Переименование организации — образец записи в трудовой книжке

В каких случаях происходит изменение наименования юридического лица?

Согласно п. 3 ст. 1473 ГК РФ каждая организации должна иметь название, которое указывается в уставных документах. Но иногда в ходе деятельности фирмы возникают ситуации, когда ей приходится изменять наименование. Причины для этого могут быть самыми разными:

• реорганизация с выделением нового юридического лица либо, наоборот, слияние двух предприятий;
• желание собственника поменять старое название компании на более звучное;
• изменение организационно-правовой формы собственности.

Независимо от причины изменения названия прежде всего необходимо внести изменения в ЕГРЮЛ и уставные документы — только после этого компания будет считаться переименованной.

Смена названия влечет за собой необходимость произвести соответствующие изменения в документах организации, в том числе и кадровых.

Причины изменения названия организации

Название организации обычно является носителем рода деятельности или указывает на ассоциацию с определенными событиями, людьми, предметами, являющимися для собственника важными. Для предприятий финансовой сферы обозначение рода деятельности в названии обязательно с учетом требований законодательства.
Также название должно фигурировать в учредительных документах согласно ст. 54 ГК РФ. При этом в случае неверно или некорректно выбранного имени компании, приходится вносить правки и изменения.

Читайте также:  Табельный номер сотрудника: как присваивается? Зачем нужен табельный номер?

Например, если предприятие наименовано точно также или ассоциируется с уже действующим в данном направлении предприятием.

Или же в процессе выбора названия допущены такие грубые ошибки как применение:

• наименований органов власти;
• названий организаций, которые постоянно на слуху – популярные, международные, являющиеся знаменитым брендом. Тут вы узнаете, как придумать название для своей фирмы и что нужно при этом учитывать;
• слова, противоречащие общепринятым нормам.

Как правильно внести запись о переименовании фирмы, в том числе в результате реорганизации вы узнаете в этом видео:

Важно: если организация субсидирована государственными органами, тогда она вправе в своем названии сделать ссылку на учредителя.

В любом случае защищать свое право на название в суде можно только после его регистрации вместе с Уставом в ЕГРЮЛ. Как получить выписку из ЕГРЮЛ – читайте в статье по ссылке.

После прохождения всей процедуры по изменению названия необходимо внести соответствующие записи в трудовые книжки на основании Инструкции от Минтруда РФ № 69 от 2003 года.

Провести перерегистрацию ККТ при его наличии на основании приказа Минфина РФ № 94н от 2012 года.

Переименование фирмы и порядок внесения записи в трудовую книжку

Чтобы переименовать фирму после принятия решения советом директоров необходимо пройти специальную процедуру, в которую входят следующие этапы:

• принятие решения и внесение в связи с этим изменений в учредительские документы, например, в качестве приложения;
• заполнить регистрационную форму Р13001 с отражением изменений на листе А;
• заверение заполненной формы у нотариуса с целью удостоверения подписи директора, так как в данном случае заполнять заявление должен именно он;
• далее происходит оплата госпошлины в установленном размере согласно реквизитам регистрирующего отдела ФНС;
• подать пакет документов на регистрацию в ФНС;
• в итоге получить документ о смене названия.

Важно: изменение названия фирмы ни коим образом не влияет на условия труда работников и дополнения к трудовому договору не требуются, но, чтобы избежать проблем с органами, осуществляющими контроль подписание допсоглашения не будет лишним.

Пример записи в трудовой о переименовании фирмы.

Однако согласно п. 3.2 Инструкции запись о смене названия места труда должна вносится в трудовую книжку.

На основании данного пункта необходимо выполнить внесение записи в трудовую книжку параллельно извещению работников о произошедшем изменении.

В связи с этим следует в графе № 3 «Сведения о работе» внести запись такого характера:

• Наименование организации такой-то от такого-то числа изменено в такое-то

В следующей графе необходимо указать реквизиты документа, ставшего основанием для изменений.

Важно: при этом внесение записи в трудовую книжку следует выполнять после фиксирования изменений в ЕГРЮЛ. Здесь вы узнаете, как правильно составить заявление на получение выписки из ЕГРЮЛ.

Читайте также:  Отказ в государственной регистрации юридического лица

Документ как основание

В качестве основания может использоваться документ в зависимости от правовой формы организации или на основании каких документов было принято решение, например:

• в случае с акционерным обществом – это может быть протокол собрания с внесением соответствующей записи;
• также по организации может быть издан приказ об изменении названия, который и стане основанием.

Основания для внесения изменений в трудовую книжку

Согласно Правилам ведения трудовых книжек, с 01.09.2021 утвержденным приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н, в трудовой книжке каждого работника должно содержаться полное наименование организации и сокращенный вариант (при наличии).

Значит, после того как предприятие, где трудится сотрудник, изменило свое название, это нужно отразить в трудовой книжке.

Подробности о порядке заполнения трудовых книжек узнайте здесь.

Основанием для внесения изменений в трудовую книжку будет являться внутренний распорядительный документ о смене названия. Это может быть протокол, постановление, решение и т. д.

Только после издания этого документа можно вносить новые записи в трудовую книжку.

С 01.09.2021 правила заполнения трудовых книжек изменены. Все нюансы нового порядка смотрите в Готовом решении от КонсультантПлюс. Пробный доступ можно получить бесплатно.

Трудовые книжки нового образца нужно применять с 01.01.2023. Надо ли обменивать старые трудовые работников на новые и что делать с неизрасходованными к 2023 году бланками старого образца, читайте здесь.

Внесение изменений

Все записи в трудовой книжке должны быть указаны в соответствии с правилами оформления документов строгой отчетности. Не должно быть ошибок и исправлений, а при необходимости, неверная информация также исправляется по правилам. Это касается и изменения наименования организации. Образец записи в трудовой книжке для ознакомления можно найти в Интернете.

На каждом предприятии обязанность по ведению ТК осуществляет уполномоченное лицо. Основанием для этого является приказ руководителя. Если речь идет об индивидуальном предпринимателе, то оформлением документов он занимается лично. Именно кадровик или предприниматель занимаются и внесением новых сведений.

Основные требования к внесению записей в трудовую книжку

При внесении изменений в трудовую книжку работника необходимо руководствоваться Правилами по заполнению трудовых книжек:

• Записи в трудовой книжке делаются световодостойкими чернилами (пастой, краской, гелем) черного, синего или фиолетового цвета; использование других цветов недопустимо. Также с 01.09.2021 записи могут быть полностью или частично произведены с использованием технических средств путем переноса красителей или в виде оттиска штампа (печати). Под переносом красителей подразумевается, что записи могут быть отпечатаны на принтере (письмо Минтруда от 29.06.2021 № 14-6/ООГ-5976).
• Запись должна быть сделана разборчивым подчерком, без фактических и орфографических ошибок.
• Все числовые записи вносятся только арабскими цифрами: число и месяц — двузначными, год — четырехзначными.
• Все записи вносят полностью, сокращения недопустимы. Не допускается писать «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение», «пер.» вместо «переведен».
• Нельзя делать исправления в записях путем зачеркивания или заштриховывания ошибки, нельзя пользоваться корректором.

Все эти правила в равной степени будут относиться и к внесению изменений о наименовании организации.

Пошаговая инструкция

Согласно инструкции по заполнению ТК, внесение всех необходимых изменений происходит на общих основаниях. Внесение записи о переименовании фирмы осуществляется следующим образом:

1. Должностное лицо изымает все трудовые книжки сотрудников.
2. Затем знакомится с приказом директора о смене наименования.
3. Информация вносится на той странице, где была сделана последняя запись. Необходимо отступить лишь на одну строчку.
4. Сначала ставится номер записи, а затем дата внесения изменений.
5. В третьей колонке указывается старое наименование учреждения, дата переименования и новое название. Пример: ООО «Антураж». 12.02.17. ООО «Олимпик».
6. Затем указываются реквизиты документа, на основании которого была осуществлена смена названия.
7. Запись в трудовой книжке о переименовании организации заверяется печатью и подписью руководителя.

Основные правила изменения сведений о наименовании организации в 2021 году:

1. Для заполнения ТК используются чернила только синего или черного цвета, иногда – фиолетового.
2. Нельзя делать записи цветными чернилами, а тем более фломастерами или карандашами.
3. Все цифры должны быть арабскими.
4. Сведения не могут быть датированы раньше, чем издан приказ.
5. При допущении ошибок следует указать на недействительность записи, согласно инструкции.
6. Если запись не будет заверена штампом организации и подписью должностного лица, она считается недействительной.

Переименование организации осуществляется после внесения изменений в учредительные документы и ТК. После этого оформляется приказ руководителя или ИП. Документ обязательно должен быть не только создан, но и предоставлен сотрудникам для ознакомления. В нем указывается вся информация об изменении наименования предприятия, а также дата его внесения.

Читайте также:  Как закрыть ИП самостоятельно: пошаговая процедура и список необходимых документов

Порядок внесения записи об изменении названия работодателя в трудовую книжку

Информация вносится в пустую строку, которая следует после последней записи, независимо от того, что это за запись (например, о приеме и увольнении с работы по внешнему совместительству).

При этом графы 1 и 2 трудовой книжки не заполняются.

В 3-ю графу трудовой книжки, там, где указываются сведения о работе, вносится запись о переименовании: «Организация (наименование, дата переименования) переименована (новое наименование организации)».

В графе 4 приводится основание переименования — приказ (распоряжение) работодателя или иное решение, его дата и номер.

Порядок записи информации о внесении изменений в трудовую книжку при смене наименования организации регламентируется п. 13 Порядка ведения трудовых книжек и не зависит от формы собственности организации.

Заполнение трудовой книжки при переименовании организации

Заполнение трудовой книжки по факту изменения названия учреждения является полномочием сотрудника отдела кадров.

Именно он должен нести ответственность за правильное внесение записи в трудовую а значит, как следствие, должен нести ответственность и за трудовую книжку работника в целом.

Заполнение при переименовании организации, как мы уже выяснили – шаг обязательный и требующий особой внимательности ведь неправильно внесенная запись может повлечь за собой как и ненужные зачеркивания в трудовой так и вовсе надобность в ее смене.

Запись в трудовой книжке должна отвечать нескольким критериям. Во-первых она должна быть абсолютно понятной всем гражданам, читающим ее. Во-вторых данная запись должна быть лаконичной.

В-третьих запись должна быть составлена синей или же черной пастой.

Только при соблюдении данных советов вы можете сделать правильную запись в трудовой книжке своего работника.

Запись вносится в специально отведенное для этого место. Чтобы найти его, надо лишь открыть первый разворот трудовой книжки и перевернуть страницу.

Вы увидите перед собой бланк трудовой, который будет поделен на несколько колонок. В первой из них вы должны поставить порядковый номер, который следует сразу после последнего оставленного.

Обязательно проставьте дату, которая соответствует дате внесения записи.

Следующая колонка является самой большой. В нее мы вписываем важную информацию которая касается внесения изменений в имя организации.

Далее в следующей колонке пишем номер приказа, а также дату его вынесения. В данном случае мы имеем ввиду приказ, который был издан по организации работодателем как факт подтверждения смены наименования организации.

Только после этого на запись ставится новая печать организации, а также в обязательном порядке подпись самого директора организации или же работодателя.

Формулировка и пример записи

Многих кадровиков мучает вопрос о том, как все-таки нужно правильно оформлять подобную запись в трудовой книжке. На самом деле многие из них ленятся заглянуть в специальную инструкцию для кадровиков и посмотреть в статьях нормы заполнения.

Поэтому мы расскажем вам здесь, как должна выглядеть запись. Если же вы работник или работодатель вам также не помешает подобная информация. Вы сможете проверить правильность написания тут же, в отделе кадров и при возможности сможете переделать запись.

Итак, запись должна быть оформлена следующим образом. В ней пишется наименование старой организации, затем дата, когда произошла смена имени и наконец, новое наименование. В общем и целом запись должна выглядеть так: «ООО Одуванчик 14.10.2015 г. Переименовано в ООО Лютик».

Только такая запись и именно в таком порядке по Трудовому кодексу может считаться верной.

Нюансы внесения записи в трудовую книжку о переименовании организации

В зависимости от того, по какой причине произошла смена наименования работодателя, в некоторых случаях изменять записи надо будет не у всех сотрудников.

Пример

Произошла реорганизация, и предприятие «Ромашка» присоединило к себе предприятие «Незабудка». Соответственно, новое юридическое лицо будет теперь носить наименование «Ромашка». Изменения в трудовую книжку необходимо будет внести только работникам «Незабудки», вносить новые записи работникам «Ромашки» нет необходимости, поскольку наименование их работодателя не изменилось.

Указанный пример не стоит путать с ситуацией, когда одна организация ликвидируется, а ее работники принимаются в другую переводом. В этом случае не будет никаких записей об изменении. Работника нужно будет уволить из одного предприятия и принять в другое с указанием основания.

Читайте также:  Как перевести срочный трудовой договор с работником в бессрочный

Штамп о переименовании организации

Печать, которая ставится в трудовой книжке на записи о переименовании, должна быть только нового образца с новым названием. Недопустима постановка печати с названием старого образца.

Печать должна быть установленной круглой формы. Печать также должна четко пропечатывать все буквы, чтобы у читающего трудовую не оставалось сомнений в том, что печать была поставлена с указанием нового названия организации.

Поэтому сотрудник отдела кадров должен заблаговременно позаботиться о том, чтобы сделать новую печать и несколько раз опробовать ее на документах.

Печать должна быть в исправном состоянии для того, чтобы не сделать грязь в трудовой книжке гражданина.

Часто допускаемые ошибки при внесении записи об изменении наименования компании

При внесении записи могут быть допущены следующие ошибки:

• Проставление в колонке 1 порядкового номера записи. Из п. 10 Порядка следует, что нумеруются только записи, содержащие сведения о работе: приеме, переводе, присвоении новой специальности и увольнении.
• Проставление в колонке 2 даты внесения записи или даты изменения названия организации — в данном случае дата переименования будет указана в колонке 3.
• Заверение внесенной записи печатью — печать организации ставится только при увольнении работника.

Данные ошибки не являются грубыми, и поэтому при их допущении исправлений не производится.

К грубым ошибкам, которые нужно исправить, относятся следующие:

• фактическая ошибка в наименовании старого или нового названия организации;
• ошибка в дате переименования организации;
• ошибка в записи об основании для внесения изменений.

Эти ошибки необходимо исправить сразу после их обнаружения.

Алгоритм исправления допущенных ошибок

Порядок исправления ошибок в записи о переименовании организации:

• Неправильная запись не зачеркивается, правильные данные вносятся ниже.
• В следующей незаполненной строке указывается: «В наименовании (записи) допущена ошибка».
• Затем делается правильная запись — полностью, даже если ошибка была допущена в реквизитах приказа.

Исправление не заверяют ни печатью, ни подписью.

Образец такой записи см. в типовой ситуации от КонсультантПлюс.Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Исправление можно вносить на любом этапе работы, даже если после записи, где была допущена ошибка, уже сделаны другие записи.

Подробнее об этом можно прочесть в статье «Как внести исправление в трудовую книжку — образец.

Итоги

При переименовании организации записи в трудовых книжках сотрудников необходимо делать в обязательном порядке. Изменения вносятся только после того, как новое название будет зафиксировано в уставных документах. Основанием для внесения записи в трудовую книжку служит внутренний приказ о переименовании и необходимости внесения изменений во внутренние документы. Изменения вносят в порядке, установленном Инструкцией по заполнению трудовых книжек.
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Основные правила

Вписывая в бланк новую информацию об организации, нужно соблюдать ряд правил. Первым является факт того, что почерк секретаря или иного заполняющего должен быть очень аккуратным и понятным. Также при внесении записи не забудьте использовать только черную или синюю пасту. Остальные цвета в бланках трудовой просто запрещены.

Запись может вестись на русском языке, а также на языке одной из республик в составе нашей страны. Иные языки в трудовой книге работника не допускаются.

Вся запись в трудовой книжке о переименовании организации не должна содержать орфографических ошибок, неважно делается ли запись в трудовой книжке о приеме генерального директора или простого рабочего.

Эти несложные, но такие важные правила просто обязательны к всеобщему исполнению кадровиками.