Автоматизация бухгалтерского учета – важная задача, решение которой положительно влияет на функционирование любого предприятия. Как автоматизировать и оптимизировать бухучет? Как сделать бухгалтерский учет понятным и простым? Как упростить рутинные операции и избавить бухгалтеров от лишней работы? Решение есть –
СБИС!
СБИС возьмет на себя по-настоящему важные задачи учета и отчетности. СБИС – это комплексное многофункциональное решение для предприятия любого размера и направления, с возможностью использования как на постоянном рабочем месте, так и дистанционно онлайн из любой точки земного шара.
Мы уже касались этой темы на федеральном вебинаре «Фишки СБИС. Как сделать работу бухгалтера удобнее и проще?», с записью которого вы можете бесплатно ознакомиться на нашем канале в Youtube:
Автоматизация работы предприятий, в том числе и бухгалтерского звена, стала крайне актуальна на фоне текущей мировой ситуации с изоляцией и отсутствием возможности личностного взаимодействия. В связи с чем, как никогда остро перед каждой фирмой встает вопрос срочности внедрения автоматизации и выбора информационной цифровой платформы.
Объективные и субъективные причины автоматизации.
К объективным причинам автоматизации (например, изменения в законодательстве, предусматривающие переход на электронную отчетность, необходимость вести электронный документообмен с серьезным партнером и т.п.), прибавилась новая причина, звучащая довольно философски: изменение парадигмы бытия, предполагающая минимизацию или полный запрет социальных контактов, взаимодействие посредством электронных каналов связи. Если раньше компания не смотрела в сторону цифровизации и чувствовала себя вполне успешно, то в онлайн-реальности такое практически невозможно.
К субъективным причинам автоматизации учета относятся исключительно те, которые продиктованы состоянием внутренних процессов в конкретной компании или позицией ее руководства.
Читайте также: Проводки по налогам и сборам
Тревожные «звоночки» внутри компании, говорящие о том, что бухгалтерии нужны новые технологии:
- систематические ошибки при начислении,
- чехарда в сроках выплаты заработной платы и компенсаций сотрудникам,
- задержки по сдаче отчетности в контролирующие органы,
- задержки в расчетах и выплатах налоговых платежей,
- несоблюдение поставленных сроков по подготовке отчетности для руководства компании,
- задержки платежей контрагентам,
- высокие затраты на содержание бухгалтерии.
Ключевые цели автоматизации бухгалтерии:
- сокращение издержек (за счет оптимизации системы налогообложения, минимизации штрафных санкций за ошибки и просрочки, расходов на бумагу и расходники, почтовые услуги и т.п.),
- повышение эффективности труда подразделения,
- повышение управляемости и прозрачности предприятия.
Как эти цели реализуются на практике, какие процессы меняются?
- систематизируется информация о движении финансов предприятия,
- сопоставление систематизированных данных, то есть усиление аналитики,
- минимизация ошибок в расчетах,
- увеличение скорости работы по подготовке документации и сдачи отчетности,
- меньше документов уходит «на печать», сокращается статья расходов на почтовую и курьерскую пересылку документации, на бумагу и расходные материалы,
- уходят в прошлое вечерние, а то и ночные, переработки бухгалтеров.
Неисключительные права
Большинство приобретаемых программ и систем имеют неисключительные права и покупаются по лицензионному или сублицензионному договору. Такой вид права не может быть отнесен к нематериальным активам (п. 3 ст. 257 НК РФ). Поэтому неисключительные права списывают на счета затрат в составе прочих расходов ( пп. 26 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Как это часто бывает, мнение налоговых органов не совпадает с мнением судов. Если вы не хотите тратить время на судебные разбирательства, безопаснее списывать затраты на приобретение программ для ЭВМ равномерно в течение срока использования. Имейте в виду, что суды рассматривают порядок списания расходов, который закреплен в учетной политике организации. Если вы решили списывать затраты на приобретение неисключительных прав единовременно, не забудьте прописать этот пункт в своей учетной политике.
При кассовом методе в расходы включаются фактически оплаченные суммы ( п. 3 ст. 273 НК РФ).
В бухгалтерском учете неисключительное право на использование программы учитывается в составе расходов будущих периодов на счете 97 ( п. 39 ПБУ 14/2007). Списывать такие расходы нужно на протяжении срока действия договора. Способ списания затрат на приобретение неисключительных прав нужно закрепить в учетной политике. Чтобы не возникло временных разниц, установите единый срок использования программы в бухгалтерском и налоговом учете.
Если срок в договоре не прописан, организация может установить его самостоятельно в соответствующем приказе. Но в данном случае безопаснее руководствоваться нормами Гражданского кодекса (ст. 1235) и устанавливать срок использования программы на 5 лет.
Так как неисключительное право на программные продукты у правообладателя — объект НМА, лицензиату (получателю) следует вести учет этого объекта на забалансовом счете (п. 39 ПБУ 14/2007). Планом счетов специального счета для этих целей не предусмотрено, поэтому можно открыть специальный забалансовый счет, например 012.
Проводки при покупке неисключительных прав:
Дебет 97 Кредит 60 — приобретено право использования программы (разовый платеж);
Дебет 012 — лицензия (право) на программу учтена на забалансовом счете;
Дебет 20 (23, 25, 26, 44) Кредит 97 — списана часть расходов будущих периодов (ежемесячно).
При продлении лицензии на программу затраты также учитываются равномерно (счет 97).
Читайте также: Простая памятка для корректного забалансового учета
Важно! Использование пиратских программ наказуемо (ст. 1252 ГК РФ, ст. 146 УК РФ).
Робот или человек?
В основе автоматизации бухгалтерского учёта лежит передача некоторых функций от человека к технике.
Какие операции выполняет техника при автоматизации бухучета:
- вычисления (вычисление налогов и сборов, итоговых показателей),
- создание нужных выборок и сводных отчётов,
- заполнение бланков,
- хранение данных.
Не нужно заблуждаться, думая, что автоматизация бухгалтерии (особенно если речь идет об отделе или большом подразделении), заменит полностью людей. Она берет на себя исполнительские функции, ключевые решения остаются за специалистом. Зарегистрировать документ впервые в базе, отразить операции в системе, проанализировать систематизированные данные, в конце концов – принять экстраординарное решение о немедленном удалении данных – все эти задачи по-прежнему на бухгалтере. Причем, на специалисте с высокой квалификацией.
Фишки автоматизации СБИС.
Расскажем подробнее об инструментах СБИС, которые сокращают ошибки и уменьшают трудозатраты.
Возможность быть в курсе новостей в режиме 24/7.
Получайте уведомления о новых документах, задачах, сообщениях и другой важной информации в режиме 24/7, причем, уведомлять система будет только о тех новостях, на которые подпишется специалист.
Для подписки нужно указать номер телефона и адрес электронной почты в личном кабинете. Сообщение может быть отправлено на различные каналы связи: по Вайберу, смс-сообщением, письмом на электронную почту и др. Также можно настроить оповещение на определенное время и определенные дни недели.
Работа с первичными документами
Упрощайте приемку и обработку первички. Если вы получаете ТОРГ-12, счета-фактуры и УПД в бумажном виде – загружайте в СБИС сканы документов или фото, которые будут распознаны, переведены в электронный вид и проведены автоматически. Это уменьшает количество шибок, которые возникают при ручном вводе. СБИС умеет распознавать любые форматы документов: *.xml, *.png, *.xls, *.pdf, *.jpg и другие
Сверка НДС.
Вы уверены, что все в порядке с отчетностью у вашего контрагента? Как известно, налоговики проводят очень тщательную проверку данных о счетах-фактурах по контрагентам. Расхождения могут привести к штрафным санкциям и увеличению налога.
Автоматизированный функционал СБИС позволит проверить каждую счету-фактуру на предмет регистрации контрагента, корректности его реквизитов, совпадения суммы у вас и контрагента. Причем, возможно сделать проверку как по одному документу, так и подготовить сводный отчет по всем налоговым декларациям по налогу на добавленную стоимость.
Сверка с бюджетом.
Ноу-хау автоматизации – возможность в автоматическом режиме увидеть себя «глазами» налоговой. С помощью автоматизированной системы СБИС можно получить выписки по всем налогам и организациям из всех инспекций. Причем, данные будут систематизированы, оформлены в простую и понятную таблицу.
Читайте также: Что такое отложенный налог на прибыль и как его учитывать?
Налоговый анализ
СБИС не только соберет все налоги, но проведет анализ на предмет оптимизации налоговой системы предприятия. Рассчитайте налоговую нагрузку, сравните ее со средними показателями по отрасли и получите рекомендации по смене режима в тех случаях, если есть существенные преимущества использования другой системы налогообложения.
Финансовый анализ
Кроме получения информации по всем налогам, СБИС проведет финансовый анализ работы вашего предприятия, дав точный расчет, на сколько эффективно идет хозяйственная деятельность. Вы сможете контролировать рыночную и балансовую стоимость активов, оценить кредитоспособность предприятия и составлять прогнозы на будущее.
Нулевку сдаст робот.
Если компания по каким-то причинам не ведет деятельность и требуется сдача нулевой отчетности, то эта отчетность будет сформирована автоматически. Более того, она и сдана будет тоже автоматически, без участия специалиста.
Красная кнопка или «то, что было вчера – не было никогда»
.
На случай форс-мажора существует возможность одномоментно «обнулить» все данные управленческой отчетности. Такая функция получила название среди бухгалтеров — «красная кнопка». Причем, информация не исчезнет безвозвратно, не будет стерта – она переместится в облако. Никто, кроме владельца «красной кнопки» не имеет возможность разблокировать данные. Технология имеет такую степень защиты, что восстановить данные сторонним пользователям невозможно.
Электронный документооборот без роуминга.
Технология SignedOnPage позволяет обмениваться документами с контрагентами без оглядки на то, к какому операторы вы подключены. К письму прикрепляется ссылка на защищенную страницу с документами. Контрагенты при помощи электронной подписи обеспечивают себе доступ к этим документам.
Умный поиск документов.
Причем, из массива данных не так просто вытащить именно тот документ, который нужен здесь и сейчас. Поиск документа нередко занимает много времени. Совсем недавно на рынке был проанонсирован новый алгоритм поиска, который позволяет не дожидаться загрузки всего списка найденных вариантов. Возможно прервать поиск в момент нахождения нужного документа.
Уполномоченная бухгалтерия для специалистов
Крупным коммерческим предприятиям, аутсорсинговым компаниям, а также бюджетным организациям СБИС обеспечит подготовку и сдачу отчетности для неограниченного количества компаний. Одним кликом можно моментально отправлять любое количество отчетов без дополнительных настроек доверенности и ЭЦП (эти настройки достаточно сделать один раз и использовать их автоматически).
Анализ контрагентов
Налоговые органы требуют проявления должной осмотрительности при работе с поставщиками и подрядчиками. СБИС автоматизирует проверку контрагентов, предоставляя полные данные о фирме – партнере, ее организационных и финансовых данных. Избегайте сюрпризов со стороны контрагентов и штрафов со стороны контролирующих органов.
Переводим бухгалтера на удаленку.
Согласно законодательству РФ, сотрудник может перейти на удаленку, если он обучен работе с компьютерной техникой и у него есть доступ к каналам связи, в том числе к интернету. Еще одно требование, которое предусматривает ТК, не связано напрямую с работодателем, однако оно не менее важное — домашние условия сотрудника должны позволять ему работать удаленно.
Для перевода бухгалтера на работу из дома, прежде всего, нужно получить согласие сотрудника и заключить с ним дополнительное соглашение к трудовому договору. В документе нужно прописать ключевые аспекты удаленной деятельности: дата перевода на дистанционный формат работы, адрес рабочего места сотрудника, средства связи и способ обмена данными, способы отчетности, какое оборудование передается сотруднику для удаленной работы. Очень важно документально прописать требования по защите данных компании, о неразглашении коммерческой тайны.
На «железе» бухгалтера должно быть установлено все необходимое для работы ПО с кодами доступа. Допускаются различные способы доступа к данным: работодатель может обеспечить удаленный доступ к стационарному рабочему месту или дать доступ к личным кабинетам электронных сервисов контролирующих органов, портала госуслуг и др.
Как быть с электронной подписью? Чтобы оформить бухгалтеру электронную подпись для удостоверения отчетности, прежде необходимо выписать этому специалисту доверенность на право использования электронной подписи от имени организации. Делать это рекомендуется в случае, если подписывать документы нужно постоянно. Полномочия по визированию должны быть очерчены предельно четко.
Обновление программ, абонентское обслуживание
Дебет 20 (23, 25, 26, 44) Кредит 60 — списаны затраты на обновление (обслуживание) программы.
Чаще всего компьютерные программы имеют неисключительные права использования. Учет таких программных продуктов следует вести с применением счета 97 «Расходы будущих периодов» и списывать равномерно в течение срока действия договора. Не стоит путать обновление программ с их продлением, ведь учитывать эти расходы нужно по-разному.
Если у вас возник вопрос по бухгалтерскому или налоговому учету, наши эксперты всегда готовы помочь в его решении.