- Плановые и внеплановые проверки: в чем разница?
- Основания для плановой и внеплановой проверки
- Нормативное регулирование плановых проверок трудовой инспекции
- Что будут проверять?
- Права инспекторов ГИТ при выездной проверке
- Как подготовиться к проверке?
- Самые распространенные ошибки, выявляемые при проверке
- Как проводит проверки государственная инспекция по охране труда?
- Срок проведения
- Требования к организации
- Государственный акт
- Как оформляются итоги проверки?
- Штрафы по итогам проведенной проверки
- А что на практике?
- Продолжительность проверки
Плановые и внеплановые проверки: в чем разница?
Плановая проверка осуществляется на основании плана. Она носит регулярный характер и выполняется вне зависимости от того, имеются ли жалобы на компанию. Это комплексная процедура, в ходе которой проверяются все аспекты деятельности фирмы.
Проведение внеплановой проверки обычно имеет определенные основания: жалобы трудящихся, подозрение на противозаконные действия. Процедура выполняется вне зависимости от того, когда проводилось предыдущее плановое мероприятие.
Основания для плановой и внеплановой проверки
Основания для проведения проверки изложены в статье 360 ТК РФ. Внеплановое мероприятие осуществляется при следующих обстоятельствах:
- Истек срок исполнения предписания об устранении правонарушения, выданного ранее.
- В трудовую инспекцию поступили жалобы на работодателя от сотрудников.
- Есть сведения о том, что работодатель нарушает нормы ТК РФ.
- В трудовую инспекцию поступил запрос от трудящегося на предмет проверки условий труда в компании.
- Выдан соответствующий приказ руководителя инспекции, изданный на основании запросов прокурора, поручения Правительства.
Плановая проверка осуществляется раз в 3 года. Основание ее проведения – истечение 36 месяцев с даты:
- осуществления последнего планового мероприятия;
- регистрации ИП или ЮЛ;
- подачи ИП или ЮЛ уведомления о начале работы.
ВНИМАНИЕ! График плановых проверок заранее размещается на сайте генпрокуратуры.
Нормативное регулирование плановых проверок трудовой инспекции
Правовые основы проведения проверок Государственной инспекцией труда содержатся в следующих нормативных актах:
- конвенция Международной организации труда «Об инспекции труда…» от 11.07.1947 № 81 (далее — Конвенция МОТ);
- глава 57 Трудового кодекса РФ (далее — ТК РФ);
- закон «О защите прав…» от 26.12.2008 № 294-ФЗ (далее — закон 294-ФЗ);
- Положение о надзоре за соблюдением трудового законодательства, утв. постановлением Правительства РФ от 01.09.2012 № 875 (далее — Положение);
- Административный регламент исполнения ГИТ функции по надзору за соблюдением трудового законодательства, утв. приказом Минтруда от 30.10.2012 № 354н (далее — Регламент);
- Методические рекомендации по планированию ГИТ в субъектах РФ мероприятий по надзору за соблюдением трудового законодательства, утв. приказом Роструда от 28.10.2010 № 455 (далее — Методические рекомендации).
Что будут проверять?
В ходе мероприятия инспекторы запрашивают документацию, связанную с трудовыми взаимоотношениями. В частности, обязательно проверяют следующие бумаги:
- Трудовые договоры.
- Документы о трудовом распорядке.
- Штатное расписание.
- Внутренние акты.
- Трудовые книжки и их содержимое.
- Приказы об увольнении, приеме на должность и переводе на другое место, а также подписи сотрудников на них.
- Учет трудовых книжек.
- Приказы о сверхурочной работе, письменные согласия сотрудников.
- Бумаги, связанные с трудоустройством инвалидов, лиц, не достигших 18-ти лет.
- Выполнение норм охраны труда.
- Положение о персональных данных трудящихся.
- Документы, связанные с трудоустройством иностранцев.
Это основной перечень документации, который будет проверяться в первую очередь. При внеплановой проверке инспектор обычно запрашивает те бумаги, которые связаны с причиной жалоб на компанию.
Права инспекторов ГИТ при выездной проверке
Выездные проверки трудовая инспекция проводит по месту нахождения предприятия. Согласно п. 2 ч. 3 ст. 12 Закона 294-ФЗ ее проводят, если по документам оценить соответствие деятельности работодателя закону не представляется возможным.
Мнение о том, что ГИТ всегда обязана начинать только с документарной проверки, ошибочно. Однако если инспектора могли оценить отсутствие или наличие нарушений по документам, выездную проверку можно признать неправомерной через суд. В основном это касается внеплановых проверок по жалобам работников, то есть проверок, имеющих узкий предмет. В ежегодных планах обычно все проверки определены как выездные, оспорить их на этом основании невозможно.
При выездной проверке инспектора вправе (ст. 357 ТК РФ, ст. 12 Конвенция МОТ от 11.07.1947 №81 «Об инспекции труда…»):
- при наличии распоряжения на проверку и служебных удостоверений в любое время беспрепятственно проходить на территорию предприятия и проверять состояние используемых зданий, сооружений, оборудования, транспорта и т. д.;
- запрашивать для ознакомления документы (причем инспектора вправе просить изготовить для них копии на безвозмездной основе), иную информацию;
- беседовать с сотрудниками предприятия;
- на месте выдавать предписания;
- запрещать использование средств индивидуальной защиты, не соответствующих нормативам;
- расследовать несчастные случаи на производстве и т. д.
Препятствование проверке будет расценено как административное правонарушение, предусмотренное ст. 19.4.1 КоАП РФ.
Как подготовиться к проверке?
В статье 357 ТК РФ указаны полномочия представителей трудовой инспекции:
- Право требовать от работодателей документы и сведения, нужные для исполнения надзорных функций инспектора.
- Право изымать материалы и сырье, находящиеся на предприятии, для осуществления их анализа.
Часто инспекторы направляют запрос с требованием выслать документы. Бумаги нужно предоставлять в виде копий, заверенных подписью или печатью. Инспекторы не имеют права:
- Запрашивать те сведения, которые не относятся к предмету проверки.
- Изымать оригиналы бумаг.
Перечень основной документации, которая обычно запрашивается, изложен выше. В некоторых случаях инспекторы требуют следующие бумаги:
- Личные карточки сотрудников.
- График отпусков.
- Листы по расчету с сотрудниками.
- Бухгалтерские ведомости.
- Устав ЮЛ.
- Положение о ЗП.
Точный перечень бумаг определяется предметом проверки.
Самые распространенные ошибки, выявляемые при проверке
Перед проверкой имеет смысл ознакомиться с распространенными нарушениями, которые допускают работодатели, и исправить их, если они имеют место в компании. Рассмотрим типичные ошибки:
- Нет всех документов, которые должны быть. К примеру, компания очень маленькая, а потому работодатель решил не заниматься с оформлением норм внутреннего распорядка. Однако данный документ необходим для организации любого размера. Часто в компании отсутствует правило выдачи расчетных документов.
- Отсутствуют трудовые книжки специалистов, которые работают в организации. Эти документы неправильно хранятся (они должны находиться в сейфе работодателя).
- Допущены неточности при оформлении трудового договора с сотрудником: отсутствует указание о размере зарплаты, нет подписи сотрудника.
- График отпусков был подписан позднее 2 недель от начала года.
- Ежегодный оплачиваемый отпуск поделен на несколько частей, но их совокупность не составляет положенных 2 недель.
- Зарплата меньше МРОТ.
- Зарплата, указанная не в рублях.
- Деньги выдают реже, чем раз в 15 дней, и отсутствует согласие сотрудника на это в письменной форме.
- Иностранцы приняты на работу по срочному договору до завершения их разрешения на труд (в этом случае предпочтительно оформление бессрочных договоров).
ВАЖНО! В рамках мероприятия проверяются не только документы. Также представители трудовой инспекции следят за своевременностью прохождения аттестаций, безопасностью трудящихся. Если того требует работа, нужно позаботиться о наличии защитных масок, перчаток и прочих защитных аксессуаров.
Как проводит проверки государственная инспекция по охране труда?
Каждая проверка организации трудовой инспекцией, будь то плановая или внеплановая, проводится примерно по одному алгоритму:
- Оповещение о предстоящей проверке. Уведомить о ней инспекция труда должна за 3 дня, если она плановая, и за 24 часа, если внеплановая.
- Непосредственно проведение. Сначала инспекцией делается запрос на предоставление копий необходимых документов, далее инспектор выезжает на место и после предоставления удостоверения и приказа по проверке приступает к своим непосредственным обязанностям.
- Составление акта. В большинстве случаев данный документ составляется на территории проверяемого, но могут быть исключения – акт могут составить на территории проверяющего.
- Вынесение предписаний. Этот пункт имеет место быть, если в проверяемой организации были найдены какие-либо нарушения.
В приказе должен быть указан именно тот сотрудник, который приехал на место проведения проверки.
Срок проведения
Если рассматривать вопрос, какие года проверяет трудовая инспекция, то ответ будет таков: в основном инспекторы проверяют документацию за последние 3 года, так как по периодичности плановые инспектирования могут проходить раз в 3 года. Внеплановые могут проходить чаще – по мере появления оснований для их проведения.
Срок проверки трудовой инспекции зависит от формы инспектируемой организации:
- Компания с филиалами проверяется 60 дней;
- На инспектирование субъектов малого бизнеса отводится двое суток и 2 часа;
- Проверка микропредприятий должна пройти за 15 часов;
- Остальные организации проверяются в течение 20 дней.
Внеплановые инспектирования субъектов малого бизнеса и микропредприятий не могут проводиться в сокращенные сроки, и проходят по общим правилам – в 20-ти дневный срок.
Требования к организации
Основные требования трудовой инспекции — соблюдение прав работника. Исходя из этого, инспекторы проверяют соблюдение работодателем следующих аспектов:
- Правильное составление и соблюдение графика отпусков. Работники имеют право на предоставление им отпуска. Если сотрудник не ходил в отпуск более 2-х лет, это будет считаться нарушением.
- Своевременная выдача зарплаты. Работники должны получать оплату своего труда 2 раза в месяц, что должно подтверждаться положением об оплате труда и бухгалтерскими выписками. Если в документах инспектор найдет несоответствия, он расценит это как нарушение.
- Проверка инспекции труда — охрана труда. Соблюдение требований по охране труда — один из наиболее сложных аспектов работы трудовой инспекции. Для соблюдения всех требований по охране труда в штате должен быть специалист, который ведет журнал и читает инструктажи рабочим.
- Сведения об аттестации рабочих. Если в организации проводятся мероприятия по аттестации специалистов, их результаты необходимо оформлять по определенным правилам.
- Справки о медосмотрах. Инспекторы по охране труда не всегда интересуются этими документами, но все же лучше подготовить их заранее.
Помимо заработной платы, работникам выплачиваются премиальные. Их размер и порядок выплат должен быть утвержден специальным документом – положением о премировании.
Из документов инспекторы проверяют:
- Трудовые договоры.
- Кадровые приказы.
- Документы, взятые при приеме сотрудников на работу.
- Трудовые книжки работников.
- Бухгалтерские документы по зарплате сотрудников.
- Больничные и графики отпусков.
- Документы по рабочим графикам.
- Журналы учетов.
Полный перечень документов для проверки трудовой инспекции описан в специальной статье.
Государственный акт
Акт, который выписывает инспекция после посещения организации, оформляется по специальной форме, которая утверждена приказом No141 Минэкономразвития. Акт проверки трудовой инспекции должен состоять из 2-х экземпляров, один из которых остается у проверяющего органа, а один – у работодателя или его представителя.
Оба экземпляра акта должны быть заверены подписями инспектора и работодателя. Если работодатель не согласен с итогами проверки, помимо подписи в актах он выражает свое несогласие в письменном виде.
Сведения, которые нужно указывать в акте:
- Время и дата составления.
- Название организации, которая проводила инспектирование.
- Данные приказа о проверке.
- Данные проверяющего инспектора.
- Название инспектируемой организации.
- Место проверки и ее длительность.
- Данные о результатах проверки.
- Сведения об ознакомлении с актом или отказе от ознакомления проверяемого работодателя или его представителя.
- Данные о занесении записи в журнал проверок.
- Подпись инспектора.
На обжалование действий инспектора по труду или результатов их работы у работодателя есть 15 дней, в течение которых он должен подать заявление о несогласии в проверяющий орган.
Как правило, акт пишется сразу после инспектирования (294-ФЗ от 26.12.2008г. ст.16 ч.1 и 4), однако бывают случаи, когда необходимо дождаться результатов экспертиз и испытаний, тогда на составление актов у инспекторов есть 3 рабочих дня.
Как оформляются итоги проверки?
По итогам контрольного мероприятия оформляется акт в двух экземплярах. К нему могут прилагаться следующие документы:
- Протоколы анализа товара, изготавливаемого на предприятии.
- Итоги осуществленных экспертиз.
- Предписание, в котором изложено требование о ликвидации правонарушений.
- Объяснения трудящихся.
- Прочие документы, которые важны в рамках проведенной проверки.
Обычно в рамках планового мероприятия оформляется больше бумаг. Связанно это с тем, что его отличает комплексный характер: проверяются все аспекты деятельности компании.
Штрафы по итогам проведенной проверки
Что будет, если трудовая инспекция найдет правонарушения? Сначала выдается предписание. Если работодатель не устраняет нарушения в течение положенного времени, выписывается штраф или деятельность компании временно останавливается. Кто обязан его выплачивать? Все зависит от внутренних правил компании. Это может быть ИП, директор, главный бухгалтер.
Рассмотрим перечень распространенных штрафов 2021 года:
- Нарушение ТК РФ: 1 000-5 000 рублей для ЮЛ.
- Повторное правонарушение: 50 000-100 000 для ЮЛ, 5 000-10 000 рублей для ИП.
- Допуск к работе трудящегося без санитарной книжки: 10 000-20 000 рублей.
- Отсутствие трудового договора или его неверное заполнение: 50 000-100 000 рублей для ЮЛ и 5 000-10 000 рублей для ИП.
- Повторное уклонение от оформления ТД: 30 000-40 000 рублей для ИП и 100 000-200 000 рублей для ЮЛ. Для должностных лиц это грозит закрытием компании сроком до 3 лет.
- Нарушение норм охраны труда: 2 000-5 000 рублей для ИП и 50 000-80 000 рублей для ЮЛ.
- Повторное подобное правонарушение: 30 000-40 000 рублей или закрытие до 3 лет для ИП и 100 000-200 000 рублей или закрытие на срок до 3 месяцев для ЮЛ.
Чем больше ответственности лежит на руководителе или уполномоченном лице с точки зрения закона, тем больший штраф ему предъявляется.
А что на практике?
Штрафы за правонарушения немалые. Однако на практике выписываются они редко. Также редко проводится полноценная проверка трудовой инспекции. Но это не значит, что требования закона нужно игнорировать. Если инспектор найдет реальные правонарушения, наказания не избежать.
На первом этапе работодателю выдается только предписание. То есть ЮЛ или ИП предоставляется шанс на исправление. Настоящие проблемы появляются после повторного правонарушения. В этом случае придется выплачивать большой штраф. Компанию могут и вовсе закрыть.
Если к плановой проверке можно полноценно подготовиться, то внеплановое мероприятие проводится относительно внезапно. Поэтому желательно оформлять все документы правильно, заключать с каждым сотрудником трудовой договор, вводить все необходимые локальные акты. Особенно это касается организаций, которые проверяются чаще всего (к примеру, заведения общественного питания).
Продолжительность проверки
Срок проверки, проводимой трудовой инспекцией, не может превышать 20 рабочих дней (ст. 13 Федерального закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ). В исключительных случаях (например, если необходимо провести исследования, экспертизы, расследования) руководитель трудовой инспекции может продлить срок проверки, но не более чем на 20 рабочих дней.
Выездная плановая проверка на малом предприятии не может длиться более 50 часов в год, а на микропредприятии – более 15 часов в год.