Авансовый отчет АО-1 (скачать образец, бланк). Как правильно оформить

Авансовый отчет (форма АО-1) – это унифицированный документ для учета затрат сотрудника во время командировки. При возвращении из командировки сотрудник обязан отчитаться, для чего сдается заполненное командировочное удостоверение, скачать которое вы можете здесь, и авансовый отчет, бланк которого имеет унифицированную форму АО-1.

Авансовый отчет АО–1 является первичным документом, необходимым для учета выданной наличной денежной суммы работнику на определенные цели, такие как:

командировочные расходы;
административные или производственные расходы.

Выдача подотчетной суммы оформляется в кассе предприятия расходным кассовым ордером (РКО). Полученные деньги необходимо израсходовать только на цели, которые были прописаны в РКО. Кассир обязан выдавать денежные суммы в подотчет лично в руки только сотруднику, который заключил трудовой договор с организацией, и его фамилия включена в перечень приказа о лицах, которые могут брать деньги в подотчет. Также основанием для выдачи суммы будут являться приказ о направлении в служебную командировку или командировочное удостоверение.

После того, как подотчетник потратил выданные средства, составить и предоставить учетной службе авансовый отчет необходимо в течение трех рабочих дней.

Как правильно заполнить АО-1? Предлагаем вам авансового отчета, который вы найдете в конце статьи. Пустой бланк авансовый отчет скачать можно также ниже.

Если командировочное удостоверение подтверждает сам факт нахождение сотрудника в командировке, то авансовый отчет является подтверждением произведенных работником командировочных расходов. К авансовому отчету прикладываются документы, подтверждающие расход выданных сумм.

Также авансовый отчет заполняется и при выдаче денежных средств под отчет сотрудникам на различные нужды. При этом нужно помнить, что деньги под отчет можно выдать сотруднику только в том случае, если он внесен в приказ о подотчетных лицах.

Содержание

Порядок составления авансового отчета (форма АО–1)
Авансовый отчет. Унифицированная форма N АО-1
Авансовый отчет АО-1. Образец заполнения
Что должен заполнить подотчетное лицо в бланке форма АО-1?
Что заполняет бухгалтер в авансовом отчете?
Как заполнять авансовый отчет
Пример заполнения авансового отчета №АО-1

Порядок составления авансового отчета (форма АО–1)

Документ оформляется как работником, так и сотрудником бухгалтерской службы. Подотчетному лицу необходимо заполнить следующие данные: 1. Название организации; 2. Дата составления; 3. Назначение аванса (производственные, представительские, командировочные расходы и т.д.); 4. Персональные данные, а именно: фамилию и инициалы, структурное подразделение, в котором работает подотчетник, табельный номер, должность; 5. Информация о размере последнего аванса; 6. Сумма подотчета, выданного кассиром; 7. Графы «Израсходовано», «Остаток/Перерасход», а также информация о количестве документов, которые прикладываются к АО–1, заполняются после написания и расчета на другой стороне отчета необходимых данных; 8. Табличная часть об израсходованных средствах, а именно:

порядковый номер. Все документы, которые прилагаются к авансовому отчету, должны быть пронумерованы соответственно составляемого перечня;
номер, дата каждого документа, подтверждающего целевое расходование средств;
название документов, приобщенных к АО–1 (товарный (кассовый) чек, квитанции к ПКО, командировочное удостоверение,счет–фактура и т.п.), на что потрачены деньги;
сумма расхода переписывается с каждого документа. Подотчетное лицо заполняет только столбец 5 или 6 (это зависит от валюты расчетов);
расчет конечной суммы. Далее итог переписывается в графу «Израсходовано» (пункт 7).

После того, как подотчетник сдал АО–1, сотруднику учетной службы необходимо проверить наличие каждого документа, который подтверждает сумму потраченных средств, их правильное расходование на поставленные цели, а также нужно заполнить остальные разделы. Для подтверждения того, что отчет по форме АО–1 сдан в бухгалтерию, сотруднику выдается расписка. После просмотра всех документов в оригинале, которые подтверждают расход, проверки правильности заполнения авансовый отчет АО–1 подписывается главным бухгалтером, бухгалтером и директором, далее принимается к учету.

Авансовый отчет. Унифицированная форма N АО-1

Унифицированная форма N АО-1 Утверждена Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55

———¬ ¦ Код ¦ +——-+ Форма по ОКУД ¦0302001¦ +——-+ __________________________________________________ по ОКПО ¦ ¦ наименование организации L——— УТВЕРЖДАЮ ——T—-¬ Отчет в сумме _______________________ ¦Номер¦Дата¦ ___________________ руб. _______ коп. АВАНСОВЫЙ ОТЧЕТ +——+—-+ Руководитель ________________________ ¦ ¦ ¦ должность L——+—— __________ __________________________ подпись расшифровка подписи » «______________ 20 г. ————¬ ¦ Код ¦ +————+ ¦ ¦ Структурное подразделение ——————————-+————+ Подотчетное лицо _______________________ Табельный номер ¦ ¦ фамилия, инициалы L———— Профессия (должность) __________________ Назначение аванса ___________ ————————T———-¬ ———————————¬ ¦Наименование показателя¦ Сумма, ¦ ¦ Бухгалтерская запись ¦ ¦ ¦руб. коп. ¦ ¦ ¦ +————————+———-+-+—————T—————+ ¦ остаток ¦ ¦ ¦ дебет ¦ кредит ¦ ¦Предыдущий ———-+———-+ +——T———+——T———+ ¦ аванс перерасход¦ ¦ ¦счет, ¦ сумма, ¦счет, ¦ сумма, ¦ ¦ ¦ ¦ ¦суб- ¦ руб. ¦суб- ¦ руб. ¦ ¦ ¦ ¦ ¦счет ¦ коп. ¦счет ¦ коп. ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +————————+———-+ +——+———+——+———+ ¦Получен аванс 1. из ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦кассы ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +————-T———+———-+ +——+———+——+———+ ¦1а. в валюте ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦(справочно) ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +————-+———+———-+ +——+———+——+———+ ¦ 2. ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +————————+———-+ +——+———+——+———+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +————————+———-+ +——+———+——+———+ ¦Итого получено ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +————————+———-+ +——+———+——+———+ ¦Израсходовано ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +————————+———-+-+——+———+——+———+ ¦ Остаток ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ———————-+———-+-+——+———+——+———+ ¦ Перерасход ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ L————————+———— L——+———+——+——— Приложение _____ документов на _____ листах Отчет проверен. К утверждению в сумме ________________________________ сумма прописью руб. _____ коп. (_______ руб. ____ коп.) Главный бухгалтер _______________ ________________________________ подпись расшифровка подписи Бухгалтер _______________ ________________________________ подпись расшифровка подписи Остаток внесен ————¬ ——¬ —————- в сумме ¦ ¦ руб. ¦ ¦ коп. по кассовому Перерасход выдан L———— L—— ордеру N ___ от » «_________ 20 г. Бухгалтер (кассир) _______ ___________________ » «____________ 20 г. подпись расшифровка подписи ———————————————————————- линия отреза Расписка. Принят к проверке от ________________________ авансовый отчет Nо. ___ от » «__________ 20 г. на сумму ______________ руб. ___ коп., количество документов прописью _______ на ________ листах Бухгалтер __________ ___________________ » «______________ 20 г. подпись расшифровка подписи Оборотная сторона формы N АО-1 ——-T———-T———-T——————————-T——-¬ ¦Номер ¦Документ, ¦Наименова-¦ Сумма расхода ¦Дебет ¦ ¦по по-¦подтвер- ¦ние +—————T—————-+счета, ¦ ¦рядку ¦ждающий ¦документа ¦ по отчету ¦принятая к учету¦суб- ¦ ¦ ¦производ- ¦(расхода) +——T——-+——T———+счета ¦ ¦ ¦ственные ¦ ¦в руб.¦ в ¦в руб.¦в валюте ¦ ¦ ¦ ¦расходы ¦ ¦коп. ¦ валюте¦коп. ¦ ¦ ¦ ¦ +—-T——+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦дата¦номер¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +——+—-+——+———-+——+——-+——+———+——-+ ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦ 9 ¦ +——+—-+——+———-+——+——-+——+———+——-+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +——+—-+——+———-+——+——-+——+———+——-+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ L——+—-+——+———-+——+——-+——+———+——— Итого ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ L——+——-+——+———- Подотчетное лицо _________________ ___________________________ подпись расшифровка подписи

УКАЗАНИЯ

ПО ПРИМЕНЕНИЮ И ЗАПОЛНЕНИЮ УНИФИЦИРОВАННОЙ ФОРМЫ

«АВАНСОВЫЙ ОТЧЕТ» (ФОРМА N АО-1)

Применяется для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно — хозяйственные расходы.

Составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии.

Авансовый отчет может составляться на бумажном и машинном носителях информации.

На оборотной стороне формы подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним (графы 1 — 6). Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

В бухгалтерии проверяются целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету (графы 7 — 8), и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы (графа 9).

Реквизиты, относящиеся к иностранной валюте (строка 1а лицевой стороны формы и графы 6 и 8 оборотной стороны формы), заполняются лишь в случае выдачи подотчетному лицу денежных средств в иностранной валюте в соответствии с установленным порядком, согласно действующему законодательству Российской Федерации.

Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.

На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.

Авансовый отчет АО-1. Образец заполнения

Форма авансового отчета — это двухсторонний бланк, заполняется он как бухгалтерией, так и самим работником.

Что должен заполнить подотчетное лицо в бланке форма АО-1?

На лицевой стороне бланка оформляются строки:

наименование организации;
дата составления отчета;
структурное подразделение, в котором он работает;
свои ФИО, должность, табельный номер;
назначение аванса, то есть на что планируется потратить выданные деньги (хознужды, канцтовары, командировочные расходы и т. д.);

На обратной стороне бланка подотчетное лицо заполняет таблицу, в которой указывает на что потрачены деньги. По каждому имеющемуся подтверждающему документу заполняется строка таблицы, в которой последовательно в графах пишутся номер, дата, наименование этого документа и потраченная сумма, отраженная в этом документе. Заполнив всю таблицу бланка авансового отчета, в конце подводятся итоги, считается суммарная потраченная сумма, которая пишется в строке «итого». После этого подотчетное лицо сдает бланк авансового отчета в бухгалтерию, приложив все подтверждающие документы.

Что заполняет бухгалтер в авансовом отчете?

Получив отчет, бухгалтер должен проверить правильность заполнения, сверить приведенные в таблице данные с указанными в приложенных документах. Документу присваивается индивидуальный номер.

Внизу лицевой стороны бухгалтер заполняет строки «расписка»: от кого принят бланк отчета, его номер и дата, потраченная сумма, количество приложенных документов, ставится дата принятие отчета и подпись бухгалтера. Заполненная таким образом расписка отрывается от основной части бланка АО-1 и передается подотчетному лицу в знак того, что отчет принят и проверен.

С обратной стороны формы бухгалтер заполняет строки 7 и 8, в которых отражает сумму, принятую к учету, и строку 9, в которой пишется дебет счета, куда списываются произведенные расходы.

Затем нужно перейти опять к лицевой стороне и заполнить две небольшие таблицы:

в первой отражаются суммы остатка или перерасхода по предыдущим авансам, если они были, в поле «итого получено» пишется выданная сумма аванса, в строке «израсходовано» – фактически потраченная сумма. Если работник потратил меньше выданных денег, то заполняется «остаток», если больше — то «перерасход». В случае, если есть остаток, они передается в кассу по приходному кассовому ордеру, если есть перерасход — то работнику выдается недостающая сумма из кассы предприятия по расходному кассовому ордеру.В случае остатка/перерасхода нужно заполнить также «остаток внесен/остаток выдан в сумме» под таблицами на лицевой стороне.
вторая таблица дополняет первую, в ней напротив заполненных строк первой таблицы ставятся соответствующие корреспондирующие бухгалтерские счета.

Далее авансовый отчет утверждается руководителем.

Как заполнять авансовый отчет

Документ заполняется в одном экземпляре. Сюда вносится следующая информация:

номер документа;
дата составления;
название компании и коды по ОКУД и ОКПО;
должность подотчетного лица и ФИО;
назначение средств и точная сумма;
перерасход или остаток аванса, если таковые имеются;
данные документов, которые официально подтверждают трату конкретной суммы;
подписи директора фирмы, главного бухгалтера и подотчетного лица.

Стандартный бланк АО-1, предназначенный для оформления авансового отчета, является двухсторонним. Одна сторона предназначена для заполнения человеком, который берет средства под отчет. Он своей рукой обязан указать назначение получаемых денег, свою должность и отдел, к которому относится. Если подотчетное лицо раньше получало авансы, информация о них должна быть занесена в специальную таблицу.

Также стандартная форма имеет специальные графы и строки, предназначенные для заполнения в том случае, если подотчетная сумма выдается в иностранной валюте. Как правило, это случается того, когда у сотрудника возникает необходимость отправиться в деловую поездку за границу. Человек, получающий авансовую сумму, также должен указать список документов, с помощью которых он подтверждает использование денежных средств.

В бланке кассового отчета имеется таблица «Бухгалтерская запись». Ее заполнением занимается работник бухгалтерии. Здесь он указывает номера счетов и расходованные суммы, которые принимаются к учету. Кроме заполнения, бухгалтер обязан полностью проверить правильность внесения всей информации, в том числе и соответствие подтверждающих документов. После этого ставится отметка, которая подтверждает, что авансовый отчет утвержден на указанную сумму. Если были остатки или перерасходы, данные суммы также указываются.

Бухгалтер и главный бухгалтер должны поставить здесь подписи с расшифровками. Также в верхней части бланка имеется специальная строка, предназначенная для подписи директора компании. После того, как документ был утвержден, осуществляется списание денежных средств. Если авансовая сумма была использована не полностью, остаток возвращается в кассу. В случае перерасхода, в установленном порядке сотруднику выдается необходимая сумма.

Как уже было сказано, подотчетная сумма не выдается сотрудникам, имеющим долги по прошлым авансам. Также подотчетному лицу запрещено передавать авансовую сумму кому-либо другому.

Читайте далее:

Форма СЗВ-К в 2021 году: бланк и образец заполнения