Кто подписывает акт сверки взаимных расчетов — здесь возможны различные варианты

Акта сверки с разногласиями всегда формируется в ответ на ранее сделанный акт сверки взаиморасчетов. Причина составления – одна из сторон не согласная с данными, предоставленными в первоначальном документе.

Акты сверки с разногласиями имеют хождение как между коммерческими структурами в период или после завершения договорных отношений, так и при взаимодействии предприятий с налоговой инспекцией и другими государственными учреждениями.

• Бланк и образец
• Бесплатная загрузка
• Онлайн просмотр
• Проверено экспертом

ФАЙЛЫ

Зачем нужен акт сверки с разногласиями

Акт сверки позволяет контролировать расчеты, произведенные между двумя организациями, избегать (умышленно или неумышленно допущенных) просрочек платежей и задолженностей.

Этот документ является крайне важным, поскольку он фиксирует все разногласия в плане финансовых взаимоотношений, которые существуют между двумя компаниями, а также способствует укреплению платежной дисциплины.

К содержанию и оформлению акта следует относиться очень внимательно, т.к. в некоторых случаях он обретает статус юридически значимого документа, например тогда, когда одна из сторон по каким-либо причинам надумает обратиться в суд.

Инструкция по заполнению акта сверки

В «шапке» нужно вписать данные о том, за какой период проводится акт сверки, а также указать договор, который послужил основанием для создания данного документа. Здесь же следует вписать название компаний в соответствии с учредительными документами (можно без таких подробностей, как КПП, ИНН, ОГРН и т.д.).

Мнение эксперта

Костенко Тамара Павловна

Адвокат с 10-летним стажем. Автор множества статей, преподаватель Права

Вторая часть документа включает в себя таблицу, в которую каждая из сторон вносит сведения, содержащиеся в ее бухгалтерском учете по перечислениям согласно рассматриваемому договору или за определенный период времени. Они должны полностью совпадать.

Под таблицей каждое предприятия вписывает имеющуюся задолженность. Эти данные также должны быть одинаковы.

Это важно знать: Перерасчет пенсии после увольнения: как высчитать индексацию

Если долги отсутствуют, это необходимо письменно отметить.

В завершение документ должен быть обязательно подписан руководителями предприятий с обязательным указанием должностей и расшифровкой подписей. Оформленный по всем правилам делопроизводства документ при наличии подписей директоров предприятий обретает юридическую силу.

Достаточно часто совершаются сделки между двумя юридическими лицами. При этом осуществляются определенные расчеты, отображать которые следует в специальном документе. Именно он и называет актом сверки взаиморасчетов, в котором указаны все производимые расчеты за определенный период времени.

Подписывать или не подписывать

У сотрудников некоторых предприятий, впервые столкнувшихся с расхождениями по акту сверки, часто возникает вопрос о том, нужно ли подписывать документ, с которым они не согласны.

Практика говорит о том, что лучше документы, с которыми не согласны, не визировать, поскольку личная подпись свидетельствует о согласии и оспорить это не удастся.

Если проблема возникла, то её следует обсудить по телефону, прийти к какому-то компромиссу, зафиксировать всё на бумаге и только в случае полного совпадения мнений, подписывать акт.

Когда контрагент отказывается подписывать

Сверка расчетов фиксирует уже сложившуюся ситуацию и служит для обеих сторон подтверждением того, что в учете все отражено верно. Если контрагент уклоняется от оформления актов сверки, то формально он ничего не нарушает (если такая обязанность не предусмотрена договором), но есть вероятность, что он хочет что-то скрыть. В этом случае мы рекомендуем тщательно проверить все операции с контрагентом, а в будущем, возможно, отказаться от взаимоотношений с ним.

Александр Лавров, аттестованный аудитор

Материал предоставлен журналом «Я бухгалтер»

Выпуск № 40

Работая в сфере корпоративного коллекторства, помогая организациям вернуть свои кровные, нам порой приходится сталкиваться с некоторыми трудностями, которые они создают себе сами.

Например, неверное толкование значения такого документа, как акт сверки взаимных расчетов. И, надо заметить, эти недочеты чаще встречаются у компаний малого бизнеса. Не сказать, что ошибки эти смертельные, но порой они впоследствии существенно затрудняют процесс получения (взыскания) причитающихся средств.

Здесь мы постараемся немного разобраться с этим вопросом, а по возможности дать некоторые советы.

Встречаются жалобы на то, что контрагенты отказываются или уклоняются от подписания акта сверки.

Начнем с того,

обязаны ли партнеры подписывать акт сверки взаиморасчетов. К сожалению, законом это мероприятие не предусмотрено, поэтому контрагент не обязан подписывать присланные ему акты сверки. Не установлены также сроки и порядок проведения сверки, сроки для представления ответов и т. п. Что же делать?

Отражение этих вопросов можно найти в судебной практике. В одном из постановлений ФАС Северо-Западного округа говорится:

«Суд неправомерно наложил на ответчика штраф за непредставление акта сверки расчетов, поскольку участие в сверке является правом стороны, а уклонение от составления и подписания документа о сверке расчетов по задолженности, которую просит взыскать истец, влечет рассмотрение судом спора по имеющимся в деле доказательствам».

СОВЕТ: На будущее можно посоветовать руководству компаний во избежание таких недоразумений фиксировать в договорах такой пункт, как сверка расчетов и порядок ее проведения.

Бывает и такое, что компании имея обоюдные обязательства, иными словами, будучи должны друг другу определенные суммы, требуют каждый свое.

Далее рассмотрим следующий вопрос:

чего еще можно ждать от этого акта, настаивая на его оформлении?

Безусловно, вы слышали о способе прекращения обязательства в соответствии со статьей 410 Гражданского кодекса, которым является зачет встречного однородного требования, срок которого наступил, либо срок которого не указан или определен моментом востребования. Для зачета достаточно заявления одной стороны.

При этом не уточняется, что именно это за заявление и его способ подачи (направления). И, может статься, что одна сторона долги засчитала, а другая, не зная об этом, требует выполнения условий договоров. И выявить это можно лишь в ходе сверки. Опасаясь иногда такого зачисления, должники и избегают сверки расчетов, считая, что непризнание ими долга сделает невозможным такое зачисление. Хотя именно акт сверки взаиморасчетов и мог бы внести ясность в данный вопрос.

СОВЕТ: Стороне, проведшей такой зачет требований, можно порекомендовать направить контрагенту (должнику) мотивированное письмо с изложением обоюдных обязательств, которые были зачтены. К нему следует приложить два акта сверки. Это будет рассматриваться как заявление. И, возможно, избавит обе стороны от дальнейшего недопонимания.

Встречается и такое, когда документы по сделке находятся в плачевном состоянии либо на их поиски теряется много времени. Но зато акт сверки бережно хранится почти под сердцем.

Потому что некоторые надеются использовать

акт сверки в суде как один из видов доказательств совершения сделки и имеющейся задолженности. Однако сам по себе, без первичных документов, акт сверки являться доказательством в суде не может, так как из его содержания не следует, что он подпадает под понятие сделки, которое содержится в статье 153 Гражданского кодекса. Указанная позиция не раз подтверждается постановлениями ФАС-ов . К примеру, ФАС Западно-Сибирского округа в постановлении от 2 августа 2010 г. по делу № А75-7755/2009 подтвердил, что представленная справка по форме КС-3 и акт сверки взаимных расчетов не являются допустимыми и достаточными доказательствами, подтверждающими факт выполнения спорных работ и их передачу заказчику.

СОВЕТ: Обращаем ваше внимание, что задолженность главным образом подтверждается не самим актом сверки, а первичными документами. Поэтому необходимо более ответственно и аккуратно относится к остальной документации по сделке и делопроизводству в целом.

К сожалению, очень часто к нам обращаются, потеряв непростительно много времени, т.е. практически пропустив срок исковой давности. Происходит это по разным причинам: один ждет выполнения многочисленных обещаний рассчитаться позднее, другой в погоне за новыми объемами ранее не обращал внимания, третий вспомнил о «дебиторке», когда настали трудные времена.

В подобных случаях важно то, что

можно использовать акт сверки как способ продления срока исковой давности. В абзаце 1 статьи 203 Гражданского кодекса сказано, что течение срока исковой давности прерывается предъявлением иска в установленном порядке, а также совершением обязанным лицом действий, свидетельствующих о признании долга.

Подписание акта сверки позволяет кредитору увеличить фактический срок, в течение которого он может предъявить иск о взыскании задолженности с должника.

Таким образом, подписание акта сверки позволяет кредитору увеличить фактический срок, в течение которого он может предъявить иск о взыскании задолженности с должника.

В данном контексте акт будет представлять собой свидетельство признания долга только в том случае, если будет подписан уполномоченным лицом. Согласно пункту 1 статьи 53 ГК РФ юридическое лицо приобретает гражданские права и принимает на себя гражданские обязанности через свои органы, действующие в соответствии с законом, иными правовыми актами и учредительными документами. На практике акт сверки зачастую подписывает только главный бухгалтер. Практикующим бухгалтерам, либо ответственным за бухгалтерский учет, следует учесть, что в настоящее время отсутствуют какие-либо законодательные или иные правовые акты, позволяющие главному бухгалтеру представлять юридическое лицо без доверенности. Поэтому если на основании учредительных документов юридического лица главному бухгалтеру не предоставлено право выступать от имени организации, в том числе единолично подписывать какие-либо документы (те же акты сверки задолженностей), то делать это он может только на основании доверенности, оформленной в соответствии с требованиями законодательства (ст. 182, 185–187 ГК РФ).

И скорее всего, в продлении срока исковой давности с таким документом вам будет отказано.

СОВЕТ: Вне зависимости от того, с кем вы подписываете акт сверки взаимных расчетов – с крупными и известными фирмами, с государственными предприятиями или субъектами малого бизнеса, – проконтролируйте правомочность лиц, подписавших акт сверки.

А еще лучше для прерывания срока исковой давности после подписания должником акта сверки получить от него, так называемое, гарантийное письмо, где контрагент подтвердит свое обязательство и укажет предполагаемые сроки погашения задолженности.

В идеале же – получить от должника любую сумму по спорному обязательству, что будет «железным» совершением им действия, свидетельствующего о признании долга.

Настроение: Вторник

Музыка: А.Башлачев — Осень

Кто составляет акт сверки с разногласиями

Как правило, обязанность по формированию акта сверки с разногласиями возлагается на работника бухгалтерского отдела, который ответственен за контроль платежей по договорам или налоговые расчеты. Он и ставит свою подпись под документом, а директор удостоверяет акт только тогда, когда все разногласия окончательно утрясутся.

Являясь материально-ответственным лицом, бухгалтер при формировании акта сверки должен досконально проверять все строки, имеющие ключевое значение:

• дату составления акта;
• период, который рассматривается;
• дебет и кредит;
• сальдо;
• ссылки на договоры и иные документы, если они играют роль в этом конкретном случае.

Как поправить ошибки и согласовать Акт сверки в 1С

Есть расхождения с контрагентом

Что делать, если в расчетах с контрагентом допущены ошибки и акт сверки оказался неверным?

Если в бухгалтерском учете контрагента отражены иные данные, не совпадающие с теми, что внесены в наш акт, то придется отыскать причину. Возможно, что в учете нашей организации допущена ошибка: в сумме, дате и др. Необходимо найти ее и исправить. А после этого снова составить акт сверки в 1С Бухгалтерия и передать его на согласование контрагенту.

Сверка согласована

Если контрагент одобрил суммы, внесенные в акт сверки и подписал его без расхождений, то в документе Акт сверки расчетов с контрагентом необходимо установить флажок Сверка согласована.

После его установки документ Акт сверки расчетов с контрагентом закрывается от редактирования и никакие данные уже поправить в нем будет нельзя, пока установлен этот флажок.

Если дата Акта сверки в 1С в поле от находится в закрытом для редактирования периоде, то отметка Сверка согласована не доступна. Документ закрыт для редактирования.

Если ответ с подтверждением от контрагента поступил с опозданием, то можно создать еще один Акт сверки за нужный период, но с датой создания в открытом периоде.

Например, Акт сверки от 15.05.2020 за 2021 год. Заполнить необходимыми данными. Сверить с информацией от контрагента, которая поступила после закрытия периода. Если все сходится, то поставить флаг Сверка согласована.

Образец акта сверки с разногласиями

На сегодня нет единого унифицированного бланка акта сверки с разногласиями, так что работники предприятий могут формировать его в произвольном виде или, если в организации есть разработанный и утвержденный шаблон документа – по его образцу. Важно только, чтобы по своему составу документ отвечал определенным нормам составления подобного рода документации, а по содержанию – включал в себя ряд определенных сведений.

В начало документа вписываются:

• его номер, дата составления;
• ссылка на акт сверки, по которому фиксируются разногласия.

Затем в основную часть вносятся:

• дата получения предыдущего акта сверки;
• наименования организаций, между которыми составлялся документ;
• при необходимости – номер и дата договора, по которому идет сверка.

Информацию о конкретных пунктах, с которыми одна из сторон выражает свое несогласие, удобнее оформить в виде таблицы. В неё вносятся номер пункта по акту сверки, предмет разногласия и своя версия. Затем подводится итог и документ подписывается.

Если к акту прикладываются какие-то дополнительные бумаги (копии договоров, протоколы, выписки и т.п.) их наличие нужно отразить в самом акте в виде отдельного пункта.

Как сделать акт сверки в 1С 8.3 Бухгалтерия

Где найти акт сверки в 1С 8.3? Сверку расчетов оформляют документом Акт сверки расчетов с контрагентами в разделе Покупки – Расчеты с контрагентами – Акты сверки расчетов – кнопка Создать.

Организация заключила договор поставки кухонной мебели с ООО «КЛЕРМОНТ».

10 января поступила кухонная мебель на сумму 1 416 000 руб.

01 февраля организация погасила задолженность за поставку мебели от 10 января.

15 февраля поступила кухонная мебель на сумму 590 000 руб.

22 февраля организация оплатила поставку мебели от 15 февраля и перечислила предоплату за следующую поставку в размере 295 000 руб.

Рассмотрим, как сформировать акт сверки в 1С по данному примеру.

Период в Акте сверки

Период и контрагент, с которым осуществляется сверка, заполняются в шапке документа Акт сверки расчетов с контрагентами. Рассмотрим подробнее:

• От — дата формирования акта сверки с контрагентом;
• Контрагент — покупатель, поставщик или прочий контрагент, с которым осуществляется сверка взаиморасчетов;
• Договор — документ, по которому ведутся расчеты с контрагентом.
  

  Договор указывается, только если необходимо сверить расчеты с контрагентом по определенному договору. Если поле не заполнено, то сверка осуществляется по всем договорам контрагента.

• Период — период сверки взаиморасчетов. Именно за этот период будут выведены данные в табличной части.

Также можно осуществить сверку расчетов с контрагентом и его обособленными подразделениями в одном акте, для этого необходимо:

• выбрать головную организацию в поле Контрагент;
• установить флажок С обособленными подразделениями.

Изучить подробнее на примере Приобретение товаров у обособленного подразделения с расходами на доставку, которые включаются в их стоимость

Счета учета расчетов в Акте сверки

После заполнения контрагента необходимо также указать счета учета, по которым будут анализироваться расчеты с контрагентом. Это нужно сделать на вкладке Счета учета расчетов, установив необходимые флажки.

Если вам нужно добавить еще какой-то счет, неотраженный в табличной части по умолчанию, то необходимо воспользоваться кнопкой Добавить. При этом одно из субконто в добавленном счете должно быть Контрагенты и Договоры, если сверка идет еще и по определенному договору. Иначе данные по этому счету автоматически заполняться не будут.

Как сделать Акт сверки взаиморасчетов в 1С

После установки необходимых настроек заполняем расчеты с контрагентом на вкладках По данным организации, По данным контрагента.

Это можно сделать несколькими способами:

• вручную по кнопке Добавить;
• автоматически заполнить по данным в базе по кнопке Заполнить.

При этом можно заполнить сразу:

• по нашей организации и контрагенту;
• либо только по нашей организации.

Если выбрать По нашей организации и контрагенту, то заполнятся обе вкладки (По данным организации и По данным контрагента).

Если выбрать Только по нашей организации, то вкладку По данным контрагента необходимо заполнить вручную или по кнопке Заполнить, но уже на вкладке По данным контрагента.

Рассмотрим подробнее заполнение Акта сверки в 1С на вкладках По данным организации и По данным контрагента:

• Дата — дата совершения хозяйственной операции (прихода, продажи, оплаты и т.д.). Заполняется датой первичного документа.
• Документ — ссылка на первичный документ в базе.
• Представление — краткое описание хозяйственной операции, в скобках — дата, номер первичного документа (входящие или исходящие данные первичного документа). Именно эти данные попадают в печатную форму документа Акта сверки. Подробнее о выводе полного названия документов в печатной форме Акт сверки.
• Дебет — сумма, отраженная по дебету;
• Кредит — сумма, отраженная по кредиту.

В подвале документа выводится:

• Остаток на начало — итоговые взаиморасчеты с контрагентом на начальную дату указанную в поле Период. В нашем примере Поступление от 10.01.2018 на сумму 1 416 000 руб. не попало в период сверки, поэтому неоплаченная сумма отражается в данном поле.
• Остаток на конец — итоговые взаиморасчеты на конечную дату указанную в поле Период. В нашем примере перечислен аванс в счет будущих поставок в размере 295 000 руб.; т.к. он не закрыт на 28.02.2018, то выводится в данном поле.
• Расхождение с контрагентом (Расхождение с организацией) — должно равняться «0». Если в данном поле есть сумма, то значит каких-то данных не хватает в базе. Возможно не разнесена оплата или забыли внести документ поступления (продажи). Что делать, если в расчетах с контрагентом допущены ошибки и акт сверки оказался неверным?

После заполнения и проверки данных Акт сверки необходимо согласовать или передать контрагенту для согласования:

• в бумажном виде, для этого его нужно распечатать. Подробнее как распечатать акт сверки в 1C?
• в электронном виде, для этого можно: отправить непосредственно из 1С по кнопке Еще — Отправить по электронной почте. Подробнее как настроить электронную почту в 1С;
• сохранить печатную форму на компьютер и отправить ее через внешнюю электронную почту.

Тонкости, на которые надо обратить внимание при оформлении акта

Как и текст акта, так и его оформление, полностью отдаются на откуп представителям предприятий и организации. Иными словами, акт можно печатать на компьютере или писать от руки, делать на фирменном бланка компании или на обыкновенном листе А4 формата.

Важно, чтобы акт был заверен подписями представителей обеих сторон (при этом нужно, чтобы подписи были оригинальными – использование факсимильных автографов недопустимо).

Если в нормативно-правовых актах фирмы закреплено требование использовать для удостоверения документации штемпельные изделия (штампы или печати), значит, бланк акта нужно ими завизировать.

Акт составляется в двух экземплярах, но при необходимости можно сделать его заверенные копии. Сведения об акте надо внести в журнал учета документации.

Ответы на вопросы

-1- Вопрос

. Может ли акт сверки подписываться исключительно руководителем?
Ответ
. Да, это разрешено. Такой акт имеет юридическую силу в суде.

-2- Вопрос

. Имеет ли юридическую силу акт сверки расчетов, подписанный только одной из сторон?
Ответ
. Нет, такой документ не имеет юридической силы и не может служить доказательством наличия задолженности в суде.

-3- Вопрос

. Можно ли передать акт сверки второй стороне в электронном виде, не распечатывая?
Ответ
. Нет, документ передается в распечатанном виде из рук в руки либо отправляет почтой.

-4- Вопрос

. Какой валюте следует составлять акт сверки расчетов?
Ответ
.

Документ составляется в той валюте, в которой проводятся расчеты с контрагентом. Если это иностранный контрагент, с которым вы рассчитываетесь в долларах, то и валютой документа должны быть доллары.

При этом, если договор предусматривает снижение стоимости при значительном скачке курса, то рядом с суммой стоит указывать актуальный на момент совершения операции курс.

-5- Вопрос

. Возможно ли заполнение акта сверки при факторинге, когда товар поставляется одной стороне, а платит за него другая?
Ответ
. Возможно проведение сверки между тремя сторонами при условии заключения трехстороннего договора.

-6- Вопрос

. Имеет ли смысл составление акта сверки в случае истечения срока исковой давности?
Ответ
. Конечно, ведь подписание акта сверки означает, что должник признает задолженность. А значит, срок исковой давности начинают считать заново.

Это важно знать: Дополнительное соглашение о продлении срока действия договора: образец

Одностороннее подписание

В случае одностороннего подписания акта стороны занимаются проведением сверки не совместно, а по очереди.

При проведении сверки возможны различные сложные ситуации. Одна из них имеет место в том случае, если сверка производится для того, чтобы побудить должника рассчитаться с долгом. В этом случае его подпись может быть основанием для прерывания срока исковой давности по этому долгу. Поэтому вполне реальна ситуация, когда такой должник не подписывает акт сверки взаимных расчетов, чтобы этот документ нельзя было использовать в суде. Однако, если акт был составлен грамотно, на основании имеющихся данных бухгалтерского учёта обеих фирм, он поможет бухгалтерам убедиться в правильности имеющихся у них данных по этим расчётам.

Существует процедура подписания, которая носит название одностороннего подписания. В этом случае стороны занимаются проведением сверки не совместно, а по очереди. При этом сначала одна сторона вносит изменения в заранее подготовленный документ, затем передает его другой стороне. Её бухгалтерия выполняет сличение поданных цифр со своими данными. Если всё совпадает, документ подписывается. Если этого нет, то документ передаётся на согласование первой стороне. После устранение всех неточностей, происходит подписание акта сверки.