Порядок подключения внутреннего электронного документооборота

Арбитражная практика

Постановление Федерального арбитражного суда Волго-Вятского округа от 11.08.2010 по делу № А43-5226/2010
ФАС Волго-вятского округа признал юридическую силу электронного документа, подписанного ЭП. В деле истец требовал взыскать задолженность с ответчика за неоплаченный товар. В свою очередь, ответчик не хотел признавать электронные документы, подписанные ЭП и утверждал, что они были подписаны неуполномоченным лицом…

Постановление Федерального арбитражного суда северо-западного округа от 01.06.2009 по делу №А56-28501/2008

Довод ИФНС об отсутствии у ОАО оснований для предъявления к вычету НДС по счету-фактуре, подписанному путем проставления штампа-факсимиле, воспроизводящего личную подпись руководителя организации-поставщика, необоснован…

Определение Высшего арбитражного суда Российской федерации от 13.02.2009 № ВАС-16068/08

В передаче дела по заявлению о признании незаконным акта налогового органа в части доначисления налогов, начисления пени, привлечении к налоговой ответственности по п. 1 ст. 122 НК РФ для пересмотра в порядке надзора судебных актов отказано, поскольку представленные в дело доказательства подтверждают наличие хозяйственных операций между заявителем и ООО, проставление на счетах-фактурах факсимильной подписи при наличии соглашения об этом не говорит о нарушении обществом ст. 169 НК РФ.

Читайте также:  Реорганизации в форме выделения: пошаговая инструкция

Постановление арбитражного суда Московского округа от 13 марта 2015 г. по делу № А40-102584/14

Резолютивная часть постановления объявлена 12 марта 2015 года Полный текст постановления изготовлен 13 марта 2015 года

Постановление девятого арбитражного апелляционного суда г. Москва от 7 июля 2015 г. по делу № А40-26656/2015

Резолютивная часть постановления объявлена 6 июля 2015 года Постановление изготовлено в полном объеме 7 июля 2015 года

Сравнение документооборотов в бумажном и электронном виде

Основные критерии, по которым сравнивают два вида документооборота — стоимость и «времязатратность».

Стоимость пакета

Стоимость пакета документов при среднем объёме в шесть листов формата A4 — 9 рублей. Чтобы отправить документы по почте, придётся заплатить от 40-60 рублей. Курьерская служба запросит в 10 раз больше, стоимость услуг также будет зависеть от точки назначения. Организация архива потребует аренды отдельного помещения. Стоимость будет зависеть от площади и региона.

Затраты на бумагу

Электронный документооборот исключает затраты на приобретение бумаги и предметов канцелярии. Стоимость отправки электронных документов составит от 5 до 9 рублей за документ в зависимости от оператора, за входящие платить не придётся. Географическая удалённость роли не играет.

Условия хранения

Условия хранения документов в электронном формате зависят от оператора ЭДО. При бумажном документообороте на распечатывание документов, их подписание и проставление печатей может уйти целый день. А в случае отсутствия лица, уполномоченного подписывать документы — до нескольких дней.

Срок получения

Срок получения отправленных документов может занимать от нескольких дней до двух недель, если документы были переданы по почте, либо от одних до четырёх суток, если для передачи использовалась курьерская служба.

Легко подписывать

При переходе на ЭДО подписание документов в электронном виде уполномоченным сотрудником занимает всего несколько минут. В системах ЭДО можно «по одному щелчку мыши» массово подписывать документы. При этом документы достигают получателя уже через несколько секунд после того, как были отправлены.

Читайте также:  Если фактический адрес не совпадает с юридическим

Как только получатель подписывает документ электронной подписью, оба участника электронного взаимодействия получают доступ к подписанному оригиналу документа.

Особенности внедрения ЭДО

Электронный документооборот — система, которая позволяет компаниям наладить безбумажный обмен документами как внутри организации, так и с контрагентами. Систему организуют и внедряют операторы ЭДО — в частности, СКБ Контур. Они гарантируют техническую обеспеченность, безопасность документооборота, соблюдение законов.

Среди преимуществ перехода на электронный документооборот:

  • упорядочивание процессов в компании: хранение документов в электронном архиве позволяет быстро находить нужное, а сам доступ к файлам открыт постоянно. Кроме того, система показывает текущий статус каждого исходящего файла;
  • экономия времени: отправка, получение электронных документов в отличие от бумажных не займет больше нескольких минут. Так же быстро можно внести изменения и подписать документ;
  • снижение затрат: электронные документы не нужно печатать, доставлять курьерами или почтой;
  • повышение конкурентоспособности: оперативная доставка документов, а также снижение числа ошибок в них повышают лояльность партнеров.

Однако для внедрения ЭДО сперва понадобится подготовка внутри компании. Переход будет поэтапным. Начните с создания схемы документооборота внутри компании. Понимание, кто и как задействован в этой работе, как выстроен документооборот, где возникают потери, позволит при переключении на ЭДО оптимизировать бизнес-процессы.

Уже на основе этой схемы можно выбирать оператора и систему ЭДО. Первостепенным фактором станут предлагаемые технические решения. Так, в Диадоке можно выбрать из следующих вариантов:

  • Веб-версия. Доступный, понятный способ работы с ЭДО. По формату он напоминает электронную почту, не требует специализированного программного обеспечения, подходит для организаций с небольшим трафиком.
  • Модуль для 1С. Типовое коробочное решение для пользователей 1С независимо от масштабов бизнеса. Для работы с системой электронного документооборота (СЭД) нужно скачать модуль с сайта, установить и продолжить работу из привычного интерфейса учетной системы.
  • Персональное решение. Диадок может быть интегрирован с любой учетной системой компании с помощью коннектора, средств API или готового интеграционного решения. Это избавит сотрудников от необходимости работать в разных программах, изучать незнакомый интерфейс.

Подключиться к ЭДО Диадок

Также для работы в СЭД необходимо получить электронную подпись, без которой документы не будут иметь официального статуса. Пользователи Диадока используют квалифицированную электронную подпись (КЭП). Она регламентирована законом, дает документам юридическую силу, позволяет взаимодействовать с контролирующими госорганами.

В Диадоке подключение к электронному документообороту займет минимум ресурсов. Для этого отправьте заявку с указанием, какие опции ЭДО нужны. Например, укажите, планируете ли двустороннюю отправку документов или достаточно только получать их от контрагентов.

Также уточните название, ИНН, КПП организации, оставьте Ф. И. О. ответственного лица и его контактный номер. Весь остальной процесс — от помощи при выборе решения до подключения и настройки системы — пройдет под контролем экспертов Контура.

Электронный документооборот в помощь бухгалтеру: как это работает

В. Н. Шамрей автор статьи, консультант Аскон по бухучету и налогообложению

В век современных технологий бухгалтерским службам организаций давно пора поэтапно начать отказываться от привычки работать с бумажными документами. Электронный документооборот — это не только удобно, но и неизбежно. Государственные службы ведут планомерную работу по расширению возможностей электронного взаимодействия как между коммерческими организациями и физическими лицами с государственными органами, так и между собой во внутриведомственных обменах, стараясь разнообразными способами стимулировать потенциальных участников электронного документооборота (далее – ЭДО) на переход на новые технологии взаимодействия. Планомерность внедрения ЭДО можно проследить по ниже перечисленным уже существующим государственным программам и стратегиям

:

— Государственная программа РФ «Информационное общество (2011 — 2020 годы)», утвержденной Постановлением Правительства РФ от 15.04.2014 N 313;

— Стратегия развития отрасли информационных технологий в РФ на 2014 — 2021 годы и на перспективу до 2025 года, утвержденной Распоряжением Правительства РФ от 01.11.2013 N 2036-р;

— Стратегия инновационного развития РФ на период до 2021 года, утвержденной Распоряжением Правительства РФ от 08.12.2011 N 2227-р;

Читайте также:  Документы для получения налогового вычета за лечение

— Указ Президента РФ от 09.05.2017 N 203 «О Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации на 2021 — 2030 годы»;

— План мероприятий («дорожной карте») по развитию электронного взаимодействия на финансовом рынке, утвержденном Правительством РФ 18.05.2015 N 2984п-П10;

— Решение Коллегии Евразийской экономической комиссии от 01.11.2016 N 138 «Об организации пилотного проекта по реализации электронного документооборота между государствами — членами Евразийского экономического союза и Евразийской экономической комиссией»;

— Постановление Правительства РФ от 22.09.2009 N 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота» (ред. от 26.12.2016);

Тем, кто еще не обратил внимание на удобный инструмент под названием «электронный документооборот» стоит уделить время и разобраться с законодательной составляющей, технологией работы, способами использования и достоинствами ЭДО.

Начнем с истории, первой «ласточкой» был Федеральный закон от 10.01.2002 N 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (утратил силу 1 июля 2013 года), который приравнял документы в электронном виде, подписанные электронной цифровой подписью к бумажным документам подписанным сторонами сделки, а если быть точнее, в Законе указано, что «электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе».

С вступления в силу вышеуказанного закона появилось право обмениваться со своими контрагентами электронными договорами, актами, накладными и не только, а так же были определены условия, при выполнении которых электронные документы были признаны равнозначным аналогичным документам на бумажных носителях.

Нельзя сказать, что сразу все организации приняли на вооружение это новшество. До сих пор многие «по старинке» обмениваются бумажными документами. А раз так, то значит остались вопросы и опасения, которые мы постараемся в данной статье развеять.

Электронная подпись

— информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию (пп.1 ст. 2 Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ (ред. от 23.06.2016) «Об электронной подписи» (с изм. и доп., вступ. в силу с 31.12.2017)).

Существует три вида электронных подписей (ст.5 Закона N 63-ФЗ):

— простая электронная подпись;

— усиленная неквалифицированная электронная подпись;

— усиленная квалифицированная электронная подпись

Понятие «электронный документ

» имеет несколько определений, они аналогичны по своей сути, но немного разные по содержанию, например:

  • в п. 11.1 ст. 2 Федерального закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»:

Электронный документ — это документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

  • в п. 1.4 Приказа Судебного департамента при ВС РФ от 27.12.2016 N 251

Электронный документ — документ, созданный в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе, подписанный электронной подписью в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Электронный документооборот

(далее ЭДО) — последовательность транзакций по обмену документами между участниками документооборота, обеспечивающая некоторый регламентированный процесс по обмену документами (например, документооборот по представлению налоговых деклараций (бухгалтерской отчетности)). (Пункт 1.3 Приказа ФНС России от 09.11.2010 N ММВ-7-6/[email protected]).

Система электронного документооборота

— информационная система, обеспечивающая сбор электронных документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним. (Инструкция по делопроизводству (Приказ Роскомнадзора от 31.03.2014 N 49)

Если упростить все выше сказанное, то электронный документооборот — это один из способов организации работы с документами, когда они формируются и хранятся в электронном виде, подписываются электронно-цифровыми подписями без использования бумажных носителей.

Звучит сложно, на деле все намного проще.

Бухгалтера давно уже привыкли к удобному сервису по удаленному предоставлению отчетности в налоговые органы и внебюджетные фонды. Преимущества на лицо: не надо простаивать большие очереди, тратить на это время, нервы, нажали кнопку «отправить» и отчет уже отправился оператору связи, а от него дальше непосредственно без нашего участия — получателю. Более того, помимо отправки отчетности можно вести переписку с инспекторами, сверяться с бюджетом, заказывать справки. Эффективность и скорость работы бухгалтерской службы благодаря этому значительно повысилась.

Читайте также:  Полагаются ли внешнему совместителю стандартные вычеты по НДФЛ в 2021 году

Те, кто идет в ногу со временем оценили и другие электронные сервисы, которые активно продвигает государство не только для организаций, но и для физических лиц.

Первопроходцами в любых государственных инициативах, как обычно, становятся бюджетные организации, они уже внедрили большую часть своего документооборота под электронный формат и скоро для них это станет требованием, а не рекомендацией. Федеральный закон от 27.07.2010 N 210-ФЗ (ред. от 04.06.2018) «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» (с изм. и доп., вступ. в силу с 31.07.2018)

Любой бухгалтер, особенно крупных организаций, сталкивался с тем, что формирование, отправка и сбор документов от контрагентов отнимает большое количество времени.

Для покупателей надо сформировать документы и разослать их или курьером, или по почте, или через другие службы организации, а потом обратно собрать уже с оригинальными подписями. Документы от поставщиков надо не только собрать, но и еще провести в бухгалтерской программе, что при большом объеме документооборота занимает значительную часть времени бухгалтера. Нередко документы поступают в бухгалтерию с большим опозданием, а при ручном вводе документов есть риски технических ошибок. Документы в бумажном виде надо распечатывать, хранить, что требует немало офисного пространства, а при налоговых и иных проверках немало времени и бумаги требует процесс ксерокопирования.

Все эти процессы можно упростить и оптимизировать за счет электронного документооборота, а распечатывать на бумажных носителях не надо.

Подведя итог можно сказать, что преимуществами электронного документооборота

являются:

— уменьшение трудозатрат по подготовке, обработке и сборе первичных документов;

— повышение эффективности и оптимизации процесса документооборота;

— сокращение расходов (на бумагу и иные канцелярские принадлежности, на персонал бухгалтерии, на почтовые, курьерские услуги, на аренду офисного пространства для хранения бумажных документов);

— увеличение производительности труда;

— минимизация ошибок, расхождений и опечаток при проведении первичных документов;

— возможность оперативного отражения хозяйственных операций;

— удобство хранения документов в единой базе, удобный поиск;

— экологичность.

В тоже время надо понимать, что для внедрения системы электронного документооборота необходимо понести затраты на оплату услуг провайдера, на обеспечение места на сервере, на обучение персонала, заключить соглашения об обмене документами по электронным каналам связи с контрагентами.

Бухгалтерская служба отправляет по электронным каналам связи через провайдера первичные документы, контрагенты при заранее подписанном согласии об обмене в электронном виде документами подтверждает своей электронной подписью документы и остается только провести хозяйственную операцию в бухгалтерской программе на основании уже сформированного и подписанного документа одним нажатием кнопки «принять» или выгрузкой файла обмена, если обмен ведется не из бухгалтерской программы.

Проанализировать своих контрагентов на техническую возможность и желание перейти на обмен документами через систему ЭДО. Не все контрагенты в принципе могут знать о такой возможности и, возможно, придется их убедить в удобстве использования данного инструмента для обоих сторон. Особенно в случае нахождения в разных регионах или большого документооборота друг с другом. Узнать у контрагентов какими системами ЭДО они уже пользуются, если есть такие клиенты.

В учетной политике организации или в ином локальном нормативном акте (если использоваться ЭДО будет не только в обмене с контрагентами, но и внутри компании) прописать, что первичные учетные документы могут составляться как на бумажном носителе, так и в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. Специально менять учетную политику не надо, т.к. это способ доставки документов, а не формы, но прописать данный пункт рекомендуется. В отдельном приказе необходимо прописать на кого оформляется электронная подпись и ответственных за ее применение и хранение.

Формы и право электронно обмениваться первичными документами прописаны следующими нормативно-правовыми актами:

— первичные учетные документы составляется на бумажном носителе и (или) в электронном виде с электронной подписью п. 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»

— счета-фактуры — абз. 2 п. 1 ст. 169 НК РФ,

— документ о передаче товаров при торговых операциях в электронной форме — Приказ ФНС России от 30.11.2015 N ММВ-7-10/[email protected],

— документ о передаче результатов работ (об оказании услуг) в электронной форме — Приказ ФНС России от 30.11.2015 N ММВ-7-10/[email protected]

Выбрать провайдера и заключить с ним договор на подключение опции ЭДО

При выборе провайдера стоит обратить внимание:

— на совместимость используемых систем по электронному обмену документами с вашими контрагентами Идеально, если ваши контрагенты используют того же провайдера, что и вы, тогда обмен будет проходить намного легче без каких-либо технических сложностей;

— на цену и пакет услуг предлагаемых провайдером (обычно, в договоре прописано количество документов, которые вы имеете право обменяться за тот или иной тариф);

— на совместимость выбранной системы с используемой бухгалтерской программой;

— на совместимость электронно-цифровой подписи и криптопровайдера с используемой системой банк-клиент (иногда установка двух видов криптофайлов на одном компьютере могут конфликтовать друг с другом и вызывать технические сложности работы банк-клиента с ЭДО или системой отправки электронной отчетности))

Удобней всего использовать непосредственно бухгалтерскую программу 1С, подключив опцию 1С–ЭДО, тогда все документы сразу загружаться в бухгалтерскую программу и не надо будет дополнительно выгружать их из внешних источников. В качестве альтернативного варианта можно предложить воспользоваться оператором связи, который уже используется организацией для отправки электронной отчетности в налоговые органы или в внебюджетные фонды. В данном случае, также подключается, дополнительная опция для ЭДО и при поступлении документов от контрагентов, документы необходимо будет выгрузить из программы и загрузить в 1С.

Подписать соглашение об обмене электронными документами с контрагентами

Это может быть как отдельный документ, так отдельный пункт в заключаемом с контрагентом договоре о возможности обмена документами через ЭДО.

В Соглашении об обмене электронными документами с контрагентом желательно прописать:

  • вид используемой электронной подписи;
  • порядок и последовательность подписания электронных документов, если он не установлен законодательством;
  • действия сторон в случае непринятия другой стороной документа по техническим причинам;
  • условия взаимодействия участников с удостоверяющим центром (аккредитованным удостоверяющим центром);
  • условия признания электронных документов, подписанных неквалифицированной электронной подписью, равнозначными аналогичным документам, подписанным собственноручно.

Разработанные формы соглашения обычно есть у провайдеров, ими можно воспользоваться, чтобы не разрабатывать самостоятельно. Отсутствие подписанного соглашение не препятствует обмену документами с контрагентами по ЭДО, законодательно не установлено, что согласие обязательно должно быть в письменной форме. Если контрагент отвечает и высылает вам документы по ЭДО, то, значит, он выразил свое согласие на обмен. Но рекомендуется, все таки, прописать данный вид взаимодействия с клиентом письменно во избежание возможных разногласий в будущем.

Следует обратить внимание, что обязанности и необходимости распечатывать полученные документы — нет и подписывать их еще раз дополнительно и высылать клиенту – тоже. В тоже время документы с обеих сторон подписываются, через оператора ЭДО, либо на бумажном носителе. Подписать с одной стороны на бумажном носителе, а с другой электронной подписью нельзя, иначе документ не будет иметь юридической силы.

Обучить службу бухгалтерии по работе с ЭДО. И наслаждаться удобным сервисом.

Какие кадровые документы перестанут быть бумажными

До 15 ноября 2021 года, согласно Федеральному закону от 24.04.2020 № 122-ФЗ, продлится эксперимент Минтруда по переводу кадровых документов в электронный вид. Он должен был закончиться к 31 марта, однако Федеральным законом от 24.03.2021 № 53-ФЗ было решено его продлить.

Компании принимают участие в пилоте добровольно. Каждой из них предложено самостоятельно решить, с какими документами работать только в «цифре». Но в приложении № 3 Приказа Минтруда РФ от 14.05.2020 № 240Н приводится перечень всех доступных для рассмотрения документов.

За то время, пока будет проходить эксперимент, планируется внести изменения в Трудовой кодекс, который в итоге позволят всем работодателям вести кадровый документооборот в электронном формате.

Читайте также:  Как составить правильно приказ о совмещении должностей

Проще всего принимать решение о цифровизации документов массового характера. Обычно кадровики дают их на подпись всем сотрудникам, поскольку они распространяются на компанию в целом или на подразделения. К таким документам относятся правила внутреннего трудового распорядка, заявления, приказы, графики отпусков и другие. Отправлять такие документы в электронном виде удобно и безопасно.

Смотрите также: Как найти хорошего управленца

Но есть и личные кадровые документы, которые затрагивают интересы конкретного сотрудника. По ним компаниям нужно принимать самостоятельное решение — продолжать работать на бумаге или переводить в электронный вид. К таким документам относят трудовой договор, ученический договор, договор о материальной ответственности.

В настоящее время кадровый ЭДО распространяется на большую часть документов, кроме тех, что касаются вопросов приема на работу, увольнения, перевода, депремирования.

Однако компании с удаленными сотрудниками получили законное право заключать электронные трудовые договоры и направлять электронные приказы об увольнении. Такая возможность у них появилась благодаря поправкам в главе 49.1 ТК РФ.

Хотя есть и оговорки:

  • Сотрудник, заключивший электронный трудовой договор, может подать заявление о выдаче ему бумажного аналога. И работодатель обязан выполнит его просьбу в течение трех рабочих дней.
  • Отправив сотруднику электронный приказ об увольнении, работодатель должен в течение трех рабочих дней со дня издания приказа направить бумажный экземпляр документа.

Способы реализации ЭДО

Если вы решили организовать обмен документами в электронном виде, необходимо определиться, каким образом он будет реализован. Возможны два варианта.

Обмен документами

Обмен электронными документами напрямую можно начать на основании соглашения с контрагентом, которое будет регламентировать порядок и условия документооборота. Такое соглашение необходимо, если участники взаимодействия используют неквалифицированную электронную подпись. Применение квалифицированной электронной подписи в документообороте заключения специального соглашения не требует. При таком способе реализации ЭДО документы можно отправлять по электронной почте.

Плюс такого способа

Для передачи документов не нужно подключаться к системе оператора ЭДО и платить ему за услуги. Однако минусов больше: не все документы можно передавать контрагенту напрямую, нет автоматизации обработки документов, и в связи с этим — возможности организовать документооборот в больших объёмах.

Другой способ

Это обмен документами через оператора электронного документооборота. Пользователь подключается к системе ЭДО оператора, присоединяется к регламенту обмена и работает в специальном сервисе. У операторов ЭДО есть все необходимые возможности (технологические, правовые, кадровые) для обеспечения правомерного обмена электронными документами любого типа.

Как перейти на электронный документооборот

Начните переход на ЭДО поэтапно. Для перехода необходимо:

1

Внести изменения в учётную политику

В учётной политике потребуется прописать возможность составления и использования документов в электронном формате, которые должны подписываться электронной подписью.

2

Разработать схему документооборота

Необходимо решить, кто из сотрудников, задействованных в работе с документацией, сможет редактировать документы, подписывать их, согласовывать без права подписи и тому подобное.

3

Выбрать оператора ЭДО

При выборе оператора убедитесь, что есть поддержка роуминга. Кроме того, следует отталкиваться от количества ваших контрагентов, работающих с этим оператором. Обращайте внимание на отзывы. Если оператором предусмотрен пробный период, протестируйте СЭД сами.

4

Приобрести квалифицированную электронную подпись

Юридической силой обладают только те электронные документы, которые подписаны с помощью КЭП. Кроме того, для работы с электронной подписью потребуется средство криптографической защиты информации (СКЗИ) – программное обеспечение, предназначенное для шифрования и расшифровки.Такая программа нужна, чтобы подписывать электронные документы и проверять подпись. Для платной СКЗИ необходима лицензия .

5

Определить способ работы с ЭДО

Работа возможна через интерфейс отдельного сервиса (например, онлайн-сервиса «Астрал.ЭДО») или через специальный программный модуль для 1С. Некоторые операторы поддерживают возможность интеграции своих сервисов с учётными системами клиентов.

Как составить соглашение об ЭДО между юрлицами

Документ компании разрабатывают самостоятельно, структура должна быть характерной для такого рода бумаг. Текст должен быть хорошо вычитан, не должно быть просторечных и разговорных выражений, стиль нужно использовать официально-деловой.

Как правило, соглашение разрабатывает компания, предложившая контрагенту обмениваться документаций при помощи системы ЭДО. При желании контрагент может предложить внести какие-либо изменения в текст бумаги. Таким образом, в составлении документа могут участвовать обе стороны. Ссылки на законодательные акты должны быть обязательно во избежание в дальнейшем недоразумений.

Соглашение об электронном документообороте может содержать следующую информацию:

  1. Наименование документа, место и дату его подписания.
  2. Наименование организаций, которые заключают соглашение.
  3. Термины и определения, которые содержатся в тексте соглашения. Здесь расшифровываются такие термины, как электронная цифровая подпись, электронный документооборот, направляющая сторона, получающая сторона, управляющий центр и многие другие.
  4. Предмет соглашения. Им являются условия и порядок работы с электронным документооборотом.
  5. Условия действительности квалифицированной электронной подписи.
  6. Признание электронных документов равнозначными бумажным.
  7. Порядок взаимодействия сторон при обмене документами. Здесь можно описать по пунктам работу с каждым типом документов: счетами-фактурами, накладными, различными актами.
  8. Прочие условия.
  9. Порядок разрешения споров.
  10. Срок действия соглашения.
  11. Реквизиты и подписи сторон.
  12. Приложения к соглашению. Как правило, прикладывают перечень и указывают формат электронных документов.

Внимание! Это примерный список пунктов соглашения. При необходимости можно внести все недостающие сведения.

Добавить комментарий

Adblock
detector