Инструкция: оформляем журнал учета личных дел работников

Содержание
  1. Чем предусмотрен и для чего нужен
  2. Кто обладает допуском к делам
  3. Для чего нужен и чем предусмотрен
  4. Что такое личное дело работника
  5. Как должен оформляться журнал учёта
  6. Форма журнала учета
  7. Как сформировать документы в дело
  8. Заполнение титульного листа — образец
  9. Правила формирования досье
  10. Как составить внутреннюю опись — образец
  11. Оформление после увольнения сотрудника
  12. Личное дело: что туда входит
  13. Личное дело: что это такое и зачем вести
  14. Требования к хранению документов
  15. Правила ведения и заполнения журнала регистрации личных дел работников – образец для скачивания
  16. Журнал учета личных дел – правила оформления и заполнения
  17. Журнал регистрации личных дел работников: образец
  18. Правила заполнения журнала
  19. Обязательно ли в ООО вести журнал учета личных дел?
  20. Что должно быть в личном деле сотрудника
  21. Журнал регистрации и учета личных дел
  22. Вид основного раздела журнала:
  23. Как оформить личное дело сотрудника?
  24. Контрольная пломба
  25. Журнал регистрации: как вести

Чем предусмотрен и для чего нужен

Организация, которая ведет личные дела работников, для удобства их учета заводит соответствующий журнал. Данный документ никаким действующим нормативным актом на уровне федерального и даже регионального законодательства не предусмотрен, поэтому работодатель разрабатывает его форму самостоятельно и утверждает своим приказом или распоряжением.
Журнал как таковой упрощает работу с персональными данными работников, которые скомпанованы в подпапки:

  • вся информация систематизирована;
  • ее поиск занимает мало времени;
  • удобно в использовании;
  • обеспечивается оптимальный уровень защиты персональных данных от третьих лиц;
  • в конце концов, выглядит эстетически приятно.

Как мы уже сказали, преимущественно данный порядок хранения персональных данных используют на госслужбе, там это обязательно. Поэтому и подход там достаточно серьезный:

  • документы на уволенных и действующих сотрудников хранятся отдельно друг от друга;
  • как правило, хранилище этих документов — отдельная комната или изолированное помещение;
  • все бумаги и папки помещаются в металлические шкафы, исключающие доступ третьих лиц;
  • вход в помещение или хранилище имеют только избранные — специально назначенные сотрудники.

Это далеко не все. Для знакомства с содержанием своего дела, а госслужащий обязан знакомиться с его содержимым хотя бы раз в год, выделяется отдельное место, как правило, оно находится в хранилище, но, в зависимости от метража и возможностей оганизации, может быть выделено и отдельное помещение.

Это, как уже говорилось, для госов, для всех остальных организаций правила и порядок хранения устанавливает руководство компании, но с одним железным требованием, которое предписывает закон, — персональные данные работников должны охраняться, и режим кофиденциальности нарушать никому не позволено.

Журнал учета личных дел работинков, образец которого мы предоставили ниже, используется, как правило, для того, чтобы зафиксировать факт ознакомления с персональными сведениями из того или иного дела конкретным лицом и с конкретной целью. Вообще для этого используют карточку ознакомления, которая хранится в самом деле, но журнал удобнее использовать для проверяющих: сразу видно, как ведется работа на данном участе кадрового делопроизводства в организации.

Читайте также:  Как бухгалтеру не запутаться с движимым и недвижимым имуществом

Кто обладает допуском к делам

Вносит информацию и сдает дела в архив только назначенный приказом руководителя кадровик либо бухгалтер. Если произойдет утечка конфиденциальной информации из дела, вся ответственность за это упадет именно на этого человека.

Во избежание подобных неприятных ситуаций, личные дела лучше хранить в специально отведенном помещении, либо в сейфах и металлических шкафах, к которым третьи лица доступ получить не смогут.

Помимо этого, ответственное лицо не реже чем 1 раз в 12 месяцев обязано ознакомить каждого работника с его личным делом.

Для чего нужен и чем предусмотрен

Любое учреждение, ведущее личные дела сотрудников, может для удобства учета документов оформить журнал учета. Он сделает работу с персональными данными сотрудников организации более простой, поскольку:

  • все сведения систематизированы;
  • поиск сведений занимает меньше времени;
  • такой формат удобен в применении;
  • защита персональных данных работников находится на необходимом уровне.

В основном персональные данные сотрудников с использованием фиксации применяется на госслужбе, при этом требования к хранению данных строгие:

  • документы по уволенным госслужащим и работающим хранятся отдельно;
  • место хранения — отдельное помещение;
  • бумаги должны размещаться в металлических шкафах;
  • доступ третьих лиц исключается;
  • входить в кабинет могут только специально уполномоченные работники.

Порядок учета и хранения личных дел госслужащих строго регламентирован ФЗ от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» и Указом Президента РФ от 30.05.2005 № 609, касающегося персональных данных госслужащих.

Книга учета позволяет установить фактическое ознакомление госслужащего с материалами дела, а также их цель. Несмотря на то, что в личных делах содержится карточка ознакомления, ведение журнала личных дел позволяет оптимизировать процесс, в том числе для проверяющих органов.

Что такое личное дело работника

Это набор документов о работнике фирмы. Содержит также его персональные данные, сведения о стаже работы и карьерных достижениях. Кадровые отделы в государственных и ведомственных структурах (ст. 42 № 79-ФЗ от 27 июля 2004 года) обязаны заводить и хранить досье на служащих. В коммерческих и гражданских организациях вопросы кадрового учёта решаются на усмотрение руководителя.

Как должен оформляться журнал учёта

Если политика компании предусматривает наличие персональных дел, специалист по кадрам оформляет досье и ведёт журнал учёта. Дела можно заводить на каждого работника либо на ключевых служащих фирмы:

  • руководство и заместители;
  • эксперты компании;
  • работники должностей с высоким уровнем материальной и финансовой ответственности;
  • служащие с перспективой карьерного роста.

Упорядоченная по алфавиту и в хронологической последовательности база данных сотрудников удобна и необходима для оперативного подбора сведений.

Порядок оформления и регистрации персональных дел устанавливают внутренние документы компании — инструкция по кадровому делопроизводству либо инструкция по учёту кадров. Составляя подобную инструкцию:

  1. Выберите и укажите должности, наличие персонального дела для которых обязательно.
  2. Пропишите, какие документы должны быть представлены в оригинале, а для которых достаточно копий.
  3. Разработайте механизм образования и правила хранения личных дел.
  4. Сформируйте реестр ответственных за базу данных.

Нанимая персонал по совместительству, руководитель имеет право завести досье на каждого принятого сотрудника. Дело оформляется в общем порядке, к трудовому договору прикладывается ксерокопия паспорта совместителя и документы, свидетельствующие о его квалификации (при необходимости).

Форма журнала учета

Форма может быть разработана специалистами отдела кадров и утверждена локальным распорядительным актом работодателя.

До изготовления журнала учета нужно определить, как будут расположены страницы — вертикально или горизонтально. Первый вариант оптимален для малого числа граф. При необходимости отражения большого объема информации приемлем второй вариант.

Обложку лучше изготовить из плотной бумаги формата А4, указав на ней наименование учреждения, сведения о начале ведения и его окончании.

Читайте также:  Как заполнить 6‑НДФЛ в 2021 году и когда сдавать в ФНС

Информацию об ответственном за ведение документа сотруднике можно отразить на обложке (с любой ее стороны) или на каждой странице. Сведения можно разместить и на последней странице.

Форма представления информации может быть такой:

Инструкция: оформляем журнал учета личных дел работников

Страницы книги учета личных дел нужно защитить от изъятия и дополнительных вложений. Для этого можно использовать варианты:

  1. Страницы нумеруются, шнуруются, скрепляются печатью (сургучной, мастичной), сам журнал учета заверяется начальником кадровой службы или заместителем руководителя учреждения, в ведении которого находятся вопросы персонала, или непосредственно руководителем.
  2. Листы нужно пронумеровать по порядку и прошнуровать. На узел шнуровки на последней странице сделать наклейку с оттиском печати кадровой службы или организации. Сделать заверительную надпись:

Инструкция: оформляем журнал учета личных дел работников

Записи вносятся синими, фиолетовыми или черными чернилами. Исправления или удаление сведений с использованием корректирующих средств не допускаются.

При необходимости внести исправления ошибочные записи нужно зачеркнуть одной чертой таким образом, чтобы ранее внесенная информация четко читалась. Новую запись следует делать в той же графе. Если есть графа «Примечание», в нее вносится запись.

Инструкция: оформляем журнал учета личных дел работников

Если такой графы нет, ошибочные данные не зачеркиваются: под ними следует сделать о и внести актуальную информацию.

Как сформировать документы в дело

Оформляя договор с новым сотрудником, специалист по кадрам заводит папку с личным делом. В папку он подшивает договор и дополнительные соглашения, резюме, ксерокопии документов и персональную карточку служащего.

Запрещается вписывать в досье информацию об убеждениях персонала компании касательно политики и религии, а также об участии в работе общественных организаций. Исключение — письменное согласие работника.

Заполнение титульного листа — образец

Документы личного дела в хронологическом порядке укладывают в папку-скоросшиватель. На титульном листе указывают в соответствии с ГОСТ 17914–72:

  • Ф.И.О. сотрудника;
  • дату заключения договора;
  • дату составления дела;
  • порядковый номер.

Инструкция: оформляем журнал учета личных дел работников

Образец заполнения обложки личного дела поможет начинаючему кадровику привести документы в порядок

Порядковый номер папки должен соответствовать номеру досье в книге учёта. Её оформляют в соответствии с п. «б» ст. 695 Перечня типовых управленческих документов. Данные на страницы дела вносят вручную, разборчиво, ручкой синего или чёрного цвета.

Читайте также:  КС-17 Акт о приостановлении строительства: бланк, образец заполнения в 2021

Правила формирования досье

Состав личного дела определяет администрация компании в частном порядке. Типовой набор документов:

  • заполненная при приёме на работу анкета;
  • заявление о приёме на работу;
  • ксерокопия приказа;
  • копии страниц паспорта с пропиской и фотографией;
  • копии ИНН и СНИЛС;
  • документ об образовании;
  • персональная карточка и фотография;
  • рекомендации от предыдущих работодателей;
  • копия трудового договора;
  • опись содержимого папки.

Дополнительные документы:

  • свидетельства о браке/разводе/рождении ребёнка;
  • справки, приказы о переводе;
  • документы о премиях и штрафах;
  • справки об уровне дохода;
  • грамоты, дипломы;
  • прочие.

Внутри папки документы располагают согласно хронологии поступления, при этом бумаги временного хранения должны находиться отдельно от тех, которые будут храниться постоянно. Приложения должны лежать вместе с документами, к которым относятся.

Не все кадровые работники знают, сколько листов может быть в деле. Правила делопроизводства гласят, что толщина папки не может превышать 4 см — дела толще следует расформировать на два тома.

Личное дело — закрытый от посторонних документ. Доступ к данным сотрудников есть только у руководителя и специалиста по кадрам.

Как составить внутреннюю опись — образец

Специалист по кадрам заполняет внутреннюю опись содержимого в виде таблицы. Опись растёт по мере пополнения папки и содержит информацию обо всех вложенных документах, их номерах, названиях и числе листов. Страницы описи не входят в сплошную нумерацию.

В описи делают запись с указанием общего числа прикреплённых документов и листов дела. Ответственный специалист ставит свою подпись и указывает должность и текущую дату.

Инструкция: оформляем журнал учета личных дел работников
Образец заполнения описи

Наименования столбцов внутренней описи:

  • номер по журналу учёта личных дел;
  • индекс документа — согласно номенклатуре;
  • дата составления документа;
  • дата принятия документа в дело;
  • примечание.

Оформление после увольнения сотрудника

Когда досье направляют в архив, кадровый специалист составляет лист-заверитель, где указывает количество листов дела, число листов описи и обозначает номера пропущенных страниц. Также он оставляет примечание, куда заносит особенности технического состояния дела — неразборчивый текст, склеенные листы, порванные страницы. В конце описи сотрудник ставит подпись и пишет дату передачи дела в архив.

Бланк внутренней описи находится здесь.

Личное дело: что туда входит

Личное дело — это папка, в которую подшиваются различные бумаги, касающееся сотрудника предприятия. Эти документы могут быть как подлинниками, так и их копиями. Существует перечень документов, которые подшивают в подобную папку:

  • заявление работника в данную организацию о приёме на работу;
  • трудовой договор, который был оформлен, когда данное лицо поступало в данную организацию; кроме того, все дополнительные соглашения, которые заключались вдобавок к самому трудовому договору;
  • личный листок данного сотрудника по учёту кадров и любые относящиеся к нему дополнения;
  • автобиография сотрудника либо анкета, которую он заполнил собственной рукой;
  • выписки из документа, утверждённого руководителем (приказа), которым сотрудник был назначен на должность;
  • дубликат документа, которым удостоверяется получение сотрудников высшего или иного образования;
  • инструкция, которая действует для сотрудника с учётом занимаемой им должности;
  • рекомендательные письма в отношении данного сотрудника из иных организаций;
  • характеристики на работника;
  • дубликаты приказов по кадрам либо выписки из данных документов (в которых предусмотрено перемещение сотрудника на иную должность и пр.);
  • ксерокопии документов, удостоверяющих личность (паспорт и пр.), документов, удостоверяющих брак и рождение детей;
  • информация о поощрениях, которые сотрудник имел по службе
  • информация о наложенных на сотрудника в процессе выполнения им своих обязанностей взысканиях и о допущенных им нарушениях;
  • прочие документы.
  • Последний пункт свидетельствует о том, что перечень не исчерпывающий, при необходимости в него могут добавляться и иные, не названные выше бумаги.

    Кроме того, в личном деле должна быть опись, которая включает перечень всех документов, которые в нём присутствуют.

    В ней для каждой из бумаг, включённых в личное дело, должна присутствовать следующая информация:

    • наименование самого документа;
    • день, когда эта бумага была подшита в папку;
    • число листов, содержащихся в данном документе;
    • если документ изъят, то в то место описи, где речь идёт о нём, добавляют упоминание о факте изъятия, поясняют его причину и лицо, которое это сделало, а также ставят дату.

    Уполномоченный сотрудник производит заверение этой описи.

    Инструкция: оформляем журнал учета личных дел работников

    Личное дело: что это такое и зачем вести

    Прежде всего, это комплекс документации, которая характеризует деятельность сотрудника на конкретном рабочем месте. Дело считают заведенным с того момента, как только в нем появился первый документ. Ведением обычно занимается отдел кадров, реже бухгалтерия.

    Часто личное дело ставят на один уровень с трудовой книжкой, хотя это ошибочно. В трудовой книжке никакой информации, кроме прошлого и настоящего места работы, не содержится, в отличие от досье.

    Состав личного дела меняется и дополняется по мере того, как человек осуществляет свою трудовую деятельность.

    Требования к хранению документов

    Личные дела всех работников, которые в настоящее время работают на предприятии, требуется держать в его отделе кадров, соответственно журнал содержится там же. Для их хранения служит специальный несгораемый шкаф. Хранилище держат на замке и при этом опечатывают.

    Журнал доступен для ответственного сотрудника отдела кадров, которые ведет личные дела и, кроме этого, начальнику отдела кадров. Уполномоченный сотрудник назначается руководителем, который издаёт соответствующий приказ. Перед заступлением на работу он проходит инструктаж. В ходе этого обучения ему рассказывают о его обязанностях и о содержимом личного дела работника, всех документах, которые требуется в него поместить. Также его под роспись знакомят с Положением, в котором описывается обработка личных данных сотрудника, а также содержатся правила их защиты, а также правила ведения журнала учета личных дел сотрудника.

    При возникновении такой потребности в ходе выполнения обязанностей доступ к личным делам сотрудников также предоставляется руководителям структурных подразделений, в которых они заняты. Руководящий работник такого уровня может получить возможность ознакомиться с данными из личного дела подчинённого, для этого ему требуется обратиться к начальнику кадрового отдела либо к руководителю предприятия. При получении им разрешения издается приказ соответствующего содержания. Этот документ и служит основанием для допуска.

    Следует открывать исключительно те сведения и предоставлять лишь те документы, которые требуются руководителю подразделения, и которые прямо включены в его запрос.

    Не допускается открытие ему доступа к иным документам и, тем более, ко всему личному делу целиком. Также до предоставления ему сведений требуется ознакомить руководителя подразделения с Положением о персональных данных сотрудников, которое принято в данной компании и взять с него подпись в том, что он ознакомлен с данным документом.

    Читайте также:  Статья 79 НК РФ. Возврат сумм излишне взысканных налога, сбора, пеней и штрафа

    Сам работник имеет свободный доступ к собственному делу. Ему для знакомства с ним не требуется ничья санкция. Он может получить его под роспись в любой день, когда ему это потребуется. Далее он может изучать его до завершения рабочего дня, после чего ему требуется вернуть дело в место хранения.

    Когда сотрудник уволился и перешёл на другое предприятие, то допускается передача дела в другую компанию. Это осуществляется на основании поступающего из неё в предыдущую специального запроса, при этом такой обязанности не существует и решение остаётся за предыдущим работодателем. Когда же сотрудник уходит на пенсию, его дело через некоторое время отправляется из кадровой службы в архив. Для его хранения в кадровой службе предусмотрены следующие сроки: три года в общем случае и десять лет, если речь идёт о госслужащих.

    Перед отправлением папки в архив её сшивают, присваивают ей номер и составляют описание.

    Оформленное таким образом личное дело далее посылают в архив, в котором оно содержится 75 лет. Далее личные дела в общем случае уничтожаются.

    Особые случаи — папки с делами, которые относятся к лицам, которые были руководителями, получали различные знания и удостаивались государственных наград. Для их дел уничтожение не допускается, они хранятся вечно.

    В данном видео содержится информация о личных делах работников.

    Журнал учета личных дел работников – образец систематизации документации кадрового назначения. Он необходим для сохранности набора личных дел сотрудников организации и реализации возможности оперативного отслеживания информации о состоянии трудовых взаимоотношений с конкретным работником. Процедура ведения кадровыми службами личных дел является обязательной для государственных учреждений, другим категориям юридических лиц предоставлено право самостоятельно решать – нужен им такой вид кадрового учета или нет.

    Правила ведения и заполнения журнала регистрации личных дел работников – образец для скачивания

    Закон предусматривает право или обязанность разных категорий работодателей (государственных и частных) вести на каждого из своих сотрудников личное дело.

    В досье сотрудника содержится основная информация о нем как о работнике с приложением документального подтверждения в виде копий удостоверения личности, трудовой книжки, трудовых наград и пр.

    Личное дело содержит информацию, не подлежащую разглашению, и относится к документации с особыми условиями хранения.

    Статья описывает типовые ситуации. Чтобы решить Вашу проблему — напишите нашему консультанту или позвоните бесплатно:

    С целью учета всех досье, а также для упрощения поиска необходимых сведений, на предприятии (в организации) заводятся журналы регистрации.

    Журнал учета личных дел – правила оформления и заполнения

    Процесс систематизации личных дел в журнале может быть осуществлен в нескольких вариантах:

    1. При помощи порядковой нумерации дел.
    2. С использованием алфавитного указателя.
    3. С разбивкой на структурные подразделения компании или категории должностей.

    Ответственность за оформление личных дел и их регистрацию возлагается на кадровую службу или уполномоченного сотрудника, которому приказом руководителя вменены соответствующие обязанности. Журнал регистрации личных дел работников, образец которого на предприятиях может иметь индивидуально разработанные формы бланков, после внесения в него сведений подписывается ответственным лицом.

    Фиксации в журнале подлежат все заводимые на учреждении личные дела. Заполнению подлежит каждая графа. При необходимости форму бланка можно видоизменять – вводить дополнительные ячейки для данных или убирать лишнюю информацию. Вносимые исправления отражаются в специальном поле – «Примечания». Все записи должны быть пронумерованы.

    Журнал учета личных дел работников, образец его оформления, должен содержать сведения о:

    • порядковом номере производимой записи;
    • номере, присвоенному конкретному личному делу;
    • дате заведения указанного личного дела;
    • дате закрытия дела;
    • Ф.И.О. работника;
    • табельном номере рабочего;
    • при проставленной дате закрытия дела обязательно указывается причина этого действия;
    • местах нахождения дел;
    • дате сдачи дела в архив;
    • поле для примечаний.

    В журнал регистрации личных дел работников предлагается вносить все дополнительные сведения о сотруднике в графу примечаний. Разрешается не только приобретать готовые бланки журнала, но и создавать их своими силами. Для этого потребуется сформировать титульный лист с табличной частью журнала для внесения данных о сотрудниках. После распечатки необходимого количества страниц они сшиваются с титульным листом и нумеруются. Обязательно концы шнуровочной нити склеиваются и скрепляются оттиском печати, в конце указывается ответственное лицо за ведение журнала.

    Титульный лист должен содержать информацию о наименовании предприятия, дате открытия журнала и окончания его ведения. Все записи в графы журнала вносятся в хронологической последовательности. Цвет пасты может быть синим, черным или фиолетовым. Нельзя допускать в журнале помарок, подчисток. Все ошибки должны быть перечеркнуты и взяты в скобки, рядом производится запись правильных данных. Зачеркивать следует так, чтобы можно было разобрать, какое именно слово было написано ранее.

    Журнал регистрации личных дел работников: образец

    Номер записи Рег.номер личного дела дата оформления личного дела Ф.И.О. работника табельный номер Дата закрытия дела Причина закрытия дела Дата передачи дела в архив Подпись ответственного за ведение дел лица Иванов И.И. приказ об увольнении от.17.08.17 №48-к Сидорова

    Правила заполнения журнала

    В первую очередь при оформлении журнала учета личных дел заносят следующую информацию:

    • номер записи по порядку;
    • регистрационный номер личного дела;
    • дату оформления личного дела;
    • фамилию, имя и отчество работника;
    • табельный номер;
    • место хранения личного дела;
    • дату закрытия ЛД;
    • причина закрытия ЛД;
    • дата сдачи в архив;
    • примечания.

    Образец журнала

    Документы для скачивания (бесплатно)

    • Образец журнала учета личных дел

    Все эти сведения должны быть записаны аккуратным разборчивым почерком, по возможности необходимо обойтись без исправлений в словах, а также не допускать помарок. Цвет чернил для заполнения титульного листа может быть чёрным, синим либо фиолетовым.

    После этого в папке идут уже непосредственно документы. Их подшивают после титульного листа ровно в той последовательности, которая соответствует времени их оформления либо предоставления сотрудником.

    Личные дела всех работников сшиваются. Также требуются фиксировать их в специальном журнале, который создаётся с этой целью.

    Обязательно ли в ООО вести журнал учета личных дел?

    Рассмотрев Ваш вопрос, можно сказать, что трудовое законодательство не содержит обязанности работодателя вести журналы учета приказов или личных дел.

    Следовательно, работодатель вправе самостоятельно определить, вести ему журналы учета личных дел или нет. Типовой формы этого журнала нет, поэтому кадровая служба организации вправе разработать его самостоятельно.

    Подробности в материалах Системы:

    1. Ответ: Как регистрировать документы, поступившие в кадровую службу

    Понятие регистрации

    Регистрация означает, что созданному, отправленному или полученному документу и данные о нем .

    У вас не останется вопросов о Приеме на работу в ООО после прочтения статьи по ссылке.

    Правила регистрации и индексирования документов подробно описаны в ГСДОУ, утвержденной .

    Необходимость в регистрации

    Регистрировать документы необходимо для того, чтобы:

    • обеспечить учет документов и контроль их исполнения;
    • облегчить поиск документов, создать организационно-поисковые системы;
    • обеспечить сохранность документов.

    Кроме того, многие виды документов, создаваемых в организации, приобретают юридическую силу только после регистрации. Например, приказ руководителя организации начинает действовать с момента регистрации. А письмо получает официальный характер только после того, как ему присвоен исходящий регистрационный номер.

    Регистрационный индекс

    При регистрации документов происходит их индексация. То есть каждому документу нужно присвоить определенный номер и условное обозначение (индекс). Индексы необходимы при поиске, учете и систематизации документов. В течение года регистрационный индекс не повторяется.

    Регистрационный индекс состоит из:

    • порядкового номера документа в пределах определенного массива (например, отдельно нумеруются приказы по основной деятельности и по личному составу, договоры, инструкции и т. п.);
    • условного обозначения структурного подразделения (у структурного подразделения может быть как буквенный – «к», «ок», «о/к», так и цифровой индекс).

    Например, у приказа о приеме сотрудника на работу может быть номер 134-к, где 134 – порядковый номер документа, а «к» – обозначение структурного подразделения.

    Кроме того, в регистрационный индекс часто входит номер дела по . У ответа на письмо реквизиты индекса располагаются в обратной последовательности: например, в номере 08-11/144 первым идет цифровой индекс структурного подразделения – 08, затем через дефис номер дела по номенклатуре – 11, от которого наклонной чертой отделен порядковый номер документа – 144.

    Читайте также:  Проверочные листы ГИТ: 133 чек-листа и онлайн проверка по охране труда

    Такие правила установлены в ГСДОУ, утвержденной .

    Регистрационная форма

    Регистрировать документы можно:

    • в специальных регистрационных журналах;
    • на карточках (данные о документе записываются на специальную карточку, которая затем помещается в картотеку).

    Каждый их этих способов регистрации имеет свои преимущества. В журнале все сведения о документах компактно сгруппированы, а сам журнал удобно хранить в ограниченном доступе. Поэтому в журналах обычно регистрируют документы, требующие особо тщательной охраны (например, трудовые книжки, договоры, счета). С помощью карточек удобно регистрировать документы, требующие исполнения и контроля, – письма, приказы, инструкции. Карточки можно размножить и передать в структурные подразделения. К тому же их легко систематизировать в любой последовательности и по разным признакам – по автору, содержанию, алфавиту и т. п.

    Ситуация: Какие регистрационные книги и журналы нужно вести кадровой службе организации

    Кадровая служба организации обязана вести и ( Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных ). Формы этих книг утверждены .

    Кроме того, в кадровой службе ведут журналы:

    • и т. п.

    Мы рекомендуем почитать о Журнале регистрации трудовых договоров: вопросы и ответы материал по этой ссылке.

    Типовых форм этих журналов нет, поэтому кадровая служба организации вправе разработать их самостоятельно.

    Полный список книг и журналов, которые ведет кадровая служба, а также сроки их хранения указаны в , утвержденном .

    Нина Ковязина

    заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

    Что должно быть в личном деле сотрудника

    Состав личного дела не регламентируется на уровне нормативных актов. Строго утвержден он только для гос. служащих. Любая организация может воспользоваться утвержденным списком и решить, какую документацию включать в дела своих сотрудников, а какую нет.

    Список таков:

    • Ксерокопия паспорта (чаще всего первая страница, семейное положение и место регистрации);
    • Ксерокопия диплома, документа о повышении квалификации и так далее;
    • Ксерокопия СНИЛС;
    • Если работник военнообязанный – копия подтверждающего это документа;
    • Ксерокопия ИНН;
    • Документация о прохождении профосмотра и медосмотра (если это предусмотрено деятельностью компании);
    • Справка о том, есть у гражданина судимость, либо отсутствии таковой (если это предусмотрено законодательством);
    • Заявление о приеме на работу, написанное сотрудником лично;
    • Автобиография;
    • Экземпляр трудового договора;
    • Ксерокопия трудовой книжки;
    • Материалы об аттестации (если проводилась);
    • Фотографии работника, которые периодически обновляются;
    • Опись личного дела.

    Этот список может изменяться, дополняться, в зависимости от того, какую деятельность компания ведет и какую кадровую политику осуществляет.

    Помимо этого, все документы нужно расположить в деле в порядке хронологии: самые первые те, что были вложены во время приема человека на работу, затем те, что появились во время его деятельности.

    Запрещается законом включать в дело информацию о личной жизни сотрудника, о его взглядах на политику и религию, если он не давал на это письменное согласие.

    Журнал регистрации и учета личных дел

    Журнал регистрации и учета личных дел позволяет регистрировать личные дела сотрудников.

    Согласно Указу Президента РФ от 30.05.2006 года №609 обязанность ведения личных дел сотрудников распространяется только на государственные и муниципальные органы власти, однако во многих коммерческих организациях также ведется работа с личными делами сотрудников так как это впоследствии значительно упрощает работу: вся информация систематизирована, и ее поиск занимает минимум времени.

    Инструкция: оформляем журнал учета личных дел работников

    Вид основного раздела журнала:

    Инструкция: оформляем журнал учета личных дел работников

    Как оформить личное дело сотрудника?

    Оформление персонального дела сотрудника начинается с правильного заполнения титульного листа. На данном листе указывается фамилия, имя, отчество сотрудника, дата начала работы в организации (она совпадает с датой оформления дела) и присвоенный номер. Записи выполняются аккуратным почерком, чернилами синего, черного либо фиолетового цвета. Желательно при внесении информации избегать помарок и исправлений.

    Далее идет по порядку вся имеющаяся информация на бумажных носителях. Личное дело пополняется документами по мере их поступления в период работы в организации.

    В состав документов личного дела могут быть включены:

    • заявление сотрудника о приеме его на работу;
    • трудовой договор и дополнительные соглашенья к этому договору;
    • личный листок по учету кадров и дополнения к нему;
    • собственноручно заполненная сотрудником анкета либо написанная им автобиография;
    • копия документов о получении образования;
    • выписки из приказов об утверждении в должности;
    • должностная инструкция;
    • характеристики на сотрудника, рекомендательные письма, если таковые имеются;
    • ксерокопии паспорта, свидетельства о браке, о рождении детей и т.п.;
    • копии либо выписки кадровых приказов (перевод на какую-либо должность, представления и т.п.);
    • документы о награждениях, поощрениях;
    • сведения о нарушениях, взысканиях;
    • иные документы, относящиеся к конкретному сотруднику.

    В личном деле обязательно должна быть опись. Это список всей документации, подшитой в персональное дело. В нем по каждому документу отражается следующая информация:

    • название документа;
    • дата подшивки документа;
    • количество листов внесенного документа;
    • при изъятии документа из личного дела отмечается дата изъятия, кем и по какой причине бал изъят;
    • составленная опись заверяется уполномоченным специалистом.

    Срок хранения документов в кадровой службе составляет: 10 лет для государственных служащих и 3 года для всех остальных.

    При передаче дела в архив оно сшивается, нумеруется и описывается. Правильно оформленное личное дело передается в архив, где хранится в течение 75 лет.

    По истечению данного срока персональные дела работников уничтожаются. Исключением являются документы граждан, занимавших руководящие должности, имевших правительственные награды и различные звания и т.п. Такие дела хранятся постоянно и уничтожению не подлежат.

    Оформление и дальнейшее ведение личных дел сотрудников требует дополнительных временных и кадровых ресурсов. Но правильно сформированная база личных данных является хорошим помощником в работе кадровика и руководителя предприятия.

    Контрольная пломба

    Журнал опломбирован номерной индикаторной голографической пломбой.

    Согласно ГОСТ 31282-2004 контрольная пломба — уникальное индикаторное устройство одноразового применения, предназначенное для обнаружения факта несанкционированного доступа.

    Инструкция: оформляем журнал учета личных дел работников

    Перед началом работы с Журналом необходимо заполнить титульный лист и заверительную надпись. Обязательно вписать номер пломбы в соответствующую строку, без этого Журнал не считается опломбированным.

    Журнал регистрации: как вести

    Он необходим, чтобы учитывать личные дела, заведенные на сотрудников. Его стандартная форма не утверждена, а значит можно взять его образец из интернета либо приобрести в магазине. Содержание каждой графы можно менять в зависимости от организации.

    В журнал вносят: номера дел, дату их начала, фамилию и инициалы сотрудников и другую информацию. Когда личное дело закрывается, в журнале делают отметку об этом: ставят дату и вносят причину, по которой дело было закрыто.

    Внесение дополнительной информации производится обычно в графе «Другое» или «Примечания».

    Добавить комментарий

    Adblock
    detector