Как подтвердить встречу на собеседование в письме

Закрытие вакансий предполагает проведение нескольких собеседований с разными кандидатами. Задача рекрутера в том, чтобы найти подходящего кандидата и пригласить его на собеседование.
Последнее, как показывает практика, не такая уж и простая задача, кандидаты достаточно часто не приходят на собеседования, опаздывают, или приходят полностью не подготовленными. Как же добиться того, чтобы они приходили подготовленными к беседе и в точно указанное время? Как подготовиться к самому собеседованию?

Статья будет интересна и тем, кто проводит собеседование и тем, кто находиться в поиске работы. Вы узнаете, как пригласить на собеседование, чтобы кандидат пришел, и как подготовить свое резюме, чтобы получить приглашение на собеседование.

Так ли вообще необходимо приглашение на собеседование?

Приглашение на собеседование – это фактически первый контакт компании и кандидата, от которого очень многое зависит. Это своеобразная визитная карточка компании, которая во многом определяет возможность личной встречи кандидата и рекрутера.

Какого-то единого стандарта, как подготовить приглашение и каким оно должно быть, не существует. Каждая компания может выбирать формат и форму приглашения на свое усмотрение.

Но важно помнить, что именно первое впечатление о компании у кандидата складывается на основании первого контакта с рекрутером, и этот контакт должен соответствовать всему стилю общения в компании.

Читайте также:  Телеведущий: кто это и в чем суть его работы. Профессия телеведущий Какие предметы нужно сдавать на ведущего

Если рекрутер приглашает на собеседование в подчеркнуто деловом тоне, а в компании, куда приходит кандидат работа строиться в творческом хаосе, то это вызовет у него определенный диссонанс и вряд ли будет рассмотрено соискателем, как положительный фактор.

Приглашение может быть осуществлено в разной форме, в зависимости от обстоятельств и вакансии:

• Телефонное или устное приглашение,
• Письменное приглашение по электронной почте,
• Письменное приглашение по смс.

Ключевые требования к любому виду приглашения:

• деловой стиль общения,
• лаконичный и достоверный текст,
• Отсутствие грамматических ошибок для письменного приглашения или стилистических ошибок и слов-паразитов для устного общения,
• Шаблонных приглашений стоит избегать, лучше их переработать исходя из специфики компании.

Sample of a Formal Acceptance Letter. (Sep 2019).

Всегда рекомендуется принять предложение о работе через письмо. Письмо о приеме на работу позволяет продемонстрировать свой профессионализм и убедиться, что нет путаницы в отношении точных условий предложения, таких как время отпуска или льготы. Это также возможность выразить свою благодарность за то, что вам предложили какую-то должность, а также ваш энтузиазм по поводу новой роли.

Ниже приведена рекомендация о том, как написать письмо, в котором принимается предложение о работе, а также образцы письма-подтверждения.

Используйте эти образцы букв в качестве ориентира при написании собственного письма. Просто следите за тем, чтобы специфика письма соответствовала вашему собственному предложению.

Что включать в предложение о приеме на работу?

Ваше письмо может быть кратким, но должно включать следующее:

• Спасибо и признательность за возможность
• Письменное принятие предложения о работе
• условия работы (зарплата, льготы, должность и т. д.)
• Дата начала работы

Письмо может быть отправлено по электронной почте или по электронной почте. Если вы отправляете печатную копию по почте, отформатируйте письмо так же, как и любое деловое письмо. Укажите свою контактную информацию и номер телефона, даже если она находится в файле с работодателем.

При отправке письма по электронной почте укажите свое имя в строке темы (Ваше имя — Принятие предложения о работе). Это поможет убедиться, что ваше сообщение будет открыто и прочитано.

Независимо от того, каким образом вы отправляете письмо, не забудьте обратиться к письму лицу, предложившему вам эту должность.

Читать дальше: Защита работника от работодателя куда обратиться

Рекомендации о написании письма о принятии предложения о работе

Держите его в курсе. Хотя вы хотите включить всю самую важную информацию, это не означает, что ваше письмо должно быть длинным. Работодатель занят, поэтому лучше всего сжатое письмо, которое включает всю необходимую информацию.

Выразите свою благодарность. Продемонстрируйте, насколько вы благодарны за эту возможность.

Возможно, вы захотите обратиться к тому, почему вы особенно рады работать в компании, например, ваше желание внести свой вклад в свою команду продаж или вашу страсть к своей миссии. Опять же, держите это вежливым, но кратким.

Читайте также:  Как пройти собеседование на регионального менеджера компании

Редактировать, редактировать, редактировать. Прежде чем отправлять свое письмо, обязательно тщательно проверьте письмо. Вы не хотите создавать какие-либо соображения в последнюю минуту, чтобы работодатель мог вернуть предложение о работе, например, небрежное или непрофессиональное письмо.

Пример письма, принимающего предложение о работе — Жесткая копия

Джейн Филдстоун 87 Вашингтон-стрит Смитфилд, Калифорния 08055 (909) 555-5555 Джейн. плитняк @ gmail.com. com

Уважаемая г-жа Филстоун,

Как мы говорили по телефону, я очень рад согласиться с позицией рекламного помощника с Smithfield Granite и Stonework.Еще раз спасибо за возможность. Я очень хочу внести позитивный вклад в компанию и работать со всеми в команде Smithfield.

Как мы уже говорили, моя стартовая зарплата составит 38 000 долларов, а пособия по страхованию здоровья и жизни будут предоставлены после 30 дней работы.

Я с нетерпением жду начала работы 1 июля 20XX. Если перед вами есть какая-либо дополнительная информация или документы, пожалуйста, дайте мне знать.

Еще раз большое спасибо.

Как составить письменное приглашение на собеседование?

Минимальная информация

Письмо-приглашение на собеседование должно включать в себя следующую информацию:

1. Наименование компании (лучше со ссылками на сайт, где можно более подробно познакомиться с историй, философией и успехами компании),
2. Адрес мета проведения собеседования, с указанием номера офиса или кабинета,
3. Приложенной схемой для проезда в офисе (особенно актуально в случае, если офис найти не так просто),
4. Перечень документов, которые необходимо предоставить кандидату на собеседовании (резюме, дипломы, трудовая книжка, портфолио, паспорт и так далее),
5. Название должности, на которую приглашается кандидат и перечень его будущих должностных обязанностей,
6. Дата и время собеседования,
7. Контактный телефон рекрутера или лица, которое будет проводить собеседование.

После прочтения приглашения у кандидата должно сложиться четкое представление о том, куда он приглашен, когда встреча, что на этой встрече будет обсуждаться. В идеале вопросов у кандидата после прочтения приглашения не должно остаться никаких.

Пример письма приглашения на собеседование

Уважаемая Елена Александровна! Мы рассмотрели ваше резюме, ваш опыт работы и имеющиеся навыки и знания показались для нас интересными. Приглашаем вас на собеседование на вакансию «Администратора офиса» в копанию АртСтрой. Более подробно с описанием вакансии можно познакомиться ниже или во вложенном файле. Собеседование с менеджером по персоналу Ивановой Екатериной Сергеевной состоится 20.04.2019 года в 11.00 по адресу г. Москва, ул. Строителей д 156, БЦ Простор, офис 1156. С собой просьба иметь паспорт и копию резюме. При возникновении вопросов вы сможете со мной связаться по телефону *** – ** -** . С уважением Менеджер по персоналу Иванова Екатерина.

ВАЖНО При рассылке письменных приглашений важно понимать, что вероятность, что они будут прочтены во время и кандидаты придут на собеседование достаточно мала, поэтому стоит использовать этот способ, как дополнение к устному приглашению или в случае, если нет других способов связаться с кандидатом.

Как пригласить кандидата по телефону?

Телефонное приглашение для рекрутеров чаще всего более предпочтительно, так как во время личного общения можно дополнительно прояснить непонятные моменты в резюме или биографии кандидата, кроме того возможно сразу отработать те или иные возражения кандидата.

Но телефонное приглашение может представлять ряд сложностей для самого соискателя:

• Так как рекрутеры могут звонить совсем в неподходящее время для общения, например, когда они находятся в шумном месте или в общественном транспорте.
• Под рукой может не быть ни ручки, ни бумаги для записи,
• Могут быть проблемы со связью, что может привести к неправильному пониманию слов рекрутера и так далее.

В этом случае специалистам по подбору стоит придерживаться определенного сценария, чтобы минимизировать все возможные риски и сложности.

Наиболее удобным вариантом является заранее составленный сценарий или скрипт разговора, который может состоять из следующих блоков:

Читайте также:  На должность генерального директора отеля назначен Герольд Хельд

• Представление – фамилия, имя, должность, компания.
• Уточнение возможности общаться по телефону в данный момент, если не удобно, то уточнить возможный вариант времени для перезвона.
• Озвучить цель звонка, например «Я звоню с предложение о работе. На данный момент вы еще находитесь в поиске работы?» или « Мы получили ваше резюме на вакансию Администратора. Хотим с вами пообщаться более подробно».
• Обсуждение деталей вакансии, уточнение опыта кандидата, ответы на вопросы.
• В случае обоюдной заинтересованности назначение даты и времени собеседования, уточнение адреса и способов добраться.
• Утончение дополнительных данных для прохождения собеседования – дресс-код, требуемы документы, продолжительность собеседования и так далее.
• Уточнение все ли понятно кандидату, есть ли у него дополнительные вопросы.

Как пригласить кандидата по смс?

Такой способ чаще предлагают сайты по подбору кандидатов и поиску работы, например HH.ru или superjob.ru.

Такой способ предполагает большую мобильность и оперативность реагирования кандидата. Чаще всего они имеет шаблонный вид, где рекрутеру необходимо только внести данные своей организации и времени проведения собеседования.

Имя и отчество кандидата будут подставлены самой системой.

Правила проведения собеседования по телефону

Фирменный логотип – обязательная часть «бумажного» формата подтверждения. Помимо маркетинговой составляющей логотипа, это признак официальности. Другие необходимые данные – полное имя отправителя и получателя, адреса и телефоны.

В электронной сфере всё сознательно упрощено. Хотя сообщения e-mail можно дополнить и картинкой-бланком, и красочными шрифтами всех оттенков, такие письма не очень приняты в среде бизнесменов и профессионалов. Лучший вариант – обычный plain text без изысков. При необходимости допустимы выделения полужирным, подчёркиванием или курсивом.

Русскоязычное «Уважаемый …» на английском звучит как «Dear…». Хотя это не дословный перевод, именно это слово принято использовать в переписке.

Если переписка уже велась некоторое время, то вряд ли следует использовать избыточно вежливое «господин/госпожа». Лучше назвать человека по имени, без упоминания фамилии. Выглядит это чуть менее формально, но, во многих случаях, более тепло и искренне. Основное правило – называть человека так, как обращались бы к нему в устной беседе или по телефону.

И ещё немного об англоязычной переписке: Mr./Mrs./Ms. – исключительно с большой буквы, в виде сокращения, и с точкой в конце него. Если обращаетесь к малознакомой женщине с неизвестным для вас семейным статусом, следует использовать слово Mrs.

Чем хороши подтверждающие письма, так это лаконичностью и краткостью. Нет нужды вновь перечислять условия – достаточно просто подтвердить все предыдущие договорённости. Вводные предложения – излишество, детали не важны. В первом же предложении указываем на подтверждающий характер сообщения. Возможно, для удобства собеседника пригодятся некоторые детали – дата и время события, прочие условия, которые ему необходимо выполнить.

Идеальное первое предложение должно начинаться с этих или подобных фраз:

• Хочу подтвердить…
• Данное письмо подтверждает…
• Подтверждаю…

Если договорённость подразумевает выполнение заказчиком каких-то дополнительных условий/обязательств, об этом стоит напомнить, не боясь показаться нудным. Допустимо даже запросить «ответное» подтверждение.

Заключительная часть перед прощанием и контактными данными – предложение свободно обращаться к вам (или другому сотруднику компании) при любом недопонимании. Нелишне уточнить телефоны и адреса для таких случаев. Дополнительная уверенность заказчика – грамотный маркетинговый ход.

• С уважением,
• С наилучшими пожеланиями,
• Спасибо,
• и т.п.

Давний деловой партнёр обязательно оценит более тёплое завершение наподобие «Добрых вам выходных – неделя была сложной, но с вами общаться всегда приятно». Длинных фраз писать не следует – достаточен мягкий намёк на «электронное рукопожатие» вместе с доброй улыбкой.

Имя вместе с фамилией и должностью после этой строки. Финальный аккорд правильного письма-подтверждения – контактные данные, даже если они уже известны партнёру по бизнесу.

1. Помимо правил написания подтвердительного письма, рассмотрим основные ошибки при его составлении:
2. Излишняя фамильярность вместо искреннего энтузиазма и доброго тона. Допустимо вместо «Уважаемый господин Сергей Иванов» приветствовать собеседника менее формальным «Уважаемый Сергей». Но нельзя опускаться до «Серёжа».
3. Постоянное обращение на Вы с большой буквы. Знающие толк в тонкостях филологии снисходительно улыбнуться этой распространённой стилистической ошибке; незнающим такие мелочи, как правило, не важны.
4. Слишком длинное сообщение, избыточная вводная часть. Все условия уже были обговорены – речь идёт лишь об их подтверждении.
5. Отсутствие энтузиазма. Даже строго официальное сообщение о подтверждении следует разбавлять едва заметным проявлением теплоты. Один восклицательный знак после заключительного «Спасибо!» способен показать душевный характер написания заурядного письма. В конце концов, работа как никогда близка к завершению. Она выгодна вам, иначе зачем нужно было её делать?

Для эффективного проведения собеседования, а также для получения рекрутером всей важной для него информации о соискателе, важно узнать все об его опыте и знаниях. Требуется ставить правильные вопросы и внимательно слушать ответы. Если становится понятно, что собеседник подходит на вакансию, то стоит приложить усилия для того, чтобы вызвать внимание и удержать его на компании или предприятии, что ищет работника.

Рекрутер богатым опытом может с учетом полученной информации о соискателе выдать ему сведения об организации, уровне зарплате и карьерных перспектив, что привлекут его внимание и заинтересуют его максимально.

Рукрутер, приглашая соискателя на собеседование по телефону, использует те же секреты и советы, которыми руководствуется и кандидат, что ожидает собеседования. К эффективным советам относят следующие:

1. Подготовка. Важно узнать о собеседнике все, что доступно, изучив резюме и его аккаунты в соцсетях. Стоит помнить о тексте вакансии и ставить такие вопросы, что позволяют произвести проверку кандидата на соответствие требованиям, приведенных в вакансии.
2. Тишина. Приглашение на собеседование по телефону и сама беседа не должны быть произведены походя, в автобусе или в магазине. Стоит выбрать место, где тихо и ничего не будет отвлекать от разговора. Диалог в спокойной обстановке позволит получить больше информации, а значит и результат будет более эффективным.
3. Подача информации. Стоит следовать правилам беседы — вопрос предусматривает ответ и нужно дать возможность собеседнику высказать свое мнение.
4. Собранность. В любой момент кандидат может задать каверзный вопрос и грамотный рекрутер должен быть готов тут же дать на него ответ.
5. Планы и стратегии. В завершении беседы нужно рассказать соискателю и о следующих этапах отбора. Все это позволит продемонстрировать кандидату ответственное отношение к подбору кадров. Важно уточнить время, в течение которого будет принято решение подходит ли соискатель на вакантную должность.

Если принято решение об отказе, то стоит объяснить кандидату его причины, а не ограничиваться фразами о том, что «вы нам не подходите». Следует четко обосновать позицию иначе рекрутера могут обвинить в дискриминации.

Как получить приглашение на собеседование?

Если соискатели не получают приглашения на собеседования от компаний, в которые направляли свои резюме, то на это может быть несколько причин:

• резюме не в полной мере отражает их опыт,
• резюме составлено с ошибками,
• резюме типовое и ничем не отличается от других, не несет никакой уникальности,
• возможно, ваш опыт, образование или навыки не соответствуют для данной вакансии,
• возможно, в резюме указано несколько желаемых должностей из разных сфер, что показывает неуверенность в себе кандидата и его неопределенность с родом занятий.

Существует несколько типов соискателей, которым достаточно сложно найти работу:

• Те, кто часто меняет места работы,
• Те, что долгое время находиться без работы,
• Те, кто являются высококвалифицированным сотрудниками.

В любом случае отсутствие приглашений на собеседование не повод расстраиваться, а только лишь повод пересмотреть свое резюме с точки зрения его привлекательности для работодателя.

Полезные сведения в поиске работы

Как искать работу

Поиск и трудоустройство кандидата на должность в той или иной компании достаточно дорого (как в денежном, так и во временном и ресурсном отношении) обходиться специалистам по подбору.

Поэтому они достаточно настороженно относятся к кандидатам, которые часто меняют профессиональную деятельность с одной на другую либо находятся в длительном поиске работы. Тем не менее, современная действительность такова, что частая смена работы становиться практически нормой для современного поколения.

Более 90% людей, которые относятся к поколению миллениумов (тех, которые родились после 1983 года, основной особенностью которых является глубокая вовлеченность в цифровые технологии), планируют работать в одной компании не более 3 лет.

Таким представителям рынка труда стоит презентовать именно свой опыта работы, который получили в разных компаниях. Их ключевая особенность – умение выполнять рабочие обязанность, систематически совершенствуя свои навыки.

Читайте также:  Как это устроено: работа команды аналитиков на примере разработки одного digital-сервиса

На что делать упор в резюме

Именно поэтому в резюме стоит акцентировать свое внимание именно на полученных навыках и достижениях. В резюме стоит показывать в цифрах и конкретных фактах ту пользу, которую вы принесли компаниям, в которых проработали.

Например, «реализовал такую-то программу с такими-то результатами», «увеличил продажи на 30% за год», «привлек постоянного клиента Х, который ежемесячно приобретал товара на сумму У» и так далее.

Такие показатели для рекрутера будут говорить о том, что при соответствующих условиях кандидат может повторить этот результат и в другой компании. Это, естественно, уменьшит часть рисков при трудоустройстве.

Типы резюме

Создавать резюме лучше в виде функционального (основанного на полученных навыках в ходе выполнения профессиональных обязанностей) или комбинированного (в котором сочетается наличие необходимого опыта, профессиональных знаний, навыков и компетенций).

Несколько рекомендаций, как еще можно улучшить свое резюме:

• Найдите резюме специалистов в вашей сфере работы на портале по поиску работы, изучите и на их основе подредактируйте своей резюме,
• Изучите требования вакансии, которая вам интересна, и до того как отправлять резюме в качестве отклика, подчеркните ключевые функции, которые требуется от кандидатов из вакансии в вашем резюме, иногда достаточно просто переформулировать уже имеющиеся пункты.

Как реагировать на приглашение на собеседование?

Способа реакции на приглашение на собеседование всего три:

1. Игнорировать,
2. Согласиться,
3. Отказаться.

Если рассматривать собеседования как систему нетворкинга, при использовании которой собираются связи в разных компаниях и с различными специалистами, которые могут пригодиться при поисках другой работы или даже сотрудников, то игнорировать сообщения не стоит.

Лучше выразить свой ответ в другой форме, например согласия или отказ. Так вы сохраните вероятность обращения к вам при появлении новой вакансии, которая соответствует вашим требованиями в этой или другой компании.

Ключевые моменты, которые должны быть отражены в письме –ответе на приглашение на собеседование:

• Благодарность за проявленный интерес к резюме,
• Согласие или отказ в принятии приглашения на собеседование,
• Подпись и дата.

Пример письма-согласия на проведение собеседования

Добрый день Екатерина Сергеевна. Благодарю вас за приглашение на собеседование на вакансию Администратора. Мне ваше предложение интересно, я готова с вами встретиться и пообщаться более подробно на собеседовании 24.04.2019 в 11.00. С уважением, Смирнова Елена

Отказ от собеседования

Отказываться от собеседования тоже нужно уметь. Отказ должен быть достаточно вежливыми и мотивированным.

Возможно, ваша причина отказа от прохождения собеседования может быть вполне обсуждаема представителями компании. Отказаться можно от собеседования, как по телефону, так и ответом на письменное приглашение.

Для отказа от прохождения собеседования по телефону необходимо позвонить в компанию по возможности соединиться с рекрутером, с которым вы общались ранее, либо оставить информацию ответственному сотруднику, который передаст ее заинтересованным лицам.

При общении необходимо представиться, назвать дату собеседования и предупредить, что вы не будете на нем присутствовать, лучше сообщить по каким именно причинам (опять же возможно они могут обсуждаться работодателем).

В письменном виде отказаться от прохождения собеседования возможно по той же схеме, как и при выражении своего согласия – поблагодарить за интерес, отказаться от прохождения собеседования с указанием причин, подписаться.

Пример письма – отказа от собеседования

Добрый день, Екатерина Сергеевна. Благодарю за проявленный интерес к моей кандидатуре. К сожалению, в данное время не могу подойти на собеседования, так как до конца месяца нахожусь в другом городе. С удовольствием встречусь с вами после моего возвращения, если предложение будет еще актуально. С уважением, Смирнова Елена

Приглашение на собеседование и ответ на него должны быть построены в деловой и вежливой форме. Как рекрутерам, так и кандидатам стоит помнить о том, что они еще не раз могут встретиться на рынке труда при самых разнообразных обстоятельствах.

Правильное время

В идеале отказаться от должности нужно как можно раньше.
Приняли решение – сообщите о нем работодателю.

Читать дальше: Можно ли подарить земельный участок без межевания

Уместным сроком отказа считается 7-10 дней с момента собеседования.

Упущенное корректное время для отказа ставит работодателя в неловкое положение, нарушает его планы. Результат – потеря деловой репутации, попадание в «черный список» кандидатов.