Изменения порядка обмена УПД/УКД в 2021 году по Приказу 14Н

Универсальный передаточный документ (УПД) ФНС предложила организациям для использования с 2013 года. Им можно заменять такие бухгалтерские формы, как ТОРГ-12, М-15, ОС-1, а также счет-фактуру. Для введения в документооборот компании данной формы нужно соблюсти определенный порядок действий. Одно из них — издание приказа о применении УПД в организации.

• Бланк и образец
• Бесплатная загрузка
• Онлайн просмотр
• Проверено экспертом

ФАЙЛЫ

Общие сведения

Бланк универсального передаточного документа разработан на основе счета-фактуры. В нем собраны все основные сведения, которые необходимы для первичного бухгалтерского документа.

Налоговая утвердила УПД для использования письмом от 21 октября 2013 года № ММВ-20-3/96. Форма бумаги является приложением к этому письму. Она лишь рекомендована к применению. Поэтому компании самостоятельно решают, нужно им работать с УПД или нет и какую именно форму использовать: унифицированную (предложенную ФНС) или разработанную самостоятельно.

Использовать УПД можно при:

Читайте также:  Ведомость выдачи спецодежды: что из себя представляет, кем и как заполняется

• сделках купли-продажи;
• оказании услуг;
• заключении договоров подряда, комиссии, доверительного управления;
• работе в сфере финансов и НИОКР.

Можно ввести документ лишь для отдельных подразделений или для отдельных документов и сделок.

Как изменится счет-фактура с 1 июля 2021 года

В форме счета-фактуры появилась строка 5а «Документ об отгрузке» для реквизитов накладной или актов, на основании которых он составлен.
Кроме того, с 1 июля 2021 года в счете-фактуре, оформленном при совершении операции с товарами, подлежащими прослеживаемости, помимо общих сведений необходимо указать:

• в графе 11 – регистрационный номер партии товара, подлежащего прослеживаемости;
• в графах 12, 12а – единицу измерения товара, которая используется для прослеживаемости. Она определяется по Общероссийскому классификатору единиц измерения;
• в графе 13 – количество товара в указанных единицах.

Ранее по теме:

5 новшеств, которые ждут бухгалтера при работе с НДС в июле 2021 года

НДС-вычет: каковы требования к счету-фактуре?

Как начать использовать УПД в компании

Компания-налогоплательщик должна произвести некоторые действия, чтобы перейти на применение УПД:

1. Утвердить, для каких документов, действий, сделок будет применяться УПД. Если планируется перевести только некоторые подразделения на эту форму, то нужно утвердить их.
2. Решить, какой бланк будет применяться для утвержденных операций или документов. Можно использовать предложенную ФНС форму или собственно разработанную с учетом особенностей компании.
3. Утвердить список должностных лиц, которые смогут подписывать заполненную форму для ее заверения. Обычно это те же лица, что имели право заверять счета-фактуры и другую первичную документацию.
4. Издать приказ и ознакомить с ним необходимых работников.
5. Сообщить своим партнерам, покупателям и т.д. о применении УПД, предложить составить и подписать допсоглашения. Уведомления можно отправить почтой либо через интернет. Если контрагент откажется от применения УПД, то придется отправлять ему счета-фактуры и иные формы.

После проведения перечисленных мероприятий компания может применять для сделок с контрагентами УПД.

Что представляет собой УПД

Согласно Письму ФНС № ММВ-20/[email protected] от 21.10.13 г. УПД – единый документ, объединяющий все обязательные реквизиты счет-фактуры и первичной формы. Бланк разработан в соответствии с нормами стат. 169 НК и стат. 9 Закона № 402-ФЗ от 06.12.11 г.

Применение УПД носит рекомендательный характер. Предприятия вправе самостоятельно решать, каким образом вести документооборот хозопераций – с использованием универсального документа или в привычном формате. В свою очередь УПД можно оформлять для замены счет-фактуры и первичной формы (код статуса «1») или только в качестве первички (код статуса «2»). Подробные разъяснения по вопросам заполнения бланка приведены в приложениях к Письму ФНС. Так, составление УПД допускается в следующих случаях (перечень является открытым):

• При отгрузках продукции или товаров.
• При выполнении работ, а также на оказание услуг.
• По посредническим операциям (комиссия, агентские договора и т.д.).
• При транспортировке предмета сделки.
• При передаче имущественных прав и пр.

Если УПД заполнен по всем правилам и содержит обязательные данные, на основании этого документа можно принять к вычету НДС, обосновать расходы фирмы (в целях прибыли или другого налога), отразить в учете хозоперацию. В обязательном порядке составление универсального документа требуется закрепить в учетной политике организации.

Как учитывать выданные УПД

В «подвале» документа реализации (Реализация товаров и услуг, Оказание услуг или Корректировка реализации) появился специальный тумблер, который следует установить в положение УПД, если по договору с покупателем организация выдает универсальный передаточный документ (рис. 1).

Рис. 1. Выставление УПД

При этом автоматически регистрируется УПД (выданный счет-фактура в форме УПД) с номером, который присваивается программой при нумерации выданных счетов-фактур в хронологическом порядке. При выставлении покупателю УПД состав печатных форм ограничен — по кнопке Печать пользователь сможет распечатать УПД, а накладные, акты и счета-фактуры — нет.

Если тумблер не переключать в положение УПД, то счет-фактура регистрируется отдельно по кнопке Выписать счет-фактуру, как это было и в прежних версиях программы. В этом случае пользователю доступны все печатные формы.

Читайте также:  Доверенность на представление интересов организации в 2021 году

Тумблер УПД также присутствует в документах передачи основных средств и нематериальных активов (Передача ОС или Передача НМА).

В последующих документах, выставленных покупателям, тумблер УПД будет устанавливаться автоматически (или не будет устанавливаться) в соответствии с выполненными ранее настройками.

Как учитывать полученные УПД

По такому же принципу отражаются УПД, полученные от поставщика. В «подвале» документов поступления (Поступление товаров и услуг, Поступление доп. расходов, Корректировка поступления и т. д.) тумблер следует установить в положение УПД, если от поставщика получен универсальный передаточный документ. При этом автоматически регистрируется УПД (полученный счет-фактура в форме УПД) с номером и датой документа, указанного в поле Документ №. Если тумблер не переключать в положение УПД, то порядок отражения документов от поставщика остается прежним: отдельно регистрируется номер первичного документа, отдельно — номер и дата счета-фактуры в соответствующем поле.

Тумблер УПД теперь также присутствует в документах поступления основных средств и нематериальных активов.

Программа запоминает выполненные настройки для конкретного договора с контрагентом. В последующих документах, полученных от поставщиков, тумблер УПД будет устанавливаться автоматически (или не будет устанавливаться) в соответствии с выполненными ранее настройками.

Как формировать акты сверки с УПД

Теперь акты сверки расчетов с контрагентами можно формировать с указанием реквизитов УПД, которым оформлена операция.

Напомним, чтобы выводить полные реквизиты комплекта выставленных и полученных документов в акте сверки расчетов, в документе Акт сверки расчетов с контрагентом (раздел Покупки или раздел Продажи — Акты сверки расчетов) на закладке Дополнительно требуется установить флаги:

• Выводить полные названия документов>;
• Выводить счета-фактуры.

В этом случае в Акте сверки расчетов с контрагентом будет выводиться и номер первичного документа, и номер счета-фактуры (как для полученных документов, так и для выставленных).

Но в прежних версиях программы при выставлении УПД в Акте сверки расчетов с контрагентом указывались два номера:

• системный номер документа — в качестве номера выставленного первичного документа;
• номер, указанный в поле Счет-фактура, — в качестве номера счета-фактуры.

В действительности же покупатель получал только один документ — УПД с номером, соответствующим номеру выставленного счета-фактуры. Поэтому контрагенты испытывали затруднения при проведении сверок. Теперь в Актах сверки расчетов с контрагентом указываются наименования документов программы и в явном виде либо номер счета-фактуры, либо номер УПД (рис. 2).

Рис. 2. Отражение УПД в акте сверки расчетов с контрагентом

Как найти номер выставленного счета-фактуры или УПД в списке документов

В прежних версиях программы «1С:Бухгалтерия 8» редакции 3.0 в списке документов реализации указывался только номер первичного учетного документа, выставленного покупателю (системный номер документа) и статус счета-фактуры (Проведен, Не проведен, Отсутствует или Не требуется). Номера счетов-фактур в списке не отображались. Теперь в журнал документов реализации товаров и услуг (раздел Продажи — Реализация товаров и услуг) в отдельной колонке выводится информация о номерах счетов-фактур или универсального передаточного документа (рис. 3).

Рис. 3. Номера УПД и счетов-фактур в списке документов реализации

Читайте также:  Как составить путевой лист, к которому не будет претензий у проверяющих

Как составить приказ об использовании УПД в компании

Законодательно утвержденной формы такого приказа не существует, поэтому организация составляет ее на свое усмотрение, используя стандартную структуру для приказа.

В документе нужно указать следующую информацию:

1. Наименование организации, ее реквизиты. Если приказ составляют на фирменном бланке организации, где уже внесены все реквизиты, то их можно не указывать.
2. Наименование документа.
3. Номер приказа и дата его подписания.
4. Суть приказа («подзаголовок»).
5. Основание для составления приказа. Ссылаются на вышеуказанное письмо ФНС.
6. Должностные лица подразделений, которые должны при определенных операциях использовать УПД.
7. ФИО и должности работников, в обязанности которых будет входить ознакомление сотрудников с инструкцией по использованию УПД, правилами его заполнения.
8. ФИО и должность работника, который должен внести в базу данных учетных бумаг этот документ.
9. Правила нумерации УПД в организации, сроки хранения документа.
10. ФИО и должности работников, которые должны будут оформить дополнительные соглашения с контрагентами, уведомления для контрагентов и другие документы.
11. ФИО и должность работника, ответственного за исполнение данного приказа.

Документ должны подписать руководитель организации и работники, которые были перечислены в приказе.

К сведению! Если к приказу будут прилагаться форма УПД и инструкция по ее заполнению, то нужно также указать их в приложениях.

Ниже представлен образец приказа о применении УПД в компании. При необходимости можно им воспользоваться и изменить содержание документа под нужды конкретной организации.

Типовой комплект документов при переходе на УПД

Подборка документов для введения УПД соответствует этапам перехода:

1. Утвержденная форма УПД (может быть приложением к общему приказу о переходе на УПД, но может и утверждаться отдельно).
2. Уведомления всем контрагентам о переходе на УПД. При этом следует учесть необходимость согласования УПД с каждым из них.
3. Внутренние нормативные акты по применению УПД. Например, инструкции для сотрудников, которые будут с УПД работать. Во внутренних документах следует закрепить порядок:

• нумерации УПД;
• подписания УПД;
• внесения исправлений в УПД;
• хранения УПД;
• исключения, когда вместо УПД оформляются другие документы (например, в случае отказа контрагента работать УПД).

Также следует внести соответствующие изменения в учетную политику.

Больше об ознакомлении работников с внутренними нормативами смотрите в материале «Лист ознакомления с локальными нормативными актами — образец».

1. Приказ о переходе на УПД. Он должен включать в себя все основные аспекты, перечисленные выше.

Образец приказа о переходе на УПД можно скачать у нас на сайте по ссылке ниже: