Расходы на командировки. Наши люди на такси не ездят?

Использование такси в служебных целях уже давно перестало быть «экзотической» статьей расходов. Однако вопросов, как включать эти суммы в расходы НУ, у бухгалтеров по-прежнему немало. Фискальные органы разрешают признавать эти суммы при соблюдении ряда важных условий. Они касаются нюансов налогового, трудового законодательства и документального подтверждения статей расходов. Какие документы нужны для обоснования затрат и в каких случаях ФНС может предъявить фирме претензии – ответам на эти вопросы посвящен наш материал.

Обоснование расходов на такси

Главное требование налоговиков при признании расходов на такси – их экономическая обоснованность. В НК РФ (ст. 264) прописана возможность служебный транспорт и затраты на него учитывать в расходах по прибыли. При этом не обозначено, что транспорт обязательно должен принадлежать фирме. Из сказанного следует, что такси можно при определенных условиях считать служебным транспортом сотрудников.

В качестве подтверждающих можно использовать:

  • заказы-наряды;
  • квитанции, чеки на проезд в такси;
  • подписанные по результатам поездки документы (договоры с контрагентами, акты и пр.);
  • договор с фирмой такси на оказание услуг (предпочтительно заключать его при постоянном использовании такси сотрудниками);
  • выписки банка с оплатой услуг фирмы-перевозчика.

К подтверждению подобных расходов в НУ следует подойти особенно тщательно: чиновники проверяют их, вплоть до сверки маршрута и времени поездки с рабочим временем сотрудника по договору. Если имеются сомнения, что расходы удастся подтвердить без проблем, лучше отнести их за счет чистой прибыли. Такие выводы можно сделать из письма Минфина №03-03-06/1/68839 от 20/10/17 г.

Использование услуг такси в НУ отражается с учетом определенных нюансов, о которых следует знать бухгалтеру.

Читайте также:  Порядок учета командировочных расходов в 2021 — 2021 годах

Командировки

Выполняя служебное поручение в командировке, сотрудник может пользоваться такси весь период командировки: для поездок к вокзалу (аэровокзалу), месту, где он будет жить и работать (ст. 264-12 НК РФ). Такие расходы в НУ относят к прочим производственным. Минфин подтверждает это в ряде писем (например, №03-03-07/11901 от 02/03/17 ).

При этом не играют роли время суток и месторасположение вокзала – в городской черте или вне ее. Расходы все равно можно признать в расчетах налога.

Проезд до работы (и с работы)

Подобные расходы на такси наиболее часто оспариваются налоговиками. Чтобы включать их в затраты НУ, необходимо подтвердить следующие условия:

  • трудности проезда до службы и возвращения с нее с использованием иных видов транспорта (например, график сотрудника, не совпадающий с работой «обычного» транспорта, или территориальная удаленность места работы от остановок такого транспорта); порядок проезда необходимо отразить в приказе руководителя;
  • возможность проезда в такси прописана в колдоговоре (трудовом соглашении).

Служебные и представительские цели

Нередко сам характер работы сотрудника предполагает частые поездки, а то и постоянные разъезды по делам фирмы. Он может использовать для этих целей такси. Для безопасного включения в состав расходов сумм на оплату такси можно выбрать одну фирму и заключить с ней договор на перевозку. В трудовой договор (ЛНА) должно быть включено положение о разъездном характере работы сотрудника.

Представительские мероприятия

Представительские мероприятия (ст. 264-2 НК РФ) и расходы на доставку участников таких мероприятий с использованием такси подтверждаются сметой, отчетами с приложением оправдательных документов и приказом руководителя. Это прочие расходы НУ на производство и реализацию. При этом следует учитывать установленный 4% лимит за период (налоговый, отчетный), определяемый от затрат на оплату труда.

Важно! Расходы на такси, если имеет место доказанная служебная, производственная необходимость, не облагаются налогом на доходы сотрудника, взносами в фонды. Такова позиция судебных органов, Минфина (письмо Минфина №03-04-06/1-97 от 14/05/10, дело №03-04-06/1-97, дело №А28-740/2016, оба рассматривались в судах трех инстанций). Расходы понесены сотрудником в рамках исполнения им своих трудовых обязанностей (НК РФ, ст. 217-3).

Пользование такси порождает НДФЛ и взносы

При определении НДФЛ-базы учитываются все доходы физлица, представляющие собой экономическую выгоду, которую можно оценить (п. 1 ст. 210, ст. 41 НК РФ).

Перечень доходов, свободных от НДФЛ, содержится в ст. 217 Кодекса. Сумм возмещения работодателем расходов сотрудников на такси для поездок от места жительства до работы и обратно там нет. Значит, такие доходы облагаются данным налогом в обычном порядке, – резюмируют финансисты.

Аналогично и со страховыми взносами. Упомянутые суммы в статье 422 главного налогового документа не значатся, стало быть, от взносов работодателю не уйти. Такой подход применим и к травматическим взносам (ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).

Позиция ведомства не нова. Минфин не раз указывал, что такие выплаты облагаются НДФЛ и страховыми взносами, причем вне зависимости от того, какой именно транспорт использует работник компании (письма от 23.01.2020 № 03-03-06/1/3758, от 18.01.2019 № 03-03-06/1/2093 и др.).

Однако многие судьи считают иначе. Наглядный пример – Постановление ФАС Северо-Западного округа от 08.02.2011 № А56-12834/2010, где подчеркнуто: затраты на оплату проезда специалистов либо их доставку транспортом предприятия обусловлены его удаленностью и спецификой деятельности. Фискалы не доказали, что полученные «физиками» средства являются их экономической выгодой (доходом). Стало быть, эти суммы правомерно не включены в НДФЛ-базу. А в другом деле, тоже выигранном фирмой, суд заострил внимание, что проезд оплачивался в интересах работодателя, а не сотрудников (см. Постановление ФАС Московского округа от 27.06.2011 № КА-А40/6029-11).

Организации успешно отбиваются и от страховых взносов (постановления АС Северо-Западного округа от 03.09.2018 № Ф07-10584/2018, Четырнадцатого ААС от 15.05.2018 № 14АП-2096/2018).

Реквизиты документа

Реквизиты подтверждающих поездки на такси документов играют важную, а в случае судебных разбирательств между ФНС и фирмой зачастую решающую роль в возможности признать расходы такого рода.

Правительственное постановление №112 от 14/02/09 г. (прил. 5) определяет такие реквизиты, как:

  • серия, номер, наименование квитанции (чека ККТ) на проезд;
  • наименование фирмы-перевозчика (ИНН, адрес, телефон и само наименование);
  • дата документа;
  • стоимость услуг;
  • ФИО и подпись сотрудника, пользующегося услугами.

Какие необходимы подтверждающие документы

Для организации важно помнить, что если необходимо оплатить сотруднику расходы на найм такси, последнему должен правильно оформить подтверждающие документы и сдать авансовый отчет.

Читайте также:  Корректировка налоговой базы по налогу на прибыль при обнаружении ошибки

Для того, чтобы подтвердить расходы на использование такси работник обязательно должен предоставить документ на оплату услуг.

В качестве него обычно выступают:

  • Кассовый чек, который печатает таксиметр;
  • Квитанция БСО, которую оформляет сам водитель (встречается достаточно редко).

Постановление Правительства устанавливает перечень реквизитов, которые должна содержать квитанция — наименование, серия и номер и т.д.

Данные правила обязательны для соблюдения, и заменить квитанцию любым другим документом нельзя, поскольку эта возможность не предусматривается законом. Это особенно актуально для электронных систем такси (Яндекс.Такси, GetTaxi или Uber).

Если компания заключила прямой договор с указанными службами и все операции оплачиваются безналично с банковского счета, то для подтверждения расходов будет достаточно распечатки из электронной системы такси и выписки с банковского счета организации.

Однако чаще всего у компании нет прямого договора со службой такси, а работник зарегистрирован в системе на собственное имя и оплачивает услуги с личной банковской карты.

В этом случае обычной распечатки из электронной системы будет недостаточно, поскольку она, скорее всего, не будет содержать все обязательные реквизиты, и в первую очередь — серию и номер квитанции. Однако есть мнение Минфина, которое заключается в следующем.

Внимание! По итогам поездки гражданину на электронную почту (в случае ее указания в личном кабинете) должно прийти письмо с данными по поездке. В случае предоставления документа об оплате услуг (выписки с банковской карты), а также распечатки данного письма, расходы можно будет принять к учету

.

Такси и УСНО

На сегодняшний день у контролирующих органов нет единой позиции по вопросу включения затрат на проезд в такси работников, если организация работает на УСНО. Есть две противоположные позиции по ситуациям, наиболее часто встречающимся на практике.

Командировочные расходы

При применении «упрощенки» подтвержденные документами расходы на такси в командировке можно без проблем включать в расчет налоговой базы, на уменьшение. В ст. 346.16-13 НК РФ речь идет о расходах на проезд к месту командировки и затратах на обратный путь, которые налогоплательщик имеет право признавать в расходах. Указанная статья не конкретизирует наименование транспорта, следовательно, такси может компенсироваться наравне с другими способами проезда.

Кроме того, согласно ТК РФ (ст. 168) у работодателя есть обязанность компенсировать расходы по командировкам своих сотрудников, в том числе и проезд.

Важно! Порядок и размеры компенсаций за проезд в командировке в обязательном порядке должны быть прописаны в колдоговоре или ЛНА фирмы (ст. 168 ТК РФ). Иначе налоговые органы могут поставить их под сомнение.

Позиции федеральных актов не противоречат и разъяснительные письма Минфина. Так, возможность компенсации проезда на такси в связи с командировкой подтверждается в письме №03-03-07/11901 от 02/03/17 и ряде других, выпущенных ранее.

Если работнику на УСНО «доходы-расходы» выдавался аванс, покрывающий затраты по командировке, учесть в расходах суммы можно после того, как будет утвержден авансовый отчет. Если средств оказалось недостаточно и работнику пришлось использовать собственные деньги на покрытие служебных поездок в такси, их включают в НУ после выдачи сотруднику суммы перерасхода (письмо Минфина №03-11-04/2/80 от 27/06/12).

Читайте также:  Счет 52 в бухгалтерском учете: проводки, примеры операций по валютному счету

Разъездная работа

Несмотря на внешнюю схожесть расходов (как и в первом случае, речь идет об использовании такси в служебных целях), позиция чиновников относительно расходов в этом случае совершенно иная: подобные суммы «упрощенцы» учитывать в расходах не имеют права. В письме налоговой службы КЕ-4-3/3943 от 14/03/11 г. высказана именно такая позиция. Она обосновывается тем, что список расходов по ст. 346.16-1 НК не является открытым и не содержит наименования указанных затрат. В то же время, если работник по служебной необходимости пользовался проездными, такие расходы можно признать на основании пп. 6, п. 1 той же статьи как имеющие отношение к расходам по оплате труда. Такова позиция Минфина (письмо №03-05-02-04/121 от 01/08/06 г.).

НТВП «Кедр — Консультант»

ООО «НТВП «Кедр — Консультант» » Право-инфо » Статьи из журналов » ЗЕЛЕНОГЛАЗОЕ ТАКСИ: КАК УЧЕСТЬ РАСХОДЫ НА ПОЕЗДКИ РАБОТНИКОВ (Когда можно признать затраты на поездки и чем их подтвердить)

Распечатать

По материалам журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА»

Л.Елина

Куда, зачем и почему работник ездил на такси в рабочее время — не простое любопытство бухгалтера. Ответить на эти вопросы нужно для того, чтобы определить, можно ли расходы на такие поездки признать в налоговом учете и не будет ли возмещение их стоимости работнику его доходом.

«Расходный» налоговый учет

То, как затраты на такси будут учтены в «прибыльном» и «упрощенном» налоговом учете, зависит от ситуации.

СИТУАЦИЯ 1. Командировка

Для проезда до аэропорта/вокзала и обратно работник может использовать такси. Ведь Положение о командировках не содержит никаких ограничений на сей счет <1>.

РАССКАЗЫВАЕМ РУКОВОДИТЕЛЮ

В локальном нормативном акте организации могут быть закреплены особые условия для использования такси, с которыми надо ознакомить работника при направлении в командировку.

Не имеют значения:

— месторасположение аэропорта или вокзала (они могут находиться как за чертой города, так и в его черте);

— время поездки (дневное или ночное время).

В «прибыльном» налоговом учете, так же как и в бухучете, затраты на оплату услуг такси в командировке признаются в расходах на дату утверждения руководителем авансового отчета <2>.

Тем, кто применяет «доходно-расходную» упрощенку, нужно учесть, что если работнику выдавался аванс, достаточный для покрытия всех его командировочных трат, то стоимость услуг такси признается в расходах на дату утверждения авансового отчета. А если работник оплатил такси за счет собственных средств, то в расходах упрощенцу можно признать такие суммы только после возмещения работнику перерасхода <3>.

СИТУАЦИЯ 2. Представительские мероприятия

Затраты на транспортное обеспечение доставки участвующих в переговорах как представителей других организаций, так и сотрудников самой компании к месту проведения официального приема и обратно относятся к представительским расходам <4>. Так что если, к примеру, встреча в ресторане является представительским мероприятием, то затраты на проезд директора в ресторан на такси можно учесть как «прибыльные» налоговые расходы.

Примечание. Представительские расходы включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4% от затрат на оплату труда за отчетный (налоговый) период <5>.

Но если ваша организация решила оплатить поездку приглашенных гостей от аэропорта до гостиницы и проживание в ней, то, по мнению проверяющих, такие затраты вообще нельзя учесть при налогообложении прибыли <6>.

Примечание. Однако есть одно судебное решение (правда, давнее), в котором суд счел подобные затраты не представительскими, а иными прочими расходами <7>.

Когда расходы на такси оплачены самим работником, организация сможет их признать в «прибыльном» учете на дату утверждения руководителем авансового отчета (принятия решения по заявлению работника о возмещении расходов, если аванс не выдавался).

А вот упрощенцы не могут учесть в налоговом учете затраты на «представительское» такси. Ведь в закрытом перечне расходов упрощенцев представительских расходов вообще нет <8>.

СИТУАЦИЯ 3. На работу и с работы

Читайте также:  Д 19 К 60 (76,…) — учтен НДС по затратам, непосредственно связанным с приобретением объекта основных средств

Иногда директор требует возместить ему (или другим работникам) расходы на такси, связанные с поездками из дома в офис и обратно. Можно ли учесть такие расходы при налогообложении прибыли? Об этом мы спросили специалиста Минфина.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

БУЛАНЦЕВА ВАЛЕНТИНА АЛЕКСАНДРОВНА — Государственный советник РФ 2 класса, заслуженный экономист России

«Если затраты на услуги такси не связаны ни с командировкой, ни с проведением представительских мероприятий, организация вправе отнести в состав своих налоговых расходов подобные затраты, связанные с перевозкой работников службами такси до места работы и с работы домой, только в двух случаях <9>:

<�или> эти расходы обусловлены технологическими особенностями производства;

<�или> они предусмотрены трудовыми договорами и/или коллективным договором как система оплаты труда».

К примеру, расходы на проезд можно учесть в налоговых расходах, если организация находится вдали от остановок общественного транспорта, работает в ночную смену или имеет другие особые условия функционирования <10>. Разумеется, в приказе руководителя, регламентирующем использование работниками такси, или в ином локальном нормативном акте лучше обосновать подобные технологические особенности.

СИТУАЦИЯ 4. Рабочие поездки

Это могут быть, к примеру, поездки к клиентам либо к иным контрагентам с разрешения руководителя. Такие затраты можно учесть в составе прочих производственных расходов <11>. И с этим согласен специалист Минфина.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

БУЛАНЦЕВА ВАЛЕНТИНА АЛЕКСАНДРОВНА, Государственный советник РФ 2 класса, заслуженный экономист России

«В налоговом учете признаются транспортные расходы нескольких видов, в том числе и расходы на аренду автомобиля для производственных целей.

Следуя этой логике, если поездка на такси носила именно служебный характер, организация может признать такие расходы при расчете базы по налогу на прибыль. Но цель поездки и ее связь с производственной деятельностью необходимо документально обосновать».

Приказом или локальным нормативным актом организации может быть установлен перечень работников, которым для выполнения их служебных обязанностей разрешено пользоваться услугами такси, определены критерии выбора именно такого вида транспорта.

Внимание на подтверждающие документы

(!) Чтобы подтвердить расходы, к авансовому отчету (заявлению на возмещение расходов, если аванс не выдавался) работник должен приложить документы на оплату им услуг такси <12>.

Если ваш работник расплатился за поездку на такси наличными, то водитель должен был выдать ему <13>:

<�или> кассовый чек, напечатанный таксометром;

<�или> квитанцию в форме бланка строгой отчетности (что встречается очень редко).

Для налогового учета затрат на такси в некоторых случаях потребуются и дополнительные документы.

(!) Если затраты на такси — часть командировочных расходов, то нужен приказ руководителя о направлении работника в командировку <14>.

(!) Для обоснования представительских расходов нужен утвержденный руководителем отчет о проведенном представительском мероприятии и расходах на него <15>.

(!) Какие документы требуются, если такси оплачено в безналичном порядке — к примеру, при помощи электронных приложений такси (Uber, GetTaxi, Яндекс.Такси), действующие Правила перевозок не устанавливают. И это неудивительно: они были приняты довольно давно и с тех пор жизнь шагнула далеко вперед.

Для таких такси отслеживание маршрута и километража происходит централизованно по навигационным системам. По итогам каждой поездки пассажиру приходит на электронную почту письмо с данными о поездке (конкретным маршрутом, километражем и временем поездки). Если такси оплачивается банковской картой, то на номер телефона, привязанный к карте, приходит сообщение о сумме, списанной в качестве оплаты поездки.

Минфин на вопрос о подтверждении затрат на услуги такси, заказанные работником в командировке через специализированные онлайн-сервисы или интернет-сайты, ответил, что расходы на проезд в такси могут быть учтены организацией в составе расходов при условии оформления их документами, соответствующими требованиям действующего законодательства <16>.

* * *

В любом случае порядок использования такси теми или иными работниками определяет руководитель. Бухгалтер лишь отражает одобренные им расходы в учете.

Если же затраты работника на такси руководитель признает необоснованными, их просто-напросто не возместят. И получится, что работник прокатился с ветерком за свой счет.

——————————-

<1> п. 12 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 N 749; Письма Минфина от 14.06.2013 N 03-03-06/1/22223, от 11.07.2012 N 03-03-07/33

<2> подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ; пп. 5, 7, 16 ПБУ 10/99

<3> подп. 12 п. 1 ст. 264, подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ; Письмо Минфина от 27.06.2012 N 03-11-04/2/80

<4> подп. 22 п. 1, п. 2 ст. 264 НК РФ

<5> п. 2 ст. 264 НК РФ

<6> Письма УФНС по г. Москве от 06.12.2007 N 21-11/116748; ФНС от 18.04.2007 N 04-1-02/[email protected]

<7> подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ; Постановление ФАС МО от 23.05.2011 N КА-А40/4584-11

<8> п. 1 ст. 346.16 НК РФ; Письмо Минфина от 11.10.2004 N 03-03-02-04/1/22

<9> п. 26 ст. 270 НК РФ

<11> подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ

<12> ст. 252 НК РФ

Читайте также:  Что делать с переплатой по налогам в 2021 году: памятка для бухгалтера

<13> п. 111 Правил, приложение N 5 к Правилам, утв. Постановлением Правительства от 14.02.2009 N 112; Письмо УФНС по г. Москве от 06.10.2011 N 17-15/096363

<14> п. 3 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 N 749

<15> п. 2 ст. 264 НК РФ; Письма Минфина от 10.04.2014 N 03-03-РЗ/16288; ФНС от 08.05.2014 N ГД-4-3/8852

<16> Письмо Минфина от 10.06.2016 N 03-03-06/1/34183

Полный текст статьи читайте в журнале «Главная книга» 2021, N 15

Вкратце

  1. Услуги такси можно признать в расчетах налога на прибыль, если доказана экономическая обоснованность расходов и соответствующие положения содержат трудовой (коллективный) договор и иные ЛНА фирмы.
  2. Разъездной характер работы сотрудников фирмы на УСНО, использующих такси, по мнению чиновников, не дает права включать такие затраты по НУ.
  3. Подтверждающие поездку чеки ККТ (квитанции) должны содержать ряд обязательных реквизитов (наименование перевозчика, номер квитанции, сумму проезда и пр.), без которых расходы подтвердить будет невозможно.
  4. Компенсация сотрудникам за услуги такси затрат, понесенных при выполнении ими своих служебных обязанностей, не облагается НДФЛ и взносами в фонды.

Оплата COVID-исследований: что с налогами?

Согласно ст. 212 ТК РФ обязанности по обеспечению безопасных условий и охраны труда возлагаются на работодателя. Что же до санитарных правил, то их соблюдение обязательно для всех (п. 2 ст. 25, п. 3 ст. 39 Федерального закона от 30.03.1999 № 52-ФЗ).

Некоторые регионы обязали работодателей обеспечить регулярное обследование сотрудников на COVID-19 и антитела в одной из спецлабораторий (для столичного бизнеса требования установлены Указом Мэра Москвы от 05.03.2020 № 12-УМ). Такие мероприятия направлены, в том числе, на обеспечение нормальных (безопасных) условий труда работников. А раз так, расходы по оплате исследований на наличие у работников коронавируса и иммунитета к нему можно принять на основании подп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ, – резюмируют в ведомстве. Согласны с этим и налоговики (письмо от 29.06.2020 № СД-4-3/[email protected]).

Также разъяснено: при этих обследованиях, проведенных в спецлаборатории, НДФЛ-базы не возникает. Мнение логичное, ведь преобладает интерес именно работодателя, которого могут наказать за неисполнение нормативных предписаний. Об экономической выгоде (доходе) сотрудников речи тут не идет.

Организация столичными работодателями проведения COVID-исследований обусловлена требованиями НПА и не связана с выплатами в пользу специалистов. Поэтому, как считает Минфин, оплата предприятием таких услуг по договору с профильным медучреждением (спецлабораторией) свободна от страховых взносов. Аналогично – при заключении договоров на оказание медуслуг или ДМС (сроком не менее года), в рамках которых могут проводиться упомянутые исследования. Платежи по данным соглашениям взносами также не облагаются (подп. 5 п. 1 ст. 422 НК РФ).

Но если работодатель возмещает сотрудникам их расходы на «коронавирусные» тестирования, взносам быть (письмо ФНС России от 13.10.2020 № БС-4-11/[email protected]).

Перечень представительских трат

В первую очередь необходимо помнить, что существует четко обозначенный перечень трат, которые можно относить к представительским расходам в целях налогообложения прибыли. Он содержится в п. 2 ст. 264 НК РФ. Если в общем, то это расходы «на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий».

Если же говорить конкретнее, то под расходами на официальный прием понимаются траты непосредственно на его проведение, т. е. на проведение завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия. Получается, что деловое мероприятие может проходить в кафе или в ресторане. Главное – подтвердить, что обед в ресторане носил деловую направленность. Более того, при должном оформлении представительским мероприятием может являться и ужин в ресторане, в том числе с потреблением алкогольных напитков (письмо Минфина РФ от 01.11.2010 № 03-03-06/1/675). Стоимость алкоголя чиновники разрешают также относить к представительским расходам (письмо Минфина РФ от 22.01.2019 № 03-03-06/1/3120).

Что касается расходов на обслуживание приглашенных лиц, которые также относятся к представительским расходам, то под ними подразумеваются не абсолютно все расходы, а только:

  • на транспортное обеспечение доставки лиц к месту проведения представительского мероприятия и обратно;
  • буфетное обслуживание во время переговоров;
  • оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика.

При этом в п. 2 ст. 264 НК РФ прямо сказано, что расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактику или лечение заболеваний не могут относиться к представительским расходам.

Далее приведем необходимый пакет документов, которые помогут компаниям избежать вопросов со стороны проверяющих, а также рассмотрим наиболее распространенные нарушения.

Как отчитаться перед ФНС?

В том случае, если Налоговую Службу заинтересуют документы, подтверждающие целевое использование денег в качестве представительских расходов, то организация обязана их предоставить. К сожалению, ФНС до сих пор не подготовила какой-то унифицированной формы такого документа, поэтому налогоплательщикам приходится подключать к работе фантазию и составлять нужные бумаги самостоятельно. Однако помимо занятий творческой деятельностью налогоплательщикам также потребуется предоставить оригиналы первичных документы, например, чеки и квитанции. Сюда также можно отнести акты выполненных работ, договоры, счета-фактуры и прочее «добро». И все же, если далеко не уходить от творчества то не лишним будет напомнить, что воплощать его в жизнь необходимо в рамках предписаний, отраженных в статье 9 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», иначе этот документ не будет представлять никакой ценности для налоговиков. Что касается его содержания, то на примере похода с бизнес-партнерами в ресторан, необходимо указать следующее:

  1. Дата, время и место проведения делового обеда;
  2. Кто, собственно, «кушал лобстеров» со стороны самой компании и их будущих клиентов;
  3. Во сколько все это мероприятие обошлось (точная сумма по чекам);
  4. На чем в диалоге остановились (подписан контракт, определены цели и методы дальнейшего сотрудничества и прочее).

Кому-то это может показаться излишне эфемерным, однако правила есть правила и для того, чтобы не оплачивать все из своего кармана, придется заниматься этой «писаниной». Что ж, выбирать вам, что больше нравится.

Документы, необходимые для оформления представительских расходов

В законах РФ нет четкого списка документов, необходимых для оформления представительских расходов. Однако для подтверждения произведенных затрат необходимо иметь документы, подтверждающие не только факт оплаты, но и деловой характер проводимого мероприятия. Иными словами, на основании документов должно быть понятно, что встреча имела официальный характер с целью проведения переговоров в отношении деятельности компании.

Примерный перечень документов, подтверждающих представительские расходы, можно увидеть в письмах чиновников. К примеру, в Письме Минфина РФ от 22.03.2010 г. № 03-03-06/4/26 указано, что в качестве таких документов могут быть:

  • приказ директора об организации мероприятия и осуществлении необходимых расходов;
  • смета или расчет суммы представительских расходов;
  • первичная документация при приобретении товаров или оплате услуг для проведения мероприятия;
  • отчет о представительских расходах по проведенному мероприятию. В нем фиксируется цель мероприятия, результаты его проведения, размер понесенных представительских расходов.

Важно! Одного авансового отчета с чеками недостаточно для отнесения расходов на представительские. В случае судебного разбирательства суд встанет на сторону налоговиков, если компания не представит полный пакет документов по проводимому мероприятию (Постановление Третьего арбитражного апелляционного суда от 27.11.2012 г. по делу № А74-732/2012).

Специалисты советуют при оформлении отчетной документации избегать формальностей, то есть не указывать одни и те же характеристики проводимых мероприятий. Налоговики могут усмотреть в этом формальность, что поможет им выиграть судебный процесс (Постановление Четырнадцатого арбитражного апелляционного суда от 22.09.2016 г. по делу № А66-17120/2015).

Налоговый учет

При налогообложении представительские расходы можно учитывать.

Так, по налогу на прибыль их берут в пределах норматива – 4% расходов на оплату труда. Норматив считают нарастающим итогом с начала года. Поэтому расходы, не уложившиеся в норматив в текущем квартале, можно учесть в следующих.

НДС принимают к вычету только по тем представительским расходам, которые учтены для налога на прибыль. При увеличении учитываемой суммы расходов в следующем квартале можно допринять НДС к вычету (п. 7 ст. 171 НК РФ).

Добавить комментарий

Adblock
detector