Покупка бланков
Статья 66 Трудового кодекса гласит: порядок ведения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным на то Правительством РФ. Такая формулировка сразу позволяет сделать принципиальный вывод: бланки трудовых книжек предназначены исключительно для работодателя, поступать в розничную продажу они не должны. Следовательно, физическое лицо приобрело бланк для личного использования незаконным путем. И если лицо, поступающее на работу, предоставит для оформления имеющийся у него бланк трудовой книжки, кадровый работник использовать этот бланк не вправе.
На основании пункта 3 постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» Минфин России приказом от 22.12.2003 № 117н утвердил «Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку» (далее – Порядок). Из Порядка следует, что изготовление бланков осуществляет Объединение «ГОЗНАК» Минфина России. Распространителями бланков могут выступать юридические лица или индивидуальные предприниматели, отвечающие требованиям, установленным изготовителем. Такие требования содержатся в «Положении о статусе Распространителя бланков трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку», утвержденном Дирекцией Объединения «ГОЗНАК» от 08.02.2005 № 14/3‑3/. Приобрести бланки на платной основе работодатель вправе либо в ГОЗНАКЕ, либо у официальных распространителей, причем на основании договора.
Справка
Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (ст. 66 ТК РФ).
Лицо (распространитель), у которого приобретен бланк трудовой книжки, указывается в графе 5 Приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (постановление Минтруда России от 10.10.2003 № 69).
Читайте также: Нужно ли при замене паспорта учредителя (директора) подавать заявление в налоговую?
Иной способ приобретения бланков трудовой книжки, в том числе непосредственно у работника, может считаться административным правонарушением в сфере трудовых отношений. Ответственность за него предусмотрена статьей 5.27 Кодекса об административных правонарушениях (апелляционное определение Брянского областного суда от 07.05.2013 по делу № 33‑1206/ 2013, определение Верховного Суда РФ от 06.09.2007 № КАС07‑416).
Как приходовать бланки
Работодатель приобрел бланки в собственность. Между тем оформленный бланк, то есть трудовая книжка с внесенными в нее записями о работнике, собственностью работодателя уже не является. Трудовая книжка лишь хранится у работодателя, а при прекращении трудового договора она работнику выдается (ст. 84.1 ТК РФ).
На какой счет приходовать бланк?
Пункт 47 «Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей», утвержденный постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, указывает, что при выдаче работнику трудовой книжки работодатель взимает с него плату, размер которой определяется размером расходов на их приобретение. Обратите внимание: плата взимается не при оформлении трудовой книжки, как убеждено большинство бухгалтеров, а именно при выдаче ее на руки, которая производится при прекращении трудового договора. Дата выдачи трудовой книжки при увольнении отражается в графе 12 Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, форма которой утверждена постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69. До тех пор, пока книжка работнику не выдана, взимание платы за бланк заведомо неправомерно.
А теперь обратимся к пункту 42 Правил, которые определяют порядок взимания платы за бланк. В нем установлено: по окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию организации отчет о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации. Но это предписание подлежит исполнению лишь во взаимосвязи с предписанием пункта 47 Правил. По факту оформления трудовой книжки деньги за бланк взиманию не подлежат. Это неудивительно: ведь трудовой книжкой работник в период действия трудового договора фактически не пользуется. Ею «пользуется» работодатель.
На заметку
Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки (п. 44 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).
Между тем работодатель, не будучи официальным распространителем бланков, продавать их не вправе. Поэтому об их оприходовании на счет 41 «Товары» не может быть и речи. Принять бланки к учету на счет 10 «Материалы» не возбраняется. Ведь в дальнейшем они используются для управленческих нужд организации. Тогда учетные записи принимают вид:
ДЕБЕТ 10 КРЕДИТ 60
— оприходованы бланки трудовой книжки (без учета НДС);
ДЕБЕТ 73 КРЕДИТ 10
— списана стоимость бланка при оформлении трудовой книжки работнику (исходя из предположения, что он в дальнейшем возместит стоимость бланка).
Осмыслим характер актива, возникающего при этом на счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». Как сказано выше, он подлежит погашению не ранее даты увольнения. Подобную «дебиторку» ПБУ 8/2010 (п. 13) классифицирует как условный актив: он возникает у организации вследствие прошлых событий ее хозяйственной жизни, когда существование у организации актива на отчетную дату зависит от наступления (ненаступления) одного или нескольких будущих неопределенных событий, не контролируемых организацией. А наступление такого события, как увольнение, от организации действительно не зависит. Между тем на основании пункта 14 ПБУ 8/2010 условные активы в бухгалтерском учете не признаются. Информация о них раскрывается в бухгалтерской отчетности. Но в отношении бланков такой необходимости не возникает – ввиду несущественности стоимости их запасов. Это значит, что списание бланков порождает не актив, а расход.
Теперь нам не покажется удивительным, что Минфин России в письме от 29.01.2008 № 07‑05‑06/18 предлагает затраты по приобретению бланков трудовой книжки сразу относить на прочие расходы. Чиновники рекомендуют учитывать данные о движении бланков на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности». Бухгалтерские записи будут выглядеть так:
ДЕБЕТ 91 КРЕДИТ 76
— отражены затраты на приобретение бланков у распространителей (без учета НДС);
ДЕБЕТ 006
— бланки приняты на забалансовый учет;
КРЕДИТ 006
— бланки использованы для оформления трудовых книжек работникам.
НДС, предъявленный распространителем, работодатель принимает к вычету в общеустановленном порядке.
Рубрика “Вопросы и ответы”
Вопрос №1. При трудоустройстве на работу работодатель попросил меня принести чистую трудовую книжку, купленную в книжном магазине или киоске. Законно ли это?
Законодательство вменяет в обязанность работодателям обеспечение трудовыми книжками вновь принятых сотрудников (если по каким-то причинам трудовая книжка отсутствует). Единственный момент – при увольнении Вам придётся возместить стоимость трудовой книжки, о чём работодателем будет совершена соответствующая бухгалтерская проводка.
Вопрос №2. Наша, вновь созданная компания, планирует вести набор сотрудников с соответствующим оформлением в соответствии с трудовым законодательством. Подскажите, пожалуйста, как обеспечить сохранность трудовых книжек?
Трудовые книжки относятся к официальным документам строгой отчётности, хранение которых должно производиться в шкафах или сейфах, исключающих утрату или порчу.
Читайте также: Как оплатить транспортный налог через Госуслуги, ФНС или Сбербанк Онлайн
Возмещение расходов на бланк
Выдача трудовой книжки не поставлена законодателем в зависимость от внесения за нее платы. Это подтвердил Верховный суд РФ в определении от 06.09.2007 № КАС07‑416. То есть работодатель не может диктовать условие: «трудовую книжку работнику не выдавать до тех пор, пока он не внесет деньги за бланк».
При увольнении работника расчет с ним производится по правилам статьи 140 Трудового кодекса. Применение этой статьи разъяснил Конституционный суд РФ в определении от 21.02.2008 № 74‑О‑О. А именно: если работник не согласен с правильностью начисленной ему суммы, работодатель обязан выплатить причитающуюся работнику сумму в неоспариваемой части, не откладывая осуществление расчета с увольняемым работником до окончания рассмотрения возникшего между ними трудового спора. При этом работодатель не вправе произвести удержание стоимости бланка из заработной платы (вознаграждения за труд) работника, поскольку перечень оснований для удержания носит закрытый характер (ст. 137 ТК РФ). Но в составе выплат при увольнении могут оказаться различные компенсации – чаще всего за неиспользованный отпуск (ст. 165 ТК РФ). Формальных противопоказаний для удержаний стоимости бланка из компенсаций не имеется. Однако в результате два работника, один из которых использовал отпуск до увольнения, а другой получил за него компенсацию, окажутся в неравных условиях, поскольку удержание возможно лишь у второго. Такой результат является дискриминацией в сфере труда и нарушает требования статьи 3 Трудового кодекса: никто не должен получать какие‑либо преимущества в зависимости от обстоятельств, не связанных с деловыми качествами работника. Коллизия подзаконного акта и закона налицо.
На заметку
Бланки трудовой книжки – объекты гражданского права, ограниченные в обороте (п. 1, п. 2 ст. 129 ГК РФ).
Между тем условие о платности бланка для работника (п. 47 Правил) содержится в постановлении Правительства РФ, а не в нормативном акте федерального органа исполнительной власти, как того требует статья 66 Трудового кодекса. Однако статья 423 Трудового кодекса разъясняет: впредь до приведения нормативных правовых актов, действующих на территории Российской Федерации, в соответствие с настоящим кодексом они применяются постольку, поскольку ему не противоречат. Противоречие мы выявили. Поэтому, по мнению автора, удержания за бланк неправомерны в принципе. Приобретение бланков работодателем – это его невозмещаемый расход, обусловленный требованиями трудового законодательства, наряду с расходами по охране труда. По этой причине изначально приходовать бланки на счет 10 не следует.
Читатель может возразить: вышеупомянутым определением Верховного Суда РФ № КАС07‑416 пункт 47 Правил признан действующим. Однако это судебное решение принято в периоде, когда статья 66 Трудового кодекса действовала в иной редакции – соответствующими полномочиями наделялось именно Правительство РФ, а не федеральный орган исполнительной власти. Кроме того, суд анализировал пункт 47 на предмет коллизии с иными нормами. А право работодателя получать возмещение расходов в порядке волеизъявления работника не равнозначно праву его требовать.
Пример
ООО «Флагман» приобрело через подотчетное лицо 10 бланков трудовой книжки по цене 177 руб. за штуку (в т. ч. НДС – 27 руб.). Работник совершал покупку бланков по доверенности. В этой связи бухгалтер произведет учетные записи:
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50
— 1770 руб. (177 руб. × 10 шт.) – выданы деньги подотчетному лицу на оплату трудовых книжек;
ДЕБЕТ 60 КРЕДИТ 71
— 1770 руб. – утвержден авансовый отчет с приложением оправдательных документов;
ДЕБЕТ 006
— 1770 руб. – приняты на забалансовый учет бланки трудовой книжки;
ДЕБЕТ 91 КРЕДИТ 60
— 1500 руб. ((177 руб. – 27 руб.) × 10 шт.) – списаны затраты на приобретение бланков у официального распространителя;v
ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60
— 270 руб. (27 руб. × 10 шт.) – выделен НДС, предъявленный распространителем;
ДЕБЕТ 68 КРЕДИТ 19
— 270 руб. – НДС принят к вычету;
ДЕБЕТ 006
— 150 руб. – списан бланк, использованный для оформления трудовой книжки работнику.
Возникновение потребности ведения бухучета
Необходимость в ведении бухучета трудовых книжек не возникает, если работник приносит форму для хранения в кадровом органе. После трудоустройства в документе производится соответствующая запись с последующей регистрацией в журнале учета. При этом действия ограничивается кадровым учетом.
Потребность в бухучете возникает при трудоустройстве работника без стажа или отсутствии места в книжке для внесения текста о приеме на работу или увольнении. При ведении учета производится запись операций, сопровождающих действия:
- Покупку предприятием трудовых книжек.
- Постановку документов на учет.
- Выдачу документа работнику.
- Прием платы, равной стоимости затрат предприятия на покупку.
Выдача нового документа производится после обращения работника к руководителю с заявлением. Согласно ст. 65 ТК РФ организация или ИП обязаны предоставить новый бланк или вкладыш при их отсутствии или утрате работником.
За предоставление трудовой книжки необходимо получить компенсацию затрат. Отказ получателя документа оплатить расходы организации или ИП по покупке формуляра не является основанием для отказа в выдаче. Все действия по покупке, учету, списанию документов сопровождаются бухгалтерскими записями.
Ни собственности, ни дохода
Если трудовая книжка выдана работнику без внесения платы за бланк, то принято считать, что работник получил имущество безвозмездно и в этой связи у него возник налогооблагаемый доход (письмо Минфина России от 27.11.2008 № 03‑07‑11/367). Однако с таким мнением нельзя согласиться.
Тот факт, что бланк являлся собственностью работодателя, не оспаривается. А вот трудовая книжка, оформленная на работника, вещью не является. Этот объект самостоятельно в гражданском обороте не участвует – так же, как паспорт гражданина РФ или диплом об образовании. Личные документы не обладают гражданской оборотоспособностью (ст. 129 ГК РФ). Бланк как таковой в собственность работнику не передавался. Поэтому о переходе права собственности говорить не приходится. В связи с оформлением трудовой книжки работодатель собственность утрачивает, а работник ее не приобретает (п. 2 ст. 209 ГК РФ).
Экономической выгоды от получения трудовой книжки физическое лицо тоже не получает, поскольку не имеет легальной возможности приобрести бланк трудовой книжки, минуя работодателя. То есть статью 41 Налогового кодекса к работнику применить нельзя, оценка его выгоды (дохода) в размере стоимости бланка неправомерна. А значит, не возникает объекта налогообложения НДФЛ.
Услуг в гражданско-правовом понимании по выдаче трудовой книжки работодатель сотруднику тоже не оказывает, поскольку нормы хозяйственного права на трудовые отношения не распространяются (п. 3 ст. 2 ГК РФ). Выполнение работодателем требований трудового законодательства в отношениях с работниками не является ни возмездным, ни безвозмездным, ведь возмездность – категория гражданского законодательства (п. 5 ст. 38, п. 1 ст. 39 НК РФ; ст. 423 ГК РФ).
В итоге ни оформление, ни выдача трудовой книжки работнику не являются реализацией (постановления ФАС Северо-Западного округа от 01.10.2003 № А26-5317/02-28, от 02.03.2007 по делу № А56-44214/2006). В этой связи объекта налогообложения по НДС не возникает. Поэтому с позицией, представленной в письме Минфина России от 06.08.2009 № 03‑07‑11/199, автор согласиться не может.
Читайте также: Медосмотры работников будут проводить по-новому
Наши рассуждения можно подкрепить, проводя параллель с получением образования за счет бюджета. Хотя для гражданина оно является бесплатным, до сих пор никто стоимость образования или выданного бланка диплома обложить НДФЛ не догадался. Почему? Да потому, что правоотношения сторон регламентируются не гражданским законодательством, а Бюджетным кодексом.
В итоге никаких дополнительных записей, связанных с начислением в бюджет НДФЛ или НДС, в приведенном примере не требуется.
