Авансовый отчет АО-1 (скачать образец, бланк). Как правильно оформить

Авансовый отчет (форма АО-1) – это унифицированный документ для учета затрат сотрудника во время командировки. При возвращении из командировки сотрудник обязан отчитаться, для чего сдается заполненное командировочное удостоверение, скачать которое вы можете здесь, и авансовый отчет, бланк которого имеет унифицированную форму АО-1.

Авансовый отчет АО–1 является первичным документом, необходимым для учета выданной наличной денежной суммы работнику на определенные цели, такие как:

  • командировочные расходы;
  • административные или производственные расходы.

Выдача подотчетной суммы оформляется в кассе предприятия расходным кассовым ордером (РКО). Полученные деньги необходимо израсходовать только на цели, которые были прописаны в РКО. Кассир обязан выдавать денежные суммы в подотчет лично в руки только сотруднику, который заключил трудовой договор с организацией, и его фамилия включена в перечень приказа о лицах, которые могут брать деньги в подотчет. Также основанием для выдачи суммы будут являться приказ о направлении в служебную командировку или командировочное удостоверение.

После того, как подотчетник потратил выданные средства, составить и предоставить учетной службе авансовый отчет необходимо в течение трех рабочих дней.

Как правильно заполнить АО-1? Предлагаем вам авансового отчета, который вы найдете в конце статьи. Пустой бланк авансовый отчет скачать можно также ниже.

Читайте также:  Органы и агенты валютного контроля и регулирования в РФ

Если командировочное удостоверение подтверждает сам факт нахождение сотрудника в командировке, то авансовый отчет является подтверждением произведенных работником командировочных расходов. К авансовому отчету прикладываются документы, подтверждающие расход выданных сумм.

Также авансовый отчет заполняется и при выдаче денежных средств под отчет сотрудникам на различные нужды. При этом нужно помнить, что деньги под отчет можно выдать сотруднику только в том случае, если он внесен в приказ о подотчетных лицах.

Порядок составления авансового отчета (форма АО–1)

Документ оформляется как работником, так и сотрудником бухгалтерской службы. Подотчетному лицу необходимо заполнить следующие данные: 1. Название организации; 2. Дата составления; 3. Назначение аванса (производственные, представительские, командировочные расходы и т.д.); 4. Персональные данные, а именно: фамилию и инициалы, структурное подразделение, в котором работает подотчетник, табельный номер, должность; 5. Информация о размере последнего аванса; 6. Сумма подотчета, выданного кассиром; 7. Графы «Израсходовано», «Остаток/Перерасход», а также информация о количестве документов, которые прикладываются к АО–1, заполняются после написания и расчета на другой стороне отчета необходимых данных; 8. Табличная часть об израсходованных средствах, а именно:

  • порядковый номер. Все документы, которые прилагаются к авансовому отчету, должны быть пронумерованы соответственно составляемого перечня;
  • номер, дата каждого документа, подтверждающего целевое расходование средств;
  • название документов, приобщенных к АО–1 (товарный (кассовый) чек, квитанции к ПКО, командировочное удостоверение,счет–фактура и т.п.), на что потрачены деньги;
  • сумма расхода переписывается с каждого документа. Подотчетное лицо заполняет только столбец 5 или 6 (это зависит от валюты расчетов);
  • расчет конечной суммы. Далее итог переписывается в графу «Израсходовано» (пункт 7).

После того, как подотчетник сдал АО–1, сотруднику учетной службы необходимо проверить наличие каждого документа, который подтверждает сумму потраченных средств, их правильное расходование на поставленные цели, а также нужно заполнить остальные разделы. Для подтверждения того, что отчет по форме АО–1 сдан в бухгалтерию, сотруднику выдается расписка. После просмотра всех документов в оригинале, которые подтверждают расход, проверки правильности заполнения авансовый отчет АО–1 подписывается главным бухгалтером, бухгалтером и директором, далее принимается к учету.

Авансовый отчет. Унифицированная форма N АО-1

Унифицированная форма N АО-1 Утверждена Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55

———¬ ¦ Код ¦ +——-+ Форма по ОКУД ¦0302001¦ +——-+ __________________________________________________ по ОКПО ¦ ¦ наименование организации L——— УТВЕРЖДАЮ ——T—-¬ Отчет в сумме _______________________ ¦Номер¦Дата¦ ___________________ руб. _______ коп. АВАНСОВЫЙ ОТЧЕТ +——+—-+ Руководитель ________________________ ¦ ¦ ¦ должность L——+—— __________ __________________________ подпись расшифровка подписи » «______________ 20 г. ————¬ ¦ Код ¦ +————+ ¦ ¦ Структурное подразделение ——————————-+————+ Подотчетное лицо _______________________ Табельный номер ¦ ¦ фамилия, инициалы L———— Профессия (должность) __________________ Назначение аванса ___________ ————————T———-¬ ———————————¬ ¦Наименование показателя¦ Сумма, ¦ ¦ Бухгалтерская запись ¦ ¦ ¦руб. коп. ¦ ¦ ¦ +————————+———-+-+—————T—————+ ¦ остаток ¦ ¦ ¦ дебет ¦ кредит ¦ ¦Предыдущий ———-+———-+ +——T———+——T———+ ¦ аванс перерасход¦ ¦ ¦счет, ¦ сумма, ¦счет, ¦ сумма, ¦ ¦ ¦ ¦ ¦суб- ¦ руб. ¦суб- ¦ руб. ¦ ¦ ¦ ¦ ¦счет ¦ коп. ¦счет ¦ коп. ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +————————+———-+ +——+———+——+———+ ¦Получен аванс 1. из ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦кассы ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +————-T———+———-+ +——+———+——+———+ ¦1а. в валюте ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦(справочно) ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +————-+———+———-+ +——+———+——+———+ ¦ 2. ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +————————+———-+ +——+———+——+———+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +————————+———-+ +——+———+——+———+ ¦Итого получено ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +————————+———-+ +——+———+——+———+ ¦Израсходовано ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +————————+———-+-+——+———+——+———+ ¦ Остаток ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ———————-+———-+-+——+———+——+———+ ¦ Перерасход ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ L————————+———— L——+———+——+——— Приложение _____ документов на _____ листах Отчет проверен. К утверждению в сумме ________________________________ сумма прописью руб. _____ коп. (_______ руб. ____ коп.) Главный бухгалтер _______________ ________________________________ подпись расшифровка подписи Бухгалтер _______________ ________________________________ подпись расшифровка подписи Остаток внесен ————¬ ——¬ —————- в сумме ¦ ¦ руб. ¦ ¦ коп. по кассовому Перерасход выдан L———— L—— ордеру N ___ от » «_________ 20 г. Бухгалтер (кассир) _______ ___________________ » «____________ 20 г. подпись расшифровка подписи ———————————————————————- линия отреза Расписка. Принят к проверке от ________________________ авансовый отчет Nо. ___ от » «__________ 20 г. на сумму ______________ руб. ___ коп., количество документов прописью _______ на ________ листах Бухгалтер __________ ___________________ » «______________ 20 г. подпись расшифровка подписи Оборотная сторона формы N АО-1 ——-T———-T———-T——————————-T——-¬ ¦Номер ¦Документ, ¦Наименова-¦ Сумма расхода ¦Дебет ¦ ¦по по-¦подтвер- ¦ние +—————T—————-+счета, ¦ ¦рядку ¦ждающий ¦документа ¦ по отчету ¦принятая к учету¦суб- ¦ ¦ ¦производ- ¦(расхода) +——T——-+——T———+счета ¦ ¦ ¦ственные ¦ ¦в руб.¦ в ¦в руб.¦в валюте ¦ ¦ ¦ ¦расходы ¦ ¦коп. ¦ валюте¦коп. ¦ ¦ ¦ ¦ +—-T——+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦дата¦номер¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +——+—-+——+———-+——+——-+——+———+——-+ ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦ 9 ¦ +——+—-+——+———-+——+——-+——+———+——-+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +——+—-+——+———-+——+——-+——+———+——-+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ L——+—-+——+———-+——+——-+——+———+——— Итого ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ L——+——-+——+———- Подотчетное лицо _________________ ___________________________ подпись расшифровка подписи

УКАЗАНИЯ

ПО ПРИМЕНЕНИЮ И ЗАПОЛНЕНИЮ УНИФИЦИРОВАННОЙ ФОРМЫ

«АВАНСОВЫЙ ОТЧЕТ» (ФОРМА N АО-1)

Применяется для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно — хозяйственные расходы.

Составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии.

Авансовый отчет может составляться на бумажном и машинном носителях информации.

На оборотной стороне формы подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним (графы 1 — 6). Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

В бухгалтерии проверяются целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету (графы 7 — 8), и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы (графа 9).

Реквизиты, относящиеся к иностранной валюте (строка 1а лицевой стороны формы и графы 6 и 8 оборотной стороны формы), заполняются лишь в случае выдачи подотчетному лицу денежных средств в иностранной валюте в соответствии с установленным порядком, согласно действующему законодательству Российской Федерации.

Читайте также:  Ведение документооборота по складскому учету материалов

Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.

На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.

Авансовый отчет АО-1. Образец заполнения

Форма авансового отчета — это двухсторонний бланк, заполняется он как бухгалтерией, так и самим работником.

Что должен заполнить подотчетное лицо в бланке форма АО-1?

На лицевой стороне бланка оформляются строки:

  • наименование организации;
  • дата составления отчета;
  • структурное подразделение, в котором он работает;
  • свои ФИО, должность, табельный номер;
  • назначение аванса, то есть на что планируется потратить выданные деньги (хознужды, канцтовары, командировочные расходы и т. д.);

На обратной стороне бланка подотчетное лицо заполняет таблицу, в которой указывает на что потрачены деньги. По каждому имеющемуся подтверждающему документу заполняется строка таблицы, в которой последовательно в графах пишутся номер, дата, наименование этого документа и потраченная сумма, отраженная в этом документе. Заполнив всю таблицу бланка авансового отчета, в конце подводятся итоги, считается суммарная потраченная сумма, которая пишется в строке «итого». После этого подотчетное лицо сдает бланк авансового отчета в бухгалтерию, приложив все подтверждающие документы.

Что заполняет бухгалтер в авансовом отчете?

Получив отчет, бухгалтер должен проверить правильность заполнения, сверить приведенные в таблице данные с указанными в приложенных документах. Документу присваивается индивидуальный номер.

Внизу лицевой стороны бухгалтер заполняет строки «расписка»: от кого принят бланк отчета, его номер и дата, потраченная сумма, количество приложенных документов, ставится дата принятие отчета и подпись бухгалтера. Заполненная таким образом расписка отрывается от основной части бланка АО-1 и передается подотчетному лицу в знак того, что отчет принят и проверен.

С обратной стороны формы бухгалтер заполняет строки 7 и 8, в которых отражает сумму, принятую к учету, и строку 9, в которой пишется дебет счета, куда списываются произведенные расходы.

Затем нужно перейти опять к лицевой стороне и заполнить две небольшие таблицы:

  • в первой отражаются суммы остатка или перерасхода по предыдущим авансам, если они были, в поле «итого получено» пишется выданная сумма аванса, в строке «израсходовано» – фактически потраченная сумма. Если работник потратил меньше выданных денег, то заполняется «остаток», если больше — то «перерасход». В случае, если есть остаток, они передается в кассу по приходному кассовому ордеру, если есть перерасход — то работнику выдается недостающая сумма из кассы предприятия по расходному кассовому ордеру.В случае остатка/перерасхода нужно заполнить также «остаток внесен/остаток выдан в сумме» под таблицами на лицевой стороне.
  • вторая таблица дополняет первую, в ней напротив заполненных строк первой таблицы ставятся соответствующие корреспондирующие бухгалтерские счета.

Далее авансовый отчет утверждается руководителем.

Как заполнять авансовый отчет

Документ заполняется в одном экземпляре. Сюда вносится следующая информация:

  • номер документа;
  • дата составления;
  • название компании и коды по ОКУД и ОКПО;
  • должность подотчетного лица и ФИО;
  • назначение средств и точная сумма;
  • перерасход или остаток аванса, если таковые имеются;
  • данные документов, которые официально подтверждают трату конкретной суммы;
  • подписи директора фирмы, главного бухгалтера и подотчетного лица.

Стандартный бланк АО-1, предназначенный для оформления авансового отчета, является двухсторонним. Одна сторона предназначена для заполнения человеком, который берет средства под отчет. Он своей рукой обязан указать назначение получаемых денег, свою должность и отдел, к которому относится. Если подотчетное лицо раньше получало авансы, информация о них должна быть занесена в специальную таблицу.

Также стандартная форма имеет специальные графы и строки, предназначенные для заполнения в том случае, если подотчетная сумма выдается в иностранной валюте. Как правило, это случается того, когда у сотрудника возникает необходимость отправиться в деловую поездку за границу. Человек, получающий авансовую сумму, также должен указать список документов, с помощью которых он подтверждает использование денежных средств.

В бланке кассового отчета имеется таблица «Бухгалтерская запись». Ее заполнением занимается работник бухгалтерии. Здесь он указывает номера счетов и расходованные суммы, которые принимаются к учету. Кроме заполнения, бухгалтер обязан полностью проверить правильность внесения всей информации, в том числе и соответствие подтверждающих документов. После этого ставится отметка, которая подтверждает, что авансовый отчет утвержден на указанную сумму. Если были остатки или перерасходы, данные суммы также указываются.

Бухгалтер и главный бухгалтер должны поставить здесь подписи с расшифровками. Также в верхней части бланка имеется специальная строка, предназначенная для подписи директора компании. После того, как документ был утвержден, осуществляется списание денежных средств. Если авансовая сумма была использована не полностью, остаток возвращается в кассу. В случае перерасхода, в установленном порядке сотруднику выдается необходимая сумма.

Читайте также:  Как учесть затраты на производство продукции, работ, услуг

Как уже было сказано, подотчетная сумма не выдается сотрудникам, имеющим долги по прошлым авансам. Также подотчетному лицу запрещено передавать авансовую сумму кому-либо другому.

Читайте далее:


Форма СЗВ-К в 2021 году: бланк и образец заполнения


Расходный кассовый ордер бланк

Пример заполнения авансового отчета №АО-1

На рисунке ниже представлен образец заполнения бланка авансового отчета.

Авансовый отчет по формет АО 1. Образец заполнения

Образец заполнения лицевой стороны отчета

На рисунке ниже представлен образец заполнения оборотной стороны отчета.

Авансовый отчет АО-1. Образец оформления

Образец оформления оборотной стороны формы №АО-1

Добавить комментарий

Adblock
detector