Перерасчет НДФЛ: когда необходим, как отразить в «1С:Предприятии 8»

Содержание

Дата получения дохода для удержания НДФЛ
Учет уплаченного НДФЛ в расходах
Форма 6-НДФЛ
Возврат НДФЛ
Что учесть при заполнении формы 6-НДФЛ
Доначисление налога
Уточненный расчет
Перерасчет зарплаты
Как установить 12-месячный период

Дата получения дохода для удержания НДФЛ

Исчислить НДФЛ нужно на дату получения дохода (ст. 223 НК РФ).

Дата получения дохода – это дата, на которую доход признается фактически полученным, но это еще не выплата на руки. С начисленного дохода нужно посчитать НДФЛ. И только затем НДФЛ удерживают – на дату выплаты дохода. То есть исчисление и удержание НДФЛ как правило, происходит не одновременно.

Дата получения дохода для удержания НДФЛ

Особые сроки получения дохода (то есть день, когда нужно рассчитать НДФЛ) установлены:

последний день месяца, за который человеку был начислен доход, — для заработной платы;
день увольнения — при расчетах с увольняющимся работником;
последний день каждого месяца в течение срока, на который выдан льготный заем, при получении дохода в виде материальной выгоды, полученной от экономии на процентах;
последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет после возвращения работника из командировки.

Для всех остальных доходов дата получения дохода, когда нужно рассчитать НДФЛ ― это день его выплаты.

При каждой выплате доходов у агента возникает обязанность удержать НДФЛ.

Дата фактического получения дохода определяется как день (п. 1 ст. 223 НК РФ):

выплаты дохода — при получении доходов в денежной форме (неважно, из кассы или через банк);
передачи доходов в натуральной форме — при получении таких доходов;
приобретения товаров (работ, услуг), ценных бумаг — при получении доходов в виде материальной выгоды;
зачета встречных однородных требований (предположим, у учредителя компании есть долг перед фирмой (например, полученный заем), а у фирмы, в свою очередь, есть долг перед ним (например, невыплаченные дивиденды);
прекращения заемного обязательства.

Исчисленную на дату получения дохода сумму налога необходимо удержать непосредственно из доходов налогоплательщика при их фактической выплате (п. 4 ст. 226 НК РФ). И не позднее следующего дня перечислить в бюджет.

Учет уплаченного НДФЛ в расходах

Итак, если налоговый агент уплатил сумму доначисленного НДФЛ в бюджет за счет собственных средств, а взыскать с работника ее нельзя, то логично желание учесть данную сумму в расходах для целей налогообложения. Возможно ли это?

В соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Как было сказано выше, по общему правилу согласно п. 9 ст. 226 НК РФ уплата НДФЛ за счет средств налоговых агентов не допускается. При этом с 1 января 2021 года в данный пункт внесено изменение, в соответствии с которым указанное положение применяется за исключением случаев доначисления (взыскания) налога по итогам налоговой проверки сообразно НК РФ при неправомерном неудержании (неполном удержании) налога налоговым агентом.

По мнению представителей Минфина, расходы в виде сумм НДФЛ, доначисленных и взысканных за счет собственных средств налогового агента по итогам налоговой проверки, для налогового агента являются экономически необоснованными (Письмо от 29.01.2020 № 03-11-09/5344). Данная позиция доведена до налоговиков Письмом ФНС России от 10.03.2020 № СД-4-3/4109. Соответственно, учесть в расходах сумму уплаченного налоговым агентом НДФЛ, доначисленного по результатам проверки, для целей налога на прибыль нельзя.

Что касается специальных налоговых режимов — в виде уплаты ЕСХН и УСНО, — финансисты также считают, что организации и индивидуальные предприниматели, являющиеся налоговыми агентами, при определении объекта обложения единым сельскохозяйственным налогом и налогом, уплачиваемым в связи с применением УСНО, не вправе уменьшать полученные доходы на сумму расходов в виде сумм НДФЛ, доначисленных и взысканных за счет их собственных средств по итогам налоговой проверки. Логика рассуждений в данном случае следующая.

В соответствии с п. 4 ст. 346.1 и п. 5 ст. 346.11 НК РФ плательщики ЕСХН и налога, уплачиваемого в связи с применением УСНО, не освобождаются от исполнения обязанностей налоговых агентов, предусмотренных НК РФ.

Пунктом 4 ст. 226 НК РФ предусмотрено, что налоговые агенты обязаны удержать начисленную сумму НДФЛ непосредственно из доходов налогоплательщика при их фактической выплате.

Согласно пп. 23 п. 2 ст. 346.5 и пп. 22 п. 1 ст. 346.16 НК РФ организации и индивидуальные предприниматели при применении спецрежима в виде ЕСХН и упрощенной системы налогообложения уменьшают полученные доходы на расходы в виде сумм налогов и сборов, уплаченных в соответствии с законодательством о налогах и сборах, за исключением суммы налога, уплаченной сообразно применяемой системе налогообложения, и НДС, уплаченного в бюджет на основании п. 5 ст. 173 НК РФ.

При этом исходя из п. 3 ст. 346.5 и п. 2 ст. 346.16 НК РФ расходы, указанные в п. 2 ст. 346.5 и п. 1 ст. 346.16 НК РФ, принимаются при условии их соответствия критериям, приведенным в п. 1 ст. 252 НК РФ.

Соответственно, сумму уплаченного НДФЛ налоговые агенты не могут учесть в расходах при уплате ЕСХН и при УСНО.

* * *

С 1 января 2021 года действуют поправки, внесенные в п. 5 ст. 208 и п. 9 ст. 226 НК РФ, согласно которым налоговая вправе доначислять НДФЛ по итогам налоговой проверки в случае неправомерного неудержания налога налоговым агентом за счет собственных средств налогового агента.

Соответственно, сегодня в случае доначисления НДФЛ действуют следующие правила:

НДФЛ доначисляется и уплачивается за счет средств налогового агента;
сумма НДФЛ, уплаченная налоговым агентом, не признается доходом физического лица;
суммы НДФЛ, уплаченные налоговым агентом за налогоплательщика за счет собственных средств, не подлежат отражению ни в фор-
ме 2-НДФЛ, ни в форме 6-НДФЛ;
уплаченную за счет средств налогового агента сумму НДФЛ удерживать с физического лица, в отношении доходов которого она была начислена, не нужно;
сумму НДФЛ, уплаченную в бюджет, налоговый агент учесть в расходах для целей налогообложения прибыли (спецрежим в виде ЕСХН, УСНО) не вправе, так как она является экономически необоснованной.

Форма 6-НДФЛ

Ежеквартальная отчетность по НДФЛ по форме 6-НДФЛ установлена для налоговых агентов с 2021 года Федеральным законом от 02.05.2015 № 113-ФЗ.

В расчете по форме 6-НДФЛ налоговый агент предоставляет общую информацию по всем физическим лицам, которые получили от него доход. Это суммы выплаченных доходов, предоставленных налоговых вычетов, исчисленного и удержанного НДФЛ и сроки перечисления его в бюджет (п. 1 ст. 80 НК РФ).

Расчет состоит из разделов, каждый из которых нужно заполнять обязательно:

Титульный лист;

Раздел 1 «Обобщенные показатели»;

Раздел 2 «Даты и суммы фактически полученных доходов и удержанного налога на доходы физических лиц».

Форму № 6-НДФЛ нужно представлять:

за первый квартал – не позднее 30 апреля;
за полугодие – не позднее 31 июля;
за девять месяцев – не позднее 31 октября;
за год – не позднее 1 апреля года, следующего за отчетным.

Датой представления расчета считается:

дата его фактического представления — при представлении лично или представителем налогового агента в налоговый орган;
дата его отправки почтовым отправлением с описью вложения — при отправке по почте;
дата его отправки, зафиксированная в подтверждении даты отправки в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи оператора электронного документооборота.

Возврат НДФЛ

Излишне начислен налог может быть по тем же причинам, что и недоначислен.

Общий порядок возврата и зачета излишне уплаченных и взысканных сумм налогов установлен статьями 78 и 79 НК РФ. Новой редакцией пункта 1 статьи 231 НК РФ (вступила в силу с 01.01.2011) уточнены правила возврата НДФЛ физическому лицу, с которого налоговый агент по какой-либо причине излишне удержал налог.

Если причина излишне удержанного налога в изменившемся состоянии вычетов или доходов, то с начала текущего года налоговый агент обязан сообщать физлицу, у которого он ранее излишне удержал налог, о каждом таком факте в течение 10 рабочих дней со дня, когда это стало известно агенту. При этом указывается излишне удержанная сумма НДФЛ. Форма сообщения не регламентирована и может быть произвольной.

Излишне удержанная сумма налога подлежит возврату на основании письменного заявления налогоплательщика (абз. 1 ст. 231 НК РФ). Поэтому рекомендуем налоговым агентам (работодателям) в сообщение включить фразу о необходимости написания такого заявления. Также следует указать, что возврат налогоплательщику излишне удержанной суммы налога возможен только в безналичной форме. Поэтому в заявлении налогоплательщика должен быть указан счет в банке, на который следует перечислить причитающиеся ему денежные средства.

Сообщение можно передать налогоплательщику или направить по почте.

Появившееся в прошлом году в НК РФ требование о своевременном информировании налогоплательщика об имеющейся переплате налога не сопровождается регламентом фиксирования факта обнаружения излишнего удержания НДФЛ из доходов налогоплательщика. Не предусмотрена и ответственность налогового агента за неинформирование налогоплательщика.

Получив от налогоплательщика заявление на возврат излишне удержанной суммы НДФЛ, работодатель решает, за счет каких средств она будет возвращаться. Возврат возможен за счет сумм НДФЛ, подлежащих перечислению в бюджетную систему РФ в счет предстоящих платежей как по данному налогоплательщику, так и по иным налогоплательщикам, с доходов которых агент производит удержание налога (абз. 3 п. 1 ст. 231 НК РФ). Каким способом осуществить возврат, выбирается исходя из размера возвращаемого налога и установленного срока для его возврата. Налог агент должен вернуть налогоплательщику в течение трех месяцев со дня получения им соответствующего заявления налогоплательщика. Налоговому агенту с начала текущего года законодательно предоставлено право осуществлять возврат излишне уплаченного налога за счет собственных средств, не дожидаясь получения денежных средств от налогового органа (абз. 9 п. 1 ст. 231 НК РФ). Однако Минфин России неоднократно напоминал (письма Минфина России от 11.05.2010 № 03-04-06/9-94, от 25.08.2009 № 03-04-06-01/222),что производить возврат НДФЛ нужно только за счет сумм налога, удержанных с выплат данного физлица.

Для того, чтобы осуществить возврат НДФЛ в «1С:Предприятии 8», нужно ввести в базу документ Возврат НДФЛ: Рабочий стол программы «1С:ЗУП 8» -> закладка Налоги и взносы -> Возврат НДФЛ (рис. 1).

Рис. 1

На основании проведенного документа следует произвести перечисление денег: Меню Действие -> На основании -> Зарплата к выплате (рис. 2).

Рис. 2

Но, обратите внимание, — ответственности за неинформирование об излишне удержанном налоге нет. К тому же и проинформированный сотрудник не обязан настаивать на возврате НДФЛ. Т. е. если сотрудник продолжает работать и заявления на возврат налога не предоставлял, то при очередных расчетах НДФЛ в программах «1С:Предприятие 8» автоматически излишне начисленная сумма будет зачитываться при исчислении НДФЛ. В НК РФ нет запрета для продолжения зачета излишне удержанного налога и в следующем налоговом периоде. Например, у сотрудника переплата НДФЛ обнаружилась уже в декабре. Такая ситуация будет в 2011 году у сотрудников, имеющих третьего ребенка или ребенка-инвалида. Напомним, что Федеральным законом от 21.11.2011 № 330-ФЗ увеличены стандартные вычеты по НДФЛ на детей задним числом, т. е. с 1 января 2011 года.

Если сотрудники подадут заявления и предоставят документы о том, что ребенок — инвалид или третий в семье, надо будет занести информацию об этих вычетах с 01.01.2011 (рис. 3). Воспользуйтесь Помощником редактирования вычетов на детей, чтобы облегчить замену вычетов на третьих и последующих детей. Команды вызова Помощника на Рабочем столе программы «1С:Зарплата и управление персоналом 8» -> закладка Налоги -> Редактирование вычетов на детей и в меню Налоги и взносы.

Рис. 3

Если вычет на ребенка инвалида уже был заведен, то его величина изменится автоматически. У этих сотрудников возникнет переплата налога. Сотрудники могут не успеть или не захотеть подать заявление о возврате им НДФЛ. При передаче в ИФНС отчета 2-НДФЛ налоговый агент укажет там сумму переплаты. Налогоплательщик может не обращаться и в ИФНС за возвратом налога. Налоговый агент — организация, может и в 2012 году продолжать зачитывать суммы переплаты при расчете. Такой подход реализован в программах «1С:Предприятие 8».

Если обнаруживается переплата налога на доходы физических лиц, когда сотрудник уже не работает в организации, то налоговый агент сообщает о переплате налога по завершении налогового периода в отчете 2-НДФЛ в налоговый орган и извещает об этом налогоплательщика, а налогоплательщику за возвратом излишне удержанных сумм следует обратиться в налоговую инспекцию по месту жительства.

Что учесть при заполнении формы 6-НДФЛ

Налоговики напомнили, что форма расчета 6-НДФЛ и порядок ее заполнения утверждены приказом ФНС России от 14.10.2015 № ММВ-7-11/[email protected] (далее – Порядок).

Расчет 6-НДФЛ составляют нарастающим итогом за первый квартал, за полугодие, за девять месяцев и за год. Данные берутся из регистров налогового учета (п. 1 ст. 230 НК РФ, п. 1.1 Порядка).

Расчет состоит из разделов, каждый из которых обязателен для заполнения:

титульный лист;
раздел 1 «Обобщенные показатели»;
раздел 2 «Даты и суммы фактически полученных доходов и удержанного налога на доходы физических лиц».

В разделе 1 указывают суммы начисленного дохода, исчисленного и удержанного налога по соответствующей налоговой ставке.

В разделе 2 указывают даты фактического получения физическими лицами дохода и удержания налога, предельные сроки перечисления налога и обобщенные показатели сумм фактически полученного дохода и удержанного налога по всем физическим лицам.

Для этого в разделе 2 заполняют строки:

100, где ставят дату фактического получения доходов, отраженных по строке 130.
110 — дату удержания налога с суммы фактически полученных доходов, отраженных по строке 130.
120 — дату, не позднее которой должна быть перечислена сумма налога.
130, где показывают обобщенную сумму фактически полученных доходов (без вычета НДФЛ) в указанную в строке 100 дату. В эту сумму входит и выплаченный в середине месяца аванс;
140 для указания обобщенной суммы удержанного НДФЛ в указанную в строке 110 дату.

Дата фактического получения доходов указывается по строке 100 раздела 2 расчета.

Напомним, что если в отношении различных видов доходов, имеющих одну дату их фактического получения, имеются различные сроки перечисления налога, то строки 100 — 140 заполняются по каждому сроку перечисления налога отдельно.

Доначисление налога

Действующие правила взыскания НДФЛ не менялись. Следовательно, если налоговый агент по каким-либо причинам не удержал НДФЛ из доходов физического лица или удержал налог не полностью, то недостающие суммы нужно взыскать с налогоплательщика. Недоудержан налог может быть по следующим причинам:

по ошибке, если предоставили лишний вычет или неверно указали код дохода;
произошел перерасчет за прошлый период, и доход увеличился;
физлицо утратило статус налогового резидента.

Если сотрудник продолжает работать, получать доходы, то после исправления ошибки, перерасчета или смены статуса при очередном расчете НДФЛ в учетных программах системы «1С:Предприятие 8» автоматически начислится и будет удержана недостающая сумма.

Если неуплата налога обнаружится, когда не будет возможности удержать налог (если сотрудник уволился, или окончился налоговый период), то взыскать НДФЛ организация не сможет. В пункте 5 статьи 226 НК РФ говорится, что при невозможности удержать у налогоплательщика исчисленную сумму НДФЛ налоговый агент обязан письменно сообщить налогоплательщику и налоговому органу по месту своего учета об этом и о сумме налога с помощью справки формы 2-НДФЛ, утвержденной приказом ФНС России от 17.11.2010 № ММВ-7-3/[email protected]

Для этого необходимо в программе сформировать справку 2-НДФЛ в бумажном или электронном виде и отправить ее налогоплательщику и налоговому органу по месту своего учета. По случаям 2011 года выполнить это нужно не позднее 31 января 2012 года.

Уточненный расчет

Уточненный расчет нужно представить (п. 6 ст. 81 НК РФ):

если выявлен факт неотражения или неполноты отражения сведений;
если выявлены ошибки, приводящие к занижению или завышению суммы налога, подлежащей перечислению.

На титульном листе налоговый агент должен проставить:

при представлении первичного расчета – значение «000»;
при представлении уточненного расчета – номер корректировки (значение «001», «002» и т. д.)

Таким образом, «уточненка» подается в том случае, если налоговый агент обнаружит, что в первоначальном расчете не отразил какие-либо сведения или допустил ошибку, которая привела к занижению или завышению суммы налога (на это указано, например, в письме ФНС РФ от 15.12.2016 № БС-4-11/[email protected]).

Например, если вы пересчитали отпускные, выплаченные работнику в предыдущем отчетном периоде, это еще не означает, что за прошлый период придется сдать уточненный расчет по форме 6-НДФЛ. Все зависит от того, в какую сторону изменилась сумма отпускного дохода.

Если в результате перерасчета отпускных нужна доплата, то уточненку сдавать не потребуется. Сумма доплаты попадет в отчет 6-НДФЛ за тот период, в котором она была произведена. А поскольку раздел 1 расчета заполняется нарастающим итогом, то в нем будет отражена полная сумма отпускных с учетом перерасчета.

Если же после перерасчета сумма отпускных уменьшилась, то придется сдать уточненный расчет за период, в котором были начислены первоначальные отпускные. В разделе 1 уточненного 6-НДФЛ нужно будет указать новую, уменьшенную сумму.

Об этом писали московские налоговики в письме от 12.03.2018 № 20-15/049940.

Перерасчет зарплаты

Если болезнь работника не была учтена при заполнении табеля учета рабочего времени, то бухгалтер не мог корректно начислить ему зарплату. Поэтому ее нужно пересчитать, а перерасчет отразить в форме 6-НДФЛ.

Как отразить перерасчет зарплаты

Раздел 1 формы 6-НДФЛ заполняют нарастающим итогом за первый квартал, полугодие, девять месяцев и год. В разделе 2 за отчетный период отражают операции, которые произведены за последние три месяца этого отчетного периода.

Если в расчете были допущены ошибки, приводящие к занижению или завышению НДФЛ, нужно представить «уточненку».

Если работник принес больничный, к примеру, за март 2021 года в апреле 2021 года, придется пересчитать зарплату за март 2019 года.

Итоговые суммы с учетом перерасчета отражают в разделе 1 «уточненки» по 6-НДФЛ за I квартал 2021 года по строкам:

020 «Сумма начисленного дохода»;
040 «Сумма исчисленного налога»;
070 «Сумма удержанного налога».

А зарплату за март и НДФЛ с учетом перерасчета нужно показать по строкам 100 – 140 раздела 2 за полугодие 2021 года.

Если работник принес больничный за декабрь 2021 года в январе 2020, то бухгалтеру придется пересчитать зарплату за декабрь 2019 года.

Итоговые суммы с учетом перерасчета нужно отразить в разделе 1 «уточненки» по 6-НДФЛ за 2021 год в строках:

020 «Сумма начисленного дохода»;
040 «Сумма исчисленного налога»;
070 «Сумма удержанного налога».

Зарплату за декабрь 2021 года и сумму НДФЛ с учетом перерасчета отражают по строкам 100 — 140 раздела 2 за I квартал 2021 года.

Как установить 12-месячный период

12 следующих подряд месяцев, необходимые для установления налогового статуса человека, – это не календарный год с 1 января по 31 декабря. Этот период может начаться в одном налоговом периоде, а продолжиться в другом (письма Минфина России от 25 сентября 2012 г. № 03-04-06/6-289, от 31 мая 2012 г. № 03-04-05/6-670 и др.). Так, если налоговый статус определяется на 30 сентября 2013 года, то 12-месячный период начинается 30 сентября 2012 года, а заканчивается 29 сентября 2013 года, если на 15 сентября 2013 года, то начало периода – 15 сентября 2012 года и окончание – 14 сентября 2013 года. А в течение календарного года работодатель должен контролировать налоговый статус работников: при выплате зарплаты – на каждую дату начисления – в последний день календарного месяца, который по этому виду доходов считается моментом получения, на день выплаты доходов – по другим их видам, например, по отпускным.