платы, в котором предполагается начислять премию работникам, прописывается в трудовых нормативных документах.

Процедура расчетов ежемесячной выплаты заработной платы сотрудникам с учетом премии от оклада выглядит следующим образом:

Читайте также:  Займы предоставленные другим организациям в балансе

1. Если работник работал все дни, то для расчета берётся целый оклад. Если же сотрудник пропустил по причине болезни или отпуска несколько дней, то пропорционально рассчитывается заработная плата за отработанный период.
2. Затем прописанный в договоре процент умножается на получаемый в этом месяце размер оклада, в результате чего получается размер премии.
3. Далее складываются размеры оклада и полученной в предыдущем расчете премии.
4. Полученную в предыдущем расчете сумму умножают на районный коэффициент, если таковой используется на предприятии, в результате чего получают сумму начисленной заработной платы и премии. Если же районный коэффициент не предусмотрен, то суммой выплаты будет являться сумма из предыдущего расчета.
5. Далее из итога, полученного в пункте 4, вычисляют размер НДФЛ. Для этого полученную сумму умножают на 13% или на 30% в зависимости от того, является сотрудник резидентном или нет.
6. Чтобы определить размер выплаты заработка и премии, необходимо из суммы, полученной результате действий казанных в пункте 4, вычесть размер НДФЛ и размер ранее выплаченного аванса.

Для наглядности предоставим пример расчета ежемесячно премии от оклада и суммарной выплаты за месяц далее.

Порядок выплаты квартальной премии

Возможны два фактора, напрямую влияющие на порядок выплаты:

1. Отсутствие внутренних нормативных документов в организации, что означает, что порядок выплаты премиальных никак не урегулирован.
2. Наличие нормативных документов в компании, что предполагает необходимость соблюдения порядка, прописанного в них.

В первом случае работодатель сам будет определять: кому, за что, в каком размере, с какой периодичностью выплачивать квартальные премии (поскольку регламентации их выплат нет). Во втором случае порядок прописывается во внутренних документах и четко определен. Его соблюдение является обязательным для работодателя.

Мы будем рассматривать именно второй случай, поскольку понятно, что если регулирования порядка премий нет, то исключительно работодатель будет его определять, и по факту он может быть произвольным.

Возможно закрепление порядка выплаты квартальных премий несколькими путями (ч. 2 ст. 135 ТК РФ):

1. В коллективном договоре.
2. В соглашении.
3. В локальном акте.

Общие положения о том, что в компании может выплачиваться премия также закрепляются в трудовом договоре, в силу требований ст. 57 ТК РФ. Там же может отражаться и порядок ее начисления, однако это малоэффективно, и для создания действенной и прозрачной системы начисления квартальных премий рекомендуется принять отдельный акт.

Самый простой путь закрепить систему премирования – издать приказ об утверждении соответствующего локального акта. Более сложный – провести коллективные переговоры и принять коллективный договор.

Основание для назначения

Основание, по которому в приказе объявляют квартальное премирование, — событие или совокупность определенных факторов, при наступлении или выполнении которых работнику причитается стимулирующая надбавка в виде премии. Перечень оснований для премирования устанавливает исключительно работодатель. Решение придется закрепить в локальных актах по организации, в противном случае проблем с ГИТ и споров с работниками не избежать.

Закрепите основания для назначения премиальных:

• в трудовом договоре с работником;
• в коллективном договоре;
• в положении по оплате труда;
• в отдельном положении о премировании;
• в положении о стимулировании работников;
• в ином распоряжении руководства.

Учтите, что помимо денежного поощрения, в отношении трудящихся предусмотрены и другие формы стимулирования за добросовестный труд. Например, наниматель вправе объявить благодарность или наградить отличившегося сотрудника ценным подарком, почетной грамотой, приставить его к почетному званию. За особые трудовые заслуги перед обществом и государством работников представляют к государственным наградам.

Обязательно ли платить работнику премию за год или квартал, если приказ о выплате оформлен уже после его увольнения?

Ответ в консультации экспертов КонсультантПлюс.

Рекомендации для бюджетников

Специальный порядок для бюджетных организаций законодательством не предусмотрен. Вопросы в сфере оплаты труда бюджетников решаются руководством самостоятельно, но с учетом рекомендаций и норм, доведенных учредителями, вышестоящими министерствами и ведомствами.

Возможны следующие основания, кому положены квартальные выплаты в бюджетной сфере:

Читайте также:  Инвентаризация ГСМ в баках автомобилей, учет расхода топлива

• за добросовестное выполнение трудовых обязанностей;
• за достижение определенных трудовых показателей;
• в связи с юбилейными датами;
• в связи с профессиональными праздниками и т.п.

Учтите, что для каждого основания придется подробно расписать события и показатели для премирования. Например, для выплат к юбилейной или праздничной дате следует указать конкретные праздники и даты событий. Иначе работники будут требовать денег по каждому празднику в календаре.

В отношении премирования за достижение трудовых показателей или добросовестный труд допускается разработать балльную систему критериев и факторов. За каждую выполненную задачу или достигнутую цель начисляется балл. По итогам квартала определяется общая сумма накопленных баллов и их стоимость, в зависимости от фонда оплаты труда.

Рекомендации для коммерческих организаций

У коммерческих структур показатели премирования несколько иные. Здесь работодатель вправе указать, что при выплате премии по результатам работы за квартал объектами премирования являются количественные или качественные показатели бизнеса:

• для качественных показателей работникам отдела продаж допускается установить квартальное поощрение за выполнение плана продаж на 100% и более;
• для качественных показателей работникам бухгалтерии, отдела кадров часто выплачивают ежемесячные премиальные за своевременную сдачу отчетности, соблюдение кассовой и договорной дисциплины, успешное прохождение проверок.

Важно максимально подробно и четко расписать условия и принципы начисления. Чем подробнее расписан порядок, как начисляется квартальная премия, тем меньше проблем с подсчетами.

Сведения о квартальных премиях, которые могут отражаться в локальных актах и коллективных договорах

Во внутренних актах организации можно закрепить следующие положения о квартальных премиях:

Есть вопрос? Ответим по телефону! Звонок бесплатный!

Москва: +7 (499) 938-49-02

Петербург: +7 (812) 467-39-58

Бесплатный звонок по России, доб. 453

• периодичность начисления квартальных премий;
• критерии, при соблюдении которых сотрудникам выплачиваются квартальные премии (за выполнение плана, за отсутствие дисциплинарных взысканий, за перевыполнение плана, и т.д.);
• перечень должностей сотрудников, подлежащих премированию;
• размеры выплат. В частности, могут применяться различные системы, в том числе балльная. За каждое выполненное сотрудником или группой сотрудников условие начисляется определенное количество баллов. Если набрано достаточное количество, производится квартальное премирование;
• сроки осуществления выплат;
• методику расчета;
• условия, при которых сотрудники лишаются квартальной премии, либо ее размер уменьшается.

Процедура расчета годовой и квартальной премии от оклада

Процедура расчета годовой и квартальной премии от оклада мало чем отличается от процедуры расчета месячной премии от оклада. Так, первоначально рассчитывается общий заработок сотрудника за этот период работы, а от него берётся фиксированный процент, это и будет являться размером премии.

Важно! Выплата ежеквартальной премии производится в следующий за кварталом месяце, выплата же годовой премии производится, как правило, в конце года.

Далее рассмотрим пример расчёта годовой премии от оклада.

Срок выплаты квартальной премии

Поскольку мы рассматриваем именно квартальную премию, то очевидно, что она выплачивается по итогам трехмесячной работы членов трудового коллектива. Однако не все так просто.

Оцениваться будет труд работников за квартал, однако остается открытым вопрос – когда именно квартальная премия будет начислена и выплачена? Ответ на этот вопрос дал Минтруд России в письме от 23.09.2015 № 14-1/ООГ-8532.

Квартальная премия выплачивается после того, как завершена оценка деятельности предприятия за квартал. Сколько длится такая оценка не оговаривается, соответственно в каждой организации могут применяться свои сроки (разумеется, в рамках разумного). На практике, в большинстве организаций квартальные премии начисляются и выплачиваются на следующий месяц после окончания квартала (например, за 1 квартал года – в апреле). После того, как премия начислена, в силу ч. 6 ст. 136 ТК РФ она должна быть выплачена в течение 15 дней. Перечисление производится вместе с зарплатой, либо авансом.

Пример расчета

Методика вычисления размера премии по процентам от оклада основывается на формуле:

Читайте также:  Как сделать акт выполненных работ в 1с 8.3 и распечатать его

Сумма оклада * Ставка поощрения * 87% (вычет НДФЛ)

Вариант с учетом отработанного времени:

Сумма оклада * Ставка поощрения * Количество рабочих дней по плану * Количество фактически отработанных суток * 87%

Пример вычислений на следующих условиях:

• размер оклада – 50 тыс. руб.;
• ставка – 50%;
• трудовые дни по плану – 50;
• фактически выработанные сутки – 45.

В первом варианте, когда учитывается только оклад, два последних пункта не берутся в расчет:

50 000 * 50% * 0,87 = 21 тыс. 750 руб.

Расчет по второму варианту:

50 000 * 50% / 50 * 45 * 87% = 19 тыс. 575 руб.

Приказ о выплате квартальной премии

Для того, чтобы выплатить квартальную премию, необходимо издать приказ об этом. Приказ издается руководителем организации (директором, ген. директором, и т.д.). Если премия выплачивается сотрудникам ИП, приказ издает сам ИП.

Рекомендуется использовать унифицированные формы, утвержденные Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1, хотя это и не обязательно с 1 января 2013 года.

Первая форма – № Т-11. Она необходима, если требуется выплатить премию одному сотруднику.

Чтобы скачать документ, кликните по картинке

Вторая форма — № Т-11а. Она необходима, если требуется выплатить премию нескольким сотрудникам.

Чтобы скачать документ, кликните по картинке

После издания приказа, необходимо подписать его и ознакомить с ним сотрудников.

***

Таким образом, выплаты квартальной премии могут осуществляться в любой организации, однако их обязательность закрепляется исключительно во внутренних документах, — таких как локальные акты, коллективные договоры. Сама премия по итогам квартала выплачивается на основании приказа, который составляется по форме № Т-11 (для одного сотрудника), либо по форме № Т-11а (для нескольких сотрудников).

Пример расчета годовой премии от оклада

Условия нашего примера оставим такими же, однако, предположим, что сотрудник Кротов М.М работал исправно весь год, не уходя в отпуск, и только в июне болел в течение 5 дней и брал отгул на 4 часа. Изменится лишь одно – премия в размере 10% начисляется один раз в год.

Итак, рассчитаем размер премии от оклада за год:

1. Рассчитаем годовой оклад:

20 000 рублей * 11 месяцев + 14 465, 41 рубля = 234 465,41 рубля

1. Рассчитаем размер премии:

234 465,41 * 10% = 23 446,54 рубля

1. Рассчитаем размер НДФЛ, удерживаемый из премии:

23 446,54 рубля * 30% = 3 048, 05 рубля

Читайте также:  Основные средства в эксплуатации и прослеживаемость товаров: когда подавать уведомление об остатках?

1. Рассчитаем сумму премиальной выплаты на руки:

23 446,54 рубля – 3 048, 05 рубля = 20 398,51 рубля.

Годовую премию, как правило, выдают в декабре, поэтому размер суммарной выплаты премии и заработной платы в декабре составит:

20 000 рублей * 70% + 20 398, 51 рубля = 34 398, 51 рубля

Наиболее распространенные ошибки

Ошибка № 1. Работодатель не выпустил приказ о выплате премии отдельным сотрудникам, хотя в актах предприятия и положениях о премировании такое начисление не предусмотрено.

Комментарий: если документы по начислениям премии не оформлены изначально нужным образом (локальные акты и приказ о премировании), то нельзя занижать базу по налогу на прибыль на эти суммы.

Ошибка № 2. Сотрудникам была выплачена годовая сумма премии, но НДФЛ и страховые взносы не были начислены и перечислены.

Комментарий: премии относятся к доходам сотрудников, подлежащим обложению налогом на доходы и исчислению страховых взносов. В противном случае компании грозят штрафы и ответственность.

Подведем итоги. Годовая премия является вариантом стимулирования сотрудников к более производительному труду. Обязанность по выплате такого поощрения должна быть прописана в локальных нормативных документах компании. Годовая премия особенность по сравнению с другими премиями. Эта особенность связана с привязкой к особому периоду исчисления. Эта особенность влияет на дату ее расчета. Условия расчета суммы выплат не должны противоречить действующему законодательству.

Максимальный и минимальный предел

Представленный вопрос отлично прописывается в Трудовом Кодексе. Для этого нужно ознакомиться со статьей 144, которая претерпела изменения. Ранее руководству разрешалось подходить демократически, самостоятельно выбирать порог выплаты поощрения. Сейчас представленный вопрос распространяется на коммерческие структуры, которые не обладают в составе государственной собственностью.

Согласно рассматриваемой статье, необходимо следовать ряду правил:

1. В федеральных организациях, которые работают по коллективному договору, используются внутренние акты, сформированные на законах.
2. В госучреждения аналогичная ситуация, только здесь дополняется формирование премии на основании актов и законов муниципального характера.
3. В муниципальных учреждениях используется все вышеперечисленное, а также НПА самоуправления местных органов власти.

Компании/организации, у которых фонд заработной платы формируется на основании бюджетных средств, премии регулируются на ЕТС. Необходимо понимать, что все должно выполняться в пределах выделенных средств из бюджета. Поэтому представленный пункт считается естественным ограничением и барьером при формировании материального поощрения.

Собственники частных компаний обладают всеми правами, чтобы без посторонней помощи распоряжаться собственными ресурсами. Именно поэтому поощрительные выплаты могут устанавливаться в любом размере, на усмотрение нанимателя. Что касается минимального лимита выплат, то представленные вопросы также не оговариваются в законах отечественного государства. В статье 133 трудового кодекса описаны минимальные ограничения относительно оплаты труда, но премия не относится к обязательным выплатам, поэтому не регулируется.

Пример того, как рассчитать премию за фактически отработанное время

Сотрудник предприятия Сахаров А.А. планируем воспользоваться ежегодным отпуском согласно графику отпусков с 16 января 2015 года по 26 января того же года. В расчетном периоде (с 1 января по 31 декабря 2015 года) Сахаров А.А.:

• ездил в служебную командировку (с 18 апреля по 27 апреля);
• был в отпуске (с 16 по 29 июня);
• болел, оформив больничный (с 17 по 27 октября).

В этом расчетном периоде Сахаров А.А. получил следующие выплаты по месту работы:

• заработную плату в сумме 256 тыс. рублей;
• премиальную выплату за предшествующий период в размере 20 тыс. рублей (в марте);
• премиальную выплаты за текущий расчетный период без принятия во внимание фактически отработанного времени в размере 27 тыс. рублей.

Итак, премиальные деньги были перечислены на счет сотрудника без учета отработанного времени, поэтому нужно вычислить сумму заново, основываясь на количестве фактически отработанных дней в расчетном периоде. Для этого нужно выяснить, сколько дней трудится сотрудник.

Общее число отработанных за 2014 год дней составляет 247, в командировке Сахаров провел 6 дней, отдыхал он 10 дней и проболел – 7 дней. Значит, Сахаров А.А. отработал по факту: 247 дн. – (6 дн. + 10 дн. + 7 дн.) = 224 дня.

При вычислении среднего заработнка нужно учесть премию, выплаченную по итогам года:

27 000 руб. : 247 раб.дн. х 224 ф.отр.дн. = 24 485 руб. 82 коп.