Переход на электронные путевые листы и транспортные накладные: Минтранс запустил пилотный проект

В чем смысл эксперимента

В рамках пилотного проекта участники автомобильных перевозок будут формировать необходимые документы в электронном виде и передавать их друг другу и в Минтранс с помощью информационной системы «Безбумажные перевозки пассажиров и грузов» («Суперсервис 22»). Сейчас она находится в стадии разработки. До 31 октября будет запущена часть системы, после чего начнется сбор обратной связи, анализ и доработка.
Минтранс планирует, что перевод транспортных документов в цифровой формат позволит сделать документооборот прозрачным для отправителей и получателей грузов, компаний-перевозчиков и контролирующих органов, включая ФНС, МВД и проч. Участники перевозок будут экономить время и деньги на оформлении первички.

Где и когда пройдет эксперимент

Эксперимент продлится один месяц — с 1 по 30 октября 2020 года.

Пилотный проект развернется на территории шести регионов: Республики Татарстан, Краснодарского края, Москвы, Московской, Рязанской и Калужской областей. Минтранс намерен привлечь к нему крупнейших региональных перевозчиков. Участие в пилотном проекте добровольное. На время эксперимента компании одновременно с электронными продолжат оформлять бумажные транспортные документы.

Заполнить путевой лист со всеми необходимыми реквизитами в специальном сервисе

Как оформить путевой листок легковой автомашины

Инструкция по оформлению путевого бланка легкового авто (ф. № 3) отмечена в распоряжении Минтранса РФ от № 152 18.09.2008 года. Оформлением данных документов занимаются водители с последующей проверкой диспетчерами автопредприятия. На фирмах, с отсутствием диспетчерской службы, оформлением путевки занимается водитель, который управляет ТС или сам директор, если у него нет в штате водителя. При оформлении бланка, пробег ТС требуется записывать на базе данных спидометра.
Об особенностях оформления путевых документов сказано в пояснении Росстата № ИУ-09-22/257 от 03.02.2005 года, в котором отмечено, что на лицевой стороне путевки ставится штамп автопредприятия. В изменениях, принятых в последнее время, сказано, что если путевой листок выписан на стандартном бланке, то можно его на штамповать.

Читайте также:  Инвентаризация незавершенного производства: в строительстве и на производстве, порядок проведения, проводки, приказ

Заполнять показатели приборов нужно, как перед выпуском на линию, так и при возвращении в место стоянки. Заполняются данные датчика топлива, спидометра и прочей аппаратуры.

При заполнении путевок требуется:

  • Обеспечить техосмотр автомашины, который должен выполнить автомеханик, после чего расписаться в выданном документе перед выездом ТС.
  • Обеспечить проверку здоровья водителя, которую должен выполнить медработник, с указанием даты и времени проверки, и установки подписи и записи, разрешающей выезд ТС на линию.

Порядок оформления путевого листка заключается в следующем:

  1. Вверху лицевой страницы бланка слева заносятся:
  • Дата выписки путевки.
  • Наименование учреждения-владельца ТС.
  • Реквизиты шофера.
  • Сведения о ТС.
  • Время выезда на линию.
  • Время возвращения в исходный пункт.
  • Запись о медосмотре, с указанием реквизитов медработника.
  1. В правом блоке документа заполняется:
  • Коды из учредительных документов учреждения.
  • Номер документа.
  • Показания спидометра.
  • Реквизиты автомеханика, осуществляющего техосмотр.
  • Вид горючего.
  • Объем заправляемого топлива.
  1. В нижнем блоке документа отмечается:
  • Подпись автомеханика, удостоверяющего исправность авто.
  • Подпись водителя.

О том, как грамотно заполнить путевой листок, посмотрите видео

(Видео: “Как правильно заполнить путевой лист”)

Электронная транспортная накладная (ЭТрН)

Транспортная накладная — документ, который подтверждает наличие договора на перевозку, служит основанием для учета оказанных транспортных услуг и для расчетов с перевозчиком. Документ включает в себя сведения, необходимые для организации грузоперевозки. В том числе:

  • сроки доставки, погрузки и разгрузки груза;
  • штрафы за простой или недоставку груза;
  • вместимость, грузоподъемность транспортного средства (ТС);
  • особые условия доставки груза (температурный режим, сроки хранения, класс опасности перевозимого вещества) и проч.

Формировать транспортные накладные в веб‑сервисе для ведения учета и сдачи отчетности Формировать бесплатно

В ходе эксперимента грузоотправители, перевозчики и грузополучатели будут передавать ЭТрН через своих операторов электронного документооборота; фиксировать изменения статуса перевозки, завершение доставки или возврат. Каждый из участников организует работу в своей автоматизированной программе.

Схематично обмен ЭТрН будет выглядеть так:

1. Грузоотправитель создает транспортную накладную в электронном виде, подписывает усиленной квалифицированной электронной подписью (КЭП), присваивает уникальный идентификационный номер и отправляет через оператора ЭДО.

2. Перевозчик получает ЭТрН. На этапе погрузки заполняет поля, предназначенные для указания времени прибытия транспортного средства и описания фактического состояния груза. Подписывает документ усиленной КЭП и отправляет своему оператору ЭДО.

Получить сертификат усиленной квалифицированной электронной подписи через час

3. Оператор ЭДО перевозчика проверяет полученные данные и отправляет ЭТрН грузополучателю, грузоотправителю и в информационную систему «Суперсервис 22».

4. Система «Суперсервис 22» верифицирует данные о грузоотправителе, грузополучателе и перевозчике с ФНС, а о транспортном средстве с МВД. Если выявляются расхождения, информация через операторов ЭДО передается организациям-участникам перевозки для исправления.

Читайте также:  Основные и накладные расходы. Переменные и условно-постоянные расходы. Прямы и косвенные затраты.

5. На этом этапе участники грузоперевозки могут вносить в ЭТрН, которую они получили от оператора ЭДО перевозчика, юридически значимые изменения: проверка груза на маршруте, перенаправление груза, замена ТС или водителя и проч.

6. Грузополучатель фиксирует в ЭТрН время получения груза и оценку его состояния; указывает причины, если груз не принят или принят частично. Подписывает документ усиленной КЭП и через своего оператора ЭДО отправляет перевозчику, грузоотправителю и в ИС «Суперсервис 22».

7. Система «Суперсервис 22» проверяет сведения, поступившие от всех участников, и вносит изменения в реестр грузоперевозчиков (этот реестр должен быть создан в рамках проекта «Безбумажные перевозки пассажиров и грузов»). Кроме того, ИС «Суперсервис 22» открывает доступ к данным по завершенной грузоперевозке органам исполнительной власти.

У всех участников перевозки останутся зарегистрированные ЭТрН. Эти документы через оператора ЭДО можно будет передавать по запросу ФНС или других контролирующих органов.

Получайте требования из ИФНС и отправляйте запрошенные документы через интернет Подключиться

ВАЖНО

Напомним, что сейчас грузоотправитель создает транспортные накладные на каждую поставку в четырех экземплярах. Первичные документы нужно хранить не менее пяти лет (Федеральный закон от 06.12.11 № 402-ФЗ). Это усложняет работу, требует времени для обработки бумажных документов и места для хранения архива. Используя ЭТрН, организации будут быстрее оформлять транспортно-логистические операции. Снизится риск потери или порчи документов. Водители, экспедиторы и другие ответственные сотрудники получат доступ к документам в режиме реального времени. Это позволит быстро принимать решения на каждом этапе перевозки. Например, если грузополучатель не принимает часть товара, отправитель сможет оперативно, пока не закончился срок годности продукции, разрешить эту ситуацию.

Бланки и образцы

Для всех стандартных легковых автомобилей применяется исключительно единичная стандартизированная форма под номером 3. А вот грузовой транспорт, как мы уже сказали, рассчитывается по-другому. Здесь используется сразу 3 варианта:

  • 4-П. Такой вариант в основном используется для оплаты труда сотруднику, если используется повременной тариф.
  • 4-С. А этот выбор применяется к ситуациям, когда водитель осуществляет свою деятельность на основе сдельной оплаты. То есть, каждая отдельная поездка оплачивается в индивидуальном порядке.
  • 4-М. Этот бланк становится актуальным, если груз отправляется за границу, тогда используется особая форма.

Электронный путевой лист (ЭПЛ)

Путевой лист — внутренний документ перевозчика, который нужен для учета работы водителя и ТС. Кроме сведений о маршруте, пробеге, расходе ГСМ, в путевом листе обязательны отметки о предрейсовом медосмотре водителя и контроле техсостояния машины (подробнее см: «Как составить путевой лист, к которому не будет претензий у проверяющих»).

Сценарий работы с электронными путевыми листами предполагает следующие этапы:

  1. Перевозчик создает ЭПЛ, указывает в нем свои регистрационные данные, а также сведения о транспортном средстве, прицепе, водителе, адресах доставки.
  2. Медработник фиксирует в ЭПЛ дату и время предрейсового медосмотра водителя, вносит свои комментарии о пригодности его к рейсу и заверяет документ электронной подписью.
  3. Механик фиксирует в ЭПЛ дату и время предрейсового техосмотра транспортного средства, текущие показания одометра, остаток горючего, готовность к выезду в рейс и заверяет записи электронной подписью.
  4. Перевозчик подписывает путевой лист электронной подписью и через оператора ЭДО отправляет документ в ИС «Суперсервис 22.
  5. Информационная система сверяет данные о перевозчике и водителе с ФНС, о транспорте — с МВД. Если обнаружены ошибки, они фиксируются в «Суперсервисе 22» и через оператора ЭДО транслируются перевозчику. Последний устраняет недочеты и вновь отправляет ЭПЛ на рассмотрение. Если ЭПЛ не содержит ошибок, система «Суперсервис 22» присваивает ему уникальный идентификатор. Оператор ЭДО направляет перевозчику уведомление о присвоении электронному путевому листу идентификатора.
  6. Механик фиксирует в ЭПЛ дату и время послерейсового техосмотра транспорта, текущие показания одометра, остаток горючего, комментирует состояние ТС и заверяет сведения электронной подписью.
  7. Перевозчик вносит в ЭПЛ данные о прохождении контрольных точек, адреса доставки и прочие сведения, заверяет их электронной подписью и закрывает ЭПЛ.
  8. Через оператора ЭДО перевозчик отправляет закрытый ЭПЛ в систему «Суперсервис 22».
  9. На основании полученного файла «Суперсервис 22» вносит изменения в реестр перевозчиков и открывает доступ к ЭПЛ исполнительным органам власти.
  10. После возвращения водителя из поездки медработник указывает в ЭПЛ дату и время послерейсового медосмотра, вносит комментарии о состоянии водителя по итогам рейса и заверяет записи электронной подписью.

Отметим, что на каждом этапе сотрудники, которые задействованы в оформлении ЭПЛ, должны заверять данные своей электронной подписью. Однако пока в положении об эксперименте не уточняется, какой именно тип подписи нужен.

ВНИМАНИЕ

В ходе пилотного проекта сотрудник ГИБДД не сможет запросить сведения из ЭПЛ о транспорте, грузе и водителе. В электронном путевом листе нельзя указать данные о весогабаритном контроле или проставить отметки на контрольных точках. Нет в ЭПЛ и полей, куда можно вносить сведения о заправках, пробеге и пр. На данном этапе электронный путевой лист не является оперативным документом. Водитель на линии будет по-прежнему использовать бумажный вариант. Организаторы эксперимента рассматривают ЭПЛ в качестве фискального документа, наподобие кассового чека, который фиксируется в единой базе данных контролирующих органов.

Транспортные средства

как создать путевой лист в 1с

Этот справочник понадобится при добавлении автомобиля, когда приобретается новая машина или переводится из частной собственности в имущество предприятия. Или сотрудник решает выполнять рабочие задачи на своем личном автомобиле. В соответствующем справочнике нужно указать для машины:

  • Госзнак.
  • Номер и марка.
  • Кто является владельцем данного ТС. Частное лицо или предприятие.
  • Какого типа ресурс применяется, а также установленный норматив по его расходу.

1с 8 путевые листы

Ближайшие перспективы

Эксперимент по переходу на электронные путевые листы и транспортные накладные — это лишь часть масштабного проекта «Безбумажные перевозки пассажиров и грузов».

Читайте также:  Прослеживаемость товаров с 2021 года: за чем будут следить и как с этим жить

Итогом реализации этого проекта должен стать полный отказ от бумажных документов. Водители на линии будут предъявлять инспекторам ГИБДД абстрактный набор символов на телефоне, а инспекторы с помощью смартфона будут выходить в интернет и находить нужный документ по коду.

Кроме того, в рамках проекта должен появиться личный кабинет перевозчика на сайте госуслуг. В нем будет организовано рабочее пространство для оформления ЭПЛ и других документов, в том числе разрешений на перевозки крупногабаритных и опасных грузов, резервирование времени для пересечения госграницы и т.п.

Система «Суперсервис 22» будет работать в пилотном режиме до 2021 года. Предполагается, что к 2024 году она будет доработана и внедрена во всех регионах страны.

Безбумажные перевозки пассажиров и грузов упростят оформление и хранение путевых листов, облегчат согласование документа медицинским работником и техническим специалистом в рамках их зон ответственности. Государство же планирует получить инструмент контроля за перевозчиками, грузоотправителями и грузополучателями.

Учет

Помните, что путевой лист по сути является первичным бухгалтерским документом, то есть предоставляется вместе с декларацией при отчетности перед ФНС. Поэтому важность этого элемента сложно переоценить.

1с предприятие путевые листы

И поскольку на данном этапе еще не все перешли на новейшие конфигурации системы, многие компании тратят огромное количество ресурсов на этот вид отчетности. Особенно проблема актуальна для тех компаний, которые имеют в собственности множество транспортных средств, а также используют машины разных типов (легковые, грузовые, пассажирские).

При этом, если у организации установлена хорошая программа для автоматизации, то не возникнет вопросов, как сделать путевые листы в 1С. Главная сложность заключается в подборе хорошего программного обеспечения и его грамотной интеграции в систему предприятия. Для этой цели необходимо пользоваться услугами профессиональных компаний, одной из которых является «Клеверенс». Что отличает нашу компанию:

  • Различные программные решения, которые подойдут каждому предприятию. Для типовых бизнесов есть коробочные предложения, установка которых не займет много времени. Для уникальных проектов мы занимаемся подбором индивидуального программного обеспечения, которое идеально подходит под текущие экономические задачи хозяйствующего субъекта.
  • Адаптация систем и их быстрая интеграция.
  • Управление всеми системами с помощью ТСД. Колоссальная экономия рабочего времени сотрудников, которое можно направить в более продуктивное русло.
  • Все программы идеально адаптированы под текущее законодательство в Российской Федерации. А значит, что даже самые современные правки в Налоговом, Гражданском Кодексе и других правовых актов уже учтены в приложениях.

Остатки ГСМ

Ранее, когда обсуждаемой опции в системе еще не существовало, все остатки топлива учитывались в модуле «склада». Соответственно, когда предприятие устанавливает новый функционал, все скопившиеся остатки должны быть экспортированы в другое хранилище.

Для этой задачи нам нужно создать проводку заново, и перевести весь ресурс в текущий справочник «в баках».

Покупка и расход ГСМ

Теперь разберем способы пополнения сырья для нашего предприятия. Соответственно, это топливо. Напомним, что существует три вариации, как можно осуществить задачу. Посмотрим на каждую из них.

Наличные и карта

Для начала создадим новый объект-лист, а в нем уже формируем документ на покупку. И здесь нам придется заполнить все основные аспекты. То есть требуется расписать данные сотрудника, который будет производить закупку, конкретику по транспорту, указать будущий маршрут, а также определить, по какой формуле рассчитывается норматив расхода ГСМ.

ведение путевых листов в 1с

Далее указываем общий счет – размер затраченных финансов на покупку. А также стоимость каждого отдельного пункта – литра в нашем случае. Не забудьте про внесения правильной даты.

заполнение путевых листов в 1с

На маршруте нам нужно будет записать две точки, откуда автомобиль выехал и куда он должен прибыть. Если заранее был внесен показатель одометра, то нет нужды рассчитывать расстояние и сколько уйдет топлива. Все аспекты будут набраны автоматом.

печать путевых листов 1с

Сохраняем документ и создаем проводку. Корректировка стоимости будет осуществлена тоже сама. И рассчитывается общий размер стоимости в ежемесячной перспективе.

как в 1с сделать путевой лист

Топливная карта

Здесь необходимо два документа. Стандартный путевой лист, а также обычная накладная. Только в форме поступления нужно указать конкретно «топливо».

автоматизация путевых листов в 1с

Все следующие строки мы заполняем по указанному выше алгоритму. После формирования проводок отличие будет только в небольшом аспекте, не демонстрируется общий размер потраченного ГСМ. Ведь эта информация указывается в основном документе.

как оформлять путевые листы в 1с

Стоит понимать, что выписка путевых листов в 1С – это важный момент для предприятия. Программа решает задачу оперативно и удобно, формирует требуемую отчетность без затрат ресурсов бухгалтерии. А поскольку создание документов все равно необходимо, без него не обойтись, то лучше сделать этот процесс быстрым и легким – это прямая выгода для компании. Поэтому если организация до сих пор не внесла в конфигурацию обсуждаемый функционал, то стоит сделать это как можно скорее. Выполнить процедуру можно самостоятельно, ничего сложного в ней нет.
Количество показов: 1553

Добавить комментарий

Adblock
detector