Правила выдачи трудовой книжки работнику при увольнении

Что говорит законодательство о задержке выдачи трудовой

По ст. 84.1 ТК РФ, руководитель компании не только не вправе удерживать трудовую книжку работника, но и несет ответственность за это. Задержка выдачи документа при увольнении расценивается как административное правонарушение. В таком случае работодателю придется отвечать с учетом п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ и платить штраф до 50 000 рублей. Кроме того, компанию могут обязать возместить сотруднику материальный ущерб на основании статьи 234 ТК РФ. Это не значит, что обязательно уведомление о трудовой книжке отправляем в день увольнения, но затягивать на несколько недель или месяцев решение этого вопроса не рекомендуем.

Работник не пришел за трудовой

Уволенный сотрудник не получил трудовую книжку, несмотря на все усилия, предпринятые работодателем. Как дальше действовать, подскажут эксперты службы Правового консалтинга ГАРАНТ Татьяна Трошина и Анна Кикинская.

Сотрудник был уволен, издан приказ об увольнении, но трудовая книжка ему вручена не была. Сотруднику направили телеграмму с просьбой явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте, телеграмму получила его мать. Исполнены ли в данной ситуации работодателем требования части шестой ст. 84.1 ТК РФ? Меняется ли дата увольнения? Нужно ли аннулировать старый и издавать новый приказ об увольнении или достаточно приказа об изменении даты увольнения?

В соответствии с частью шестой ст. 84.1 ТК РФ в случае, когда в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку работнику невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от ее получения, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки. В случае возникновения спора с работником по вопросу о задержке выдачи трудовой книжки работодателю необходимо будет доказать факт направления уведомления работнику. То обстоятельство, что направленное по почте уведомление по каким-либо причинам не было доставлено работнику, само по себе не опровергает факт исполнения работодателем требований части шестой ст. 84.1 ТК РФ (смотрите, например, определения Санкт-Петербургского городского суда от 02.02.2011 N 33-1398/2011, от 02.02.2011 N 33-1404/2011).

Таким образом, работодатель не несет ответственности за задержку выдачи трудовой книжки со дня, когда уведомление было направлено работодателем в адрес работника, независимо от того, было ли оно вручено адресату лично в руки или в его отсутствие — совершеннолетнему члену его семьи.

Читайте также:  Как не совершить ошибок при отчуждении доли обществу

В соответствии с п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее — Правила), при задержке выдачи работнику трудовой книжки по вине работодателя последний обязан возместить работнику не полученный им за все время задержки заработок. Днем увольнения (прекращения трудового договора) в этом случае считается день выдачи трудовой книжки. О новом дне увольнения работника (прекращении трудового договора) издается приказ (распоряжение) работодателя, а также вносится запись в трудовую книжку. Ранее внесенная запись о дне увольнения признается недействительной.

Таким образом, ранее изданный приказ об увольнении подлежит отмене и издается новый приказ по унифицированной форме N Т-8 c новой датой увольнения, на основании которого вносится запись в трудовую книжку.

Если исходить из буквального прочтения п. 35 Правил, то новой датой увольнения будет день, когда работнику выдали трудовую книжку.

Однако работник, получив уведомление, может забрать ее как на следующий день, так и через месяц или в любое другое время.

Работодатель, как мы выяснили, освобождается от материальной ответственности со дня направления работнику уведомления. Из п. 35 Правил следует, что дата увольнения переносится при задержке выдачи работнику трудовой книжки по вине работодателя. На наш взгляд, это означает, что дата увольнения переносится на день, когда работодатель перестает быть виновным в задержке трудовой книжки. В указанной в вопросе ситуации это дата направления уведомления. Ведь после нее работник уже сам решает, когда ему явиться за трудовой книжкой. После получения работником уведомления уже нельзя говорить, что работник незаконно лишен возможности трудиться в связи с задержкой выдачи ему трудовой книжки.

Суды, определяя новую дату увольнения и руководствуясь при этом п. 35 Правил и статьями 84.1, 234 ТК РФ, приходят к разным выводам:

— новой датой увольнения является день направления уведомления о необходимости явиться за трудовой книжкой (кассационное определение Санкт-Петербургского городского суда от 30.11.2011 N 33-17733/2011 (в тексте кассационного определения удалены фигурировавшие в деле даты, их можно посмотреть, пройдя по ссылке в сети Интернет: https://судебныерешения.рф/bsr/case/594470));

— новой датой увольнения является день получения работником уведомления о необходимости явиться за трудовой книжкой (решение Можайского городского суда Московской области по ссылке: https://судебныерешения.рф/bsr/case/324102; решение Басманного районного суда г. Москвы по ссылке: https://судебныерешения.рф/bsr/case/176541);

— новой датой увольнения является день получения работником трудовой книжки на руки либо день отправки ее по почте (определение СК по гражданским делам Московского городского суда от 16.06.2011 N 33-18290; кассационное определение Верховного Суда Удмуртской республики по ссылке: https://судебныерешения.рф/bsr/case/352400).

Таким образом, на наш взгляд, датой увольнения в рассматриваемой ситуации будет день направления уведомления о необходимости явиться за трудовой книжкой. Если же работник не будет согласен с такой датой, он может обратиться в суд.

Ближайшие бесплатные вебинары

• 23.08.2021
  Дробление бизнеса 2021: законность, ошибки, ответственность
• 25.08.2021
  Пять способов взыскать долг: все о дебиторской задолженности
• 26.08.2021
  Обзор самых важных налоговых споров-2021. На что обратить внимание

Алгоритм действий работодателя

Чтобы обезопасить себя, кадровому специалисту необходимо знать, как действовать в разных ситуациях.

Если работник является в последний рабочий день и получает на руки документы, факт их своевременного вручения фиксируют в книге учета трудовых книжек и личной карточке.

Если работник не пришел за документом, кадровик фиксирует этот факт документально и проставляет отметку в табеле учета рабочего времени. После этого гражданину следует направить уведомление о получении трудовой книжки в связи с увольнением лично или предложить дать согласие на ее пересылку по почте.

В правилах ведения и хранения трудовых книжек, утв. постановлением правительства РФ от 16.04.2003 № 225, нет четкой информации о том, по какому адресу направить уведомление. Чаще всего письмо отправляют на адрес, указанный в его личной карточке. Но если у работодателя имеются другие адреса, предоставленные сотрудником, уведомление направляют на все имеющиеся адреса, по которым гражданин может проживать. Это свидетельствует о том, что руководитель принял все возможные меры для передачи документов.

Читайте также:  Заявление о переносе отпуска по графику: как составить, образец, по инициативе работника и работодателя

Если уведомление о явке за трудовой книжкой уволившийся сотрудник проигнорировал и не отправил в ответ письменное согласие на ее отправку по почте, то документ хранят в отделе кадров предприятия в специально отведенном для этого сейфе до момента выдачи сотруднику. Установленный срок хранения составляет 75 лет.

ВАЖНО!

Если вы не выслали письмо сотруднику о получении трудовой книжки при увольнении или не получили письменное согласие на пересылку по почте, отправка бумаг является нарушением ст. 84.1 ТК РФ.

Если человек согласен на отправку почтой России, оформляют заказное письмо с описью вложения и с уведомлением о вручении. И не стоит экономить на таких дополнительных услугах, как опись вложения и уведомление о вручении отправления. Судебная практика показывает, что это поможет доказать выполнение работодателем своих обязанностей. Конкретный пример — Апелляционное определение Свердловского областного суда от 07.09.2018 по делу № 33-15689/2018. Из материалов дела следует, что работник попросил отправить ему документы, связанные с рабочей деятельностью, по почте. Когда письмо пришло, в конверте ничего не оказалось. На этом основании работник обратился в суд и потребовал выплатить компенсацию. Работодателю пришлось заплатить: суду предоставили квитанцию об отправке письма, но доказательств, что в нем находилась трудовая книжка бывшего работника, не нашлось, поскольку при отправке опись вложения не составлялась.

В каких случаях требуется

На основании трактования норм Трудового кодекса ст. 84.1, подготовка и отправка работнику уведомления о необходимости получить трудовую книжку нужна в случае, если он не мог в последний рабочий день получить документ:

• по личным мотивам;
• в результате возникновения обстоятельств, на которые стороны не могли оказать никакого влияния.

Приведем перечень типовых ситуаций, требующих отправки уведомления о необходимости забрать трудовую книжку:

1. Сотрудник отсутствовал на работе в последний рабочий день, трудовой договор с ним расторгнут.
2. Работник, несмотря на увольнение, отказался от получения трудовой книжки по своим соображениям.
3. При увольнении осужденного сотрудника: он должен дать согласие на пересылку трудовой или получение ее доверенным лицом. В последнем случае необходима доверенность на представление интересов, которую вправе заверить начальник колонии (по ст. 185 ГК).
4. При увольнении сотрудника, который был призван для прохождения военной службы. Трудовой договор с ним расторгается автоматически на основании ст. 83 ТК.
5. В случае смерти работника. При этом уведомление направляется в адрес одного из родственников.

Когда уведомление направлено, с работодателя снимается ответственность за невыдачу трудовой книжки.

Стоит учесть, что в уведомлении работодатель не только оповещает сотрудника о необходимости явиться за трудовой книжкой, но и спрашивает его согласия на отправку трудовой заказным письмом с описью вложения.

При этом, согласно п. 36 Правил №255 от 2003 года, отправка трудовой книжки почтой без предварительного согласия работника не допускается.

Судебная практика

Судебная практика в этой сфере противоречивая. По Апелляционному определению Верховного Суда Республики Марий Эл от 24.07.2018 по делу № 33-1207/2018, на компенсацию может претендовать работник, только если докажет, что:

• пытался трудоустроиться без книжки;
• потенциальные работодатели ему отказывали по причине отсутствия документа о трудовом стаже.

Аналогичные выводы содержатся еще в Апелляционном определении Воронежского областного суда от 08.02.2018 по делу № 33-988/2018, Апелляционном определении Санкт-Петербургского городского суда от 04.04.2017 № 33-6200/2017 по делу № 2-4428/2016, Апелляционном определении Нижегородского областного суда от 06.02.2018 по делу № 33-771/2018, иных решениях.

Но есть и другая позиция. Например, в Апелляционном определении Свердловского областного суда от 09.11.2017 по делу № 33-19615/2017 заявлено, что невыдача книжки своевременно — обстоятельство, лишающее работника возможности трудоустроиться. И никаких иных доказательств, в том числе уведомление о получении трудовой книжки по почте и ответ на него, для получения компенсации за задержку документа предъявлять не надо. Такой подход в Апелляционном определении Верховного Суда Республики Башкортостан от 27.09.2016 по делу № 33-19280/2016, Апелляционном определении Самарского областного суда от 15.03.2016 по делу № 33-2471/2016, иных решениях.

О чем рассказать работникам

На наш взгляд, стоит рассказать работникам о нескольких, на наш взгляд, важных моментах перехода на электронные трудовые:

После выбора электронной трудовой все данные о трудовой деятельности работника будут хранится на информационных ресурсах (сайте) ПФР.

Даже если работник сейчас выбирает бумажную трудовую книжку, данные о его трудовой деятельности все равно передаются в ПФР и есть на ресурсах фонда.

Читайте также:  Как узнать кпп крупнейшего налогоплательщика по инн

Если работник сейчас выбирает электронную трудовую, бумажную трудовую книжку он получит на руки. Перейти обратно от электронной трудовой к бумажной нельзя.

Если работник сейчас оставит бумажную трудовую книжку, перейти на электронную трудовую он сможет и позже, в любое время.

Если работник выбирает электронную трудовую, при необходимости получить сведения о своей трудовой деятельности (выписку из трудовой), ему нужно будет обращаться в ПФР. Сделать это можно будет том числе через сайт Госуслуг.

Документ вернулся работодателю: хранить его или не хранить

Допустим, работник получил уведомление об отправке трудовой книжки по почте и согласен на предложение работодателя, но по каким-то причинам не смог забрать документы из почтового отделения. Они возвращаются назад к работодателю. Если такая ситуация произойдет в вашей организации, станете ли вы хранить бумаги?

А работодатель из Башкирии документы бывшего сотрудника сначала взял, а потом потерял.

Через некоторое время появился экс-работник и начал требовать либо документ, либо дубликат. А еще обратился в суд с иском о выплате морального ущерба и взыскании среднемесячной заработной платы за дни вынужденного прогула.

В судебной коллегии по гражданским делам Верховного Суда Республики Башкортостан заявили: после того как работодатель направил уведомление — письмо работнику о необходимости забрать трудовую книжку — и получил согласие на отправку ее почтой, он не отвечает за документы. Требование выплатить утраченную зарплату из-за того, что экс-подчиненный не взял из отделения документ, судьи не удовлетворили. А компенсацию морального ущерба поддержали, правда, уменьшили в 20 раз сумму, по сравнению с исковой (см. Апелляционное определение от 27.06.2019 по делу № 33-12901/2020).

В итоге работодатель выплатил бывшему работнику моральный ущерб (5000 рублей), оплатил расходы на представителя (7000 рублей) и потратился на уплату госпошлин за рассмотрение исков. А если бы сохранил документы бывшего сотрудника, никаких дополнительных расходов бы не понес.

При увольнении — отсутствовал

Теперь рассмотрим ситуацию, когда владелец трудовой книжки действительно не имеет возможности самостоятельно ее забрать в последний день работы по причине отсутствия. Здесь возможны следующие варианты. Во-первых, работник мог заранее оформить свое согласие на пересылку ему трудовой книжке. Тогда компания без всяких затруднений вправе выслать ему документ по адресу, указанному в этом в согласии. Обратите внимание, после получения письменного согласия нужно отослать трудовую книжку в течение трех рабочих дней.

Если же в день увольнения в организации нет ни самого сотрудника, ни его письменного согласия на пересылку трудового документа, то работодателю следует действовать, также как и в случае с личным отказом. Тут же составляется и направляется уведомление о необходимости явиться за книжкой или выслать согласие на ее пересылку, и т.д. Здесь тоже существует несколько вариантов развития событий. Вариант первый — бывший работник ответит на ваше письмо и согласиться получить трудовую книжку по почте. Тогда отправлять ее лучше, опять же, письмом с описью вложения. При этом в личной карточке уволившегося и напротив его данных в книге учета движения трудовых книжек сотрудник кадровой службы предприятия должен указать дату отправления ценного письма. А после «прихода» уведомления о вручении – дату получения книжки адресатом.

«Совершая пересылку столь серьезного документа, — рассказывает Светлана Виканова, — я на всякий случай снимаю копию со всех его страниц. Ведь теоретически при пересылке может произойти что угодно вплоть до утери. И в экстренных случаях подобная предусмотрительность будет очень кстати».

Вариант второй – человек может предложить выдать книжку его доверенному лицу. В этом случае последний должен иметь нотариально оформленную доверенность от «хозяина» документа. В ней следует зафиксировать право доверенного лица на получение книжки доверителя, а также на выполнение иных действий, связанных с этим поручением (например, поставить свою подпись в книге учета движения трудовых книжек).

И вариант третий – письмо с уведомлением не получает ответа. В этом случае трудовая книжка должна остаться на хранение в организации.

Профессиональная пресса для бухгалтера

Для тех, кто не может отказать себе в удовольствии полистать свежий журнал, почитать проверенные экспертами качественно сверстанные статьи. Выбрать журнал >>

Если у Вас есть вопрос — задайте его здесь >>

Трудовая иностранного гражданина: отправлять по почте или нет

Утвержденные законодательством правила выдачи трудовой книжки при увольнении требуют в последний рабочий день отдать сотруднику книжку под подпись. Если человек не пришел за документом сам, работодатель готовит уведомление о необходимости его получить и одновременно предлагает направить его по почте. С согласия владельца бумаги отправляются ценным письмом. Но если работник живет за пределами страны, надо ли ему отправлять их почтой?

В Министерстве труда и социальной защиты РФ считают, что делать это не только не надо, но и запрещено законом. В письме от 17.09.2019 № 19-1/ООГ-210 чиновники напомнили, что сейчас действует порядок вывоза, пересылки и истребования личных документов советских и иностранных граждан и лиц без гражданства из СССР за границу, который утвержден Законом СССР от 24.06.1991 № 2261-1. Из него следует, что ни трудовые книжки, ни военные билеты, ни удостоверения личности отправлять за границу нельзя. В таком случае работодатель вправе отказаться пересылать бумаги о стаже уволившемуся иностранному работнику, но должен хранить их «до востребования».

Что представляет собой извещение о необходимости получить документ?

Согласно части 4 статьи 84.1 Трудового кодекса Российской Федерации трудовая книжка выдается увольняемому в последний день его нахождения на рабочем месте. За допущенное нарушение предусмотрены наказания по статье 5.27 КоАП РФ – предупреждение или штраф в размере до 50 тыс. рублей.

Также при этом работник не сможет устроиться на новое место работы. Тогда виновный должен возместить ему весь неполученный за этот период заработок. Однако часть 6 статьи 84.1 предусматривает ряд исключений из этого правила. К ним относятся случаи, когда последний день фактического выхода на работу не совпадает с датой увольнения по следующим основаниям:

• прогул;
• невозможность продолжить работу в связи с приговором суда;
• истечение срока трудового договора, если он продлевался до окончания беременности или отпуска по беременности и родам.

В день увольнения работник может не появиться или под разными предлогами отказаться забрать документы. В этом случае, чтобы избежать неприятных последствий, ему следует направить уволенному уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление её по почте.

С момента отправки уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки. При этом нужно приготовиться документально подтвердить факт отправки такого документа, поэтому необходимо бережно хранить все квитанции об оплате почтовых услуг и вторые экземпляры описей вложений, заверенные работником почтовой службы.