Авансовый отчет по форме АО-1 — скачайте бесплатные бланки и образцы заполнения в Excel, Word, PDF

Авансовый отчет – это документ, который оформляется с целью учета средств, выданных сотрудникам для выполнения определенного служебного задания (поездки в командировку, закупки ГСМ для транспорта организации и т. д.). Его составление необходимо для подтверждения израсходованных подотчетными лицами сумм.

Отчет формируется вручную или с помощью программных средств, например, прикладного решения 1С. Документ предоставляется подотчетным лицом в бухгалтерию в течение 3 дней с момента израсходования средств или возвращения из командировки.

Как заполнять авансовый отчет?

Для составления авансового отчета используется форма АО-1. В нее вносятся следующие сведения:

  • Номер и дата составления отчета.
  • Наименование организации, коды по ОКПО и ОКУД.
  • Наименование структурного подразделения.
  • ФИО и должность подотчетного лица.
  • Сумма аванса.
  • Назначение аванса.
  • Информация об остатке/перерасходе аванса.
  • Информация о приложениях, подтверждающих израсходованные средства (билеты, кассовые и товарные чеки, квитанции и т. д.).
  • Подписи руководителя, главного бухгалтера, бухгалтера.
  • Расписка подотчетного лица с подписью.

Читайте также:  Порядок проведения и оформления инвентаризации имущества

Хватит тратить время на заполнение шаблонов и бланков

Сервис КУБ помогает выставлять счета за 20 секунд и готовить другие документы без единой ошибки, за счет полной автоматизации заполнения шаблонов.

КУБ – новый стандарт выставления и отправки счетов покупателям.

Начать использовать КУБ прямо сейчас

14 дней
БЕСПЛАТНЫЙ ДОСТУП

Образец заполнения бланка авансового отчета

Правильно оформить авансовый отчет 2021 года вам помогут образы заполненных бланков, которые представлены для бесплатного скачивания в разных форматах.

В каком случае применяется АО

Авансовый отчет заполняется подотчетным лицом с целью подтверждения целевого использования денежных средств. При этом денежные средства могут быть выданы как на командировку, так и под отчет на конкретные цели.

Заполнение АО предусмотрено Указанием Банка России N 3210-У от 11.03.2014 г., в котором говорится, что подотчетное лицо, написавшее заявление на наличные деньги (с указанием суммы и срока) и получившее их по расходно-кассовому ордеру, должно предоставить АО.

Как подтверждать расходы

Расход выданных под отчет средств подтверждается с помощью приложенных к АО чеков, накладных и других расчетных документов. Причем:

  • в чеке должна указываться не товарная группа (Канцтовары, Хозтовары), а конкретный товар. Если указана товарная группа, подотчетное лицо должно расписать на оборотной стороне документа все, что было приобретено и по какой цене. Но ревизоры такие документы не любят.
  • расходы должны быть осуществлены в рабочее время в рабочий день. Причины совершать расходы в другой период должны быть аргументированы.

Что, если не подтверждать

В случае отсутствия расчетных документов, подтверждающих расход подотчетных средств, потраченные средства не могут быть списаны на хозяйственные нужды предприятия с целью уменьшения прибыли, так как их правомерное использование не доказано. Деньги считаются доходом сотрудника и с них удерживается НДФЛ.

Хотите автоматизировать процесс составления авансовых отчетов и других документов и избежать ошибок при их заполнении? Воспользуйтесь сервисом КУБ.

Хватит тратить время на заполнение шаблонов и бланков

Сервис КУБ помогает выставлять счета за 20 секунд и готовить другие документы без единой ошибки, за счет полной автоматизации заполнения шаблонов.

КУБ – новый стандарт выставления и отправки счетов покупателям.

Читайте также:  Должностная инструкция бухгалтера по расчету заработной платы

Начать использовать КУБ прямо сейчас

14 дней
БЕСПЛАТНЫЙ ДОСТУП

Пошаговая инструкция

В организации заполнением авансового отчета занимаются подотчетный сотрудник и бухгалтер.

Сотрудник, получивший авансовые средства, заполняет лицевую сторону. Необходимо указать информацию:

  • краткое, полное наименование организации, ее код в соответствии с классификацией ОКПО;
  • реквизиты документа — его номер и дату;
  • далее необходимо оставить место для визирования отчетности руководителем компании — после проверки документа бухгалтером руководитель ставит свою подпись, дату и указывает подотчетную сумму прописью;
  • фамилию, имя и отчество подотчетного лица, его должность, табельный номер и структурное подразделение;
  • назначение выданной подотчет суммы.

После внесения первичной информации подотчетному служащему необходимо заполнить табличную часть отчета.

Если руководствоваться формой АО-1, то сотруднику надлежит вписывать сведения в левую и правую таблицы.

В левой таблице указываются данные об авансированных денежных средствах:

  • общая сумма;
  • денежная единица аванса — рубль или иностранная валюта;
  • остаток или перерасход (при наличии).

В правой таблице приводятся бухгалтерские сведения: счета и субсчета, по которым проводится аванс, с указанием точных размеров затрат. Эту часть заполняет бухгалтер.

Далее необходимо прописать оправдательную документацию: количество чеков и квитанций, подтверждающих расход.

В лицевой части документа отведено место для резолюции главного бухгалтера. После проверки сведений таблицы и документов, предоставленных в срок, главбух прописывает цифрами и прописью отчетную сумму.

Если по авансу образовался перерасход или, наоборот, остаток денежных средств, отразите это в отчетности. Указывается и приходный (расходный) кассовый ордер, на основании которого были произведены операции с остатками.

После табличной части ставят подписи бухгалтер, кассир и главный бухгалтер.

Далее заполняем оборотную сторону.

В первую очередь в таблице приводятся реквизиты и наименование всех приложений — подтвердительной документации (чеки, счета, билеты, квитанции). Прописывайте не только их номер и дату, но и точную учетную сумму и счета, субсчета, по которым будут проводиться операции. Табличную часть оборотной стороны заверяет своей подписью лицо, которое получило аванс.

Читайте также:  Нематериальные активы в российской и международной практике

В завершении оформляется расписка бухгалтера, которая отрезается и передается служащему. Отрезная часть подтверждает факт того, что сотрудник отчитался за выданный аванс и предоставил все необходимые документы. Бухгалтер под свою подпись заполняет данные: Ф.И.О. ответственного работника, реквизиты АО-1, сумму аванса прописью, количество оправдательных документов и дату, в которую отчитался служащий. Бухгалтер подписывает документ, только если отчетность предоставлена в положенный срок.

почему куб удобнее

Удобное выставление счетов онлайн

Моментальная отправка счетов на e-mail вашему покупателю

Контроль задолженности по каждому покупателю

Управленческая отчетность

Упорядоченное хранение всех ваших документов

Скидка 20% на бухгалтерское обслуживание от вашего бухгалтера

Хватит тратить время на заполнение шаблонов и бланков

Сервис КУБ помогает выставлять счета за 20 секунд и готовить другие документы без единой ошибки, за счет полной автоматизации заполнения шаблонов.

КУБ – новый стандарт выставления и отправки счетов покупателям.

Начать использовать КУБ прямо сейчас

14 дней
БЕСПЛАТНЫЙ ДОСТУП
Нужна помощь по заполнению документов или консультация?

Получите помощь экспертов бухгалтеров по подготовке документов

+7

[email protected] kub-24

Как оформить авансовый отчёт онлайн?

Авансовый отчёт заполняется в одном экземпляре и подаётся в бухгалтерию лицом, получившим финансовые средства из кассы организации — это может быть как штатный сотрудник, так и физическое лицо, заключившее договор оказания услуг либо договор подряда.

Стандартный бумажный документ, как правило, готовится совместными усилиями подотчетного сотрудника и бухгалтера организации, что требует массы времени от обоих. Во-первых, из-за большого количества ошибок вследствие человеческого фактора, а во-вторых из-за множества дублирующих ручных операций. Не редки и такие проблемы, как сдача авансовой отчетности не в срок или без необходимых подтверждающих документов.

Именно поэтому на смену бумажному рутинному процессу пришел электронный формат, который позволил подотчетным сотрудникам легко и быстро справляться с заполнением авансовых отчетов без посторонней помощи, а бухгалтерам значительно экономить драгоценное время на постоянных корректировках и пересылках документации.

Сегодня существует множество инструментов, которые позволяют заполнить авансовый отчет онлайн, а также проверить и утвердить его. За пример возьмем облачное приложение Hamilton Авансовый отчёт, которое автоматизирует этот узкоспециализированный бизнес-процесс максимально комплексно, позволяя всем его участникам работать с документацией и обмениваться информацией в единой онлайн среде.

ПОСМОТРЕТЬ ПРИЛОЖЕНИЕ

Предположим, сотрудник купил бумагу и картридж для офиса, после чего ему необходимо отчитаться по понесенным расходам. Для этого он заходит в приложение с любого мобильного устройства из любой локации и создает электронный авансовый отчет. Так как большая часть информации за сотрудника заполнена по умолчанию, ему остается внести свои расходы и прикрепить к ним фото подтверждающих документов. По необходимости, сотрудник также может оставить комментарий для проверяющего лица, после чего он одним кликом отправляет отчет на следующий шаг.

Заполняя авансовый отчет онлайн, сотрудник тратит на него считанные минуты, а бухгалтер всегда получает правильно оформленный документ. Более того, приложение автоматически формирует все бухгалтерские проводки и легко интегрируется с любой ERP. Все печатные формы также сформируются в автоматическом режиме.

Читайте также:  Как принять к учёту основные средства в 1С:Бухгалтерия 8

Что касается руководителя, то он всегда находится в курсе всех расходов сотрудников, а также имеет доступ к электронному архиву и необходимой отчетности. Подписать документацию руководитель может прямо в приложении электронной цифровой подписью (ЭЦП) — по желанию, такую функцию можно подключить для каждого участника бизнес-процесса. В последней редакции Федерального закона от 22.05.03 №54-ФЗ указано, что подотчетный сотрудник вправе получить квитанцию электронного приходного документа для ее заверения электронной подписью.

Такая цифровизация авансовых отчетов помогает компаниям экономить на бизнес-процессе до 50% времени до 40% расходов, позволяя всем его участникам комфортно и точно в срок работать и взаимодействовать. Для того чтобы убедиться в этом, читайте как в компании Бондюэль сократили время на обработку авансового отчета до 10-ти минут и ускорили выплаты в 4 раза?

Электронные подтверждающие документы

При оформлении авансового отчета в бумажном или электронном виде все указанные в нём расходы должны быть обязательно подтверждены приложениями в виде контрольно-кассовых чеков, товарных чеков и накладных, транспортных билетов и посадочных талонов, бланков строгой отчетности и квитанции. Предоставить только кассовые чеки бывает недостаточно, так как требуется подтверждение не только факта оплаты, но и факта получения товара или услуги. В этом случае к кассовому чеку необходимо приложить, например, товарный чек.

Сегодня всё больше подтверждающих расходы документов выпускается также в электронном виде — билеты на транспорт, ваучеры на проживание, кассовые чеки — всё это мы получаем на электронную почту или в виде SMS. Поэтому приложить такие документы к авансовому отчету можно также в электронном виде онлайн и далее в виде распечатки на листе. Если подтверждающий документ составлен на иностранном языке, переводить необходимо только ту часть, которая непосредственно относится к авансовому отчету.

Независимо от того, электронный подтверждающий документ или бумажный, он в обязательном порядке должен содержать все необходимые реквизиты и отражать ряд сведений о продавце и покупке. После середины 2021 года все эти данные проверяются сотрудниками налоговой службы в автоматическом режиме — по введенным правилами электронный кассовый чек должен содержать QR-код, по которому можно проверить соответствие совершаемой покупки действующему законодательству.

Итак, подтверждая авансовый отчет с онлайн-чеком, помните, что он должен содержать определенную информацию:

  1. сведения о системе налогообложения, применяемой магазином;
  2. признак платежа;
  3. заводской и регистрационный номер кассового аппарата;
  4. номер смены;
  5. электронный адрес почты/адрес сайта магазина.

Только такой онлайн-чек может являться подтверждением расходов, указанных в авансовом отчете, печать или подпись на нем в этом случае не обязательны. Больше об электронных подтверждающих документах для авансовых отчетов читайте в материале Подотчет с 1 июля 2019.

Типичные ошибки в авансовых отчетах

Заполнение и соответствие первичной документации установленным нормам контролируются достаточно строго, поэтому не стоит допускать небрежности при их оформлении.

Наиболее часто при оформлении авансовой отчетности встречаются такие ошибки, как:

  • не полностью заполненные либо вовсе отсутствующие бланки;
  • наличие расходов, не имеющих достаточного подтверждения;
  • приложение копий подтверждающих документов вместо оригиналов;
  • отсутствие одной из подписей ответственных лиц в документе.

Этих и многих других ошибок в оформлении авансовой отчетности отлично помогает избежать автоматизация бизнес-процесса, о которой шла речь выше.

Добавить комментарий

Adblock
detector