- Список командировочных расходов, не облагаемых взносами
- Формы документов НДФЛ с командировочных
- Суточные
- Облагаются ли страховыми взносами выплаты при однодневных командировках?
- Ближайшие бесплатные вебинары
- Расходы на проезд из места командировки
- Нормы суточных
- Дополнительные услуги в поезде
- Суточные в Расчете по страховым взносам 2021
- Использование личного транспорта командированного
- Бухгалтерский учет обложения командировочных страховыми взносами: проводки
- Взносы при ненадлежащем документальном подтверждении расходов
- Типичные ошибки
- Итоги
- Суточные командировочные расходы по России и за рубежом в 2021 году – Evle
- Что включает в себя оплата командировочных расходов в 2019 году
- Учет командировочных расходов в 2021 году
- Порядок выплаты суточных при командировках продолжительностью не более одного дня
- Обложение сверхнормативных суточных страховыми взносами
- Когда суточные являются сверхнормативными?
- Особенности начисления суточных
Список командировочных расходов, не облагаемых взносами
У работодателей, которые регулярно или эпизодически направляют работников в командировки, может возникнуть вопрос: облагаются ли командировочные НДФЛ и страховыми взносами?
Смотрите подробности про НДФЛ с командировочных расходов в 2020 году.
А в рамках этого материала рассмотрим вопросы обложения командировочных расходов страховыми взносами.
Понятие «командировочные расходы» является обобщенным. Оно объединяет разнообразные виды расходов, у каждого из которых свои особенности попадания в базу по взносам или исключения из нее. Поэтому на вопрос, облагаются ли командировочные расходы страховыми взносами, однозначного ответа не существует.
Для всех перечисленных расходов, кроме суточных, действует единое правило: они не облагаются взносами, если фактически произведены и документально подтверждены.
Читайте также: Кто имеет право на забастовку и чем оно гарантировано
Далее расскажем, при каких условиях облагаются страховыми взносами отдельные виды командировочных расходов.
Формы документов НДФЛ с командировочных
В случае, если сотрудник не смог документально подтвердить свои командировочные расходы по служебной поездке, с него придется удержать НДФЛ. То же самое касается случаев, когда размер суточных выше установленного НК РФ ст.217п.1, лимита.
Рекомендуем дополнительно прочитать: Что означает код дохода 2010 в справке 2 НДФЛ
При проведении операций по начислению, удержанию НДФЛ с командировочных и переводу в бюджет, налоговому агенту необходимо сформировать отчетность для ФНС -справку 2 НДФЛ и декларацию 6 НДФЛ.
При заполнении справки, командировочные затраты заполняются под кодом «4800». В документе не отражается вся сумма затрат, не указываются не облагаемые налогом лимиты — 700, если командировка в рамках РФ и 2500, если суточные начислены за поездку в другое государство.
В связи с тем, что на время командировки сотруднику за каждый день выплачивается средний заработок, то он должен быть отражен в бланке документа под кодом «2000».
Суточные
Суточными законодательство называет расходы направленных в командировку сотрудников, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (ч. 1 ст. 168 ТК РФ).
Размер суточных в коммерческих компаниях закрепляется во внутренних локальных актах. Страховыми взносами не облагаются суточные в размере 700 руб./сут. при командировках по России и 2 500 руб. /сут. при загранкомандировках (п. 2 ст. 422 НК РФ).
Всё, что выплачено сверх указанных лимитов, облагается страховыми взносами. Это правило не затрагивает только взносы на травматизм. Ими не облагаются суточные в том размере, который работодатель прописал в локальном акте.
Покажем на примере, как начислить страховые взносы на командировочные сверх нормы в 2021 году:
Сотрудникам ООО «Транспортная логистика» выплачивают суточные по отечественным командировкам в размере 1 350 руб./сут. Эта сумма закреплена в коллективном договоре.
В марте 2021 года менеджер Ильин А. А. находился в служебной командировке в Калуге 5 дней. Ему выплатили суточные в размере 6 750 руб. (5 сут. × 1 350 руб./сут.).
При этом суточные в целях исчисления взносов на обязательное пенсионное, социальное и медицинское страхование бухгалтер поделил на две части:
- не облагаемые взносами в размере 3 500 руб. (5 сут. × 700 руб./сут.);
- облагаемые взносами 3 250 руб. (6 750 руб. ─ 3 500 руб.) или (5 сут. × (1 350 руб./сут. ─ 700 руб./сут.)).
Таким образом, суточные как один из видов командировочных расходов сверх нормы облагаются страховыми взносами.
Облагаются ли страховыми взносами выплаты при однодневных командировках?
Нередко предприятия сталкиваются с претензиями ПФ РФ и ФСС РФ, что произведенные работникам выплаты, связанные с однодневной командировкой, не являются суточными, оснований применять в отношении таких выплат часть 2 статьи 9 Закона № 212-ФЗ в части их освобождения от обложения страховыми взносами у предприятия не имеется.
Читайте также: Десять разъяснений Роструда на тему индексации зарплаты
Позиция контролирующих органов подробно изложена в Письме ПФ РФ № НП-30-26/9660, ФСС РФ № 17-03-10/08-2786П от 29.07.2014 «Об обзоре ответов на вопросы плательщиков страховых взносов». Тем не менее, при принятии решения облагать ли выплаты при однодневных командировках страховыми взносами или нет, мы предлагаем исходить из следующего:
Во-первых, денежные средства, выплачиваемые работнику, который направляется в однодневную командировку, суточными не являются, а представляют собой возмещение расходов работников, вызванных необходимостью выполнять трудовые функции вне места постоянной работы (компенсационные выплаты).
Закон № 212-ФЗ регулирует отношения, связанные с исчислением и уплатой (перечислением) страховых взносов в Пенсионный фонд Российской Федерации на обязательное пенсионное страхование, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования на обязательное медицинское страхование, а также отношения, возникающие в процессе осуществления контроля за исчислением и уплатой (перечислением) страховых взносов и привлечения к ответственности за нарушение законодательства Российской Федерации о страховых взносах (часть 1 статьи 1 Закона № 212-ФЗ).
В соответствии с частью 1 статьи 7 Закона № 212-ФЗ объектом обложения страховыми взносами для плательщиков страховых взносов признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые плательщиками страховых взносов в пользу физических лиц в рамках трудовых отношений и гражданско-правовых договоров, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг.
Согласно части 1 статьи 8 Закона № 212-ФЗ база для начисления страховых взносов для плательщиков страховых взносов определяется как сумма выплат и иных вознаграждений, предусмотренных частью 1 статьи 7 данного Закона, начисленных плательщиками страховых взносов за расчетный период в пользу физических лиц, за исключением сумм, указанных в статье 9 названного Закона.
Статьей 9 Закона № 212-ФЗ определен перечень сумм, не подлежащих обложению страховыми взносами.
На основании подпункта «и» пункта 2 части 1 статьи 9 Закона № 212-ФЗ не подлежат обложению страховыми взносами все виды установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей, в том числе в связи с переездом на работу в другую местность.
Следовательно, не подлежат обложению страховыми взносами на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством,от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеванийв Фонд социального страхования Российской Федерации компенсационные выплаты работникам, связанные с выполнением ими трудовых обязанностей.
Понятие компенсаций определено в статье 164 Трудового кодекса РФ (далее по тексту – ТК РФ), под которыми понимаются денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных ТК РФ и другими федеральными законами.
Согласно статье 166 ТК РФ служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.
В соответствии со статьей 167 ТК РФ при направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.
В силу статьи 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику: расходы по проезду; расходы по найму жилого помещения; дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные); иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
Размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Размеры и порядок возмещения указанных расходов могут также устанавливаться трудовым договором.
Исходя из анализа положений статей 166-168 ТК РФ выплаты, производимые работникам, направляемым в однодневные командировки (служебные поездки), действительно, не являются суточными по смыслу трудового законодательства.
Однако данные выплаты,исходя из своей направленности иэкономического содержания, признаются возмещением иных расходов, связанных со служебной командировкой, произведенных с разрешения или ведома работодателя (компенсационными выплатами), в связи с чем, не являются доходом (экономической выгодой) работника.
Читайте также: Северные надбавки и районный коэффициент по регионам – сколько и как начисляется
Как правило, предприятия осуществляют указанные выплаты на основании локальных нормативных актов Общества, которыми определен перечень должностей работников, размеры и порядок возмещения расходов, связанных с командировками работников.
Таким образом, если предприятие осуществляет выплаты в пользу работников на основании локальных актов о возмещении расходов, связанных со служебными поездками работников при однодневных служебных командировках, указанные выплаты страховыми взносами не облагаются.
Следовательно, выплаченные денежные средства своим работникам при направлении их в служебные поездки являются компенсационными, установлены в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых обязанностей вне места постоянной работы, не входят в систему оплаты труда, а потому не подлежат включению в базу для исчисления страховых взносов на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний в Фонд социального страхования Российской Федерации, что исключает начисление страховых взносов, пеней и штрафа по указанному основанию.
Изложенная выше позиция подтверждается Письмом Министерства труда и социальной защиты РФ от 23.01.2015 № 17-3/В-26, в котором сказано следующее:
«…Учитывая положения статьи 168.1 Трудового кодекса, в соответствии с которыми работникам, работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, работодатель возмещает расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства, в том числе суточные, размер которых определяется коллективным договором, соглашением, локальным нормативным актом, считаем, что данные выплаты не подлежат обложению страховыми взносами в государственные внебюджетные фонды на основании подпункта «и» пункта 2 части 1 статьи 9 Федерального закона № 212-ФЗ».
Судебная практика также исходит из того, что страховые взносы на выплаты работникам, направляемым в однодневные командировки, не начисляются.
Например, в Постановлении от 05.08.2015 № Ф04-21585/2015 Арбитражный суд Западно-Сибирского округа указал, что:
«Выплаты не могут быть признаны доходом (экономической выгодой) работника, поскольку последний направлялся в командировку в интересах работодателя, денежные средства (названные суточными), выплаченные Обществом своему работнику при направлении его в служебную командировку сроком на один день, представляют собой возмещение в установленном размере расходов работника, вызванных необходимостью выполнять трудовые функции вне места постоянной работы».
Аналогичные выводы содержатся в постановлениях Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 14.07.2015 № Ф04-21587/2015, Арбитражного суда Уральского округа от 04.12.2014 № Ф09-8296/14, от 14.11.2014 № Ф09-7951/14, ФАС Северо-Кавказского округа от 12.03.2014 № А32-9846/2013 и др.
Следует заметить, что судебный подход к оценке выплат работникам, направляемых в однодневную командировку, в качестве компенсационных складывается на основании позиции, изложенной в Постановлении Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации от 11.09.2012 № 4357/12.
Суть данной позиции заключается в том, что любой работник, вынужденный выполнять служебные обязанности вне места нахождения организации (будь то служебная командировка или поездка), вправе рассчитывать не только на возмещение документально подтвержденных расходов, но и на выплату дополнительной суммы (компенсационной выплаты) для удовлетворения социально-бытовых потребностей.
Во-вторых,выплаченные денежные средства своим работникам при направлении их в однодневные командировки не являются формой оплаты труда работников или иным вознаграждением за труд: не зависят от квалификации работника, сложности, количества, качества и условий выполняемой работы или трудового вклада работника, не исчислялись исходя из установленных окладов, тарифов, надбавок, периода трудового стажа.
Так, по смыслу подпункта «и» пункта 2 части 1 статьи 9 Закона № 212-ФЗ не подлежат обложению страховыми взносами компенсации, предусмотренные статьей 164 ТК РФ, как не входящие в систему оплаты труда.
Согласно статье 129 ТК РФ заработная плата (оплата труда работника) — вознаграждение за труд в зависимости от квалификации работника, сложности, количества, качества и условий выполняемой работы, а также компенсационные выплаты (доплаты и надбавки компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, работу в особых климатических условиях и на территориях, подвергшихся радиоактивному загрязнению, и иные выплаты компенсационного характера) и стимулирующие выплаты (доплаты и надбавки стимулирующего характера, премии и иные поощрительные выплаты).
Другими словами, компенсации в смысле статьи 129 ТК РФ являются элементами оплаты труда и не призваны возмещать физическим лицам конкретные затраты, связанные с непосредственным выполнением трудовых обязанностей.
Таким образом, различают два вида компенсаций:
- Компенсации, являющиеся разновидностью оплаты труда (статья 129 ТК РФ). Данные компенсации начисляются от должностного оклада или тарифной ставки и зависят от определенного трудового результата, их сущность состоит в выплате работнику недополученного дохода в связи с определенными обстоятельствами.
- Компенсации, призванные возместить дополнительные расходы работника (статья 164 ТК РФ). Данные компенсации производятся вне зависимости от трудового результата, не зависят от квалификации работника, трудового вклада работника и размер таких компенсаций является фиксированным.
На указанное разделение компенсации указал Президиум Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации в пункте 4 Информационного письма от 14.03.2006 № 106.
Общество, согласно принятым локальным актам, которыми определен перечень должностей работников, размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками данных работников, установило фиксированные размеры компенсаций в связи с необходимостью возмещения дополнительных расходов, связанных с нахождением работников в однодневных командировках.
Данные выплаты производятся страхователем вне зависимости от трудового результата, установленных окладов, периода трудового стажа, соответственно, не входят в систему оплаты труда работников во время нахождения в командировке и, следовательно, не подлежат включению в базу для исчисления страховых взносов.
В-третьих, в качестве подтверждения основания выплаты денежных средств работникам, направляемых в однодневную командировку, могут быть представлены следующие документы:
- приказы о направлении работника в служебную командировку;
- командировочные удостоверения работников;
- служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении.
Вышеуказанные документы содержат информацию о работнике, направляемом в служебную командировку, о месте назначения командированного сотрудника, продолжительности командировки и цели служебной командировки.
Другими словами, данные документы позволяют подтвердить факт нахождения работника вне места постоянной работы с целью выполнения трудовых обязанностей в интересах работодателя, что является основанием для выплаты компенсации, а также установить ее размер.
Вместо вывода.
Во время подготовки данной статьи, правовая позиция страхователей значительно улучшилась.
Так 17 июня 2021 года Арбитражным судом Уральского округа вынесено Постановление № Ф09-6192/16 по делу № А60-41783/2015, в котором суд указал следующее:
«Обществом установлены фиксированные размеры компенсаций в связи с необходимостью возмещения дополнительных расходов, связанных с выездом работников в другой город, в том числе на личном транспорте.
Спорные выплаты производились вне зависимости от занимаемой должности, размера оклада, тарифной ставки, трудового результата, регулярного характера не имели, а зависели только от количества дней выезда за пределы города.
С учетом разъяснений Федеральной налоговой службы (письмо от 03.12.2009 № 3-2-09/362) судом апелляционной инстанции верно сделан о том, что непредставление работниками первичных документов в подтверждение расходов, связанных со служебной командировкой, значения не имеет. Законодательно предусмотрен предел оплаты работодателем налогоплательщику расходов на командировки.
В связи с этим, поскольку произведенные обществом выплаты представляют собой возмещение в установленном размере расходов работника, вызванных необходимостью выполнять трудовые функции вне места постоянной работы, судом апелляционной инстанции правильно определено, что они не могут быть признаны элементами оплаты труда, а должны быть отнесены к компенсациям, предусмотренным ст. 164, 168.1 ТК РФ».
Читайте также: Детские выплаты на ребенка в 2020 году: изменения, новые размеры и особенности выплат
Изложенный материал может быть использован Вами в случае возникновения конфликтной ситуации с проверяющими органами.
Удачных налоговых споров!
Ближайшие бесплатные вебинары
- 23.08.2021
Дробление бизнеса 2021: законность, ошибки, ответственность - 25.08.2021
Пять способов взыскать долг: все о дебиторской задолженности - 26.08.2021
Обзор самых важных налоговых споров-2021. На что обратить внимание
Расходы на проезд из места командировки
По общим правилам компенсация стоимости проезда к месту командировки и обратно относится к командировочным расходам и страховыми взносами не облагается (п. 2 ст. 422 НК РФ).
Это правило перестает работать, если сотрудник решит после окончания командировки остаться в месте ее проведения на время отпуска. В таком случае компенсация расходов на проезд из места командировки к месту работы утрачивает статус командировочных расходов и превращается в облагаемый взносами доход сотрудника (п. 1 ст. 420 НК РФ).
В подобной ситуации днем окончания командировки налоговые инспекторы считают последний день перед отпуском (письма Минфина от 06.12.2019 № 03-04-06/94974, ФНС от 11.05.2018 № БС-4-11/8968).
Нормы суточных
Нормы суточных для целей налогообложения установлены в ст. 217 НК РФ.
Если вас интересует налоговый учет суточных, можете узнать о нём из нашей статьи «Как отражать суточные в налоговом учете».
Если кратко, то нормы суточных для целей налогового учета за каждый день командирования составляют:
- 700 руб. – для российских поездок;
- 2500 руб. – для поездок за рубеж.
Дополнительные услуги в поезде
Стоимость проезда к месту командировки и обратно может включать стоимость сервисного обслуживания. Например, при приобретении билета в вагон повышенной комфортности в поездах дальнего следования (п. 33 Правил оказания услуг, утв. постановлением Правительства РФ от 02.03.2005 № 111).
Состав комплекса услуг определяется перевозчиком. В каждом поезде с учетом графика движения и продолжительности нахождения пассажиров в пути следования он может различаться. К числу платных услуг относятся: предоставление гарантированного питания, печатной продукции, наборов предметов санитарно-гигиенического назначения (приказ Минтранса от 09.07.2007 № 89).
Компенсация стоимости платных сервисных услуг, включенных в стоимость билета, в базу по взносам не включается, так как стоимость таких услуг формирует единую стоимость проезда в поезде (письмо Минфина от 07.08.2017 № 03-04-06/50386).
Суточные в Расчете по страховым взносам 2021
Как уже было сказано, сверхнормативные суточные облагаются страховыми взносами в 2021 году в соответствии с требованиями НК РФ. А каковы особенности отражения суточных в Расчете по страховым взносам?
Несмотря на то, что только сверхлимитные суточные облагаются страховыми взносами на ОПС, ОМС и ВНиМ, в РСВ показать нужно полный размер суточных.
По соответствующему виду страхования выплаченные работникам суточные нужно сначала указать в составе сумм выплат и иных вознаграждений, исчисленных в пользу физических лиц. А затем необлагаемую часть суточных нужно указать в составе сумм, не подлежащих обложению страховыми взносами (Письмо ФНС от 24.11.2017 № ГД-4-11/[email protected]).
Использование личного транспорта командированного
Отправиться в командировку сотрудник может и на собственном автомобиле. Чтобы не облагать взносами компенсацию, связанную с эксплуатацией имущества работника, нужно выполнить несколько условий (письмо Минфина от 28.03.2019 № 03-15-06/21254):
- Виды подлежащих компенсации расходов прописываются в коллективном договоре, например: на приобретение ГСМ, ремонт транспортного средства во время командировки.
- Сотрудник согласовывает с работодателем факт отправки в командировку на личном автомобиле.
- Расходы подтверждаются документами.
Полезное о компенсациях:
- за неиспользованный отпуск без увольнения;
- личное авто без НДФЛ и взносов;
- аренду жилья сотруднику;
- задержку заработной платы.
Бухгалтерский учет обложения командировочных страховыми взносами: проводки
Суммы страховых выплат, начисленных на командировочные расходы, можно внести в перечень затрат предприятия по обычным видам деятельности. Расходы должны быть признаны на день их фактического начисления. Данные требования прописаны в п. п. 5, 8, 16, 18 ПБУ 10/99.
Начисление страховых сборов отражается так:
ДЕБЕТ 20 (25, 26, 44…) КРЕДИТ 69 субсчет “расчеты с “указывается_фонд”
Для отражения уплаты денежных средств по ДЕБЕТУ записывают номер субсчета выбранного фонда, по КРЕДИТУ – счет 51 (где отражены расчетные счета компании). Например, отражение отчисленного взноса в ПФР будет выглядеть следующим образом: ДЕБЕТ 69.2 КРЕДИТ 51.
Бухгалтерские проводки по суточным:
ДЕБЕТ 208.12 КРЕДИТ 201.34 (выдача из кассы денежной выплаты на суточные издержки)
Признание расходов – дата фактической выплаты суточных.
Взносы при ненадлежащем документальном подтверждении расходов
Не только отсутствие авансового отчета может послужить основанием для начисления взносов на сумму командировочных расходов, но и оформленные неправильно или отсутствующие подтверждающие документы.
Прямое указание на необходимость документального подтверждения командировочных расходов содержится в п. 2 ст. 422 НК РФ, где приведен список не облагаемых взносами сумм.
В налоговом законодательстве нет конкретного списка подтверждающих документов, которыми можно подтвердить командировочные расходы. При этом Минфин неоднократно напоминал, что подтверждающие документы оформляются в соответствии с законодательством РФ при командировках по нашей стране или составляются по обычаям делового оборота при загранкомандировках.
Обосновать командировочные расходы можно также документами, косвенно подтверждающими расход, в т. ч. приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе.
Из подтверждающих документов должно быть понятно, какие расходы были произведены (письма Минфина от 23.09.2019 № 03-03-06/1/72905, от 20.08.2019 № 03-01-15/63722).
Когда к авансовому отчету по командировке сотрудник прилагает кассовые чеки и БСО, расходы они не подтвердят, если в них нет реквизитов, указанных в п. 1 и п. 6.1 ст. 4.7 закона «О применении ККТ» от 22.05.2003 № 54-ФЗ. При отсутствии в чеке QR-кода расходы не признаются надлежащим образом документально подтвержденными (письмо Минфина от 14.10.2019 № 03-03-06/1/78500).
Типичные ошибки
Среди распространенных ошибок при расчете командировочных расходов, встречаются следующие:
- Неточное определение сроков командировки, что влечет неверному исчислению суточных.
- Ошибочное определение суточных не облагаемых НДФЛ при загранпоездках.
- Несовпадение сроков командировочного удостоверения и дат в билетах по прибытию и убытию ведет к ошибке определения размера суточных.
- Прием к авансовому отчету по командировочным расходам счета за гостиницу на иностранном языке. Госорганы настаивают на том, что данные документы должны быть предоставлены с переводом на русский язык.
- Увеличение стоимости командировочных на сумму НДС, указанную в цене оказанной услуги.
Кроме этого, стоит учитывать, что к авансовому отчету не могут быть приняты документы, подтверждающие командировочные расходы, оформленные не должным образом.
Итоги
Страховые взносы с командировочных расходов в 2021 году не начисляются, если они фактически произведены и документально подтверждены. Но такое правило действует не во всех случаях. Придется начислить взносы на суточные, выплаченные сверх установленных норм, кроме взносов на травматизм, а также на суммы расходов, документально не подтвержденных.
Источники:
- Налоговый кодекс РФ
- постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.
Суточные командировочные расходы по России и за рубежом в 2021 году – Evle
При осуществлении коммерческой или производственной деятельности у предприятий и организаций нередко возникает необходимость личного присутствия своих представителей на объектах, расположенных в другом городе или стране.
Целью этой поездки, называемой командировкой, могут являться такие важные мероприятия, как переговоры, заключение договоров, монтаж оборудования, обучение персонала. Для оплаты необходимых расходов, возникающих каждый день у командированного лица при нахождении в другом городе, ему необходимы денежные средства.
Законодательством предусмотрена оплата командировочных расходов и установлен размер суточных при командировках в 2021 году.
Что включает в себя оплата командировочных расходов в 2019 году
К таким расходам относят:
- стоимость билетов междугороднего или международного сообщения;
- оплату временного проживания;
- компенсацию затрат на питание, местные расходы (курьер, канцтовары, информационные носители, полиграфия и прочие), необходимые для достижения успешного результата командировки, согласованные с руководством — суточные.
По первому пункту расходы подтверждаются билетами (авиа, железнодорожными и прочими).
Также могут быть учтены среди подтверждающих документов для выплаты сотруднику командировочных:
Читайте также: Как оформить отгул, чтобы потом не придрались трудовые инспекторы
- посадочный талон,
- документы о дополнительных расходах в пути (белье в поезде),
- квитанции и счета на оплату такси, если была служебная необходимость воспользоваться этой услугой.
В случае использования личного автомобиля работник предоставляет в бухгалтерию служебную записку и прикладывает к ней чеки об оплате топлива.
Проживание подтверждает:
- квитанция из гостиницы,
- соглашение о найме квартиры или иной документ с обязательным указанием стоимости и количества дней проживания.
Прочие необходимые траты так же должны быть оплачены, если сотрудник предоставил квитанции об оплате телефонных переговоров, камеры хранения, платной парковки.
При утрате отчетных документов должна быть составлена служебная записка.
Суточные выплачивают из кассы или перечисляют через банк на личный счет командированного специалиста перед поездкой. Авансовый отчет работник обязан предоставить не позднее трех дней после возвращения из командировки.
Учет командировочных расходов в 2021 году
Норма суточных при расчете расходов на командировку в 2021 году в каждом отдельно взятом предприятии регламентируется внутренними документами, предусмотренными учетной политикой.
Действующие нормы командировочных суточных расходов по России в 2019 году на каждый день пока остаются без изменений: минимальные не установлены, а максимальные, согласно Налоговому кодексу РФ, составляют 700 рублей.
Для расчета выплат сотруднику, находящемуся в загранкомандировке, в 2021 году определена сумма суточных в размере 2500 рублей в день. Законом допускается отклонение от этих норм при необходимости. Нормативное значение можно как сокращать, так и увеличивать.
Руководство предприятия вправе это сделать по собственному усмотрению и платить суточные из расчета утвержденных внутренних норм.
НДФЛ с командировочных расходов в 2021 году не предусмотрен, если сумма не превышает указанных пределов. В этом случае подоходный налог и страховые взносы не начисляются и не уплачиваются. При превышении работодатель перечисляет и НДФЛ с суммы суточных сверх нормы, установленного на 2021 год, так же и страховые взносы с суммы сверх предусмотренного на день лимита.
Выплаты командировочных расходов в 2021 году за служебные поездки по России начисляются работнику исходя из расчета проведенных в командировке дней:
- за все календарные дни командировки вместе с праздничными и выходными,
- за все дни в пути до пункта назначения, включая дату отъезда и возвращения. При возникновении задержки по независящим от сотрудника причинам, так же происходит оплата суточных за все дни.
Дату посадки на транспорт в пункте отправления в командировку считают первым, а дату возвращения – последним днем служебной поездки. Момент отсчета наступает при смене даты, в 00 часов 00 минут. И первый, и последний день должны оплачиваться в полном объеме.
Пример 1. Организация планировала отправить одного своего сотрудника Волкова в командировку в понедельник, пятого августа и для него заранее на указанную дату был заказан билет на поезд, отправляющийся в 23 часа 51 минуту.
За несколько дней до начала командировки руководство решило, что для успешного выполнения задачи первому сотруднику необходим помощник, и была назначена командировка его коллеге, Зайцеву. Билетов на этот же поезд уже не было, и пришлось покупать второму сотруднику билет на 00 часов 44 минуты на вторник, шестого августа.
Обратно они вернулись утром 10 августа на одном поезде. Первому сотруднику суточные начислены за шесть дней — с пятого по десятое августа включительно, а второму – только за пять.
Несмотря на то, что разница между временем отправления поездов, на которых Волков и Зайцев добирались до места назначения, составила менее часа, дата отправления для второго сотрудника формально считалась на сутки позже.
Пример 2. В зарубежную командировку направляется сотрудник Лебедев. Рейс вылетает второго сентября в 00 часов 15 минут, а регистрация заканчивается в 23 часа 45 минут предыдущего дня. Возвращается Лебедев шестого сентября.
Формально он прошел регистрацию на рейс и пересек границу первого числа, эта дата и должна считаться первым днем командировки при подсчете количества дней для оплаты по норме для зарубежных поездок. День обратного пересечения границы тоже оплачивается, но уже по российской норме.
В этом примере суточные выплачиваются за 5 дней из расчета 2500 рублей в день, а шестой день по российской норме 700 рублей.
За руководством предприятия закреплено право назначать выплату командировочных при зарубежных поездках в иностранной валюте, если предприятие имеет такую возможность.
В бюджетных учреждениях начисление и оплата суточных командировочных расходов в 2021 году рассчитывается исходя из норм, указанных в последней редакции Постановления Правительства No 812, которое регламентирует размер и порядок расчета средств на выплату суточных при служебных командировках в страны ближнего и дальнего зарубежья.
Приложение No 1 к указанному Постановлению содержит таблицу с указанием размера суточных за каждый день командировки в зависимости от страны пребывания.
Важно:
- Если сотрудник бюджетного загранучреждения уже находится за рубежом, и для проезда в пункт назначения граница им пересекаться не будет, рассчитать суточные следует по последней колонке указанной таблицы.
- При направлении в командировку, если служебная необходимость подразумевает посещение нескольких стран, расчет ведется по каждой стране отдельно согласно приложению.
- Дата пересечения границы определяется по отметке в загранпаспорте, а при сообщении со странами, которые граждане Российской Федерации могут посещать по общегражданскому паспорту – по транспортному билету.
Порядок выплаты суточных при командировках продолжительностью не более одного дня
Суточные при однодневных командировках в 2021 году внутри страны не выплачиваются. Работнику должен быть компенсирован проезд и прочие траты, связанные с поездкой.
Регламентировать расходы для сотрудников, отправленных в командировку на один день можно приказом или специальным пунктом трудового или коллективного договора и четко прописать в этих документах суммы для выплаты в таких случаях.
По-другому происходит выплата при однодневной командировке за пределы РФ. Суточные за командировку на один день в 2021 году платят из расчета 50% от общей нормы для зарубежных командировок.
Обложение сверхнормативных суточных страховыми взносами
Закон об обложении сверхнормативных суточных выплат страховыми взносами вступает в силу с 2021 года. С того момента с любых сверхнормативных суточных работодатель должен перечислять определенный процент в следующие организации:
- Пенсионный фонд России;
- ФСС (на случай временной нетрудоспособности сотрудника либо беременности);
- ФОМС.
Обратите внимание, что данный список не включает в себя так называемые взносы “на травматизм”. На эти взносы налоговое законодательство распространяться не будет, поэтому эти взносы потребуется начислять лишь на ту часть суточных выплат, которая превысит установленный лимит. Такое правило действует и сегодня, т.е. изменения его не коснутся.
Подобное нововведение основывается на том факте, что с 2017 года заниматься администрированием порядка расчета и выплат страховых взносов в перечисленные выше организации будет непосредственно Федеральная Налоговая служба. Кроме того, на основании данного нововведения в Налоговом кодексе появилась новая глава, это глава №34 “Страховые взносы”. В главе можно ознакомиться как с общей информацией о введении страховых взносов, так и с уточняющей (например, лимит на суточные и т.д.).
Когда суточные являются сверхнормативными?
Понятие сверхнормативных суточных воникает в том случае, когда работодатель выплачивает в пользу сотрудника сумму суточных, превышающую установленную законодательством норму. Отдельно следует обратить внимание на те расходы, которые не считаются суточными, но также должны оплачиваться работодателем:
- Расходы на проезд с использованием любого транспорта (автомобиль, автобус, поезд, самолет и т.д.).
- Затраты на проживание в течение всего периода командировки (гостиницы, гостевые дома, хостелы, съемное жилье и т.д.).
- Иные виды расходов, связанные с нуждами и возникшие вследствие проживания сотрудника вне дома.
Любые прочие расходы называются суточными, которые и должен выплачивать работодатель. При необходимости эти суточные могут быть увеличены самим работодателем, а в ситуациях, если выплачиваемая сумма превысит допустимую норму, они и будут являться сверхнормативными. Сверхнормативные суточные выплаты, как правило, должны облагаться налоговыми взносами, установленными законодательной базой. Если не будет произведено обложений, то дело может принять серьезный оборот вплоть до судебного разбирательства.
Особенности начисления суточных
Самый главный вопрос, который интересует многих: как рассчитываются целые дни командировки, если очень часто день отъезда и приезда по времени не позволяют засчитывать этот день, как целый. Но есть установленный регламент, который позволяет такие дни вне зависимости от того, когда прибыл транспорт, оплачивать в полном объеме. Конечно, возникает спорный вопрос относительно того, если транспорт пребывает в 1 час ночи, что делать в этом случае? Все равно эти сутки сотруднику оплачивают, и платят командировочные. И, самое главное, работник имеет полное право не выходить в этот день на работу.
Таким образом, получается, что в суточные выплаты включаются:
- Все дни, которые были использованы сотрудником предприятия не проезд к месту пребывания командировки и обратно, к постоянному месту жительства. При этом, если по каким-то причинам транспорт задержался или были другие уважительные причины, которые задержали сотрудника, компания обязана учесть этот факт и заплатить деньги и за период задержки;
- Все выходные и праздничные дни, которые сотрудник отсутствовал на своем постоянном месте жительства по причине командировки;
- Время, когда сотрудник по болезни был не в состоянии выполнять свои прямые обязанности, но при этом продолжал пребывать за пределами своего места жительства.