Отражение результатов инвентаризации в бухгалтерском учете

Инвентаризация как метод бухгалтерского учета

Согласно п. 6 ПБУ 4/99 (утверждено приказом Минфина РФ от 06.07.1999 № 43н) бухотчетность должна давать полное и достоверное представление о финансовом состоянии компании. Для соблюдения данного требования в бухучете используется такой метод контроля — инвентаризация.
Инвентаризация — процедура сопоставления фактического наличия ценностей фирмы и ее обязательств с данными бухучета. Также в ходе инвентаризации дается оценка состояния активов компании.

Порядок проведения инвентаризации строго регламентирован следующими нормативными актами:

• Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финобязательств (приказ Минфина РФ от 13.06.1995 № 49);
• Положением по ведению бухучета и отчетности в РФ (приказ Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н);
• законом «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Компания должна проводить инвентаризацию по собственному, взятому в аренду или на ответственное хранение имуществу, а также по ценностям, полученным для переработки.

Фирма, согласно п. 27 Положения по ведению бухучета, обязана провести инвентаризацию в следующих случаях:

• перед составлением годовой бухотчетности — за исключением имущества, которое уже было проверено после 1 октября текущего отчетного года;
• при смене матответственных лиц;
• при обнаружении хищений, злоупотреблений и испорченного имущества;
• при передаче активов на продажу, в аренду или для выкупа;
• при преобразовании компании, а также при ее ликвидации — до формирования ликвидационного баланса;
• при наступлении чрезвычайных ситуаций.

Если матответственность коллективная, то инвентаризация проводится при смене руководителя коллектива, выбытии из коллектива более 50% участников или по требованию одного или нескольких членов коллектива.

Читайте также:  Регионы с самым низким транспортным налогом

Итак, по общему правилу инвентаризация активов и обязательств фирмы проводится как минимум 1 раз в год. Исключения: ОС разрешено проверять 1 раз в 3 года, библиотечные фонды — 1 раз в 5 лет, а в районах Крайнего Севера (и приравненных к ним территориях) инвентаризацию ценностей на 10-м и 41-м счетах можно проводить в период наименьших остатков.

Пошаговую инструкцию проведения инвентаризации вы найдете в «КонсультантПлюс». Получите пробный доступ к системе бесплатно и переходите в Путеводитель по бухгалтерской отчетности.

Документальное оформление в бухучете инвентаризации

Для проведения инвентаризации руководитель компании формирует инвентаризационную комиссию, состав которой утверждает в приказе по форме ИНВ-22.

Каждую инвентаризацию заносят в журнал по форме ИНВ-23.

До начала процедуры проверки матответственные лица письменно подтверждают, что все учетные документы переданы инвентаризационной комиссии.

Для каждого типа ценностей и обязательств существуют отдельные бланки инвентаризационных описей:

• ИНВ-1 — для ОС;
• ИНВ-3 — для ТМЦ;
• ИНВ-4 — для отгруженных товаров;
• ИНВ-6 — для товаров и материалов в пути;
• ИНВ-15 — для наличных денежных средств;
• ИНВ-16 — для ценных бумаг и БСО;
• ИНВ-17 — для проверки расчетов с контрагентами.

В описях фиксируются сведения о проверяемом имуществе: наименование, количество, состояние, инвентарные номера и т. д. Данные в описи заносят вручную или с использованием вычислительной техники. Помарки не допускаются.

Если при проверке выявлено отклонение данных бухучета от реального наличия имущества, комиссия заводит сличительные ведомости по бланку:

• ИНВ-18 — для ОС;
• ИНВ-19 — для ТМЦ.

Такие ведомости составляются в двух экземплярах: для бухгалтерии и матответственного лица, которое должно письменно пояснить причину расхождений.

Расхождения могут быть следующих видов:

• Излишки — зачисляются на сч. 91 в корреспонденции со счетом учета имущества по рыночным ценам (п. 29 Методических указаний по бухучету МПЗ, утверждены приказом Минфина РФ от 28.12.2001 № 119н).
• Недостача — может быть в рамках естественной убыли — тогда ее относят на счета затрат. Сверхнормативная убыль списывается за счет виновных лиц. Если таковые отсутствуют или суд отказал во взыскании убытков, то недостача списывается на издержки производства (абз. 5 п. 5.1 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств).

Внимание! Использовать нормы естественной убыли можно, только если они утверждены законодательными актами соответствующих госорганов. Списать недостачу или порчу ценностей сверх норм бухгалтер должен на основании решения суда (при отсутствии виновных или отказе на взыскивание с виновного лица) или заключения о порче имущества, выданного специализированной организацией (п. 5.2 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств).

Во время инвентаризации может быть обнаружена пересортица. Тогда излишки и недостачи засчитываются между собой, а матответственные лица предоставляют комиссии письменные объяснения. Зачет может быть проведен только за один и тот же проверяемый период у одного и того же матответственного лица по одним и тем же ценностям (п. 5.3 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств). Если же излишков не хватает для покрытия недостач, то порядок действий аналогичен таковому при обнаружении недостачи.

Важно! В налоговом учете зачет по пересортице делать нельзя (письмо Минфина от 23.05.2016 № 03-03-06/1/29309).

Итоги всех инвентаризаций фиксируются в ведомости результатов по форме ИНВ-26.

Читайте также:  Урок 4. Пошаговая инструкция по составлению бухгалтерских проводок с примерами

Бухгалтерский учет результатов инвентаризации: проводки

Отражение результатов инвентаризации в бухгалтерском учете происходит в месяце, в котором закончилась инвентаризация. Результаты инвентаризации за год указываются в годовом бухотчете (п. 5.5 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств).

Если во время проверки выявлены излишки, то бухгалтер сформирует проводку:

• Дт 08, 10, 41, 43, 50 Кт 91 — оприходованы ценности, обнаруженные при инвентаризации.

Если же обнаружена недостача, то сначала следует сделать проводку по дебету сч. 94 в корреспонденции со счетом недостающих ценностей. Если это естественная убыль, то далее следует проводка:

• Дт 20, 23, 44 Кт 94 — списана стоимость ТМЦ в пределах норм естественной убыли.

Если же размер недостачи больше норм естественной убыли либо для объекта такие нормы не установлены, а виновник недостачи работает в компании, то бухгалтер делает в бухучете запись:

• Дт 73 Кт 94 — недостача отнесена на матответственное лицо.

Убыток можно удерживать из зарплаты сотрудника — но не более 20% зарплаты за месяц (ст. 138 ТК РФ):

• Дт 70 Кт 73 — недостача удержана из зарплаты материального лица.

Виновное лицо может самостоятельно внести деньги в кассу компании для погашения долга:

• Дт 50 Кт 73 — материальное лицо внесло деньги в кассу для погашения долга.

Если же виновник недостачи не обнаружен либо суд не разрешил компании взыскивать с него деньги, делается запись:

• Дт 91-2 Кт 94 — списан убыток от недостачи в связи с отсутствием виновного лица или отказе от взыскания.

Подробную инструкцию отображения результатов ревизии в бухгалтерском и налоговом учете подготовили эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный демодоступ бесплатно.

Ведомость расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092).

Ведомость расхождений (ф. 0504092) заполняется в целях обобщения информации:

• об установленных в ходе инвентаризации отклонениях от данных бухгалтерского учета;
• об объектах учета, по которым установлено их несоответствие условиям признания актива.

Данная ведомость составляется по ответственному(ым) лицу(ам) по месту проведения инвентаризации комиссией учреждения с указанием:

Номер графы Наименование показателя Соответствие данным инвентаризационной описи (ф. 0504087) 1 – 4 Сведения об объекте Графы 1 – 4 5 Номер (код) счета бухгалтерского учета Графа 10 6 Балансовая стоимость (сумма) на единицу объекта учета Результат деления показателя графы 12 на показатель графы 11 7 Цена (оценочная стоимость) объекта инвентаризации, указываемая при инвентаризации товаров (цена товара), при выявлении излишков – оценочная стоимость объекта Графа 5 8 – 15 Результат инвентаризации 8 Количество объектов инвентаризации, по которым выявлена недостача по данным бухгалтерского учета Графа 13 9 Сумма Графа 14 Определяется путем умножения показателя графы 8 на показатель графы 6) 10 Количество объектов инвентаризации, по которым выявлено несоответствие в пределах норм естественной убыли по данным бухгалтерского учета и фактического наличия 11 Сумма объектов инвентаризации, по которым выявлено несоответствие в пределах норм естественной убыли Определяется путем умножения показателя графы 10 на показатель графы 6 12 Количество объектов, превышающих данные бухгалтерского учета Графа 15 13 Сумма Графа 16 Определяется путем умножения показателя графы 12 на показатель графы 7 14 Количество объектов инвентаризации, в отношении которых комиссией учреждения установлено их несоответствие условиям признания активов в целях бухгалтерского учета Графа 17 15 Сумма Графа 18 Определяется путем умножения показателя графы 14 на показатель графы 6

Ведомость расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092) подписывается председателем и всеми членами комиссии учреждения, осуществляющей инвентаризацию.

Пример 2:

По результатам проведенной в бюджетном учреждении инвентаризации комиссией выявлены объекты (модели деревянные) – в количестве 2 шт., оценены по стоимости 5 000 руб., балансовая стоимость 12 000 руб., – которые не относятся к объектам основных средств.

В инвентаризационной описи (ф. 0403087) отразится следующая информация:

Наименование объекта нефинансового актива Фактическое наличие (состояние) По данным бухгалтерского учета Результаты инвентаризации Не соответствует условиям актива Цена (оценочная стоимость) Количество Сумма, руб. Количество Балансовая стоимость, руб. Количество Сумма, руб. 2 5 6 7 11 12 17 18 Модели деревянные 5 000 2 10 000 2 12 000 2 12 000

В ведомости расхождений (ф. 0504092) указанные объекты отразятся следующим образом:

Читайте также:  Отгрузочные документы: что это такое — формирование, оформление и подготовка документации при отгрузке товаров со склада Наименование объекта нефинансового актива По данным бухгалтерского учета Результаты инвентаризации Балансовая стоимость за единицу, руб. Цена (оценочная стоимость) Не соответствует условиям актива Количество Сумма, руб. 2 6 7 14 15 Модели деревянные 6 000 5 000 2 12 000

Итоги

Отражение результатов инвентаризации в бухгалтерском учете происходит по строго регламентированному алгоритму в специальных ведомостях, описях и журналах. Излишки приходуются как прочий доход компании, а недостачи списываются за счет виновных лиц, а если их нет — отражаются в учете как прочие расходы.

Источники: приказ Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Документальное оформление инвентаризации на предприятии

Используемые при инвентаризации документы можно классифицировать:

1. На те, что подготавливаются до инвентаризации:
   приказ руководителя о формировании инвентаризационной комиссии (форма по приложению 1 к Методическим указаниям, утв. приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49), который регистрируется в Книге учета (форма по приложению 2 к Методическим указаниям);
2. приказ о проведении инвентаризации (форма ИНВ-22), регистрируемый в журнале учета (форма ИНВ-23);
3. имеющиеся первичные документы, в которых отражаются данные по объектам инвентаризации (акты, накладные, ПКО, РКО);
4. опись соответствующих первичных документов по состоянию на определенное число (которое должно наступать ранее даты проведения или начала проведения инвентаризации);
5. расписки материально ответственных сотрудников о том, что первичные документы по объектам инвентаризации сданы в бухгалтерию, объекты оприходованы или списаны (опять же по состоянию на день, наступающий ранее даты начала инвентаризации).

1. На те, что оформляются в процессе инвентаризации:
   инвентаризационные описи (подписываемые комиссией и материально ответственными сотрудниками);
2. акты сверки описей и данных бухгалтерского учета;
3. сличительные ведомости.

1. На те, что закрепляют результаты инвентаризации:
   протокол, отражающий результаты работы инвентаризационной комиссии;
2. ведомость, в которой отражаются результаты инвентаризации (форма ИНВ-26);
3. приказ руководителя об утверждении итогов инвентаризации.

Рассмотрим подробнее специфику документов, используемых конкретно для отражения результатов инвентаризации в бухгалтерском учете, в том числе применяемых в качестве оправдательных при формировании бухгалтерских проводок.