Инвентаризация денежных средств на расчетном счете

Что такое инвентаризация?

Инвентаризация проводится на основании приказа Минфина РФ от 13 июня 1995 г. № 49 «Об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств».

В соответствии с п. 1.5 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств проведение инвентаризаций обязательно:

СитуацияКомментарийПередача имущества организации в аренду, выкуп, продажаА также в случаях, предусмотренных законодательством при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятияПеред составлением годовой бухгалтерской отчетностиКроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года. Инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года, а библиотечных фондов – один раз в пять лет. В районах, расположенных на Крайнем Севере и приравненных к ним местностях, инвентаризация товаров, сырья и материалов может проводиться в период их наименьших остатковПри смене материально ответственных лицна день приемки – передачи делПри установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностейВ случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуацийвызванных экстремальными условиямиПри ликвидации (реорганизации) организации перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса и в других случаяхпредусматриваемых законодательством Российской Федерации или нормативными актами Министерства финансов Российской Федерации

Что такое инвентаризация денежных средств на расчётном счёте?

В соответствии с п. 3.43 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств инвентаризация денежных средств, находящихся в банках на расчетном (текущем), валютном и специальных счетах, производится путем сверки остатков сумм, числящихся на соответствующих счетах по данным бухгалтерии организации, с данными выписок банков.

Таким образом, каждое юридическое лицо обязано проводить проверочные мероприятия, направленные на определение соответствия бухгалтерской отчётности банковским выпискам, полученным за отчётный период.

Читайте также:  Консервация основных средств. Бухгалтерский и налоговый учет в примерах и таблицах

Согласно п. 3.44 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств инвентаризация расчетов с банками и другими кредитными учреждениями по ссудам, с бюджетом, покупателями, поставщиками, подотчетными лицами, работниками, депонентами, другими дебиторами и кредиторами заключается в проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета.

Проверке должны быть подвергнуты следующие виды расчётов:

РасчётыКомментарийСчет “Расчеты с поставщиками и подрядчиками”По товарам, оплаченным, но находящимся в пути, и расчетам с поставщиками по неотфактурованным поставкам. Он проверяется по документам в согласовании с корреспондирующими счетамиЗадолженность работникам организацииВыявляются не выплаченные суммы по оплате труда, подлежащие перечислению на счет депонентов, а также суммы и причины возникновения переплат работникамПодотчетные суммыПроверяются отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого использования, а также суммы выданных авансов по каждому подотчетному лицу (даты выдачи, целевое назначение).

По итогам инвентаризации денежных средств на расчётном счёте составляется Акт инвентаризации расчётов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами, и кредиторами (унифицированная форма № ИНВ-17).

Кто проводит проверку

Любая инвентаризация проводится по приказу директора, он же назначает и членов комиссии. Состав не регламентирован строго, но в комиссии должно быть как минимум трое представителей, она должна включать лицо от администрации и работника бухгалтерии. Приветствуется включение в состав аудиторов внутренних служб или привлечение сторонних аудиторских служб на договорной основе. Результаты работы комиссии оформляются как акт инвентаризации расчетного счета и иных вкладов.

Назначенная комиссия проверяет соответствие внутренних бухгалтерских документов по движению денежных активов с теми выписками, которые были предоставлены банками. Возникшие сомнения в подлинности документов, приложенных к банковской выписке, для своего разрешения предполагают проведение встречной сверки документооборота банка.

Кто проводит инвентаризацию денежных средств на расчётном счёте?

Определённого регламента проведения инвентаризации денежных средств на расчётном счёте нет, но, в основном, большинство юридических лиц придерживаются следующих этапов:

• приказ о проведении инвентаризации денежных средств на расчётном счёте (унифицированная форма № ИНВ-22). В состав инвентаризационной комиссии, указанной в приказе, должны быть включены бухгалтер, представитель администрации организации, др. сотрудники на усмотрение руководителя)
• инвентаризация денежных средств на расчётном счёте;
• составление Акта инвентаризации расчётов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами, и кредиторами (унифицированная форма № ИНВ-17)

Инвентаризационная комиссия путем документальной проверки должна также установить:

• правильность расчетов с банками, финансовыми, налоговыми органами, внебюджетными фондами, другими организациями, а также со структурными подразделениями организации, выделенными на отдельные балансы;
• правильность и обоснованность числящейся в бухгалтерском учете суммы задолженности по недостачам и хищениям;
• правильность и обоснованность сумм дебиторской, кредиторской и депонентской задолженности, включая суммы дебиторской и кредиторской задолженности, по которым истекли сроки исковой давности.

Порядок проведения инвентаризации кассы

Инвентаризация денежных средств в кассе производится по определенному алгоритму. Перед началом ее проведения все кассовые операции прекращаются, кассу закрывают, а комиссии передаются не вошедшие в кассовый отчет документы по последним операциям. Кассир или сотрудник, выполняющий его обязанности, дает расписку о сдаче всех непроведенных в учете документов в бухгалтерию или комиссии.

Далее начинается собственно инвентаризация кассы, состоящая из двух этапов:

• инвентаризации наличных денежных средств;
• инвентаризация денежных документов.

Пересчет наличности проводится сплошным порядком под наблюдением всех участвующих в ревизии членов комиссии. Установленное по факту наличие денег сличается с остатками средств по бухгалтерским документам и ККТ.

Если деятельность фирмы сопряжена с использованием ККМ, то ревизия начинается с проверки наличия средств в операционных кассах. Обязательной в этом случае является проверка документов, подтверждающих законность эксплуатации каждого кассового аппарата.

На втором этапе проверяется наличие денежных документов и соответствие их учетным данным. К ним относятся путевки, талоны на спецпитание, топливо, лотерейные билеты, квитанции разных сборов и др. на каждый вид документов в кассе должны быть заведены регистрационные книги, в которых фиксируется приход и расход, выводятся остатки БСО.

Какие договоры с банком на ведение расчётного счёта подлежат инвентаризации?

В случае, если у организации открыт расчётный счёт в банке, т.е. заключён соответствующий договор – такая организация обязана проводить инвентаризацию денежных средств на расчётном счёте. Договор, заключённый между юридическим лицом и кредитной организацией на проведение расчётных операций в валюте Российской Федерации или иностранного государства, называется расчётным договором.

Важно! Любое юридическое лицо имеет право заключать несколько расчётных договоров и, соответственно, открывать несколько расчётных счетов как в одной кредитной организации, так и в нескольких. Расчётные счета могут открываться параллельно друг другу.

Если у организации имеется несколько расчётных счетов – инвентаризация денежных средств проводится в отношении каждого расчётного счёта или вклада.

В том случае, когда у организации возникает необходимость проведения расчётов с контрагентом исключительно в валюте иностранного государства, то такой расчётный счёт будет относиться к валютному счёту и тоже будет подвергаться инвентаризации, но с указанием той валюты, ради которой был открыт.

Читайте также:  Как правильно рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск?

Сколько счетов инвентаризуются и где они расположены

Перед тем, как начать проводить инвентаризацию, нужно определить, какие именно счета, расположенные в каких кредитных учреждениях принадлежат данной организации или индивидуальному предпринимателю. Выяснение этого вопроса требует детального изучения всех имеющихся в наличии договоров банковского обслуживания, владелец которых должен аргументировано обосновать целесообразность и законность наличия каждого вклада и правомочность применения формы расчетов.

При инвентаризации обязательно следует проверять договорные условия ведения финансовых документов и соответствующие им данные, с указанием остатков средств в кредитном учреждении.

Сводная информация по движению материальных средств на расчетных рублевых счетах отражается в счете 51 («Расчетные счета»). Она заносится на основании банковских выписок и соответствующих им расчетных денежных документов.

Движение финансовых структур в иностранной валюте показывается на счете 52 («Валютные счета»). А он сам подразделяется на субсчета, отражающих валютные операции в пределах страны – субсчет №1 («Валютные счета внутри страны») и субсчет №2 («Валютные операции за рубежом»). Так же, как и в счете 51, сводная информация, отражающая движение материальных средств на счета 52 вноситься в документацию учета на основании банковских выписок и подтверждающих движение средств документов.

Каждый из субсчетов, используемых для хранения и взаиморасчетов в иностранной валюте, подразумевает отдельный аналитический учет движения денежных масс.

Одним и главных пунктов проверки денежных сумм, расположенных на валютных финансовых документах является правильность пересчета сальдо в рублевый эквивалент из единиц иностранной валюты. Для грамотного пересчета используется информация Центробанка о курсе рубля к необходимой для пересчета валюте на момент инвентаризации, как указано в нормативных документах («Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте» от 10.01.2000).

Какие денежные средства подлежат инвентаризации?

Инвентаризации в обязательном порядке подлежат:

• денежные средства;
• чековые книжки;
• аккредитивы;
• платёжные документы на различных счетах в кредитных организациях.

Важно! Вексели инвентаризации не подлежат.

Стоит отметить, что в том случае. Если организация зарегистрирована на территории Российской Федерации, но при этом имеет открытые счета как в российских банках, так и в зарубежных – все указанные счета должны пройти процедуру инвентаризации.

Благодаря инвентаризации, есть возможность определить движение денежных средств и оценить их целевое использование.

Нарушения при проведении инвентаризации денежных средств на расчётном счёте

При проведении инвентаризации обязательно соблюдение законодательства Российской Федерации, иначе инвентаризация будет считаться не выполненной.

Наиболее часто встречаются следующие ошибки в проведении данной процедуры:

Ошибка № 1. Отсутствие в день проведения инвентаризации одного или нескольких членов инвентаризационной комиссии.

Приказом директора о проведении инвентаризации ООО «АБВ» был утверждён состав инвентаризационной комиссии. В день проведения инвентаризации один из членов комиссии ушёл на больничный, в связи с чем было принято решение проведения процедуры без него. По окончании инвентаризации все члены комиссии, за исключением отсутствовавшего, поставили свои подписи в Акте инвентаризации расчётов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами, и кредиторами. Такая инвентаризация будет считаться недействительной по причине работы комиссии в её неполном составе.

Читайте также:  Убытки на будущее: нюансы переноса в налоговом учете

В данном случае необходимо заменить заболевшего сотрудника, оформив замену соответствующим приказом.

Ошибка № 2. Отсутствие во время проведения инвентаризации одного или нескольких членов инвентаризационной комиссии.

Приказом директора о проведении инвентаризации ООО «АБВ» был утверждён состав инвентаризационной комиссии. В момент проведения инвентаризации один из членов комиссии ушёл на больничный, другой отлучился для решения срочных производственных вопросов, в связи с чем было принято решение проведения процедуры в лице лишь одного члена комиссии. По окончании инвентаризации все члены комиссии поставили свои подписи в Акте инвентаризации расчётов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами, и кредиторами. Такая инвентаризация будет считаться недействительной по причине работы комиссии в её неполном составе, а, значит, нарушения порядка проведения инвентаризации.

В данном случае присутствие всех членов комиссии на процедуре инвентаризации обязательно.

Ошибка № 3. Отсутствие ознакомления виновного в недостаче средств.

При проведении инвентаризации выявлена недостача и назначен виновный. Приказом директора определен срок выплаты виновным недостачи путём погашения из заработной платы виновным. При этом с Актом инвентаризации никто ознакомлен не был, объяснений не давал. В данном случае налицо нарушение.

При выявлении недостачи обязанностью инвентаризационной комиссии выступает ознакомление нарушителя с Актом проведения инвентаризации и требование объяснений в письменном виде.

2.4. Инвентаризация кассы

В сроки, установленные руководителем, а также при смене кассиров должна проводиться инвентаризация кассы. При инвентаризации следует руководствоваться Методическими указаниями № 49. Проведение инвентаризации возлагается на постоянно действующую инвентаризационную комиссию, в которую входят представители администрации и различных служб предприятия. В комиссию включается представитель бухгалтерии, но не главный бухгалтер. Инвентаризация кассы проводится, как правило, не реже одного раза в квартал. На предприятии издается приказ о проведении инвентаризации.

По результатам инвентаризации составляются акты по форме № инв-15 «Акт инвентаризации наличных денежных средств» и по форме №инв-16 «Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности». При обнаружении излишков или недостач в актах указываются их сумма и обстоятельства возникновения. Акты оформляются в 2-х экз., один из которых направляется в бухгалтерию. Выявленные излишки денежных средств в кассе приходуются и относятся на прочие доходы (Кт сч. 91/1 «Прочие доходы»). Выявленная недостача денежных средств в кассе относится на виновное лицо (Дт сч. 73/2 «Расчеты по возмещению материального ущерба»).

Вопросы и ответы

Вопрос № 1. Я являюсь членом инвентаризационной комиссии уже не первый год. Могу ли я отказаться от данного членства?

Да, Вы можете отказаться от членства в составе инвентаризационной комиссии, предоставив заявление директору. В том случае, если Ваше отсутствие в составе комиссии будет возможно – Вашу кандидатуру заменят.

Вопрос № 2. Когда лучше проводить инвентаризацию денежных средств на расчётном счёте?

Наиболее удобно эту процедуру организовать ближе к концу календарного года. Если вы проведёте инвентаризацию после 1 октября, то такую инвентаризацию можно приурочить к сдаче годового отчёта.