Как использовать автомобиль сотрудника в служебных целях

Очень часто организация не имеет собственного транспорта, но остро в нем нуждается. В этом случае организация видит как одним из выхода из ситуации использование транспортных средств сотрудников.

Какие возможно оформить договоры, и как учесть выплаты в пользу сотрудников в расходах компании рассмотрим в данной статье. Уточним сразу, что плательщиками транспортного налога согласно положениям ст. 357 НК РФ признаются собственники транспортного средства, соответственно налог уплачивает непосредственно сотрудник — арендодатель. при любом оформлении использования личного транспортного средства в служебных целях.

В случае использования личного автомобиля в служебных целях законодательство предусматривает возможность заключить с сотрудником договор аренды с экипажем, договор аренды без экипажа или заключить соглашение о компенсации за использование автотранспорта.

Рассмотрим эти три способа.

Договор аренды с экипажем (ст. 632 ГК РФ)

Если с сотрудником заключается договор аренды с экипажем, то управлять таким транспортным средством может лишь сам арендодатель. Очень часто такой вид договоров заключают либо с руководителем компании, который использует свой личный автомобиль в служебных поездках, либо с сотрудниками, у которых разъездной характер работы, и которые вынуждены передвигаться на собственном автотранспорте.
При аренде автомобиля с экипажем расходы на ремонт автомобиля, как и обязательства по страхованию транспортного средства несет арендодатель. Однако расходы, связанные с эксплуатацией транспортного средства, например приобретение ГСМ, оплачивает арендатор, т.е. организация.

Читайте также:  Счет 44 в бухгалтерском учете: проводки, субсчета и примеры для чайников

С суммы арендной платы необходимо исчислить НДФЛ, а вот страховыми взносами данная выплата не облагается на основании п. 4 ст. 420 НК РФ. Взносы на страхование от несчастных случаев организация может уплачивать, но только в том случае, если такая обязанность будет четко закреплена условиями договора аренды.

Казалось бы, все понятно, но контролирующие органы, ссылаясь на гражданское законодательство, трактуют данный договор как смешанный вид договора аренды без экипажа и договора оказания услуг по управлению и технической эксплуатации автомобиля, обосновывая это положениями п. 2 ст. 635 ГК РФ. В данном случае их логика понятна, меняется порядок начисления страховых взносов с данных выплат. А именно: с арендой платы страховые взносы не начисляются, а вот с услуг по управлению и технической эксплуатации автомобиля начисляются страховые взносы. Причем обратите внимание, что есть риск доначисления налоговиками сумм страховых взносов с общей суммы договора, если в договоре указана общая цена за аренду. Поэтому в целях минимизации рисков очень часто компаниям советуют заключить в этом случае два разных договора — договор аренды без экипажа и договор на оказание услуг по управлению и технической эксплуатации автотранспортного средства.

Как оформить аренду автомобиля у своего работника: договор аренды или трудовой договор

По ГК РФ предусмотрено два вида договора аренды автомобиля:

  • аренда транспортного средства с экипажем;
  • аренда транспортного средства без экипажа.

В первом случае арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное пользование и оказывает услуги по управлению автомобилем и его технической эксплуатации. Порядок такой аренды расписан в статьях 632-641 ГК РФ.

Во втором случае, арендодатель предоставляет арендатору автомобиль за плату во временное пользование без оказания услуг по управлению и его технической эксплуатации. Порядок такого вида аренды описан в статьях 642-649 ГК РФ.

Организация вправе взять в аренду автомобиль как у юридических, так и у физических лиц, в том числе у своих работников.

Минус договора аренды:

Водитель по договору с авто обязан проходить предрейсовый контроль

Надо ли оформлять путевые листы при аренде автомобиля сотрудника?

Согласно статье 188 ТК РФ если работник использует свое личное имущество с согласия работодателя и в интересах организации, работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Поэтому, использование работником личного авто для поездок по делам компании можно включить в трудовой договор и там же прописать размер возмещения расходов. Можно подписать отдельное дополнительное соглашение.

Соглашение нужно составить в письменной форме, и в нем установить размеры и порядок компенсации за использование личного имущества, а также сумму расходов сотрудника на покупку ГСМ.

Договор аренды без экипажа (ст. 642 ГК РФ)

Если с сотрудником заключается договор аренды транспортного средства без экипажа, то в этом случае управлять автомобилем может как сам владелец машины, так и любой сотрудник организации.
При аренде автомобиля без экипажа расходы на содержание автомобиля несет организация-арендатор.

С суммы арендной платы необходимо исчислить НДФЛ, страховыми взносами данные выплаты не облагаются.

При любой форме заключаемого договора необходимо указать в договоре данные из свидетельства о регистрации транспортного средства, а именно: марку автомобиля, год его выпуска, цвет, номер кузова, номер двигателя, гос. номер автомобиля, номер и серию свидетельства о регистрации транспортного средства. Также в договоре необходимо установить срок аренды, сумму и порядок оплаты арендной платы.

Читайте также:  Что включает в себя общепроизводственные и общехозяйственные расходы?

Бухгалтерия организации-арендатора должна будет отразить получение в аренду автомобиля на основании акта о приеме — передаче транспортного средства, отразив эту операцию на забалансовых счетах.

Дебет 001 — принят на забалансовый учет автомобиль, полученный по договору аренды.

При начислении сумм арендной платы за пользование автомобилем у сотрудника в бухгалтерском учете необходимо сделать следующие проводки:

Дебет 20, 26, 44 … Кредит 73 — начислена плата за аренду транспорта у сотрудника.
Дебет 20, 26, 44 … Кредит 69 — начислены страховые взносы за услуги по управлению и технической эксплуатации автотранспорта.

Дебет 73 Кредит 68 — удержан НДФЛ.

При заключении любого из вышеперечисленных видов договора учет расходов на оплату арендных платежей и расходов на содержание автотранспорта в компании—арендаторе одинаков:

  • Операции по предоставлению личного транспорта в аренду НДС не облагаются в силу положений статьи 143 НК РФ.
  • Если компания-арендатор применяет общую систему налогообложения, то при расчете налога на прибыль, расходы, связанные с арендой можно учесть в составе расходов в сумме фактических затрат.
  • Если компания-арендатор применяет упрощенную систему налогообложения с объектом налогообложения «Доходы, уменьшенные на величину расходов», то учесть в составе расходов, уменьшающих налогооблагаемую базу согласно положениям ст. 346.16 НК РФ можно суммы арендной платы, затраты на ГСМ и другие расходы, связанные на содержание транспорта.
  • Если же компания-арендатор применяет упрощенную систему налогообложения с объектом налогообложения «Доходы», то учесть расходы на арендные и иные платежи, связанные с содержанием и эксплуатацией автотранспорта компания не сможет в целях налогообложения.

Однако необходимо иметь в виду, что при любой системе налогообложения фактические расходы согласно действующего законодательства должны быть обоснованы и документально подтверждены, а при УСН еще и оплачены. Специалисты Минфина РФ еще раз указали на обязательность документального подтверждения расходов в своем письме от 25.03.2019 г. № 03-03-06/1/20067.

Договор аренды

Гражданский кодекс предлагает 2 варианта договора аренды транспортных средств (ТС):

  • Договор аренды транспортного средства с экипажем — это договор, в котором сотрудник, чьим авто пользуется компания, выступает также в качестве водителя и лично следит за состоянием транспорта. В этом случае сотрудник должен выполнять распоряжения нанимателя, которые касаются управления и технической эксплуатации машины
  • Договор аренды транспортного средства без экипажа — управление и техническая эксплуатация транспортного средства осуществляется самим арендатором (ст. 613 и 616 ГК)

Выбор одного из этих договоров аренды зависит от того, кто будет управлять автомобилем: сам работник-арендодатель или другой работник, сотрудник, работающий водителем, или сотрудник, работа которого носит разъездной характер.

Если сотрудник-арендодатель работает водителем и планирует использовать свою машину для выполнения рабочих обязанностей, то заключается договор аренды транспортного средства без экипажа. Хотя водитель выполняет распоряжения нанимателя в отношении технической и коммерческой эксплуатации авто, но управляет им не на основании договора аренды, а на основании трудового договора, в соответствии с которым управление автомобилем входит в его трудовые обязанности.

Если управление авто не входит в трудовые обязанности сотрудника-арендодателя, (например, это руководитель организации или другое должностное лицо), то вопрос, может ли между сторонами заключаться договор аренды ТС с экипажем, спорный.

К примеру, с одной стороны такой сотрудник во время служебных поездок не обязан управлять авто. Но если он лично садится за руль, то вправе рассчитывать на дополнительное вознаграждение, выплата которого возможна на основании договора аренды транспортного средства с экипажем.

Также стоит обратить внимание на такой момент. Если предполагается перевозка на автомобиле других сотрудников или имущества компании, то нанимателю следует убедиться, не противоречат ли такие перевозки, к примеру, законодательству о лицензировании.

Какие виды деятельности в области автомобильного транспорта подлежат лицензированию, можно посмотреть в п. 4 приложения 1 к Положению о лицензировании отдельных видов деятельности, утвержденному Указом № 450 «О лицензировании отдельных видов деятельности».

Фото с сайта www.swisstok.ch
Фото с сайта www.swisstok.ch

Читайте также:  Как вести учет денег при использовании онлайн-кассы?

В договоре должен быть прописан предмет договора — наименование, марка, модель, год выпуска, цвет, регистрационный номер транспортного средства (ст. 578 ГК). Также должны быть отмечены условия, по которым хотя бы одна из сторон желает достичь соглашения. Например, законодательство не содержит обязательного требования указывать в договоре стоимости автомобиля. Но ее указание обязательно, если хотя бы одной из сторон заявлено о необходимости достичь соглашения в этом вопросе.

Обратите внимание на документы и принадлежности: машина арендуется вместе с ее принадлежностями и относящимися к ней документами — если иное не предусмотрено договором (ст. 582 ГК). Это могут быть свидетельство о регистрации ТС, подтверждение гостехосмотра, страховка на транспортное средство, ключи от автомобиля и т.д.

Важный момент: при заключении договора сотрудник обязан предупредить нанимателя обо всех правах третьих лиц на машину (праве залога и т.п.).

Например, о том, что авто находится в залоге у банка как обеспечение исполнения обязательств по кредитному договору. Иначе наниматель имеет право требовать уменьшения арендной платы или расторжение договора и возмещения убытков (ст. 584 ГК).

Арендная плата, порядок, условия, форма и сроки ее внесения определяются договором аренды по ст. 585 ГК. А если они не определены, считается, что установлены порядок, условия и сроки, применяемые при аренде аналогичного имущества при сравнимых обстоятельствах.

Распределение расходов на капительный ремонт и текущих расходов между сторонами осуществляется следующим образом.

Капитальный ремонт:

  • При аренде ТС без экипажа капремонт авто ложится на нанимателя (ст. 615 ГК). Статья является императивной (категоричной) и другие условия не допускаются
  • Капремонт авто при аренде ТС с экипажем возлагается на сотрудника, владельца машины (ст. 605 ГК также является императивной)

Фото с сайта vse-sto.by
Фото с сайта vse-sto.by
Текущие расходы:

  • При аренде ТС с экипажем расходы на текущий ремонт, техобслуживание и др. ложатся на сотрудника (ст. 605 ГК)
  • Расходы, связанные с коммерческой эксплуатацией (топливо, платежи, связанные с эксплуатацией авто и др.), возлагаются на нанимателя. Но договором они могут быть возложены и на работника (ст. 607 ГК)

При аренде ТС без экипажа все расходы на эксплуатацию авто несет наниматель (ст. 615 и 617 ГК), но договором они могут возлагаться и на работника, за исключением расходов на капремонт.

Соглашение о компенсации (ст. 188 ТК РФ)

Еще одним вариантом оформления использования личного транспорта является заключение дополнительного соглашения к трудовому договору о компенсации при использовании личного автотранспорта в служебных целях. В этом случае, как и при аренде с экипажем, автомобилем сможет пользоваться только собственник данного автомобиля.
Размер компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях трудовым законодательством не предусмотрен, соответственно методику расчета компенсации организация устанавливает самостоятельно, либо установив фиксированную твердую цену ежемесячной оплаты, либо ежемесячно производя расчет компенсации в зависимости от интенсивности использования автомобиля.

Основанием для выплаты компенсации при использовании личного автотранспорта является приказ руководителя компании о выплате компенсации, предусматривающий размер такой компенсации.

Обратите внимание, что компенсация не облагается НДФЛ и страховыми взносами в полном размере, который был согласован между работодателем и сотрудником, на основании положений п.3 ст. 217, абз. 10 пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ.

Учет расходов в целях налогообложения для компании

А вот что касается учета расходов в целях налогообложения для компании, применяющей как общую, так и упрощенную систему налогообложения с объектом «Доходы, уменьшенные на величину расходов», то в расходах можно учесть компенсацию только в пределах установленных нормативов. На это указывают специалисты Минфина в письме от 02.08.2019 г. № 03-11-11/58296. Они ссылаются на нормы расходов организаций на выплату компенсаций за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей, установленных постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией».
Согласно п. 1 данного Постановления нормы расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в целях налогообложения установлены в пределах 1200 руб. для легковых автомобилей с объемом двигателя до 2000 куб. см. включительно и 1500 руб. для легковых автомобилей с объемом двигателей свыше 2000 куб. см.

Компаниям на УСН также необходимо обратить внимание на то, что учесть в расходах, уменьшающих налогооблагаемую базу, можно только компенсацию за использование в служебных целях легковых автомобилей и мотоциклов (пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Компенсация за использование личного грузового автотранспорта сотрудника в закрытом перечне расходов при УСН не поименована и следовательно не уменьшает налогооблагаемую базу при УСН. В случае использования грузового транспорта сотрудника в служебных целях компаниям на УСН оптимальнее заключить с сотрудником договор аренды автотранспорта, в этом случае арендные платежи смогут уменьшить налогооблагаемую базу организации — арендатора.

Если же компания применяет упрощенную систему налогообложения с объектом налогообложения «Доходы», то учесть компенсационные выплаты в целях налогообложения нельзя.

Для получения компенсации сотруднику необходимо подать заявление с указанием периодичности использования личного транспорта в служебных целях, приложив к заявлению копию свидетельства о регистрации транспортного средства и документы (квитанции, кассовые чеки и т.п.) подтверждающие понесенные сотрудником расходы на ГСМ.

Бухгалтерские проводки при начислении компенсации сотруднику аналогичны начислениям по договорам аренды:

Дебет 20, 26, 44 … Кредит 73 — начислена компенсация за использование автомобиля сотрудника.

Путевой лист

Еще один момент осталось определить, нужно ли оформлять путевой лист:

  • если на арендованных автомобилях перевозятся пассажиры или грузы, то использование путевого листа обязательно.
  • если перевозка грузов или пассажиров не осуществляется, то, как указало в своем письме УФНС по г. Москве от 09.07.2019 г. № 16-15/[email protected] путевой лист является лишь одним из первичных документов, подтверждающих произведенные расходы на приобретение горюче-смазочных материалов.

Специалисты ведомства указали на то, что если налогоплательщики, не относятся к организациям автомобильного транспорта, которые обязаны руководствоваться Приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов», то они могут использовать путевые листы в качестве лишь одного из документов, подтверждающих расходы на приобретение горюче-смазочных материалов, закрепив указанный порядок в учетной политике для целей налогообложения прибыли.
Соответственно для подтверждения маршрутов следования и обоснованности расходов на бензин, возможно использовать другие документы, подтверждающие произведенные расходы. Однако в любом случае формальный порядок оформления документов может быть признан лишь как попыткой уклонения от уплаты налогов и взносов.

Подводя итог, можно сказать, что выбрать, как оформить использование личного транспорта сотрудника в служебных целях не такая уж дилемма, необходимо просто юридически грамотно документально составить договоры или соглашение, чтобы у проверяющих органов не возникло желания спорить с налогоплательщиком.

Законодательное регулирование использования служебного автомобиля в личных целях

служебный транспорт в личных целях

В российском законодательстве нет закрепленных положений, которые четко регулируют поездки на служебных машинах по личным нуждам.

Использование служебного автомобиля требует оформления путевых листов и снятия показателей одометра для установления пробега во время работы. Это необходимо для расчета расходов предприятия, которые контролируются налоговыми органами.

Путевой лист – документ, с помощью которого компания контролирует работу водителя, осуществляет учет расходов на горюче-смазочные материалы. Показания используются в качестве основания для начисления зарплаты водителю и для подтверждения расходов перед Налоговой службой.

Читайте также:  Простой вексель и сроки его погашения. Виды векселей

Корпоративный транспорт может использоваться:

  • для рабочих и при необходимости личных целей;
  • только для задач организации.

Использовать авто для персональных нужд самовольно нельзя. Бухгалтерия не имеет права принимать путевой лист к рассмотрению, даже в том случае, если сотрудник за свой счет заправил автомобиль и приложил чек. Этот чек не относится к расходам компании, бухгалтер не вправе соотнести его со строкой расходов.

На предприятиях используется смешанный вариант, когда пользоваться авто можно, получив соответствующее разрешение.

Добавить комментарий

Adblock
detector