Новая докладная записка об отсутствии работника на рабочем месте в 2021 году

Отсутствие работника на рабочем месте в соответствии с его режимом работы без уважительной причины относится к прогулам. При том, что прогул является грубым нарушением дисциплины труда, принятие руководителем решения о том, как поступить с работником, совершившим такое нарушение, в ходе рассмотрения объяснительной записки, носит сугубо субъективный характер. В связи с отсутствием работника предприятие теряет определенные объемы произведенного товара, работы или услуги, поэтому руководитель подразделения, в котором отсутствует работник вынужден информировать об отсутствии работника на рабочем месте через такой локальный документ, как докладная записка.

Нормативно-правовое регулирование отсутствия работника на рабочем месте

В части первой статьи 189 «Трудового кодекса Российской Федерации» от 30.12.2001 N 197-ФЗ дается формулировка дисциплины труда, являющееся обязательным для всех работников подчинение правилам поведения, определенным в ТК РФ.

В части первой статьи 192 «Трудового кодекса Российской Федерации» от 30.12.2001 N 197-ФЗ предусматриваются дисциплинарные взыскания за совершение проступка, такие как: замечание, выговор, увольнение по соответствующим основаниям.

Статья 193 Порядок применения дисциплинарных взысканий «Трудового кодекса Российской Федерации» от 30.12.2001 N 197-ФЗ отражены сроки по дисциплинарным взысканиям.

В подпункте «а» пункта 6 статьи 81 «Трудового кодекса Российской Федерации» от 30.12.2001 N 197-ФЗ перечислены основания для расторжения трудового договора по инициативе работодателя, даже за однократный случай, за следующие проступки: грубое нарушение трудовых обязанностей (или трудовой дисциплины, условий трудового договора и т. п.), также здесь отражается время, которое будет считаться прогулом (более 4 часов подряд в течение смены).

Читайте также:  Выдаем сотруднику справку о том, что он работает во время карантина

Также отсутствие работника и наказания за такие проступки могут быть отражены в коллективном договоре, соглашении, локальных нормативных актах, трудовом договоре.

Структура и оформление

В зависимости от целей, преследуемых составителем, структура и написание некоторых докладных могут отличаться.

1. Повышение эффективности работы. Бывают ситуации, когда полноценная работа отдела или целого подразделения ухудшается из-за плохого выполнения отдельными сотрудниками своих обязанностей на рабочем месте, и руководство необходимо поставить в известность о сложившейся ситуации для применения соответствующих мер к нарушителям.
2. Изменение сложившейся ситуации. Если работнику стали известны обстоятельства, не позволяющие нормально работать или служащие источником какой-то опасности, то такую информацию нужно немедленно докладывать начальству.
3. Защита от унизительного отношения. Никто из сотрудников не должен терпеть несправедливого и дискриминирующего отношения к себе, написание докладной в данном случае является попыткой защитить свое достоинство и урегулировать конфликт, не обращаясь в контролирующие органы.
4. Желание снять с себя ответственность за происходящее. Если на предприятии сложилась непростая или критическая ситуация, а остальные сотрудники бездействуют или не считают ситуацию таковой, то работник, написав докладную и сообщив должностному лицу о сложившейся ситуации, может снять с себя дальнейшую ответственность за происходящее.

После того как цель определена, можно приступать к написанию самого документа. К оформлению докладной записки предъявляются определенные требования. Содержание должно быть кратким, но емким, выдержанным в стиле деловых документов. При написании докладной можно руководствоваться следующим планом:

1. Адресат – конкретное лицо, уполномоченное помочь в разрешении описанной в докладной ситуации. Фамилия и должность адресата указывается обычно вверху справа, также здесь можно указать и данные человека, который обращается к руководству посредством докладной.
2. Описание причины – краткое изложение сути произошедшей ситуации и причины обращения к вышестоящему должностному лицу.
3. Полное описание случившегося – здесь уже автор должен подробно рассказать о проблеме с указанием всех дат, мест и фамилий участников.
4. Причиненный ущерб – анализ составителем докладной сложившейся ситуации и описание возможного ущерба.
5. Предложения и пожелания – изложение возможных путей решения проблем и предложений по предотвращению возникновения в будущем подобных ситуаций.
6. Заключительная часть – в конце указываются данные автора докладной: должность и фамилия, ставится дата и подпись.

Докладная записка составляется в двух экземплярах, один из которых отдается адресату, а на втором ставится отметка о его принятии.

Порядок отражения факта отсутствия работника на рабочем месте

В первую очередь прогул работника оформляется Актом об отсутствии работника на рабочем месте, который должен быть подтвержден подписями не менее двух незаинтересованных лиц. Если работник отсутствует на рабочем месте более одного дня, то акт составляется ежедневно.

Далее оформляется докладная записка, где доводится до сведения вышестоящего руководства о нарушении трудовой дисциплины. Докладная записка не является унифицированным документом, составляется в произвольной форме и носит информативный характер, где отражаются определенные сведения и отражает предложение по решению изложенной проблемы.

Как правильно написать?

1. Записка на сотрудника за прогул должна быть написана грамотным языком, короткими и четкими фразами. Не допускаются грамматические и орфографические ошибки, некорректные обороты или те, которые могут быть двояко истолкованы.
2. “Шапка” (кому адресовано) пишется по правому краю документа. Слева вверху указывается отдел, в котором это случилось.
3. По центру указывается название, далее текст. Обязательно должны присутствовать упоминание должности провинившегося работника и сколько конкретно времени он отсутствует на работе.
4. Помимо уведомительной части необходимо прошение о применении к человеку мер дисциплинарного воздействия.

Пример записки о невыходе сотрудника на работу

Приведем конкретный пример такого документа:

Отдел по работе с клиентами Общество с ограниченной ответственностью “Дигма-Строй”

генеральному директору Петрову Ивану Петровичу

Докладная записка

05.05.2017 № 4

об отсутствии на рабочем месте.

Довожу до Вашего сведения, что курьер Сидорова Мария Петровна сегодня, 05 мая 2021 года отсутствовала на рабочем месте в течение всего времени, с 08.30 до 17.30. Никаких свидетельств того, что отсутствовала она по уважительной причине, не представлено.

Руководитель отдела по работе с клиентами

Читайте также:  Как внести изменения в штатное расписание в 1С 8.3 ЗУП — пошаговая инструкция

Приложение (акт об отсутствии на рабочем месте).

Борисов А.Б.

Типичные ошибки

Ошибка №1: В результате прогула работника было принято решение вынести выговор в соответствии с ТК РФ и замечание в соответствии с коллективным договором. Работник считает, что предоставил объяснительную с указанием уважительной причины отсутствия и отказывается поставить подпись в приказе.

Комментарий: В соответствии со статьей 193 ТК РФ к работнику может быть применено за один проступок только одно дисциплинарное взыскание. А в случае отказа зафиксировать факт ознакомления с приказом в виде подписи в приказе необходимо составить акт, подписанный двумя свидетелями.

Ошибка №2: Работнику зафиксирован прогул, на следующий день оказался в больнице. Акт и докладная записка составлены. Как получить объяснительную?

Комментарий: Объяснительную записку можно запросить письменным уведомлением работника о предоставлении объяснительной записки. Но если будет оформлен больничный лист, то ее можно затребовать в день выхода работника на рабочее место, так как болезнь является уважительной причиной.

Действия руководства после ее получения

1. После получения такого документа вкупе с актом об отсутствии (составляется в присутствии трех сотрудников) нарушителю выдвигается требование объяснить, почему его не было. Надо сказать, что причина может быть и уважительной.
   Например, утром человек собирался на работу и почувствовал резкое недомогание, пришлось вызывать “скорую”. А позвонить начальству и предупредить он уже физически не смог. Именно это гражданин отражает в объяснительном документе, прилагая медицинскую справку.
2. В случае если к объяснительной работник прилагает документированные свидетельства того, что он отсутствовал обоснованно, взыскания к нему не применяется.
3. Если же отсутствие было квалифицировано как прогул, то такого работника могут ждать замечание, лишение премии, выговор или даже увольнение (особенно если это уже не первый раз). В соответствии с принятым решением босс издает соответствующий приказ.
   Важно! Наказание за проступок может быть назначено только одно. Так, если босс объявил проштрафившемуся работнику замечание, он уже не может за это нарушение его уволить!

Хотите узнать о видах докладных записок? Читайте материалы наших экспертов о внутренних и внешних записках.

Таким образом, даже правильно составленной докладной записки о необоснованном отсутствии на работе мало. Потребуется составить акт и уже эти документы передать руководству. Дальнейшее будет зависеть от того, является прогульщик таковым или нет, то есть – насколько обоснованно он объяснит причину того, почему его не было на работе.

Докладная об отсутствии работника

Основная цель документа – доведение до сведения руководства факта опоздания, отлучки работника организации.

Вам необходимо пропустить работу и вы не хотите проблем с начальством, напишите заявление на отгул, но прежде прочтите 3 главных правила составления заявления на отгул и ваше заявление точно примут.

Составителю требуется помнить, что докладная записка – это лишь сопроводительное письмо.

Тогда как факт нарушения дисциплины должен фиксироваться другими документами, например, соответствующим актом ( образец прилагается ниже).

Акт об отсутствии на работе.

Если на предприятии существует автоматизированная система учета рабочего времени, то подтверждением отсутствия работника будут данные объективного контроля.

Однако докладная – это необходимое условие для привлечения работника к дисциплинарной ответственности.

Читайте также:  Уничтожаем документы с экспертной комиссией и без нее

Как составить приказ о дисциплинарном взыскании, вы можете найти всю информацию здесь.

Правила оформления докладной скачайте тут.

Докладная записка не является исполнительным документом. То есть непосредственное привлечение работника к ответственности возможно лишь на основании специального приказа руководителя предприятия.

Практика знает случаи, когда подача докладной записки и грамотная фиксация нарушения дисциплины не влекут негативных последствий. Такое возможно при халатном отношении к дисциплине на предприятии или значительной ценности работника, которого попросту берегут.

От кого и кому адресуется докладная записка?

Автором документа может быть любой работник, в компетенцию которого входит учет рабочего времени.

Чаще всего это:

• Сотрудник охраны (службы безопасности);
• Специалист отдела кадров;
• Непосредственный начальник провинившегося работника (мастер, бригадир, начальник отдела и т.д.).

Адресат записки определяется с учетом должностных инструкций автора сообщения.

Поэтому им может быть как непосредственный руководитель автора документа, так и должностное лицо, которое уполномочено принимать решения по существу записки.

Например, на крупных предприятиях дежурный охранник обязан докладывать (устно либо письменно) старшему смены (начальнику службы безопасности), в компетенцию которого входит уведомление докладной запиской директора фирмы или его заместителя по кадрам. Соответственно, в докладной фигурирует не один работник, а все провинившиеся в течение суток.

Что такое отсутствие работника на рабочем месте?

В юридической практике принято выделять 3 варианта отсутствия работника на своем месте:

• Опоздание – самое распространенное явление, означающее несвоевременное прибытие работника к началу смены либо после определенного графиком перерыва. Количество времени задержки работника принципиального значения не имеет. При наличии автоматизированного контроля работника наказывают и за 2-3 минутное опоздание;
• Отлучка – самовольный уход работника в течение смены. Для определения факта отлучки фиксируется время ухода и возвращения на работу. На практике фиксация кратковременных отлучек возможна только автоматизированными системами. Промежуток времени отсутствия для привлечения к ответственности значения не имеет;
• Прогул – отсутствие работника в течение смены или 4 часов подряд в течение рабочего дня.

На практике возникают вопросы относительно определения рабочего места, а также степени уважительности причины отсутствия работника.

Вы хотите сделать удержание из зарплаты работника, статья Порядок составления приказа и заявления на удержание из зарплаты вам поможет.

Пример объяснительной записки.

Статья 209 Трудового кодекса РФ гласит, что рабочим считается место, где работник должен находиться, либо куда ему требуется прибыть в указанное время. Рабочее место должно быть так или иначе под контролем работодателя, что подразумевает наличие учета рабочего времени.

Степень уважительности причин отсутствия определяется сложившейся практикой или трудовым соглашением с работником.

Согласно статье 81 Трудового кодекса РФ за прогул у работодателя имеется право непосредственного увольнения работника. А при опоздании или отлучке необходимо один раз наказать работника, а его увольнение возможно при повторном совершении такого проступка.

Основные требования

В объяснительной записке о прогуле обязательно необходимо отразить следующую информацию:

1. Название отдела, подразделения, в котором составляется бумага.
2. Заголовок – «Служебная (докладная) записка».
3. Дата составления и номер документа.
4. ФИО и должность лица, к которому обращаются.
5. ФИО и должность прогуливающего работника.
6. ФИО и должность составителя.
7. Дата и время отсутствия работника. Если работник отсутствовал весь рабочий день, указывают время, с какого и по какое он должен был быть на своем месте.
8. Предпринятые меры. Например, звонок работнику с выяснением причины отсутствия.
9. В заключении следуют выводы по поводу происшествия и предложение о дисциплинарном взыскании.

Изложение должно придерживаться строгого делового стиля.