Правила и порядок ведения журнала регистрации больничных листов

Журнал регистрации листков нетрудоспособности

журнал регистрации листков нетрудоспособности

Оформление больничного листа осуществляется по строго обозначенной процедуре и с учетом следующих принципов:

  • основанием для получения документа является личное заболевание работника или же болезнь близкого родственника;
  • бланки имеют присвоенные номера, которые не повторяются;
  • заполненные больничные листки выдаются только под подпись;
  • медицинское учреждение должно обладать лицензией на лечение пациентов;
  • согласно правилам делопроизводства, документ должен быть представлен работодателю для оплаты не позже чем через полгода после выписки пациента.

На предприятии листок передается работнику отдела кадров, который вносит в рабочий табель отметку об отсутствии по причине недуга. Затем документ направляется в бухгалтерию для оплаты. Расчет пособия по нетрудоспособности происходит по алгоритму:

  • на протяжении пяти суток с момента получения листка от работника бухгалтер передает документ в ФСС;
  • с ближайшей оплатой труда (зарплатой или авансом) служащему приходит компенсация за три пропущенных дня, которая выплачивается фирмой;
  • в зависимости от даты получения больничного формуляра службой ФСС выплаты поступают на счет сотрудника на протяжении одной недели.

После оформления листа нетрудоспособности он прикрепляется к личному делу работника и хранится вместе с другими документами. Граничный срок хранения не обозначен в законе, но можно руководствоваться статьями Закона «О страховых взносах».

ВНИМАНИЕ! Положениями законодательного акта зафиксировано, что все документы, на основании которых производятся денежные выплаты гражданам, должны храниться минимум 6 лет.

Исходя из вышесказанного, особое внимание нужно уделять правилам учета документов по нетрудоспособности. Нет единых требований к тому, какие учетно-регистрационные документы должны присутствовать на предприятии для систематизации сведений о больничных листках. Чаще всего для этого используется книга (или журнал) формуляров нетрудоспособности.

Согласно правилам оформления, тетрадь должна быть составлена с учетом следующих требований:

Читайте также:  Заявление на перечисление заработной платы на банковскую карту

  • оформление титульного листа, который содержит наименование предприятия и название документа, отчетный год;
  • заполненные листы подлежат обязательной нумерации;
  • на последнем листе указывается число страниц и подпись работника, оформившего тетрадь;
  • в начале указывается фамилия служащего, на которого возложена ответственность по его ведению.

Что касается объема книги, к этому нет единых требований: кадровик самостоятельно решает, какого количества страниц ему будет достаточно для регистрационной работы.

Инструкция по заполнению

При заполнении бланка следует опираться на нормы делопроизводства.

Титульный лист журнала учета и регистрации содержит сведения:

  • наименование юридического лица или ИП;
  • название документа;
  • дата открытия книги и окончания (когда документ закрыт);
  • фамилия ответственного специалиста (за ведение журнала);
  • при наличии утвержденной номенклатуры дел, дается ссылка на соответствующий индекс журнала.

Основную информацию лучше заносить в оформленную таблицу.

Графы, в которые необходимо внести информацию при регистрации листков нетрудоспособности:

  • двенадцатизначный номер больничного листа;
  • наименование медицинского учреждения (частная клиника, медицинский сервис, городская больница, поликлиника), выдавшего листок;
  • должность и персональные данные подчиненного (ФИО), его структурное подразделение (отдел);
  • период освобождения от работы;
  • причина нетрудоспособности (код прописан в бланке листка);
  • дата предъявления больничного листка представителю организации.

Если существует необходимость, таблицу можно дополнить иными сведениями: подпись работника, предоставившего больничный лист и бухгалтера, принявшего его.

Заполнять журнал можно при помощи темных чернил, а также на компьютере. Все сведения должны быть хорошо читаемы, при возникновении ошибок поправки вносятся в общепринятом порядке. Записывается информация о больничных листках в хронологическом порядке.

и образец

формы книги учета и регистрации листков нетрудоспособности – word.

заполнения журнала учета больничных листов – word.

Нужна ли книга испорченных и утерянных больничных листов?

Испорченные или утерянные бланки фиксируются только в учреждениях здравоохранения и органах ФСС. Экономические субъекты РФ отдельную книгу для данного рода документации заводить не обязаны.

Для работодателей и подчиненных предусмотрен строгий порядок действий при потере больничного:

  • при потере листка заболевшим сотрудником существует возможность восстановления документа (получение дубликата), после написания соответствующего заявления, ранее требовалась справка от бухгалтерии своего предприятия об отсутствии выплат пособия по данному больничному;
  • при утрате больничного представителем работодателя сумма пособия, начисленная по нему, возвращается в ФСС или не принимается к зачету, возмещение вреда организации остается на усмотрение руководства компании;
  • исправления врачом или ответственным сотрудником фирмы вносятся в соответствии с рекомендациями органов ФСС.

Случаи потери, утраты больничных листов встречаются достаточно редко, ведение отдельного журнала не требуется, достаточно поставить необходимую пометку в общем журнале учета бланков.

Читайте также:  В командировку на личном авто: как компенсировать расходы на бензин

Ведение журнала учета листков нетрудоспособности

Правовое регулирование этого вопроса обеспечивают следующие нормативно-правовые акты:

  • Трудовой кодекс РФ – определяет уважительные причины для временного отсутствия служащего на работе, а также правила подтверждения таких обстоятельств.
  • Письмо Министерства здравоохранения и социального развития от 11.01.2007 № 79.
  • Приказ Минздрава № 1030 от 04.10.1980.

Оформление книги не является обязательным, но помогает систематизировать информацию обо всех больничных и работниках, временно отсутствующих на рабочем месте по причине своего недуга. Также учет листков временной нетрудоспособности необходим для реализации следующих целей:

  • правильный расчет трудодней;
  • защита от наказания за прогулы;
  • выявление виновных лиц, допустивших нарушение в производственном процессе (больничный формуляр подтверждает временное отсутствие на работе).

Если принято решение организовать ведение журнала на предприятии, то нужно учесть некоторые правила его заполнения. Документ должен быть обязательно зарегистрирован с присвоением инвентарного номера. Внесение сведений осуществляется ручкой одного цвета (черной или синей). Не допускаются зачеркивания или исправления в журнале: возле каждой правки должна стоять подпись и фамилия должностного лица, внесшего изменения.

Обязательна ли регистрация?

Все сотрудники могут обратиться за медицинской помощью в свою поликлинику для подтверждения своего самочувствия. Выданный листок нетрудоспособности заболевшему работнику будет служить доказательством законного отсутствия на рабочем месте. Без такого бланка поход в учреждение здравоохранения может приравняться к прогулу.

Помимо этого, больничный лист дает право трудящемуся на получение пособия на период болезни.

Ведение журнала учета и регистрации больничных листков на предприятии предназначено для следующих целей:

  • систематизация хранения сведений документов;
  • быстрый поиск необходимого бланка при проведении проверок налоговыми органами и специалистами ФСС;
  • отслеживание срока предъявления документа в бухгалтерию компании;
  • возможность контролирования лимита оплачиваемых дней по временной нетрудоспособности;
  • общий анализ заболеваемости персонала в организации для полной оценки текущего положения;
  • планирование профилактических действий по укреплению здоровья персонала;
  • разрешение претензий по утере листков нетрудоспособности.

Для сотрудников кадровых служб журнал учета оказывает помощь при подсчете дней отпуска (если заболевание получено в отпускной период).

Законодательно составление журнала не является обязательным условием для предприятий, необходимость его ведения принимается решением руководства в каждой компании индивидуально (если есть производственная необходимость).

Какую форму использовать?

Унифицированного бланка для заполнения журнала нет. Структура и содержание документа разрабатывается самостоятельно на предприятии, допускается заполнение уже существующих бланков.

Форма журнала для регистрации листков нетрудоспособности утверждается приказом начальника предприятия, в качестве приложения может выступать инструкция по его заполнению для специалистов кадрового отдела.

В конце года журнал пронумеровывается, сшивается ниткой, скрепляется подписью главы компании и печатью.

Кто обязан вести журнал

Назначение ответственного лица – задача руководителя фирмы. Как правило, им становится кадровик. О том, что к числу функциональных обязанностей работника кадрового аппарата добавилась обязанность ведения журнала листков, подтверждающих нетрудоспособность, выносится соответствующий приказ. Служащий ознакамливается с ним под подпись.

В функции ответственного работника входят:

  • своевременное заполнение книги;
  • внесение правильных сведений или правка неверных данных;
  • прикрепление больничного листка к личному делу сотрудника;
  • гарантия сохранности учетных документов.

Ненадлежащее исполнение служебных обязанностей может привести к дисциплинарной ответственности. Серьезное нарушение сотрудников отдела кадров — утрата больничного формуляра. В таком случае предприятие готовит запрос на имя медицинского учреждения для оформления нового бланка нетрудоспособности.

По окончании календарного года или же после заполнения всех страниц журнал передается на хранение в архив. Об этом составляется специальный акт.

Читайте также:  Сумма отпускных – ниже МРОТ: надо ли доплачивать

Какие сведения вносить

В книге регистрации листков нетрудоспособности должны присутствовать следующие графы для заполнения:

  • персональные сведения о работнике (указывается Ф. И. О. и должность лица);
  • серийный номер формуляра нетрудоспособности;
  • дата выдачи листка;
  • наименование медицинского учреждения, которым был выдан документ;
  • основание для оформления больничного (личное заболевание или уход за близким родственником);
  • дата начала и окончания периода, когда служащий не исполнял свои обязанности;
  • численность суток, на протяжении которых он отсутствовал на рабочем месте (от этих показателей зависит расчет больничного пособия);
  • примечания;
  • подпись сотрудника, который принял на хранение журнал.

На практике часто возникают вопросы касательно оформления дополнительной тетради, где отображаются сведения обо всех больничных листах, испорченных или потерянных во время хранения на предприятии. Этот вид учета не нужен: только больницы оформляют ведомости по сохранности и использованию бланков нетрудоспособности.

В случае потери или порчи бланка предприятие инициирует процедуру восстановления. С этой целью сам работник или администрация фирмы обращаются в больницу за изготовлением дубликата бюллетеня.

Как правильно заполнять учетно-регистрационный журнал

журнал регистрации листков нетрудоспособности
Поскольку законодательство не определяет строгой формы ведения журнала учета и регистрации больничных листов, образец его заполнения должен был установлен локальными нормативными актами предприятия, где должны содержаться инструкции по его оформлению и ведению.

Организация может самостоятельно разработать и изготовить этот документ, либо приобрести уже готовый журнал у продавцов канцелярских принадлежностей.

Кадровое делопроизводство подразумевает внесение данных о каждом больничном листе с указанием даты документа. При этом в обязательном порядке должны вноситься следующие данные:

  • наименование документа (журнал учета листков нетрудоспособности);
  • название предприятия;
  • дата начала и окончания;
  • длительность хранения;
  • подпись уполномоченного сотрудника (в некоторых случаях подпись проставляется на всех листах).

Все листы книги регистрации листков нетрудоспособности должны быть сшиты и закреплены печатью и подписью главы организации. Все графы в журнале следует пронумеровать, а каждой внесенной в книгу записи следует присвоить порядковый номер. Также каждая из записей должна отражать:

  • информацию о сотруднике (ФИО, должность);
  • номер листка нетрудоспособности;
  • название медицинского учреждения, выдавшего больничный лист;
  • даты начала и окончания больничного;
  • срок действия больничного листа.

Наличие зачисток, применение корректирующего штриха в книге недопустимо. В случае допущения ошибок следует их пояснять в графе «примечания», там же можно отметить ошибочно внесенные данные.

Поскольку после регистрации в кадровой службе листки нетрудоспособности передаются бухгалтеру, в журнале желательным является наличие графы для росписи получившего документ бухгалтера. Это дает возможность определить подразделение, в котором был утрачен лист нетрудоспособности при возникновении такой ситуации.

Образец заполнения

Добавить комментарий

Adblock
detector