Пошаговая инструкция по составлению бухгалтерской справки с примерами и образцами

Роль бухгалтерской справки: для чего нужна

Любое предприятие вправе самостоятельно разрабатывать бланки «первички», утверждая их в своей учетной политике. Но иногда затруднительно обосновать определенные хозяйственные операции ввиду отсутствия установленной формы документа для них. Например, расчет суточных или норму расходов. Устранить эту проблему поможет бухгалтерская справка. Применять ее можно и в других случаях (см. таблицу).

Некоторые случаи применения бухгалтерской справкиСитуацияПояснениеФирма обязана применять раздельный учет по НДСРаскрывает методологию раздельного учета по НДСКоррекция данных отчетного периода и предыдущих летДля решения этой задачи используют бухгалтерскую справку об исправлении ошибкиВ качестве доказательства в судеДублирует сведения, которые уже отражены в бухучетеДля оформления проводокПоясняет смысл операции либо неточность первоначальной проводки

По сути бух. справка – это первичный документ, к которому закон предъявляет свои требования. Ее можно составлять в произвольной форме, но обязательно наличие определенных реквизитов. При правильном оформлении она станет верным доказательством в конфликтах с контролирующими органами.

В идеале заниматься составлением бухгалтерской справки должен компетентный специалист. Например: экономист, бухгалтер или другое лицо, которое несет ответственность за совершаемую операцию. Но чтобы успешно справиться с поставленной задачей, надо знать некоторые нюансы.

Что надо знать, используя разные формы и образцы бухгалтерской справки

Следует помнить о следующих тонкостях:

Не заменяет документ, который должен быть составлен партнерами по сделке вместе. Поэтому некоторые операции фиксировать в справке имеет смысл только для внутренних целей.

К таким случаям можно отнести составление акта о приеме товаров, поступивших без документов. Налоговая инспекция посчитает, что представленный образец бухгалтерской справки не имеет правовой основы. В результате расходы могут не признать. Учесть их при расчете налога невозможно. А оспорить такое решение бывает непросто.

Читайте также:  Об уплате НДФЛ при уступке права требования

• Справка обычно лишь подтверждает сведения, уже представленные в системе внутреннего учета. Поэтому специалист должен различать, как оформить образец бухгалтерской справки: в качестве «первички»;
• для совершенно других целей (информационных и т. п.). Например, для фиксации хозяйственной операции в документе, который может стать доказательством в судебных разбирательствах.

Что представляет собой бухгалтерская справка и для чего она нужна?

Все люди ошибаются, бухгалтеры не исключение. Для того, чтобы исправить ошибки, а также чтобы отразить в учете нестандартные хозяйственные операции можно воспользоваться бухгалтерской справкой.

Бухгалтерская справка – это официальный документ, в котором находят свое отражение корректировки по различным регистрам плана счетов в случае ошибки, а также расчеты по не стандартным хозяйственным операциям.

Как написать характеристику на работника? Образец и пошаговая инструкция содержатся в публикации по ссылке.

Таким образом, бухгалтерская справка необходима для того, чтобы вносить изменения в отчетность, а также для того, чтоб отражать в учете специфические хозяйственные операции (раздельный учет деятельности, представительские расходы).

Структура: как написать образец бухгалтерской справки

Независимо от предназначения, документ должен быть оформлен правильно, поскольку играет роль первичного. Тогда не возникнет лишних вопросов от налоговой инспекции. Рекомендуем использовать внутрифирменный шаблон, поскольку законодательство РФ не предусматривает обязательного бланка бухгалтерской справки.

Процедура оформления этого документа состоит из 3-х этапов:

1. Создание «шапки» и указание следующих данных:
   наименование документа;
2. дата составления;
3. реквизиты компании (название, ИНН, КПП и т. д.);
4. совершаемая операция, особенности;
5. список ответственных лиц.
6. Основная часть может содержать:
   сведения о том, что изменилось;
7. предыдущие показатели;
8. правильный способ расчета.

Далее приведен пример бухгалтерской справки с соответствующим текстом:

«Экономистом ООО «Гуру» Н.В. Курносовой была допущена техническая ошибка при начислении амортизации по основным средствам. За 2021 год размер составил 21 000 руб., при этом ошибочно было указано – 22 500 руб. Подробный расчет: ……. В 01 февраля 2021 года Н. В. Курносова исправила ошибку путем проводки Дт 44 Кт 02 – 21 000 руб. Исправления внесены записью Дт 44 Кт 02 – 1500 руб. (сторно)»

Как было сказано, руководство компании вправе самостоятельно разработать и утвердить приказом образец справки, чтобы применять его для решения своих хозяйственных задач. При этом его включают в учетную политику предприятия.

Взять за основу можно бухгалтерскую справку 0504833, которая разработана Минфином для учреждений государственного сектора (приказ 2015 года № 52н).

Обычно этот документ составляют в электронном виде с учетом стандартных требований к оформлению: отсутствие опечаток, заполнение всех реквизитов, точное название организаций и т. д. Важно не допустить ошибку при проставлении дат.

На нашем сайте бухгалтерской справки можно по следующей ссылке.

Подобные справки могут содержать так называемые красные сторно – проводки с отрицательным числом. Они служат, например, для:

• исправления ошибок;
• списания торговой наценки;
• корректировки показателей материально-производственных затрат.

Ниже представлен образец заполнения бухгалтерской справки 0504833.

Бланк и обязательные реквизиты

Так как это первичный документ, то необходимо соблюдать два важных условия:

Читайте также:  Форма № 412-АПК. Путевой лист трактора

1. Форма и порядок составления должны быть прописаны в учетной политике организации.
2. Наличие обязательных реквизитов, предусмотренных статьей 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402 о бухучете.

Если форму бланка организация может разработать самостоятельно или же использовать образец заполнения бухгалтерской справки (0504833), которая разработана и утверждена приказом Минфина от 30.03.2015 № 52н для государственных учреждений, то требования к реквизитам довольно строгие. Бланк обязательно должен предусматривать наличие:

• наименования организации;
• номера документа и даты его составления;
• названия документа;
• содержания отраженного факта хозяйственной жизни;
• единицы измерения и способа отражения (денежный или натуральный);
• данных других первичных документов (при необходимости);
• должности и Ф.И.О. лица, совершившего операцию;
• подписи составителя.

Только с соблюдением этих требований заполненный бланк будет считаться действительным.

Разновидности

Существует несколько типов бухгалтерских справок, предназначенных для разных хозяйственных ситуаций:

• расчетные;
• об исправлении ошибок;
• для бюджетной сферы;
• образцы бух. справок по раздельному учету НДС;
• о списании задолженности;
• предназначенные для суда.

Каждая из них имеет свои особенности составления, позволяющие грамотно подтвердить правомерность того или иного факта.

Бухгалтерская справка-расчет: образец заполнения

Этот тип справки имеет первичный характер. Его отличает наличие показателей, которые уже отражены в учете. Бухгалтер составляет ее в следующих случаях:

1. исправление неточности, допущенной в бухгалтерском или налоговом учете;
2. пояснение хозяйственной операции (бухгалтерская справка-расчет может пригодиться при списании дебеторской или кредиторской задолженности);
3. выполнение дополнительных расчетов, поясняющих особенности операции (особенно важно при раздельном учете НДС или признании расходов).

Установленного законом образца бухгалтерской справки-расчета не существует. Но она должна иметь такие реквизиты:

• название компании;
• суть операции и расчет по ней;
• дату составления;
• Ф.И.О. ответственных лиц.

Если сомневаетесь, как правильно составить образец бухгалтерской справки, руководствуйтесь статьей 9 Закона Справка о подтверждении исправлений

Допустим, что бухгалтер ООО «Гуру» Н.В. Соловьева нашла ошибку в амортизационных отчислениях за март 2021 года: было отражено 53 800 руб., но согласно правильным расчетам – 41 200 руб. Излишек сторнирован при помощи проводки: Дт 44 Кт 02 – 12 600. Образец бухгалтерской справки об исправлении ошибки выглядит так:

Обратите внимание: обязательно нужно указать:

• причину возникновения ошибки;
• все варианты суммы, которая влияет на бухучет;
• дату внесения исправлений.

В конце Н.В. Соловьева как составитель справки ставит свою подпись. К ней примыкает автограф главного бухгалтера. После этого бухгалтерская справка об исправлении ошибки служит основанием для коррекции в учете.

Справка о списании «кредиторки»

Просроченную кредиторскую задолженность, по которой прошло время для иска, предприятие обязано включить во внереализационные доходы. Так регламентирует п. 18 ст. 250 НК РФ. Обычно на это идут во время инвентаризации и сопровождают оформлением бухгалтерской справки на списание кредиторской задолженности. Она должна включать:

• полную информацию о долге (номер договора, ссылки на «первичку» и т. д);
• расчет срока исковой давности.

ПРИМЕР В ООО «Гуру» 30 марта 2021 года проведена инвентаризация расчетов с контрагентами, в результате которой выявлена кредиторская задолженность перед ООО «Септима» в размере 143 000 руб. Срок исковой давности по ней истек 13 марта 2017 года.

Вот пример, как написать бухгалтерскую справку по этой ситуации:

Читайте также:  Инструкция: учет материальных запасов в бюджетных учрежденияхООО «Гуру» БУХГАЛТЕРСКАЯ СПРАВКА № 24 ОТ 30.03.2017 ГОДА О СПИСАНИИ КРЕДИТОРСКОЙ ЗАДОЛЖЕННОСТИ В результате инвентаризации расчетов с контрагентами 30 марта 2021 года выявлена кредиторская задолженность перед обществом с ограниченной ответственностью «Септима» (ИНН 7722123456, КПП 772201001, адрес: г. Москва, ул. Шоссейная, д. 7, к. 9), по которой истек срок исковой давности (Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками, прочими дебиторами и кредиторами от 30 марта 2017 года № 2-инв).
Данная задолженность возникла по договору поставки товаров от 25 апреля 2014 года № 63-п. В п. 3.8 указанного договора установлен срок оплаты – до 15 марта 2014 года (включительно).

Сумма задолженности за поставленные товары составляет 145 000 руб., включая НДС – 26 100 руб.

Срок исковой давности истекает 13 марта 2021 года.

Таким образом, кредиторская задолженность в сумме 145 000 рублей подлежит включению в состав внереализационных доходов по налогу на прибыль за I квартал 2021 года на основании пункта 18 статьи 250 НК РФ и списанию в бухгалтерском учете.

Главный бухгалтер_____________Широкова____________/Е.А. Широкова/

Помните: бухгалтер должен правильно определить срок исковой давности, так как это влияет на результат расчета налога на прибыль. Чтобы избежать ошибки, держите ориентир на статьи 196, 200 и 203 Гражданского кодекса.

Справка о стоимости выполненных работ и затрат

Справка о стоимости выполненных работ и затрат – документ, который применяется для денежных расчетов между подрядчиком и застройщиком (генподрядчиком) за определенные выполненные работы, оговоренные ранее.

Данная справка имеет унифицированную форму КС-3, которая предусмотрена законодательством Российской Федерации. Код формы данного документа по ОКУД 0322001.

Целесообразность составления данной справки имеет место в ситуациях, когда необходимо отобразить работы и затраты за выполненные монтажные или строительные работы, работы, связанные с капитальным ремонтом определенных зданий и сооружений или других схожих работ. Все выполненные работы отображаются в данной справке исходя из заранее договоренной стоимости. В общую стоимость выполненных работ входят:

• издержки на строительные, а так же монтажные работы с учетом роста стоимости материалов, необходимых для оговоренных работ;
• заработная плата работникам;
• расходы, затраченные на эксплуатацию различных машин, механизмов, а так же оборудования;
• сумма дополнительных надбавок за ненормированный рабочий график, работы опасные для здоровья человека и др.

Данные в справке, составленной по форме КС-3, отображаются в целом по всей стройке, но с выделением определенных сумм по каждому объекту отдельно. В данном документе так же возможно отображение данных по всем видам задействованного в выполнении работ оборудования.

Информация, которая отображается в данной справке:

1. Наименование организации-инвестора, указание ее точного адреса, а так же контактных телефонов, факса.
2. Наименование организации-заказчика, контактные номера телефонов, адрес местонахождения.
3. Информация, касающаяся организации-подрядчика (номера телефонов, адрес расположения).
4. Адрес, по которому предполагаются строительные работы.
5. Регистрационный номер договора подряда.
6. Перечень работ, которые необходимо выполнить.
7. Итоговая сумма работ, а так же затрат без учета НДС, размер НДС отдельно, а так же общая стоимость работ с учетом НДС.

Данный вид документа составляется в нескольких экземплярах. Данное количество зависит от того, в какие предприятия эти документы необходимо предоставить. Как правило, в одном экземпляре данного документа нуждается подрядчик, а другой необходим для заказчика определенных работ. Иногда справка по форме КС-3 необходима финансирующему данную сделку банку или же инвестору.

Бухгалтерская справка о задолженности для суда: образец

Этот документ может быть составлен в самом общем виде со ссылками на справочные данные, которые форма хочет подтвердить в суде. Ссылаться в справке на то, что она оформлена именно для судебных целей, совсем необязательно.

Далее представлен образец написания бухгалтерской справки о «дебиторке», которую часто приходится «выбивать» с контрагента через суд.

ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «ГУРУ» Адрес: 105318, г. Москва, ул. Гоголя, д. 8, офис 15. ИНН 7722123456, КПП 772201001 г. Москва 06 февраля 2021 г.
Бухгалтерская справка № 3-с

В результате инвентаризации расчетов с контрагентами 06 февраля 2017 года выявлена дебиторская задолженность ООО «Бубен» (ИНН 7719456789, КПП 771901001, адрес: г. Москва, ул. Квасовая, д. 9, к. 6), по которой не истек срок исковой давности (акт инвентаризации от 06.02.2017 № 22-инв).

Данная задолженность возникла по договору поставки товаров № 12/7 от 22.10.2016 г. Сумма долга – 500 000 (пятьсот тысяч) рублей 00 копеек. Срок оплаты по договору – 31.12.2016 (включительно).

Генеральный директор ______________ /В.В. Краснов/

Главный бухгалтер ______________ /Е.А. Широкова/

Заканчивается год, и бухгалтеру сельхозпредприятия нужно просмотреть еще раз и проанализировать документальные взаимоотношения со своими работниками. Законы требуют выдавать сотрудникам различные справки и выписки из отчетов. Некоторые ежемесячно без заявлений, другие – лишь по случаю или по просьбе сотрудника. По приведенным ниже таблицам вы быстро определите, какие документы и когда необходимо выдавать.

Если будете выдавать сотрудникам документы вовремя – избежите штрафов. Документы можно поделить на три группы.

Без заявления от сотрудника

Документ Форма и пример заполнения Срок выдачи Расчетный листок Произвольная форма. Утвердите ее у руководителя и согласуйте с профсоюзом (если он есть) Один раз в месяц при выплате зарплаты (ст. 136 ТК) Справка о доходах, если нет возможности удержать налог Произвольная форма. Можно выдавать документ в виде формы 2-НДФЛ или справки о доходах. Оба бланка утверждены приказом ФНС от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566 Не позднее 1 марта следующего года

По заявлению сотрудника

Документ Форма и пример заполнения Срок выдачи Трудовая книжка c записями о работе в организации, ее копия или выписка из нее Форма утверждена постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225 В течении трех рабочих дней Сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р Форма, утверждена приказом Минтруда от 20.01.2020 № 23н. Действует с 07.03.2020 года. Выдается сотрудникам, которые перешли на электронные трудовые книжки. Копия приказа о приеме на работу Унифицированная № Т-1 или № Т-1а или своя с обязательными реквизитами (п. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ) Копия приказа о переводе Унифицированная № Т-5 или № Т-5а или своя с обязательными реквизитами (п. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ) Копия приказа об увольнении Унифицированная № Т-8 или № Т-8а или своя с обязательными реквизитами (п. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ) Cправка о доходах и суммах удержанного НДФЛ Форма справки утверждена приказом ФНС от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566 Другие документы, связанные с работой Форма произвольная

Это могут быть следующие справки:

• о доходах для получения жилищных субсидий;
• сотруднику, выходящему на пенсию, о среднемесячном заработке;
• об особом характере работы или условиях труда для досрочной пенсии;
• о среднем заработке для оплаты чернобыльцу допотпуска за счет бюджета;
• о заработке за последние три месяца для органов соцзащиты населения;
• с места работы для получения визы

Выписка из СЗВ-М Форма утверждена постановлением Правления ПФР от 01.02.2016 № 83п В течении пяти календарных дней Копия раздела 3 Расчета по страховым взносам Форма утверждена приказом ФНС от 10.10.2016 № ММВ-7-11/551 Копия СЗВ-СТАЖ Форма утверждена постановлением Правления ПФР от 06.12.2018 № 507п

При увольнении

Документ Форма и пример заполнения Срок выдачи Бумажная трудовая книжка c записью об увольнении Форма утверждена постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225 Последний день работы Сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р Форма, утверждена приказом Минтруда от 20.01.2020 № 23н. Действует с 07.03.2020 года. Выдается сотрудникам, которые перешли на электронные трудовые книжки. Справка о сумме заработка Форма утверждена приказом Минтруда от 30.04.2013 № 182н Выписка из СЗВ-М Форма утверждена постановлением Правления ПФР от 01.02.2016 № 83п Копия раздела 3 Расчета по страховым взносам Форма утверждена приказом ФНС от 18.09.2019 № ММВ-7-11/470 Форма СЗВ-СТАЖ Форма утверждена постановлением Правления ПФР от 06.12.2018 № 507п Уведомление – если в день увольнения выдать трудовую книжку и другие документы невозможно Форма произвольная. Уведомление отправьте по почте с описью вложения Уведомление при сокращении штата Форма произвольная Минимум за два месяца до сокращения штата Предложение другой работы при сокращении штата Форма произвольная Справка для пособия по безработице Форма регионального центра занятости или рекомендованная Минтрудом либо произвольная форма В течение трех рабочих дней (ст. 62 ТК)

В каких случаях используется бухгалтерская справка

Бухгалтерская справка не имеет статуса обязательного документа, но ей можно «изменить» неверные данные.

Как правило, справка носит вспомогательный характер. Чаще всего она используется при необходимости исправления некорректно внесенных данных в документы бухгалтерской и налоговой отчетности: правильные сведения вносятся в справку и досылаются в налоговую инспекцию.

Читайте также:  Учет годовой премии, начисленной в начале следующего года

Кроме того, она применяется при любых операциях, требующих пояснений, фиксации расчета различного рода сумм, подтверждения произведенных проводок при отсутствии других обосновывающих документов, проведении операций с применением дополнительных подсчетов и т.д.

Таким образом, при помощи бухгалтерской справки можно оформить практически любую финансово-хозяйственную операцию в деятельности предприятия.

Стоит отметить, что при желании любая компания имеет полное право подтверждать факт проведения операций, не требующих применения стандартные видов документации не с помощью бухгалтерских справок, а при помощи индивидуально разработанных форм первичных документов (конечно, при условии внесения в них необходимых реквизитов). Это значит, что в большинстве случаев бухгалтерская справка является заменяемым документом.

Порядок составления бухгалтерской справки

Документ не имеет единого, унифицированного, обязательного к применению образца, поэтому специалисты бухгалтерских отделов могут писать его в свободном виде или использовать разработанные и утвержденные на предприятии шаблоны. В качестве комментария нужно отметить, что хотя собственные формы документов организации должны регистрировать в своей учетной политике, в данном случае делать это необязательно, т.к. очень уж разнообразны поводы для написания бухгалтерских справок.

Некоторые бухгалтера по инерции используют ранее общепринятые типовые формы, которые удобны и просты в заполнении. Независимо от того, какой вариант будет выбран, есть некоторые сведения, которые бухгалтерская справка должна содержать в обязательном порядке: это

• данные об организации,
• дату и причину составления,
• документы и проводки, к которым она прилагается,
• а также подпись ответственного лица.

Поясняющая справка для отражения хозяйственных операций

С помощью такой деловой бумаги можно внести ясность в некоторые хозяйственные операции либо создать основание для отражения в учете какого-либо процесса. Для этого обязательно нужно указать:

• основание
• содержание
• способ отражения в учете

Желательно приводить ссылки на другие документы.

Таким образом, бухгалтерская справка содержит основные реквизиты и дополнительную информацию, которую желательно описывать как можно подробнее.

Наверх

Напишите свой вопрос в форму ниже

Можно ли вносить исправления в бухгалтерскую справку

От ошибок никто не застрахован. И хотя бухгалтерская справка сама по себе во многих случаях служит как раз для исправления различного рода неточностей, она также может потребовать некоторых исправлений. Если справку по каким-либо причинам невозможно перепечатать заново, то в этом случае действия должны происходит в следующем порядке:

1. аккуратно зачеркиваются неверные сведения,
2. сверху вписываются правильные данные,
3. ставится дата и подпись исправителя (с расшифровкой и указанием должности).

Бланк КС-3: основные моменты

Справка по форме КС-3 является финансовым документом первичного учета по налогам и бухгалтерии, поэтому ее оформление должно происходить в строго установленном порядке.

Информация, содержащаяся в КС-3 касается стоимости произведенных строительных работ, а также состав затрат по видам. Все данные должны соответствовать предварительной смете, а также включать в себя те расходы, которые не были учтены заранее. К последним можно отнести:

• рост заработной платы работникам фирмы-подрядчика и как следствие увеличение выплат во внебюджетные фонды;
• повышение цены строительного сырья и материалов;
• изменение цены аренды используемого для строительных работ и услуг оборудования и техники;
• надбавки за вредные условия труда, а также работу на Крайнем Севере;
• иные непредвиденные траты, которые послужили основанием для коррекции изначально заявленных сумм.

Правила оформления документа

Бухгалтерскую справку можно писать как на обычном листе А4 формата, так и на фирменном бланке организации, ее можно составлять как от руки, так и печатать на компьютере. Но в любом случае, она обязательно должна быть заверена оригиналом подписи сотрудника, который ее написал. Удостоверять документ печатью необязательно, поскольку с 2021 года юридические лица по закону имеют полное право не использовать в своей работе оттиски печатей и штампов.

К составлению справки необходимо относится также тщательно и внимательно, как и к любому другому виду первичных документов. Чем подробнее она будет составлена, тем меньше вопросов вызовет при проверке.

В справку нужно вносить только достоверные сведения, а если в процессе написания обнаружатся какие-либо ошибки, их лучше не исправлять, а написать новый исправленный вариант документа.

После составления некоторые виды справок необходимо регистрировать во внутренних журналах организации. Например, бухгалтерскую справку необходимо вписывать в книгу продаж, если она отражает сумму НДС с остаточной стоимости основных средств, передаваемых в уставный капитал фирмы.

Пример составления бухгалтерской справки

1. В начале документа обязательно заполняются реквизиты: посередине пишется полное название организации с расшифровкой аббревиатуры организационно-правового статуса.
2. В строке ниже указывается ее адрес (с почтовым индексом), ИНН, и КПП – все в строгом соответствии с учредительными бумагами.
3. Далее ставится дата составления бухгалтерской справки и указывается ее номер.
4. Ниже располагается табличка, в которую вносятся коррективы к произведенному отчету за предыдущий отчетный период. Здесь вписываются
   номер действия (по порядку),
5. его суть,
6. количество,
7. точная сумма,
8. номер регистра, по которому проходила операция.
9. В завершение документ подписывается специалистом-составителем, с обязательным указанием его должности и расшифровкой подписи.