Больничный и отпускные в 1С: как рассчитать больничные во время отпуска?

Сотрудник заболел во время ежегодного оплачиваемого отпуска

Если сотрудник заболел в период очередного ежегодного отпуска, то ему положено пособие по временной нетрудоспособности, а отпуск будет продлен или перенесен (ст. 124 ТК РФ, ст. 6 Закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством»).

Если работник получил больничный во время отпуска, он обязан немедленно уведомить об этом работодателя любым удобным способом – по почте, телефону, телеграммой и т.д. (п. 18 Правил об очередных и дополнительных отпусках, утв. НКТ СССР 30.04.1930 N 169). Если работник по уважительным причинам незамедлительно не уведомил работодателя о болезни во время отпуска, либо несвоевременно представил листок нетрудоспособности и самостоятельно продлил отпуск, это не может расцениваться как злоупотребление правом (Обзор судебной практики ВС РФ за III кв. 2013 года, утв. Президиумом Верховного Суда РФ 05.02.2014).

Особенности расчета отпускных

Любому работнику важно знать, влияет ли больничный на отпускные. Денежное содержание за дни отдыха рассчитывается, исходя из среднего заработка за день работника. Но стоит учитывать некоторые нюансы. Например, какие периоды будут включаться, а какие входить не должны. Для этого стоит обратиться к ст. 121 ТК РФ.

Учитываемый доход

Отработанный стаж дает право конкретному сотруднику уйти в полноценный ежегодный отпуск. При его подсчёте стоит учесть следующие периоды:

• фактического присутствия на рабочем месте;
• фактического отсутствия на рабочем месте, но с сохранением среднего заработка;
• периоды вынужденного прогула;
• дни, когда работник был отстранён от выполнения своих обязанностей, но не по своей вине.

Для определения средней зарплаты необходимо учесть любой доход, который имеет отношение к системе оплаты труда. Порядок для всех единый, он прописан в ст. 139 ТК РФ и в Постановлении № 922. Для расчёта отпускных учитываются все суммы, которые получил работник за 12 месяцев, предшествующих уходу в отпуск.

Читайте также:  Порядок расчета средней заработной платы для оплаты отпуска и выплаты компенсации за неиспользованный отпуск

Вычисляя общий размер компенсации, используют средний заработок за день. Для этого необходимо весь учитываемый доход поделить на 12, а потом на 29,3 (усреднённое количество дней в месяце в течение календарного года). Полученная сумма умножается на столько дней отдыха, сколько указано в заявлении и на которые человек имеет право.

Влияние больничного на размер выплат

Многих интересует вопрос: включается ли больничный в расчет отпускных. В п. 5 Постановления указано, что из периода вычитываются дни, когда будущий отдыхающий болел. Соответственно, суммы денежных средств, которые ему были выплачены, также не будут учитываться.

Совет! Если за 12 месяцев, предшествующих моменту ухода в отпуск, работник брал больничный, то ни дни болезни, ни выданное ранее пособие в расчёте компенсации не участвуют.

Законные основания

Для правильного вычисления нужно точно знать, больничный лист входит в расчет отпускных или нет. Для того чтобы понимать, какие периоды принимаются для оплаты дней отдыха, необходимо обратиться к документам:

• ст. 121 ТК РФ;
• ст. 139 ТК РФ;
• Постановлению Правительства РФ № 922.

Именно в этих нормативных актах приведены все нюансы расчёта отпускных.

Алгоритм определения суммы компенсации

Подсчет размера положенных выплат – процесс непростой. Для того чтобы выяснить, какие деньги должен получить будущий отпускник на руки, необходимо сделать следующее:

• Определить расчётный отрезок времени. Это прошлый год, предшествующий моменту оформления отпуска. Календарный месяц берётся с 1 по 30 (31 число), с учётом всех праздничных и выходных дней.
• Рассчитать сумму начисленных денежных средств за этот период. Оказывают влияние только те выплаты, которые имеют отношение к фонду оплаты труда. Об этом сказано в п. 2 Постановления № 922.
• Рассчитать количество дней, которые нужно учесть. Важно уточнить, больничные дни входят в расчет отпуска или нет. Для этого необходимо обратиться к п. 5 Постановления № 922. Согласно документу, исключаются периоды отсутствия по болезни.
• Вычисление среднедневного заработка. Для этого полученную сумму учитываемого дохода необходимо разделить на 12, а потом ещё на 29,3. Это общепринятое усреднённое количество дней в году. Высчитанное значение будет считаться средним заработком конкретного сотрудника за 1 день работы. Такой метод применяется, если нет вычитаемых периодов. Если они были, то делить нужно на ранее подсчитанное число дней.
• Теперь нужно умножить полученное значение на количество дней отдыха. Продолжительность основного отпуска – 28 календарных дней. Но можно отсутствовать и менее длительный период.
• С полученной суммы необходимо исчислить, удержать и заплатить подоходный налог. Произвести начисление и удержание предстоит в день выплаты, а перечислить в бюджет – не позднее последней календарной даты в месяце передач денег в руки.

Важно знать! Если на период отпуска работника выпадают праздничные или выходные дни, перечень которых представлен в ст. 112 ТК РФ, то они не оплачиваются и не включаются.

Пример расчета

Понять, учитываются ли при расчете отпускных больничные, поможет наглядный пример. С 01.04. 2021 года сотрудница – бюджетник – собирается уйти в отпуск на 21 календарный день. Расчётный период – с 01. 04. 2021 года по 31. 03. 2021 года. За этот промежуток времени она получила заработную плату и прочие выплаты в размере 1 587 457, 63 рубля. В течение расчётного периода женщина оформляла больничный лист несколько раз:

• с 05. 05. 2021 года по 13. 05. 2021 года – 8 календарных дней. Сумма полученного пособия по нетрудоспособности составляет 14 784, 21 рубля;
• с 21. 08. 2021 года по 26. 08. 2021 года – 6 календарных дней, размер пособия 12 158, 41 рубля;
• с 19. 11. 2021 года по 23. 11. 2021 года – 5 календарных дней, сумма пособия составляет 11 583, 12 рублей.

Расчёт отпускных:

1. Суммарная доходная база за расчётный период, учитываемый при счёте компенсации за отпуск — 1 587 457, 63 — 14 784, 21 — 12 158, 41 — 11 583, 12 = 1 548 931,89 рублей
2. Количество фактически отработанных дней. Необходимо исключить больничные при расчете отпускных:
   целых отработанных месяцев 9; количество дней: 9 * 29, 3 = 263, 7 дня;
3. количество отработанных дней в мае: (29,3 / 31 * (31 – 8)) = 21, 74 дня;
4. количество отработанных дней в августе: (29,3 / 31 * (31 – 6)) = 23, 63 дня;
5. количество отработанных дней в ноябре: (29, 3 / 30 * (30 – 5)) = 24,42 дня;
6. общее количество отработанных дней в течении расчётного периода: 263 , 7 + 21, 74 + 23, 63 + 24, 42 = 333, 49 дней

1. средний заработок за день данного работника – 1 548 931, 89 / 333, 49 = 4 644, 61 рублей;
2. сумма отпускных до налогообложения – 4 644 , 61 * 21 = 97 536, 87 рублей;
3. сумма НДФЛ – 97 536, 87 * 13% = 12 679, 8 рулей;
4. сумма отпускных на руки, которую должен выдать работодатель – 84 857, 07 рублей

Внимание! Периоды, когда работник болел, не исключаются из стажа, необходимого для получения ежегодного отпуска. Также считается компенсация за неиспользованный отдых, если сотрудник решил прекратить отношения со своим работодателем.

Ежегодный оплачиваемый отпуск: продлеваем или переносим

Ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть продлен или перенесен на другой срок, определяемый работодателем с учетом пожеланий работника, в случае временной нетрудоспособности работника (согласно ст. 124 ТК РФ).

Ситуация: Работнику согласно графику отпусков положен отпуск продолжительностью 10 дней. Он ушел в отпуск, но через день заболел и 7 дней находился на больничном. Значит, сотрудник либо выходит из отпуска на 7 дней позже, чем изначально предполагалось, либо выходит вовремя, но у него еще остается 7 дней отпуска. Сотрудник может выйти на работу именно тогда, когда у него согласно приказу о предоставлении отпуска должен был закончиться отпуск. В таком случае в табеле учета рабочего времени будет стоять код «ОТ» (ежегодный отпуск) не за 10 дней, а только за 3 дня. А за 7 дней – код «Б» (временная нетрудоспособность). За эти дни он получит пособие по нетрудоспособности.

Срок, на который будет перенесен отпуск (оставшаяся часть отпуска), определяется работодателем с учетом высказанных в заявлении пожеланий работника (ч. 1 ст. 124 ТК РФ). Соответственно, перенести отпуск по заявлению сотрудника работодатель обязан. Но дата переноса определяется не только исходя из пожеланий работника, но и с учетом возможностей работодателя. После того как работник и работодатель согласуют дату нового отпуска, необходимо издать приказ о переносе отпуска. А на основании приказа внести изменения в график отпусков.

Важно! Что делать бухгалтеру с отпускными? Например, в рассмотренной выше ситуации отпускные выплатили за 10 дней, а по факту было использовано 3 дня отпуска. Можно ли удержать с работника отпускные за неиспользованные дни отпуска? В статье 137 ТК четко прописаны случаи, когда можно удержать из зарплаты работника какие-то суммы. Этот перечень исчерпывающий и расширительному толкованию не подлежит. Сложившейся ситуации в этом перечне нет. Значит, отпускные за 7 дней с работника удержать нельзя.

Несмотря на то, что прямо в ТК РФ механизм такого перерасчета не прописан, сделать его необходимо. Ведь отпускные, приходящиеся на период фактически не использованного из-за болезни отпуска, уже, по сути, не являются сохраняемым за дни отпуска средним заработком. За дни, которые работник проболел, утраченный заработок ему компенсируется путем выплаты пособия по временной нетрудоспособности. На практике поступают так: бухгалтеры делают перерасчет и отпускные за дни болезни проводят как аванс работнику в счет его зарплаты, которую он начнет зарабатывать после выхода из отпуска. И такие действия законны, запрет ТК РФ на удержание соблюдается — никакие суммы у работника не удерживаются. Когда работник пойдет в отпуск, необходимо будет оформить новый приказ на отпуск и снова начислить ему отпускные, рассчитав средний заработок.

Важно! Но если работник задержался с выходом на работу ровно на столько дней, на сколько был выдан больничный, значит, он решил свой отпуск продлить. И никаких заявлений на продление отпуска он писать не должен. Не нужно составлять и приказ о продлении отпуска, вносить изменения в график отпусков. Единственный документ, который работник должен предоставить и который обязывает работодателя продлить отпуск, — это листок временной нетрудоспособности. В такой ситуации отпускные пересчитывать не нужно. Работнику необходимо выплатить пособие по болезни (п. 1 ст. 15 Закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ).Ситуация: На практике сотрудники дату выхода из отпуска в случае болезни определяют самостоятельно, отсчитывая количество дней нетрудоспособности от последнего дня отпуска. Однако количество дней болезни и количество дней отпуска, которые работник проболел, не всегда совпадают. Например, если на период болезни пришелся нерабочий праздничный день, продлять на него отпуск не нужно — на период отпуска он уже не попадает, а исключается из него вместе с днями болезни (ч. 1 ст. 120 ТК РФ). Или количество дней болезни может оказаться больше, чем количество не использованных из-за нее дней отпуска. Отпуск продляется именно на дни отпуска, не использованные из-за болезни, а не на дни болезни.

Если сотрудник заболел еще до начала отпуска и не успел выздороветь к его началу, отпуск нужно перенести на другой срок.

Очередной отпуск и декрет

Сотрудница ушла в очередной отпуск на 56 дней и, отгуляв 10 дней, принесла больничный по беременности и родам. Как быть с оставшимися 46 днями отпуска?

Ежегодный оплачиваемый отпуск можно продлить или перенести на другой срок с учетом пожеланий работника (ст. 124 ТК РФ). Лучше всего перенести ежегодный оплачиваемый отпуск, оформив два документа:

Читайте также:  Как начислить пособие, если сотрудник заболел в период отпуска без сохранения заработной платы?

• заявление работника о переносе оставшейся части отпуска (в данной ситуации 46 дней) на другой период;
• приказ работодателя в произвольной форме о переносе остатка отпуска.

Период, на который переносится отпуск, можно оговорить конкретно: назвать даты или обозначить, что отпуск начнется после окончания отпуска по беременности и родам. А можно сказать, что даты будут обозначены в дополнительном заявлении. С приказом о переносе отпуска работника нужно ознакомить под расписку в течение трех дней с момента оформления приказа.

Дополнительно придется внести информацию в личную карточку работника по форме Т-2 и в график отпусков. В личной карточке нужно поменять дату окончания отпуска (обосновать приказом о переносе отпуска). А в графике отпусков скорректировать количество использованных дней отпуска и в примечаниях указать номер и дату приказа и количество перенесенных дней.

Работать с электронными больничными по новым правилам

Заболел ребенок или член семьи в период ежегодного отпуска

Обратите внимание: если в период ежегодного оплачиваемого отпуска заболел член семьи работника, это обстоятельство не влияет на продление указанного отпуска (Определение Верховного Суда РФ от 28.02.2013 N АПЛ13-18, решение Верховного Суда РФ от 03.12.2012 N АКПИ12-1459). Соответственно, если ваш работник возьмет больничный по уходу за ребенком в период своего оплачиваемого отпуска, тогда отпуск не продлевается и не переносится, а больничный не оплачивается. Такой больничный выдан в нарушение п. 41 Порядка выдачи листков нетрудоспособности, утв. Приказом Минздравсоцразвития России от 29.06.2011 N 624н.

Как оформить перенос отпуска

Работнику необходимо подать работодателю соответствующее заявление, если он решил:

• перенести дату начала отпуска;
• перенести на другую дату отпускные дни, совпавшие по времени с нахождением на больничном;
• продлить ежегодный отпуск на дни болезни.

Это заявление оформляется в произвольной форме и подается либо лично, либо путем отправки почтой. В заявлении необходимо указать:

• предмет прошения (перенос/продление);
• основание для предоставления прошения (болезнь, травма, другие причины);
• желаемые даты переноса/продления.

Так, например, заявление о переносе начала отпуска в связи со взятым до отпуска больничным может выглядеть следующим образом:

Заявление о переносе отпуска
По причине того, что я травмировал ногу, мною был открыт лист нетрудоспособности с 4 феврая 2021 года. Мой ежегодный отпуск должен был начаться 15 февраля 2021 года, но к этой дате я не смогу выздороветь. В связи с чем прошу перенести дату начала моего ежегодного оплачиваемого отпуска на 1 марта 2021 года.

Суворов Н. П. 09.02.2021

Работодатель после получения письменного заявления о переносе/продлении отпуска вправе принять решение о принятии предложения, если на то есть законные основания. После чего издается соответствующий приказ, в котором указывается решение:

• внесении изменений в график отпусков с согласованием у профкома;
• переносе дней отпуска.

В случае если сотрудник ушел на больничный прямо перед началом отпуска, соответствующий приказ вступил в силу и сделана запись в личной карточке, то следует внести соответствующие изменения. Так, предыдущий приказ может быть отменен в связи с изменением даты начала отпуска, а запись в личной карточке исправлена.

Оснований для внесения такого рода исправлений на законодательном уровне не предусмотрено, поэтому правки вносятся так, как это принято в правилах кадрового делопроизводства. Исправления делаются следующим образом: предыдущий текст зачеркивается и на свободном месте пишется исправленный. Рядом с исправлением необходимо проставить дату и подпись лица, ответственного за заполнение исправляемого документа с расшифровкой Ф. И. О. и указанием должности.

Приказ о переносе отпуска может выглядеть так:

Приказ № 11
о переносе ежегодного отпуска

на основании заявления электрика Суворова П. Н.

приказываю:

1. В связи с временной нетрудоспособностью, совпавшей с датой начала ежегодного оплачиваемого отпуска, перенести Суворову П. Н. отпуск продолжительностью 28 дней с 15 февраля на 1 марта 2021 года.
2. Специалисту по работе с кадрами Петровой Г. В. внести изменения в график отпусков на 2021 год.

Сотрудник заболел в отпуске без сохранения заработной платы

Если работник заболел во время отпуска без сохранения зарплаты, то за дни болезни, совпадающие с таким отпуском, ему не должны выдавать больничный лист (п. 22 Порядка выдачи листков нетрудоспособности, утв. Приказом N 624н). За дни такого отпуска пособие по временной нетрудоспособности не выплачивается (п. 1 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ).

Читайте также:  Как в бухгалтерском учете отразить ремонт основных средств

Пособие работнику надо выплатить со дня, когда он должен был приступить к работе по окончании отпуска за свой счет.

Оплачивается ли больничный лист во время отпуска?

Многих работников интересует, входит ли больничный в отпускные. Да, расчеты по листу временной нетрудоспособности равняются рабочему времени и рассчитываются так:

• считается продолжительность страхового стажа, кроме не страховых периодов;
• среднедневной заработок считается за 2 предыдущих года и делится на 730 дней;
• для начисления пособия отводится 10 дней.

Если больничный выпал на отпускные дни, то оплата листа временной нетрудоспособности производится по общим правилам, то есть работнику начисляется пособие в полном объеме. Даже если забывчивый сотрудник не поставил работодателя в известность про свою болезнь, согласно законодательству, ему обязаны оплатить больничный лист, принесенный после отдыха и дней болезни.

Законодательством России предусмотрены случаи, когда больничный во время отпуска не оплачивается. Законное обоснование отказа

происходит, если:

• больничный лист берется в срок отпуска работника, без сохранения зарплаты;
• в период учебного отпуска;
• наступил период декретного отпуска;
• оформлен лист нетрудоспособности по уходу за пожилыми родственниками или несовершеннолетними детьми.

Не оплачивается и не отражается в табеле учета больничный в отпуске за свой счет. Так как он выдается со дня окончания дней отдыха, все отпускные дни о. Кодом «Б» отмечаются в табеле дни болезни, когда сотрудник должен был вернуться к работе.

Работник заболел в отпуске по уходу за ребенком

Если сотрудник находится в отпуске по уходу за ребенком и не работает, пособие по временной нетрудоспособности не выплачивается (п. 1 ч. 1 ст. 9 Закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ).

Работнику, который находится в отпуске по уходу за ребенком и работает на условиях неполного рабочего времени, надо выплачивать пособие по больничному листу в обоих случаях (п. п. 23, Порядка выдачи больничных, утв. Приказом Минздравсоцразвития России от 29.06.2011 N 624н): при болезни самого работника и при уходе за больным ребенком или другим членом семьи.

Как рассчитать компенсацию по больничному в отпуске?

Изучим теперь ряд практических нюансов, отражающих то, как оплачивается больничный во время очередного отпуска в той или иной разновидности.

Важно! С 2021 года оплата больничных производится по схеме прямых выплат. Подробнее об этом читайте в нашей памятке.

Рассчитывается больничный, который оформлен сотрудником, находящимся в отпуске, в том же порядке, что и больничный для сотрудников, не находящихся в отпуске. То есть осуществляется с применением формул, используемых при расчете именно больничных, а не отпускных.

Проверьте, правильно ли вы рассчитали пособие, с помощью экспертов «КонсультантПлюс». Получите пробный бесплатный доступ к К+ и переходите к расчетному примеру.

В предусмотренных законом случаях рассматриваются максимальная и минимальная величина базы по среднему заработку, а также предельная продолжительность больничного.

Ознакомиться с формулами расчета больничных и отпускных, а также изучить принципиальные различия между ними вы можете в статьях:

• «Расчет количества дней отпуска в 2021 — 2021 годах — пример»;
• «Как рассчитать больничный лист».

Заболел работник в отпуске с последующим увольнением

При предоставлении отпуска с последующим увольнением согласно с ч. 4 ст. 127 ТК РФ работник имеет право отозвать свое заявление об увольнении до начала отпуска. Следовательно, трудовые отношения с таким сотрудником прекращаются в последний рабочий день перед началом отпуска, в связи с чем отпуск на число дней болезни не продлевается.

За время болезни в период отпуска с последующим увольнением работнику выплачивается пособие по временной нетрудоспособности в обычном размере, которое зависит от страхового стажа (часть первая статей 6, 7, 9 Закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ, Письмо Роструда от 24.12.2007 N 5277-6-1).

Больничный перед отпуском по графику

Очередность предоставления отпуска определяется по графику, который является обязательным для сотрудника и работодателя (ст. 123 ТК РФ). Если работник заболел и выздоровел до начала отпуска, он может уйти в него по согласованному ранее графику.

В том случае, если работодатель решил изменить график (например, если работник болел и не выполнил определенный объем работы), перенеся дату начала отпуска на другой срок, то он должен в первую очередь согласовать это с самим сотрудником. Если же уведомление не будет своевременно передано, то сотрудник получит право по своему письменному заявлению потребовать от работодателя определения другой даты начала отпуска (ч. 2 ст. 124 ТК РФ).

График отпусков является обязательным для соблюдения сторонами, в связи с чем если работник ушел на больничный перед отпуском и не выздоровел к его началу, то:

• работодатель может перенести отпуск на новую дату, которую он должен будет согласовать с сотрудником;
• сотрудник после больничного может идти в отпуск, уведомив сразу же после выздоровления работодателя о своем решении продлить отпуск, или перенести дни, совпавшие с болезнью, на другой период.

Можно ли взять отпуск во время больничного?

Возможно, работник после закрытия больничного захочет остаться дома для укрепления здоровья, тогда за две недели нужно написать заявление на отпуск. Главное — чтобы работодатель одобрил очередной отпуск. Однако, стоит учесть, что 2 выплаты за один период сотрудник компании никак получить не может — либо отпускные, либо больничный лист, т.к. такой больничный лист просто не возместит ФСС. Потому уйти в отпуск в те дни, когда открыт больничный лист сотрудника — просто нецелесообразно и проще дату отпуска перенести.

Итак, очередной отпуск может совпасть у работника со временной нетрудоспособностью. Порядок ухода и его длительность отмечаются в трудовом законодательстве, согласно которому время отдыха не будет потеряно, его перенесут или продлят. Лист нетрудоспособности будет в полном объеме оплачен, даже если отпускные дни были оформлены с последующим увольнением.

Удержание подоходного налога из зарплаты

Статья 226 пункт 4 Налогового кодекса гласит:

1. Работодатель обязан удерживать налоги с любого дохода сотрудника. Операции, не подлежащие налогообложению, приведены в 217 статье НК и включают пособия по беременности и родам, пенсии и компенсационные выплаты по нанесению вреда для здоровья.
2. НДФЛ удерживается из зарплаты не в последний день месяца, а при подсчёте итогового расчёта по итогам месяца.

При минимальном доходе, не превышающем установленный прожиточный минимум, сотрудник не освобождается от уплаты налогов.
Работнику предоставляется право единожды воспользоваться налоговым вычетом. Единственная льгота, которую допускается суммировать — вычет на каждого несовершеннолетнего ребёнка.

При подсчёте подоходного налога с минимальной зарплаты НДФЛ удерживается по установленной ставке или же 30% минус льготная сумма.